Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Προσθήκη χρόνου μακριά από το Office σε ημερολόγια του Outlook για συνεργάτες

Μπορείτε εύκολα να επισημάνετε το χρονικό διάστημα ως "απασχολημένος" ή "εκτός γραφείου" στο ημερολόγιο του Outlook. Αλλά τι γίνεται εάν δεν χρησιμοποιείτε το Office 365 και δεν έχετε ενεργοποιήσει την κοινή χρήση ημερολογίου, αλλά πρέπει να παραχωρήσετε το χρόνο σας μακριά από την εμφανή ορατότητα του Office στους συναδέλφους σας; Αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένες καθημερινές προσκλήσεις σε σύσκεψη στα ημερολόγια των συναδέλφων σας, χωρίς να επηρεάζεται ο διαθέσιμος ελεύθερος χρόνος στα ημερολόγιά τους.

Ο προγραμματισμός του χρόνου διακοπών με μια πρόσκληση σε σύσκεψη είναι μια διαδικασία δύο βημάτων. Πρώτα, αφήστε τους συνεργάτες σας να γνωρίζουν ότι θα απουσιάζετε προσθέτοντας χρόνο διακοπών στα ημερολόγιά τους. Στη συνέχεια, μπλοκάρετε τις διακοπές σας στο δικό σας ημερολόγιο.

Βήμα 1: Προσθέστε το χρόνο των διακοπών σας στα ημερολόγια των συναδέλφων σας

Όταν επισημαίνετε το χρονικό διάστημα ως "εκτός γραφείου" στο ημερολόγιό σας, οι συνάδελφοί σας το βλέπουν όταν επιχειρούν να προγραμματίσουν μια σύσκεψη μαζί σας. Αλλά δεν θα ήταν καλό αν μπορούσατε να ειδοποιείτε τους πάντες αμέσως πριν από το χρόνο σας μακριά χωρίς να επηρεάζεται η κατάσταση διαθεσιμότητας ή η ακαταστασία των ημερολογίων τους; Αυτό μπορείτε να το κάνετε ορίζοντας τις πληροφορίες σας ώστε να εμφανίζονται στα ημερολόγιά τους ως ολοήμερο συμβάν, αλλά σε αντίθεση με ένα κανονικό ολοήμερο συμβάν, το οποίο συνήθως έχει την τιμή "απασχολημένη", αυτό το ολοήμερο συμβάν εμφανίζεται ως ελεύθερος χρόνος. Η διαθεσιμότητα διαθεσιμότητας των συναδέλφων σας δεν επηρεάζεται.

Σημείωση: Οι προσκλήσεις σε σύσκεψη έχουν σχεδιαστεί για αποστολή μεταξύ των χρηστών του Outlook. Η δυνατότητα να βλέπετε τα χρονοδιαγράμματα άλλων ατόμων κατά τη σύνταξη προσκλήσεων σε σύσκεψη στο Outlook απαιτεί από τον οργανισμό σας να χρησιμοποιεί τον Microsoft Exchange Server.

  1. Στο ημερολόγιο, στην κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή νέα σύσκεψη.

    Συντόμευση πληκτρολογίου  Για να δημιουργήσετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + SHIFT + Q.

  2. Πληκτρολογήστε μια περιγραφή στο πλαίσιο θέμα και, εάν θέλετε, εισαγάγετε μια θέση στο πλαίσιο θέση .

  3. Στις λίστες ώρα έναρξης και ώρα λήξης , επιλέξτε την ώρα έναρξης και λήξης για το χρόνο που έχετε μακριά από το Office. Για διακοπές, αυτό συνήθως περιλαμβάνει ολόκληρες ημέρες. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

    Σημείωση: Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί την τρέχουσα ρύθμιση ζώνης ώρας στον υπολογιστή σας για τον προγραμματισμό. Εάν θέλετε να προγραμματίσετε το χρόνο σας μακριά από το Office με βάση μια διαφορετική ζώνη ώρας, στην ομάδα Επιλογές , κάντε κλικ στην επιλογή ζώνες ώρας.

  4. Στην ομάδα συμμετέχοντες , για Επιλογές απόκρισης, καταργήστε τις απαντήσεις αιτήματος στο αναπτυσσόμενο κουμπί.

  5. Στην ομάδα Επιλογές , για Εμφάνιση ως, κάντε κλικ στην επιλογή δωρεάν στην αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν έχετε ήδη καθορίσει ότι αυτό είναι ένα ολοήμερο συμβάν, η δυνατότητα Εμφάνιση ως έχει οριστεί αυτόματα για δωρεάν.

    Σημαντικό: 

    • Βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση Εμφάνιση ως έχει τεθεί σε ελεύθερη. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες της πρόσκλησης σε σύσκεψη να αποδεχθούν την πρόσκληση σε σύσκεψη και να προσθέσουν το χρόνο των διακοπών σας στο ημερολόγιό τους, αλλά όχι να αποκλείσουν οποιαδήποτε στιγμή στο ημερολόγιό τους. Το ημερολόγιο του παραλήπτη θα εξακολουθεί να εμφανίζει δωρεάν διαθεσιμότητα για τον προγραμματισμό κατά τη διάρκεια του χρόνου των διακοπών σας.

    • Όταν επιλέγετε ένα ολοήμερο συμβάν, η ώρα έναρξης του συμβάντος είναι τα μεσάνυχτα. Για να αποφύγετε τη λήψη ειδοποιήσεων από τους συναδέλφους σας σε μονές ώρες, ορίστε τη ρύθμιση Υπενθύμιση σε καμία.

  6. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με τους παραλήπτες.

  7. Προσθέστε τους προοριζόμενους παραλήπτες στη γραμμή προς .

  8. Εάν ειδοποιείτε άτομα για μια σειρά επαναλαμβανόμενων φορών που θα βρίσκεστε εκτός γραφείου, στην ομάδα Επιλογές , κάντε κλικ στην επιλογή Περιοδικότητα, επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Όταν στέλνετε αυτή την πρόσκληση σε σύσκεψη με την εντολή " Εμφάνιση ως ρυθμισμένη σε ελεύθερη", το συμβάν εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε ημέρας στα ημερολόγια του Outlook των συναδέλφων σας — μια οπτική υπενθύμιση που δεν αποκλείει οποιονδήποτε χρόνο εργασίας.

Σημείωση: Εάν δεν επιλέξατε ολοήμερο συμβάν, το συμβάν εμφανίζεται μέσα στο πλέγμα ώρας. Δεν εμφανίζεται στο επάνω μέρος της ημέρας. Ωστόσο, εξακολουθεί να επισημαίνεται ως ελεύθερος χρόνος.

Βήμα 2: αποκλεισμός του χρόνου διακοπών στο ημερολόγιό σας

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα της προηγούμενης ενότητας, η πρόσκληση σε σύσκεψη που στείλατε χαρακτηρίστηκε ως ελεύθερος χρόνος για να αποτρέψετε την ώρα αποκλεισμού στα ημερολόγια άλλων ατόμων. Ωστόσο, η ώρα επισημαίνεται επίσης ως δωρεάν στο δικό σας ημερολόγιο. Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε μια επιπλέον συνάντηση για τον εαυτό σας, έτσι ώστε οι άλλοι να μπορούν να δουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι κατά τη διάρκεια του χρόνου που καθορίζετε.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να ανοίξετε το στοιχείο πρόσκλησης σε σύσκεψη στο ημερολόγιό σας και να αλλάξετε τη ρύθμιση Εμφάνιση ως από δωρεάν σε εκτός γραφείου , αφού έχετε αποστείλει την αρχική αίτηση. Ωστόσο, όταν το κάνετε αυτό, μια ενημέρωση αποστέλλεται σε όλους όσους στείλατε την πρόσκληση σε σύσκεψη, αλλάζοντας τη δυνατότητα " εκτός γραφείου " και νικώντας τα βήματα που τραβήξατε για να αποφύγετε κάτι τέτοιο. Πρέπει να δημιουργήσετε μια διπλότυπη συνάντηση στο ημερολόγιό σας, με τη ρύθμιση " Εμφάνιση ως " να έχει οριστεί σε " εκτός γραφείου".

Όταν οι χρήστες χρησιμοποιούν το ημερολόγιο του Outlook για να προγραμματίσουν συσκέψεις και άλλα συμβάντα, μπορούν να δουν τη διαθεσιμότητά σας, εκτός εάν έχετε αλλάξει τα δικαιώματα για το ημερολόγιό σας για να το αποτρέψετε. Κανονικά, οι συναντήσεις, οι συσκέψεις και τα συμβάντα έχουν μια ρύθμιση " Εμφάνιση ως " απασχολημένη. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε στοιχεία με μια ρύθμιση " Εμφάνιση ως " εκτός γραφείου. Τα στοιχεία που έχουν τεθεί σε " εκτός γραφείου " θεωρούνται παρόμοια με τα στοιχεία που είναι κατειλημμένα — κάποιος δεν πρέπει να αναμένει ότι θα είστε διαθέσιμοι εκείνη τη στιγμή. Οπτικά, οι δύο τύποι διαφέρουν — τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε " εκτός γραφείου " εμφανίζονται με μοβ χρώμα, τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε " κατειλημμένη " προσδιορίζονται με ένα μπλε θέμα χρώματος. Αυτή η διαφορά στην εμφάνιση σάς βοηθά να δώσετε έμφαση στο λόγο για τον οποίο δεν είστε διαθέσιμοι. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε τη δυνατότητα να μετακινήσετε ένα στοιχείο που βρίσκεται σε διένεξη, αλλά πιθανόν να μην είστε σε θέση ή να θέλετε να αλλάξετε ένα στοιχείο εκτός γραφείου , όπως οι διακοπές σας.

  1. Στο ημερολόγιο, στην κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα συνάντηση.

  2. Στο πλαίσιο θέμα , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το χρόνο σας μακριά.

  3. Στην ώρα έναρξης και την ώρα λήξης, κάντε κλικ στις ημερομηνίες όταν ξεκινά και τελειώνει η ώρα σας.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

  5. Αλλάξτε τη ρύθμιση Εμφάνιση ωςεκτός γραφείου.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & κλείσιμο.

Σημείωση: Μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο διαγραφής (μόνο από το ημερολόγιό σας) της αρχικής πρόσκλησης σε σύσκεψη που στείλατε σε άλλα άτομα. Εναλλακτικά, μπορείτε να το αφήσετε στο ημερολόγιό σας, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να στείλετε εύκολα μια ενημέρωση ή μια ακύρωση εάν αλλάξουν τα σχέδιά σας.

Βήμα 1: Προσθέστε το χρόνο των διακοπών σας στα ημερολόγια των συναδέλφων σας

Όταν επισημαίνετε το χρονικό διάστημα ως "εκτός γραφείου" στο ημερολόγιό σας, οι συνάδελφοί σας το βλέπουν όταν επιχειρούν να προγραμματίσουν μια σύσκεψη μαζί σας. Αλλά δεν θα ήταν καλό αν μπορούσατε να ειδοποιείτε τους πάντες αμέσως πριν από το χρόνο σας μακριά χωρίς να επηρεάζεται η κατάσταση διαθεσιμότητας ή η ακαταστασία των ημερολογίων τους; Αυτό μπορείτε να το κάνετε ορίζοντας τις πληροφορίες σας ώστε να εμφανίζονται στα ημερολόγιά τους ως ολοήμερο συμβάν, αλλά σε αντίθεση με ένα κανονικό ολοήμερο συμβάν, το οποίο συνήθως έχει την τιμή "απασχολημένη", αυτό το ολοήμερο συμβάν εμφανίζεται ως ελεύθερος χρόνος. Η διαθεσιμότητα διαθεσιμότητας των συναδέλφων σας δεν επηρεάζεται.

Σημείωση: Οι προσκλήσεις σε σύσκεψη έχουν σχεδιαστεί για αποστολή μεταξύ των χρηστών του Outlook. Η δυνατότητα να βλέπετε τα χρονοδιαγράμματα άλλων ατόμων κατά τη σύνταξη προσκλήσεων σε σύσκεψη στο Outlook απαιτεί από τον οργανισμό σας να χρησιμοποιεί τον Microsoft Exchange Server.

  1. Στο μενού αρχείο , επιλέξτε Δημιουργίακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή πρόσκληση σε σύσκεψη.

    Συντόμευση πληκτρολογίου  Για να δημιουργήσετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + SHIFT + Q.

  2. Πληκτρολογήστε μια περιγραφή στο πλαίσιο θέμα και, εάν θέλετε, εισαγάγετε μια θέση στο πλαίσιο θέση .

  3. Στις λίστες ώρα έναρξης και ώρα λήξης , επιλέξτε την ώρα έναρξης και λήξης για το χρόνο που έχετε μακριά από το Office. Για διακοπές, αυτό συνήθως περιλαμβάνει ολόκληρες ημέρες. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

    Σημείωση: Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί την τρέχουσα ρύθμιση ζώνης ώρας στον υπολογιστή σας για τον προγραμματισμό. Εάν θέλετε να προγραμματίσετε το χρόνο σας μακριά από το Office με βάση μια διαφορετική ζώνη ώρας, στην καρτέλα σύσκεψη , στην ομάδα Επιλογές , κάντε κλικ στην επιλογή ζώνες ώρας.

  4. Στην ομάδα Επιλογές , για Εμφάνιση ως, κάντε κλικ στην επιλογή δωρεάν στο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας. Εάν έχετε ήδη καθορίσει ότι αυτό είναι ένα ολοήμερο συμβάν, η δυνατότητα Εμφάνιση ως έχει οριστεί αυτόματα για δωρεάν.

    Σημαντικό: 

    • Βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση Εμφάνιση ως έχει τεθεί σε ελεύθερη. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες της πρόσκλησης σε σύσκεψη να αποδεχθούν την πρόσκληση σε σύσκεψη και να προσθέσουν το χρόνο των διακοπών σας στο ημερολόγιό τους, αλλά όχι να αποκλείσουν οποιαδήποτε στιγμή στο ημερολόγιό τους. Το ημερολόγιο του παραλήπτη θα εξακολουθεί να εμφανίζει δωρεάν διαθεσιμότητα για τον προγραμματισμό κατά τη διάρκεια του χρόνου των διακοπών σας.

    • Όταν επιλέγετε ένα ολοήμερο συμβάν, η ώρα έναρξης του συμβάντος είναι τα μεσάνυχτα. Για να αποφύγετε τη λήψη ειδοποιήσεων από τους συναδέλφους σας σε μονές ώρες, ορίστε τη ρύθμιση Υπενθύμιση σε καμία.

  5. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με τους παραλήπτες.

  6. Προσθέστε τους προοριζόμενους παραλήπτες στη γραμμή προς .

  7. Εάν ειδοποιείτε άτομα για μια σειρά επαναλαμβανόμενων φορών που θα βρίσκεστε εκτός γραφείου, στην καρτέλα σύσκεψη , στην ομάδα Επιλογές , κάντε κλικ στην επιλογή Περιοδικότητα, επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Κατά την προσθήκη ενός επαναλαμβανόμενου μοτίβου σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, η καρτέλα Σύσκεψη αλλάζει σε Σειρά συσκέψεων.

  8. Στην καρτέλα σύσκεψη , στην ομάδα Εμφάνιση , κάντε κλικ στην επιλογή συνάντηση.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Όταν στέλνετε αυτή την πρόσκληση σε σύσκεψη με την εντολή " Εμφάνιση ως ρυθμισμένη σε ελεύθερη", το συμβάν εμφανίζεται στο επάνω μέρος κάθε ημέρας στα ημερολόγια του Outlook των συναδέλφων σας — μια οπτική υπενθύμιση που δεν αποκλείει οποιονδήποτε χρόνο εργασίας.

Σημείωση: Εάν δεν επιλέξατε ολοήμερο συμβάν, το συμβάν εμφανίζεται μέσα στο πλέγμα ώρας. Δεν εμφανίζεται στο επάνω μέρος της ημέρας. Ωστόσο, εξακολουθεί να επισημαίνεται ως ελεύθερος χρόνος.

Βήμα 2: αποκλεισμός του χρόνου διακοπών στο ημερολόγιό σας

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα της προηγούμενης ενότητας, η πρόσκληση σε σύσκεψη που στείλατε χαρακτηρίστηκε ως ελεύθερος χρόνος για να αποτρέψετε την ώρα αποκλεισμού στα ημερολόγια άλλων ατόμων. Ωστόσο, η ώρα επισημαίνεται επίσης ως δωρεάν στο δικό σας ημερολόγιο. Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε μια επιπλέον συνάντηση για τον εαυτό σας, έτσι ώστε οι άλλοι να μπορούν να δουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι κατά τη διάρκεια του χρόνου που καθορίζετε.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να ανοίξετε το στοιχείο πρόσκλησης σε σύσκεψη στο ημερολόγιό σας και να αλλάξετε τη ρύθμιση Εμφάνιση ως από δωρεάν σε εκτός γραφείου , αφού έχετε αποστείλει την αρχική αίτηση. Ωστόσο, όταν το κάνετε αυτό, μια ενημέρωση αποστέλλεται σε όλους όσους στείλατε την πρόσκληση σε σύσκεψη, αλλάζοντας τη δυνατότητα " εκτός γραφείου " και νικώντας τα βήματα που τραβήξατε για να αποφύγετε κάτι τέτοιο. Πρέπει να δημιουργήσετε μια διπλότυπη συνάντηση στο ημερολόγιό σας, με τη ρύθμιση " Εμφάνιση ως " να έχει οριστεί σε " εκτός γραφείου".

Όταν οι χρήστες χρησιμοποιούν το ημερολόγιο του Outlook για να προγραμματίσουν συσκέψεις και άλλα συμβάντα, μπορούν να δουν τη διαθεσιμότητά σας, εκτός εάν έχετε αλλάξει τα δικαιώματα για το ημερολόγιό σας για να το αποτρέψετε. Κανονικά, οι συναντήσεις, οι συσκέψεις και τα συμβάντα έχουν μια ρύθμιση " Εμφάνιση ως " απασχολημένη. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε στοιχεία με μια ρύθμιση " Εμφάνιση ως " εκτός γραφείου. Τα στοιχεία που έχουν τεθεί σε " εκτός γραφείου " θεωρούνται παρόμοια με τα στοιχεία που είναι κατειλημμένα — κάποιος δεν πρέπει να αναμένει ότι θα είστε διαθέσιμοι εκείνη τη στιγμή. Οπτικά, οι δύο τύποι διαφέρουν — τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε " εκτός γραφείου " εμφανίζονται με μοβ χρώμα, τα στοιχεία που έχουν οριστεί σε " κατειλημμένη " προσδιορίζονται με ένα μπλε θέμα χρώματος. Αυτή η διαφορά στην εμφάνιση σάς βοηθά να δώσετε έμφαση στο λόγο για τον οποίο δεν είστε διαθέσιμοι. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε τη δυνατότητα να μετακινήσετε ένα στοιχείο που βρίσκεται σε διένεξη, αλλά πιθανόν να μην είστε σε θέση ή να θέλετε να αλλάξετε ένα στοιχείο εκτός γραφείου , όπως οι διακοπές σας.

  1. Στο ημερολόγιο, στο μενού αρχείο , επιλέξτε Δημιουργίακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή συνάντηση.

  2. Στο πλαίσιο θέμα , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το χρόνο σας μακριά.

  3. Στην ώρα έναρξης και την ώρα λήξης, κάντε κλικ στις ημερομηνίες όταν ξεκινά και τελειώνει η ώρα σας.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ολοήμερο συμβάν .

  5. Αλλάξτε τη ρύθμιση Εμφάνιση ωςεκτός γραφείου.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & κλείσιμο.

Σημείωση: Μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο διαγραφής (μόνο από το ημερολόγιό σας) της αρχικής πρόσκλησης σε σύσκεψη που στείλατε σε άλλα άτομα. Εναλλακτικά, μπορείτε να το αφήσετε στο ημερολόγιό σας, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να στείλετε εύκολα μια ενημέρωση ή μια ακύρωση εάν αλλάξουν τα σχέδιά σας.

Δείτε επίσης

Γρήγορα αποτελέσματα με το ημερολόγιο του Outlook

Προγραμματισμός σύσκεψης με άλλα άτομα

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×