Δημιουργία φορμών και αναφορών Access από μια λίστα του SharePoint

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες και αναφορές από μια λίστα του SharePoint και να τις χρησιμοποιήσετε ως προβολές. Οι χρήστες της τοποθεσίας του SharePoint που έχουν εγκατεστημένη την Access 2007 μπορούν να ανοίξουν αυτές τις φόρμες και τις αναφορές χρησιμοποιώντας το μενού Προβολή της λίστας του SharePoint. Μπορείτε να κάνετε μια προβολή της Access την προεπιλεγμένη προβολή για μια λίστα.

Οι προβολές που δημιουργείτε με τη χρήση του Access 2007 αποθηκεύονται σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων στο διακομιστή Windows SharePoint Services. Όταν ανοίγετε μια προβολή της Access μιας λίστας του SharePoint, η Access ξεκινά και εμφανίζει τη φόρμα ή την έκθεση. Επειδή η βάση δεδομένων είναι αποθηκευμένη στην τοποθεσία του SharePoint, η προβολή μπορεί να ανοίξει από άλλους χρήστες της τοποθεσίας. Ένας χρήστης δεν χρειάζεται να γνωρίζει τη θέση, στην τοποθεσία του SharePoint, του αρχείου βάσης δεδομένων που περιέχει την προβολή της Access, για να χρησιμοποιήσει την προβολή. Επιπλέον, ο χρήστης δεν χρειάζεται καν να γνωρίζει πώς να εκκινήσει την Access — ο χειρισμός του γίνεται αυτόματα από την τοποθεσία του SharePoint.

Σημείωση: Ένας χρήστης χρειάζεται Access 2007 εγκατεστημένο στον υπολογιστή του για να δημιουργήσει, να χρησιμοποιήσει ή να τροποποιήσει μια προβολή της Access σε μια τοποθεσία του SharePoint.

Τι θέλετε να κάνετε;

Δημιουργία προβολής Access μιας λίστας του SharePoint

Ορισμός προβολής της Access ως προεπιλεγμένης προβολής για τη λίστα του SharePoint

Χρήση μιας προβολής της Access μιας λίστας του SharePoint

Τροποποίηση προβολής Access μιας λίστας του SharePoint

Δημιουργία προβολής Access μιας λίστας του SharePoint

Όταν δημιουργείτε μια προβολή της Access μιας λίστας του SharePoint, η Access ξεκινά αυτόματα. Στην Access, μπορείτε να βασίσετε την προβολή σας σε μια ποικιλία προτύπων φόρμας και αναφοράς και, στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε την προβολή σας. Δημοσιεύοντας την προβολή σας στην τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε εύκολα να την καταστήσετε διαθέσιμη σε άλλους χρήστες.

Σημείωση: Για να δημιουργήσετε μια προβολή μιας λίστας του SharePoint, χρειάζεστε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών Windows SharePoint Services ", το οποίο, από προεπιλογή, περιλαμβάνεται στο επίπεδο δικαιωμάτων "Σχεδίαση".

Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία για να δημιουργήσετε μια προβολή της Access μιας λίστας του SharePoint που βλέπετε στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

  1. Στην τοποθεσία του SharePoint, στο μενού Προβολή Αναπτυσσόμενο μενού , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία προβολής.

  2. Στη σελίδα Δημιουργία προβολής , κάντε κλικ στην επιλογή προβολή Access.

    Η Access ξεκινά και, στη συνέχεια, σας ζητά να αποθηκεύσετε ένα τοπικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων που θα περιέχει τη νέα σας προβολή.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση τοπικού αντιγράφου , αναζητήστε τη θέση στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το τοπικό αντίγραφο στο πλαίσιο όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

    Η Access αποθηκεύει και ανοίγει το τοπικό αντίγραφο και, στη συνέχεια, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία προβολής πρόσβασης .

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία προβολής πρόσβασης , κάντε διπλό κλικ στον τύπο της προβολής που θέλετε να δημιουργήσετε.

    Η Access δημιουργεί τη νέα σας προβολή και την ανοίγει σε προβολή διάταξης.

  5. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη νέα σας προβολή σε προβολή διάταξης ή μπορείτε να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης.

    Στην προβολή διάταξης, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και να αναδιατάξετε τα στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας (όπως ετικέτες και πεδία), αλλά δεν μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας. Η προβολή διάταξης παρέχει μια προεπισκόπηση δεδομένων που σας διευκολύνει να δείτε πώς θα εμφανίζονται οι αλλαγές σας στην ολοκληρωμένη προβολή.

    Στην προβολή σχεδίασης, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και να αναδιατάξετε τα στοιχεία ελέγχου και να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας. Ωστόσο, η προβολή σχεδίασης δεν παρέχει προεπισκόπηση δεδομένων.

    Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ της προβολής σχεδίασης και της προβολής διάταξης όσο θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε την προβολή σχεδίασης για να προσθέσετε στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας, μπορείτε, στη συνέχεια, να μεταβείτε σε προβολή διάταξης και να τακτοποιήσετε αυτά τα στοιχεία ελέγχου στην προβολή κατά την προεπισκόπηση δεδομένων.

  6. Αφού κάνετε τις προσαρμογές σας, στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή δημοσίευση στην τοποθεσία του SharePoint.

    γραμμή εργαλείων

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση στο διακομιστή Web .

    Εάν η γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζεται, εμφανίστε την κάνοντας τα εξής:

    • Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων , στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη , κάντε κλικ στην επιλογή γραμμή μηνυμάτων.

  7. Από προεπιλογή, η Access αποθηκεύει την προβολή σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων που βρίσκεται στη βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων στην τοποθεσία του SharePoint — αυτή η τοποθεσία περιέχει τη λίστα από την οποία δημιουργήσατε την προβολή. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό είναι πιθανώς αυτό που θέλετε, αλλά μπορείτε να αλλάξετε τη βιβλιοθήκη εγγράφων στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων, επιλέγοντας μια διαφορετική βιβλιοθήκη στο πλαίσιο Αποθήκευση σε στο παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση σε διακομιστή Web . Αυτό μπορείτε να το κάνετε για να ελέγχετε πιο συγκεκριμένα ποιος έχει πρόσβαση στην προβολή και εάν οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν την προβολή σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση ή σε κατάσταση λειτουργίας επεξεργασίας. Η τοποθεσία του SharePoint μπορεί επίσης να έχει ρυθμίσει συγκεκριμένες βιβλιοθήκες για τη δημοσίευση προβολών της Access, οπότε ίσως χρειαστεί να αλλάξετε την τοποθεσία αποθήκευσης στο για να επιλέξετε τη σωστή βιβλιοθήκη.

    Ο διαχειριστής της τοποθεσίας του SharePoint μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε τη σωστή βιβλιοθήκη.

  8. Η Access παρέχει ένα όνομα για τη βάση δεδομένων στο πλαίσιο όνομα αρχείου στο παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση σε διακομιστή Web . Αυτό το όνομα ταιριάζει με το όνομα της βάσης δεδομένων που αποθηκεύσατε ως τοπικό αντίγραφο. Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα, εάν θέλετε, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, θα πρέπει να αποδεχτείτε το προτεινόμενο όνομα — αυτό θα σας διευκολύνει να θυμάστε ποια τοπική βάση δεδομένων αντιστοιχεί στη βάση δεδομένων που δημοσιεύετε στην τοποθεσία του SharePoint.

  9. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων στην τοποθεσία του SharePoint.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός προβολής της Access ως προεπιλεγμένης προβολής για τη λίστα του SharePoint

Όταν κάνετε μια προβολή της Access την προεπιλεγμένη προβολή για μια λίστα του SharePoint, η προβολή της Access ανοίγει αυτόματα όταν οι χρήστες ανοίγουν τη λίστα, εάν αυτοί οι χρήστες έχουν εγκατεστημένη την Access στους υπολογιστές τους.

Σημαντικό: Εάν κάνετε μια προβολή της Access την προεπιλεγμένη προβολή, οι επισκέπτες της λίστας που δεν έχουν εγκατεστημένη την Access 2007 δεν θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη λίστα.

  1. Με τη λίστα του SharePoint ανοιχτή, στο μενού Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις λίστας , στην περιοχή Προβολές, κάντε κλικ στο όνομα της προβολής της Access που θέλετε να ορίσετε ως προεπιλεγμένη προβολή.

  3. Στη σελίδα Επεξεργασία προβολής , επιλέξτε να γίνει αυτή η προεπιλεγμένη προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Χρήση μιας προβολής της Access μιας λίστας του SharePoint

Για να χρησιμοποιήσετε μια προβολή της Access μιας λίστας του SharePoint, επιλέξτε την προβολή Access από το μενού Προβολή της λίστας.

  • Στο μενού Προβολή Αναπτυσσόμενο μενού , κάντε κλικ στο όνομα της προβολής της Access. Η Access ξεκινά και, στη συνέχεια, εμφανίζει την προβολή σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

    Σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε τα δεδομένα στην προβολή και να εκτυπώσετε την προβολή, αλλά δεν μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση της προβολής. Εάν θέλετε να αλλάξετε τη σχεδίαση της προβολής, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα αυτού του άρθρου, τροποποιήστε μια προβολή της Access μιας λίστας του SharePoint.

Αρχή της σελίδας

Τροποποίηση προβολής Access μιας λίστας του SharePoint

Για να τροποποιήσετε τη σχεδίαση μιας προβολής της Access, αποθηκεύετε ένα τοπικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων που περιέχει την προβολή της Access και, στη συνέχεια, κάνετε αλλαγές. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τοπικό αντίγραφο της προβολής ή, εάν έχετε τα κατάλληλα δικαιώματα στην τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να δημοσιεύσετε τη νέα προβολή.

Σημείωση: Μπορείτε να τροποποιήσετε ένα τοπικό αντίγραφο μιας προβολής της Access, ανεξάρτητα από το επίπεδο δικαιωμάτων του Windows SharePoint Services. Ωστόσο, για να δημοσιεύσετε την τροποποιημένη προβολή σας στην τοποθεσία του SharePoint, χρειάζεστε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών Windows SharePoint Services ", το οποίο, από προεπιλογή, περιλαμβάνεται στο επίπεδο δικαιωμάτων "Σχεδίαση". Εάν δημιουργήσατε την προβολή της Access, θα πρέπει να έχετε ήδη το δικαίωμα διαχείρισης λιστών. Εάν δεν είστε βέβαιοι, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της τοποθεσίας του SharePoint για να προσδιορίσετε εάν έχετε τα δικαιώματα που χρειάζεστε.

  1. Με ανοιχτή την προβολή της Access, στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως.

    Το κουμπί 'Αποθήκευση ως' στη Γραμμή μηνυμάτων

    Σημείωση: Εάν η γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζεται, εμφανίστε την κάνοντας τα εξής:

    • Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων , στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη , κάντε κλικ στην επιλογή γραμμή μηνυμάτων.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ναι όταν η Access σας ζητήσει να κλείσετε την προβολή και όλα τα άλλα ανοιχτά αντικείμενα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  3. Στο πλαίσιο Αποθήκευση σε , καθορίστε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το τοπικό αντίγραφο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το τοπικό αντίγραφο στο πλαίσιο όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

    Η Access αποθηκεύει το τοπικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, το ανοίγει.

  4. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να αλλάξετε τη διάταξη της προβολής χωρίς να προσθέσετε νέα στοιχεία ελέγχου, στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

      Στην προβολή διάταξης, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και να αναδιατάξετε τα στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας (όπως ετικέτες και πεδία), αλλά δεν μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας. Η προβολή διάταξης παρέχει μια προεπισκόπηση δεδομένων που σας διευκολύνει να δείτε πώς θα εμφανίζονται οι αλλαγές σας στην ολοκληρωμένη προβολή.

    • Για να προσθέσετε ή να καταργήσετε στοιχεία ελέγχου στην προβολή (όπως ετικέτες ή πεδία), στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

      Στην προβολή σχεδίασης, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και να αναδιατάξετε τα στοιχεία ελέγχου και να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας. Ωστόσο, η προβολή σχεδίασης δεν παρέχει προεπισκόπηση δεδομένων.

      Σημείωση: Εάν επιλέξετε να επεξεργαστείτε την προβολή σε προβολή σχεδίασης και σκοπεύετε να δημοσιεύσετε την αναθεωρημένη προβολή στην τοποθεσία του SharePoint, μην προσθέσετε πεδία στην προβολή που δεν ανήκουν στη λίστα του SharePoint.

  5. Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ της προβολής σχεδίασης και της προβολής διάταξης όσο θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε την προβολή σχεδίασης για να προσθέσετε στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας, μπορείτε, στη συνέχεια, να μεταβείτε σε προβολή διάταξης και να τακτοποιήσετε αυτά τα στοιχεία ελέγχου στην προβολή κατά την προεπισκόπηση δεδομένων.

Δημοσίευση της τροποποιημένης προβολής πρόσβασης στην τοποθεσία του SharePoint

Αφού ολοκληρώσετε την τροποποίηση της προβολής, εάν έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" στην τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να δημοσιεύσετε την τροποποιημένη προβολή χρησιμοποιώντας την παρακάτω διαδικασία.

Για να αποκτήσετε το δικαίωμα Διαχείριση λιστών, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της τοποθεσίας του SharePoint.

  1. Αποθηκεύστε την προβολή στο τοπικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων.

  2. Στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή δημοσίευση στην τοποθεσία του SharePoint.

    γραμμή εργαλείων

    Σημείωση: Εάν δεν έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών", η γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζει το κουμπί " Δημοσίευση σε τοποθεσία του SharePoint ". Εάν η γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζεται, εμφανίστε την κάνοντας τα εξής:

    • Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων , στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη , κάντε κλικ στην επιλογή γραμμή μηνυμάτων.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση σε διακομιστή Web , κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×