Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε λίστα του SharePoint

Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε λίστα του SharePoint

Μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα από το SharePoint στην Access με τους ακόλουθους δύο τρόπους: με εισαγωγή ή με σύνδεση.

Η διαδικασία εισαγωγής δημιουργεί ένα αντίγραφο της λίστας του SharePoint σε μια βάση δεδομένων της Access. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής, μπορείτε να καθορίσετε τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε και, για κάθε επιλεγμένη λίστα, μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να εισαγάγετε ολόκληρη τη λίστα ή μόνο μια συγκεκριμένη προβολή.

Η διαδικασία σύνδεσης συνδέεται με δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα, ώστε να μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τα πιο πρόσφατα δεδομένα τόσο στο SharePoint όσο και στην Access, χωρίς να δημιουργήσετε και να διατηρείτε ένα αντίγραφο των δεδομένων στην Access. Εάν δεν θέλετε να αντιγράψετε μια λίστα του SharePoint στη βάση δεδομένων της Access, αλλά θέλετε να εκτελείτε ερωτήματα και να δημιουργείτε αναφορές με βάση τα περιεχόμενα αυτής της λίστας, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια σύνδεση με τα δεδομένα.

Αυτό το άρθρο περιγράφει τα βήματα τόσο για την εισαγωγή όσο και για τη σύνδεση με μια λίστα του SharePoint.

Σημείωση: Αυτό το άρθρο δεν αφορά εφαρμογές Web της Access - το είδος βάσης δεδομένων που σχεδιάζετε με την Access και δημοσιεύετε στο Internet.

Τι θέλετε να κάνετε;

Εισαγωγή λίστας του SharePoint

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω σχετικά με την εισαγωγή;

Σχετικές εργασίες με την εισαγωγή

Σύνδεση σε λίστα του SharePoint

Χρησιμοποιείτε την Access 2007 και αναζητάτε τον Οδηγό μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint; Εάν ναι, ανατρέξτε στην ενότητα Χρήση του "Οδηγού μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint" στην Access 2007 παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Εισαγωγή λίστας του SharePoint

Κατά την εισαγωγή δεδομένων, η Access δημιουργεί έναν πίνακα και αντιγράφει τις στήλες και τα στοιχεία από τη λίστα (ή την προβολή) προέλευσης σε αυτόν τον πίνακα ως πεδία και εγγραφές. Στο τέλος της λειτουργίας εισαγωγής, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής ως προδιαγραφή. Η προδιαγραφή εισαγωγής σάς βοηθά να επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής στο μέλλον χωρίς να χρειάζεται να ακολουθείτε τα βήματα του "Οδηγού εισαγωγής" κάθε φορά.

Δείτε ορισμένους συνήθεις λόγους για την εισαγωγή μιας λίστας του SharePoint σε μια βάση δεδομένων της Access:

  • Για την οριστική μετακίνηση δεδομένων, όπως μια λίστα επαφών, σε μια βάση δεδομένων της Access, επειδή δεν χρειάζεστε πλέον τις πληροφορίες στην τοποθεσία του SharePoint. Μπορείτε να εισαγάγετε τη λίστα στην Access και, στη συνέχεια, να διαγράψετε τη λίστα από την τοποθεσία του SharePoint.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί την Access, αλλά ανατρέχετε περιστασιακά σε μια λίστα του SharePoint για πρόσθετα δεδομένα που πρέπει να συγχωνευτούν σε μία από τις βάσεις δεδομένων σας.

Ολοκληρώστε αυτά τα βήματα πριν από την εισαγωγή της λίστας

  1. Εντοπίστε την τοποθεσία του SharePoint που περιέχει τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε και σημειώστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας.

    Μια έγκυρη διεύθυνση τοποθεσίας ξεκινά με http:// ή https:// ακολουθούμενο από το όνομα του διακομιστή και τελειώνει με τη διαδρομή προς τη συγκεκριμένη τοποθεσία στο διακομιστή.

  2. Προσδιορίστε τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε στη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, αποφασίστε εάν θέλετε ολόκληρη τη λίστα ή μόνο μια συγκεκριμένη προβολή. Μπορείτε να εισαγάγετε πολλές λίστες με μία μόνο λειτουργία εισαγωγής, αλλά μπορείτε να εισαγάγετε μόνο μία προβολή από κάθε λίστα. Εάν είναι απαραίτητο, δημιουργήστε μια προβολή που περιέχει μόνο τις στήλες και τα στοιχεία που σας ενδιαφέρουν.

  3. Ελέγξτε τις στήλες στη λίστα ή την προβολή προέλευσης.

    Ο παρακάτω πίνακας εξηγεί ορισμένα ζητήματα που πρέπει να έχετε υπόψη κατά την εισαγωγή διαφορετικών στοιχείων:

    Στοιχείο

    Σημεία προσοχής

    Στήλες

    Η Access εισάγει μόνο τις πρώτες 256 στήλες, επειδή υποστηρίζει μόνο 256 πεδία σε έναν πίνακα. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, δημιουργήστε μια προβολή και προσθέστε σε αυτή μόνο τις στήλες που θέλετε, εξασφαλίζοντας ότι ο συνολικός αριθμός των στηλών δεν υπερβαίνει τις 256.

    Φάκελοι

    Κάθε φάκελος στη λίστα του SharePoint μετατρέπεται σε εγγραφή στον πίνακα της Access. Τα στοιχεία που βρίσκονται μέσα σε ένα φάκελο εμφανίζονται επίσης ως εγγραφές, ακριβώς κάτω από την εγγραφή που αντιστοιχεί σε αυτόν το φάκελο.

    Στήλες αναζήτησης

    Εάν μια στήλη προέλευσης αναζητά τιμές σε μια άλλη λίστα, έχετε δύο επιλογές:

    • Εισαγάγετε τις τιμές εμφάνισης ως μέρος του ίδιου του πεδίου. Σε αυτή την περίπτωση, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε τη σχετική λίστα.

    • Επιβάλετε στο πεδίο προορισμού για κάνει αναζήτηση σε έναν άλλο πίνακα. Σε αυτή την περίπτωση, εάν η βάση δεδομένων δεν περιέχει έναν πίνακα που μπορεί να παράσχει τις τιμές αναζήτησης, πρέπει να εισαγάγετε επίσης τη σχετική λίστα.

    Σημείωση: Μια στήλη προέλευσης τύπου "Άτομο" ή "Ομάδα" είναι ένας ειδικός τύπος στήλης αναζήτησης. Αναζητά τιμές στη λίστα στοιχείων χρήστη, επομένως πρέπει να αποφασίσετε εάν θέλετε να εισαγάγετε τη λίστα στοιχείων χρήστη μαζί με άλλες λίστες.

    Υπολογιζόμενες στήλες

    Τα αποτελέσματα σε μια υπολογιζόμενη στήλη αντιγράφονται σε ένα πεδίο του οποίου ο τύπος δεδομένων εξαρτάται από τον τύπο δεδομένων του αποτελέσματος του υπολογισμού. Η παράσταση που εκτελεί τον υπολογισμό δεν αντιγράφεται.

    Συνημμένα

    Η στήλη συνημμένων της λίστας αντιγράφεται σε ένα πεδίο που ονομάζεται "Συνημμένα".

    Στήλες πολλών τιμών

    Μια στήλη τύπου "Επιλογή" ή "Αναζήτηση" μπορεί να περιέχει πολλές τιμές. Κατά την εισαγωγή μιας στήλης που υποστηρίζει πολλές τιμές, η Access δημιουργεί μια στήλη που υποστηρίζει πολλές τιμές.

    Μορφοποίηση εμπλουτισμένου κείμενου

    Οι στήλες που περιέχουν μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου εισάγονται στην Access ως πεδία υπομνήματος. Η ιδιότητα Μορφή κειμένου του πεδίου "Υπόμνημα" ορίζεται σε Εμπλουτισμένο κείμενο και η μορφοποίηση διατηρείται. Σημειώστε ότι, αρχίζοντας από την Access 2013, τα πεδία δεδομένων "Υπόμνημα" έχουν μετονομαστεί σε "Μεγάλο κείμενο".

    Σχέσεις

    Η Access δεν δημιουργεί αυτόματα σχέσεις μεταξύ σχετικών πινάκων στο τέλος μιας λειτουργίας εισαγωγής. Θα πρέπει να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις σχέσεις μεταξύ των διαφόρων νέων και υπαρχόντων πινάκων, χρησιμοποιώντας τις επιλογές στην καρτέλα Σχέσεις. Για να εμφανίσετε την καρτέλα Σχέσεις, στη καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Σχέσεις, επιλέξτε Σχέσεις.

  4. Προσδιορίστε τη βάση δεδομένων της Access στην οποία θέλετε να εισαγάγετε τις λίστες.

    Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε δεδομένα στη βάση δεδομένων. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε κάποια από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων σας, δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων.

  5. Ελέγξτε τους πίνακες στη βάση δεδομένων.

    Η λειτουργία εισαγωγής δημιουργεί έναν πίνακα με το ίδιο όνομα με τη λίστα του SharePoint. Εάν αυτό το όνομα χρησιμοποιείται ήδη, η Access προσθέτει το επίθημα "1" στο όνομα του νέου πίνακα — για παράδειγμα, για τον πίνακα "Επαφές1", εάν το όνομα "Επαφές1" χρησιμοποιείται ήδη, η Access θα δημιουργήσει τον πίνακα "Επαφές2" και ούτω καθεξής.

Σημείωση: Η Access δεν αντικαθιστά έναν πίνακα στη βάση δεδομένων ως μέρος μιας λειτουργίας εισαγωγής και δεν μπορεί να προσαρτήσει τα περιεχόμενα μιας λίστας ή προβολής σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

Εισαγωγή της λίστας

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access στην οποία θα αποθηκευτούν τα δεδομένα εισαγωγής. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε κάποια από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων σας, δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων.

  2. Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης κειμένου διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access που έχετε. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στην έκδοση της Access που διαθέτετε:

    • Εάν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση της Access που παρέχεται στο πλαίσιο της συνδρομής στο Office 365, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων > Από άλλες προελεύσεις > Λίστα του SharePoint.

    • Εάν χρησιμοποιείτε Access 2016, Access 2013 ή Access 2010, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα για ανάπτυξη μιας λίστας επιλογών και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα του SharePoint.

    • Εάν χρησιμοποιείτε Access 2007, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα του SharePoint.

  3. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων – Τοποθεσία του SharePoint.

    Επιλέξτε εισαγωγή ή σύνδεση σε μια τοποθεσία του SharePoint στο παράθυρο διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Τοποθεσία του SharePoint".

  4. Στον οδηγό, καθορίστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας προέλευσης.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  6. Από τη λίστα που εμφανίζει ο οδηγός, επιλέξτε τις λίστες που θέλετε να εισαγάγετε.

  7. Στη στήλη Στοιχεία για εισαγωγή, επιλέξτε την προβολή που θέλετε για κάθε επιλεγμένη λίστα.

  8. Το πλαίσιο ελέγχου με την ετικέτα Εισαγωγή των εμφανιζόμενων τιμών αντί για τα αναγνωριστικά για πεδία που αναζητούν τιμές οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε άλλη λίστα ελέγχει τα δεδομένα που εισάγονται για τις στήλες αναζήτησης στις επιλεγμένες λίστες. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να εισαγάγετε τις τιμές εμφάνισης ως μέρος του ίδιου του πεδίου, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου. Σε αυτή την περίπτωση, το πεδίο δεν θα αναζητήσει τιμές σε άλλο πίνακα.

    • Για να αναζητήσει τιμές το πεδίο προορισμού σε έναν άλλο πίνακα, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου. Αυτή η ενέργεια θα αντιγράψει τα αναγνωριστικά των γραμμών τιμών εμφάνισης στο πεδίο προορισμού. Τα αναγνωριστικά είναι απαραίτητα για τον ορισμό ενός πεδίου αναζήτησης στην Access.

    Κατά την εισαγωγή των αναγνωριστικών, πρέπει να εισαγάγετε τις λίστες που παρέχουν τις τιμές για τις στήλες αναζήτησης τη συγκεκριμένη στιγμή (εκτός αν η βάση δεδομένων προορισμού διαθέτει ήδη πίνακες που θα μπορούσαν να λειτουργήσουν ως πίνακες αναζήτησης).

    Η λειτουργία εισαγωγής τοποθετεί τα αναγνωριστικά στο αντίστοιχο πεδίο, αλλά δεν ορίζει όλες τις ιδιότητες που χρειάζονται ώστε το πεδίο να λειτουργεί ως πεδίο αναζήτησης. Τα βήματα για τον ορισμό των ιδιοτήτων αναζήτησης ενός τέτοιου πεδίου περιγράφονται στην ενότητα Ορισμός πεδίων αναζήτησης σε αυτό το άρθρο.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Η Access θα εισαγάγει τις λίστες και, στη συνέχεια, θα εμφανίσει την κατάσταση της λειτουργίας στην τελευταία σελίδα του οδηγού. Εάν σκοπεύετε να επαναλάβετε τη διαδικασία εισαγωγής αργότερα, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες ως προδιαγραφή εισαγωγής.

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω σχετικά με την εισαγωγή;

Σχετικές εργασίες για την εισαγωγή

Αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ορισμένες πρόσθετες εργασίες:

Επαλήθευση των τύπων δεδομένων    Access Επιλέγει τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο που αντιστοιχεί σε μια στήλη προέλευσης. Επαληθεύστε κάθε πεδίο και τις ρυθμίσεις του για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα πεδία έχουν οριστεί με τον τρόπο που θέλετε.

Διερεύνηση πρόσθετων πεδίων    Ανάλογα με τον τύπο της λίστας στην οποία βασίζεται ο πίνακας, μπορεί επίσης να παρατηρήσετε ότι υπάρχουν στον πίνακα ορισμένα επιπλέον πεδίων (όπως Επεξεργασία, Τροποποιήθηκε και Τύπος). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτά τα πεδία και τις πληροφορίες που περιέχουν, ανατρέξτε στη Βοήθεια του SharePoint. Εάν δεν χρειάζεστε αυτά τα πεδία στη βάση δεδομένων της Access, μπορείτε να τα διαγράψετε με ασφάλεια.

Ορισμός πεδίων αναζήτησης    Εάν είχατε εισαγάγει αναγνωριστικά για στήλες αναζήτησης, πρέπει να ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο τις ιδιότητες αναζήτησης των αντίστοιχων πεδίων.

  1. Στην προβολή σχεδίασης πίνακα, στη λίστα Τύπος δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Οδηγός αναζήτησης.

  2. Στον οδηγό, αποδεχτείτε την προεπιλογή (Οι τιμές για τη στήλη αναζήτησης θα αναζητούνται σε πίνακα ή ερώτημα) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που θα παρέχει τις τιμές αναζήτησης για το πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Σημείωση:  Αυτός ο πίνακας μπορεί να είναι ένας πίνακας που έχει εισαχθεί πρόσφατα ή ένας υπάρχων πίνακας.

  4. Στο τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων, επιλέξτε το πεδίο "Αναγνωριστικό" και το πεδίο που περιέχει τις εμφανιζόμενες τιμές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  5. Καθορίστε μια σειρά ταξινόμησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τις αλλαγές στη σχεδίαση.

Αρχή της σελίδας

Σύνδεση σε λίστα του SharePoint

Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση με μια λίστα του SharePoint, η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα (συχνά αναφέρεται ως συνδεδεμένος πίνακας) που απεικονίζει τη δομή και τα περιεχόμενα της λίστας προέλευσης. Σε αντίθεση με την εισαγωγή, η σύνδεση δημιουργεί μια σύνδεση μόνο με τη λίστα και όχι με συγκεκριμένες προβολές της λίστας.

Η σύνδεση είναι πιο ισχυρή από την εισαγωγή κατά δύο τρόπους:

  • Προσθήκη και ενημέρωση δεδομένων    Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα είτε με περιήγηση στην τοποθεσία του SharePoint είτε εργαζόμενοι σε προβολή φύλλου δεδομένων ή φόρμας μέσα από την Access. Οι αλλαγές που κάνετε σε ένα σημείο αντικατοπτρίζονται στο άλλο. Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές στη δομή, όπως να καταργήσετε ή να αλλάξετε μια στήλη, πρέπει να το κάνετε ανοίγοντας τη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint. Δεν μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε τα πεδία σε έναν συνδεδεμένο πίνακα ενώ εργάζεστε στην Access.

  • Πίνακες αναζήτησης    Κατά τη σύνδεση με μια λίστα του SharePoint, η Access δημιουργεί αυτόματα συνδεδεμένους πίνακες για όλες τις λίστες αναζήτησης (εκτός αν οι λίστες αναζήτησης είναι ήδη συνδεδεμένες με τη βάση δεδομένων). Εάν οι λίστες δεδομένων περιέχουν στήλες που κάνουν αναζήτηση σε άλλες λίστες, συμπεριλαμβάνονται και αυτές οι λίστες στη διαδικασία σύνδεσης, ώστε η λίστα αναζήτησης κάθε συνδεδεμένου πίνακα να έχει έναν αντίστοιχο συνδεδεμένο πίνακα στη βάση δεδομένων. Η Access δημιουργεί επίσης σχέσεις μεταξύ αυτών των συνδεδεμένων πινάκων.

Συνήθη σενάρια για τη σύνδεση σε μια λίστα του SharePoint

Συνήθως, δημιουργείτε μια σύνδεση με μια λίστα του SharePoint από μια βάση δεδομένων της Access για τους παρακάτω λόγους:

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί την Access για εμπλουτισμένες αναφορές και ερωτήματα και χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services για τη συνεργασία και την επικοινωνία των ομάδων. Οι επιμέρους ομάδες δημιουργούν λίστες για να παρακολουθούν διάφορα θέματα (όπως οι επαφές και τα προβλήματα), αλλά συχνά αυτά τα δεδομένα λίστας πρέπει να μεταφερθούν σε μια βάση δεδομένων για συνάθροιση και δημιουργία αναφορών. Η σύνδεση είναι η κατάλληλη επιλογή, επειδή επιτρέπει στους χρήστες τόσο της τοποθεσίας του SharePoint όσο και της βάσης δεδομένων να προσθέτουν και να ενημερώνουν δεδομένα, καθώς και να προβάλουν και να εργάζονται πάντα με τα πιο πρόσφατα δεδομένα.

  • Είστε ένας χρήστης της Access ο οποίος άρχισε σχετικά πρόσφατα να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services. Μετεγκαταστήσατε πολλές από τις βάσεις δεδομένων σας στην τοποθεσία του SharePoint για την ομάδα σας και οι περισσότεροι από τους πίνακες σε αυτές τις βάσεις δεδομένων είναι συνδεδεμένοι πίνακες. Από τώρα και στο εξής, αντί να δημιουργείτε τοπικούς πίνακες, θα δημιουργείτε λίστες του SharePoint και, στη συνέχεια, θα συνδέεστε με αυτές τις λίστες από τις βάσεις δεδομένων σας.

  • Θέλετε να συνεχίσετε να αποθηκεύετε τις λίστες σας σε τοποθεσίες του SharePoint, αλλά θέλετε επίσης να εργάζεστε με τα πιο πρόσφατα δεδομένα μέσα στην Access για να εκτελείτε ερωτήματα και να εκτυπώνετε αναφορές.

Προετοιμασία για σύνδεση σε λίστα του SharePoint

  1. Εντοπίστε την τοποθεσία του SharePoint που περιέχει τις λίστες με τις οποίες θέλετε να συνδεθείτε και σημειώστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας.

    Μια έγκυρη διεύθυνση τοποθεσίας ξεκινά με http:// ή https:// ακολουθούμενο από το όνομα του διακομιστή και τελειώνει με τη διαδρομή προς τη συγκεκριμένη τοποθεσία στο διακομιστή.

  2. Προσδιορίστε τις λίστες με τις οποίες θέλετε να συνδεθείτε. Μπορείτε να συνδεθείτε με πολλές λίστες με μία μόνο λειτουργία σύνδεσης, αλλά δεν μπορείτε να συνδεθείτε σε μια συγκεκριμένη προβολή οποιασδήποτε λίστας.

    Σημείωση:  Δεν μπορείτε επίσης να συνδεθείτε σε έρευνες ή συζητήσεις.

  3. Ελέγξτε τις στήλες στη λίστα προέλευσης. Ο παρακάτω πίνακας εξηγεί ορισμένα ζητήματα που πρέπει να έχετε υπόψη κατά τη σύνδεση διαφορετικών στοιχείων:

    Στοιχείο

    Σημεία προσοχής

    Στήλες

    Η Access δεν υποστηρίζει περισσότερα από 256 πεδία σε έναν πίνακα, επομένως, ο συνδεδεμένος πίνακας περιλαμβάνει μόνο τις πρώτες 256 στήλες.

    Φάκελοι

    Κάθε φάκελος στη λίστα του SharePoint εμφανίζεται ως εγγραφή στον πίνακα της Access. Τα στοιχεία που βρίσκονται μέσα σε ένα φάκελο εμφανίζονται επίσης ως εγγραφές, ακριβώς κάτω από την εγγραφή που αντιστοιχεί σε αυτόν το φάκελο.

    Στήλες αναζήτησης

    Εάν μια στήλη προέλευσης αναζητά τιμές σε μια άλλη λίστα και η σχετική λίστα δεν είναι ήδη στη βάση δεδομένων, η Access δημιουργεί αυτόματα συνδεδεμένους πίνακες για τις σχετικές λίστες.

    Σημείωση: Μια στήλη προέλευσης τύπου "Άτομο" ή "Ομάδα" είναι ένας ειδικός τύπος στήλης αναζήτησης που αναζητά τιμές στη λίστα πληροφοριών χρήστη. Εάν συνδεθείτε με μια λίστα που περιέχει μια στήλη "Άτομο" ή "Ομάδα", η Access δημιουργεί αυτόματα ένα συνδεδεμένο πίνακα για τη λίστα πληροφοριών χρήστη.

    Υπολογιζόμενες στήλες

    Τα αποτελέσματα σε μια υπολογιζόμενη στήλη εμφανίζονται στο αντίστοιχο πεδίο, αλλά δεν μπορείτε να προβάλετε ή να τροποποιήσετε τον τύπο στην Access.

    Συνημμένα

    Η στήλη συνημμένων της λίστας εμφανίζεται σε ένα πεδίο που ονομάζεται "Συνημμένα".

    Στήλες μόνο για ανάγνωση

    Οι στήλες που είναι μόνο για ανάγνωση σε μια λίστα του SharePoint θα εξακολουθήσουν να είναι μόνο για ανάγνωση στην Access. Επιπλέον, ίσως να μην μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε στήλες στην Access.

    Στήλες πολλών τιμών

    Μια στήλη τύπου "Επιλογή" ή "Αναζήτηση" μπορεί να περιέχει πολλές τιμές. Για αυτές τις στήλες, η λειτουργία σύνδεσης δημιουργεί πεδία που υποστηρίζουν πολλές τιμές. Οι στήλες αναζήτησης πολλών τιμών που δημιουργούνται στο συνδεδεμένο πίνακα στη στήλη προέλευσης είναι τύπου "Αναζήτηση".

  4. Προσδιορίστε τη βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τους συνδεδεμένους πίνακες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε δεδομένα στη βάση δεδομένων. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε κάποια από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων σας, δημιουργήστε μια νέα, κενή βάση δεδομένων.

  5. Ελέγξτε τους πίνακες στη βάση δεδομένων. Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση σε μια λίστα του SharePoint, δημιουργείται ένας πίνακας που έχει το ίδιο όνομα με τη λίστα προέλευσης. Εάν αυτό το όνομα χρησιμοποιείται ήδη, η Access προσθέτει το επίθημα "1" στο τέλος του ονόματος του νέου πίνακα — για παράδειγμα, "Επαφές1". (Εάν το όνομα "Επαφές1" επίσης χρησιμοποιείται ήδη, η Access θα δημιουργήσει το όνομα "Επαφές2" κ.ο.κ.) Οι ίδιοι κανόνες ισχύουν για τις σχετικές λίστες.

    Σημείωση:  Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι η Access δεν αντικαθιστά ποτέ έναν πίνακα στη βάση δεδομένων κατά τη διάρκεια μιας λειτουργίας σύνδεσης. Επίσης, δεν μπορείτε να προσαρτήσετε τα περιεχόμενα μιας λίστας του SharePoint σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

Σύνδεση με τα δεδομένα

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προορισμού.

  2. Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης κειμένου διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access που έχετε. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στην έκδοση της Access που διαθέτετε:

    • Εάν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση της Access που παρέχεται στο πλαίσιο της συνδρομής στο Office 365, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων > Από άλλες προελεύσεις > Λίστα του SharePoint.

    • Εάν χρησιμοποιείτε Access 2016, Access 2013 ή Access 2010, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα για ανάπτυξη μιας λίστας επιλογών και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα του SharePoint.

    • Εάν χρησιμοποιείτε Access 2007, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα του SharePoint.

  3. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων – Τοποθεσία του SharePoint.

    Επιλέξτε εισαγωγή ή σύνδεση σε μια τοποθεσία του SharePoint στο παράθυρο διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Τοποθεσία του SharePoint".

  4. Στον οδηγό, καθορίστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας προέλευσης.

  5. Επιλέξτε το στοιχείο Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της δημιουργίας ενός συνδεδεμένου πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Ο οδηγός εμφανίζει τις λίστες που είναι διαθέσιμες για σύνδεση.

  6. Επιλέξτε τις λίστες με τις οποίες θέλετε να δημιουργήσετε σύνδεση και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση:  Εάν κάποιες λίστες είναι ήδη συνδεδεμένες με την τρέχουσα βάση δεδομένων, τα πλαίσια ελέγχου που αντιστοιχούν σε αυτές τις λίστες θα είναι επιλεγμένο. Εάν θέλετε να καταργήσετε κάποιες συνδέσεις, καταργήστε τις επιλογές από τα πλαίσια ελέγχου των συνδέσεων που θέλετε να καταργήσετε.

    Η Access επιχειρεί να δημιουργήσει συνδεδεμένους πίνακες, τόσο για τις λίστες που επιλέξατε κατά τη διάρκεια αυτής της λειτουργίας όσο και για κάθε μία από τις σχετικές λίστες. Επίσης, η Access επιχειρεί να ανανεώσει τους συνδεδεμένους πίνακες που αντιστοιχούν στις λίστες που έχουν επιλεγεί στον οδηγό. Η Access δημιουργεί επίσης τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων. Σε αντίθεση με μια λειτουργία εισαγωγής, η λειτουργία σύνδεσης διατηρεί τις ρυθμίσεις των ιδιοτήτων αναζήτησης μεταξύ ενός πεδίου αναζήτησης και του σχετικού πίνακα. Δεν χρειάζεται να ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο τις ιδιότητες του πεδίου αναζήτησης σε προβολή σχεδίασης πίνακα.

  7. Ελέγξτε τους νέους συνδεδεμένους πίνακες στην προβολή φύλλου δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα πεδία και οι εγγραφές εμφανίζονται σωστά.

    Η Access επιλέγει το σωστό τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο που αντιστοιχεί σε μια στήλη προέλευσης. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι κάθε φορά που ανοίγετε ένα συνδεδεμένο πίνακα ή τη λίστα προέλευσης, θα βλέπετε να εμφανίζονται τα πιο πρόσφατα δεδομένα. Ωστόσο, οι αλλαγές στη δομή μιας λίστας δεν εμφανίζονται αυτόματα σε έναν συνδεδεμένο πίνακα. Για να ενημερώσετε ένα συνδεδεμένο πίνακα εφαρμόζοντας την πιο πρόσφατη δομή της λίστας, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στις Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση λίστας.

Αρχή της σελίδας

Αυτή η ενότητα ισχύει μόνο για την Access 2007.

Επισκόπηση

Όταν μετακινείτε μια βάση δεδομένων από την Access σε μια τοποθεσία του SharePoint, δημιουργείτε λίστες στην τοποθεσία του SharePoint που παραμένουν συνδεδεμένες σε πίνακες στη βάση δεδομένων σας. Ο "Οδηγός μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint" σάς βοηθά να μετακινήσετε τα δεδομένα από όλους τους πίνακες ταυτόχρονα και να διατηρήσετε τις σχέσεις τους.

Αφού δημιουργήσουν λίστες στο SharePoint, οι χρήστες μπορούν να εργαστούν με τις λίστες στην τοποθεσία του SharePoint ή με τους συνδεδεμένους πίνακες στην Access, ενώ μπορούν να χρησιμοποιούν τις δυνατότητες μιας τοποθεσίας του SharePoint για να διαχειρίζονται τα δεδομένα και να παραμένουν ενημερωμένοι για τις αλλαγές.

Οι συνδέσεις σε λίστες του SharePoint αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων της Access και οι φόρμες, τα ερωτήματα και οι αναφορές παραμένουν επίσης στην Access. Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας έναν πίνακα ή μια φόρμα στην Access ή να επεξεργαστείτε τη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint.

Τρόπος μετακίνησης των δεδομένων

Όταν είναι δυνατό, ο "Οδηγός μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint" μετακινεί δεδομένα σε λίστες που βασίζονται σε πρότυπα λίστας στην τοποθεσία του SharePoint, όπως μια λίστα Επαφές. Εάν δεν είναι δυνατή η αντιστοίχιση ενός πίνακα με ένα πρότυπο λίστας, ο πίνακας μετατρέπεται σε προσαρμοσμένη λίστα στην προβολή φύλλου δεδομένων στην τοποθεσία του SharePoint.

Ανάλογα με το μέγεθος της βάσης δεδομένων, τον αριθμό των αντικειμένων της και τις επιδόσεις του συστήματος, η λειτουργία μπορεί να διαρκέσει αρκετή ώρα. Εάν αλλάξετε γνώμη στη διάρκεια της διαδικασίας, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Διακοπή για να την ακυρώσετε.

Ο οδηγός δημιουργεί ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων στον υπολογιστή σας. Στην Access, δημιουργεί συνδέσεις στις λίστες από τους πίνακες, ώστε να είναι εύκολο να εντοπίσετε τα δεδομένα στην τοποθεσία του SharePoint όταν εργάζεστε στην Access. Όπου είναι δυνατόν, οι σχέσεις μεταξύ των πινάκων αναπαριστώνται ως συνδέσεις μεταξύ των λιστών του SharePoint.

Εάν προκύψουν προβλήματα, ο "Οδηγός μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint" αναφέρει τα προβλήματα και τα αποθηκεύει στη βάση δεδομένων της Access ως πίνακα καταγραφής τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βοηθήσετε στην αντιμετώπιση προβλημάτων.

Χρήση του "Οδηγού μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint" στην Access 2007

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Λίστες του SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση στο SharePoint.

  2. Ακολουθήστε τα βήματα στον "Οδηγό μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint", καθορίζοντας επίσης τη θέση της τοποθεσίας SharePoint που χρησιμοποιείτε.

    Για να ακυρώσετε τη διαδικασία, κάντε κλικ στην επιλογή Διακοπή.

  3. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση λεπτομερειών για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την μετεγκατάσταση.

    Αυτή η σελίδα του οδηγού περιγράφει τους πίνακες που έχουν συνδεθεί σε λίστες και παρέχει πληροφορίες σχετικά με μια θέση αντιγράφων ασφαλείας και τη διεύθυνση URL της βάσης δεδομένων. Παρέχει επίσης μια προειδοποίηση σε περίπτωση που εμφανίστηκαν θέματα μετεγκατάστασης, καθώς και τη θέση ενός πίνακα καταγραφής, όπου μπορείτε να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα θέματα.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος, όταν ο οδηγός ολοκληρώσει τις ενέργειές του.

    Εάν ο οδηγός εμφανίζει μια προειδοποίηση, θα πρέπει να εξετάσετε τον πίνακα καταγραφής και να κάνετε τις απαραίτητες ενέργειες για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας μετεγκαταστάθηκαν με επιτυχία. Για παράδειγμα, ορισμένα πεδία ενδέχεται να μην μετακινηθούν ή να μετατραπούν σε άλλον τύπο δεδομένων που είναι συμβατός με λίστα του SharePoint.

Σημείωση: Για να προβάλετε λίστες στην τοποθεσία του SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστες στη Γρήγορη εκκίνηση ή κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας. Ενδέχεται να πρέπει να ανανεώσετε τη σελίδα στο πρόγραμμα περιήγησης Web. Για να εμφανίζονται οι λίστες σας στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης της τοποθεσίας του SharePoint ή για να αλλάξετε άλλες ρυθμίσεις, όπως η ενεργοποίηση εντοπισμού εκδόσεων, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις λίστας στην τοποθεσία του SharePoint. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη Βοήθεια της τοποθεσίας του SharePoint.

Περιορισμοί της μετεγκατάστασης

Όταν ολοκληρωθεί ο "Οδηγός μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint", θα δείτε ένα μήνυμα αν η Access αντιμετώπισε προβλήματα με τα δεδομένα. Η Access δημιουργεί έναν πίνακα καταγραφής που ονομάζεται Μετακίνηση στα θέματα της τοποθεσίας SharePoint και προσθέτει τον πίνακα στη βάση δεδομένων. Ο πίνακας Μετακίνηση στα θέματα της τοποθεσίας SharePoint αποθηκεύεται στη βάση δεδομένων, αλλά δεν δημοσιεύεται ως λίστα στην τοποθεσία του SharePoint.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τους περιορισμούς στον τρόπο μετεγκατάστασης των δεδομένων, συνήθως όταν η Access και το SharePoint δεν διαθέτουν πανομοιότυπες δυνατότητες ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν μοιράζονται έναν τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν ο πίνακας της Access υποστηρίζει ακεραιότητα αναφορών, αυτό δεν εφαρμόζεται στη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint. Οι πληροφορίες στον πίνακα που ακολουθεί μπορεί να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε εάν θέλετε να μετεγκαταστήσετε τα δεδομένα σας και μπορεί να είναι χρήσιμες όταν εξετάζετε τυχόν προβλήματα που αναφέρονται στον πίνακα Μετακίνηση στα θέματα της τοποθεσίας SharePoint.

Τύπος δεδομένων ή προβλήματος

Πρόβλημα

Αποτέλεσμα

Τύπος δεδομένων "Αντικείμενο COM"

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν τον τύπο δεδομένων "Αντικείμενο COM".

Το πεδίο δεν μετακινείται.

Τύπος δεδομένων "Δυαδικός"

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν τον τύπο δεδομένων "Δυαδικός".

Το πεδίο δεν μετακινείται.

Ημερομηνία

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν ημερομηνίες πριν από το 1900.

Τα δεδομένα με ημερομηνίες πριν από το 1900 δεν μετακινούνται.

Χαρακτήρες νέας γραμμής σε πεδία κειμένου

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν χαρακτήρες νέας γραμμής σε ένα πεδίο "Μία γραμμής κειμένου".

Το πεδίο μετατρέπεται σε πεδίο "Πολλές γραμμές κειμένου" ή σε πεδίο "Υπόμνημα".

Τύπος δεδομένων "Δεκαδικός"

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν τον τύπο δεδομένων "Δεκαδικός".

Αντί για αυτό, χρησιμοποιείται το πεδίο "Αριθμός" ή το πεδίο "Διπλός ακέραιος".

Τύπος δεδομένων "Αναγνωριστικό αναπαραγωγής"

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν τον τύπο δεδομένων "Αναγνωριστικό αναπαραγωγής".

Αντί για αυτό, χρησιμοποιείται ο τύπος δεδομένων "Μία γραμμή κειμένου", ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων.

Ακεραιότητα αναφορών

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν ακεραιότητα αναφορών.

Η ακεραιότητα αναφορών δεν εφαρμόζεται στη νέα λίστα.

Προεπιλεγμένες τιμές που δεν υποστηρίζονται σε μια λίστα του SharePoint

Οι τοποθεσίες του SharePoint αποδέχονται τις προεπιλεγμένες τιμές που είναι στατικές, όπως το κείμενο ή έναν αριθμό, καθώς και τις τυπικές ημερομηνίες. Οι προεπιλεγμένες τιμές από την Access που είναι δυναμικές δεν μετεγκαθίστανται.

Ορισμένες προεπιλεγμένης τιμές ιδιοτήτων τιμών δεν μετακινούνται.

Επικύρωση δεδομένων σε ένα πεδίο ή πίνακα

Οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων δεν μετακινούνται σε τοποθεσίες του SharePoint.

Τυχόν επικυρώσεις δεδομένων σε ένα πεδίο ή πίνακα δεν μετακινούνται και δεν εφαρμόζονται.

Πεδία μοναδικού ευρετηρίου

Οι τοποθεσίες του SharePoint χρησιμοποιούν ένα πεδίο μοναδικού ευρετηρίου για τη στήλη "Αναγνωριστικό" σε μια λίστα.

Τυχόν άλλα πεδία μοναδικού ευρετηρίου ή σύνολα πεδίων δεν μετακινούνται.

Σχέσεις με διαδοχικές διαγραφές ή ενημερώσεις

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν διαδοχικές διαγραφές σε σχετιζόμενες εγγραφές.

Οι διαγραφές δεν συνεχίζονται στις σχετιζόμενες εγγραφές και οι ενημερώσεις δεν συνεχίζονται στα σχετιζόμενα πεδία.

Σχέσεις που επιβάλλουν ακεραιότητα αναφορών

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν ακεραιότητα αναφορών.

Η ακεραιότητα αναφορών δεν εφαρμόζεται στις σχέσεις μεταξύ δεδομένων στις λίστες.

Πεδία με αυτόματη αρίθμηση (εκτός από το πεδίο "Αναγνωριστικό")

Οι τοποθεσίες του SharePoint υποστηρίζουν αυτόματη αρίθμηση μόνο για το πεδίο που χρησιμοποιείται για τη στήλη "Αναγνωριστικό" σε μια λίστα.

Η αυτόματη αρίθμηση δεν εφαρμόζεται σε άλλες στήλες εκτός από τη στήλη "Αναγνωριστικό".

Σχέσεις στις οποίες μπορούν να δημιουργηθούν αναζητήσεις

Ορισμένες σχέσεις δεν υποστηρίζονται σε τοποθεσίες του SharePoint, όπως όταν το πρωτεύον κλειδί δεν σχετίζεται με τη στήλη "Αναγνωριστικό" ή δεν είναι ακέραιος.

Η σχέση δεν μετακινείται.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×