Office
Είσοδος

Προσθήκη των δεδομένων που έχουν συλλεχθεί μέσα από μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στη βάση δεδομένων της Access

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορείτε να συλλέξετε ή να ενημερώσετε πληροφορίες μέσα από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη Microsoft Access 2010 με το Microsoft Outlook 2010. Η Access σας καθοδηγεί κατά τη δημιουργία μιας φόρμας συλλογής δεδομένων και κατά την αποστολή της με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν οι παραλήπτες του μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας επιστρέψουν τις συμπληρωμένες φόρμες, μπορείτε να επιλέξετε την αυτόματη επεξεργασία των δεδομένων που έχουν συλλεχθεί και την αποθήκευσή τους σε μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων της Access. Αυτή η μέθοδος συλλογής δεδομένων μπορεί να σας εξοικονομήσει το χρόνο και τον κόπο που αφορούν συνήθως την αντιγραφή και επικόλληση ή τη διεργασία μη αυτόματης καταχώρησης των δεδομένων. Ακολουθούν κάποια σενάρια όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη διεργασία για τη συλλογή δεδομένων:

Έρευνες   : μπορείτε να κάνετε μια έρευνα και συγκέντρωση των αποτελεσμάτων, δημιουργείτε για πρώτη φορά μια βάση δεδομένων της Access με τους πίνακες που είναι απαραίτητο για να αποθηκεύσετε τα αποτελέσματα και, χρησιμοποιώντας τον οδηγό για να δημιουργήσετε μια φόρμα έρευνας, και, στη συνέχεια, αλληλογραφίας τους στους συμμετέχοντες στην έρευνα. Όταν οι συμμετέχοντες απαντούν, τα δεδομένα έρευνα αποθηκεύεται αυτόματα στη βάση δεδομένων.

Αναφορές κατάστασης   : είτε πρόκειται για την πιο πρόσφατη κατάσταση επιπέδου αποθεμάτων ή τις ενημερωμένες πληροφορίες στην σε εκκρεμότητα θέματα, την ομάδα σας μπορεί να σας κρατήσει ενημερωμένους μέσω της αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα μηνύματα που περιέχουν τις τρέχουσες πληροφορίες σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Διαχείριση συμβάντων   : κατά την οργάνωση μιας διάσκεψης, εκπαίδευση ή άλλα συμβάντα, μπορείτε να στείλετε σε μία ή περισσότερες φόρμες ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το μήνυμα για τη συγκέντρωση πληροφοριών, ταξίδια και ξενοδοχείο προτιμήσεων επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Εάν επιλέξετε να την αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων, οι συμμετέχοντες έχουν τη δυνατότητα να αλλάξετε τις προτιμήσεις ανά πάσα στιγμή, χωρίς να χρειάζεται να σας ειδοποιεί και έχετε πάντα πρόσβαση στα πιο πρόσφατα δεδομένα για σκοπούς λήψης αποφάσεων.

Αυτό το άρθρο περιγράφει αυτά που χρειάζεστε για τη χρήση αυτής της διεργασίας, πώς να έχετε γρήγορα αποτελέσματα με τη χρήση του οδηγού και, στη συνέχεια, σας παρέχει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με διάφορα βήματα, ώστε να μπορείτε να λάβετε τις πιο ενημερωμένες επιλογές καθώς ακολουθείτε τον οδηγό

Σημείωση: Δεν θα μπορείτε να προσθέσετε τα δεδομένα που συλλέγονται, εάν ο παραλήπτης σας χρησιμοποιείται Hotmail ή Yahoo για την αποστολή της φόρμας συλλογής δεδομένων.

Πριν να ξεκινήσετε

Εάν η πρώτη φορά που συλλέγετε δεδομένα χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα:

  1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει τις ακόλουθες εφαρμογές στον υπολογιστή σας:

    • Access 2007 ή Access 2010.

    • Outlook 2007 ή Outlook 2010. Πρέπει να έχετε εγκαταστήσει το Outlook και να έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους του στον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε εγκαταστήσει το Outlook, αλλά δεν έχετε ρυθμίσει ακόμα τις παραμέτρους του, πραγματοποιήστε εκκίνηση του Outlook και ακολουθήστε τις οδηγίες του "Οδηγού εκκίνησης του Outlook". Για βοήθεια σχετικά με τον οδηγό, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Outlook.

    • Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα του InfoPath, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε το InfoPath 2007 ή νεότερη έκδοση εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. Οι παραλήπτες θα χρειαστεί, επίσης, να έχουν εγκατεστημένο το InfoPath στους υπολογιστές τους.

    • Οι παραλήπτες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να διαθέτουν το InfoPath ή ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που υποστηρίζει τη μορφή HTML εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους για να είναι σε θέση να προβάλουν και να επεξεργαστούν τη φόρμα.

      Η φόρμα που χρησιμοποιείται για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι μια φόρμα της Access. Ο οδηγός δημιουργεί μια ειδική μορφή σε μορφή HTML ή InfoPath.

      Προσδιορίστε μια βάση δεδομένων προορισμού. Η βάση δεδομένων μπορεί να είναι σε μορφή .mdb ή .accdb. Επίσης, υποστηρίζονται τα αρχεία .mde και .accde. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων που υπάρχει ήδη, πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα.

  2. Προσδιορίστε ή δημιουργήστε τους πίνακες που θέλετε να συμπληρωθούν με τα δεδομένα από τις απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν συλλέγετε δεδομένα για υπάρχοντες πίνακες, βεβαιωθείτε ότι οι πίνακες δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε το περιεχόμενό τους.

Σημείωση: Το συνημμένο, αυτόματη αρίθμηση, OLE και πεδίο πολλαπλών τιμών τύποι δεν είναι δυνατό να συλλέγονται χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν τη λειτουργία συλλογής δεδομένων συμπληρώνει δύο ή περισσότερους πίνακες, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής και να το χρησιμοποιήσετε ως προέλευση εγγραφών της φόρμας. Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα περιλαμβάνει όλα τα απαιτούμενα πεδία από τα υποκείμενα πίνακες. Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπάρχον ερώτημα, βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενά της. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός ερωτήματος που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.

Αποθηκεύστε τα δεδομένα ως νέες εγγραφές στις εξής περιπτώσεις:

  • Εάν τα δεδομένα δημοσιεύουν πολλούς πίνακες.

  • Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Οι τιμές πρωτεύοντος κλειδιού είναι απαραίτητο να αντιστοιχίζουν κάθε απάντηση με μια υπάρχουσα εγγραφή. Εάν ο πίνακας προορισμού που διαθέτετε δεν διαθέτει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, προσθέστε το τώρα ή αντιστοιχίστε ένα υπάρχον πεδίο που έχει μοναδικές τιμές ως πρωτεύον κλειδί.

  • Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει καθόλου εγγραφές. Εάν ο πίνακας προορισμού είναι κενός, ο οδηγός συμπεραίνει ότι θέλετε να προσθέσετε εγγραφές.

  • Εάν οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών δεν έχουν αποθηκευτεί ως ένα πεδίο στη βάση δεδομένων. Όταν συλλέγετε δεδομένα για την ενημέρωση των εγγραφών, δεν θα είστε σε θέση να πληκτρολογήσετε μη αυτόματα τις διευθύνσεις στον οδηγό δημιουργίας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πεδίο διεύθυνσης πρέπει να βρίσκεται στον πίνακα προορισμού ή στον πίνακα που έχει σχέση με τον πίνακα προορισμού.

Αρχή της σελίδας

Γρήγορα αποτελέσματα

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θα αποθηκευτούν τα δεδομένα που συλλέγονται.

  2. Για να προσθέσετε τα δεδομένα σε ένα μόνο πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα από το παράθυρο περιήγησης. Για να δημοσιεύσετε πολλούς σχετικούς πίνακες, επιλέξτε το ερώτημα που είναι συνδεδεμένο με αυτούς τους πίνακες.

  3. Κάντε ένα από τα ακόλουθα για την εκκίνηση του οδηγού:

    • Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογή δεδομένων, επιλέξτε Δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Κάντε δεξιό κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συλλογή και ενημέρωση δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

      Σημείωση: Εάν ο πίνακας δεν περιέχει τα πεδία ή έχει μόνο την "Αυτόματη αρίθμηση", αντικείμενο OLE, συνημμένο ή πολλών τιμών τύποι πεδίου αναζήτησης πολλών τιμών, η Access εμφανίζει το ακόλουθο μήνυμα: το επιλεγμένο πίνακα ή το ερώτημα δεν διαθέτει τα πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .

Εάν ο πίνακας περιέχει τα πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων, θα ξεκινήσει ο οδηγός. Εάν ο πίνακας προορισμού υποστηρίζει την προσθήκη και την ενημέρωση δεδομένων, ο οδηγός σας καθοδηγεί τα απαραίτητα βήματα για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες ενότητες ως αναφορά για τις ερωτήσεις που ενδέχεται να χρειαστεί έως τα ακόλουθα επτά βασικά βήματα της διαδικασίας.

  1. Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων που θέλετε να στείλετε

  2. Επιλέξτε αν θα συλλέγετε νέα δεδομένα ή ενημερώνετε υπάρχοντα δεδομένα

  3. Καθορίστε τα δεδομένα που θέλετε που έχουν συλλεχθεί

  4. Καθορίστε αυτόματη ή μη αυτόματη επεξεργασία δεδομένων

  5. Επιλέξτε πώς θέλετε να καθορίσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών

  6. Αναθεώρηση και καθορίστε τη λίστα παραληπτών

  7. Δημιουργία και αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αρχή της σελίδας

Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων που θέλετε να στείλετε

Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας με βάση την ευκολία στη χρήση για εσάς και τους παραλήπτες.

Φόρμα επιλέξτε HTML    Μια φόρμα HTML μπορεί να προβάλει και να υποστεί επεξεργασία από οποιονδήποτε χρήστη του οποίου προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστηρίζει HTML

Επιλέξτε Microsoft InfoPath φόρμας    Θα δείτε αυτήν την επιλογή μόνο εάν το InfoPath είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. Ορίστε αυτήν την επιλογή μόνο εάν σας όλες οι παραλήπτες έχουν InfoPath και Outlook εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους. Μια φόρμα του InfoPath προσφέρει μια καλύτερη καταχώρησης δεδομένων και περιβάλλον επεξεργασίας,

Η σελίδα του οδηγού που εμφανίζεται στη συνέχεια, εξαρτάται από το εάν το αντικείμενο προορισμού υποστηρίζει την ενημέρωση των δεδομένων. Εάν το αντικείμενο είναι ένα ερώτημα που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες ή εάν είναι ένας πίνακας που δεν διαθέτει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού ή δεν διαθέτει καθόλου εγγραφές, ο οδηγός συμπεραίνει ότι θέλετε να προσθέσετε νέες εγγραφές και σας παροτρύνει να επιλέξετε τα πεδία της φόρμας. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ο οδηγός σας παροτρύνει να καθορίσετε εάν θέλετε να προσθέσετε ή να ενημερώσετε δεδομένα, πριν σας ζητήσει να επιλέξετε τα πεδία της φόρμας.

Αρχή της σελίδας

Επιλέξτε εάν θα συλλέξετε νέα δεδομένα ή εάν θα ενημερώσετε δεδομένα που υπάρχουν ήδη

Καθορίστε την ενέργεια που θέλετε να πραγματοποιήσετε με τα δεδομένα. Ο τύπος των δεδομένων που χρησιμοποιείτε επηρεάζει τον αριθμό των νέων εγγραφών που μπορεί να αποστείλει ένας παραλήπτης σε εσάς με μία μόνο απάντηση. Κατά την ενημέρωση δεδομένων, ο αριθμός των δεδομένων που πρέπει να ενημερωθούν από έναν παραλήπτη προσδιορίζει τον αριθμό των προ-συμπληρωμένων φορμών που θα συμπεριλαμβάνονται σε ένα μήνυμα.

Σημείωση: Για να προσθέσετε νέες εγγραφές, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο διεύθυνση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν δημιουργείται το μήνυμα. Για να ενημερώσετε τα υπάρχοντα δεδομένα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει να αποθηκεύονται ως πεδίο στον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα ή σε ένα σχετικό πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Καθορίστε τα δεδομένα που θέλετε να συλλέξετε

Όταν επιλέγετε τα πεδία που θα συμπεριλάβετε στη φόρμα σας, δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε κάθε πεδίο που υπάρχει στον υποκείμενο πίνακα ή το υποκείμενο ερώτημα της φόρμας. Ωστόσο, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

  • Υποχρεωτικά πεδία:    Πεδία που επισημαίνονται με ένα σύμβολο του αστερίσκου (*), είναι υποχρεωτικά πεδία. Εάν συλλέγετε νέες εγγραφές, ο οδηγός θα συμπεριλάβει αυτόματα όλα τα πεδία του οποίου η ιδιότητα απαιτείται έχει οριστεί σε Ναι. Εάν οποιαδήποτε εγγραφή του υποχρεωτικά πεδία είναι κενό, η Access αποτυγχάνει για να προσθέσετε την εγγραφή στον πίνακα.

  • Μη υποστηριζόμενους τύπους πεδίων:    Δεν θα μπορείτε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένους τύπους πεδίων στη φόρμα, όπως "Αυτόματη αρίθμηση", συνημμένο, αντικείμενο OLE ή πεδία αναζήτησης πολλών τιμών.

  • Πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού:    Ο χρήστης θα μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια τιμή στο πεδίο κατά την προσθήκη εγγραφών Ωστόσο; δεν θα γίνει επεξεργασία της απάντησης, εάν η καθορισμένη τιμή χρησιμοποιείται ήδη.

    Σημείωση: Για κάθε πεδίο περιλαμβάνονται, στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου, καθορίστε μια ετικέτα και κάντε κλικ στην επιλογή μόνο για ανάγνωση Εάν δεν θέλετε το χρήστη για να αλλάξετε τα δεδομένα σε αυτό το πεδίο.

Αρχή της σελίδας

Καθορίστε την αυτόματή ή μη αυτόματη επεξεργασία δεδομένων

Μπορείτε να επιλέξετε την αυτόματή ή μη αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων. Η αυτόματη επεξεργασία σημαίνει ότι, όταν λαμβάνετε τις απαντήσεις, το Outlook και η Access συνεργάζονται για την εξαγωγή δεδομένων στους πίνακες προορισμού της βάσης δεδομένων σας. Η αυτόματη επεξεργασία μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και κόπο. Η μη αυτόματη επεξεργασία σημαίνει μόνο ότι πραγματοποιείτε εσείς εκκίνηση της λειτουργίας μεταφοράς των δεδομένων από έναν καθορισμένο φάκελο του Outlook στον πίνακα προορισμού της Access.

Οι απαντήσεις εξάγονται με επιτυχία στον πίνακα προορισμού, εφόσον πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις τη στιγμή που οι απαντήσεις φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σας:

  • Το Outlook πρέπει να εκτελείται ήδη στον υπολογιστή σας. Εάν δεν εκτελείται το Outlook, η επεξεργασία ξεκινά την επόμενη φορά που πραγματοποιείτε εκκίνηση του Outlook.

  • Η Access δεν πρέπει να προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης και πρέπει να έχει ανοίξει σε αποκλειστική λειτουργία. Το όνομα ή η θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχουν τροποποιηθεί από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων καθώς και οι ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν τροποποιηθεί από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Πρέπει να διαθέτετε τα απαραίτητα δικαιώματα για την προσθήκη ή ενημέρωση περιεχομένων των υποκείμενων πινάκων και του ερωτήματος.

    Σημείωση: Εάν αποτύχει η αυτόματη επεξεργασία, προσπαθήστε να επιδιορθώσετε τυχόν ζητήματα και, στη συνέχεια, εξαγάγετε μη αυτόματα τις απαντήσεις που έχουν αποτύχει. Τυχόν απαντήσεις που φτάνουν στα "Εισερχόμενά" σας μετά την επίλυση των ζητημάτων μπορούν και πάλι να υποστούν την αυτόματη επεξεργασία.

Ορισμός ιδιοτήτων για τον έλεγχο της αυτόματης επεξεργασίας των απαντήσεων

Για να καθορίσετε ένα διαφορετικό φάκελο του Outlook όπου θα αποθηκεύονται οι απαντήσεις, στη σελίδα Καθορίστε με ποιον τρόπο θέλετε να γίνεται η επεξεργασία των απαντήσεων του οδηγού, επιλέξτε το όνομα του φακέλου. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλου, επιλέξτε διαφορετικό φάκελο ή κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία για να δημιουργήσετε νέο φάκελο.

Εάν επιλέξετε Ορισμός ιδιοτήτων για τον έλεγχο της αυτόματης επεξεργασίας των απαντήσεων για να τροποποιήσετε ή να προσαρμόσετε ακριβώς τις ρυθμίσεις εξαγωγής, ανατρέξτε στον ακόλουθο πίνακα για πληροφορίες σχετικά με τις διαθέσιμες επιλογές:

Επιλογή

Αποτέλεσμα

Απόρριψη απαντήσεων από εκείνους στους οποίους δεν στείλατε το μήνυμα   

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε μόνο οι απαντήσεις που έχουν αποσταλεί από τους αρχικούς παραλήπτες του μηνύματός σας να περάσουν από αυτόματη επεξεργασία. Οι απαντήσεις από άλλα άτομα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν περνάνε από αυτόματη επεξεργασία.

Αποδοχή πολλαπλών απαντήσεων από κάθε παραλήπτη   

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε μόνο η πρώτη απάντηση από κάθε παραλήπτη να περνάει από αυτόματη επεξεργασία. Η δεύτερη και οι ακόλουθες απαντήσεις αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν περνάνε από αυτόματη επεξεργασία.

Σημείωση: Αυτή η ρύθμιση ελέγχει μόνο τον αριθμό των απαντήσεων και όχι τον αριθμό των εγγραφών μέσα σε μία απάντηση, που περνάνε από επεξεργασία. Με άλλα λόγια, εάν αποστείλετε μια φόρμα του InfoPath, ο χρήστης μπορεί να σας αποστείλει πολλές εγγραφές μέσα σε μία απάντηση και η Access επεξεργάζεται αυτόματα όλες τις εγγραφές στην απάντηση, ακόμα και εάν δεν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου.

Να επιτρέπονται μόνο ενημερώσεις σε υπάρχοντα δεδομένα   

Όταν οι παραλήπτες χρησιμοποιούν μια φόρμα του InfoPath για την ενημέρωση δεδομένων, μπορούν να αποστείλουν και νέες εγγραφές εκτός από ενημερώσεις στις υπάρχουσες εγγραφές. Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για επεξεργασία μόνο των ενημερώσεων των εγγραφών που υπάρχουν ήδη.

Αριθμός απαντήσεων για επεξεργασία   

Πληκτρολογήστε το συνολικό αριθμό των απαντήσεων (από όλους τους παραλήπτες) που θέλετε να περάσουν από αυτόματη επεξεργασία. Εάν θέλετε να περάσουν από αυτόματη επεξεργασία όλες οι απαντήσεις, εισαγάγετε μια μεγάλη τιμή, όπως 5000, στο πλαίσιο κειμένου. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται εφόσον ξεπεραστεί η καθορισμένη τιμή αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν περνάνε από αυτόματη επεξεργασία.

Ημερομηνίας και ώρας για να διακόψετε την   

Καθορίστε πότε πρέπει να διακοπεί η αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων για το συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται μετά από αυτή την ημερομηνία και ώρα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν περνάνε από αυτόματη επεξεργασία.

Για να τροποποιήσετε αυτές τις ρυθμίσεις σε μεταγενέστερη ημερομηνία, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Συλλογή δεδομένων, επιλέξτε Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση μηνυμάτων συλλογής δεδομένων, επιλέξτε το μήνυμα για το οποίο θέλετε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές μηνύματος. Οι αλλαγές που πραγματοποιείτε στο παράθυρο διαλόγου επηρεάζουν όλες τις ακόλουθες απαντήσεις που λαμβάνετε για το συγκεκριμένο μήνυμα.

Μη αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων

Για να ελέγχετε πότε και ποιες απαντήσεις περνάνε από επεξεργασία, μην ενεργοποιήσετε την επιλογή αυτόματης επεξεργασίας. Οι απαντήσεις θα αποθηκεύονται σε ένα συγκεκριμένο φάκελο του Outlook μέχρι να επιλέξετε και να κάνετε δεξιό κλικ σε κάθε απάντηση του φακέλου και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Εξαγωγή δεδομένων στη Microsoft Access στο μενού συντόμευσης.

Σε ορισμένους κλώνους, ενδέχεται να χρειαστεί, επίσης, να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις, για τις οποίες δεν ήταν δυνατή η αυτόματη επεξεργασία.

Πριν από την εξαγωγή δεδομένων να θυμάστε τα εξής:

  • Η βάση δεδομένων της Access δεν πρέπει να έχει ανοίξει σε αποκλειστική λειτουργία και το όνομα ή η θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχουν τροποποιηθεί από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

  • Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων καθώς και οι ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν τροποποιηθεί από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Πρέπει να διαθέτετε τα απαραίτητα δικαιώματα για την προσθήκη ή ενημέρωση περιεχομένων των υποκείμενων πινάκων και του ερωτήματος.

Αρχή της σελίδας

Επιλέξτε τον τρόπο που θέλετε να καθορίζετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών

Εάν συλλέγετε μόνο νέες πληροφορίες, μπορείτε να καθορίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δύο τρόπους:

  • Πληκτρολογήστε ξεχωριστά τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook ή επιλέξτε τις διευθύνσεις από ένα βιβλίο διευθύνσεων.

  • Χρησιμοποιείστε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πίνακα ή το ερώτημα της τρέχουσας βάσης δεδομένων της Access.

    Σημείωση: Όταν συλλέγετε δεδομένα για να ενημερώσετε υπάρχουσες επαφές, δεν εμφανίζεται το συγκεκριμένο παράθυρο διαλόγου, επειδή οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει να είναι πρώτα διαθέσιμες ως πεδίο στη βάση δεδομένων.

Εισαγωγή των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας στο Outlook

Εάν καθορίζετε τους παραλήπτες σας στο Outlook, μπορείτε να πραγματοποιήσετε προβολή και προσαρμογή του μηνύματος πριν από την αποστολή του. Στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνεται μια σύντομη εισαγωγή και μια φόρμα. Προτείνεται να μην πραγματοποιήσετε τυχόν αλλαγές στη φόρμα. Οι αλλαγές στη δομή της φόρμας ενδέχεται να αποτρέψουν την επεξεργασία της φόρμας.

Χρήση των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν αποθηκευτεί σε ένα πεδίο της βάσης δεδομένων

Η επιλογή για να επιλέξετε μια συσχετισμένη πίνακα αναφέρεται σε πίνακες που σχετίζονται. Για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τις σχέσεις πίνακα στη βάση δεδομένων σας, στην καρτέλα " Εργαλεία βάσης δεδομένων. ", στην ομάδα σχέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή σχέσεις

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις σχέσεις, ανατρέξτε στο άρθρο Οδηγός για τις σχέσεις πινάκων.

Αρχή της σελίδας

Αναθεωρήστε και και καθορίστε τη λίστα των παραληπτών

Το τελευταίο κύριο βήμα περιλαμβάνει την προεπισκόπηση και προσαρμογή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την ακριβή προσαρμογή της λίστας παραληπτών σας και, στη συνέχεια, την αποστολή του μηνύματος συλλογής δεδομένων.

Δημιουργείστε και αποστείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν ο οδηγός σας ενημερώσει ότι μπορείτε πλέον να δημιουργήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σας παρουσιάσει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προβάλετε την κατάσταση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την εντολή Διαχείριση απαντήσεων, ενδέχεται να εμφανιστούν κάποια προειδοποιητικά μηνύματα. Ο πίνακας που ακολουθεί περιγράφει κάθε προειδοποιητικό μήνυμα και την ενέργεια που μπορείτε να πραγματοποιήσετε για την επίλυσή του:

Προειδοποίηση μήνυμα

Περιγραφή

S σης

Ορισμένες εγγραφές δεν περιέχουν έγκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο καθορισμένο πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για αυτές τις γραμμές δεν θα επιστραφούν δεδομένα.

Το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε επιλέξει περιέχει τιμές null.

Εάν θέλετε να συλλέξετε δεδομένα για κάθε εγγραφή, πραγματοποιήστε έξοδο από τον οδηγό και αντικαταστήστε τις τιμές null με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, πραγματοποιήστε και πάλι εκκίνηση του οδηγού.

Αυτήν τη στιγμή έχετε ανοιχτή τη βάση δεδομένων σε κατάσταση αποκλειστικού κλειδώματος. Ώσπου να καταργηθεί αυτό το αποκλειστικό κλείδωμα, η επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα αποτυχαίνει.

Αυτήν τη στιγμή έχετε ανοιχτή τη βάση δεδομένων σε αποκλειστική λειτουργία.

Εάν επιλέξετε την αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων, η επεξεργασία αποτυχαίνει επειδή δεν είναι δυνατή η προσθήκη ή ενημέρωση μιας βάσης δεδομένων που διαθέτει αποκλειστικό κλείδωμα από την Access. Κλείστε και ανοίξτε ξανά τη βάση δεδομένων σε μη αποκλειστική λειτουργία αμέσως μετά την αποστολή του μηνύματος.

Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχουν δεδομένα που είναι εμπιστευτικά ή ευαίσθητα.

Μπορείτε να συλλέγετε δεδομένα για την ενημέρωση των εγγραφών που υπάρχουν ήδη και η φόρμα που πρόκειται να στείλετε θα προ-συμπληρωθεί με υπάρχοντα δεδομένα.

Εάν ορισμένα πεδία της φόρμας περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα, επιστρέψτε στο βήμα του οδηγού όπου επιλέξατε τα πεδία και καταργήστε τα πεδία που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα από τη φόρμα.

Μετά την προεπισκόπηση και προσαρμογή του μηνύματος, μπορείτε να φιλτράρετε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να επιλέξετε τους παραλήπτες σας. Επιλέξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε επιλέγοντας τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου. Εάν εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που παραθέτει σε λίστα μεμονωμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώστε τις διευθύνσεις της λίστας και επιλέξτε Έξοδος. Επαληθεύστε τις διευθύνσεις που δεν είναι έγκυρες, πραγματοποιήστε τις τυχόν απαραίτητες διορθώσεις και, στη συνέχεια, προσπαθήστε να αποστείλετε ξανά το μήνυμα.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×