Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Διαχείριση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου μου

Λαμβάνετε εβδομαδιαία ή ακόμα και καθημερινά μηνύματα που σας προειδοποιούν ότι θα εξαντληθεί ο χώρος του γραμματοκιβωτίου; Η εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου είναι ένα εργαλείο μιας στάσης-καθαρισμού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποκόψετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας.

  1. Στο Outlook, επιλέξτε File> Tools > Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

    Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου

  2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Προβάλετε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων μέσα σε αυτό.

    • Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από μια ορισμένη ημερομηνία ή μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο μέγεθος.

    • Αρχειοθέτηση στοιχείων με χρήση της αυτόματης αρχειοθέτησης.

    • Δείτε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα" και αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα".

    • Δείτε το μέγεθος του φακέλου "διενέξεις" και διαγράψτε αυτόν το φάκελο.

Βέλτιστες πρακτικές για να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας άπαχο

Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας είναι αποθηκευμένο σε ένα διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Exchange, όταν το γραμματοκιβώτιό σας φθάσει στο ανώτερο όριό του, ο διαχειριστής σας μπορεί να ξεκινήσει τον περιορισμό της λειτουργικότητας. Για παράδειγμα, στο 90 MB μπορεί να λάβετε μια προειδοποίηση, στο 100 MB μπορεί να μην μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στο 110 MB ενδέχεται να μην μπορείτε να λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να διατηρήσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας υπό έλεγχο:

  • Αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων – μετακινήστε τα παλιά στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) την οποία μπορείτε να ανοίξετε από Outlook οποιαδήποτε στιγμή τη χρειάζεστε. Από προεπιλογή, το Outlookαρχειοθετεί αυτόματα τα στοιχεία σε τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετείτε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά που θέλετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε ποια στοιχεία θα αρχειοθετήσετε, πότε θα τα αρχειοθετήσετε και πού θα τα αποθηκεύσετε.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε την εντολή Αρχειοθέτηση , η εταιρεία σας ενδέχεται να έχει απενεργοποιήσει τη δυνατότητα.

  • Άδειασμα του φακέλου "Διαγραμμένα" – Αδειάστε συχνά το φάκελο "Διαγραμμένα", για να βεβαιωθείτε ότι δεν διατηρείτε μηνύματα που δεν χρειάζεστε.

  • Άδειασμα του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας – Αδειάστε περιοδικά το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για να αποθηκεύσετε το χώρο των εισερχομένων σας για τα μηνύματα που πραγματικά θέλετε.

  • Αποθηκεύστε συνημμένα εκτός του γραμματοκιβωτίου σας – καθώς τα συνημμένα συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου, μπορούν να καταλαμβάνουν πολύ χώρο. Για τα συνημμένα που θέλετε να διατηρήσετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να τα αποθηκεύσετε σε μια τοποθεσία ομάδας, να OneDrive ή σε φακέλους στον υπολογιστή σας.

  1. Στο Outlook, επιλέξτε File> cleanup Tools > Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

    Εργαλείο "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου"

  2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Προβάλετε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων μέσα σε αυτό.

    • Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από μια ορισμένη ημερομηνία ή μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο μέγεθος.

    • Αρχειοθέτηση στοιχείων με χρήση της αυτόματης αρχειοθέτησης.

    • Δείτε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα" και αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα".

    • Δείτε το μέγεθος του φακέλου "διενέξεις" και διαγράψτε αυτόν το φάκελο.

Βέλτιστες πρακτικές για να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας άπαχο

Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας είναι αποθηκευμένο σε ένα διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Exchange, όταν το γραμματοκιβώτιό σας φθάσει στο ανώτερο όριό του, ο διαχειριστής σας μπορεί να ξεκινήσει τον περιορισμό της λειτουργικότητας. Για παράδειγμα, στο 90 MB μπορεί να λάβετε μια προειδοποίηση, στο 100 MB μπορεί να μην μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στο 110 MB ενδέχεται να μην μπορείτε να λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να διατηρήσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας υπό έλεγχο:

  • Αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων – μετακινήστε τα παλιά στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) την οποία μπορείτε να ανοίξετε από Outlook οποιαδήποτε στιγμή τη χρειάζεστε. Από προεπιλογή, το Outlookαρχειοθετεί αυτόματα τα στοιχεία σε τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετείτε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά που θέλετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε ποια στοιχεία θα αρχειοθετήσετε, πότε θα τα αρχειοθετήσετε και πού θα τα αποθηκεύσετε.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε την εντολή Αρχειοθέτηση , η εταιρεία σας ενδέχεται να έχει απενεργοποιήσει τη δυνατότητα.

  • Άδειασμα του φακέλου "Διαγραμμένα" – Αδειάστε συχνά το φάκελο "Διαγραμμένα", για να βεβαιωθείτε ότι δεν διατηρείτε μηνύματα που δεν χρειάζεστε.

  • Άδειασμα του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας – Αδειάστε περιοδικά το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για να αποθηκεύσετε το χώρο των εισερχομένων σας για τα μηνύματα που πραγματικά θέλετε.

  • Αποθηκεύστε συνημμένα εκτός του γραμματοκιβωτίου σας – καθώς τα συνημμένα συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου, μπορούν να καταλαμβάνουν πολύ χώρο. Για τα συνημμένα που θέλετε να διατηρήσετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να τα αποθηκεύσετε σε μια τοποθεσία ομάδας, να OneDrive ή σε φακέλους στον υπολογιστή σας.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×