Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Θέματα σχεδίασης για την ενημέρωση δεδομένων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων όχι μόνο βοηθά στην εξασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων, αλλά είναι πιο εύκολο να διατηρηθεί και να ενημερωθεί. Μια βάση δεδομένων της Access δεν είναι αρχείο με την ίδια έννοια με ένα έγγραφο του Microsoft Word ή μια γέφυρα διαφανειών του Microsoft PowerPoint. Αντί για αυτό, είναι μια συλλογή αντικειμένων — πίνακες, φόρμες, αναφορές, ερωτήματα κ. λπ. — που πρέπει να συνεργάζονται για να λειτουργήσουν σωστά.

Οι χρήστες καταχωρούν δεδομένα κυρίως μέσω στοιχείων ελέγχου. Αυτό που κάνετε με ένα δεδομένο στοιχείο ελέγχου εξαρτάται από τον τύπο δεδομένων που έχει καθοριστεί για το πεδίο του υποκείμενου πίνακα, τις ιδιότητες που έχουν καθοριστεί για αυτό το πεδίο και τις ιδιότητες που έχουν καθοριστεί για το στοιχείο ελέγχου. Τέλος, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης πρόσθετων τεχνικών βάσεων δεδομένων, όπως η επικύρωση, οι προεπιλεγμένες τιμές, οι λίστες και οι αναζητήσεις και οι διαδοχικές ενημερώσεις. 

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενημέρωση δεδομένων από μια θέση χρήστη, ανατρέξτε στο θέμα τρόποι προσθήκης, επεξεργασίας και διαγραφής εγγραφών.

Σε αυτό το άρθρο

Πώς η σχεδίαση της βάσης δεδομένων επηρεάζει την καταχώρηση δεδομένων

Οι πληροφορίες που διατηρείτε σε μια βάση δεδομένων είναι αποθηκευμένες σε πίνακες, οι οποίες περιέχουν δεδομένα σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως στοιχεία του ενεργητικού ή επαφές. Κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο, όπως μια συγκεκριμένη επαφή. Μια εγγραφή αποτελείται από πεδία, όπως το όνομα, η διεύθυνση και ο αριθμός τηλεφώνου. Μια εγγραφή ονομάζεται συνήθως γραμμή και ένα πεδίο ονομάζεται συνήθως στήλη. Αυτά τα αντικείμενα πρέπει να συμμορφώνονται με ένα σύνολο αρχών σχεδίασης ή η βάση δεδομένων είτε θα λειτουργεί σωστά είτε θα αποτυγχάνει εντελώς. Με τη σειρά του, αυτές οι αρχές σχεδίασης επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο καταχωρείτε δεδομένα. Λάβετε υπόψη σας τα εξής:

  • Πίνακες    Η Access αποθηκεύει όλα τα δεδομένα σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Ο αριθμός των πινάκων που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από τη σχεδίαση και την πολυπλοκότητα της βάσης δεδομένων. Παρόλο που μπορείτε να προβάλετε δεδομένα σε μια φόρμα, μια αναφορά ή στα αποτελέσματα που επιστρέφονται από ένα ερώτημα, η Access αποθηκεύει τα δεδομένα μόνο σε πίνακες και τα άλλα αντικείμενα στη βάση δεδομένων είναι χτισμένα επάνω από αυτούς τους πίνακες. Κάθε πίνακας πρέπει να βασίζεται σε ένα θέμα. Για παράδειγμα, ένας πίνακας με πληροφορίες επαγγελματικών επαφών δεν πρέπει να περιέχει πληροφορίες πωλήσεων. Σε αυτή την περίπτωση, η εύρεση και η επεξεργασία των σωστών πληροφοριών μπορεί να γίνει δύσκολη, αν όχι αδύνατη.

  • Τύποι δεδομένων    Συνήθως, κάθε ένα από τα πεδία σε έναν πίνακα αποδέχεται μόνο έναν τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε σημειώσεις σε ένα πεδίο που έχει καθοριστεί για να αποδεχτείτε αριθμούς. Εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε κείμενο σε ένα τέτοιο πεδίο, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος. Ωστόσο, αυτός ο κανόνας δεν είναι σκληρός και γρήγορος. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε αριθμούς (όπως ταχυδρομικούς κώδικες) σε ένα πεδίο που έχει καθοριστεί για τον τύπο δεδομένων "σύντομο κείμενο", αλλά δεν μπορείτε να κάνετε υπολογισμούς σε αυτά τα δεδομένα, επειδή η Access το θεωρεί τμήμα κειμένου.

    Με ορισμένες εξαιρέσεις, τα πεδία σε μια εγγραφή θα πρέπει να δέχονται μόνο μία τιμή. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να εισαγάγετε περισσότερες από μία διευθύνσεις σε ένα πεδίο διεύθυνσης. Αυτό συμβαίνει σε αντίθεση με το Microsoft Excel, το οποίο σας επιτρέπει να εισαγάγετε οποιονδήποτε αριθμό ονομάτων ή διευθύνσεων ή εικόνων σε ένα μεμονωμένο κελί, εκτός εάν έχετε ρυθμίσει αυτό το κελί ώστε να αποδέχεται περιορισμένους τύπους δεδομένων. 

  • Πεδία πολλών τιμών    Η Access παρέχει μια δυνατότητα που ονομάζεται πεδίο πολλών τιμών για να επισυνάψετε πολλά τμήματα δεδομένων σε μία εγγραφή και να δημιουργήσετε λίστες που αποδέχονται πολλές τιμές. Μπορείτε πάντα να προσδιορίσετε μια λίστα πολλών τιμών, επειδή η Access εμφανίζει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στοιχείο της λίστας. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισυνάψετε ένα κατάστρωμα διαφανειών του Microsoft PowerPoint και οποιονδήποτε αριθμό εικόνων σε μια εγγραφή στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια λίστα με ονόματα και να επιλέξετε όσα ονόματα χρειάζονται. Η χρήση των πεδίων πολλών τιμών μπορεί να φαίνεται ότι παραβιάζει τους κανόνες της σχεδίασης βάσης δεδομένων, επειδή μπορείτε να αποθηκεύσετε περισσότερες από μία εγγραφές ανά πεδίο πίνακα. Αλλά η Access επιβάλλει τους κανόνες "πίσω από τις σκηνές", αποθηκεύοντας τα δεδομένα σε ειδικούς, κρυφούς πίνακες.

  • Χρήση φορμών    Συνήθως δημιουργείτε φόρμες όταν θέλετε να κάνετε μια βάση δεδομένων πιο εύχρηστη και για να εξασφαλίσετε ότι οι χρήστες θα εισαγάγουν δεδομένα με ακρίβεια. Ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για την επεξεργασία δεδομένων εξαρτάται από τη σχεδίαση της φόρμας. Οι φόρμες μπορεί να περιέχουν οποιονδήποτε αριθμό στοιχείων ελέγχου, όπως λίστες, πλαίσια κειμένου, κουμπιά, ακόμα και φύλλα δεδομένων. Στη συνέχεια, κάθε ένα από τα στοιχεία ελέγχου της φόρμας είτε διαβάζει δεδομένα είτε κάνει εγγραφή δεδομένων σε ένα υποκείμενο πεδίο πίνακα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων και Δημιουργία πίνακα και προσθήκη πεδίων.

Αρχή της σελίδας

Ορίστε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο ή στοιχείο ελέγχου

Εάν ένας μεγάλος αριθμός εγγραφών κάνει κοινή χρήση της ίδιας τιμής για ένα δεδομένο πεδίο, όπως μια πόλη ή μια χώρα/περιοχή, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο ορίζοντας μια προεπιλεγμένη τιμή για το στοιχείο ελέγχου που είναι δεσμευμένο σε αυτό το πεδίο ή στο ίδιο το πεδίο. Όταν ανοίγετε τη φόρμα ή τον πίνακα για να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή, η προεπιλεγμένη τιμή εμφανίζεται σε αυτό το στοιχείο ελέγχου ή πεδίο.

Σε έναν πίνακα

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή σχεδίασης.

  2. Στο επάνω μέρος της προβολής, επιλέξτε το πεδίο.

  3. Στο κάτω μέρος της προβολής, επιλέξτε την καρτέλα Γενικά .

  4. Ορίστε την ιδιότητα Default Value στην τιμή που θέλετε.

Σε μια φόρμα

  1. Ανοίξτε τη φόρμα σε προβολή διάταξης ή σχεδίασης.

  2. Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο ελέγχου με το οποίο θέλετε να εργαστείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  3. Στην καρτέλα δεδομένα , ορίστε την ιδιότητα προεπιλεγμένη τιμή στην τιμή που θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Χρήση κανόνων επικύρωσης για τον περιορισμό δεδομένων

Μπορείτε να επικυρώσετε δεδομένα σε βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access καθώς την εισαγάγετε χρησιμοποιώντας κανόνες επικύρωσης. Οι κανόνες επικύρωσης μπορούν να οριστούν είτε σε σχεδίαση πίνακα ή σε προβολή φύλλου δεδομένων πίνακα. Υπάρχουν τρεις τύποι κανόνων επικύρωσης στην Access:

  • Κανόνας επικύρωσης πεδίου    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα επικύρωσης πεδίου για να καθορίσετε ένα κριτήριο που πρέπει να ικανοποιούν όλες οι έγκυρες τιμές πεδίων. Κανονικά, δεν θα χρειαστεί να καθορίσετε το τρέχον πεδίο ως μέρος του κανόνα, εκτός εάν χρησιμοποιείτε το πεδίο σε μια συνάρτηση. Περιορισμοί σχετικά με τους τύπους των χαρακτήρων που εισάγονται σε ένα πεδίο, μπορεί να είναι πιο εύκολο να εφαρμοστούν με μια Μάσκα εισαγωγής. Για παράδειγμα, ένα πεδίο ημερομηνίας μπορεί να έχει έναν κανόνα επικύρωσης που δεν επιτρέπει τις παρελθοντικές τιμές.

  • Κανόνας επικύρωσης εγγραφής    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα επικύρωσης εγγραφής για να καθορίσετε μια συνθήκη που πρέπει να ικανοποιούν όλες οι έγκυρες εγγραφές. Μπορείτε να συγκρίνετε εγγραφές σε διαφορετικά πεδία χρησιμοποιώντας έναν κανόνα επικύρωσης εγγραφής. Για παράδειγμα, μια εγγραφή με δύο πεδία ημερομηνίας μπορεί να απαιτεί οι τιμές ενός πεδίου να προηγούνται πάντα από τις τιμές του άλλου πεδίου (για παράδειγμα, το έναρξης είναι πριν από το EndDate).

  • Επικύρωση σε φόρμα    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης ενός στοιχείου ελέγχου σε μια φόρμα για να καθορίσετε ένα κριτήριο που πρέπει να ικανοποιεί όλες τις τιμές που εισάγονται σε αυτό το στοιχείο ελέγχου. Η ιδιότητα λειτουργίας Κανόνας επικύρωσης λειτουργεί όπως ένας κανόνας επικύρωσης πεδίου. Συνήθως, χρησιμοποιείται ένας κανόνας επικύρωσης φόρμας αντί για έναν κανόνα επικύρωσης πεδίου, εάν ο κανόνας αφορά μόνο τη συγκεκριμένη φόρμα και όχι τον πίνακα, ανεξάρτητα από το πού χρησιμοποιήθηκε.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Περιορισμός εισαγωγής δεδομένων με τη χρήση κανόνων επικύρωσης.

Αρχή της σελίδας

Εργασία με λίστες τιμών και πεδία αναζήτησης

Υπάρχουν δύο τύποι δεδομένων λίστας στην Access:

  • Λίστες τιμών    Αυτά περιέχουν ένα κωδικοποιημένο καθορισμένο μέρος τιμών που εισάγετε με μη αυτόματο τρόπο. Οι τιμές βρίσκονται στην ιδιότητα προέλευση γραμμής του πεδίου.

  • Πεδία αναζήτησης    Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούν ένα ερώτημα για την ανάκτηση τιμών από έναν άλλο πίνακα. Η ιδιότητα προέλευση γραμμής του πεδίου περιέχει ένα ερώτημα αντί για μια κωδικοποιημένη λίστα τιμών. Το ερώτημα ανακτά τιμές από έναν ή περισσότερους πίνακες σε μια βάση δεδομένων. Από προεπιλογή, το πεδίο αναζήτησης παρουσιάζει αυτές τις τιμές σε εσάς με τη μορφή μιας λίστας. Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ορίζετε το πεδίο αναζήτησης, μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα στοιχεία από τη συγκεκριμένη λίστα.

    Σημείωση    Τα πεδία αναζήτησης μπορούν να προκαλέσουν σύγχυση στους νέους χρήστες της Access, επειδή μια λίστα στοιχείων εμφανίζεται σε μία θέση (τη λίστα που δημιουργεί η Access από τα δεδομένα του πεδίου αναζήτησης), αλλά τα δεδομένα μπορούν να βρίσκονται σε μια άλλη θέση (τον πίνακα που περιέχει τα δεδομένα).

Από προεπιλογή, η Access εμφανίζει δεδομένα λίστας σε ένα στοιχείο ελέγχου σύνθετου πλαισίου, παρόλο που μπορείτε να καθορίσετε ένα στοιχείο ελέγχου πλαισίου λίστας. Ανοίγει ένα σύνθετο πλαίσιο για να παρουσιάσει τη λίστα και, στη συνέχεια, κλείνει μόλις κάνετε μια επιλογή. Ένα πλαίσιο λίστας, αντίθετα, παραμένει ανοιχτό ανά πάσα στιγμή.

Για να επεξεργαστείτε λίστες, μπορείτε επίσης να εκτελέσετε την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας ή μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα απευθείας στην ιδιότητα προέλευση γραμμής του πίνακα προέλευσης. Όταν ενημερώνετε τα δεδομένα σε ένα πεδίο αναζήτησης, ενημερώνετε τον πίνακα προέλευσης.

Εάν η ιδιότητα Τύπος προέλευσης γραμμής του πλαισίου λίστας ή του σύνθετου πλαισίου είναι ρυθμισμένη στη λίστα τιμών, μπορείτε να επεξεργαστείτε τη λίστα των τιμών ενώ η φόρμα είναι ανοιχτή σε προβολή φόρμας — αποφεύγοντας την ανάγκη μετάβασης σε προβολή σχεδίασης ή προβολή διάταξης, ανοίγοντας το φύλλο ιδιοτήτων και επεξεργαστείτε την ιδιότητα προέλευση γραμμής για το στοιχείο ελέγχου κάθε φορά που πρέπει να κάνετε μια αλλαγή στη λίστα. Για να επεξεργαστείτε τη λίστα τιμών, η ιδιότητα δυνατότητα επεξεργασίας λίστας τιμών για το πλαίσιο λίστας ή το σύνθετο πλαίσιο πρέπει να είναι ρυθμισμένη σε " Ναι".

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας επιλογών με χρήση πλαισίου λίστας ή σύνθετου πλαισίου.

Αποτροπή της επεξεργασίας της λίστας τιμών σε προβολή φόρμας

  1. Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης ή Προβολή διάταξης.

  2. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανιστεί το φύλλο ιδιοτήτων.

  3. Στην καρτέλα δεδομένα του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα δυνατότητα επεξεργασίας λίστας τιμών σε Όχι.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευσηή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S Εικόνα κουμπιού .

Καθορισμός διαφορετικής φόρμας για την επεξεργασία της λίστας τιμών

Από προεπιλογή, η Access παρέχει μια ενσωματωμένη φόρμα για το σκοπό της επεξεργασίας της λίστας τιμών. Εάν έχετε μια άλλη φόρμα που θα προτιμούσατε να χρησιμοποιήσετε για αυτόν το σκοπό, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα της φόρμας στην ιδιότητα μορφή φόρμας επεξεργασίας στοιχείων λίστας , ως εξής:

  1. Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης ή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανιστεί το φύλλο ιδιοτήτων.

  3. Στην καρτέλα δεδομένα του φύλλου ιδιοτήτων, κάντε κλικ στο βέλος του αναπτυσσόμενου μενού στο πλαίσιο ιδιότητας φόρμα επεξεργασίας στοιχείων λίστας .

  4. Κάντε κλικ στη φόρμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την επεξεργασία της λίστας τιμών.

  5. Κάντε κλικ στο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευσηή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S Εικόνα κουμπιού .

Εξέταση ενός πεδίου αναζήτησης σε μια φόρμα

  1. Ανοίξτε τη φόρμα σε προβολή διάταξης ή σχεδίασης.

  2. Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο ελέγχου πλαισίου λίστας ή σύνθετου πλαισίου και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  3. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα όλα και εντοπίστε τις ιδιότητες Τύπος προέλευσης γραμμής και προέλευση γραμμής . Η ιδιότητα Type Source Row πρέπει να περιέχει είτε λίστα τιμών είτε πίνακα/ερώτημακαι η ιδιότητα προέλευση γραμμής πρέπει να περιέχει είτε μια λίστα στοιχείων που διαχωρίζονται με ερωτηματικά είτε ένα ερώτημα. Για περισσότερο χώρο, κάντε δεξί κλικ στην ιδιότητα και επιλέξτε ζουμ ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT + F2.

    Συνήθως, οι λίστες τιμών χρησιμοποιούν αυτή τη βασική σύνταξη: "στοιχείο"; " στοιχείο";" στοιχείο"

    Σε αυτή την περίπτωση, η λίστα είναι ένα μέρος των στοιχείων που περιβάλλονται από διπλά εισαγωγικά και διαχωρίζονται με ερωτηματικά.

    Επιλογή ερωτημάτων Χρησιμοποιήστε αυτήν τη βασική σύνταξη: Select [table_or_query_name]. [ field_name] από [table_or_query_name].

    Σε αυτήν την περίπτωση, το ερώτημα περιέχει δύο όρους (επιλογή και από). Ο πρώτος όρος αναφέρεται σε έναν πίνακα ή ερώτημα και ένα πεδίο σε αυτόν τον πίνακα ή το ερώτημα. Ο δεύτερος όρος αναφέρεται μόνο στον πίνακα ή το ερώτημα. Εδώ θα βρείτε ένα βασικό σημείο που πρέπει να θυμάστε: οι όροι SELECT δεν χρειάζεται να περιέχουν το όνομα ενός πίνακα ή ερωτήματος, παρόλο που προτείνεται και πρέπει να περιέχουν το όνομα τουλάχιστον ενός πεδίου. Ωστόσο, όλοι οι όροι FROM πρέπει να αναφέρονται σε έναν πίνακα ή ερώτημα. Έτσι, μπορείτε πάντα να βρίσκετε τον πίνακα προέλευσης ή το ερώτημα προέλευσης για ένα πεδίο αναζήτησης διαβάζοντας τον όρο FROM.

  4. Κάντε ένα από τα εξής.

    • Εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα τιμών, επεξεργαστείτε τα στοιχεία στη λίστα. Βεβαιωθείτε ότι περιβάλετε κάθε στοιχείο με διπλά εισαγωγικά και διαχωρίστε κάθε στοιχείο με ελληνικό ερωτηματικό.

    • Εάν το ερώτημα στη λίστα αναζήτησης αναφέρεται σε ένα άλλο ερώτημα, ανοίξτε το δεύτερο ερώτημα σε Προβολή σχεδίασης (κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα στο παράθυρο περιήγησης και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης). Σημειώστε το όνομα του πίνακα που εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

      Διαφορετικά, εάν το ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης αναφέρεται σε έναν πίνακα, σημειώστε το όνομα του πίνακα και προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

  5. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε τα στοιχεία της λίστας ανάλογα με τις ανάγκες.

Εξέταση πεδίου αναζήτησης σε πίνακα

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή σχεδίασης.

  2. Στο επάνω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, στη στήλη τύπος δεδομένων , κάντε κλικ ή με άλλο τρόπο Τοποθετήστε την εστίαση σε οποιοδήποτε πεδίο κείμενο, αριθμός ή Ναι/Όχι.

  3. Στο κάτω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης πίνακα, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναζήτηση και, στη συνέχεια, δείτε τις ιδιότητες Τύπος προέλευσης γραμμής και προέλευση γραμμής .

    Η ιδιότητα Type Source Row πρέπει να διαβάσει τη λίστα τιμών ή τον πίνακα/ερώτημα. Η ιδιότητα προέλευση γραμμής πρέπει να περιέχει είτε μια λίστα τιμών είτε ένα ερώτημα.

    Λίστες τιμών Χρησιμοποιήστε αυτήν τη βασική σύνταξη: "στοιχείο"; " στοιχείο";" στοιχείο"

    Σε αυτή την περίπτωση, η λίστα είναι ένα μέρος των στοιχείων που περιβάλλονται από διπλά εισαγωγικά και διαχωρίζονται με ερωτηματικά.

    Συνήθως, τα ερωτήματα επιλογής χρησιμοποιούν αυτή τη βασική σύνταξη: Select [table_or_query_name]. [ field_name] από [table_or_query_name].

    Σε αυτήν την περίπτωση, το ερώτημα περιέχει δύο όρους (επιλογή και από). Ο πρώτος όρος αναφέρεται σε έναν πίνακα ή ερώτημα και ένα πεδίο σε αυτόν τον πίνακα ή το ερώτημα. Ο δεύτερος όρος αναφέρεται μόνο στον πίνακα ή το ερώτημα. Εδώ θα βρείτε ένα βασικό σημείο που πρέπει να θυμάστε: οι όροι SELECT δεν χρειάζεται να περιέχουν το όνομα ενός πίνακα ή ερωτήματος, παρόλο που προτείνεται και πρέπει να περιέχουν το όνομα τουλάχιστον ενός πεδίου. Ωστόσο, όλοι οι όροι FROM πρέπει να αναφέρονται σε έναν πίνακα ή ερώτημα. Έτσι, μπορείτε πάντα να βρίσκετε τον πίνακα προέλευσης ή το ερώτημα προέλευσης για ένα πεδίο αναζήτησης διαβάζοντας τον όρο FROM.

  4. Κάντε ένα από τα εξής.

    • Εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα τιμών, επεξεργαστείτε τα στοιχεία στη λίστα. Βεβαιωθείτε ότι περιβάλετε κάθε στοιχείο με διπλά εισαγωγικά και διαχωρίστε κάθε στοιχείο με ελληνικό ερωτηματικό.

    • Εάν το ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης αναφέρεται σε ένα άλλο ερώτημα, στο παράθυρο περιήγησης, ανοίξτε το δεύτερο ερώτημα σε προβολή σχεδίασης (κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης). Σημειώστε το όνομα του πίνακα που εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

      Διαφορετικά, εάν το ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης αναφέρεται σε έναν πίνακα, σημειώστε το όνομα του πίνακα και προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

  5. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε τα στοιχεία της λίστας ανάλογα με τις ανάγκες.

Αρχή της σελίδας

Διαγραφή των δεδομένων από μια λίστα τιμών ή ένα πεδίο αναζήτησης

Τα στοιχεία σε μια λίστα τιμών βρίσκονται στον ίδιο πίνακα με τις άλλες τιμές μιας εγγραφής. Αντίθετα, τα δεδομένα σε ένα πεδίο αναζήτησης βρίσκονται σε έναν ή περισσότερους άλλους πίνακες. Για να καταργήσετε δεδομένα από μια λίστα τιμών, ανοίξτε τον πίνακα και επεξεργαστείτε τα στοιχεία.

Η κατάργηση δεδομένων από μια λίστα αναζήτησης απαιτεί πρόσθετα βήματα και αυτά τα βήματα διαφέρουν, ανάλογα με το αν το ερώτημα για τις λίστες αναζήτησης λαμβάνει δεδομένα από έναν πίνακα ή ένα άλλο ερώτημα. Εάν το ερώτημα για τη λίστα αναζήτησης βασίζεται σε έναν πίνακα, προσδιορίζετε αυτόν τον πίνακα και το πεδίο που περιέχει τα δεδομένα που εμφανίζονται στη λίστα. Μπορείτε, στη συνέχεια, να ανοίξετε τον πίνακα προέλευσης και να επεξεργαστείτε τα δεδομένα σε αυτό το πεδίο. Εάν το ερώτημα για τη λίστα αναζήτησης βασίζεται σε ένα άλλο ερώτημα, πρέπει να ανοίξετε αυτό το δεύτερο ερώτημα, να βρείτε τον πίνακα προέλευσης και το πεδίο από το οποίο το δεύτερο ερώτημα λαμβάνει τα δεδομένα και να αλλάξετε τις τιμές σε αυτόν τον πίνακα.

Κατάργηση δεδομένων από μια λίστα τιμών

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή σχεδίασης.

  2. Στο επάνω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης, επιλέξτε το πεδίο πίνακα που περιέχει τη λίστα τιμών.

  3. Στο κάτω τμήμα του πλέγματος, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναζήτηση και, στη συνέχεια, εντοπίστε την ιδιότητα Προέλευση γραμμής.

    Από προεπιλογή, τα στοιχεία σε μια λίστα τιμών περικλείονται από διπλά εισαγωγικά και κάθε στοιχείο διαχωρίζεται με ερωτηματικό: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Ανάλογα με τις ανάγκες, καταργήστε στοιχεία από τη λίστα. Μην ξεχάσετε να διαγράψετε τα εισαγωγικά που περικλείουν κάθε διαγραμμένο στοιχείο. Επίσης, μην αφήνετε ερωτηματικό στην αρχή, μην αφήνετε ζεύγη ερωτηματικών μαζί (;;) και, εάν καταργήσετε το τελευταίο στοιχείο στη λίστα, διαγράψτε το τελικό ερωτηματικό.

    Σημαντικό    Εάν διαγράψετε ένα στοιχείο από μια λίστα τιμών και οι εγγραφές στον πίνακα χρησιμοποιούν ήδη το διαγραμμένο στοιχείο, το διαγραμμένο στοιχείο παραμένει μέρος της εγγραφής μέχρι να το αλλάξετε. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας έχει μια αποθήκη στην Πόλη Α, αλλά, στη συνέχεια, πουλά αυτό το κτίριο. Εάν καταργήσετε το στοιχείο "Πόλη Α" από τη λίστα των αποθηκών, θα εξακολουθείτε να βλέπετε το στοιχείο "Πόλη Α" στον πίνακά σας μέχρι να αλλάξετε αυτές τις τιμές.

Κατάργηση δεδομένων από ένα πεδίο αναζήτησης

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή σχεδίασης.

  2. Στο επάνω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης, επιλέξτε το πεδίο αναζήτησης.

  3. Στο κάτω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναζήτηση και, στη συνέχεια, εντοπίστε τις ιδιότητες Τύπος προέλευσης γραμμής και Προέλευση γραμμής.

    Η ιδιότητα Τύπος προέλευσης γραμμής πρέπει να εμφανίζει Πίνακας/Ερώτημα και η ιδιότητα Προέλευση γραμμής πρέπει να περιέχει ένα ερώτημα που αναφέρεται σε έναν πίνακα ή ένα άλλο ερώτημα. Τα ερωτήματα για τα πεδία αναζήτησης ξεκινούν πάντα με την επιλογή του Word .

    Συνήθως (αλλά όχι πάντα), ένα ερώτημα επιλογής χρησιμοποιεί αυτή τη βασική σύνταξη: SELECT [όνομα_πίνακα_ή_ερωτήματος]. [όνομα_πεδίου] FROM [όνομα_πίνακα_ή_ερωτήματος].

    Σε αυτήν την περίπτωση, το ερώτημα περιέχει δύο όρους (επιλογή και από). Ο πρώτος όρος αναφέρεται σε έναν πίνακα και σε ένα πεδίο σε αυτόν τον πίνακα. αντίστροφα, ο δεύτερος όρος αναφέρεται μόνο στον πίνακα. Ένα σημείο που πρέπει να θυμάστε: ο όρος FROM θα σας λέει πάντα το όνομα του πίνακα ή του ερωτήματος προέλευσης. Οι όροι SELECT μπορεί να μην περιέχουν πάντα το όνομα ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος, παρόλο που περιέχουν πάντα το όνομα τουλάχιστον ενός πεδίου. Ωστόσο, όλοι οι όροι FROM πρέπει να αναφέρονται σε έναν πίνακα ή ερώτημα.

  4. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν το ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης αναφέρεται σε ένα άλλο ερώτημα, κάντε κλικ στο κουμπί Δόμηση (στην καρτέλα δεδομένα του φύλλου ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" επόμενο) για να ανοίξετε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης. Σημειώστε το όνομα του πίνακα που εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο βήμα 5.

    • Εάν το ερώτημα στο πεδίο αναζήτησης παραπέμπει σε έναν πίνακα, σημειώστε το όνομα του πίνακα και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο βήμα 5.

  5. Ανοίξτε τον πίνακα προέλευσης σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  6. Εντοπίστε το πεδίο που περιέχει τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται στη λίστα αναζήτησης και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε αυτά τα δεδομένα ανάλογα με τις ανάγκες.

Αρχή της σελίδας

Πώς οι τύποι δεδομένων επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο καταχωρείτε δεδομένα

Όταν σχεδιάζετε έναν πίνακα βάσης δεδομένων, επιλέγετε έναν τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο σε αυτόν τον πίνακα, μια διαδικασία που σας βοηθά να εξασφαλίσετε πιο ακριβή καταχώρηση δεδομένων.

Προβολή τύπων δεδομένων

Κάντε ένα από τα εξής:

Χρήση της προβολής φύλλου δεδομένων

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα πεδία , στην ομάδα μορφοποίηση , ανατρέξτε στην τιμή της λίστας τύπος δεδομένων. Η τιμή αλλάζει καθώς τοποθετείτε το δρομέα στα διάφορα πεδία του πίνακά σας:

    Η λίστα τύπου δεδομένων

Χρήση της προβολής σχεδίασης

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή σχεδίασης.

  2. Εξετάστε το πλέγμα σχεδίασης. Το επάνω τμήμα του πλέγματος εμφανίζει το όνομα και τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου πίνακα.

    Πεδία σε προβολή Σχεδίασης

Πώς οι τύποι δεδομένων επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων

Ο τύπος δεδομένων που ορίζετε για κάθε πεδίο πίνακα παρέχει το πρώτο επίπεδο ελέγχου για τον τύπο των δεδομένων που επιτρέπονται σε ένα πεδίο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως ένα πεδίο "μεγάλο κείμενο", μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα που θέλετε. Σε άλλες περιπτώσεις, όπως ένα πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση", η ρύθμιση "τύπος δεδομένων" για το πεδίο δεν σας επιτρέπει να καταχωρήσετε καμία πληροφορία. Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τους τύπους δεδομένων που παρέχει το Access και περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα τύποι δεδομένων για βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access και τροποποιήστε ή αλλάξτε τη ρύθμιση τύπου δεδομένων για ένα πεδίο.

Τύπος δεδομένων

Εφέ στην καταχώρηση δεδομένων

Σύντομο κείμενο

Σημειώστε ότι, αρχίζοντας από την Access 2013, οι τύποι δεδομένων κειμένου έχουν μετονομαστεί σε Σύντομο κείμενο.

Τα πεδία σύντομων κειμένων αποδέχονται είτε κείμενο είτε αριθμητικούς χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένων των οριοθετημένων λιστών στοιχείων. Ένα πεδίο κειμένου αποδέχεται μικρότερο αριθμό χαρακτήρων από το πεδίο "μεγάλο κείμενο", από 0 έως 255 χαρακτήρες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συναρτήσεις μετατροπής για την εκτέλεση υπολογισμών στα δεδομένα σε ένα πεδίο σύντομου κειμένου.

Μεγάλο κείμενο

Σημείωση, ξεκινώντας από την Access 2013, οι τύποι δεδομένων "Υπόμνημα" έχουν μετονομαστεί σε μεγάλο κείμενο.

Μπορείτε να εισαγάγετε μεγάλες ποσότητες κειμένου και αριθμητικών δεδομένων σε αυτόν τον τύπο πεδίου μέχρι 64.000 χαρακτήρες. Επίσης, μπορείτε να ορίσετε το πεδίο για να υποστηρίζει τη μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου, μπορείτε να εφαρμόσετε τους τύπους μορφοποίησης που συνήθως βρίσκετε στα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Word. Για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειράς σε συγκεκριμένους χαρακτήρες στο κείμενό σας και να τους κάνετε τολμηρούς ή πλάγιους χαρακτήρες και ούτω καθεξής. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες Hypertext Markup Language (HTML) στα δεδομένα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή ή Προσθήκη πεδίου εμπλουτισμένου κειμένου.

Επιπλέον, τα πεδία μεγάλου κειμένου έχουν μια ιδιότητα που ονομάζεται Μόνο προσάρτηση. Όταν ενεργοποιείτε αυτήν την ιδιότητα, μπορείτε να προσαρτήσετε νέα δεδομένα σε ένα πεδίο μεγάλου κειμένου, αλλά δεν μπορείτε να αλλάξετε τα υπάρχοντα δεδομένα. Η δυνατότητα αυτή προορίζεται για χρήση σε εφαρμογές όπως οι βάσεις δεδομένων παρακολούθησης ζητημάτων, όπου μπορεί να χρειαστεί να διατηρήσετε μια μόνιμη εγγραφή που παραμένει χωρίς δυνατότητα τροποποίησης. Όταν τοποθετείτε το δρομέα σε ένα πεδίο μεγάλου κειμένου με ενεργοποιημένη την ιδιότητα Μόνο προσάρτηση , από προεπιλογή, το κείμενο στο πεδίο εξαφανίζεται. Δεν μπορείτε να εφαρμόσετε οποιαδήποτε μορφοποίηση ή άλλες αλλαγές στο κείμενο.

Όπως τα πεδία "σύντομο κείμενο", μπορείτε επίσης να εκτελέσετε συναρτήσεις μετατροπής με βάση τα δεδομένα σε ένα πεδίο μεγάλου κειμένου.

Αριθμός

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο αριθμούς σε αυτόν τον τύπο πεδίου και μπορείτε να πραγματοποιήσετε υπολογισμούς για τις τιμές σε ένα πεδίο αριθμού.

Μεγάλος αριθμός

Σημείωση, οι τύποι δεδομένων "μεγάλος αριθμός" είναι διαθέσιμοι μόνο στην έκδοση συνδρομής του Office 365 της Access.

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο αριθμούς σε αυτόν τον τύπο πεδίου και μπορείτε να πραγματοποιήσετε υπολογισμούς για τις τιμές σε ένα πεδίο μεγάλου αριθμού.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση του τύπου δεδομένων "Μεγάλος αριθμός".

Hμερομηνία/Ώρα

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ημερομηνίες και ώρες σε αυτόν τον τύπο πεδίου. 

Μπορείτε να ορίσετε μια μάσκα εισαγωγής για το πεδίο (μια σειρά από κατεξοχήν χαρακτήρες και χαρακτήρες κράτησης θέσης που εμφανίζονται όταν επιλέγετε το πεδίο), πρέπει να εισαγάγετε δεδομένα στα κενά διαστήματα και τη μορφή που παρέχει η μάσκα. Για παράδειγμα, εάν βλέπετε μια μάσκα, όπως MMM_DD_YYYY, πρέπει να πληκτρολογήσετε Oct 11 2017 στα κενά που παρέχονται. Δεν μπορείτε να εισαγάγετε ένα πλήρες όνομα μήνα ή μια διψήφια τιμή έτους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Έλεγχος μορφών καταχώρησης δεδομένων με μάσκες εισαγωγής.

Εάν δεν δημιουργήσετε μια μάσκα εισαγωγής, μπορείτε να εισαγάγετε την τιμή χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε έγκυρη μορφή ημερομηνίας ή ώρας. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε 11 Οκτωβρίου 2017, 10/11/17, 11 Οκτωβρίου, 2017 και ούτω καθεξής.

Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε μια μορφή εμφάνισης στο πεδίο. Σε αυτή την περίπτωση, εάν δεν υπάρχει μάσκα εισαγωγής, μπορείτε να εισαγάγετε μια τιμή σχεδόν σε οποιαδήποτε μορφή, αλλά η Access θα εμφανίσει τις ημερομηνίες σύμφωνα με τη μορφή εμφάνισης. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε το 10/11/2017, αλλά η μορφή εμφάνισης μπορεί να έχει καθοριστεί έτσι ώστε να εμφανίζει την τιμή ως 11-Οκτ-2017.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή της σημερινής ημερομηνίας.

Νομισματική μονάδα

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο τις νομισματικές τιμές σε αυτόν τον τύπο πεδίου. Επίσης, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο ένα σύμβολο νομισματικής μονάδας. Από προεπιλογή, η Access εφαρμόζει το σύμβολο νομισματικής μονάδας (¥, £, $ και ούτω καθεξής) που καθορίζεται στις τοπικές ρυθμίσεις των Windows. Μπορείτε να αλλάξετε αυτό το σύμβολο νομισματικής μονάδας για να απεικονίσετε μια διαφορετική νομισματική μονάδα, εάν είναι απαραίτητο.

Αυτόματη Αρίθμηση

Δεν μπορείτε να εισαγάγετε ή να αλλάξετε τα δεδομένα σε αυτόν τον τύπο πεδίου οποιαδήποτε στιγμή. Η Access αυξάνει τις τιμές σε ένα πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση" κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα εγγραφή σε έναν πίνακα.

Υπολογίζεται

Δεν μπορείτε να εισαγάγετε ή να αλλάξετε τα δεδομένα σε αυτόν τον τύπο πεδίου οποιαδήποτε στιγμή. Τα αποτελέσματα αυτού του πεδίου καθορίζονται από μια παράσταση που καθορίζετε. Η Access ενημερώνει τις τιμές σε ένα πεδίο υπολογισμού κάθε φορά που προσθέτετε ή επεξεργάζεστε μια νέα εγγραφή σε έναν πίνακα.

Ναι/Όχι

Όταν κάνετε κλικ σε ένα πεδίο που έχει καθοριστεί σε αυτόν τον τύπο δεδομένων, η Access εμφανίζει είτε ένα πλαίσιο ελέγχου είτε μια αναπτυσσόμενη λίστα, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο μορφοποιείτε το πεδίο. Εάν μορφοποιήσετε το πεδίο για να εμφανίσετε μια λίστα, μπορείτε να επιλέξετε είτε Ναι είτε όχι, True ή False, ή Ενεργοποίηση ή Απενεργοποίηση από τη λίστα, ξανά ανάλογα με τη μορφή που έχειεφαρμοστεί στο πεδίο. Δεν μπορείτε να εισαγάγετε τιμές στη λίστα ή να αλλάξετε τις τιμές στη λίστα απευθείας από μια φόρμα ή έναν πίνακα.

Αντικείμενο OLE

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο πεδίου όταν θέλετε να εμφανίσετε δεδομένα από ένα αρχείο που έχει δημιουργηθεί με κάποιο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε ένα αρχείο κειμένου, ένα γράφημα του Excel ή μια γέφυρα διαφανειών του PowerPoint σε ένα πεδίο αντικειμένου OLE.

Τα συνημμένα παρέχουν έναν πιο γρήγορο, πιο εύκολο και πιο ευέλικτο τρόπο για να προβάλετε δεδομένα από άλλα προγράμματα.

Υπερ-σύνδεση

Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε αυτόν τον τύπο πεδίου και η Access το αναδιπλώνει σε μια διεύθυνση Web. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε μια τιμή στο πεδίο, η Access περιβάλλει το κείμενό σας με το http://www.your_text. com. Εάν εισαγάγετε μια έγκυρη διεύθυνση Web, η σύνδεσή σας θα λειτουργήσει. Διαφορετικά, η σύνδεσή σας θα έχει ως αποτέλεσμα ένα μήνυμα σφάλματος.

Επίσης, η επεξεργασία υπαρχουσών υπερ-συνδέσεων μπορεί να είναι δύσκολη, επειδή κάνοντας κλικ σε ένα πεδίο υπερ-σύνδεσης με το ποντίκι σας ξεκινά το πρόγραμμα περιήγησής σας και σας μεταφέρει στην τοποθεσία που καθορίζεται στη σύνδεση. Για να επεξεργαστείτε ένα πεδίο υπερ-σύνδεσης, επιλέξτε ένα γειτονικό πεδίο, χρησιμοποιήστε την καρτέλα ή τα πλήκτρα βέλους για να μετακινήσετε την εστίαση στο πεδίο υπερ-σύνδεσης και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F2 για να ενεργοποιήσετε την επεξεργασία.

Συνημμένο

Μπορείτε να επισυνάψετε δεδομένα από άλλα προγράμματα σε αυτόν τον τύπο πεδίου, αλλά δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε ή να εισαγάγετε κείμενο ή αριθμητικά δεδομένα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισύναψη αρχείων και γραφικών στις εγγραφές της βάσης δεδομένων σας.

Οδηγός αναζήτησης

Ο "Οδηγός αναζήτησης" δεν είναι τύπος δεδομένων. Αντί για αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό για να δημιουργήσετε δύο τύπους αναπτυσσόμενων λιστών: λίστες τιμών και πεδία αναζήτησης. Μια λίστα τιμών χρησιμοποιεί μια οριοθετημένη λίστα των στοιχείων που πληκτρολογείτε με μη αυτόματο τρόπο όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό αναζήτησης. Αυτές οι τιμές μπορεί να είναι ανεξάρτητες από οποιαδήποτε άλλα δεδομένα ή αντικείμενα στη βάση δεδομένων σας.

Αντίθετα, ένα πεδίο αναζήτησης χρησιμοποιεί ένα ερώτημα για την ανάκτηση δεδομένων από έναν ή περισσότερους από τους άλλους πίνακες σε μια βάση δεδομένων. Το πεδίο αναζήτησης, στη συνέχεια, εμφανίζει τα δεδομένα σε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Από προεπιλογή, ο Οδηγός αναζήτησης ορίζει το πεδίο "πίνακας" στον τύπο δεδομένων "Αριθμός".

Μπορείτε να εργαστείτε με πεδία αναζήτησης απευθείας σε πίνακες, αλλά και σε φόρμες και εκθέσεις. Από προεπιλογή, οι τιμές σε ένα πεδίο αναζήτησης εμφανίζονται σε έναν τύπο στοιχείου ελέγχου λίστας που ονομάζεται σύνθετο πλαίσιο — μια λίστα που έχει ένα αναπτυσσόμενο βέλος:

Μια κενή λίστα αναζήτησης

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα πλαίσιο λίστας το οποίο εμφανίζει διάφορα στοιχεία με μια γραμμή κύλισης για να δείτε περισσότερα στοιχεία:

Ένα στοιχείο ελέγχου βασικού πλαισίου λίστας σε φόρμα

Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ορίζετε το πεδίο αναζήτησης και το σύνθετο πλαίσιο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία στη λίστα και να προσθέσετε στοιχεία στη λίστα, απενεργοποιώντας την ιδιότητα Περιορισμός σε λίστα του πεδίου αναζήτησης.

Εάν δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε απευθείας τις τιμές σε μια λίστα, πρέπει να προσθέσετε ή να αλλάξετε τα δεδομένα στην προκαθορισμένη λίστα τιμών σας ή στον πίνακα που χρησιμεύει ως προέλευση για το πεδίο αναζήτησης.

Τέλος, όταν δημιουργείτε ένα πεδίο αναζήτησης, μπορείτε προαιρετικά να το θέσετε για υποστήριξη πολλών τιμών. Όταν το κάνετε αυτό, η λίστα που προκύπτει εμφανίζει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στοιχείο της λίστας και μπορείτε να επιλέξετε ή να απαλείψετε όσα στοιχεία χρειάζονται. Αυτή η εικόνα παρουσιάζει μια τυπική λίστα πολλών τιμών:

Λίστα με πλαίσια ελέγχου.

Για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία πεδίων αναζήτησης πολλών τιμών και τη χρήση των λιστών που προκύπτουν, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ή διαγραφή ενός πεδίου πολλών τιμών.

Αρχή της σελίδας

Πώς οι ιδιότητες πεδίου πίνακα επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο καταχωρείτε δεδομένα

Εκτός από τις αρχές σχεδίασης που ελέγχουν τη δομή μιας βάσης δεδομένων και τους τύπους δεδομένων που ελέγχουν τι μπορείτε να εισαγάγετε σε ένα δεδομένο πεδίο, πολλές ιδιότητες πεδίου μπορούν επίσης να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο καταχωρείτε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων της Access.

Προβολή ιδιοτήτων για ένα πεδίο πίνακα

Η Access παρέχει δύο τρόπους για να προβάλετε τις ιδιότητες ενός πεδίου πίνακα.

Σε προβολή φύλλου δεδομένων

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα πεδία και χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου στην ομάδα μορφοποίηση για να προβάλετε τις ιδιότητες για κάθε πεδίο πίνακα.

Σε προβολή σχεδίασης

  1. Ανοίξτε τον πίνακα σε Προβολή σχεδίασης.

  2. Στο κάτω τμήμα του πλέγματος, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά , εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένη.

  3. Για να δείτε τις ιδιότητες για ένα πεδίο αναζήτησης, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναζήτηση .

Πώς οι ιδιότητες επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τις ιδιότητες που έχουν τη μεγαλύτερη επίπτωση στην καταχώρηση δεδομένων και εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων.

Ιδιότητα

Θέση στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα

Πιθανές τιμές

Συμπεριφορά κατά την προσπάθειά σας να εισαγάγετε δεδομένα

Μέγεθος πεδίου

Καρτέλα " Γενικά "

0-255

Το όριο χαρακτήρων ισχύει μόνο για τα πεδία που έχουν οριστεί για τον τύπο δεδομένων "κείμενο". Εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε περισσότερους από τον καθορισμένο αριθμό χαρακτήρων, το πεδίο τα περικόπτει.

Υποχρεωτικό

Καρτέλα " Γενικά "

Ναι/Όχι

Όταν είναι ενεργοποιημένη, αυτή η ιδιότητα σας αναγκάζει να καταχωρήσετε μια τιμή σε ένα πεδίο και η Access δεν θα σας επιτρέψει να αποθηκεύσετε τυχόν νέα δεδομένα μέχρι να ολοκληρώσετε ένα απαιτούμενο πεδίο. Όταν είναι απενεργοποιημένο, το πεδίο δέχεται τιμές null, γεγονός που σημαίνει ότι το πεδίο μπορεί να παραμείνει κενό.

Μια τιμή null δεν είναι το ίδιο πράγμα με μια μηδενική τιμή. Το μηδέν είναι ψηφίο και το "null" είναι μια χαμένη, μη καθορισμένη ή άγνωστη τιμή.

Να επιτρέπονται συμβολοσειρές μηδενικού μήκους

Καρτέλα " Γενικά "

Ναι/Όχι

Όταν είναι ενεργοποιημένος, μπορείτε να εισαγάγετε συμβολοσειρές μηδενικού μήκους — συμβολοσειρές που δεν περιέχουν χαρακτήρες. Για να δημιουργήσετε μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους, εισαγάγετε ένα ζεύγος διπλών εισαγωγικών στο πεδίο ("").

Με ευρετήριο

Καρτέλα " Γενικά "

Ναι/Όχι

Όταν αναθέτετε ευρετήριο σε ένα πεδίο πίνακα, η Access δεν σας επιτρέπει να προσθέσετε διπλότυπες τιμές. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο από περισσότερα από ένα πεδία. Εάν το κάνετε αυτό, μπορείτε να αναπαραγάγετε τις τιμές σε ένα πεδίο, αλλά όχι και στα δύο πεδία.

Μάσκα εισαγωγής

Καρτέλα " Γενικά "

Προκαθορισμένα ή προσαρμοσμένα σύνολα κατεξοχήν χαρακτήρων και χαρακτήρων κράτησης θέσης

Μια μάσκα εισαγωγής σας αναγκάζει να εισαγάγετε δεδομένα σε μια προκαθορισμένη μορφή. Οι μάσκες εμφανίζονται όταν επιλέγετε ένα πεδίο σε έναν πίνακα ή ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάνετε κλικ σε ένα πεδίο ημερομηνίας και βλέπετε αυτό το ομάδα χαρακτήρων: ΜΜΜ-ΗΗ-ΕΕΕΕ. Αυτή είναι μια μάσκα εισαγωγής. Σας αναγκάζει να εισαγάγετε τιμές μήνα ως συντομογραφίες τριών γραμμάτων, όπως το OCT, και την τιμή year ως τέσσερα ψηφία — για παράδειγμα, OCT-15-2017.

Οι μάσκες εισαγωγής ελέγχουν μόνο τον τρόπο με τον οποίο πληκτρολογείτε δεδομένα και όχι τον τρόπο με τον οποίο η Access αποθηκεύει ή εμφανίζει αυτά τα δεδομένα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Έλεγχος μορφών καταχώρησης δεδομένων με μάσκες εισαγωγής και Μορφοποίηση πεδίου ημερομηνίας και ώρας.

Περιορισμός σε λίστα

Καρτέλα " Αναζήτηση "

Ναι/Όχι

Ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί τις αλλαγές στα στοιχεία ενός πεδίου αναζήτησης. Ορισμένες φορές, οι χρήστες προσπαθούν να αλλάξουν τα στοιχεία σε ένα πεδίο αναζήτησης με μη αυτόματο τρόπο. Όταν η Access δεν σας επιτρέπει να αλλάξετε τα στοιχεία σε ένα πεδίο, αυτή η ιδιότητα έχει την τιμή " Ναι". Εάν αυτή η ιδιότητα είναι ενεργοποιημένη και πρέπει να αλλάξετε τα στοιχεία μιας λίστας, πρέπει να ανοίξετε τη λίστα (εάν θέλετε να επεξεργαστείτε μια λίστα τιμών) ή τον πίνακα που περιέχει τα δεδομένα προέλευσης για τη λίστα (εάν θέλετε να επεξεργαστείτε ένα πεδίο αναζήτησης) και να αλλάξετε τις τιμές εκεί.

Να επιτρέπεται η επεξεργασία της λίστας τιμών

Καρτέλα " Αναζήτηση "

Ναι/Όχι

Ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί την εντολή " Επεξεργασία στοιχείων λίστας " για λίστες τιμών, αλλά όχι για τα πεδία αναζήτησης. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν την εντολή για τα πεδία αναζήτησης, πληκτρολογήστε ένα έγκυρο όνομα φόρμας στην ιδιότητα μορφή επεξεργασίας στοιχείων λίστας . Η εντολή "να επιτρέπεται η επεξεργασία λίστας τιμών" εμφανίζεται σε ένα μενού συντόμευσης που ανοίγετε κάνοντας δεξί κλικ σε ένα στοιχείο ελέγχου πλαισίου λίστας ή σύνθετου πλαισίου. Όταν εκτελείτε την εντολή, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας . Εναλλακτικά, εάν καθορίσετε το όνομα μιας φόρμας στην ιδιότητα επεξεργασία φόρμας "στοιχεία λίστας ", η Access θα εκκινήσει αυτήν τη φόρμα αντί να εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου.

Μπορείτε να εκτελέσετε την εντολή " Επεξεργασία στοιχείων λίστας " από τα στοιχεία ελέγχου πλαισίου λίστας και σύνθετου πλαισίου που βρίσκονται σε φόρμες και από τα στοιχεία ελέγχου σύνθετου πλαισίου που βρίσκονται σε πίνακες και σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος. Οι φόρμες πρέπει να είναι ανοικτές είτε σε προβολή σχεδίασης είτε σε Προβολή αναζήτησης. Οι πίνακες και τα σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος πρέπει να είναι ανοιχτά σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Φόρμα επεξεργασίας στοιχείων λίστας

Καρτέλα " Αναζήτηση "

Όνομα μιας φόρμας καταχώρησης δεδομένων

Εάν εισαγάγετε το όνομα μιας φόρμας καταχώρησης δεδομένων ως τιμή σε αυτήν την ιδιότητα πίνακα, αυτή η φόρμα ανοίγει όταν ένας χρήστης εκτελεί την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας . Διαφορετικά, το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας εμφανίζεται όταν οι χρήστες εκτελούν την εντολή.

Αρχή της σελίδας

Χρήση διαδοχικών ενημερώσεων για την αλλαγή τιμών πρωτεύοντος και ξένου κλειδιού

Κατά καιρούς, ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε μια τιμή πρωτεύοντος κλειδιού. Εάν χρησιμοποιείτε αυτό το πρωτεύον κλειδί ως εξωτερικό κλειδί, μπορείτε να ενημερώνετε αυτόματα τις αλλαγές σας σε όλες τις θυγατρικές παρουσίες του εξωτερικού κλειδιού.

Ως υπενθύμιση, το πρωτεύον κλειδί είναι μια τιμή που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο κάθε γραμμή (εγγραφή) σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων. Το εξωτερικό κλειδί είναι μια στήλη που ταιριάζει με το πρωτεύον κλειδί. Συνήθως, τα ξένα κλειδιά βρίσκονται σε άλλους πίνακες και σας δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια σχέση (μια σύνδεση) μεταξύ των δεδομένων των πινάκων.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε έναν αριθμό ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού προϊόντος ως πρωτεύον κλειδί. Ένας αριθμός ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο ένα προϊόν. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον αριθμό ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού ως εξωτερικό κλειδί σε έναν πίνακα δεδομένων παραγγελιών. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εντοπίσετε όλες τις παραγγελίες που αφορούν κάθε προϊόν, επειδή κάθε φορά που κάποιος τοποθετεί μια παραγγελία για το συγκεκριμένο προϊόν, το αναγνωριστικό γίνεται μέρος της παραγγελίας.

Ορισμένες φορές, αλλάζουν οι αριθμοί ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚών (ή άλλοι τύποι πρωτευόντων κλειδιών). Όταν το κάνουν, μπορείτε να αλλάξετε την τιμή του πρωτεύοντος κλειδιού και να έχετε αυτή την αλλαγή αυτόματα διαδοχικά σε όλες τις σχετικές θυγατρικές εγγραφές. Ενεργοποιείτε αυτή τη συμπεριφορά ενεργοποιώντας την ακεραιότητα αναφορών και τις διαδοχικές ενημερώσεις μεταξύ των δύο πινάκων.

Να θυμάστε αυτούς τους σημαντικούς κανόνες:

  • Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις διαδοχικές ενημερώσεις μόνο για τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού που έχουν καθοριστεί στους τύπους δεδομένων "κείμενο" ή "Αριθμός". Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαδοχικές ενημερώσεις για πεδία που έχουν τεθεί στον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση".

  • Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις διαδοχικές ενημερώσεις μόνο μεταξύ πινάκων με σχέση ένα-προς-πολλά.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία σχέσεων. Ανατρέξτε στο θέμα οδηγός για τις σχέσεις πινάκων και δημιουργία, επεξεργασία ή διαγραφή μιας σχέσης.

Οι ακόλουθες διαδικασίες συμβαδίζει και εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε πρώτα μια σχέση και, στη συνέχεια, να ενεργοποιήσετε διαδοχικές ενημερώσεις για αυτήν τη σχέση.

Δημιουργία της σχέσης

  1. Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, επιλέξτε Σχέσεις.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα σχέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση πίνακα.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα , επιλέξτε την καρτέλα πίνακες , επιλέξτε τους πίνακες που θέλετε να αλλάξετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκηκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

    Μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο SHIFT για να επιλέξετε πολλούς πίνακες ή μπορείτε να προσθέσετε κάθε πίνακα ξεχωριστά. Επιλέξτε μόνο τους πίνακες στις πλευρές "ένα" και "πολλά" της σχέσης.

  4. Στο παράθυρο " σχέσεις ", σύρετε το πρωτεύον κλειδί από τον πίνακα στην πλευρά "ένα" της σχέσης και αποθέστε το στο πεδίο ξένου κλειδιού του πίνακα στην πλευρά "πολλά" της σχέσης.

    Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου:

    Παράθυρο διαλόγου 'Επεξεργασία σχέσεων' με υπάρχουσα σχέση

  5. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

Ενεργοποίηση διαδοχικών ενημερώσεων στα πρωτεύοντα κλειδιά

  1. Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, επιλέξτε Σχέσεις.

  2. Εμφανίζεται το παράθυρο " σχέσεις " και εμφανίζει τους συνδέσμους (εμφανίζονται ως γραμμές σύνδεσης) μεταξύ των πινάκων στη βάση δεδομένων. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει μια τυπική σχέση:

  3. Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή συνδέσμου μεταξύ του γονικού και του θυγατρικού πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία σχέσης.

    Μια σχέση μεταξύ δύο πινάκων

    Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου:

    Το παράθυρο διαλόγου 'Επεξεργασία σχέσεων'.

  4. Επιλέξτε Διαδοχική ενημέρωση σχετικών πεδίων, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Γιατί οι αριθμοί ΤΑΥΤΌΤΗΤΑς μερικές φορές φαίνεται να παραλείπουν έναν αριθμό

Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο που έχει καθοριστεί στον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση", η Access δημιουργεί αυτόματα μια τιμή για αυτό το πεδίο σε κάθε νέα εγγραφή. Η τιμή αυξάνεται από προεπιλογή, έτσι ώστε κάθε νέα εγγραφή να λαμβάνει τον επόμενο διαθέσιμο διαδοχικό αριθμό. Ο σκοπός του τύπου δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση" είναι να δώσετε μια τιμή που είναι κατάλληλη για χρήση ως πρωτεύον κλειδί. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη, καθορισμός, αλλαγή ή κατάργηση του πρωτεύοντος κλειδιού.

Όταν διαγράφετε μια γραμμή από έναν πίνακα που περιέχει ένα πεδίο που έχει καθοριστεί στον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση", η τιμή στο πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση" για τη συγκεκριμένη γραμμή δεν χρησιμοποιείται πάντα αυτόματα. Για αυτόν το λόγο, ο αριθμός που δημιουργεί η Access μπορεί να μην είναι ο αριθμός που αναμένετε να δείτε και τα κενά μπορεί να εμφανίζονται στη σειρά των αριθμών ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού — αυτό οφείλεται στη σχεδίαση. Θα πρέπει να βασίζεστε μόνο στη μοναδικότητα των τιμών σε ένα πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση" και όχι στην ακολουθία τους.

Αρχή της σελίδας

Μαζική ενημέρωση δεδομένων με χρήση ερωτημάτων

Τα ερωτήματα προσάρτησης, ενημέρωσης και διαγραφής είναι ισχυροί τρόποι για να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να καταργήσετε εγγραφές μαζικά. Επιπλέον, οι μαζικές ενημερώσεις είναι πιο εύκολες και πιο αποτελεσματικές για την εκτέλεση όταν χρησιμοποιείτε ορθές αρχές σχεδίασης βάσεων δεδομένων. Η χρήση ενός ερωτήματος προσάρτησης, ενημέρωσης ή διαγραφής μπορεί να είναι μια προφύλαξη χρόνου, επειδή μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ξανά το ερώτημα.

Σημαντικό    Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας πριν από τη χρήση αυτών των ερωτημάτων. Η δημιουργία ενός αντιγράφου ασφαλείας σε ετοιμότητα μπορεί να σας βοηθήσει να διορθώσετε γρήγορα τυχόν λάθη που μπορεί να κάνετε ακούσια.

Προσάρτηση ερωτημάτων    Χρησιμοποιήστε το για να προσθέσετε πολλές εγγραφές σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Μία από τις συχνότερες χρήσεις ενός ερωτήματος προσάρτησης είναι να προσθέσετε μια ομάδα εγγραφών από έναν ή περισσότερους πίνακες σε μια βάση δεδομένων προέλευσης σε έναν ή περισσότερους πίνακες σε μια βάση δεδομένων προορισμού. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι αποκτάτε ορισμένους νέους πελάτες και μια βάση δεδομένων που περιέχει έναν πίνακα με πληροφορίες σχετικά με αυτούς τους πελάτες. Για να αποφύγετε την εισαγωγή αυτών των νέων δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να το προσαρτήσετε στον κατάλληλο πίνακα ή πίνακες στη βάση δεδομένων σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη εγγραφών σε έναν πίνακα με χρήση ενός ερωτήματος προσάρτησης.

Ερωτήματα ενημέρωσης    Χρησιμοποιήστε το για να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε τμήματα (αλλά όχι όλα) πολλών υπαρχουσών εγγραφών. Φανταστείτε τα ερωτήματα ενημέρωσης ως πανίσχυρες μορφές του παραθύρου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Μπορείτε να εισαγάγετε ένα κριτήριο επιλογής (το τραχύ ισοδύναμο μιας συμβολοσειράς αναζήτησης) και ένα κριτήριο ενημέρωσης (το τραχύ ισοδύναμο μιας συμβολοσειράς αντικατάστασης). Σε αντίθεση με το παράθυρο διαλόγου, τα ερωτήματα ενημέρωσης μπορούν να αποδεχθούν πολλά κριτήρια, να σας επιτρέψουν να ενημερώσετε έναν μεγάλο αριθμό εγγραφών σε μία φάση και να σας επιτρέψουν να αλλάξετε εγγραφές σε περισσότερους από έναν πίνακες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία και εκτέλεση ερωτήματος ενημέρωσης.

Διαγραφή ερωτημάτων    Όταν θέλετε να διαγράψετε γρήγορα πολλά δεδομένα ή να διαγράψετε ένα τμήμα δεδομένων σε τακτά χρονικά διαστήματα, μια διαγραφή είναι χρήσιμη, επειδή τα ερωτήματα καθιστούν δυνατό τον καθορισμό κριτηρίων για τη γρήγορη εύρεση και διαγραφή των δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα τρόποι προσθήκης, επεξεργασίας και διαγραφής εγγραφών.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×