Περισσότερα για επικύρωση δεδομένων

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σημείωση: Αυτό είναι ένα θέμα για προχωρημένους στην επικύρωση δεδομένων. Για μια εισαγωγή σχετικά με την επικύρωση δεδομένων και τον τρόπο για την επικύρωση ένα κελί ή μια περιοχή, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη επικύρωσης δεδομένων σε ένα κελί ή μια περιοχή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επικύρωση δεδομένων για να περιορίσετε τον τύπο δεδομένων ή τιμές που καταχωρούν οι χρήστες σε κελιά. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επικύρωση δεδομένων για να υπολογίσετε τη μέγιστη τιμή επιτρεπόμενων σε ένα κελί με βάση μια τιμή σε κάποιο άλλο σημείο στο βιβλίο εργασίας. Στο παρακάτω παράδειγμα, ο χρήστης έχει πληκτρολογήσει ΑΒΓ, το οποίο δεν είναι μια αποδεκτή τιμή σε αυτό το κελί.

Παράδειγμα μηνύματος μη έγκυρης εισαγωγής

Ένα μήνυμα εισαγωγής εμφανίζεται όταν οι χρήστες επιλέγουν το κελί

Πότε είναι χρήσιμη η επικύρωση δεδομένων;

Επικύρωση δεδομένων είναι πολύτιμη όταν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας με άλλους, και θέλετε τα δεδομένα που καταχωρούνται να είναι ακριβή και συνεπή. Μεταξύ άλλων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επικύρωση δεδομένων για τα εξής:

  • Περιορισμός καταχωρήσεων στα προκαθορισμένα στοιχεία σε μια λίστα— για παράδειγμα, μπορείτε να περιορίσετε τις επιλογές τμήμα ενός χρήστη ώστε να λογιστικής, μισθοδοσίας, HR, μερικά.

  • Περιορισμός αριθμών εντός μιας καθορισμένης περιοχής— για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ένα μέγιστο ποσοστό εισόδου για έναν εργαζόμενο ετήσια αύξηση αξίας, ας υποθέσουμε 3% ή να επιτρέπονται μόνο έναν ακέραιο αριθμό μεταξύ 1 και του 100.

  • Περιορισμός ημερομηνιών εντός ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου— για παράδειγμα, σε έναν υπάλληλο ρεπό αίτηση, μπορείτε να αποτρέψετε κάποιον επιλέγοντας μια ημερομηνία πριν από τη σημερινή ημερομηνία.

  • Περιορισμός ωρών εντός ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου— για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε τον προγραμματισμό μεταξύ 8:00 πμ και 05:00 μμ της σύσκεψης.

  • Περιορισμός του αριθμού των χαρακτήρων κειμένου— για παράδειγμα, μπορείτε να περιορίσετε το επιτρεπόμενο κείμενο σε ένα κελί σε 10 χαρακτήρες.

  • Επικύρωση δεδομένων βάσει τύπων ή τιμών σε άλλα κελιά— για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επικύρωση δεδομένων για να ορίσετε ένα μέγιστο όριο προμηθειών και επιδομάτων με βάση το συνολικό προγραμματισμένο μισθοδοσίας τιμή. Εάν οι χρήστες εισαγάγετε περισσότερους χαρακτήρες από το χρονικό όριο, μπορούν να δουν ένα μήνυμα σφάλματος.

Εισαγωγή επικύρωσης δεδομένων και τα μηνύματα σφάλματος

Μπορείτε να επιλέξετε για να εμφανίσετε ένα μήνυμα εισαγωγής όταν ο χρήστης επιλέγει το κελί. Μηνύματα εισαγωγής χρησιμοποιούνται γενικά για να προσφέρετε στους χρήστες καθοδήγηση σχετικά με τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να εισαχθεί στο κελί. Αυτός ο τύπος του μηνύματος εμφανίζεται κοντά στο κελί. Μπορείτε να μετακινήσετε αυτό το μήνυμα Εάν θέλετε να και παραμένει ορατή μέχρι να μετακινηθείτε σε άλλο κελί ή πατήστε το πλήκτρο Esc.

Εισαγάγετε εμφανίζει μήνυμα για ένα κελί

Μπορείτε να ρυθμίσετε το μήνυμα εισαγωγής στην καρτέλα δεύτερο επικύρωσης δεδομένων.

Ρυθμίσεις μηνύματος στο παράθυρο διαλόγου επικύρωση δεδομένων εισόδου

Όταν οι χρήστες σας να χρησιμοποιείται για το μήνυμα εισαγωγής, να απενεργοποιήσετε την επιλογή Εμφάνιση του μηνύματος εισαγωγής όταν είναι επιλεγμένο κελί.

Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε ένα Προειδοποιητικό μήνυμα που εμφανίζεται μόνο όταν οι χρήστες καταχωρούν μη έγκυρα δεδομένα.

Μήνυμα προειδοποίησης που υποδεικνύεται μη έγκυρα δεδομένα

Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ τριών τύπων προειδοποιητικών μηνυμάτων:

Εικονίδιο

Τύπος

Χρήση

Εικονίδιο διακοπής

Διακοπή

Αποτροπή χρηστών από την καταχώρηση μη έγκυρων δεδομένων σε ένα κελί.

Ένα μήνυμα προειδοποίησης Διακοπή έχει δύο επιλογές: επαναλάβετε ή να ακυρώσετε.

Εικονίδιο προειδοποίησης

Προειδοποίηση

Ειδοποιήσετε τους χρήστες ότι τα δεδομένα αυτά καταχωρήσατε είναι έγκυρα, χωρίς να εμποδίζουν την εισαγωγή τους.

Όταν εμφανιστεί ένα προειδοποιητικό μήνυμα ειδοποίησης, οι χρήστες μπορούν να κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να αποδεχτείτε την καταχώρηση δεν είναι έγκυρο, όχι, για να επεξεργαστείτε την καταχώρηση μη έγκυροι ή Άκυρο για να καταργήσετε την καταχώρηση δεν είναι έγκυρη.

Εικονίδιο πληροφοριών

Πληροφορίες

Ενημερώστε τους χρήστες ότι τα δεδομένα αυτά καταχωρήσατε είναι έγκυρα, χωρίς να εμποδίζουν την εισαγωγή τους. Αυτός ο τύπος προειδοποιητικό μήνυμα είναι η πιο ευέλικτη.

Όταν εμφανιστεί ένα προειδοποιητικό μήνυμα πληροφοριών , οι χρήστες μπορούν να κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε την μη έγκυρη τιμή ή Άκυρο για να απορρίψετε την.

Συμβουλές για εργασία με την επικύρωση δεδομένων

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές και τα τεχνάσματα για εργασία με επικύρωση δεδομένων στο Excel.

Σημείωση: Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων με βιβλία εργασίας σε Excel Services ή το Excel Online θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε την επικύρωση δεδομένων στην έκδοση υπολογιστή του Excel.

  • Το πλάτος του την αναπτυσσόμενη λίστα προσδιορίζεται από το πλάτος του κελιού που περιέχει την επικύρωση δεδομένων. Ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε το πλάτος αυτού του κελιού για να αποτρέψετε την περικοπή του πλάτους των έγκυρων καταχωρήσεων που είναι μεγαλύτερο από το πλάτος από την αναπτυσσόμενη λίστα.

  • Εάν σκοπεύετε να προστατεύσετε το φύλλο ή βιβλίο εργασίας, προστατεύσετε αφού ολοκληρώσετε καθορίζοντας τις ρυθμίσεις επικύρωσης. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να ξεκλειδώσετε τυχόν κελιά επικυρωμένο πριν να προστατεύσετε το φύλλο εργασίας. Διαφορετικά, οι χρήστες δεν θα μπορείτε να πληκτρολογήσετε δεδομένα στα κελιά. Ανατρέξτε στο θέμα Προστασία φύλλου εργασίας.

  • Εάν σκοπεύετε να κάνετε κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας, μοιραστείτε μόνο αφού ολοκληρώσετε καθορίζοντας τις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων. Αφού κάνετε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας, δεν θα μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις επικύρωσης, εκτός εάν διακόψετε την κοινή χρήση.

  • Μπορείτε να εφαρμόσετε την επικύρωση δεδομένων σε κελιά όπου έχει γίνει ήδη καταχώρηση δεδομένων. Ωστόσο, το Excel δεν σας ειδοποιεί αυτόματα ότι τα υπάρχοντα κελιά περιέχουν μη έγκυρα δεδομένα. Σε αυτό το σενάριο, μπορείτε να επισημάνετε τα μη έγκυρα δεδομένα δίνοντας οδηγία στο Excel να τα κυκλώνει στο φύλλο εργασίας. Μόλις εντοπίσετε τα μη έγκυρα δεδομένα, μπορείτε να αποκρύψετε ξανά τους κύκλους. Εάν διορθώσετε μια καταχώρηση που δεν είναι έγκυρη, ο κύκλος εξαφανίζεται αυτόματα.

    Ο κύκλος υποδεικνύει μη έγκυρα δεδομένα

    Για να εφαρμόσετε τους κύκλους, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αξιολογήσετε και να μεταβείτε σε δεδομένα > Εργαλεία δεδομένων > Επικύρωση δεδομένων > Κύκλο μη έγκυρα δεδομένα.

    Κύκλος μη έγκυρα δεδομένα στην κορδέλα
  • Για γρήγορη κατάργηση επικύρωσης δεδομένων για ένα κελί, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, επιλέξτε δεδομένα > Εργαλεία δεδομένων > Επικύρωση δεδομένων > Ρυθμίσεις > Απαλοιφή όλων.

  • Για να βρείτε τα κελιά στο φύλλο εργασίας με επικύρωση δεδομένων, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση & επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση δεδομένων. Αφού βρείτε τα κελιά με επικύρωση δεδομένων, μπορείτε να αλλάξετε, να αντιγράψετε ή να καταργήσετε τις ρυθμίσεις επικύρωσης.

  • Όταν δημιουργείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Ορισμός ονόματος (καρτέλα "τύποι ", ομάδα Καθορισμένα ονόματα ) για να ορίσετε ένα όνομα για την περιοχή που περιέχει τη λίστα. Αφού δημιουργήσετε τη λίστα σε άλλο φύλλο εργασίας, μπορείτε να αποκρύψετε το φύλλο εργασίας που περιέχει τη λίστα και, στη συνέχεια, να προστατέψετε το βιβλίο εργασίας, έτσι ώστε οι χρήστες δεν θα έχουν πρόσβαση στη λίστα.

  • Εάν αλλάξετε τις ρυθμίσεις επικύρωσης ενός κελιού, μπορείτε να εφαρμόσετε αυτόματα τις αλλαγές αυτές σε όλα τα υπόλοιπα κελιά που έχουν τις ίδιες ρυθμίσεις. Για να το κάνετε αυτό, στην καρτέλα Ρυθμίσεις, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εφαρμογή αυτών των αλλαγών σε όλα τα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις.

  • Εάν η επικύρωση δεδομένων δεν λειτουργεί, βεβαιωθείτε ότι:

    • Οι χρήστες δεν αντιγράφουν ή συμπληρώνουν δεδομένα - επικύρωσης δεδομένων έχει σχεδιαστεί για να εμφανίσετε τα μηνύματα και να αποτρέπει μη έγκυρες καταχωρήσεις μόνο όταν οι χρήστες πληκτρολογούν δεδομένα απευθείας σε ένα κελί. Όταν τα δεδομένα είναι αντιγραφή ή συμπλήρωση, τα μηνύματα δεν εμφανίζονται. Για να αποτρέψετε τους χρήστες από την αντιγραφή και συμπλήρωση δεδομένων με μεταφορά και απόθεση κελιών, επιλέξτε αρχείο > Επιλογές > για προχωρημένους > Επιλογές επεξεργασίας > Απαλοιφή την ενεργοποίηση λαβής συμπλήρωσης και μεταφοράς και απόθεσης κελιών πλαίσιο ελέγχου, και, στη συνέχεια, προστασία του φύλλου εργασίας.

    • Μη αυτόματος επανυπολογισμός είναι απενεργοποιημένος - εάν ο μη αυτόματος επανυπολογισμός είναι ενεργοποιημένη, μη υπολογισμένα κελιά να αποτρέψετε δεδομένων επικυρωμένο σωστά. Για να απενεργοποιήσετε μη αυτόματου επανυπολογισμού, μεταβείτε στην καρτέλα τύποι > ομάδα Υπολογισμός > Επιλογές υπολογισμού > κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη.

    • Τύποι δεν περιέχουν σφάλματα - βεβαιωθείτε ότι οι τύποι στο επικυρωμένο κελιά δεν προκαλούν σφάλματα, όπως είναι οι #REF! ή #DIV/0!. Το Excel παραβλέπει την επικύρωση δεδομένων μέχρι να διορθώσετε το σφάλμα.

    • Τα κελιά στα οποία γίνεται αναφορά σε τύπους είναι σωστά - εάν ένα κελί αναφοράς αλλάζει έτσι ώστε να έναν τύπο σε ένα επικυρωμένο κελί υπολογίζει ένα μη έγκυρο αποτέλεσμα, δεν θα εμφανιστεί το μήνυμα επικύρωσης για το κελί.

    • Πίνακας του Excel μπορεί να είναι συνδεδεμένος με μια τοποθεσία του SharePoint - δεν μπορείτε να προσθέσετε επικύρωση δεδομένων σε πίνακα του Excel που είναι συνδεδεμένη με μια τοποθεσία του SharePoint. Για να προσθέσετε επικύρωση δεδομένων, πρέπει να αποσυνδέσετε τον πίνακα του Excel ή να μετατρέψετε τον πίνακα του Excel σε περιοχή.

    • Μπορεί αυτήν τη στιγμή να καταχωρείτε δεδομένα - εντολή η επικύρωση δεδομένων δεν είναι διαθέσιμη κατά την πληκτρολόγηση δεδομένων σε ένα κελί. Για να ολοκληρώσετε την εισαγωγή δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το πλήκτρο ESC για να κλείσετε.

    • Το φύλλο εργασίας ενδέχεται να είναι προστατευμένο ή κοινόχρηστο - δεν μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων εάν το βιβλίο εργασίας σας είναι κοινόχρηστο ή προστατευμένο. Θα πρέπει να καταργήσετε την κοινή χρήση ή κατάργηση προστασίας βιβλίου εργασίας σας πρώτα.

Πώς μπορείτε να ενημερώσετε ή να καταργήσετε επικύρωσης δεδομένων σε ένα βιβλίο εργασίας που έχουν μεταβιβαστεί

Εάν μεταβιβάζονται ένα βιβλίο εργασίας με την επικύρωση δεδομένων, μπορείτε να τροποποιήσετε ή να το καταργήσετε, εκτός εάν το φύλλο εργασίας είναι προστατευμένο. Εάν είναι προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης που δεν γνωρίζετε που θα πρέπει να προσπαθήστε να επικοινωνήστε με τον προηγούμενο κάτοχο θα σας βοηθήσουν να καταργήσετε την προστασία του φύλλου εργασίας, όπως το Excel δεν διαθέτει τρόπο για να ανακτήσετε άγνωστες ή χαθούν κωδικών πρόσβασης. Μπορείτε να επίσης να αντιγράψετε τα δεδομένα σε άλλο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, καταργήστε την επικύρωση δεδομένων.

Εάν εμφανιστεί μια ειδοποίηση επικύρωσης δεδομένων όταν προσπαθήσετε να καταχωρήσετε ή να τροποποιήσετε δεδομένα σε ένα κελί και δεν είστε σίγουροι ως προς το τι μπορείτε να καταχωρήσετε, επικοινωνήστε με τον κάτοχο του βιβλίου εργασίας.

Έχετε κάποια συγκεκριμένη ερώτηση σχετικά με τη συνάρτηση;

Δημοσιεύστε μια ερώτηση στο φόρουμ κοινότητας του Excel

Βοηθήστε μας να βελτιώσουμε το Excel

Έχετε προτάσεις σχετικά με το πώς μπορούμε να βελτιώσουμε την επόμενη έκδοση του Excel; Εάν ναι, ρίξτε μια ματιά στα θέματα του Excel User Voice.

Δείτε επίσης

Εφαρμογή επικύρωσης δεδομένων σε κελιά

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×