Προσθήκη των δεδομένων που έχουν συλλεχθεί μέσα από μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στη βάση δεδομένων της Access

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορείτε να συλλέξετε ή ενημέρωση πληροφοριών μέσω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση της Microsoft Access 2007 ή Access 2010 με το Microsoft Outlook 2007 ή Microsoft Outlook 2010. Η Access παρέχει καθοδήγηση έως τη δημιουργία μιας φόρμας συλλογής δεδομένων και αποστολή της φόρμας σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν οι παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιστρέψουν τις συμπληρωμένες φόρμες, μπορείτε να επιλέξετε τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί αυτόματα επεξεργασία και είναι αποθηκευμένα σε μια καθορισμένη βάση δεδομένων της Access. Αυτή η μέθοδος της συλλογής δεδομένων να αποθηκεύσετε που χρόνο και κόπο που εμπλέκεται συνήθως σε μια αντιγραφή και επικόλληση ή μια διαδικασία καταχώρησης δεδομένων με μη αυτόματο. Ακολουθούν ορισμένα σενάρια όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για τη συλλογή δεδομένων:

Έρευνες    Μπορείτε να κάνετε μια έρευνα και συγκέντρωση των αποτελεσμάτων, πρώτα τη δημιουργία βάσης δεδομένων της Access με τους πίνακες που είναι απαραίτητο για να αποθηκεύσετε τα αποτελέσματα και, χρησιμοποιώντας τον οδηγό για να δημιουργήσετε μια φόρμα έρευνας και κατόπιν αλληλογραφία τους στους συμμετέχοντες στην έρευνα. Όταν οι συμμετέχοντες απαντούν, τα δεδομένα έρευνα αποθηκεύεται αυτόματα στη βάση δεδομένων.

Αναφορές κατάστασης    Είτε πρόκειται για την πιο πρόσφατη κατάσταση επιπέδου αποθεμάτων ή τις ενημερωμένες πληροφορίες στην σε εκκρεμότητα θέματα, την ομάδα σας μπορεί να σας κρατήσει ενημερωμένους μέσω της αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα μηνύματα που περιέχουν τις τρέχουσες πληροφορίες σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Διαχείριση συμβάντων    Κατά την οργάνωση μιας διάσκεψης, εκπαίδευση ή άλλα συμβάντα, μπορείτε να στείλετε μία ή περισσότερες φόρμες ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συλλέξετε πληροφορίες επαφής, προτιμήσεις ταξιδιού και ξενοδοχείο και ούτω καθεξής. Εάν επιλέξετε να την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων, οι συμμετέχοντες έχουν τη δυνατότητα να αλλάξετε τις προτιμήσεις ανά πάσα στιγμή, χωρίς να χρειάζεται να σας ειδοποιεί και έχετε πάντα πρόσβαση στα πιο πρόσφατα δεδομένα για σκοπούς λήψης αποφάσεων.

Σε αυτό το άρθρο εξηγεί τι πρέπει να χρησιμοποιήστε αυτήν την επεξεργασία, πώς μπορείτε να ξεκινήσετε τη χρήση του οδηγού, και, στη συνέχεια, σάς παρέχει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τα διάφορα βήματα, έτσι ώστε να μπορείτε να κάνετε πιο ενήμεροι επιλογή ως ακολουθήστε τον Οδηγό

Σημείωση: Δεν θα μπορείτε να προσθέσετε τα δεδομένα που συλλέγονται, εάν ο παραλήπτης σας χρησιμοποιείται Hotmail ή Yahoo για την αποστολή της φόρμας συλλογής δεδομένων.

Πριν ξεκινήσετε

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που τη συλλογή δεδομένων με χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα:

  1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει τις παρακάτω εφαρμογές στον υπολογιστή σας:

    • Access 2007 ή Access 2010.

    • Outlook 2007 ή Outlook 2010. Πρέπει να έχετε το Outlook εγκατεστημένη και ρυθμισμένη σε έναν υπολογιστή που χρησιμοποιείτε για να στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε εγκαταστήσει το Outlook αλλά δεν έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους, ξεκινήστε το Outlook και ακολουθήστε τις οδηγίες στον Οδηγό εκκίνησης του Outlook. Για βοήθεια σχετικά με τον οδηγό, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Outlook.

    • Εάν σχεδιάζετε σχετικά με τη χρήση μιας φόρμας του InfoPath, βεβαιωθείτε ότι έχετε InfoPath 2007 ή νεότερη έκδοση εγκατεστημένο και οι παραλήπτες σας θα πρέπει επίσης να έχετε εγκατεστημένο το InfoPath στους υπολογιστές τους.

    • Μπορείτε ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να έχετε είτε οι παραλήπτες έχουν InfoPath ή ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποστηρίζει μορφή HTML εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους για να έχετε τη δυνατότητα να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα.

      Η φόρμα που χρησιμοποιείται για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι μια φόρμα της Access. Ο οδηγός δημιουργεί μια ειδική μορφή σε μορφή HTML ή InfoPath.

      Προσδιορίστε μια βάση δεδομένων προορισμού. Η βάση δεδομένων μπορεί να είναι σε μορφή .mdb ή .accdb. Επιπλέον, υποστηρίζονται αρχεία .mde και .accde. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο.

  2. Προσδιορίστε ή δημιουργήστε τους πίνακες που θέλετε να συμπληρωθούν με τα δεδομένα από τις απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν συλλέγετε δεδομένα για υπάρχοντες πίνακες, βεβαιωθείτε ότι οι πίνακες δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε το περιεχόμενό τους.

Σημείωση: Το συνημμένο, αυτόματη αρίθμηση, OLE και πεδίο πολλαπλών τιμών τύποι δεν είναι δυνατό να συλλέγονται χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν τη λειτουργία συλλογής δεδομένων συμπληρώνει δύο ή περισσότερους πίνακες, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής και να το χρησιμοποιήσετε ως προέλευση εγγραφών της φόρμας. Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα περιλαμβάνει όλα τα απαιτούμενα πεδία από τα υποκείμενα πίνακες. Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπάρχον ερώτημα, βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενά της. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός ερωτήματος που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.

Αποθήκευση των δεδομένων ως νέες εγγραφές, στις ακόλουθες περιπτώσεις:

  • Εάν τα δεδομένα θα συμπληρώσετε πολλούς πίνακες.

  • Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Οι τιμές πρωτεύοντος κλειδιού είναι απαραίτητες για την αντιστοίχιση κάθε απάντησης σε μια υπάρχουσα εγγραφή. Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, προσθέστε το τώρα είτε εκχωρήστε ένα υπάρχον πεδίο που έχει μοναδικές τιμές ως πρωτεύον κλειδί.

  • Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει οποιεσδήποτε εγγραφές. Εάν ο πίνακας είναι κενό, ο οδηγός προϋποθέτει ότι θέλετε να προσθέσετε τις εγγραφές.

  • Εάν οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών δεν αποθηκεύονται ως πεδίο στη βάση δεδομένων. Κατά τη συλλογή δεδομένων για να ενημερώσετε τις εγγραφές, δεν θα μπορείτε να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις διευθύνσεις στο μήνυμα που δημιουργούνται με οδηγό. Το πεδίο διεύθυνσης πρέπει να είναι στον πίνακα προορισμού ή σε έναν πίνακα που έχει σχέση με τον πίνακα προορισμού.

Αρχή της σελίδας

Γρήγορα αποτελέσματα

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θα αποθηκευτούν τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί.

  2. Για να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης. Για να συμπληρώσετε πολλούς σχετιζόμενους πίνακες, επιλέξτε το ερώτημα που είναι δεσμευμένο με αυτούς τους πίνακες.

  3. Κάντε ένα από τα εξής για να ξεκινήσετε τον οδηγό:

    • Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Κάντε δεξί κλικ σε πίνακα ή το ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή συλλογή και ενημέρωση δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

      Σημείωση: Εάν ο πίνακας δεν περιέχει τα πεδία ή έχει μόνο την "Αυτόματη αρίθμηση", αντικείμενο OLE, συνημμένο ή πολλών τιμών τύποι πεδίου αναζήτησης πολλών τιμών, η Access εμφανίζει το ακόλουθο μήνυμα: το επιλεγμένο πίνακα ή το ερώτημα δεν διαθέτει τα πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .

Εάν ο πίνακας περιέχει τα πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων, θα ξεκινήσει ο οδηγός. Εάν ο πίνακας προορισμού υποστηρίζει την προσθήκη και την ενημέρωση δεδομένων, ο οδηγός σας καθοδηγεί τα απαραίτητα βήματα για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες ενότητες ως αναφορά για τις ερωτήσεις που ενδέχεται να χρειαστεί έως τα ακόλουθα επτά βασικά βήματα της διαδικασίας.

  1. Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων που θέλετε να στείλετε

  2. Επιλέξτε αν θα συλλέγετε νέα δεδομένα ή ενημερώνετε υπάρχοντα δεδομένα

  3. Καθορίστε τα δεδομένα που θέλετε που έχουν συλλεχθεί

  4. Καθορίστε αυτόματη ή μη αυτόματη επεξεργασία δεδομένων

  5. Επιλέξτε πώς θέλετε να καθορίσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών

  6. Αναθεώρηση και καθορίστε τη λίστα παραληπτών

  7. Δημιουργία και αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αρχή της σελίδας

Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων που θέλετε να στείλετε

Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας με βάση την ευκολία στη χρήση για τον εαυτό σας και οι παραλήπτες σας.

Φόρμα επιλέξτε HTML    Μια φόρμα HTML μπορεί να προβάλει και να υποστεί επεξεργασία από οποιονδήποτε χρήστη του οποίου προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστηρίζει HTML

Επιλέξτε Microsoft InfoPath φόρμας    Θα δείτε αυτήν την επιλογή μόνο εάν το InfoPath είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. Ορίστε αυτήν την επιλογή μόνο εάν σας όλες οι παραλήπτες έχουν InfoPath και Outlook εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους. Μια φόρμα του InfoPath προσφέρει μια καλύτερη καταχώρησης δεδομένων και περιβάλλον επεξεργασίας,

Η σελίδα του οδηγού που εμφανίζεται δίπλα εξαρτάται εάν το αντικείμενο προορισμού υποστηρίζει την ενημέρωση των δεδομένων. Εάν το αντικείμενο είναι ένα ερώτημα που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες ή, εάν πρόκειται για έναν πίνακα που δεν έχει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού ή δεν περιέχει εγγραφές, ο οδηγός προϋποθέτει που θέλετε να προσθέσετε νέες εγγραφές και σας ζητά να επιλέξετε τα πεδία της φόρμας. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ο οδηγός σάς ζητά να καθορίσετε εάν θέλετε να προσθέσετε ή να ενημερώσετε δεδομένα πριν να σας ζητήσει να επιλέξετε τα πεδία της φόρμας.

Αρχή της σελίδας

Επιλέξτε αν θα συλλέγετε νέα δεδομένα ή ενημερώνετε υπάρχοντα δεδομένα

Καθορίστε τι θέλετε να κάνετε με τα δεδομένα. Ο τύπος της φόρμας που χρησιμοποιείτε επηρεάζει τον αριθμό των νέων εγγραφών που ένας παραλήπτης να σας στείλει σε μία απάντηση. Κατά την ενημέρωση δεδομένων, τον αριθμό των εγγραφών που πρέπει να ενημερωθούν από έναν παραλήπτη προσδιορίζει τον αριθμό των εκ των προτέρων συμπληρωμένες φόρμες που θα συμπεριληφθούν σε ένα μήνυμα.

Σημείωση: Για να προσθέσετε νέες εγγραφές, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο διεύθυνση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν δημιουργείται το μήνυμα. Για να ενημερώσετε τα υπάρχοντα δεδομένα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει να αποθηκεύονται ως πεδίο στον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα ή σε ένα σχετικό πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Καθορίστε τα δεδομένα που θέλετε που έχουν συλλεχθεί

Όταν επιλέγετε τα πεδία για να συμπεριλάβετε στη φόρμα σας, δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε όλα τα πεδία που υπάρχει στο υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα στη φόρμα. Ωστόσο, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες συνθήκες:

  • Υποχρεωτικά πεδία:    Πεδία που επισημαίνονται με ένα σύμβολο του αστερίσκου (*), είναι υποχρεωτικά πεδία. Εάν συλλέγετε νέες εγγραφές, ο οδηγός θα συμπεριλάβει αυτόματα όλα τα πεδία του οποίου η ιδιότητα απαιτείται έχει οριστεί σε Ναι. Εάν οποιαδήποτε εγγραφή του υποχρεωτικά πεδία είναι κενό, η Access αποτυγχάνει για να προσθέσετε την εγγραφή στον πίνακα.

  • Μη υποστηριζόμενους τύπους πεδίων:    Δεν θα μπορείτε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένους τύπους πεδίων στη φόρμα, όπως "Αυτόματη αρίθμηση", συνημμένο, αντικείμενο OLE ή πεδία αναζήτησης πολλών τιμών.

  • Πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού:    Ο χρήστης θα μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια τιμή στο πεδίο κατά την προσθήκη εγγραφών Ωστόσο; δεν θα γίνει επεξεργασία της απάντησης, εάν η καθορισμένη τιμή χρησιμοποιείται ήδη.

    Σημείωση: Για κάθε πεδίο περιλαμβάνονται, στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου, καθορίστε μια ετικέτα και κάντε κλικ στην επιλογή μόνο για ανάγνωση Εάν δεν θέλετε το χρήστη για να αλλάξετε τα δεδομένα σε αυτό το πεδίο.

Αρχή της σελίδας

Καθορίστε αυτόματη ή μη αυτόματη επεξεργασία δεδομένων

Μπορείτε να επιλέξετε μια αυτόματη ή μη αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων. Αυτόματη επεξεργασία σημαίνει ότι όταν λάβετε τις απαντήσεις, Outlook και η Access συνεργαστούν για να εξαγάγετε τα δεδομένα στους πίνακες προορισμού στη βάση δεδομένων σας. Αυτόματη επεξεργασία σάς εξοικονομεί χρόνο και κόπο. Η μη αυτόματη επεξεργασία μόνο σημαίνει ότι ξεκινάτε τη λειτουργία εξαγωγής για να μεταφέρετε τα δεδομένα από έναν καθορισμένο φάκελο στο Outlook, στον πίνακα προορισμού στην Access.

Οι απαντήσεις εξάγονται με επιτυχία στον πίνακα προορισμού, με την προϋπόθεση ότι πληρούνται οι ακόλουθες συνθήκες την ώρα που οι απαντήσεις φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σας:

  • Outlook πρέπει να εκτελείται ήδη στον υπολογιστή σας. Εάν δεν εκτελείται το Outlook, η επεξεργασία ξεκινά την επόμενη φορά που ξεκινάτε το Outlook.

  • Η Access δεν πρέπει να είναι προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης και δεν θα πρέπει να είναι ανοιχτή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. Το όνομα ή τη θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχουν αλλάξει από τη στιγμή που στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων, καθώς και τις ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν αλλάξει μετά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Πρέπει να έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενα των υποκείμενων πινάκων και ερωτημάτων.

    Σημείωση: Εάν αποτύχει η αυτόματη επεξεργασία, προσπαθήστε να επιδιορθώσετε τα ζητήματα και, στη συνέχεια, εξαγωγή με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις που απέτυχε. Απαντήσεις που θα φτάσουν τα Εισερχόμενά σας μετά την επίλυση των θεμάτων εξακολουθεί να γίνεται αυτόματα.

Ορισμός ιδιοτήτων για να ελέγξετε την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων

Για να καθορίσετε έναν διαφορετικό φάκελο του Outlook όπου αποθηκεύονται οι απαντήσεις, στη σελίδα του οδηγού, Καθορίστε πώς θέλετε να επεξεργαστείτε τις απαντήσεις, κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλου, επιλέξτε έναν διαφορετικό φάκελο, ή κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία για να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο.

Εάν κάνετε κλικ Ορισμός ιδιοτήτων για να ελέγξετε την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων για να αλλάξετε ή να συντονίσετε ρυθμίσεις εισαγωγής, ανατρέξτε στον παρακάτω πίνακα για πληροφορίες σχετικά με τις διαθέσιμες επιλογές:

Επιλογή

Result

Απόρριψη απαντήσεων από εκείνους στους οποίους δεν στείλατε το μήνυμα   

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε μόνο αυτές τις απαντήσεις που έχουν αποσταλεί από τους αρχικούς παραλήπτες του μηνύματός σας να γίνεται αυτόματη επεξεργασία. Απαντήσεις από άλλα άτομα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν γίνεται αυτόματα.

Αποδοχή πολλαπλών απαντήσεων από κάθε παραλήπτη   

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε μόνο στην πρώτη απάντηση από κάθε παραλήπτη για αυτόματη επεξεργασία. Η δεύτερη και οι επακόλουθες απαντήσεις αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν γίνεται αυτόματα.

Σημείωση: Αυτή η ρύθμιση ελέγχει μόνο το πλήθος των απαντήσεων και όχι το πλήθος των εγγραφών μέσα σε μία απάντηση, που έχουν υποβληθεί σε επεξεργασία. Με άλλα λόγια, εάν στείλετε μια φόρμα του InfoPath, ένας χρήστης είναι σε θέση να σας στείλει πολλαπλές εγγραφές σε μία απάντηση και Access επεξεργάζεται αυτόματα όλες τις εγγραφές της απάντησης, ακόμα και αν δεν είναι επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου.

Να επιτρέπονται μόνο ενημερώσεις σε υπάρχοντα δεδομένα   

Όταν οι παραλήπτες χρησιμοποιούν μια φόρμα του InfoPath για να ενημερώσετε δεδομένα, μπορούν να στείλουν νέες εγγραφές, εκτός από τις ενημερώσεις σε υπάρχουσες εγγραφές. Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να επεξεργαστείτε μόνο τις ενημερώσεις σε υπάρχουσες εγγραφές.

Αριθμός απαντήσεων για επεξεργασία   

Πληκτρολογήστε τον συνολικό αριθμό των (από όλους τους παραλήπτες) που θέλετε αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων. Εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία όλες τις απαντήσεις, εισαγάγετε μια μεγάλη τιμή, όπως 5000, στο πλαίσιο κειμένου. Απαντήσεις που λαμβάνονται αφού καλούν την καθορισμένη τιμή αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν γίνεται αυτόματα.

Ημερομηνίας και ώρας για να διακόψετε την   

Καθορίστε πότε θα πρέπει να διακόψετε την αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται μετά από αυτή την ημερομηνία και ώρα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν γίνεται αυτόματα.

Για να αλλάξετε αυτές τις επιλογές αργότερα, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογής δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση μηνυμάτων συλλογής δεδομένων, επιλέξτε το μήνυμα για την οποία θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές μηνύματος. Οι αλλαγές που κάνετε στο παράθυρο διαλόγου επηρεάζει όλες τις απαντήσεις που λαμβάνετε για αυτό το μήνυμα.

Μη αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων

Για να ελέγχετε πότε και ποιες απαντήσεις γίνεται επεξεργασία, μην επιλέξετε την επιλογή Αυτόματη διεργασία. Οι απαντήσεις θα αποθηκευτούν σε ένα συγκεκριμένο φάκελο στο Outlook, μέχρι να επιλέξετε και κάντε δεξί κλικ σε κάθε απάντηση στο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή δεδομένων στην Microsoft Access, στο μενού συντόμευσης.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί επίσης να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις που απέτυχε να γίνεται αυτόματη.

Να θυμάστε τα εξής πριν από την εξαγωγή δεδομένων

  • Βάση δεδομένων της Access δεν πρέπει να είναι ανοιχτή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης και το όνομα ή τη θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχουν αλλάξει από τη στιγμή που στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων, καθώς και τις ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν αλλάξει μετά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Πρέπει να έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενα των υποκείμενων πινάκων και ερωτημάτων.

Αρχή της σελίδας

Επιλέξτε πώς θέλετε να καθορίσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών

Εάν συλλέγετε νέες πληροφορίες μόνο, μπορείτε να καθορίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δύο τρόπους:

  • Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεμονωμένα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook ή επιλέξτε τις διευθύνσεις από ένα βιβλίο διευθύνσεων.

  • Χρησιμοποιήστε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πίνακα ή το ερώτημα από την τρέχουσα βάση δεδομένων της Access.

    Σημείωση: Κατά τη συλλογή δεδομένων για να ενημερώσετε τις υπάρχουσες εγγραφές, δεν βλέπετε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, επειδή οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρώτα πρέπει να είναι διαθέσιμες ως πεδίο στη βάση δεδομένων.

Εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας στο Outlook

Εάν καθορίζετε οι παραλήπτες σας στο Outlook, μπορείτε να προεπισκόπηση και να προσαρμόσετε το μήνυμα πριν το στείλετε. Στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σώμα του μηνύματος περιλαμβάνει μια σύντομη εισαγωγή και μια φόρμα. Συνιστάται να μην κάνετε αλλαγές στη φόρμα. Αλλαγές στη δομή της φόρμας ενδέχεται να έχει ως αποτέλεσμα την απάντηση δεν υποβάλλεται σε επεξεργασία.

Χρησιμοποιώντας τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένες σε ένα πεδίο στη βάση δεδομένων

Η επιλογή για να επιλέξετε μια συσχετισμένη πίνακα αναφέρεται σε πίνακες που σχετίζονται. Για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τις σχέσεις πίνακα στη βάση δεδομένων σας, στην καρτέλα " Εργαλεία βάσης δεδομένων. ", στην ομάδα σχέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή σχέσεις

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις σχέσεις, ανατρέξτε στο άρθρο Οδηγός για τις σχέσεις πινάκων.

Αρχή της σελίδας

Αναθεώρηση και καθορίστε τη λίστα παραληπτών

Το τελικό βήμα κύρια περιλαμβάνει την προεπισκόπηση και προσαρμογή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, της ρύθμισης κανονικά τη λίστα παραληπτών και, στη συνέχεια, να στείλετε το μήνυμα συλλογής δεδομένων.

Δημιουργία και αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν ο οδηγός σάς ενημερώνει ότι πλέον να δημιουργήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σας δείχνει πώς μπορείτε να προβάλετε την κατάσταση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την εντολή Διαχείριση απαντήσεων, ενδέχεται να εμφανίζονται ορισμένα μηνύματα προειδοποίησης. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει κάθε προειδοποίηση και την ενέργεια που μπορείτε να ακολουθήσετε για να το επιλύσετε:

Προειδοποίηση μήνυμα

Περιγραφή

S σης

Ορισμένες εγγραφές δεν περιέχουν μια έγκυρη διεύθυνση στο πεδίο διεύθυνση καθορισμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν θα επιστραφούν δεδομένα για αυτές τις γραμμές.

Το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε επιλέξει περιέχει τιμές null.

Εάν θέλετε να συλλέξετε δεδομένα για κάθε εγγραφή, κλείστε τον οδηγό και αντικαταστήστε τις μηδενικές τιμές με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, ξεκινήστε πάλι τον οδηγό.

Έχετε τη συγκεκριμένη στιγμή αποκλειστικό κλείδωμα στη βάση δεδομένων. αυτόματη επεξεργασία θα αποτύχει μέχρι να κυκλοφορήσει το κλείδωμα.

Έχετε τη βάση δεδομένων που είναι ανοιχτή τη συγκεκριμένη στιγμή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης.

Εάν επιλέξατε να ορίσετε τις απαντήσεις αυτόματα υποβάλλονται σε επεξεργασία, η επεξεργασία αποτυγχάνει, επειδή η Access δεν είναι δυνατό να προσθέτετε ή να ενημερώνετε μια βάση δεδομένων που έχει κλείδωμα αποκλειστικής χρήσης. Κλείστε και ανοίξτε ξανά τη βάση δεδομένων σε λειτουργία μη αποκλειστική αμέσως μετά την αποστολή του μηνύματος

Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να περιέχουν δεδομένα που είναι ένα εμπιστευτικό ή ευαίσθητης φύσης.

Συλλέγετε δεδομένα για να ενημερώσετε τις υπάρχουσες εγγραφές και, στη φόρμα που πρόκειται να στείλετε θα είναι προ-ολοκληρωμένη με υπάρχοντα δεδομένα.

Εάν κάποια πεδία φόρμας περιλαμβάνουν ευαίσθητα δεδομένα, επιστρέψτε στο βήμα του οδηγού όπου επιλέξατε τα πεδία και καταργήστε τα πεδία που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα από τη φόρμα

Αφού κάνετε προεπισκόπηση και προσαρμογή του μηνύματος, μπορείτε να φιλτράρετε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να επιλέξετε τους παραλήπτες σας. Επιλέξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, επιλέγοντας τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου. Εάν δείτε ένα παράθυρο διαλόγου διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι έγκυρο, σημειώστε τις διευθύνσεις στη λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή Έξοδος. Επαληθεύστε τις διευθύνσεις δεν είναι έγκυρο, πραγματοποιήστε τις απαραίτητες διορθώσεις και, στη συνέχεια, προσπαθήστε να στείλετε ξανά το μήνυμα.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×