Office
Είσοδος

Διαχείριση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου μου

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Λαμβάνετε εβδομαδιαίες ή ακόμα και ημερήσια μηνύματα προειδοποίηση ότι πρόκειται να εξαντλείται ο χώρος γραμματοκιβωτίου; Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου είναι ένα εργαλείο μία-διακοπή-εκκαθάρισης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποκόψετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας.

  1. Στο Outlook, επιλέξτε αρχείο > Εργαλεία εκκαθάρισης > Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

    Εργαλείο "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου"

  2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Δείτε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων μέσα σε αυτό.

    • Βρείτε στοιχεία που είναι παλιότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή βάσει μεγέθους.

    • Αρχειοθέτηση στοιχείων με χρήση της αυτόματης αρχειοθέτησης.

    • Δείτε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα" και αδειάστε τον.

    • Δείτε το μέγεθος του φακέλου "Διενέξεις" και διαγράψτε τον.

Βέλτιστες πρακτικές για να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας μικρό και εύχρηστο

Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας είναι αποθηκευμένο σε ένα διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως Exchange, όταν το γραμματοκιβώτιό σας φτάσει στο ανώτατο όριο το διαχειριστή σας να ξεκινήσετε τον περιορισμό λειτουργικότητα. Για παράδειγμα, κατά 90 MB μπορεί να λάβετε μια προειδοποίηση, στο 100 MB δεν μπορεί να είναι δυνατή η αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στο 110 MB δεν μπορεί να είναι δυνατή η λήψη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να διατηρήσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας υπό έλεγχο:

  • Αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων – Μετακίνηση παλιών στοιχείων που θέλετε να διατηρήσετε σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) που μπορείτε να ανοίξετε από Outlook κάθε φορά που χρειάζεστε. Από προεπιλογή, Outlook αυτόματα αρχειοθετεί στοιχεία ανά τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορείτε επίσης να μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων κάθε φορά που θέλετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε ποια στοιχεία θέλετε να αρχειοθετήσετε, πότε πρέπει να αρχειοθετήσετε τους και τη θέση για να αποθηκεύσετε.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε την εντολή Αρχειοθέτηση, την εταιρεία σας ενδέχεται να έχει απενεργοποιήσει τη δυνατότητα.

  • Άδειασμα του φακέλου Διαγραμμένα – Άδειασμα του φακέλου Διαγραμμένα συχνά, για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα διατηρηθούν τα μηνύματα που δεν χρειάζεστε.

  • Άδειασμα του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας – Τακτικά Άδειασμα του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για να αποθηκεύσετε το φάκελο "Εισερχόμενα" του χώρου για τα μηνύματα που πραγματικά θέλετε.

  • Αποθήκευση συνημμένων εκτός του γραμματοκιβωτίου σας – ως συνημμένα συσσωρεύονται μέσα στο χρόνο, που μπορούν να λαμβάνουν πολύ χώρο. Για τα συνημμένα που θέλετε να διατηρήσετε, εξετάστε το ενδεχόμενο αποθήκευσή τους σε μια τοποθεσία ομάδας, για να OneDrive ή στους φακέλους του υπολογιστή σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου, το οποίο σας επιτρέπει να δείτε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου και μεμονωμένων φακέλων. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε παλαιότερα στοιχεία σε μια αρχειοθήκη αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst) και να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα".

  1. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

  2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Για να δείτε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων μέσα σε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου.

    • Για να εντοπίσετε παλαιότερα στοιχεία, επιλέξτε Εύρεση στοιχείων παλιότερων από ν ημέρες, πληκτρολογήστε έναν αριθμό μεταξύ 1 και 999 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση.

    • Για να εντοπίσετε μεγάλα στοιχεία, επιλέξτε Εύρεση στοιχείων μεγαλύτερων από n kilobyte, πληκτρολογήστε έναν αριθμό από 1 έως 9999 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση.

    • Για να μετακινήσετε παλαιότερα στοιχεία στο γραμματοκιβώτιό σας σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst), κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Ο προεπιλεγμένος φάκελος για αρχειοθέτηση αρχείων .pst είναι c:\Documents και Settings\user name\Local ρυθμίσεις\ \Τοπικές Data\Microsoft\Outlook εφαρμογής.

    • Για να προβάλετε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα ", κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή μεγέθους διαγραμμένων.

    • Για να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα", κάντε κλικ στην επιλογή κενή.

    • Για να προβάλετε το μέγεθος του φακέλου " διενέξεις ", κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή μεγέθους διενέξεων.

    • Για να διαγράψετε τα περιεχόμενα του φακέλου " διενέξεις ", κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή.

Μείωση του μεγέθους ενός αρχείου προσωπικών φακέλων (.pst)

Εάν διαγράψετε στοιχεία από ένα αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst), το αρχείο συμπιέζεται αυτόματα στο παρασκήνιο όταν δεν χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας και να εκτελείται το Outlook. Εάν θέλετε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου αμέσως, μπορείτε να επιβάλετε μια συμπίεση. Η διαδικασία για να συμπιέσετε το αρχείο δεδομένων ενδέχεται να χρειαστούν αρκετά λεπτά.

  1. Στο μενού αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση αρχείων δεδομένων.

  2. Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων που θέλετε να συμπυκνώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Συμπύκνωση τώρα.

Σημείωση: Δεν χρειάζεται να κλείσετε το Outlook μετά τη συμπύκνωση ένα αρχείο .pst.

Αρχή της σελίδας

Μείωση του μεγέθους της το αρχείο φακέλων χωρίς σύνδεση (.ost)

Μείωση του μεγέθους των το αρχείο φακέλων χωρίς σύνδεση (.ost) το αρχείο να βελτιώσετε την απόδοση, εάν έχετε διαγράψει μια μεγάλη ποσότητα των στοιχείων. Αυτή η διαδικασία δεν διαγράφει τα στοιχεία που έχουν αποθηκευτεί στο διακομιστή.

  1. Διαγράψτε τα στοιχεία που δεν θέλετε να διατηρήσετε και, στη συνέχεια, να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα".

  2. Στο μενού Tools, κάντε κλικ στην επιλογή Account Settings.

    Λείπει η εντολή Ρυθμίσεις λογαριασμού.

    Η εντολή Ρυθμίσεις λογαριασμού είναι στο μενού Εργαλεία στο Microsoft Office Outlook 2007. Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Outlook, δεν εφαρμόζονται οι παρακάτω οδηγίες. Χρησιμοποιήστε τη Βοήθεια που συνοδεύει το συγκεκριμένο προϊόν. Εάν η γραμμή τίτλου του προγράμματος που χρησιμοποιείτε εμφανίζει το Microsoft Outlook Express, χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα που δεν είναι το ίδιο με το Outlook. Για βοήθεια, ανατρέξτε στο θέμα Βοήθεια στο Outlook Express.

  3. Στη λίστα, επιλέξτε Microsoft Exchange Server και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες ρυθμίσεις.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις για το αρχείο φακέλων χωρίς σύνδεση.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Συμπύκνωση τώρα.

Σημείωση: 

  • Για να διαγράψετε ένα στοιχείο από τη σύνδεση και χωρίς σύνδεση φάκελοι, επιλέξτε το στοιχείο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

  • Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό του Exchange σε κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange, θα καταργηθεί από το τοπικό αρχείο .ost μόνο στον επιλεγμένο φάκελο. Τα στοιχεία στο διακομιστή θα γίνει ξανά λήψη στο αρχείο .ost κατά τον επόμενο συγχρονισμό, εάν έχει επιλεγεί ο φάκελος στην περιοχή "Επιλογές φακέλων" στις Ρυθμίσεις αποστολής/παραλαβής για το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Exchange Server.

  • Όταν χρησιμοποιείτε την κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange, δημόσιοι φάκελοι "Αγαπημένα" δεν συγχρονίζονται από προεπιλογή. Εάν επιλέξετε να συγχρονίσετε τους δημόσιους φακέλους, ενδέχεται να αυξηθούν σημαντικά το μέγεθος του αρχείο φακέλων χωρίς σύνδεση (.ost).

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×