Office
Είσοδος
Πληροφορίες για τις ροές εργασίας που συμπεριλαμβάνονται στο SharePoint

Πληροφορίες για τις ροές εργασίας που συμπεριλαμβάνονται στο SharePoint

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Οι ροές εργασίας του SharePoint είναι εκ των προτέρων προγραμματισμένοι μίνι εφαρμογές οργανώσετε και να αυτοματοποιήσετε μια μεγάλη ποικιλία επιχειρηματικών διαδικασιών. Ροές εργασίας μπορεί να κυμαίνεται από τη συλλογή υπογραφών, σχολίων ή εγκρίσεων για ένα σχέδιο ή ένα έγγραφο, με την παρακολούθηση την τρέχουσα κατάσταση μια διαδικασία ρουτίνας. Ροές εργασίας του SharePoint έχουν σχεδιαστεί για να εξοικονομήσετε χρόνο και κόπο και για να μεταφέρετε συνέπειας και της αποτελεσματικότητας για τις εργασίες που πραγματοποιείτε σε τακτική βάση.

Τι είναι μια ροή εργασίας του SharePoint;

Πιθανόν να γνωρίζετε ήδη τι είναι ένα διάγραμμα ροής. Είναι ένας γραφικός χάρτης μιας διαδικασίας, με οδηγίες για το τι συμβαίνει σε κάθε βήμα.

Διαδικασία ροής εργασίας

Μια ροή εργασίας του SharePoint είναι σαν ένα αυτοματοποιημένο διάγραμμα ροής που σας απαλλάσσει την εργασία, κόπο και τύχη από τις τυπικές διαδικασίες.

Για παράδειγμα, δείτε τη διαδικασία έγκρισης εγγράφου στην εικόνα. Η μη αυτόματη εκτέλεση μιας διαδικασίας μπορεί να ενέχει πολλές διαδικασίες ελέγχου και παρακολούθησης, προώθησης εγγράφων και αποστολής υπενθυμίσεων — και κάθε μία από αυτές τις εργασίες πρέπει να εκτελείται από εσάς ή από έναν ή περισσότερους από τους συνεργάτες σας. Αυτό σημαίνει εξαιρετικά μεγάλο όγκο εργασίας και (ακόμα χειρότερα) μια συνεχή ροή διακοπών.

Αλλά όταν χρησιμοποιείτε τη ροή εργασίας έγκρισης εγγράφου του SharePoint για να εκτελέσετε τη διαδικασία, όλων των αυτόν τον έλεγχο και παρακολούθηση και που σας υπενθυμίζει και προώθηση γίνεται από τη ροή εργασίας, αυτόματα. Εάν κάποιος είναι εκπρόθεσμη την ολοκλήρωση μιας εργασίας ή εάν προκύψει ορισμένες άλλες hitch, μεγαλύτερο μέρος των ροών εργασίας που συμπεριλαμβάνονται δημιουργούν μια ειδοποίηση για να σας ενημερώσει για αυτό. Μην στην ομάδα χρειάζεται για την παρακολούθηση εκ των προτέρων τη διαδικασία, επειδή με ροή εργασίας του SharePoint, η διαδικασία είναι πάντα η εκ των προτέρων παρακολούθηση ίδια.

Η χρήση μιας ροής εργασίας του SharePoint είναι εύκολη. Απλώς επιλέγετε τον τύπο ροής εργασίας που θέλετε, ορίζετε τις επιλογές που ταιριάζουν καλύτερα στην κατάστασή σας και αφήνετε τη ροή εργασίας να αναλάβει όλη τη δράση. Φυσικά, μπορείτε να ακυρώσετε ή να τερματίσετε μια ροή εργασίας όποτε χρειάζεται.

Κάθε έναν από τους τύπους ροής εργασίας περιλαμβάνονται πράξη, όπως ένα πρότυπο. Μπορείτε να προσθέσετε μια έκδοση της ροής εργασίας για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη ή για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών χρησιμοποιώντας μια φόρμα προετοιμασίας για να καθορίσετε τις επιλογές και τις επιλογές που θέλετε για αυτήν την έκδοση. Αυτές οι επιλογές και τις επιλογές περιλαμβάνουν που η ροή εργασίας να αναθέτει εργασίες σε, προθεσμίες εργασιών, πώς μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας και από ποιον, οδηγίες για να συμπεριληφθούν στις κοινοποιήσεις εργασίας, και ούτω καθεξής.

Σημαντικό:  Από προεπιλογή, οι ροές εργασίας "Έγκριση", "Συλλογή σχολίων" και "Συλλογή υπογραφών" δεν είναι ενεργοποιημένες και δεν περιλαμβάνονται στο πλαίσιο λίστας Επιλογή προτύπου ροής εργασίας της φόρμας συσχετισμού. Για να γίνουν διαθέσιμες για χρήση, ένας διαχειριστής τοποθεσίας πρέπει να τις ενεργοποιήσει στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών.

Υπάρχουν πέντε τύποι εκ των προτέρων προγραμματισμένοι ροής εργασίας.

Σημάδι επιλογής Μια ροή εργασίας έγκρισης δρομολογεί ένα έγγραφο ή άλλου στοιχείου σε που καθορίζεται από άτομα για την έγκριση ή απόρριψη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Για να μάθετε περισσότερα, για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας έγκρισης.

Ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" Μια ροή εργασίας συλλογής σχολίων δρομολογεί ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο που έχει οριστεί ως άτομα για τα σχόλιά τους. Η ροή εργασίας συλλογής σχολίων ενοποιεί όλα τα σχόλια από τους συμμετέχοντες για τον κάτοχο της ροής εργασίας και παρέχει μια εγγραφή από τη διαδικασία αναθεώρησης. Για να μάθετε περισσότερα, για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής σχολίων.

Ροές εργασίας "Συλλογή υπογραφών" Η ροή εργασίας συλλογής υπογραφών δρομολογεί ένα έγγραφο του Microsoft Office που έχει οριστεί ως άτομα για τις ψηφιακές υπογραφές. Σημειώστε ότι η ροή εργασίας συλλογής υπογραφών λειτουργεί μόνο με έγγραφα του Word, του Excel και φόρμες του InfoPath. Για να μάθετε περισσότερα, για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών.

Ροή εργασίας "Τριών φάσεων" Η ροή εργασίας τριών φάσεων έχει σχεδιαστεί για να παρακολουθείτε την κατάσταση ενός στοιχείου λίστας σε τρεις καταστάσεις (φάσεις). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη Διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών που απαιτούν επιχειρήσεις η παρακολούθηση ενός μεγάλου όγκου θεμάτων ή στοιχείων — την υποστήριξη πελατών ζητήματα, ευκαιρίες πωλήσεων ή εργασίες του έργου, για παράδειγμα.

Με κάθε μετάβαση μεταξύ των καταστάσεων, η ροή εργασίας αναθέτει μια εργασία σε ένα άτομο και στέλνει σε αυτό το άτομο μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, η ροή εργασίας ενημερώνει κατάλληλα την κατάσταση του στοιχείου και συνεχίζει στην επόμενη κατάσταση. Η ροή εργασίας τριών φάσεων είναι σχεδιασμένη για να λειτουργεί με το πρότυπο λίστας "Παρακολούθηση θεμάτων", αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί με κάθε λίστα που περιέχει μια στήλη "Επιλογή" με τρεις ή περισσότερες τιμές.

Για να μάθετε περισσότερα, για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα χρήση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων.

Ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" Ροής εργασίας έγκρισης δημοσίευσης είναι παρόμοια με άλλες ροές εργασίας του SharePoint σε αυτό το αυτοματοποιεί τη δρομολόγηση των εξειδίκευση σε θέματα και ενδιαφερόμενους για αναθεώρηση και έγκριση περιεχομένου. Τι κάνει η ροής εργασίας έγκρισης δημοσίευσης μοναδικό είναι ότι έχει σχεδιαστεί ειδικά για τοποθεσίες όπου ελέγχεται αυστηρά δημοσίευση ιστοσελίδων νέα και ενημερωμένα δημοσίευσης. Σε αυτά τα είδη των τοποθεσιών, μέχρι να έχει εγκριθεί από κάθε υπεύθυνο έγκρισης εντός της ροής εργασίας δεν υπάρχει νέο περιεχόμενο είναι δυνατό να δημοσιευτεί. Για να μάθετε περισσότερα, για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα εργασία με ροής εργασίας έγκρισης δημοσίευσης.

Για να προσθέσετε ή να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας, πρέπει να έχετε τα κατάλληλα δικαιώματα για τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τη συλλογή τοποθεσίας όπου εκτελείται η ροή εργασίας:

  • Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας    Από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να προσθέσετε μια ροή εργασίας. (Ομάδας "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και της ομάδας επισκέπτες δεν.)

  • Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας    Επίσης από προεπιλογή, πρέπει να έχετε δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας που έχει ήδη προστεθεί. (Τα μέλη της ομάδας και ομάδας "κάτοχοι" και τα δύο έχουν δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων από προεπιλογή, στην ομάδα επισκέπτες δεν.)
    Εναλλακτικά, οι κάτοχοι να επιλέξετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους συγκεκριμένων ροές εργασίας, ώστε να μπορούν να είναι αποτελέσματα μόνο από μέλη της ομάδας "κάτοχοι".

Το ακόλουθο διάγραμμα παρέχει μια προβολή ανώτερου επιπέδου των βασικών σταδίων για τον προγραμματισμό, την προσθήκη, την εκτέλεση και την τροποποίηση μιας ροής εργασίας του SharePoint. Ακολουθούν επιμέρους ενότητες για κάθε ένα από τα βήματα.

Διαδικασία ροής εργασίας

  • Σχέδιο    Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες επιλογές θέλετε και ποιες πληροφορίες θα χρειαστεί να έχετε διαθέσιμες, όταν χρησιμοποιείτε τη φόρμα προετοιμασίας για να προσθέσετε τη δική σας έκδοση της ροής εργασίας.

  • Προσθήκη    Συμπληρώστε τη φόρμα προετοιμασίας για να προσθέσετε τη δική σας έκδοση ροής εργασίας σε μια λίστα, βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών.

  • Έναρξη    Ξεκινήστε τη νέα ροή εργασίας σας, με μη αυτόματο ή με αυτόματο τρόπο, σε ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο λίστας ή βιβλιοθήκης. (Εάν την ξεκινήσετε με μη αυτόματο τρόπο, θα έχετε την ευκαιρία να αλλάξετε κάποιες από τις ρυθμίσεις της φόρμας συσχετισμού της ροής εργασίας σε μια πιο σύντομη φόρμα προετοιμασίας.) Όταν ξεκινήσει η ροή εργασίας, δημιουργεί εργασίες, στέλνει μηνύματα ειδοποίησης και ξεκινά να παρακολουθεί ενέργειες και συμβάντα.

  • Παρακολούθηση    Ενώ εκτελείται μια ροή εργασίας, μπορείτε να προβάλετε τη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για να δείτε ποιες εργασίες έχουν ολοκληρωθεί και ποιες άλλες ενέργειες έχουν προκύψει. Εάν χρειάζεται, μπορείτε από αυτό το σημείο να προσαρμόσετε τρέχουσες και μελλοντικές εργασίες, ακόμα και να ακυρώσετε ή να τερματίσετε την εκτέλεση αυτής της ροής εργασίας.

  • Αναθεώρηση    Όταν ολοκληρωθεί η εκτέλεση, ολόκληρο το ιστορικό μπορεί να εξεταστεί στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας". Επίσης, από τη σελίδα κατάστασης, μπορούν να δημιουργηθούν αναφορές στατιστικών στοιχείων για τις γενικές επιδόσεις αυτής της ροής εργασίας.

  • Αλλαγή    Εάν η ροή εργασίας δεν λειτουργεί ακριβώς όπως θέλετε, μπορείτε να ανοίξετε την αρχική φόρμα συσχετισμού που χρησιμοποιήσατε για να την προσθέσετε και να κάνετε εκεί τις αλλαγές σας.

Εάν χρειάζεστε περισσότερη ευελιξία με μια ενσωματωμένη ροή εργασίας, μπορείτε να την προσαρμόσετε περαιτέρω με ένα εργαλείο όπως το SharePoint Designer 2013. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας πρωτότυπη ροή εργασίας από την αρχή.

Με τη χρήση του Workflow Designer, δημιουργείτε κανόνες που συσχετίζουν συνθήκες και ενέργειες με στοιχεία που περιέχονται στις λίστες και τις βιβλιοθήκες του SharePoint. Οι αλλαγές σε στοιχεία που περιέχονται σε λίστες ή βιβλιοθήκες αποτελούν το έναυσμα για ενέργειες στη ροή εργασίας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε μια ροή εργασίας που ξεκινά μια επιπλέον ροή εργασίας έγκρισης, εάν το κόστος ενός στοιχείου ξεπερνά ένα συγκεκριμένο ποσό.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε μια ροή εργασίας για ένα σύνολο σχετικών εγγράφων. Για παράδειγμα, εάν η ροή εργασίας είναι συσχετισμένη με μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή είναι φιλτραρισμένη για τον τύπο περιεχομένου του εγγράφου, εμφανίζεται μια ομάδα ενεργειών του περιβάλλοντος "Σύνολο εγγράφων". Το Σύνολο εγγράφων επιτρέπει το χειρισμό μιας ομάδας εγγράφων ως ενιαία μονάδα, ώστε η ενέργεια ροής εργασίας για ένα Σύνολο εγγράφων να εκτελείται σε κάθε ένα από τα στοιχεία του συγκεκριμένου Συνόλου εγγράφων.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×