Office
Είσοδος

Κοινή χρήση πληροφοριών με δημόσιους φακέλους

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Αυτή η δυνατότητα απαιτεί τη χρήση λογαριασμού του Microsoft Exchange Server 2000, του Exchange Server 2003 ή του Exchange Server 2007. Οι περισσότεροι λογαριασμοί για οικιακή χρήση και για προσωπική χρήση δεν χρησιμοποιούν το Microsoft Exchange. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους λογαριασμούς του Microsoft Exchange και για τον τρόπο προσδιορισμού της έκδοσης του Exchange στο οποίο συνδέεται ο λογαριασμός σας, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα "Δείτε επίσης".

Δημόσιοι φάκελοι είναι μια δυνατότητα του Microsoft Exchange που παρέχει ένας τρόπος για να συλλέξετε, οργάνωση και κοινή χρήση πληροφοριών με άλλα άτομα σε μια εταιρεία. Συνήθως, δημόσιοι φάκελοι χρησιμοποιούνται από τις ομάδες έργου ή ομάδες χρηστών για κοινή χρήση πληροφοριών σε μια κοινή περιοχή που σας ενδιαφέρουν. Όταν είστε συνδεδεμένοι με το διακομιστή όπου εκτελείται το Exchange, φάκελοι με την ετικέτα "Δημόσιοι φάκελοι" εμφανίζονται στην το Microsoft Outlook  Λίστα φακέλων στο το Παράθυρο περιήγησης. Μπορείτε να διαχειριστείτε αυτούς τους φακέλους από το Outlook. Δημόσιοι φάκελοι μπορούν να περιέχουν οποιονδήποτε τύπο στοιχείου φακέλων του Outlook όπως μηνύματα, συναντήσεις, επαφές, εργασίες, καταχωρήσεις χρονικού, σημειώσεις, φόρμες, αρχεία και δημοσιεύσεων. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια συντόμευση σε οποιονδήποτε δημόσιο φάκελο στο φάκελο "Αγαπημένα" στην περιοχή Δημόσιοι φάκελοι.

Οι ενέργειες που μπορείτε να κάνετε με τους δημόσιους φακέλους περιλαμβάνουν:

Αποστολή πληροφοριών σε ηλεκτρονικό πίνακα ανακοινώσεων

  • Ο πίνακας ανακοινώσεων σας επιτρέπει να συμμετέχετε σε ηλεκτρονικές συζητήσεις. Κάθε θέμα μπορεί να αποθηκευτεί στο δικό του φάκελο με τα δικά του δικαιώματα πρόσβασης.

  • Ένας πίνακας ανακοινώσεων μπορεί να μην είναι εποπτευόμενος και να μοιάζει με μια ομάδα συζήτησης στο Internet, στην οποία έχουν όλοι δικαιώματα ανάγνωσης και αποστολής πληροφοριών.

  • Ένας πίνακας ανακοινώσεων μπορεί επίσης να είναι εποπτευόμενος από ένα εκχωρημένο άτομο που λαμβάνει στοιχεία των χρηστών και αποφασίζει ποια θα τοποθετήσει στον πίνακα.

  • Μπορείτε να εργαστείτε με πληροφορίες που έχουν σταλθεί με τους εξής τρόπους:

    • Εφόσον έχει ξεκινήσει μια ηλεκτρονική συζήτηση, μπορείτε να στείλετε μια απάντηση στο δημόσιο φάκελο για να την διαβάσει η ομάδα.

    • Εάν δεν θέλετε να διαβάσει την απάντηση ολόκληρη η ομάδα, μπορείτε να απαντήσετε άμεσα στο πρόσωπο που έστειλε τις πληροφορίες ή να προωθήσετε πληροφορίες μόνο στους παραλήπτες που έχετε επιλέξει.

    • Για να χρησιμοποιήσετε ένα δημόσιο φάκελο ως πίνακα ανακοινώσεων, πρέπει να είναι δυνατή η αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο.

Κοινή χρήση στοιχείων σε ένα ημερολόγιο, μια λίστα επαφών ή μια λίστα εργασιών

  • Κάντε κοινή χρήση ενός ημερολογίου για να παρακολουθείτε συσκέψεις, συμβάντα, αργίες, χρόνο διακοπών και προθεσμίες έργων που επηρεάζουν την ομάδα.

  • Κάντε κοινή χρήση μιας λίστας επαφών για να είναι διαθέσιμα τα ονόματα, οι επαγγελματικοί τίτλοι, οι διευθύνσεις και οι αριθμοί τηλεφώνου στην ομάδα.

  • Κάντε κοινή χρήση μιας λίστας εργασιών για να παρακολουθείτε την πρόοδο κάθε μέλους σε ένα έργο για το οποίο εργάζεται η ομάδα.

Κοινή χρήση αρχείων

  • Ανοίξτε ένα αρχείο σε ένα δημόσιο φάκελο για να διαβάσετε ή να ενημερώστε το αρχείο ή για να περιηγηθείτε γρήγορα σε μια σειρά αρχείων.

  • Χρησιμοποιήστε την Εξερεύνηση των Windows για να αντιγράψετε ένα υπάρχον αρχείο από ένα άλλο πρόγραμμα στο δημόσιο φάκελο χωρίς να πρέπει να ανοίξετε το πρόγραμμα του αρχείου.

  • Στείλτε ένα αρχείο στο δημόσιο φάκελο χωρίς να κλείσετε το πρόγραμμα που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του αρχείου. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να στείλετε μια τρίμηνη έκθεση πωλήσεων που μόλις ενημερώσατε σε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel, ώστε η ομάδα να μπορεί γρήγορα να προβάλλει τις πιο πρόσφατες πληροφορίες.

Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων που ενημερώνονται ή διαβάζονται συχνά από άλλους, θα πρέπει να έχετε εγκαταστήσει το πρόγραμμα στο οποίο αποθηκεύτηκε το αρχείο στον υπολογιστή σας. Όταν αντιγράφετε ένα αρχείο από την Εξερεύνηση των Windows ή στέλνετε ένα αρχείο από ένα άλλο πρόγραμμα του Microsoft Office που είναι ανοικτό σε ένα δημόσιο φάκελο, το αρχικό αρχείο παραμένει στην τοποθεσία που είναι αποθηκευμένο. Οι αλλαγές στο αντιγραμμένο ή δημοσιευμένο αρχείο στο δημόσιο φάκελο δεν επηρεάζουν το αρχικό αρχείο.

Προσδιορισμός της πρόσβασης στο φάκελο μέσω των δικαιωμάτων

  • Τα δικαιώματα σε δημόσιους φακέλους προσδιορίζονται συνήθως από ένα διαχειριστή ή κάποιον στην εταιρεία σας που είναι κάτοχος ενός φακέλου για ένα συγκεκριμένο έργο ή θέμα.

  • Στους φακέλους που έχετε δικαιώματα πρόσβασης μπορείτε, τυπικά, να διαβάσετε στοιχεία και να προσθέσετε στοιχεία στον φάκελο αλλά δεν μπορείτε να διαγράψετε στοιχεία άλλα εκτός από αυτά που προσθέτετε.

  • Εάν έχετε το δικαίωμα, μπορείτε να ορίσετε τους προσωπικούς σας δημόσιους φακέλους και να δώσετε στους χρήστες το δικαίωμα χρήσης τους.

  • Εάν έχετε ένα δημόσιο φάκελο, μπορείτε να εφαρμόσετε τις προσωπικές σας προσαρμοσμένες προβολές, τις φόρμες, τα προσαρμοσμένα πεδία και τους κανόνες για τους δημόσιους φακέλους. Ενδέχεται να θέλετε να ορίσετε μια συγκεκριμένη προβολή που να εμφανίζεται όταν ανοίγουν τον φάκελο άλλα άτομα.

  • Ακόμη και αν δεν έχετε δικαίωμα να πραγματοποιήσετε αλλαγές στον φάκελο, μπορείτε να αποθηκεύσετε μια προσωπική προβολή σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Όταν αποθηκεύετε μια προσωπική προβολή ενός δημόσιου φακέλου, η προβολή αυτή είναι πάντα διαθέσιμη σε εσάς.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×