Καταμέτρηση δεδομένων με χρήση ερωτήματος

Καταμέτρηση δεδομένων με χρήση ερωτήματος

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο για να μετρήσετε τα δεδομένα που επιστρέφονται από ένα ερώτημα. Για παράδειγμα, σε μια φόρμα ή έκθεση, μπορείτε να μετρήσετε τον αριθμό των στοιχείων σε ένα ή περισσότερα πεδία πίνακα ή στοιχεία ελέγχου. Μπορείτε επίσης να υπολογίσετε μέσες τιμές, και να βρείτε τις τιμές από τον μικρότερο, μεγαλύτερο, νωρίτερη και πιο πρόσφατη. Επιπλέον, Access παρέχει μια δυνατότητα που ονομάζεται γραμμή "σύνολο" που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την καταμέτρηση δεδομένων σε ένα φύλλο δεδομένων χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τη σχεδίαση του ερωτήματος.

Τι θέλετε να κάνετε;

Κατανόηση των τρόπων για την καταμέτρηση δεδομένων

Καταμέτρηση δεδομένων με χρήση μια γραμμή αθροίσματος

Καταμέτρηση δεδομένων με χρήση ενός ερωτήματος συνόλων

Αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων

Κατανόηση των τρόπων για την καταμέτρηση δεδομένων

Μπορείτε να μετρήσετε τον αριθμό των στοιχείων σε ένα πεδίο (μια στήλη τιμών) χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Count . Η συνάρτηση Count ανήκει σε ένα σύνολο συναρτήσεων που ονομάζονται συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων για να εκτελέσετε έναν υπολογισμό σε μια στήλη δεδομένων και επιστρέφουν μία τιμή. Η Access παρέχει έναν αριθμό συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων εκτός από την Καταμέτρηση, όπως:

  • Το άθροισμα, για την άθροιση μιας στήλης αριθμών.

  • Μέσος όρος, για το μέσο όρο μιας στήλης αριθμών.

  • Μέγιστο, για την εύρεση την υψηλότερη τιμή σε ένα πεδίο.

  • Ελάχιστη, για την εύρεση τη χαμηλότερη τιμή σε ένα πεδίο.

  • Τυπική απόκλιση , για τη μέτρηση της διασποράς των τιμών γύρω από μια τιμή μέσου όρου (έναν μέσο).

  • Τη διακύμανση, για τη μέτρηση της στατιστικής διασποράς όλων των τιμών στη στήλη.

Access παρέχει δύο τρόποι για να προσθέσετε Count και άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε ένα ερώτημα. Μπορείς:

  • Ανοίξτε το ερώτημα σε προβολή φύλλου δεδομένων και προσθέστε μια γραμμή συνόλου. Γραμμή "σύνολο" σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε μία ή περισσότερες στήλες ενός συνόλου χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τη σχεδίαση του ερωτήματος αποτελεσμάτων ερωτήματος.

  • Δημιουργία ερωτήματος συνόλων. Ένα ερώτημα συνόλων υπολογίζει υποσύνολα σε ομάδες των εγγραφών. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μερικό άθροισμα όλων των πωλήσεων ανά πόλη ή κατά τρίμηνο, χρησιμοποιείτε ένα ερώτημα συνόλων για να ομαδοποιήσετε τις εγγραφές σας με βάση την κατηγορία που θέλετε και, στη συνέχεια, να αθροίσετε τα ποσά πωλήσεων. Αντίθετα, η γραμμή σύνολο υπολογίζει γενικά σύνολα για μία ή περισσότερες στήλες (πεδία) δεδομένων.

Σημείωση: Οι ενότητες διαδικασιών σε αυτό το έγγραφο δίνουν έμφαση στη χρήση της συνάρτησης Count , αλλά να θυμάστε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε γραμμές αθροίσματος και τα ερωτήματά σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, ανατρέξτε στο θέμα αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων αργότερα σε αυτό το άρθρο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους για να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων.

Τα βήματα στις ακόλουθες ενότητες εξηγούν πώς μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή αθροίσματος και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων για την καταμέτρηση δεδομένων. Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι η συνάρτηση Count λειτουργεί για έναν μεγαλύτερο αριθμό τύπων δεδομένων από τις άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων. Για παράδειγμα, μπορείτε να εκτελέσετε μια συνάρτηση Count σε σχέση με οποιονδήποτε τύπο πεδίου εκτός από τα πεδία που περιέχουν σύνθετα, επαναλαμβανόμενα δεδομένα ανυσμάτων, όπως ένα πεδίο πολλών τιμών λιστών.

Αντίθετα, πολλές από τις συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων λειτουργούν μόνο με δεδομένα σε πεδία που έχουν οριστεί για ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, η συνάρτηση Sum λειτουργεί μόνο με πεδία που έχουν οριστεί στους τύπους δεδομένων αριθμός, Δεκαδικός ή νομισματική μονάδα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων που απαιτούνται από κάθε συνάρτηση, ανατρέξτε στο θέμα αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Για γενικές πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Τροποποίηση ή να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων για ένα πεδίο.

Επάνω μέρος της σελίδας

Καταμέτρηση δεδομένων με χρήση μια γραμμή αθροίσματος

Μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή αθροίσματος σε ένα ερώτημα, ανοίγοντας το ερώτημα σε προβολή φύλλου δεδομένων, προσθέτοντας τη γραμμή και, στη συνέχεια, επιλέγοντας τη συνάρτηση Count ή μια άλλη συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, όπως Sum, ελάχιστο, μέγιστοή μέσος όρος. Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν τον τρόπο για να δημιουργήσετε ένα βασικό ερώτημα επιλογής και προσθέστε μια γραμμή συνόλου.

Δημιουργία ενός βασικού ερωτήματος επιλογής

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα ή τους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

    Τον επιλεγμένο πίνακα ή τους πίνακες εμφανίζονται ως παράθυρα στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος. Αυτό το σχήμα εμφανίζει έναν τυπικό πίνακα στη σχεδίαση ερωτήματος:

    Ένα ερώτημα με τρία πεδία στο πλέγμα σχεδίασης

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Μπορείτε να συμπεριλάβετε τα πεδία που περιέχουν περιγραφικά δεδομένα, όπως ονόματα και περιγραφές, αλλά θα πρέπει να συμπεριλάβετε το πεδίο που περιέχει τις τιμές που θέλετε να μετρήσετε.

    Κάθε πεδίο εμφανίζεται σε μια στήλη στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Τα αποτελέσματα του ερωτήματος εμφανίζονται σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  5. Προαιρετικά, επιστρέψτε στην προβολή σχεδίασης και προσαρμόστε το ερώτημά σας. Για να κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για το ερώτημα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Μπορείτε να προσαρμόσετε το ερώτημα, στη συνέχεια, ανάλογα με τις ανάγκες, προσθέτοντας ή καταργώντας πεδία πίνακα. Για να καταργήσετε ένα πεδίο, επιλέξτε τη στήλη στο πλέγμα σχεδίασης και πατήστε το πλήκτρο DELETE.

  6. Προαιρετικά, αποθηκεύστε το ερώτημά σας.

Προσθέστε μια γραμμή συνόλου

  1. Ανοίξτε το ερώτημα σε προβολή φύλλου δεδομένων. Για να κάνετε για μια βάση δεδομένων σε μορφή αρχείου .accdb, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για το ερώτημα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων.

    -ή-

    Για .mdb αρχείου μορφής βάση δεδομένων δημιουργήθηκε με μια παλαιότερη έκδοση της Access, στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα προβολές, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από την Προβολή και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων.

    -ή-

    Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα. Αυτή η ενέργεια εκτελεί το ερώτημα και φορτώνει τα αποτελέσματα σε ένα φύλλο δεδομένων.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

    Μια νέα γραμμή σύνολο εμφανίζεται κάτω από την τελευταία γραμμή δεδομένων στο φύλλο δεδομένων σας.

  3. Στη γραμμή σύνολο, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να αθροίσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πλήθος από τη λίστα.

Απόκρυψη γραμμής "σύνολο"

  • Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση γραμμή σύνολο, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων.

Επάνω μέρος της σελίδας

Καταμέτρηση δεδομένων με χρήση ενός ερωτήματος συνόλων

Καταμέτρηση δεδομένων με χρήση ενός ερωτήματος συνόλων αντί για γραμμή σύνολο, όταν πρέπει να μετρήσετε ορισμένες ή όλες τις εγγραφές που επιστρέφονται από ένα ερώτημα. Για παράδειγμα, μπορείτε να μετρήσετε τον αριθμό των συναλλαγών πωλήσεων, ή τον αριθμό των συναλλαγών σε μια μεμονωμένη πόλη.

Συνήθως, χρησιμοποιείτε ένα ερώτημα συνόλων αντί για γραμμή σύνολο όταν πρέπει να χρησιμοποιήσετε την τιμή που προκύπτει σε άλλο τμήμα της βάσης δεδομένων σας, όπως μια αναφορά.

Καταμέτρηση όλων των εγγραφών σε ένα ερώτημα

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

    Ο πίνακας εμφανίζεται σε ένα παράθυρο στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος.

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημα και βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να συμπεριλάβετε το πεδίο που θέλετε να μετρήσετε. Μπορείτε να μετρήσετε πεδία περισσότερους τύπους δεδομένων, με την εξαίρεση πεδία που περιέχουν σύνθετα, επαναλαμβανόμενα δεδομένα ανυσμάτων, όπως ένα πεδίο πολλών τιμών λιστών.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

    Η γραμμή συνόλου εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης και Ομαδοποίηση κατά εμφανίζεται στη γραμμή για κάθε πεδίο στο ερώτημα.

  5. Στη γραμμή σύνολο, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να μετρήσετε και επιλέξτε Πλήθος από τη λίστα αποτελεσμάτων.

  6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Τα αποτελέσματα του ερωτήματος εμφανίζονται σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  7. Προαιρετικά, αποθηκεύστε το ερώτημα.

Καταμέτρηση εγγραφών σε μια ομάδα ή κατηγορία

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα ή τους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

    Ο πίνακας ή πίνακες εμφανίζονται σε ένα παράθυρο στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος.

  3. Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που περιέχει τα δεδομένα κατηγορίας, καθώς και το πεδίο που περιέχει τις τιμές που θέλετε να μετρήσετε. Το ερώτημά σας δεν μπορεί να περιέχει άλλα περιγραφικά πεδία.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

    Η γραμμή συνόλου εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης και Ομαδοποίηση κατά εμφανίζεται στη γραμμή για κάθε πεδίο στο ερώτημα.

  5. Στη γραμμή σύνολο, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να μετρήσετε και επιλέξτε Πλήθος από τη λίστα αποτελεσμάτων.

  6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Τα αποτελέσματα του ερωτήματος εμφανίζονται σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  7. Προαιρετικά, αποθηκεύστε το ερώτημα.

Επάνω μέρος της σελίδας

Αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει και περιγράφει τις συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων που περιλαμβάνονται στην Access για χρήση στη γραμμή σύνολο και στα ερωτήματα. Να θυμάστε ότι η Access παρέχει περισσότερες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων για ερωτήματα από ό, τι για τη γραμμή σύνολο. Επίσης, εάν εργάζεστε με ένα έργο της Access (ένα προσκήνιο συνδεδεμένη με μια βάση δεδομένων Microsoft SQL Server στην Access), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μεγαλύτερο σύνολο συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων που παρέχει το SQL Server. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό το σύνολο των συναρτήσεων, ανατρέξτε στο θέμα Microsoft SQL Server βιβλία Online.

Συνάρτηση

Περιγραφή

Τύπος(οι) κατάλληλων δεδομένων για χρήση

Άθροισμα

Προσθέτει τα στοιχεία σε μια στήλη. Λειτουργεί μόνο με αριθμητικά δεδομένα και νομισματικές μονάδες.

Αριθμός, δεκαδικό, νομισματική μονάδα

Μέσος όρος

Υπολογίζει τον μέσο όρο για μια στήλη. Η στήλη πρέπει να περιέχει δεδομένα αριθμών, νομισματικής μονάδας ή δεδομένα ημερομηνίας/ώρας. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, δεκαδικό, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Ποσότητα

Μετράει το πλήθος των στοιχείων σε μία στήλη.

Όλοι οι τύποι δεδομένων εκτός από αυτούς που περιέχουν σύνθετα επαναλαμβανόμενα δεδομένα ανυσμάτων, όπως μια στήλη με λίστες πολλών τιμών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις λίστες πολλών τιμών, ανατρέξτε στα άρθρα Οδηγός για τα πεδία πολλών τιμών και Προσθήκη ή αλλαγή ενός πεδίου αναζήτησης που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε πολλές τιμές.

Μέγιστο

Επιστρέφει το στοιχείο με την υψηλότερη τιμή. Για δεδομένα κειμένου, η υψηλότερη τιμή είναι η τελευταία τιμή αλφαβητική σειρά και Access παραβλέπει το όρισμα πεζών-κεφαλαίων. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, δεκαδικό, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Ελάχιστο

Επιστρέφει το στοιχείο με τη χαμηλότερη τιμή. Για τα δεδομένα κειμένου η χαμηλότερη τιμή είναι η πρώτη αλφαβητική τιμή και Access παραβλέπει το όρισμα πεζών-κεφαλαίων. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, δεκαδικό, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Τυπική απόκλιση

Μέτρα διασποράς των τιμών είναι γύρω από μια τιμή μέσου όρου (έναν μέσο).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτής της συνάρτησης, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων.

Αριθμός, δεκαδικό, νομισματική μονάδα

Διακύμανση

Μετρά τη στατιστική διακύμανση όλων των τιμών στη στήλη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συνάρτηση μόνο σε δεδομένα αριθμητικό και νομισματικής μονάδας. Εάν ο πίνακας περιέχει λιγότερες από δύο γραμμές, η Access επιστρέφει μια τιμή null.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διακύμανση συναρτήσεις, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση συνόλων στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων.

Αριθμός, δεκαδικό, νομισματική μονάδα

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×