Επιλογή και χρήση των προτύπων της Access 2007

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Βήμα 1: Επιλογή προτύπου

Βήμα 2: Προσαρμογή προτύπου

Βήμα 3: Προσθήκη δεδομένων σε νέα βάση δεδομένων

Βήμα 4: Εντοπισμός εγγραφών


Επισκόπηση

Για να μπορείτε ευκολότερα να ξεκινήσετε με μια αποτελεσματική βάση δεδομένων, η Microsoft Office Access παρέχει διάφορα πρότυπα βάσεων δεδομένων επαγγελματικής σχεδίασης. Κάθε πρότυπο δημιουργεί μια πλήρη λύση, που μπορείτε είτε να την χρησιμοποιήσετε χωρίς καμία τροποποίηση είτε να την προσαρμόσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Κάθε πρότυπο περιέχει προκαθορισμένους πίνακες, φόρμες, εκθέσεις, ερωτήματα, μακροεντολές και σχέσεις που μπορούν να παρέχουν ιδέες για προσαρμογή της δικής σας βάσης δεδομένων.

Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να κάνετε λήψη άλλων προτύπων βάσεων δεδομένων της Access από την τοποθεσία Web του Microsoft Office Online κάνοντας κλικ σε συνδέσεις μέσα από την Access. Αφού επιλέξετε ένα πρότυπο και το προσαρμόσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να προσθέσετε δεδομένα και να αρχίσετε να περιηγείστε στις εγγραφές.

Βήμα 1: Επιλογή προτύπου

Μπορείτε είτε να επιλέξετε ένα από τα πρότυπα που εγκαθίστανται με την Access είτε να αναζητήσετε ένα πρότυπο στο δίκτυο.

Επιλογή εγκατεστημένου προτύπου

  1. Στο παράθυρο Γρήγορα αποτελέσματα με την εφαρμογή Microsoft Office Access, στην περιοχή Κατηγορίες προτύπων, κάντε κλικ στην επιλογή Τοπικά πρότυπα.

    Λίστα με τα διαθέσιμα πρότυπα   

Πρότυπο

Χρήση

Πάγια

Παρακολούθηση των παγίων καθώς και των λεπτομερειών των παγίων και των κατόχων. Μπορείτε να τοποθετήσετε τα πάγια σε κατηγορίες και να καταγράψετε την κατάστασή τους, την ημερομηνία απόκτησης, τη θέση και τον κάτοχό τους.

Επαφές

Διαχείριση πληροφοριών σχετικά με άτομα που εργάζονται με την ομάδα σας, όπως πελάτες και συνεργάτες. Μπορείτε να παρακολουθείτε πληροφορίες ονομάτων και διευθύνσεων, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακόμη και να επισυνάψετε μια εικόνα.

Εκδηλώσεις

Παρακολούθηση προσεχών συναντήσεων, προθεσμιών και άλλων σημαντικών εκδηλώσεων. Γράψτε έναν τίτλο, τη θέση, την ώρα έναρξης, την ώρα λήξης και μια περιγραφή και επιπλέον επισυνάψτε μια εικόνα.

Σχολή

Διαχείριση σημαντικών πληροφοριών σχετικά με τα μέλη της σχολής, όπως αριθμούς τηλεφώνων, διευθύνσεις, πληροφορίες επαφών έκτακτης ανάγκης και δεδομένα απασχόλησης.

Θέματα

Διαχείριση και παρακολούθηση ενός συνόλου θεμάτων ή προβλημάτων. Μπορείτε να αναθέσετε, να ιεραρχήσετε και να παρακολουθήσετε την πρόοδο των θεμάτων από την αρχή μέχρι το τέλος.

Έργα μάρκετινγκ

Διαχείριση των λεπτομερειών ενός έργου μάρκετινγκ και επίσης προγραμματισμός και εποπτεία των παραδοτέων του έργου.

Έργα

Διαχείριση εργασιών και παρακολούθηση του προϋπολογισμού για ένα ή περισσότερα έργα.

Διαδικασία πωλήσεων

Εποπτεία της προόδου των πιθανών πωλήσεων σε μια μικρή ομάδα επαγγελματιών πωλήσεων.

Φοιτητές

Διαχείριση πληροφοριών σχετικά με τους φοιτητές σας, συμπεριλαμβανομένων των επαφών για περίπτωση ανάγκης, ιατρικών πληροφοριών και πληροφοριών σχετικά με τους κηδεμόνες τους.

Εργασίες

Παρακολυθήστε μια ομάδα στοιχείων εργασίας που πρέπει να ολοκληρώσετε εσείς ή η ομάδα σας.

Northwind 2007

Δημιουργία συστήματος παρακολούθησης παραγγελιών. Θα πρέπει να διαγράψετε τα δεδομένα που περιλαμβάνονται ως παράδειγμα.

  1. Κάντε κλικ στο πρότυπο στο οποίο θέλετε να βασίσετε τη βάση δεδομένων σας.

  2. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων σας.

  3. Για να επιλέξετε μια συγκεκριμένη θέση για τη νέα βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο εικονίδιο του φακέλου δίπλα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

    Συμβουλή: Για να συνδέσετε τη βάση δεδομένων σε μια τοποθεσία Windows SharePoint Services, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία και σύνδεση της βάσης δεδομένων σας σε μια τοποθεσία των υπηρεσιών Windows SharePoint Services.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Η νέα βάση δεδομένων σας είναι έτοιμη πλέον για χρήση και μπορείτε να επιλέξετε να την προσαρμόσετε όπως θέλετε.

Επιλογή προτύπου στο δίκτυο

  1. Στο παράθυρο Γρήγορα αποτελέσματα με την εφαρμογή Microsoft Office Access, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να περιηγηθείτε σε όλα τα πρότυπα στο δίκτυο, στην περιοχή Κατηγορίες προτύπων, επιλέξτε Νέες δυνατότητες και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.

    • Για να επιλέξετε ένα πρότυπο στο δίκτυο με βάση ένα θέμα, κάντε κλικ σε ένα θέμα Από το Microsoft Office Online και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.

  2. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για το πρότυπο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου δίπλα στο πλαίσιο κειμένου για να επιλέξετε μια συγκεκριμένη θέση για τη νέα βάση δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη.

Συμβουλή: Για να συνδέσετε τη βάση δεδομένων σε μια τοποθεσία του Microsoft Windows SharePoint Services, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία και σύνδεση της βάσης δεδομένων σας σε μια τοποθεσία των υπηρεσιών Windows SharePoint Services.

Η νέα βάση δεδομένων σας είναι έτοιμη πλέον για χρήση και μπορείτε να επιλέξετε να την προσαρμόσετε όπως θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Προσαρμογή προτύπου

Αφού επιλέξετε το πρότυπο της βάσης δεδομένων που θέλετε, μπορείτε να το προσαρμόσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε από ένα πρότυπο περιέχει έναν αριθμό ενσωματωμένων, προσχεδιασμένων πινάκων, φορμών και εκθέσεων με τα οποία μπορείτε να εργαστείτε αμέσως. Όταν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων από ένα πρότυπο, η Access δημιουργεί τους πίνακες και τα άλλα αντικείμενα που είναι απαραίτητα για την υποστήριξη του σκοπού για τον οποίο σχεδιάστηκε το πρότυπο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η δομή της βάσης δεδομένων στο πρότυπο είναι πολύπλοκη και ενδεχομένως να χρειαστεί να προσαρμόσετε ορισμένα μέρη της δομής της. Εάν κάνετε αλλαγές σχεδίασης στους πίνακες που παρέχονται, πρέπει να φροντίσετε να μην ακυρώσετε τις υπάρχουσες σχέσεις. Εάν ανακαλύψετε ότι χρειάζεται να κάνετε σημαντικές αλλαγές στη δομή ενός προτύπου, ενδεχομένως να είναι ευκολότερο να ξεκινήσετε με μια κενή βάση δεδομένων.

Όταν προσαρμόζετε ένα πρότυπο, προσπαθήστε να αποφύγετε τη μετονομασία των πεδίων ή των πινάκων. Αυτά τα πεδία και οι πίνακες ενδεχομένως να χρησιμοποιούνται σε άλλα αντικείμενα βάσεων δεδομένων, όπως φόρμες και εκθέσεις και η μετονομασία τους μπορεί να εμποδίσει τη σωστή λειτουργία άλλων αντικειμένων βάσεων δεδομένων που αναφέρονται σε αυτά τα πεδία και τα ονόματα πινάκων ή εξαρτώνται από αυτά. Πριν να μετονομάσετε έναν πίνακα στο παράθυρο περιήγησης ή πριν να μετονομάσετε ένα πεδίο σε προβολή φύλλου δεδομένων ή σε προβολή σχεδίασης, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων είναι ενεργοποιημένη. Η δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης Ονομάτων μεταδίδει αυτόματα αλλαγές ονομάτων σε πεδία, πίνακες, φόρμες ή εκθέσεις σε άλλα αντικείμενα σε όλη τη βάση δεδομένων. Συνήθως, η ρύθμιση Αυτόματη Διόρθωση Ονομάτων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή για όλες τις νέες βάσεις δεδομένων.

Προσαρμογή φόρμας ή έκθεσης

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια φόρμα ή μια έκθεση ενός προτύπου με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, για να αλλάξετε τη μορφή μιας φόρμας, ανοίξτε την σε προβολή διάρθρωσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια μορφή από την ομάδα Αυτόματη Μορφοποίηση (στην καρτέλα Μορφοποίηση). Επίσης, μπορείτε να προσαρμόσετε μια φόρμα ή μια έκθεση προσθέτοντας νέα πεδία. Όταν προσθέτετε ένα πεδίο σε μια φόρμα ή μια έκθεση, δημιουργείτε ένα στοιχείο ελέγχου στη συγκεκριμένη φόρμα ή έκθεση. Εάν θέλετε να προσαρμόσετε τα υπάρχοντα στοιχεία ελέγχου σε ένα πρότυπο, μπορείτε να αλλάξετε τις ιδιότητες αυτών των στοιχείων ελέγχου.

Προσθήκη νέου στοιχείου ελέγχου σε φόρμα ή έκθεση

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξιό κλικ στη φόρμα ή την έκθεση στην οποία θέλετε να προσθέσετε το στοιχείο ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση.

  3. Στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου, κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση "Οδηγών στοιχείων ελέγχου".

    Εντολή 'Χρήση οδηγών στοιχείων ελέγχου' στην ομάδα 'Στοιχεία ελέγχου'

  4. Ακολουθήστε τα βήματα που περιλαμβάνονται στον οδηγό, για να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε το νέο στοιχείο ελέγχου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία φορμών και εκθέσεων, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αλλαγή στοιχείου ελέγχου

Μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο εμφάνισης ενός υπάρχοντος στοιχείου ελέγχου σε μια φόρμα ή μια έκθεση. Για να αλλάξετε μια μορφή εμφάνισης, αλλάζετε την ιδιότητα Μορφή ενός πεδίου. Στη συνέχεια, η ιδιότητα Μορφή του πεδίου μεταβιβάζεται αυτόματα από τα στοιχεία ελέγχου που βασίζονται στο συγκεκριμένο πεδίο σε οποιεσδήποτε νέες φόρμες και εκθέσεις δημιουργείτε.

Ορισμός της μορφής εμφάνισης σε προβολή φύλλου δεδομένων

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει το στοιχείο ελέγχου που θέλετε να αλλάξετε.

  3. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που περιέχει το πεδίο τη μορφή του οποίου θέλετε να ορίσετε.

    Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  4. Κάντε κλικ στο πεδίο του οποίου τη μορφή θέλετε να ορίσετε.

  5. Στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, κάντε κλικ στο βέλος στην αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στην επιλογή Μορφοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια μορφή. Εικόνα της Κορδέλας της Access της ομάδας "Τύπος δεδομένων" και "Μορφοποίηση"

    Το πεδίο εμφανίζεται με τη νέα μορφή εμφάνισης που εφαρμόστηκε.

Ορισμός της μορφής εμφάνισης σε προβολή σχεδίασης

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει το στοιχείο ελέγχου που θέλετε να αλλάξετε.

  3. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξιό κλικ στον πίνακα που περιέχει το πεδίο του οποίου τη μορφή εμφάνισης θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Προβολή σχεδίασης.

    Ο πίνακας ανοίγει σε προβολή σχεδίασης.

  4. Κάντε κλικ στο πεδίο του οποίου τη μορφή θέλετε να ορίσετε.

  5. Στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου, στην καρτέλα Γενικές, επιλέξτε μια μορφή εμφάνισης από τη λίστα Μορφή.

  6. Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Προσθήκη δεδομένων στη νέα βάση δεδομένων σας

Αφού επιλέξετε ένα πρότυπο και κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές, μπορείτε να προσθέσετε δεδομένα στη βάση δεδομένων σας είτε εισάγοντας εξωτερικά δεδομένα είτε πραγματοποιώντας σύνδεση σε αυτά.

Εισαγωγή δεδομένων

Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε διάφορες μορφές, όπως βιβλία εργασιών του Excel, λίστες των Υπηρεσιών Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, βιβλία διευθύνσεων του Outlook ή άλλες βάσεις δεδομένων της Access.

  • Για να εισαγάγετε δεδομένα, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή για τον τύπο αρχείου που εισάγετε.

    Κουμπιά εντολών στην ομάδα 'Εισαγωγή'

    Σημειώσεις: 

    • Εάν δεν βλέπετε ένα εικονίδιο για τον τύπο δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων.

    • Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να βρείτε μια εντολή για να εισαγάγετε τα εξωτερικά σας δεδομένα, ενδεχομένως να χρειαστεί να εκκινήσετε το πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήσατε τα δεδομένα αρχικά (αυτό θα πρέπει να το κάνετε εκτός της Access) και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το συγκεκριμένο πρόγραμμα για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε μια κοινή μορφή αρχείου (όπως είναι τα οριοθετημένο αρχείο κειμένου). Στη συνέχεια, επιστρέψτε στην Access και χρησιμοποιήστε μία από τις εντολές εξωτερικών δεδομένων για να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα.

  • Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, ενδέχεται να σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες αυτών των βημάτων εισαγωγής. Η αποθήκευση των λεπτομερειών μπορεί να είναι χρήσιμη εάν εισαγάγετε δεδομένα από την ίδια προέλευση δεδομένων στο μέλλον. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής εισαγάγετε τις λεπτομέρειες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση εισαγωγής. Τώρα μπορείτε να επαναλάβετε την ίδια εισαγωγή οποιαδήποτε στιγμή κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές στην ομάδα Εισαγωγή της καρτέλας Εξωτερικά δεδομένα. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της εργασίας εισαγωγής, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Σύνδεση με δεδομένα

Όταν συνδέεστε με δεδομένα, τα δεδομένα παραμένουν αποθηκευμένα στην αρχική θέση και εμφανίζονται ως συνδεδεμένος πίνακας στη νέα βάση δεδομένων σας. Για τις περισσότερες μορφές αρχείων, μπορείτε να προβάλετε και να τροποποιήσετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας είτε την Access είτε το αρχικό πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήθηκαν τα δεδομένα, επειδή λειτουργούν και τα δύο με τα ίδια φυσικά δεδομένα. Ωστόσο, εάν τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, μπορείτε μόνο να προβάλετε τα συνδεδεμένα δεδομένα στην Access, αλλά δεν μπορείτε να τα τροποποιήσετε. Για να τροποποιήσετε δεδομένα σε ένα συνδεδεμένο βιβλίο εργασίας, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Excel.

    1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, επιλέξτε και ανοίξτε τη βάση δεδομένων.

    3. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην ομάδα Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή για τον τύπο αρχείου στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να συνδεθείτε με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Excel. Εάν δεν βλέπετε ένα εικονίδιο για τον τύπο δεδομένων με τον οποίο θέλετε να συνδεθείτε, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα.

      Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων.

      Σημείωση: Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να βρείτε μια εντολή για να συνδεθείτε με τα εξωτερικά σας δεδομένα, ενδεχομένως να χρειαστεί να εκκινήσετε το πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήσατε αρχικά τα δεδομένα (αυτό θα πρέπει να το κάνετε εκτός της Access) και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε μια κοινή μορφή αρχείου (όπως είναι τα οριοθετημένο αρχείο κειμένου). Στη συνέχεια, επιστρέψτε στην Access και χρησιμοποιήστε μία από τις εντολές εξωτερικών δεδομένων για να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα.

    4. Στον παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο προέλευσης δεδομένων ή πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή του αρχείου προέλευσης δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

    5. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε στην περιοχή Καθορίστε με ποιον τρόπο και σε ποια θέση θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στην τρέχουσα βάση δεδομένων.

      Για τις περισσότερες μορφές αρχείων εκκινείται ένας οδηγός. Ωστόσο, εάν πραγματοποιείτε σύνδεση με δεδομένα σε μια βάση δεδομένων της Access, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένου. Κάντε τις επιλογές σας στο παράθυρο διαλόγου Σύνδεση πινάκων και, στη συνέχεια, συνεχίστε με το βήμα 7. Διαφορετικά, συνεχίστε με το βήμα 6.

    6. Ακολουθήστε τα βήματα στον οδηγό. Η ακριβής διαδικασία θα εξαρτηθεί από τις επιλογές που θα κάνετε.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 4: Εντοπισμός εγγραφών

Αφού εισαγάγετε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σας, θα χρειαστεί να εντοπίσετε συγκεκριμένες εγγραφές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή εργαλείων που βρίσκεται στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων σας για να εντοπίσετε εγγραφές.

Κουμπιά περιήγησης

Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά περιήγησης για να βρείτε τις εγγραφές σε έναν πίνακα ή προβολή.:

Κουμπί περιήγησης

Χρήση για μετάβαση σε

1.

Πρώτη εγγραφή

2.

Προηγούμενη εγγραφή

3.

Συγκεκριμένη εγγραφή — Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε τον αριθμό της εγγραφής και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER για να εμφανίσετε αυτή την εγγραφή. Η μέτρηση των αριθμών των εγγραφών είναι συνεχόμενη από την αρχή της φόρμας ή του φύλλου δεδομένων.

4.

Επόμενη εγγραφή

5,

Τελευταία εγγραφή

6.

Νέα (κενή) εγγραφή

7.

Φίλτρο — Αυτή η ένδειξη δείχνει εάν έχει εφαρμοστεί ένα φίλτρο. Εάν δεν έχει εφαρμοστεί φίλτρο ή εάν όλα τα φίλτρα έχουν εκκαθαριστεί, εμφανίζεται η ένδειξη Χωρίς φίλτρο.

8.

Πλαίσιο αναζήτησης — Πληκτρολογήστε κείμενο στο πλαίσιο Αναζήτηση και η πρώτη τιμή που θα συμφωνεί με το κείμενο που πληκτρολογείτε θα επισημανθεί σε πραγματικό χρόνο. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη δυνατότητα για να εκτελέσετε γρήγορη αναζήτηση μιας εγγραφής.

Πρόσθετες επιλογές για εντοπισμό εγγραφών

Μπορείτε επίσης να εντοπίσετε εγγραφές χρησιμοποιώντας μία από τις παρακάτω μεθόδους.

Μετάβαση σε συγκεκριμένη εγγραφή

Αναζήτηση για μια συγκεκριμένη εγγραφή

Φίλτρο για να εμφανίσετε μόνο ένα συγκεκριμένο σύνολο εγγραφών

Εκτέλεση μιας προσαρμοσμένης αναζήτησης με χρήση ενός ερωτήματος

Μετάβαση σε συγκεκριμένη εγγραφή

Ορισμένα πρότυπα περιέχουν φόρμες που έχουν την επιλογή να προβάλουν μια συγκεκριμένη εγγραφή με χρήση μιας αναπτυσσόμενης λίστας Μετάβαση σε. Για παράδειγμα, η φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής" στο πρότυπο "Επαφές" και η φόρμα "Εργασίες και έργα" στο πρότυπο "Έργα μάρκετινγκ". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την επιλογή για να προβάλετε μια συγκεκριμένη εγγραφή από την αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν η επιλογή είναι διαθέσιμη, το πλαίσιο Μετάβαση σε βρίσκεται στην επάνω αριστερή ενότητα της φόρμας.

  1. Κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στη λίστα "Μετάβαση σε".

    Το πλαίσιο 'Μετάβαση σε'

  2. Κάντε κλικ στην εγγραφή που θέλετε να προβάλετε.

Αναζήτηση συγκεκριμένης εγγραφής

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Εύρεση στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση για να αναζητήσετε συγκεκριμένες εγγραφές. Μπορείτε να εκτελέσετε αναζήτηση σε ένα συγκεκριμένο πεδίο ή σε έναν ολόκληρο πίνακα ή σε μια προβολή.

Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση μόνο εάν στον πίνακα ή την προβολή εμφανίζονται δεδομένα.

  1. Ανοίξτε τον πίνακα που θέλετε να αναζητήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πεδίο που περιέχει την εγγραφή που θέλετε να βρείτε.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εύρεση, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση.

    Κουμπί εντολής 'Εύρεση'

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, πληκτρολογήστε το κριτήριο αναζήτησης που θέλετε στο πλαίσιο Εύρεση του.

  4. Στη λίστα Αναζήτηση κάντε κλικ στην επιλογή Όλα και έπειτα κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης.

Φιλτράρισμα για εμφάνιση μόνο ενός συγκεκριμένου συνόλου εγγραφών

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε ένα φίλτρο, ώστε να μπορείτε να μεταβείτε εύκολα από φιλτραρισμένη σε αφιλτράριστη προβολή των ίδιων δεδομένων.

Μπορείτε να εφαρμόσετε ένα φίλτρο για να περιορίσετε τις εγγραφές που εμφανίζονται μόνο σε όσες ταιριάζουν με τα κριτήριά σας. Η εφαρμογή ενός φίλτρου διευκολύνει την εύρεση των εγγραφών που θέλετε. Για παράδειγμα, για να περιορίσετε γρήγορα τις εμφανιζόμενες εγγραφές, κάντε δεξιό κλικ σε ένα πεδίο, την τιμή του οποίου θέλετε να αντιστοιχίσετε και, στη συνέχεια, κάντε μία από τις επιλογές του μενού επιλογής Είναι ίσο με, Δεν είναι ίσο με, Περιέχει ή Δεν περιέχει.

  • Ανοίξτε τον πίνακα ή τη φόρμα όπου θέλετε να προσθέσετε ένα φίλτρο.

  • Για να βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας ή η φόρμα δεν είναι ήδη φιλτραρισμένα, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή όλων των φίλτρων. Αν αυτή η εντολή δεν είναι διαθέσιμη (απενεργοποιημένη), δεν έχει εφαρμοστεί φίλτρο.

    Ομάδα 'Ταξινόμηση και φιλτράρισμα'

  • Για να εφαρμόσετε ένα φίλτρο, κάντε κλικ στο πεδίο με βάση το οποίο θέλετε να φιλτράρετε και, στη συνέχεια, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, κάντε κλικ στην επιλογή Φίλτρο και επιλέξτε μια επιλογή φιλτραρίσματος.

  • Για να εφαρμόσετε ένα φίλτρο που βασίζεται σε μια επιλογή, ανοίξτε ένα πίνακα ή μια φόρμα και μεταβείτε στην εγγραφή που περιέχει την τιμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως τμήμα του φίλτρου. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πεδίο. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, κάντε κλικ στην επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο φίλτρο που θέλετε να εφαρμόσετε.

  • Για να εφαρμόσετε ένα φίλτρο που είναι που βασίζεται σε μερική επιλογή, επιλέξτε μόνο τους χαρακτήρες που θέλετε. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, κάντε κλικ στην επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο φίλτρο που θέλετε να εφαρμόσετε.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή ενός φίλτρου, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης

Εκτέλεση προσαρμοσμένης αναζήτησης με χρήση ερωτήματος

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα να πραγματοποιήσετε προσαρμοσμένες αναζητήσεις, να εφαρμόσετε προσαρμοσμένα φίλτρα και ταξινόμηση εγγραφών. Ερωτήματα μπορούν να αποθηκευτούν και να τα χρησιμοποιήσετε πάλι, και μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να δημιουργήσετε φόρμες και εκθέσεις. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να βρείτε μόνο τις εγγραφές του πίνακα που σας ενδιαφέρει. Τον τύπο του ερωτήματος που δημιουργείτε εξαρτάται από τις εγγραφές που που θέλετε να επιστραφεί και εάν θέλετε η Access να κάνετε οτιδήποτε από τα αποτελέσματα.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός ερωτημάτων.

    Εντολή 'Οδηγός ερωτημάτων' στην ομάδα 'Άλλο'

  2. Ακολουθήστε τα βήματα στον Οδηγό ερωτημάτων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ερωτημάτων, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×