Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Διανομή μιας έκθεσης

Απελευθερώστε τις αναφορές πρόσβασής σας και διανείμετε τις σε μεγάλο βαθμό. Για παράδειγμα, στείλτε τους ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν ή περισσότερους χρήστες, εξαγάγετε τους σε βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint και αρχειοθετήστε τους σε φακέλους δικτύου. Όταν διανέμετε μια αναφορά της Access, δημιουργείτε μια στατική αναφορά δεδομένων σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, όπως ημερήσια, εβδομαδιαία ή μηνιαία. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα μοναδικό στοιχείο αλήθειας που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι πληροφορίες για να κάνουν ορθές επιχειρηματικές αποφάσεις, να απαντήσουν σε ερωτήσεις, να βρουν εναλλακτικές λύσεις, να προσδιορίσουν τα καλύτερα σχέδια, να αξιολογήσουν τους κινδύνους και να βελτιώσουν την ποιότητα.

Διανομή αναφορών

Συμβουλή    Κατά τη δημιουργία της αναφοράς, προσθέστε μια ημερομηνία δημοσίευσης. Αυτό βοηθά τους χρήστες να επιβεβαιώσουν τη σωστή ώρα δημιουργίας της αναφοράς. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή της ημερομηνίας και της ώρας σε μια αναφορά ή φόρμα.

Τι θέλετε να κάνετε;

Αποστολή αναφοράς με χρήση της εντολής "ηλεκτρονικό ταχυδρομείο"

Ένας από τους ταχύτερους τρόπους για τη διανομή μιας αναφοράς είναι η χρήση της εντολής "ηλεκτρονικό ταχυδρομείο". Με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού, η Access εξάγει την αναφορά και, στη συνέχεια, δημιουργεί ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το συνημμένο αρχείο.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να στείλετε.

  2. Επιλέξτε εξωτερικά δεδομένα > μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Αποστολή αντικειμένου ως , επιλέξτε τη μορφή εξόδου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, όπως PDFκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση    Παρόλο που υπάρχουν διάφορες μορφές που μπορείτε να επιλέξετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τη μορφή φορητού εγγράφου (PDF), η οποία έχει μετατραπεί σε πρότυπο, διατηρεί τη διάταξη και τη μορφή της αρχικής αναφοράς της Access και διαθέτει ενσωματωμένους τρόπους προσαρμογής των σελίδων για προβολή και εκτύπωση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα εγκατάσταση του Adobe Reader και Εκτύπωση PDF.

    Η Access ανοίγει ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook με συνημμένο το αρχείο.

  4. Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών στα πλαίσια προς και Κοιν ., μια περιγραφή στο πλαίσιο θέμα και ένα μήνυμα στην περιοχή μηνύματος.

    Συμβουλή    Από προεπιλογή, το αρχείο που στέλνετε με αυτήν τη μέθοδο δεν αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του αρχείου στον υπολογιστή σας, κάντε δεξί κλικ στο συνημμένο στο πλαίσιο συνημμένο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως.

  5. Επιλέξτε Αποστολή.

Σημείωση    Για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενέργεια μακροεντολής EMailDatabaseObject. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή με μια ακολουθία αυτών των ενεργειών για να στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαφορετικές αναφορές σε διαφορετικούς χρήστες.

Αρχή της σελίδας

Εξαγωγή αναφοράς σε φάκελο ή βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να εξαγάγετε.

  2. Επιλέξτε εξωτερικά δεδομένα > PDF ή XPS για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση ως PDF ή XPS .

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εντοπίστε το φάκελο χρησιμοποιώντας το παράθυρο περιήγησης.

    • Εντοπίστε την τοποθεσία του SharePoint, κάνοντας κλικ στην επιλογή SharePoint στο παράθυρο περιήγησης ή πληκτρολογώντας τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας στο πλαίσιο διεύθυνση στο επάνω μέρος. Για παράδειγμα:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εντοπισμός περιεχομένου με την αρχική σελίδα του SharePoint.

  4. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως τύπου , βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένος ο τύπος αρχείου PDF .

  5. Για να αλλάξετε το προεπιλεγμένο όνομα της αναφοράς, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα αρχείου στο πλαίσιο όνομα αρχείου .

  6. Για να ανοίξετε την αναφορά αμέσως μετά την εξαγωγή της, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα αρχείου μετά τη δημοσίευση .

  7. Στην περιοχή Βελτιστοποίηση για, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να βελτιστοποιήσετε την αναφορά για ένα μεγαλύτερο αρχείο υψηλότερης ανάλυσης (συνιστάται για εκτύπωση), επιλέξτε Standard.

    • Για να βελτιστοποιήσετε την αναφορά για ένα μικρότερο αρχείο χαμηλότερης ανάλυσης (προτείνεται για δημοσίευση στο Internet), επιλέξτε ελάχιστο μέγεθος.

  8. Επιλέξτε Δημοσίευση. Η Access δημιουργεί το αρχείο. Εάν επιλέξατε το άνοιγμα του αρχείου από την Access μετά τη δημοσίευση, το Adobe Reader εμφανίζει το αρχείο.

  9. Για να αποθηκεύσετε τα βήματα της λειτουργίας, ώστε να μπορείτε να εκτελέσετε και να προγραμματίσετε την ίδια λειτουργία, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής :

    • Πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για τα βήματα.

    • Για να δημιουργήσετε μια εργασία του Outlook που προγραμματίζει τη λειτουργία εξαγωγής σε μια μελλοντική ημερομηνία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία εργασίας του Outlook .

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αποθήκευση των λεπτομερειών μια λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφή.

    Σημείωση    Ένας άλλος τρόπος για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία είναι να χρησιμοποιήσετε την ενέργεια μακροεντολής ExportWithFormatting. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ουσιαστικό όνομα αρχείου με βάση τον τίτλο της έκθεσης και την ημερομηνία εξαγωγής. Αυτό βοηθά τους χρήστες να εντοπίσουν τη σωστή αναφορά σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint ή σε έναν φάκελο πολλών αναφορών. Για να το κάνετε αυτό, καθορίστε την ακόλουθη παράσταση στο όρισμα αρχείο εξόδου:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Όπου RptQC5 είναι το όνομα του αντικειμένου αναφοράς, το Auto_Header0 είναι η ενότητα κεφαλίδας της αναφοράς και η ιδιότητα λεζάντα είναι ο τίτλος της αναφοράς.

Αρχή της σελίδας

Μάθετε σχετικά με τη δημιουργία ενός Κέντρου αναφορών στο SharePoint

Εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας ενός αποκλειστικού Κέντρου αναφορών σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, ώστε οι χρήστες να μπορούν πιο εύκολα να βρίσκουν και να προβάλλουν τις αναφορές που χρειάζονται. Με την προσθήκη στηλών, τη σύνδεση με τη βιβλιοθήκη από την Access και την προσαρμογή της βιβλιοθήκης εγγράφων με προβολές, μπορείτε να παρέχετε μια πρώτης τάξεως εμπειρία για τους χρήστες σας. Αυτό που ακολουθεί είναι τα βασικά βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε.

Δημιουργία βιβλιοθήκης εγγράφων    Μια βιβλιοθήκη εγγράφων είναι μια ασφαλής θέση αρχείου που απλοποιεί τη συνεργασία. Μπορείτε να προσθέσετε στήλες σε μια βιβλιοθήκη, όπως κατηγορίες, άτομα ή ομάδες και υπολογιζόμενες στήλες, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε προβολές και φίλτρα.

Μια προβολή μικρογραφιών μιας βιβλιοθήκης εγγράφων που δεν έχει επιλεγεί.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι μια βιβλιοθήκη εγγράφων;

Ενημέρωση στηλών βιβλιοθήκης από την Access    Συνδέοντας τη βιβλιοθήκη με την Access, μπορείτε να ενημερώσετε τις στήλες στη βιβλιοθήκη εγγράφων από την Access για να βοηθήσετε τους χρήστες να βρουν τις αναφορές που θέλουν και να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή, σύνδεση ή μετακίνηση δεδομένων στο SharePoint.

Δημιουργία διαλογής και φιλτραρισμένων προβολών    Αντί να στείλετε την αναφορά από την Access μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στείλτε μια σύνδεση προς τη σχετική προβολή της βιβλιοθήκης εγγράφων. Για παράδειγμα:

  • Ταξινομήστε την προβολή κατά αύξουσα σειρά από την τροποποιημένη στήλη , έτσι ώστε να εμφανίζεται πρώτα η πιο πρόσφατη αναφορά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση της ταξινόμησης για την τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint.

  • Εάν έχετε μια στήλη επιλογών στη βιβλιοθήκη που ονομάζεται JobFunction με τρεις τιμές: Lineworker, εργοδηγός και επόπτης, Δημιουργήστε ξεχωριστές προβολές με βάση μια παράσταση φίλτρου για κάθε ρόλο εργασίας:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Όταν στέλνετε μια σύνδεση προς την προβολή επόπτη και ο χρήστης κάνει κλικ σε αυτήν, η προβολή εμφανίζει τις συγκεκριμένες αναφορές για επόπτες. Για να αποκτήσετε μια σύνδεση της προβολής βιβλιοθήκης, εμφανίστε την προβολή και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τη διεύθυνση URL από τη γραμμή διευθύνσεων.

  • Εάν έχετε μια στήλη ατόμου στη βιβλιοθήκη που ονομάζεται OurEmployees, δημιουργήστε μια προβολή με βάση μια παράσταση φίλτρου που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση Me για να εμφανίζονται μόνο οι αναφορές για τον τρέχοντα χρήστη:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Όταν στέλνετε μια σύνδεση προς την προβολή και ο χρήστης κάνει κλικ σε αυτήν, η προβολή εμφανίζει τις συγκεκριμένες αναφορές για αυτόν το χρήστη.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση φιλτραρίσματος για την τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint και επεξεργασία μιας προβολής λίστας στο SharePoint.

Σύνδεση τμημάτων Web σε μια σύγχρονη σελίδα   Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια σύγχρονη σελίδα για να εμφανίσετε ένα αρχείο με βάση το τι επιλέγει ένας χρήστης σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, συνδέοντας ένα τμήματα Web προγράμματος προβολής αρχείων σε ένα τμήματα Web βιβλιοθήκης εγγράφων. Οι χρήστες μπορούν να κάνουν αναζήτηση στις αναφορές για να βρουν αυτό που θέλουν.

Παράδειγμα λίστας που συνδέεται με ένα μέρος Web ιδιοτήτων λίστας

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση τμημάτων Web σε σελίδες του SharePoint και σύνδεση τμημάτων Web στο SharePoint Online.

Μόχλευση του Microsoft Flow    Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη χρήση και τη διαχείριση της βιβλιοθήκης χρησιμοποιώντας μια ροή της Microsoft. Για παράδειγμα, μπορείτε να πατήσετε ειδοποιήσεις, να στείλετε καθημερινές υπενθυμίσεις, να δημιουργήσετε μια εργασία του Planner και να αρχειοθετήσετε αρχεία που έχουν λήξει σε ένα φάκελο.

Για ένα επιλεγμένο στοιχείο στο SharePoint, δημιουργήστε μια εργασία Planner με μια σύνδεση προς το στοιχείο του SharePoint.

Πρότυπο ροής της Microsoft για το SharePoint και το Planner

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία ροής για μια λίστα ή βιβλιοθήκη στο SharePoint Online ή το OneDrive για επιχείρηση.

Αρχή της σελίδας

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Δείτε επίσης

Εισαγωγή στις αναφορές στην Access

Οδηγός για τη σχεδίαση αναφορών

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×