Μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων

Μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Η χωρητικότητα του γραμματοκιβωτίου σας στο Outlook δεν είναι ανεξάντλητη και μάλλον δεν θα σταματήσετε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να μην εξαντληθεί ο διαθέσιμος χώρος, μπορείτε να μετακινήσετε παλαιότερα στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη, ένα ξεχωριστό αρχείο δεδομένων του (.pst) που μπορείτε να ανοίξετε από το Outlook οποιαδήποτε στιγμή το χρειαστείτε.

Σημείωση: Η εντολή " Αρχειοθέτηση " και η δυνατότητα δεν εμφανίζεται για οποιονδήποτε λογαριασμό στο προφίλ σας στο Outlook Εάν συμπεριλάβετε ένα λογαριασμό Exchange Server και ηλεκτρονική αρχειοθήκη του Microsoft Exchange Server χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας. Ο διαχειριστής δικτύου επίσης να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα.

Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί αυτόματης αρχειοθέτησης για αρχειοθέτηση στοιχείων σε τακτά χρονικά διαστήματα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αυτόματη Αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων.

Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε στοιχεία μη αυτόματα οποιαδήποτε στιγμή θελήσετε. Με τον τρόπο αυτόν, μπορείτε να ελέγχετε τα στοιχεία που αρχειοθετείτε, τη θέση αποθήκευσής τους και το χρονικό διάστημα παραμονής ενός στοιχείου πριν από την αρχειοθέτησή του.

  1. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Στο Outlook 2013: , κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > πληροφορίες > Εργαλεία εκκαθάρισης > Αρχειοθέτηση.


      Η αρχειοθέτηση

    • Στο Outlook 2016: κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > πληροφορίες > Εργαλεία > Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων

      Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων

    Συμβουλή: Οι επιλογές "Αρχειοθέτηση" και "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες εάν το προφίλ αλληλογραφίας σας συνδέεται σε ένα διακομιστή Exchange. Επίσης, είναι πιθανό η εταιρεία σας να διαθέτει πολιτική διατήρησης αλληλογραφίας που παρακάμπτει την Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του συστήματός σας για περισσότερες πληροφορίες.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτός ο φάκελος και όλοι οι υποφάκελοι και επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.

  3. Στην περιοχή Αρχειοθέτηση στοιχείων παλιότερων από, εισαγάγετε μια ημερομηνία.

    Παράθυρο διαλόγου "Αρχειοθέτηση"

  4. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά αρχεία .pst, εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ορισμένους φακέλους χρησιμοποιώντας διαφορετικές ρυθμίσεις. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε τα στοιχεία του φακέλου "Απεσταλμένα" να διατηρούνται για περισσότερο χρόνο από τα στοιχεία του φακέλου "Εισερχόμενα".

  5. Επιλέξτε το πλαίσιο Να συμπεριληφθούν στοιχεία με ένδειξη "Χωρίς Αυτόματη Αρχειοθέτηση", για να αρχειοθετήσετε μεμονωμένα στοιχεία που εξαιρούνται από την αυτόματη αρχειοθέτηση. Η επιλογή αυτή δεν καταργεί την εξαίρεση από αυτά τα στοιχεία, αλλά παραβλέπει τη ρύθμιση Χωρίς αυτ. αρχειοθέτηση μόνο για τη συγκεκριμένη αρχειοθήκη.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Απενεργοποίηση Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Για να αρχειοθετείτε τα στοιχεία σας μόνο όταν θέλετε, απενεργοποιήστε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους.

  2. Στην περιοχή Αυτόματη Αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

  3. Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε ν ημέρες.

Από προεπιλογή, παλαιότερα στοιχεία του Outlook αρχειοθετηθούν αυτόματα σε τακτά χρονικά διαστήματα. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την αυτόματη αρχειοθέτηση, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση αυτόματης αρχειοθέτησης για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή διαγραφή στοιχείων.

Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και να αρχειοθετήσετε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο, ανεξάρτητα από την Αυτόματη Αρχειοθέτηση ή σε αντικατάστασή της. Η μη αυτόματη αρχειοθέτηση προσφέρει ευελιξία και σας επιτρέπει να καθορίσετε ακριβώς τους φακέλους που περιλαμβάνονται στην αρχειοθέτηση καθώς και την αρχειοθέτηση αρχείου δεδομένων του Outlook (.pst) που χρησιμοποιείται.

Για τη μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων του Outlook, κάντε τα εξής:

  1. Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία εκκαθάρισης.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτός ο φάκελος και όλοι οι υποφάκελοι και, στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Τυχόν υποφάκελοι του φακέλου που επιλέγετε συμπεριλαμβάνονται σε αυτήν τη μη αυτόματη αρχειοθέτηση.

  5. Στην περιοχή Αρχειοθέτηση στοιχείων παλιότερων από, εισαγάγετε μια ημερομηνία.

    Παράθυρο διαλόγου "Αρχειοθέτηση"

  6. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο αρχείο ή την προεπιλεγμένη θέση, στην περιοχή Αρχείο αρχειοθέτησης, επιλέξτε Αναζήτηση για να καθορίσετε νέο αρχείο ή θέση. Περιηγηθείτε για να βρείτε το αρχείο που θέλετε ή εισαγάγετε το όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Η θέση του αρχείου προορισμού εμφανίζεται στο πλαίσιο Αρχείο αρχειοθέτησης.

  7. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να συμπεριληφθούν στοιχεία με ένδειξη "Χωρίς Αυτόματη Αρχειοθέτηση" για να συμπεριλάβετε τυχόν στοιχεία που ίσως έχουν επισημανθεί μεμονωμένα να αποκλείονται από την αυτόματη αρχειοθέτηση. Η επιλογή αυτή δεν καταργεί την εξαίρεση αυτών των στοιχείων, αλλά παραβλέπει το πλαίσιο ελέγχου Χωρίς Αυτόματη Αρχειοθέτηση μόνο για τη συγκεκριμένη αρχειοθέτηση.

Απενεργοποίηση της Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Εάν θέλετε να πραγματοποιείτε αρχειοθέτηση μόνο με μη αυτόματο τρόπο, πρέπει να απενεργοποιήσετε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Κάντε τα εξής:

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

  3. Στην καρτέλα Για προχωρημένους, στην περιοχή Αυτόματη Αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

  4. Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε ν ημέρες.

Η Αυτόματη Αρχειοθέτηση, η οποία είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, μετακινεί αυτόματα τα παλιά στοιχεία σε μια θέση αρχειοθέτησης σε προγραμματισμένα χρονικά διαστήματα. Ωστόσο, μπορείτε, μη αυτόματα, να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και να αρχειοθετείτε στοιχεία σε μια θέση που καθορίζετε εσείς.

Σημείωση: Οι ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης Microsoft Office Outlook 2007 είναι προσαρμόσιμες. Αντί να τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή Αρχειοθέτηση στοιχείων του με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να διαπιστώσετε ότι η Αυτόματη Αρχειοθέτηση μπορεί να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση αυτόματης αρχειοθέτησης για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή διαγραφή στοιχείων.

  1. Από το μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Αρχειοθέτηση.

  2. Ενεργοποιήστε την επιλογή Αυτός ο φάκελος και όλοι οι υποφάκελοι και μετά καθορίστε μια ημερομηνία στην ενότητα Αρχειοθέτηση στοιχείων παλιότερων από.

    Αρχειοθετημένοι φάκελοι στη λίστα φακέλων

  3. Στην ενότητα Αρχείο αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να καθορίσετε ένα νέο αρχείο ή μια νέα θέση, αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο αρχείο ή την προεπιλεγμένη θέση.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να συμπεριληφθούν στοιχεία με ένδειξη "Χωρίς Αυτόματη Αρχειοθέτηση", αν θέλετε να παρακάμψετε μια προηγούμενη ρύθμιση, ώστε να μην αρχειοθετούνται αυτόματα συγκεκριμένα στοιχεία. Εάν επιλέξετε μη αυτόματη αρχειοθέτηση αυτών των στοιχείων κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, τα στοιχεία θα εξακολουθούν να υπόκεινται στη ρύθμιση Χωρίς Αυτόματη Αρχειοθέτηση, εκτός αν παρακάμψετε μη αυτόματα αυτήν τη ρύθμιση ξανά στο μέλλον.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση: Το Outlook δημιουργεί αυτόματα ένα άλλο αρχείο αρχειοθέτησης για τα στοιχεία που βρίσκονται στο φάκελο και στη θέση που καθορίζονται.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×