Εισαγωγή για τη μετατροπή χαρτιού φόρμες σε φόρμες του InfoPath

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο περιγράφει τα οφέλη της χρήσης ηλεκτρονικών φορμών αντί για φόρμες που βασίζονται σε χαρτί για τη συλλογή δεδομένων. Περιέχει επίσης ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για τη μετατροπή φορμών που βασίζονται σε χαρτί σε πρότυπα φόρμας του Microsoft Office InfoPath.

Σημείωση: Εάν η φόρμα σας που βασίζεται σε έντυπη μορφή σχεδιάστηκε στο Microsoft Office Word ή το Microsoft Office Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό εισαγωγής InfoPath για να μετατρέψετε γρήγορα το έγγραφο ή το βιβλίο εργασίας σε πρότυπο φόρμας του InfoPath. Εάν η φόρμα δημιουργήθηκε σε κάποιο άλλο πρόγραμμα ή εάν δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση το αρχικό αρχείο προέλευσης για τη φόρμα, θα πρέπει να δημιουργήσετε ξανά τη φόρμα χαρτιού από την αρχή στο InfoPath.

Σε αυτό το άρθρο

Πλεονεκτήματα της χρήσης ηλεκτρονικών φορμών

Βέλτιστες πρακτικές για τη μετατροπή φόρμες χαρτιού

Πλεονεκτήματα της χρήσης ηλεκτρονικών φορμών

Υπάρχουν πολλά οφέλη από τη χρήση ηλεκτρονικών φορμών αντί για φόρμες που βασίζονται σε χαρτί. Τα εξής πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν τα εξής:

Accurate, συνεπή δεδομένα    Με φόρμες του χαρτιού, άτομα συχνά πληροφορίες εγγραφής σε λάθος θέση ή δεν ερμηνεύουν σωστά οδηγίες για τη συμπλήρωση της φόρμας. Σφάλματα μπορεί να προκύψει όταν ένας υπάλληλος reenters με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα της φόρμας σε μια βάση δεδομένων ή σε άλλο πρόγραμμα. Εύρεση και διόρθωση αυτούς τους τύπους των σφαλμάτων καταχώρησης δεδομένων μπορεί να είναι δαπανηρές και χρονοβόρα. Το InfoPath περιλαμβάνει έναν αριθμό αυτοματοποιημένη τρόποι για να βοηθήσετε τους χρήστες να αποφύγετε σφάλματα καταχώρησης δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους για τον αυτόματο υπολογισμό μαθηματικών τιμών για τους χρήστες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να τραβήξετε την προσοχή του χρήστη με τα δεδομένα ή να ενεργοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο, έτσι ώστε οι χρήστες μπορούν να ελέγχουν για ορθογραφικά λάθη πριν υποβάλουν τις φόρμες. Επίσης, είναι δυνατό να συμπληρώσει αυτόματα πεδία για τους χρήστες με τη χρήση υπάρχοντα δεδομένα από μια βάση δεδομένων ή από άλλο σύστημα χώρου αποθήκευσης δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε μια φόρμα πωλήσεων που συμπληρώνει αυτόματα στα πεδία πληροφοριών υπαλλήλων όταν οι χρήστες καταχωρούν τους αναγνωριστικού αριθμού σε ένα πλαίσιο Αναγνωριστικό υπαλλήλου.

Εύκολη ενημερώσεις    Εάν πρέπει να ενημερώσετε ένα υπάρχον πρότυπο φόρμας, μπορείτε να το αλλάξετε δημοσιεύσετε ξανά και αναδιανομή σε χρήστες. Η ενημέρωση γίνεται αυτόματα την επόμενη φορά που οι χρήστες ανοίγουν μια φόρμα που βασίζεται στο πρότυπο φόρμας. Εάν οι χρήστες εργάζονται χωρίς σύνδεση όταν δημοσιεύετε ένα ενημερωμένο πρότυπο φόρμας, η ενημέρωση γίνεται την επόμενη φορά που θα συνδεθούν στο δίκτυο. Οι χρήστες συνήθως δεν θα παρατηρήσετε ότι παρουσιάζεται μια ενημέρωση, παρόλο που μπορείτε να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας για να ενημερώνονται οι χρήστες.

Επιλογές ροής εργασίας    Παρακολουθώντας εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες ροής εργασίας στο InfoPath, μπορείτε να αυξήσετε τη συνολική απόδοση κοινών επιχειρηματικών διαδικασιών στο οποίο δρομολογείται τα δεδομένα από ένα άτομο σε ένα άλλο. Ροές εργασίας να μειώσετε το κόστος και το χρόνο που απαιτείται για το συντονισμό επιχειρηματικών διαδικασιών, όπως αναθεώρηση έγκρισης ή εγγράφων έργου, με τη διαχείριση και την παρακολούθηση των ανθρώπινων εργασιών που σχετίζονται με αυτές τις διαδικασίες. Για παράδειγμα, φανταστείτε ένα εξόδων με βάση το χαρτί αναφοράς διαδικασία με την οποία ένας υπάλληλος συμπληρώνει μια φόρμα έκθεσης εξόδων, επισυνάπτει δελτίο δρομολόγησης χαρτιού στη φόρμα και μετά τη στέλνει μέσω μεταξύ αλληλογραφίας στο διαχειριστή του. Μετά την έγκριση της αναφοράς, ο διαχειριστής ελέγχει το πλαίσιο δίπλα στο όνομα της βρίσκονται στο δελτίο δρομολόγησης, και, στη συνέχεια, να στέλνει την αναφορά για το τμήμα λογιστικής μέσω μεταξύ αλληλογραφίας. Εάν η διαχείριση λογιστικές εγκρίνει την αναφορά, στη συνέχεια, εκδίδονται αποζημίωση ελέγχων. Εβδομάδες θα μπορούσε να περάσει μεταξύ του χρόνου που έχει υποβληθεί από την αρχική αναφορά και όταν ο εργαζόμενος λάβει του ελέγχου αποζημίωση. Εάν χρησιμοποιείτε το InfoPath σε συνδυασμό με Microsoft Office SharePoint Server 2007, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτόν τον τύπο της ροής εργασίας, το οποίο μπορούν να αποθηκεύσουν ουσιαστικά χρόνο και χρήμα.

Ενοποίηση με άλλα συστήματα    Μπορείτε να ενοποιήσετε δεδομένα φόρμας από το InfoPath με άλλα προϊόντα ή τεχνολογίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποθήκευση δεδομένων φόρμας σε μια βάση δεδομένων Microsoft SQL Server ή αποφασίσετε να βασίσετε τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας σε μια υπηρεσία Web, έτσι ώστε να μπορείτε να υποβάλετε τα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων που δεν υποστηρίζεται απευθείας από το InfoPath. Το InfoPath λειτουργεί με πολλά άλλα προγράμματα και διακομιστές στο σύστημα του Microsoft Office, όπως το Microsoft Office Outlook, το Microsoft Office Excel και Microsoft Office Access. Μεταξύ άλλων, μπορείτε να σχεδίαση και συμπλήρωση φορμών του InfoPath σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, εξαγωγή δεδομένων του InfoPath σε βιβλία εργασίας του Excel, υποβολή δεδομένων InfoPath σε μια βάση δεδομένων της Access, ή ερωτημάτων δεδομένων από μια λίστα του SharePoint. Επιπλέον, οι προγραμματιστές να ενσωματώσετε στοιχεία ελέγχου του InfoPath σε το προσαρμοσμένο επιχειρηματικές εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία σας.

Προστίθεται ασφαλείας    Δεν είναι απαραίτητα ασφαλείς φόρμες του χαρτιού. Μπορεί να λάβετε τη λανθασμένη δρομολόγηση ή να χαθούν, που παρουσιάζει μια πιθανή η αποκάλυψη ευαίσθητων πληροφοριών. Το μοντέλο ασφαλείας για το InfoPath σχετίζεται με τη ζώνη ασφαλείας και ρυθμίσεις για το επίπεδο στον Windows Internet Explorer. Αυτές οι δυνατότητες ασφαλείας έχουν σχεδιαστεί για την προστασία φορμών και υπολογιστές των χρηστών από μη ασφαλή διαδικασιών, όπως την πρόσβαση ή την αποστολή δεδομένων σε μια πηγή που δεν είναι αξιόπιστο. Το InfoPath προσφέρει πρόσθετα μέτρα ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων των προστασία της σχεδίασης ενός προτύπου φόρμας, χρήση ψηφιακών υπογραφών, διαχείρισης ορισμένων λειτουργιών φόρμας όπως η συγχώνευση και η υποβολή και αξιοπιστία φόρμες που είναι εγκατεστημένα στους υπολογιστές των χρηστών.

Αρχή της σελίδας

Βέλτιστες πρακτικές για τη μετατροπή φόρμες χαρτιού

Η παρακάτω λίστα περιγράφει ορισμένα ζητήματα για να λάβετε υπόψη κατά τη μετατροπή χαρτιού φόρμες σε πρότυπα φόρμας του InfoPath.

  • Χρησιμοποιήστε πίνακες διάταξης για να οργανώσετε τις ενότητες της φόρμας    Όπως με μια φόρμα χαρτιού, θα πρέπει να μπορείτε να οργανώσετε μια ηλεκτρονική φόρμα, έτσι ώστε τα άτομα που συμπληρώνουν να μετακινηθείτε μέσα στη φόρμα με ένα λογικό τρόπο. Στο InfoPath, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες διάταξης για την οργάνωση των στοιχείων ελέγχου, για να διαχωρίσετε μία ενότητα από μια άλλη, και για να χωρέσουν λογότυπα και άλλα γραφικά. Επιπλέον, χρησιμοποιώντας πίνακες διάταξης σας δίνει τη δυνατότητα να στοιχίσετε εύκολα πλαίσια κειμένου, πλαίσια ελέγχου και άλλα στοιχεία, ώστε να εμφανίζεται το πρότυπο φόρμας επαγγελματική και περιποιημένη το πρόσθετο πλεονέκτημα. Στο παρακάτω παράδειγμα, χρησιμοποιείται ένας πίνακας διάταξης για την οργάνωση των πλαισίων κειμένου μέσα σε ένα ενότητα σε ένα πρότυπο φόρμας.

    Πίνακας διάταξης μέσα σε ενότητα προτύπου φόρμας

    1. Αυτός ο πίνακας διάταξης έχει δύο γραμμές.

    2. Υπάρχουν τρεις στήλες στη δεύτερη γραμμή. Η κεντρική στήλη χρησιμοποιείται μόνο για σκοπούς απόσταση.

  • Εξετάστε το ενδεχόμενο να λύσεων για προαιρετικές πληροφορίες    Φόρμες χαρτιού συχνά περιέχουν ενότητες που είναι δεσμευμένο για συγκεκριμένες κατηγορίες των χρηστών. Για παράδειγμα, σε ένα νοσοκομείο, μια φόρμα ασθενών πληροφορίες μπορεί να περιέχει μια ενότητα "διαχείρισης μόνο για χρήση" που προορίζονται για συμπλήρωση από νοσηλευτού ή άλλες ιατρικό προσωπικό και όχι από την υπομονή. Στο InfoPath, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να χωρέσει αυτόν τον τύπο προαιρετικές πληροφορίες. Έναν από τους καλύτερους τρόπους είναι να χρησιμοποιήσετε μια προαιρετική ενότητα, το οποίο είναι ένα στοιχείο ελέγχου που περιέχει άλλα στοιχεία ελέγχου, αλλά δεν θα εμφανίζονται στη φόρμα, εκτός εάν ο χρήστης επιλέγει για να την προσθέσετε. Για παράδειγμα, σε ένα πρότυπο φόρμας αναφοράς κατάστασης, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια προαιρετική ενότητα " σημειώσεις ". Οι χρήστες που θέλετε να προσθέσετε συμπληρωματικές σημειώσεις μπορούν να εισαγάγετε και συμπληρώστε την προαιρετική ενότητα. Όλων των υπόλοιπων ατόμων να αφήσετε την ενότητα κρυφό.

    Προαιρετική ενότητα που χρησιμοποιείται για τη συλλογή σημειώσεων

    Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να αποκρύψετε ορισμένα πεδία, εκτός αν ικανοποιείται μια συγκεκριμένη συνθήκη στη φόρμα — για παράδειγμα, σε ένα πρότυπο φόρμας αίτησης, μπορείτε να αποκρύψετε ένα συγκεκριμένο σύνολο πεδίων μέχρι ο χρήστης επιλέγει ένα πλαίσιο ελέγχου 18 ή παλαιότερης έκδοσης.

  • Χρήση επαναλαμβανόμενους πίνακες αντί για το κανονικό πίνακες    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επαναλαμβανόμενους πίνακες για να εξοικονομήσετε χώρο και να προσφέρουν μια επιπλέον βαθμός ευελιξίας τους χρήστες σας κατά τη συμπλήρωση της φόρμας. Όταν χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενους πίνακες, του προτύπου φόρμας δεν πρέπει να εμφανίσετε πολλά κενές γραμμές, όταν ο χρήστης το ανοίξει πρώτα. Αντί για αυτό, οι χρήστες βλέπουν συνήθως μόνο μία γραμμή και αρκεί να προστεθεί περισσότερα όταν και εάν χρειάζονται τους.

    Επαναλαμβανόμενος πίνακας που χρησιμοποιείται για τη συλλογή στοιχείων γραμμής σε μια αναφορά εξόδων

  • Προσδιορισμός δεδομένα χρειάζονται    Πριν να μετατρέψετε τη φόρμα σας χαρτιού, θα πρέπει να αποφασίσετε τι ο τελικός πρέπει να συμβεί στα δεδομένα που οι χρήστες θα αρχίσει να την ηλεκτρονική φόρμα. Θεωρώντας μέσω προκαταρκτικό ανάγκες σας δεδομένα, πριν να μετατρέψετε τη φόρμα χαρτί, μπορείτε να προσδιορίσετε αν που διαθέτουν την υποδομή απαραίτητες για τη δημιουργία του προτύπου φόρμας. Για παράδειγμα, εάν οι χρήστες πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να στείλετε γρήγορα δεδομένων φόρμας και πίσω και δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ξανά τα δεδομένα, στη συνέχεια, ενδέχεται να θέλετε να δημοσιεύσετε το πρότυπο φόρμας ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποθηκεύσετε φόρμες χρήστη σε ένα φάκελος φορμών InfoPath στα Εισερχόμενά σας. Εάν άλλα άτομα πρέπει να έχετε πρόσβαση και κοινή χρήση των δεδομένων φόρμας, στη συνέχεια, ενδέχεται να θέλετε να αποθηκεύσετε συλλογές σχετικών φορμών του InfoPath σε βιβλιοθήκες σε διακομιστή που εκτελεί τις υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services. Εάν οι χρήστες πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα φόρμας σε άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές ή συστήματα, όπως αναφορές εξόδων ή λογιστική εφαρμογές, στη συνέχεια, ενδέχεται να θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε εταιρικές βάσεις δεδομένων. Αυτό είναι συχνά να πραγματοποιηθεί από τη σύνδεση του προτύπου φόρμας σε μια υπηρεσία Web, η οποία λειτουργεί ως ενδιάμεσο μεταξύ του προτύπου φόρμας και του συστήματος βάσης δεδομένων ή επιχειρήσεις.

  • Προσδιορίστε τον αριθμό των προβολών που χρειάζεστε    Στο InfoPath, μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικές προβολές του ίδιου προτύπου φόρμας. Προβολή είναι ένας εναλλακτικός τρόπος για την παρουσίαση δεδομένων σε ένα πρότυπο φόρμας. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε ένα πρότυπο φόρμας αίτησης έγκρισης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία προβολή για τον ηλεκτρικό έργου να συμπληρώνουν, μια άλλη προβολή για τη λήψη παράγοντας και μια τρίτη προβολή για τον ελεγκτή που θα εγκρίνει ή να απορρίψει την αίτηση. Με τη χρήση προβολών, μπορείτε να αποκλείσετε την ανάγκη να σχεδιάσετε και να διατηρήσετε πολλές φόρμες για την ίδια διαδικασία επιχειρήσεις.

  • Προσδιορίσετε τον τύπο των στοιχείων ελέγχου που χρειάζεστε    Εάν έχετε δημιουργήσει μια έντυπη φόρμα σε ένα πρόγραμμα όπως το Word, το οποίο πραγματικά δεν που προορίζονται για τη σχεδίαση φορμών, χρησιμοποιούσατε πιθανώς πλαίσια κειμένου, πλαίσια ελέγχου, κουμπιά και ίσως ορισμένα άλλα στοιχεία ελέγχου. Το InfoPath προσφέρει περισσότερα από 30 διαφορετικά στοιχεία ελέγχου που μπορείτε να προσθέσετε στο πρότυπο φόρμας. Εκτός από τα βασικά στοιχεία ελέγχου, όπως πλαίσια κειμένου και πλαίσια λίστας, το InfoPath περιλαμβάνει έναν αριθμό νέα στοιχεία ελέγχου, όπως επαναλαμβανόμενους πίνακες, ομάδες επιλογών και προαιρετικές ενότητες. Αυτοί οι τύποι των στοιχείων ελέγχου σας επιτρέπουν να σχεδιάζετε ένα ευέλικτο πρότυπο φόρμας που καλύπτει τους χρήστες. Για παράδειγμα, σε ένα πρότυπο φόρμας αναφοράς εξόδων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν επαναλαμβανόμενο πίνακα για να επιτρέψετε στους χρήστες να εισαγάγουν μόνο όσα στοιχεία εξόδων που χρειάζονται.

  • Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιείτε τμήματα προτύπου για κοινά σύνολα στοιχείων ελέγχου    Εάν έχετε μεγάλου αριθμού χαρτιού φόρμες για να μετατρέψετε, μπορείτε να αναζητήσετε κοινές ενότητες και τα σύνολα των πεδίων που μπορεί να μετατραπεί σε τμήματα προτύπου InfoPath. Ένα τμήμα προτύπου είναι ένα τμήμα του προτύπου φόρμας που μπορούν να αποθηκευτούν για εκ νέου χρήση σε πολλά πρότυπα φόρμας. Ένα τυπικό τμήμα προτύπου αποτελείται από στοιχεία ελέγχου και ένα προέλευση δεδομένων και μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν δυνατότητες όπως οι συνδέσεις δεδομένων, επικύρωση δεδομένων και κανόνες. Με τη δημιουργία και χρήση των τμημάτων προτύπου, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι τα πρότυπα φόρμας στην εταιρεία σας είναι συνεπή ύφος, δομή και συμπεριφορά. Για παράδειγμα, ένα τμήμα ανθρώπινων πόρων να χρησιμοποιήσετε ένα μεμονωμένο τμήμα προτύπου πληροφορίες επαφών σε όλα τα πρότυπα φόρμας.

    Τμήμα προτύπου που εμφανίζεται σε πολλές φόρμες

  • Ενεργοποίηση ψηφιακών υπογραφών    Στο InfoPath, μπορείτε να ρυθμίσετε το πρότυπο φόρμας, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να συνδέονται σε συγκεκριμένα τμήματα μιας φόρμας ή ολόκληρη τη φόρμα. Η υπογραφή μιας φόρμας σάς βοηθά να ελέγχουν την ταυτότητα χρήστη ως το άτομο που συμπλήρωση της φόρμας και επίσης διασφαλίζει ότι τα περιεχόμενα της φόρμας δεν έχουν τροποποιηθεί.

  • Χρήση δυνατοτήτων που βοηθά τους χρήστες να συμπληρώνουν φόρμες    Στο InfoPath, μπορείτε να αντιστοιχίσετε προεπιλεγμένων τιμών για στοιχεία ελέγχου για να βοηθήσετε τους χρήστες να συμπληρώνουν φόρμες σας πιο γρήγορα. Για παράδειγμα, σε μια αναφορά εξόδων, μπορείτε να αντιστοιχίσετε σημερινή ημερομηνία ως την προεπιλεγμένη τιμή για ένα στοιχείο ελέγχου επιλογής ημερομηνίας. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε τύπους σε μερικό άθροισμα και σύνολο πεδίων, ώστε να δαπάνες υπολογίζονται αυτόματα καθώς ο χρήστης πληκτρολογεί στοιχείων εξόδων. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο, έτσι ώστε οι χρήστες να ελέγξετε το κείμενο που μπορεί να εισέλθει για ορθογραφικά λάθη, όπως ακριβώς σε οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του Microsoft Office. Και εάν θέλετε να δώσετε εντολές για φόρμες ή περιεχόμενο Βοήθειας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο παράθυρο εργασιών που εμφανίζεται δίπλα στη φόρμα.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×