Office
Είσοδος
Ρύθμιση έγκρισης χρόνου και προόδου εργασιών

Ρύθμιση έγκρισης χρόνου και προόδου εργασιών

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Εάν αποφασίσετε ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε φύλλα κατανομής χρόνου στην εταιρεία σας, θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε πώς θέλετε να γίνεται η έγκριση των φύλλων κατανομής χρόνου.

Πώς μπορώ να ρυθμίσω εγκρίσεις στην εταιρεία μου;

Πριν να ρυθμίσετε εγκρίσεις στο Project Web App, σκεφτείτε πώς λειτουργούν τα πράγματα αυτήν τη στιγμή στην εταιρεία σας και πώς θέλετε να εργαστείτε στη συνέχεια. Εδώ θα βρείτε ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να προσπαθήσετε να απαντήσετε πριν να αποφασίσετε μια επίσημη διαδικασία εγκρίσεων.

Χρειάζεστε όντως μια διαδικασία έγκρισης;

Ενώ μπορεί να φαίνεται φυσικό να ρυθμίσετε τα πάντα, ώστε ο προϊστάμενος να εγκρίνει την εργασία που κάνει ένα μέλος της ομάδας, είναι καλό να συζητήσετε αν πραγματικά χρειάζεστε να έχετε αυτήν την επίσημη διαδικασία έγκρισης. Τι προσπαθείτε να επιτύχετε πραγματικά, απαιτώντας εγκρίσεις; Εάν η δομή πληρωμών της εταιρείας σας είναι συνδεδεμένη με τις ώρες που καταχωρούνται στα φύλλα κατανομής χρόνου, τότε η απάντηση είναι μάλλον ναι. Εάν όμως η διαχείριση των έργων είναι εντελώς ξεχωριστή από τα οικονομικά συστήματα, ενδέχεται να μην χρειάζεται να υπάρχει ένα βήμα μεταξύ της ολοκλήρωσης της εργασίας από τα μέλη της ομάδας και της εφαρμογής αυτής της εργασίας στο σχέδιο έργου.

Σημείωση: Δεν είναι απαραίτητο να ορίσετε υπεύθυνο έγκρισης για όλους!    Εάν δεν χρειάζεστε κάποιον για να εγκρίνει τις δεδουλευμένες ώρες ενός ατόμου πριν να εφαρμοστούν αυτές οι ώρες στο σχέδιο έργου, δεν χρειάζεται να το κάνετε. Απλώς ορίστε το μέλος της ομάδας ως υπεύθυνο έγκρισης του εαυτού του. Στην πραγματικότητα, δείτε πώς το Project Web App ρυθμίζει αυτόματα τα πάντα όταν προσθέτετε ένα νέο άτομο, ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε τίποτα. Πιο εύκολο δεν γίνεται!

Ποιος είναι υπεύθυνος για την έγκριση των ωρών;

Όταν ένα μέλος της ομάδας εργάζεται στην εταιρεία σας, ποιος θα πρέπει να εγκρίνει τις ώρες που καταναλώθηκαν για αυτή την εργασία; Ο διαχειριστής έργου; Κάποιος από τη μισθοδοσία; Ίσως και οι δύο. Για να μπορέσετε να ρυθμίσετε το Project Web App με τρόπο που να αντιστοιχεί με τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί στην πραγματικότητα η εταιρεία σας, πρέπει να βρείτε ποια είναι τα κατάλληλα άτομα για την έγκριση του χρόνου για την εργασία που πραγματοποιείται στην εταιρεία σας.

Μερικές φορές, ένα φύλλο κατανομής χρόνου πρέπει να εγκριθεί από περισσότερα από ένα άτομα. Ένα παράδειγμα: εγκρίσεις από το διαχειριστή πόρων και από κάποιο άτομο από τη μισθοδοσία. Εάν αυτή είναι η περίπτωση στην εταιρεία σας, μπορείτε να ορίσετε μια σειρά υπευθύνων έγκρισης, παρόμοια με την παρακάτω:

Μέλος ομάδας

Μπάμπης   

Ο Μπάμπης είναι ένα μέλος της ομάδας και η Τζένη είναι η διαχειριστής του φύλλου κατανομής χρόνου για τον Μπάμπη.

Ο Μπάμπης συμπληρώνει το φύλλο κατανομής χρόνου και το υποβάλλει στην Τζένη.

Διαχειριστής έργου

Τζένη   

Η Τζένη είναι επικεφαλής ομάδας και ο Κώστας είναι ο διαχειριστής του φύλλου κατανομής χρόνου της Τζένης.

Η Τζένη εγκρίνει το φύλλο κατανομής χρόνου του Μπάμπη, το οποίο υποβάλλεται αυτόματα για έγκριση στον Κώστα.

Υπεύθυνος μισθοδοσίας

Κώστας   

Ο Κώστας είναι στη μισθοδοσία και είναι διαχειριστής του δικού του φύλλου κατανομής χρόνου.

Όταν ο Κώστας εγκρίνει το φύλλο κατανομής χρόνου του Μπάμπη, οι ώρες που καταχώρησε ο Μπάμπης εφαρμόζονται στο αντίστοιχο σχέδιο έργου.

Μόνο τα άτομα που αναφέρονται στη σελίδα Διαχειριστές φύλλου κατανομής χρόνου μπορούν να εγκρίνουν φύλλα κατανομής χρόνου.

Για να προσθέσετε ένα άτομο ως υπεύθυνο έγκρισης

  1. Επιλέξτε Ρυθμίσεις Εικονίδιο Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις PWA.

  2. Στην περιοχή Διαχείριση χρόνου και εργασιών, επιλέξτε Διαχειριστές φύλλου κατανομής χρόνου.

    Διαχειριστές φύλλων κατανομής χρόνου
  3. Επιλέξτε Διαχειριστές > Προσθήκη διαχειριστή.

    Προσθήκη διαχειριστή
  4. Επιλέξτε το άτομο που θέλετε να προσθέσετε ως υπεύθυνο έγκρισης και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Πώς μπορώ να ορίσω τον υπεύθυνο έγκρισης του φύλλου κατανομής χρόνου ενός ατόμου στο Project Web App;    Μπορείτε να ορίσετε τον Διαχειριστή φύλλου κατανομής χρόνου ενός ατόμου στο Κέντρο πόρων.

Ποιος είναι υπεύθυνος για την έγκριση της προόδου εργασιών;

Να θυμάστε ότι η πρόοδος εργασιών είναι διαφορετική από το χρόνο, ακόμη και εάν και τα δύο παρακολουθούνται στο φύλλο κατανομής χρόνου ενός μέλους ομάδας. Μερικές φορές, διαφορετικά άτομα είναι υπεύθυνα για την έγκριση της προόδου εργασιών από εκείνα που είναι υπεύθυνα για την έγκριση του χρόνου. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειάζεστε κάποιον από το τμήμα μισθοδοσίας για να εγκρίνει τον αριθμό των ωρών εργασίας (χρόνος), αλλά ενδέχεται να μην χρειάζεστε αυτό το άτομο για να εγκρίνει το ποσοστό της εργασίας που έχει ολοκληρωθεί (πρόοδος εργασιών). Από την άλλη, ίσως χρειαστείτε έναν επικεφαλής ομάδας για να εγκρίνει ενημερώσεις για τον όγκο της εργασίας που απομένει πριν από την ολοκλήρωση ενός έργου (πρόοδος εργασιών), αλλά ενδέχεται να μην χρειαστείτε τον επικεφαλής να εγκρίνει τις πραγματικές ώρες εργασίας (χρόνος). Στο Project Web App, ο διαχειριστής έργου πρέπει να εγκρίνει πάντα την πρόοδο εργασιών, πριν από την εφαρμογή της στο σχέδιο έργου.

Πώς μπορώ να ορίσω εργασίας προόδου υπεύθυνο έγκρισης ενός ατόμου στο Project Web App;    Πολύ όπως την έγκριση των ωρών, υπάρχει επίσης ένας υπεύθυνος έγκρισης για την πρόοδο της εργασίας πολύ - και αυτό έχει ρυθμιστεί να είναι ο διαχειριστής έργου, καθιστώντας τις αναθέσεις και να αναφέρεται ως Διαχειριστής κατάστασης.

Ποιες άλλες επιλογές υπάρχουν;

Υπάρχουν μερικές άλλες επιλογές που μπορεί να είναι κατάλληλες για τις εγκρίσεις στην εταιρεία σας. Και οι δύο αυτές επιλογές ορίζονται στις Ρυθμίσεις Εικονίδιο Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις PWA. Από εκεί, κάποιες από τις ρυθμίσεις θα βρίσκονται στην περιοχή Ρυθμίσεις και προεπιλογές φύλλου κατανομής χρόνου.

Ρυθμίσεις και προεπιλογές φύλλου κατανομής χρόνου

Μπορούν οι διαχειριστές να εγκρίνουν φύλλα κατανομής χρόνου γραμμή προς γραμμή;

Στην ενότητα Πολιτικές φύλλου κατανομής χρόνου, στην περιοχή Έγκριση διαχειριστή κατάστασης εργασίας, επιλέξτε Ενεργοποίηση, εάν θέλετε οι διαχειριστές να μπορούν να εγκρίνουν μεμονωμένες γραμμές του φύλλου κατανομής χρόνου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Απαιτείται έγκριση γραμμής πριν από την έγκριση φύλλου κατανομής χρόνου. Όταν ολοκληρώσετε τις αλλαγές, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Εάν θέλετε οι διαχειριστές να εγκρίνουν μόνο ολόκληρα φύλλα κατανομής χρόνου, επιλέξτε Απενεργοποίηση.

Μπορεί ένα μέλος της ομάδας να αλλάξει το άτομο που εγκρίνει πρώτο το φύλλο κατανομής χρόνου του;

Στην περιοχή Δρομολόγηση έγκρισης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Σταθερή δρομολόγηση έγκρισης, εάν δεν θέλετε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να αλλάξουν το πρώτο άτομο που εγκρίνει ένα φύλλο κατανομής χρόνου. Όταν ολοκληρώσετε τις αλλαγές, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Εάν θέλετε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να αλλάζουν τον πρώτο υπεύθυνο έγκρισης, μην επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. Μόλις ο πρώτος υπεύθυνος έγκρισης, που έχει οριστεί από το μέλος της ομάδας, εγκρίνει το φύλλο κατανομής χρόνου, θα ξεκινήσει η συνηθισμένη δρομολόγηση έγκρισης για το φύλλο κατανομής χρόνου.

Μπορούν τα μέλη της ομάδας να επιλέξουν όποιον θέλουν ως πρώτο υπεύθυνο έγκρισης;    Όχι, μπορεί να επιλέξουν μόνο από τη λίστα των ατόμων που έχουν προστεθεί στη σελίδα Διαχειριστές φύλλου κατανομής χρόνου.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×