Διαχείριση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου μου

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Λαμβάνετε εβδομαδιαία ή ακόμα και καθημερινά μηνύματα που σας προειδοποιούν ότι θα εξαντληθεί ο χώρος του γραμματοκιβωτίου; Η εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου είναι ένα εργαλείο μιας στάσης-καθαρισμού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποκόψετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας.

  1. Στο Outlook, επιλέξτε File> Cleanup Tools > Cleanup Mailbox Cleanup.

    Εργαλείο "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου"

  2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Προβάλετε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων μέσα σε αυτό.

    • Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από μια ορισμένη ημερομηνία ή μέγεθος.

    • Αρχειοθέτηση στοιχείων με χρήση της αυτόματης αρχειοθέτησης.

    • Δείτε το μέγεθος του φακέλου "διαΓραμμένα" και αδειάστε το φάκελο "διαΓραμμένα".

    • Δείτε το μέγεθος του φακέλου "διενέξεις" και διαγράψτε αυτόν το φάκελο.

Βέλτιστες πρακτικές για να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας άπαχο

Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας είναι αποθηκευμένο σε ένα διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Exchange, όταν το γραμματοκιβώτιό σας φθάσει στο ανώτερο όριό του, ο διαχειριστής σας μπορεί να ξεκινήσει τον περιορισμό της λειτουργικότητας. Για παράδειγμα, στο 90 MB μπορεί να λάβετε μια προειδοποίηση, στο 100 MB μπορεί να μην μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στο 110 MB ενδέχεται να μην μπορείτε να λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να διατηρήσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας υπό έλεγχο:

  • Αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων – μετακινήστε τα παλιά στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) που μπορείτε να ανοίξετε από το Outlook κάθε φορά που το χρειάζεστε. Από προεπιλογή, το Outlook αρχειοθετεί αυτόματα τα στοιχεία σε τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετείτε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά που θέλετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε ποια στοιχεία θα αρχειοθετήσετε, πότε θα τα αρχειοθετήσετε και πού θα τα αποθηκεύσετε.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε την εντολή Αρχειοθέτηση , η εταιρεία σας ενδέχεται να έχει απενεργοποιήσει τη δυνατότητα.

  • Άδειασμα του φακέλου "Διαγραμμένα" – Αδειάστε συχνά το φάκελο "Διαγραμμένα", για να βεβαιωθείτε ότι δεν διατηρείτε μηνύματα που δεν χρειάζεστε.

  • Άδειασμα του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας – Αδειάστε περιοδικά το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για να αποθηκεύσετε το χώρο των εισερχομένων σας για τα μηνύματα που πραγματικά θέλετε.

  • Αποθηκεύστε συνημμένα εκτός του γραμματοκιβωτίου σας – καθώς τα συνημμένα συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου, μπορούν να καταλαμβάνουν πολύ χώρο. Για τα συνημμένα που θέλετε να διατηρήσετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να τα αποθηκεύσετε σε μια τοποθεσία ομάδας, στο OneDrive ή σε φακέλους στον υπολογιστή σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου , το οποίο σας επιτρέπει να προβάλετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε παλαιότερα στοιχεία σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης προσωπικών φακέλων (. pst) και να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα".

  1. Στο μενού Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

  2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Για να δείτε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων μέσα σε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου.

    • Για να εντοπίσετε παλαιότερα στοιχεία, επιλέξτε Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από n Days, πληκτρολογήστε έναν αριθμό μεταξύ του 1 και του 999 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση.

    • Για να εντοπίσετε μεγάλα στοιχεία, επιλέξτε Εύρεση στοιχείων μεγαλύτερων από n kilobyte, πληκτρολογήστε έναν αριθμό μεταξύ του 1 και του 9999 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση.

    • Για να μετακινήσετε παλαιότερα στοιχεία στο γραμματοκιβώτιό σας σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης προσωπικών φακέλων (. pst), κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη αρχειοθέτηση. Ο προεπιλεγμένος φάκελος για τα αρχεία. pst είναι c και Settings\User name\Local ρυθμίσεις \ εφαρμογή Data\Microsoft\Outlook.

    • Για να δείτε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα", κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διαγραμμένων στοιχείων.

    • Για να αδειάσετε το φάκελο " Διαγραμμένα ", κάντε κλικ στην επιλογή κενό.

    • Για να δείτε το μέγεθος του φακέλου διενέξεις, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή μεγέθους διενέξεων.

    • Για να διαγράψετε τα περιεχόμενα του φακέλου διενέξεις, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή.

Μείωση του μεγέθους ενός αρχείου προσωπικών φακέλων (. pst)

Εάν διαγράψετε στοιχεία από ένα αρχείο προσωπικών φακέλων (. pst), το αρχείο συμπυκνώνεται αυτόματα στο παρασκήνιο όταν δεν χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας και το Outlook εκτελείται. Εάν θέλετε να μειώσετε αμέσως το μέγεθος του αρχείου, μπορείτε να επιβάλετε τη συμπύκνωση. Η διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά.

  1. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση αρχείων δεδομένων.

  2. Κάντε κλικ στο αρχείο δεδομένων που θέλετε να συμπυκνώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Συμπύκνωση τώρα.

Σημείωση: Δεν χρειάζεται να κλείσετε το Outlook μετά τη συμπύκνωση ενός αρχείου. pst.

Αρχή της σελίδας

Μείωση του μεγέθους του αρχείου φακέλων χωρίς σύνδεση (. ost)

Η μείωση του μεγέθους του αρχείου φακέλων χωρίς σύνδεση (. ost) μπορεί να βελτιώσει τις επιδόσεις, εάν έχετε διαγράψει μια μεγάλη ποσότητα στοιχείων. Αυτή η διαδικασία δεν διαγράφει στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στο διακομιστή.

  1. Διαγράψτε τα στοιχεία που δεν θέλετε να διατηρήσετε και, στη συνέχεια, αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα".

  2. Στο μενού Tools, κάντε κλικ στην επιλογή Account Settings.

    Η εντολή " Ρυθμίσεις λογαριασμού " λείπει.

    Η εντολή " Ρυθμίσεις λογαριασμού " βρίσκεται στο μενού " Εργαλεία " στο Microsoft Office Outlook 2007. Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Outlook, οι ακόλουθες οδηγίες δεν ισχύουν. Χρησιμοποιήστε τη βοήθεια που περιλαμβάνεται σε αυτό το προϊόν. Εάν η γραμμή τίτλου του προγράμματος που χρησιμοποιείτε εμφανίζει το Microsoft Outlook Express, χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα το οποίο δεν είναι το ίδιο με το Outlook. Ανατρέξτε στη βοήθεια του Outlook Express για βοήθεια.

  3. Στη λίστα, επιλέξτε Microsoft Exchange Serverκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες ρυθμίσεις.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις αρχείου φακέλων χωρίς σύνδεση.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Συμπύκνωση τώρα.

    Σημειώσεις: 

    • Για να διαγράψετε ένα στοιχείο από τους φακέλους online και offline, επιλέξτε το στοιχείο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

    • Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό του Exchange σε κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange, μόνο ο επιλεγμένος φάκελος θα απενεργοποιηθεί από το τοπικό αρχείο. ost. Τα στοιχεία στο διακομιστή θα ληφθούν ξανά στο αρχείο. ost στον επόμενο συγχρονισμό, εάν ο φάκελος είναι επιλεγμένος στην περιοχή Επιλογές φακέλου στις Ρυθμίσεις αποστολής/παραλαβής για το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Exchange Server.

    • Όταν χρησιμοποιείτε την κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange, τα αγαπημένα των δημόσιων φακέλων δεν συγχρονίζονται από προεπιλογή. Εάν επιλέξετε να συγχρονίσετε δημόσιους φακέλους, το μέγεθος του αρχείου φακέλων χωρίς σύνδεση (. ost) μπορεί να αυξηθεί σημαντικά.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×