Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office
Πώς λειτουργεί η διαχείριση εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint

Πώς λειτουργεί η διαχείριση εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint

Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη SharePoint σας, μπορείτε να αποθηκεύετε, να παρακολουθείτε και να επαναφέρετε στοιχεία σε μια λίστα και αρχεία σε μια βιβλιοθήκη κάθε φορά που αλλάζουν. Η διαχείριση εκδόσεων, σε συνδυασμό με άλλες ρυθμίσεις, όπως η ολοκλήρωση της αγοράς, σας παρέχει μεγάλο έλεγχο του περιεχομένου που έχει δημοσιευτεί στην τοποθεσία σας και μπορεί να παρέχει πραγματική αξία, εάν ποτέ χρειαστεί να εξετάσετε ή να επαναφέρετε μια παλιά έκδοση ενός στοιχείου ή αρχείου.

Σημείωση: Η διαχείριση εκδόσεων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή στο SharePoint βιβλιοθήκες και απενεργοποιημένη από προεπιλογή στις λίστες SharePoint. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση της διαχείρισης εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Επισκόπηση διαχείρισης εκδόσεων

Οποιοσδήποτε έχει δικαίωμα διαχείρισης λιστών μπορεί να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει τη διαχείριση εκδόσεων για μια βιβλιοθήκη. Η διαχείριση εκδόσεων είναι διαθέσιμη για στοιχεία λίστας σε όλους τους προεπιλεγμένους τύπους λίστας — συμπεριλαμβανομένων των ημερολογίων, των λιστών παρακολούθησης ζητημάτων και των προσαρμοσμένων λιστών. Είναι επίσης διαθέσιμο για όλους τους τύπους αρχείων που μπορούν να αποθηκευτούν σε βιβλιοθήκες, συμπεριλαμβανομένων των σελίδων τμημάτων Web. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση και τη χρήση της διαχείρισης εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Σημείωση: Εάν είστε πελάτης του Office 365, η διαχείριση εκδόσεων είναι πλέον ενεργοποιημένη από προεπιλογή όταν δημιουργείτε νέες βιβλιοθήκες OneDrive για επιχειρήσεις και θα αποθηκεύει αυτόματα τις τελευταίες 500 εκδόσεις ενός εγγράφου. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποτρέψετε την απώλεια σημαντικών εγγράφων ή δεδομένων. Εάν έχετε υπάρχουσες βιβλιοθήκες στην τοποθεσία σας OneDrive για επιχειρήσεις ή στην τοποθεσία ομάδας σας που δεν έχουν ενεργοποιημένη τη δυνατότητα τήρησης ιστορικού εκδόσεων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα τήρησης ιστορικού εκδόσεων ανά πάσα στιγμή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων για:

  • Παρακολούθηση ιστορικού μιας έκδοσης    Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων, μπορείτε να δείτε πότε άλλαξε ένα στοιχείο ή αρχείο και ποιος το άλλαξε. Μπορείτε επίσης να δείτε πότε άλλαξαν οι ιδιότητες (πληροφορίες σχετικά με το αρχείο). Για παράδειγμα, εάν κάποιος αλλάξει την ημερομηνία παράδοσης ενός στοιχείου λίστας, αυτές οι πληροφορίες εμφανίζονται στο ιστορικό εκδόσεων. Μπορείτε επίσης να δείτε τα σχόλια που κάνουν τα άτομα όταν ελέγχουν αρχεία σε βιβλιοθήκες.

  • Επαναφορά προηγούμενης έκδοσης    Εάν έχετε κάνει κάποιο λάθος σε μια τρέχουσα έκδοση, εάν η τρέχουσα έκδοση είναι κατεστραμμένη ή εάν απλώς σας αρέσει μια προηγούμενη έκδοση καλύτερα, μπορείτε να αντικαταστήσετε την τρέχουσα έκδοση με μια προηγούμενη. Η αποκατεστημένη έκδοση μετατρέπεται στη νέα τρέχουσα έκδοση.

  • Προβολή προηγούμενης έκδοσης    Μπορείτε να δείτε μια προηγούμενη έκδοση χωρίς να αντικαταστήσετε την τρέχουσα έκδοση. Εάν προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων μέσα σε ένα έγγραφο του Microsoft Office, όπως ένα αρχείο του Word ή του Excel, μπορείτε να συγκρίνετε τις δύο εκδόσεις για να προσδιορίσετε ποιες είναι οι διαφορές.

Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων, οι εκδόσεις δημιουργούνται στις ακόλουθες περιπτώσεις:

  • Όταν δημιουργείται για πρώτη φορά ένα στοιχείο λίστας ή αρχείο ή όταν αποστέλλεται ένα αρχείο.

    Σημείωση: Εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου αρχείων, πρέπει να επιλέξετε το αρχείο για να δημιουργήσετε την πρώτη του έκδοση.

  • Κατά την αποστολή ενός αρχείου που έχει το ίδιο όνομα με ένα υπάρχον αρχείο.

  • Όταν αλλάζουν οι ιδιότητες ενός στοιχείου λίστας ή ενός αρχείου.

  • Κατά το άνοιγμα και την αποθήκευση ενός εγγράφου του Office. Αφού ανοίξετε ξανά ένα έγγραφο, θα δημιουργηθεί μια νέα έκδοση μετά την αποθήκευση μιας επεξεργασίας.

  • Περιοδικά, κατά την επεξεργασία και την αποθήκευση εγγράφων του Office. Δεν είναι όλες οι επεξεργασίες και οι αποθηκεύσεις να δημιουργούν νέες εκδόσεις. Κατά την αποθήκευση των αλλαγών συχνά, για παράδειγμα, κάθε νέα έκδοση καταγράφει ένα χρονικό διάστημα και όχι κάθε μεμονωμένη επεξεργασία. Αυτό είναι σύνηθες όταν είναι ενεργοποιημένη η Αυτόματη αποθήκευση .

  • Κατά τη σύνταξη από κοινού ενός εγγράφου, όταν ένας διαφορετικός χρήστης αρχίζει να εργάζεται στο έγγραφο ή όταν ένας χρήστης κάνει κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για αποστολή αλλαγών στη βιβλιοθήκη. 

Μπορεί να υπάρχουν έως και τρεις τρέχουσες εκδόσεις ενός αρχείου ανά πάσα στιγμή: η έκδοση του οποίου έχει γίνει ανάληψη ελέγχου, η τελευταία μικρή ή πρόχειρη έκδοση, καθώς και η πιο πρόσφατη δημοσιευμένη ή κύρια έκδοση. Όλες οι άλλες εκδόσεις θεωρούνται ιστορικές εκδόσεις. Ορισμένες τρέχουσες εκδόσεις είναι ορατές μόνο σε χρήστες που έχουν δικαιώματα για να τα προβάλουν.

Ορισμένες εταιρείες παρακολουθούν τις κύριες και τις δευτερεύουσες εκδόσεις των αρχείων στις βιβλιοθήκες τους. Άλλοι παρακολουθούν μόνο τις κύριες εκδόσεις. Οι κύριες εκδόσεις προσδιορίζονται από ακέραιους αριθμούς, όπως το 5,0. Οι δευτερεύουσες εκδόσεις προσδιορίζονται από τους δεκαδικούς αριθμούς, όπως το 5,1.

Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν δευτερεύουσες εκδόσεις όταν τα αρχεία βρίσκονται υπό ανάπτυξη και κύριες εκδόσεις όταν επιτυγχάνονται ορισμένα ορόσημα ή όταν τα αρχεία είναι έτοιμα για αναθεώρηση από ένα ευρύ ακροατήριο. Σε πολλές εταιρείες, η επιλογή "πρόχειρη ασφάλεια" ορίζεται ώστε να επιτρέπεται μόνο ο κάτοχος ενός αρχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα έγκρισης αρχείων. Αυτό σημαίνει ότι οι δευτερεύουσες εκδόσεις δεν μπορούν να θεωρηθούν από κανέναν άλλο μέχρι να δημοσιευτεί μια κύρια έκδοση.

Οι κύριες εκδόσεις είναι διαθέσιμες για λίστες, αλλά οι δευτερεύουσες εκδόσεις δεν είναι διαθέσιμες. Κάθε έκδοση ενός στοιχείου λίστας είναι αριθμημένη με έναν ακέραιο αριθμό. Εάν η εταιρεία σας απαιτεί έγκριση στοιχείων σε μια λίστα, τα στοιχεία παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμούς μέχρι να εγκριθούν από κάποιον που έχει δικαιώματα για την έγκρισή τους. Ενώ βρίσκεστε σε κατάσταση εκκρεμούς, αριθμούνται με δεκαδικούς αριθμούς και αναφέρονται ως πρόχειρα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση και τη ρύθμιση εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Οι αριθμοί έκδοσης προστίθενται αυτόματα κάθε φορά που δημιουργείτε μια νέα έκδοση. Σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στην οποία έχει ενεργοποιηθεί η κύρια διαχείριση εκδόσεων, οι εκδόσεις έχουν ακέραιους αριθμούς, όπως το 1,0, το 2,0, το 3,0 και ούτω καθεξής. Στις βιβλιοθήκες, ο διαχειριστής σας μπορεί να ενεργοποιήσει τη διαχείριση εκδόσεων για τις κύριες και τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Όταν παρακολουθούνται δευτερεύουσες εκδόσεις, έχουν δεκαδικούς αριθμούς, όπως το 1,1, το 1,2, το 1,3 και ούτω καθεξής. Όταν μία από αυτές τις εκδόσεις δημοσιευτεί ως κύρια έκδοση, ο αριθμός της γίνεται 2,0. Οι επόμενες δευτερεύουσες εκδόσεις αριθμούνται 2,1, 2,2, 2,3 και ούτω καθεξής.

Όταν απορρίπτετε μια ανάληψη ελέγχου, ο αριθμός έκδοσης δεν αλλάζει. Εάν η πιο πρόσφατη έκδοση ήταν η έκδοση 3,0, παραμένει στο 3,0 μετά την απόρριψη της ανάληψης ελέγχου.

Όταν διαγράφετε μια έκδοση, η έκδοση μετακινείται στον κάδο ανακύκλωσης και ο αριθμός της το συνοδεύει. Το ιστορικό εκδόσεων θα εμφανίσει τους υπόλοιπους αριθμούς έκδοσης. Οι άλλοι αριθμοί έκδοσης δεν αλλάζουν. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα έγγραφο που έχει δευτερεύουσες εκδόσεις 4,1 και 4,2 και αποφασίσετε να διαγράψετε την έκδοση 4,1, το ιστορικό εκδόσεων που προκύπτει εμφανίζει μόνο τις εκδόσεις 4,0 και 4,2. Η παρακάτω εικόνα δείχνει αυτό.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση και τη ρύθμιση εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Ιστορικό εκδόσεων με μια δευτερεύουσα έκδοση διαγραμμένη

Ορισμένοι οργανισμοί επιτρέπουν απεριόριστες εκδόσεις αρχείων και άλλοι να εφαρμόζουν περιορισμούς. Μπορεί να ανακαλύψετε, αφού ελέγξετε την πιο πρόσφατη έκδοση ενός αρχείου, ότι λείπει μια παλιά έκδοση. Εάν η πιο πρόσφατη έκδοση είναι 101,0 και παρατηρήσετε ότι δεν υπάρχει πλέον έκδοση 1,0, αυτό σημαίνει ότι ο διαχειριστής έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης ώστε να επιτρέπεται μόνο σε 100 κύριες εκδόσεις ενός αρχείου. Η προσθήκη της 101 ης έκδοσης έχει ως αποτέλεσμα τη διαγραφή της πρώτης έκδοσης. Μόνο οι εκδόσεις 2,0 έως 101,0 παραμένουν. Παρομοίως, εάν προστεθεί μια έκδοση του 102nd, παραμένουν μόνο οι εκδόσεις 3,0 έως 102,0.

Ο διαχειριστής μπορεί επίσης να αποφασίσει να περιορίσει τον αριθμό των δευτερευουσών εκδόσεων μόνο σε αυτές για έναν καθορισμένο αριθμό των πιο πρόσφατων εκδόσεων. Για παράδειγμα, εάν επιτρέπονται οι κύριες εκδόσεις του 100, ο διαχειριστής μπορεί να αποφασίσει να διατηρήσει μικρά πρόχειρα για μόνο τις πιο πρόσφατες πέντε κύριες εκδόσεις. Ο προεπιλεγμένος αριθμός δευτερευουσών εκδόσεων μεταξύ κύριων εκδόσεων είναι το 511. Εάν επιχειρήσετε να αποθηκεύσετε μια άλλη δευτερεύουσα έκδοση, θα δείτε ένα μήνυμα σφάλματος που σας ενημερώνει ότι πρέπει πρώτα να δημοσιεύσετε το έγγραφο. Ο διαχειριστής της τοποθεσίας σας μπορεί να αλλάξει την προεπιλογή ώστε να επιτρέπει λιγότερες δευτερεύουσες εκδόσεις.

Εάν μια λίστα ή βιβλιοθήκη περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων, οι παλαιότερες εκδόσεις διαγράφονται όταν συμπληρωθεί το όριο. Για παράδειγμα, εάν διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις του 100 και η ομάδα σας δημιουργεί εκδόσεις του 105, διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις 6 έως 105. Εάν δημιουργηθεί κάποια άλλη έκδοση, διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις 7 έως 106. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη σας περιορίζει τις εκδόσεις, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι συνεισφέροντες γνωρίζουν ότι οι προηγούμενες εκδόσεις θα διαγραφούν όταν επιτευχθεί το όριο έκδοσης.

Σε μια βιβλιοθήκη που περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων για τις οποίες διατηρεί δευτερεύουσες εκδόσεις, οι δευτερεύουσες εκδόσεις διαγράφονται για τις προηγούμενες κύριες εκδόσεις όταν συμπληρωθεί το όριο έκδοσης. Για παράδειγμα, Εάν διατηρήσετε τα πρόχειρα για μόνο τις κύριες εκδόσεις του 100 και η ομάδα σας δημιουργεί 105 κύριες εκδόσεις, θα διατηρούνται μόνο οι κύριες εκδόσεις για τις παλαιότερες εκδόσεις. Οι δευτερεύουσες εκδόσεις που σχετίζονται με τις πέντε παλαιότερες κύριες εκδόσεις — όπως το 1,2 ή το 2,3 — διαγράφονται, αλλά οι κύριες εκδόσεις — 1, 2 και ούτω καθεξής — διατηρούνται, εκτός εάν η βιβλιοθήκη σας περιορίζει επίσης τις κύριες εκδόσεις.

Ο περιορισμός του αριθμού των εκδόσεων είναι γενικά μια καλή πρακτική. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εξοικονομήσετε χώρο στο διακομιστή και να μειώσετε την ακαταστασία για τους χρήστες. Ωστόσο, εάν ο οργανισμός σας υποχρεούται να αποθηκεύει όλες τις εκδόσεις για νομικούς ή άλλους λόγους, μην εφαρμόζετε κανένα όριο.

Σημειώσεις: 

  • τοSharePoint Online απαιτεί τη διαχείριση εκδόσεων για βιβλιοθήκες. SharePoint Server σας επιτρέπει να επιλέξετε χωρίς διαχείριση εκδόσεων ως επιλογή.

  • SharePoint Online Οι ρυθμίσεις βιβλιοθήκης επιτρέπουν μια περιοχή των 100-50000 κύριων εκδόσεων. SharePoint Server ρυθμίσεις βιβλιοθήκης επιτρέπει μια περιοχή 1-50000 κύριων εκδόσεων.

  • Και οι δύο SharePoint Online και SharePoint Server ρυθμίσεις βιβλιοθήκης επιτρέπουν μια περιοχή 1-50000 δευτερευουσών εκδόσεων.

  • Και οι δύο SharePoint Online και SharePoint Server ρυθμίσεις λίστας επιτρέπουν τη διαχείριση εκδόσεων (συμπεριλαμβανομένων των πρόχειρων) ως επιλογή, με μια σειρά από εκδόσεις του 1-50000.

Σημαντικό: Εάν η εταιρεία σας περιορίζει τον αριθμό των εκδόσεων που αποθηκεύει, οι παλαιότερες εκδόσεις διαγράφονται μόνιμα όταν συμπληρωθεί το όριο. Δεν αποστέλλονται στον κάδο ανακύκλωσης.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση και τη ρύθμιση της διαχείρισης εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των ορίων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των χρηστών που μπορούν να προβάλουν πρόχειρα τα στοιχεία λίστας και τα αρχεία. Τα πρόχειρα δημιουργούνται σε δύο περιπτώσεις:

  • Όταν δημιουργείται ή ενημερώνεται μια δευτερεύουσα έκδοση ενός αρχείου σε μια βιβλιοθήκη που παρακολουθεί κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις.

  • Όταν δημιουργείται ή ενημερώνεται ένα στοιχείο λίστας ή ένα αρχείο, αλλά δεν έχει εγκριθεί ακόμη σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στην οποία απαιτείται έγκριση περιεχομένου.

Όταν παρακολουθείτε κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, μπορείτε να καθορίσετε εάν τα άτομα πρέπει να έχουν δικαιώματα επεξεργασίας αρχείων για να μπορέσουν να προβάλουν και να διαβάσουν μια δευτερεύουσα έκδοση. Όταν εφαρμόζεται αυτή η ρύθμιση, τα άτομα που έχουν δικαιώματα επεξεργασίας του αρχείου μπορούν να εργαστούν στο αρχείο, αλλά όσοι έχουν δικαιώματα μόνο για να διαβάσουν το αρχείο δεν μπορούν να δουν τη δευτερεύουσα έκδοση. Για παράδειγμα, μπορεί να μην θέλετε όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη σας να βλέπουν σχόλια ή αναθεωρήσεις κατά την επεξεργασία ενός αρχείου. Εάν οι κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις παρακολουθούνται και κανείς δεν έχει δημοσιεύσει ακόμα μια κύρια έκδοση, το αρχείο δεν είναι ορατό για άτομα που δεν έχουν δικαίωμα να βλέπουν πρόχειρα στοιχεία.

Όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, μπορείτε να καθορίσετε εάν τα αρχεία που βρίσκονται σε εκκρεμότητα έγκρισης μπορούν να προβληθούν από άτομα με δικαιώματα ανάγνωσης, άτομα με δικαιώματα επεξεργασίας ή μόνο ο συντάκτης και τα άτομα με δικαίωμα έγκρισης στοιχείων. Εάν παρακολουθούνται και οι δύο κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, ο συντάκτης πρέπει να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση για να μπορέσει το αρχείο να υποβληθεί για έγκριση. Όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, τα άτομα που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης περιεχομένου αλλά δεν έχουν δικαίωμα να βλέπουν πρόχειρα στοιχεία θα βλέπουν την τελευταία εγκεκριμένη ή κύρια έκδοση του αρχείου.

Ανεξάρτητα από το εάν τα άτομα έχουν δικαίωμα επεξεργασίας ενός αρχείου ή όχι, εάν τα άτομα αναζητούν ένα αρχείο που βρίσκεται σε δευτερεύουσα έκδοση, δεν θα έχουν αποτελέσματα για αυτό.

Μπορείτε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων των στοιχείων λίστας ή των αρχείων που αποθηκεύονται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε το χώρο του διακομιστή. Εάν η ομάδα σας δημιουργεί μεγάλο αριθμό εκδόσεων, ο περιορισμός του αριθμού των εκδόσεων μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να διαχειριστεί και να εντοπίσει καλύτερα τις προηγούμενες εκδόσεις. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας διατηρεί πολλές εκδόσεις για αρκετούς μήνες ή έτος.

s, μπορεί να είναι δύσκολο για τα μέλη να κάνουν αναζήτηση στο ιστορικό εκδόσεων για να βρουν τις εκδόσεις που χρειάζονται. Εάν η ομάδα σας πρέπει να προβάλει ή να διατηρήσει οποιαδήποτε από τις προηγούμενες εκδόσεις της, είτε μην περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που θα διατηρήσετε ή ορίστε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρείτε σε έναν υψηλό αριθμό.

Εάν η βιβλιοθήκη σας παρακολουθεί κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό των κύριων εκδόσεων των αρχείων που θα διατηρήσετε και τον αριθμό των δευτερευουσών εκδόσεων για κάθε κύρια έκδοση που πρέπει να διατηρήσετε. Από προεπιλογή, κάθε κύρια έκδοση μπορεί να έχει έως και 511 πρόχειρα (δευτερεύουσες εκδόσεις).

Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η ομάδα σας, η ομάδα σας μπορεί να έχει περισσότερες πιθανότητες να χρειαστεί τις πιο πρόσφατες δευτερεύουσες εκδόσεις της, όπως μια έκδοση που έχει υποστεί επεξεργασία πρόσφατα. Με την πάροδο του χρόνου, η ομάδα σας μπορεί να έχει λιγότερες πιθανότητες να χρειαστεί μια παλαιότερη δευτερεύουσα έκδοση. Συνήθως, μια κύρια έκδοση αντιπροσωπεύει ένα ορόσημο, όπως ένα αρχείο που έχει υποβληθεί για αναθεώρηση ή δημοσίευση, ενώ μια δευτερεύουσα έκδοση είναι ένα έργο που βρίσκεται σε εξέλιξη και δεν είναι έτοιμο για ανάγνωση από όλους τους συμμετέχοντες στην τοποθεσία.

Εάν μια λίστα ή βιβλιοθήκη περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων, οι παλαιότερες εκδόσεις διαγράφονται όταν συμπληρωθεί το όριο. Για παράδειγμα, εάν διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις του 100 και η ομάδα σας δημιουργεί εκδόσεις του 105, διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις 6 έως 105. Εάν δημιουργηθεί κάποια άλλη έκδοση, διατηρούνται μόνο οι εκδόσεις 7 έως 1066. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη σας περιορίζει τις εκδόσεις, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι συνεισφέροντες γνωρίζουν ότι οι προηγούμενες εκδόσεις θα διαγραφούν όταν επιτευχθεί το όριο έκδοσης.

Σε μια βιβλιοθήκη που περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων για τις οποίες διατηρεί δευτερεύουσες εκδόσεις, οι δευτερεύουσες εκδόσεις διαγράφονται για τις προηγούμενες κύριες εκδόσεις όταν συμπληρωθεί το όριο έκδοσης. Για παράδειγμα, Εάν διατηρήσετε τα πρόχειρα για μόνο τις κύριες εκδόσεις του 100 και η ομάδα σας δημιουργεί 105 κύριες εκδόσεις, θα διατηρούνται μόνο οι κύριες εκδόσεις για τις παλαιότερες εκδόσεις. Οι δευτερεύουσες εκδόσεις που σχετίζονται με τις πέντε παλαιότερες κύριες εκδόσεις — όπως το 1,2 ή το 2,3 — διαγράφονται, αλλά οι κύριες εκδόσεις — 1, 2 και ούτω καθεξής — διατηρούνται, εκτός εάν η βιβλιοθήκη σας περιορίζει επίσης τις κύριες εκδόσεις.

Σημειώσεις: 

  • τοSharePoint Online απαιτεί τη διαχείριση εκδόσεων για βιβλιοθήκες. SharePoint Server σας επιτρέπει να επιλέξετε χωρίς διαχείριση εκδόσεων ως επιλογή.

  • SharePoint Online Οι ρυθμίσεις βιβλιοθήκης επιτρέπουν μια περιοχή των 100-50000 κύριων εκδόσεων. SharePoint Server ρυθμίσεις βιβλιοθήκης επιτρέπει μια περιοχή 1-50000 κύριων εκδόσεων.

  • Και οι δύο SharePoint Online και SharePoint Server ρυθμίσεις βιβλιοθήκης επιτρέπουν μια περιοχή 1-50000 δευτερευουσών εκδόσεων.

  • Και οι δύο SharePoint Online και SharePoint Server ρυθμίσεις λίστας επιτρέπουν τη διαχείριση εκδόσεων (συμπεριλαμβανομένων των πρόχειρων) ως επιλογή, με μια σειρά από εκδόσεις του 1-50000.

Η διαχείριση εκδόσεων ενεργοποιείται αυτόματα κατά τη δημιουργία μιας βιβλιοθήκης και όχι κατά τη δημιουργία μιας λίστας. Οποιοσδήποτε έχει δικαίωμα διαχείρισης λιστών μπορεί να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει την τήρηση ιστορικού εκδόσεων. Σε πολλές τοποθεσίες που είναι το ίδιο άτομο που διαχειρίζεται την τοποθεσία, επειδή οι λίστες και οι βιβλιοθήκες κληρονομούν δικαιώματα από την τοποθεσία. Εκτός από την ενεργοποίηση της τήρησης ιστορικού εκδόσεων, ο κάτοχος της τοποθεσίας (ή κάποιο άλλο άτομο που διαχειρίζεται τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη) αποφασίζει εάν θα απαιτήσει έγκριση περιεχομένου, ποιος μπορεί να προβάλει πρόχειρα στοιχεία και εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου. Κάθε μία από αυτές τις αποφάσεις έχει αντίκτυπο στον τρόπο λειτουργίας της διαχείρισης εκδόσεων. Για παράδειγμα, εάν το άτομο που διαχειρίζεται μια βιβλιοθήκη αποφασίσει να απαιτήσει ανάληψη ελέγχου, οι αριθμοί έκδοσης δημιουργούνται μόνο όταν γίνεται μεταβίβαση ελέγχου ενός αρχείου. Εάν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, οι βασικοί αριθμοί έκδοσης δεν εφαρμόζονται μέχρι να εγκριθούν τα αρχεία από κάποιον που έχει το δικαίωμα να το κάνει.

Σημαντικό: Εάν τα άτομα που εργάζονται στη βιβλιοθήκη σας σχεδιάζουν να συντάξουν έγγραφα από κοινού, μην ρυθμίσετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου. Τα άτομα δεν μπορούν να εργάζονται ως συντάκτες από κοινού όταν γίνεται ανάληψη ελέγχου των εγγράφων που χρειάζονται.

Για να μάθετε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Εάν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων στη βιβλιοθήκη σας, το άτομο που το ρυθμίζει καθορίζει εάν θα παρακολουθεί τις κύριες και τις δευτερεύουσες εκδόσεις και επίσης θα καθορίζει ποιος θα μπορεί να βλέπει τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Στις περισσότερες περιπτώσεις, όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, μόνο ο κάτοχος του αρχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα έγκρισης στοιχείων μπορούν να δουν τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Σε άλλες βιβλιοθήκες, οποιοσδήποτε μπορεί να επεξεργαστεί αρχεία στη βιβλιοθήκη ή σε οποιονδήποτε έχει δικαιώματα ανάγνωσης στη βιβλιοθήκη, μπορεί να δει όλες τις εκδόσεις. Μετά την έγκριση μιας έκδοσης, όλοι όσοι έχουν δικαιώματα ανάγνωσης στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μπορούν να δουν την έκδοση.

Παρόλο που οι λίστες δεν έχουν κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, οποιοδήποτε στοιχείο βρίσκεται σε κατάσταση εκκρεμούς θεωρείται πρόχειρο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μόνο ο δημιουργός του στοιχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να δουν πρόχειρα. Ένα Πρόχειρο εμφανίζεται σε κατάσταση εκκρεμούς για αυτά τα άτομα, αλλά άλλα βλέπουν μόνο την πιο πρόσφατη εγκεκριμένη έκδοση στο ιστορικό εκδόσεων. Εάν το αρχείο απορριφθεί, παραμένει σε κατάσταση εκκρεμούς μέχρι κάποιος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα να το διαγράψει.

Από προεπιλογή, ένα εκκρεμές στοιχείο ή αρχείο είναι ορατό μόνο στο δημιουργό του και στα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης λιστών, αλλά μπορείτε να καθορίσετε εάν άλλες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν το στοιχείο ή το αρχείο. Εάν η βιβλιοθήκη σας έχει ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθεί τις κύριες και τις δευτερεύουσες εκδόσεις, το άτομο που επεξεργάζεται το αρχείο πρέπει πρώτα να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση του αρχείου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση της έγκρισης για έγγραφα, ανατρέξτε στο θέμα απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσιών.

Σημείωση: Η επιλογή "πρόχειρη ασφάλεια", σε ορισμένες λίστες και βιβλιοθήκες, έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει σε όλους τους χρήστες της τοποθεσίας να βλέπουν τόσο Εκκρεμείς όσο και εγκεκριμένες εκδόσεις.

Όταν κάνετε ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου από μια βιβλιοθήκη στην οποία έχει ενεργοποιηθεί η διαχείριση εκδόσεων, δημιουργείται μια νέα έκδοση κάθε φορά που τον ελέγχετε ξανά. Και, εάν οι κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις είναι ενεργοποιημένες, μπορείτε να αποφασίσετε, κατά την άφιξη, τον τύπο της έκδοσης στην οποία κάνετε μεταβίβαση ελέγχου. Σε βιβλιοθήκες όπου απαιτείται ανάληψη ελέγχου, οι εκδόσεις δημιουργούνται μόνο κατά το check-in.

Στις βιβλιοθήκες όπου δεν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, δημιουργείται μια νέα έκδοση την πρώτη φορά που αποθηκεύετε μετά το άνοιγμα του αρχείου. Κάθε μεταγενέστερη Αποθήκευση αντικαθιστά την έκδοση που δημιουργήσατε με την πρώτη αποθήκευση. Εάν κλείσετε την εφαρμογή και, στη συνέχεια, ανοίξετε ξανά το έγγραφο, η πρώτη αποθήκευση θα παράγει, για άλλη μια φορά, μια έκδοση. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τον αριθμό των εκδόσεων να πολλαπλασιάζονται πολύ γρήγορα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη μεταβίβαση ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα ανάληψη ελέγχου, μεταβίβαση ελέγχου ή απόρριψη αλλαγών σε αρχεία σε μια βιβλιοθήκη.

Σημαντικό: Εάν συντάσσετε από κοινού ένα έγγραφο, μην το αναλάβετε, εκτός εάν έχετε καλό λόγο για να αποτρέψετε την εργασία άλλων ατόμων στο έγγραφο.

Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να αξιοποιήσει στο έπακρο τη διαχείριση εκδόσεων, επειδή οι χρήστες ορίζουν συγκεκριμένα πότε θα δημιουργηθεί μια έκδοση. Μια έκδοση δημιουργείται μόνο όταν κάποιος ελέγχει ένα αρχείο, το αλλάζει και, στη συνέχεια, το ελέγχει ξανά. Όταν δεν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, δημιουργείται μια έκδοση όταν κάποιος αποθηκεύει πρώτα ένα αρχείο και αυτή η έκδοση ενημερώνεται όταν το άτομο το κλείσει. Εάν το συγκεκριμένο άτομο ή κάποιος άλλος χρήστης ανοίξει και αποθηκεύσει ξανά το αρχείο, δημιουργείται μια άλλη έκδοση. Ανάλογα με την περίπτωση, ενδέχεται να μην θέλετε να δημιουργηθούν πολλές εκδόσεις, για παράδειγμα, εάν πρέπει να κλείσετε ένα αρχείο για να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη, πριν να ολοκληρώσετε την εκτέλεση αλλαγών στο αρχείο.

Όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, τα άτομα δεν μπορούν να προσθέσουν αρχεία, να αλλάξουν αρχεία ή να αλλάξουν τις ιδιότητες του αρχείου χωρίς πρώτα να ελέγξουν το αρχείο. Όταν οι χρήστες κάνουν μεταβίβαση ελέγχου σε αρχεία, τους ζητείται να υποβάλουν σχόλια σχετικά με τις αλλαγές που έκαναν, γεγονός που βοηθά στη δημιουργία ενός πιο ουσιαστικού ιστορικού εκδόσεων.

Σημείωση: Εάν η βιβλιοθήκη θα αποθηκεύσει αρχεία του Microsoft Project (. MPP) που συγχρονίζονται με λίστες εργασιών στην τοποθεσία σας, θα πρέπει να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου απαίτηση .

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την απαίτηση ανάληψης ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση βιβλιοθήκης για να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων.

Οι λίστες και οι βιβλιοθήκες έχουν δικαιώματα που σχετίζονται με τη διαχείριση εκδόσεων και την ανάληψη ελέγχου που ποικίλλουν, ανάλογα με το επίπεδο δικαιωμάτων που εφαρμόζεται σε ένα χρήστη ή μια συγκεκριμένη ομάδα. Κάποιος που μπορεί να επεξεργαστεί επίπεδα δικαιωμάτων μπορεί να ρυθμίσει τις παραμέτρους αυτών των δικαιωμάτων διαφορετικά ή να δημιουργήσει μια νέα ομάδα με προσαρμοσμένα επίπεδα δικαιωμάτων.

Αυτά τα δικαιώματα επιτρέπουν την ευελιξία στον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε τη βιβλιοθήκη σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε κάποιος να μπορεί να διαγράψει εκδόσεις ενός αρχείου χωρίς να έχει το δικαίωμα να διαγράψει το ίδιο το αρχείο. Το δικαίωμα διαγραφής εκδόσεων δεν είναι το ίδιο με το δικαίωμα διαγραφής στοιχείων, ώστε να μπορείτε να παρέχετε ένα προσαρμοσμένο επίπεδο ελέγχου.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τα δικαιώματα που σχετίζονται με τη διαχείριση εκδόσεων και την ανάληψη ελέγχου και τα προεπιλεγμένα επίπεδα δικαιωμάτων στα οποία ισχύουν.

Δικαίωμα

Προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων

Προβολή εκδόσεων

Πλήρης έλεγχος, σχεδίαση, συμβολή και ανάγνωση

Διαγραφή εκδόσεων

Πλήρης έλεγχος, σχεδίαση και συμβολή

Παράκαμψη ανάληψης ελέγχου

Πλήρης έλεγχος και σχεδίαση

Έγκριση στοιχείων

Πλήρης έλεγχος και σχεδίαση

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο θέμα κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint.

Στείλτε μας τα σχόλιά σας

Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο; Εάν ναι, ενημερώστε μας στο κάτω μέρος της σελίδας. Εάν δεν ήταν χρήσιμο, πείτε μας τι προκάλεσε σύγχυση ή τι λείπει. Συμπεριλάβετε την έκδοση του SharePoint, του λειτουργικού συστήματος και του προγράμματος περιήγησης που έχετε. Θα χρησιμοποιήσουμε τα σχόλιά σας για να ελέγξτε ξανά τα γεγονότα, να προσθέσετε πληροφορίες και να ενημερώσετε αυτό το άρθρο.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×