Office
Είσοδος
Εισαγωγή επαφών ή σύνδεση σε αυτές από βιβλίο διευθύνσεων του Outlook

Εισαγωγή επαφών ή σύνδεση σε αυτές από βιβλίο διευθύνσεων του Outlook

Η Access και το Outlook είναι και τα δύο εξαιρετικά προγράμματα για τη διαχείριση των προσωπικών και επαγγελματικών επαφών σας. Ως αποτέλεσμα, ίσως θέλετε να εισαγάγετε ή να συνδέσετε τα δεδομένα επαφών σας από το Outlook στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αντίστροφη διαδικασία (εξαγωγή των επαφών από την Access με το Outlook), ανατρέξτε στο άρθρο Εξαγωγή επαφών σε ένα βιβλίο διευθύνσεων του Outlook.

Σημείωση: Η δυνατότητα εισαγωγής Outlook στην Access 2007 δεν μπορεί να εισαγάγει δεδομένα απευθείας από τη μορφή αρχείου του Outlook 2007 και το Outlook 2007 δεν μπορεί να εξαγάγει δεδομένα απευθείας σε μια βάση δεδομένων της Access 2007. Ευτυχώς, είναι εύκολο να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook ως αρχείο κειμένου και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε αυτό το αρχείο στην Access 2007.

Εισαγωγή επαφών του Outlook ή σύνδεση σε αυτές με χρήση του οδηγού Exchange/Outlook

Εισαγωγή επαφών με χρήση αρχείου κειμένου

Εισαγωγή επαφών του Outlook ή σύνδεση σε αυτές με χρήση του οδηγού Exchange/Outlook

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό Exchange/Outlook για εισαγωγή δεδομένων επαφών του Outlook ή σύνδεση σε αυτά. Αν εισαγάγετε τα δεδομένα, η Access δημιουργεί ένα αντίγραφο των δεδομένων του Outlook και το τοποθετεί σε έναν πίνακα της Access. Οι αλλαγές που γίνονται στα δεδομένα σε οποιοδήποτε πρόγραμμα δεν επηρεάζουν τα δεδομένα στο άλλο πρόγραμμα. Αντίθετα, εάν χρησιμοποιήσετε την επιλογή σύνδεσης, η Access διατηρεί μια σύνδεση με τα δεδομένα του Outlook. Οι αλλαγές που γίνονται στα δεδομένα της Access αντικατοπτρίζονται στο Outlook και το αντίστροφο.

  1. Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στη δική σας έκδοση της Access:

    • Αν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση της Access που παρέχεται στο πλαίσιο της συνδρομής στο Office 365, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων > Από άλλες προελεύσεις > Φάκελος του Outlook.

    • Αν χρησιμοποιείτε Access 2016, Access 2013 ή Access 2010, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα για ανάπτυξη μιας λίστας επιλογών και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Φάκελος του Outlook.

    • Αν χρησιμοποιείτε Access 2007, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα για ανάπτυξη μιας λίστας επιλογών και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Φάκελος του Outlook.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Φάκελος του Outlook, ορίστε την επιλογή που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

    Επιλέξτε εισαγωγή, προσάρτηση ή σύνδεση για ένα φάκελο του Outlook.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Οδηγός Exchange/Outlook, επιλέξτε το φάκελο ή το βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τις επαφές που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.

    Οδηγός σύνδεσης Exchange/Outlook

    1. Αναπτύξτε το φάκελο Γραμματοκιβώτιο.

    2. Επιλέξτε το φάκελο που περιέχει τις επαφές που θέλετε να εισαγάγετε στην Access.

    Σημείωση: Η εμφάνιση του Οδηγού σύνδεσης Exchange/Outlook διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access και του Outlook. Ως εκ τούτου, το στιγμιότυπο οθόνης παραπάνω μπορεί να μην αντιστοιχεί ακριβώς σε αυτό που βλέπετε στην εφαρμογή σας.

  4. Ακολουθήστε τις οδηγίες στις υπόλοιπες σελίδες του οδηγού.

Μετά την ολοκλήρωση του οδηγού, η Access εισάγει τα δεδομένα επαφών που έχετε καθορίσει ή δημιουργεί σύνδεση προς αυτά.

Επάνω μέρος της σελίδας

Εισαγωγή επαφών με χρήση αρχείου κειμένου

Αν αντιμετωπίζετε πρόβλημα με τον οδηγό (για παράδειγμα, εάν ο οδηγός δεν εισάγει ένα πεδίο που χρειάζεστε), μπορείτε να δοκιμάσετε να εξαγάγετε τις επαφές από το Outlook ως αρχείο κειμένου και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε αυτό το αρχείο κειμένου στην Access.

Βήμα 1: Εξαγωγή επαφών του Outlook σε ένα αρχείο κειμένου

Εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα στο Outlook:

  1. Η θέση του οδηγού εξαγωγής διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση του Outlook. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στη δική σας έκδοση του Outlook:

    • Αν χρησιμοποιείτε Outlook 2016 ή Outlook 2013, στην καρτέλα Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα και εξαγωγή και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή/Εξαγωγή.

    • Αν χρησιμοποιείτε το Outlook 2010, επιλέξτε Αρχείο > Επιλογές. Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές του Outlook", κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, στην ενότητα Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή.

    • Αν χρησιμοποιείτε το Outlook 2007, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > Εισαγωγή και εξαγωγή.

    Σημείωση: Για πλήρεις πληροφορίες σχετικά με την εξαγωγή δεδομένων του Outlook, ανατρέξτε στο θέμα Εξαγωγή ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφών και ημερολογίου σε αρχείο .pst του Outlook.

  2. Το Outlook ανοίγει τον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής.

  3. Στον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής, επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.

  4. Επιλέξτε Τιμές διαχωρισμένες με tab (Windows) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.

  5. Επιλέξτε το φάκελο επαφών που θέλετε να εξαγάγετε στην Access και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.

  6. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο, χρησιμοποιώντας την επέκταση ονόματος αρχείου .txt.

    Σημείωση: Από προεπιλογή, το Outlook αποθηκεύει το αρχείο Στον προεπιλεγμένο φάκελο εγγράφων. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε διαφορετική θέση, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο φάκελο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.

  7. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Το Outlook εξάγει τα περιεχόμενα του επιλεγμένου φακέλου σε ένα αρχείο κειμένου.

Βήμα 2: Εισαγωγή των επαφών δεδομένων στην Access

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access στην οποία θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα.

  2. Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης κειμένου διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στη δική σας έκδοση της Access:

    • Αν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση της Access που παρέχεται στο πλαίσιο της συνδρομής στο Office 365, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων > Από αρχείο > Αρχείο κειμένου.

    • Αν χρησιμοποιείτε Access 2016, Access 2013 ή Access 2010, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο κειμένου.

    • Αν χρησιμοποιείτε Access 2007, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο κειμένου.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων – Αρχείο κειμένου, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

    Επιλέξτε εισαγωγή, προσάρτηση ή σύνδεση για ένα αρχείο κειμένου.

  4. Επιλέξτε το αρχείο που δημιουργήσατε στην προηγούμενη διαδικασία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

  6. Στον Οδηγό εισαγωγής κειμένου, επιλέξτε Οριοθετημένα και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.

  7. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, βεβαιωθείτε ότι οι επιλογές έχουν οριστεί όπως φαίνεται στον ακόλουθο πίνακα:

    Επιλογή

    Τιμή

    Επιλέξτε τον οριοθέτη που χωρίζει τα πεδία

    Στηλοθέτης

    Η πρώτη γραμμή περιέχει ονόματα πεδίων

    Επιλεγμένο

    Προσδιοριστικό κειμένου

    " (διπλά εισαγωγικά)

  8. Ακολουθήστε τις οδηγίες στις υπόλοιπες σελίδες του οδηγού.

    Όταν ολοκληρωθεί ο οδηγός, η Access εισάγει το αρχείο κειμένου.

    Για πιο λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής δεδομένων στην Access από αρχεία κειμένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε αρχείο κειμένου.

Επάνω μέρος της σελίδας

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω;

Επάνω μέρος της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×