Office
Είσοδος

Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο καλύπτει τη βασική διαδικασία έναρξης Access και τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων που θα χρησιμοποιηθεί σε υπολογιστή υπολογιστές, δεν είναι πάνω από το Web. Εξηγεί πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων υπολογιστή, χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο και πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την αρχή, δημιουργώντας τους δικούς σας πίνακες, φόρμες, εκθέσεις και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Εξηγεί επίσης ορισμένες τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να λάβετε τα υπάρχοντα δεδομένα στη νέα βάση δεδομένων σας.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Δημιουργία βάσης δεδομένων, χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο

Δημιουργία βάσης δεδομένων χωρίς τη χρήση προτύπου

Αντιγράψτε δεδομένα από άλλη προέλευση σε πίνακα της Access

Εισαγωγή, προσάρτηση ή σύνδεση με δεδομένα από άλλη προέλευση

Προσθήκη τμήματος εφαρμογής

Άνοιγμα μιας υπάρχουσας βάσης δεδομένων Access

Χρησιμοποιώντας την Access 2007;

Επισκόπηση

Κατά την πρώτη εκκίνηση Access ή εάν κλείσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να κλείσετε την Access, εμφανίζεται η προβολή Backstage του Microsoft Office.

Η προβολή Backstage είναι το σημείο έναρξης από την οποία μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, ανοίξτε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, προβάλετε περιεχόμενο από το Office.com — οτιδήποτε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να το κάνετε σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων ή εκτός μιας βάσης δεδομένων, σε αντίθεση με μέσα σε μια βάση δεδομένων.

Δημιουργία μιας βάσης δεδομένων

Όταν ανοίγετε πρόσβασης, η προβολή Backstage εμφανίζει την καρτέλα Δημιουργία. Στην καρτέλα Δημιουργία παρέχει πολλούς τρόπους που μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων:

  • Μια κενή βάση δεδομένων    Εάν θέλετε, μπορείτε να ξεκινήσετε από την αρχή. Αυτό είναι μια καλή επιλογή αν έχετε σχεδίαση πολύ συγκεκριμένες απαιτήσεις ή έχετε υπάρχοντα δεδομένα που χρειάζεστε για να χωρέσει ή να ενσωματώσετε.

  • Ένα πρότυπο που είναι εγκατεστημένα με την Access    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, εάν ξεκινάτε ένα νέο έργο και θέλετε μια καλή αφετηρία. Πρόσβαση συνοδεύεται από πολλά πρότυπα εγκατεστημένο από προεπιλογή.

  • Ένα πρότυπο από Office.com    Εκτός από τα πρότυπα που περιλαμβάνονται στην Access, μπορείτε να βρείτε πολλά περισσότερα πρότυπα στην Office.com. Δεν έχετε ακόμη και για να ανοίξετε ένα πρόγραμμα περιήγησης, τα πρότυπα που είναι διαθέσιμα από την καρτέλα Δημιουργία.

Προσθήκη σε μια βάση δεδομένων

Όταν εργάζεστε σε μια βάση δεδομένων, μπορείτε να προσθέσετε πεδία, πίνακες ή τμήματα εφαρμογών.

Τμήματα εφαρμογών είναι μια δυνατότητα που σας επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε πολλά αντικείμενα βάσης δεδομένων σχετικών μαζί σαν να ήταν ένα. Για παράδειγμα, ένα τμήμα εφαρμογής μπορεί να αποτελούνται από έναν πίνακα και μια φόρμα που βασίζεται σε πίνακα. Μπορείτε να προσθέσετε τον πίνακα και στη φόρμα την ίδια στιγμή, χρησιμοποιώντας το τμήμα εφαρμογής.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες, εκθέσεις, μακροεντολές - όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων που χρησιμοποιούνται για την εργασία με.

Δημιουργία βάσης δεδομένων, χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο

Πρόσβαση συνοδεύεται από μια ποικιλία προτύπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως-είναι ή ως ένα αριστερό σημείο. Το πρότυπο είναι μια βάση δεδομένων έτοιμη για χρήση που περιέχει όλους τους πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, μακροεντολές, και εκθέσεις που χρειάζονται για να εκτελέσετε μια συγκεκριμένη εργασία. Για παράδειγμα, υπάρχουν πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση θεμάτων, διαχείριση επαφών ή διατηρήσετε αρχείο των δαπανών. Ορισμένα πρότυπα περιέχουν μερικά δείγματα εγγραφών προκειμένου να καταδεικνύουν τη χρήση τους.

Εάν ένα από αυτά τα πρότυπα καλύπτει τις ανάγκες σας, να τη χρησιμοποιείτε είναι συνήθως ο πιο γρήγορος τρόπος για να λάβετε μια βάση δεδομένων αποτελέσματα. Ωστόσο, εάν έχετε δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα που θέλετε να εισαγάγετε στην Access, ενδέχεται να αποφασίσετε είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς τη χρήση ενός προτύπου. Τα πρότυπα έχουν ήδη καθορισμένη δομή δεδομένων και ενδέχεται να απαιτούν πολύ εργασία για να προσαρμοστούν τα υπάρχοντα δεδομένα στη δομή του προτύπου.

  1. Εάν έχετε μια βάση δεδομένων, άνοιγμα, στην καρτέλα " αρχείο ", κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. Η προβολή Backstage εμφανίζει την καρτέλα Δημιουργία.

  2. Πολλά σύνολα προτύπων είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Δημιουργία, ορισμένες από τις οποίες δημιουργούνται στην Access. Μπορείτε να κάνετε λήψη πρόσθετων προτύπων από Office.com. Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα σε αυτό το άρθρο για λεπτομέρειες.

  3. Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  4. Η Access προτείνει ένα όνομα αρχείου για τη βάση δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου — μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του αρχείου, εάν θέλετε. Για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σε διαφορετικό φάκελο από αυτόν που εμφανίζεται κάτω από το πλαίσιο όνομα αρχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα κουμπιού , μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Προαιρετικά, μπορείτε να δημιουργήσετε και να συνδέσετε τη βάση δεδομένων σε τοποθεσία του SharePoint.

    Σημείωση: Παρόλο που και τα δύο χρησιμοποιούν του SharePoint, μια βάση δεδομένων υπολογιστή που είναι συνδεδεμένος με μια τοποθεσία του SharePoint δεν είναι ίδια με μια βάση δεδομένων web χρησιμοποιώντας υπηρεσίες Access Services. Για να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων υπολογιστή, πρέπει να έχετε εγκατεστημένη την Access. Μια βάση δεδομένων web μπορεί να χρησιμοποιηθεί με ένα πρόγραμμα περιήγησης web.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

    Η Access δημιουργεί μια βάση δεδομένων από το πρότυπο που επιλέξατε και, στη συνέχεια, ανοίγει τη βάση δεδομένων. Για πολλά πρότυπα, εμφανίζεται μια φόρμα στην οποία μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Εάν το πρότυπό σας περιέχει δείγματα δεδομένων, μπορείτε να διαγράψετε κάθε εγγραφή κάνοντας κλικ στον επιλογέα εγγραφής (σκιασμένο πλαίσιο ή γραμμή στα αριστερά της εγγραφής) και, στη συνέχεια, κάνοντας τα εξής:

    Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Εικόνα κουμπιού

  6. Για να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων, κάντε κλικ στο πρώτο κενό κελί της φόρμας και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Χρησιμοποιήστε το Παράθυρο περιήγησης για να αναζητήσετε άλλες φόρμες ή αναφορές που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Ορισμένα πρότυπα περιλαμβάνουν μια φόρμα περιήγησης που σας επιτρέπει να μετακινηθείτε μεταξύ των αντικειμένων διαφορετική βάση δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με τα πρότυπα, ανατρέξτε στο άρθρο Χρήση προτύπου για τη δημιουργία βάσης δεδομένων της Access.

Επάνω μέρος της σελίδας

Δημιουργία βάσης δεδομένων χωρίς τη χρήση προτύπου

Εάν δεν σας ενδιαφέρουν χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων δημιουργώντας τους δικούς σας πίνακες, φόρμες, εκθέσεις και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό απαιτεί ένα ή και τα δύο από τα εξής:

  • Εισαγωγή, επικόλληση, η εισαγωγή δεδομένων σε πίνακα που δημιουργείται όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επανάληψη της διαδικασίας στους νέους πίνακες που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας την εντολή " Πίνακας " στην καρτέλα Δημιουργία.

  • Εισαγωγή δεδομένων από άλλες πηγές και δημιουργία νέων πινάκων κατά τη διαδικασία.

Δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων

  1. Στην καρτέλα " αρχείο ", κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.

  2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου στο πλαίσιο Όνομα αρχείου. Για να αλλάξετε τη θέση του αρχείου από την προεπιλεγμένη, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για μια θέση για να τοποθετήσετε τη βάση δεδομένων Εικόνα κουμπιού (δίπλα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου ), μεταβείτε στη νέα θέση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

    Η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων με έναν κενό πίνακα με το όνομα Πίνακας1 και, στη συνέχεια, ανοίγει Πίνακας1 σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ο δρομέας τοποθετείται στο πρώτο κενό κελί στη στήλη κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  4. Αρχίστε να πληκτρολογείτε για να προσθέσετε δεδομένα ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγράψτε δεδομένα από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

Εισαγωγή δεδομένων σε προβολή φύλλου δεδομένων έχει σχεδιαστεί ώστε να μοιάζει πολύ με την εργασία σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Τη δομή του πίνακα δημιουργείται ενώ εισάγετε τα δεδομένα. Όταν προσθέτετε μια νέα στήλη στο φύλλο δεδομένων, έχει οριστεί ένα νέο πεδίο στον πίνακα. Access ορίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίο, με βάση τα δεδομένα που εισάγετε.

Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα από τον Table1 αυτήν τη στιγμή, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο Εικόνα κουμπιού . Εάν κάνατε αλλαγές στον πίνακα, η Access σας ζητά να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή όχι, για να τις απορρίψετε ή κάντε κλικ στο κουμπί Άκυρο για να αφήσετε τον πίνακα ανοιχτό.

Συμβουλή: Η Access αναζητά ένα αρχείο με το όνομα του φακέλου που βρίσκεται στο [μονάδα δίσκου εγκατάσταση] Blank.accdb : \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Εάν υπάρχει, Blank.accdb είναι το πρότυπο για όλες κενό τις βάσεις δεδομένων, εκτός από βάσεις δεδομένων web. Οποιοδήποτε περιεχόμενο περιέχει μεταβιβάζεται από όλες τις νέες κενές βάσεις δεδομένων. Αυτό είναι ένας καλός τρόπος για τη διανομή προεπιλεγμένο περιεχόμενο, όπως αριθμούς τμήμα ή αποποίηση ευθυνών εταιρείας και τις πολιτικές. Να θυμάστε, Blank.accdb δεν έχει καμία επίδραση στη Δημιουργία κενής νέες βάσεις δεδομένων web.

Σημαντικό: Εάν κλείσετε Πίνακας1 χωρίς να το αποθηκεύσετε τουλάχιστον μία φορά, η Access διαγράφει ολόκληρο τον πίνακα, ακόμα και αν έχετε εισαγάγει δεδομένα σε αυτό.

Προσθήκη πίνακα

Μπορείτε να προσθέσετε νέους πίνακες σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, χρησιμοποιώντας τις εντολές στην ομάδα πίνακες στην καρτέλα Δημιουργία.

Εικόνα Κορδέλας της Access

Δημιουργία πίνακα, ξεκινώντας στην προβολή φύλλου δεδομένων    Σε προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα αμέσως και να επιτρέψετε στην Access να δημιουργήσετε τη δομή του πίνακα στο παρασκήνιο. Τα ονόματα πεδίων έχουν εκχωρηθεί αριθμητικά (Πεδίο1, Πεδίο2 και ούτω καθεξής) και Access ορίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίο, με βάση τα δεδομένα που εισάγετε.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας. Εικόνα κουμπιού

    Η Access δημιουργεί τον πίνακα και επιλέγει το πρώτο κενό κελί στη στήλη κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  2. Στην καρτέλα πεδία, στην ομάδα Προσθήκη & Διαγραφή, κάντε κλικ στον τύπο πεδίου που θέλετε να προσθέσετε. Εάν δεν βλέπετε τον τύπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα πεδία Εικόνα κουμπιού .

  3. Η Access εμφανίζει μια λίστα με τους τύπους πεδίων που χρησιμοποιείται συχνά. Κάντε κλικ στον τύπο πεδίου που θέλετε, και η Access προσθέτει το νέο πεδίο στο φύλλο δεδομένων στο σημείο εισαγωγής.

    Μπορείτε να μετακινήσετε το πεδίο, σύροντάς το. Όταν σύρετε ένα πεδίο σε ένα φύλλο δεδομένων, εμφανίζεται μια κατακόρυφη γραμμή εισαγωγής που θα τοποθετηθεί το πεδίο.

  4. Για να προσθέσετε δεδομένα, αρχίστε να πληκτρολογείτε στο πρώτο κενό κελί ή επικολλήστε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

  5. Για να μετονομάσετε μια στήλη (πεδίο), κάντε διπλό κλικ στην κεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.

    Θα πρέπει να μπορείτε να δώσετε ένα χαρακτηριστικό όνομα σε κάθε πεδίο, έτσι ώστε να γνωρίζετε τι περιέχει όταν βλέπετε στο παράθυρο Λίστα πεδίων.

  6. Για να μετακινήσετε μια στήλη, επιλέξτε την επικεφαλίδα της για να επιλέξετε τη στήλη και, στη συνέχεια, σύρετε τη στήλη στη θέση που θέλετε. Μπορείτε να επίσης να επιλέξετε πολλές, συνεχόμενες στήλες και, στη συνέχεια, σύρετέ τα σε μια νέα θέση όλα ταυτόχρονα. Για να επιλέξετε πολλές, συνεχόμενες στήλες, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης της πρώτης στήλης και, στη συνέχεια, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο SHIFT, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης της τελευταίας στήλης.

Δημιουργία πίνακα, ξεκινώντας στην προβολή σχεδίασης    Σε προβολή σχεδίασης, μπορείτε πρώτα να δημιουργήσετε τη δομή του πίνακα. Μπορείτε, στη συνέχεια, μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων για την εισαγωγή δεδομένων ή εισαγάγετε δεδομένα χρησιμοποιώντας κάποια άλλη μέθοδο, όπως επικόλληση ή η εισαγωγή.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή " Σχεδίαση πίνακα ". Εικόνα κουμπιού

  2. Για κάθε πεδίο στον πίνακα, πληκτρολογήστε ένα όνομα στη στήλη Όνομα πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από τη λίστα Τύπος δεδομένων.

  3. Εάν θέλετε, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια περιγραφή για κάθε πεδίο στη στήλη Περιγραφή. Η περιγραφή, στη συνέχεια, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης όταν ο δρομέας βρίσκεται σε αυτό το πεδίο στην προβολή φύλλου δεδομένων. Η περιγραφή χρησιμοποιείται επίσης ως κείμενο της γραμμής κατάστασης για οποιοδήποτε στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα ή έκθεση που θα δημιουργήσετε, σύροντας το πεδίο από το παράθυρο Λίστα πεδίων, καθώς και για όλα τα στοιχεία ελέγχου που έχουν δημιουργηθεί για αυτό το πεδίο κατά τη χρήση του "Οδηγού φορμών" ή "Οδηγό εκθέσεων".

  4. Αφού προσθέσετε όλα τα πεδία σας, αποθηκεύστε τον πίνακα.

    • Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση.

  5. Μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα στον πίνακα οποιαδήποτε στιγμή, μεταβαίνοντας στην προβολή φύλλου δεδομένων και κάνοντας κλικ στο πρώτο κενό κελί. Μπορείτε, επίσης, να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγράψτε δεδομένα από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου σε προβολή σχεδίασης    Ανεξάρτητα από τον τρόπο δημιουργίας πίνακα, μια καλή ιδέα είναι να εξετάσετε και να ορίσετε ιδιότητες πεδίου. Ενώ ορισμένες ιδιότητες είναι διαθέσιμες σε προβολή φύλλου δεδομένων, ορισμένες ιδιότητες μπορεί να οριστεί μόνο σε προβολή σχεδίασης. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Για να δείτε τις ιδιότητες ενός πεδίου, κάντε κλικ στο πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης. Οι ιδιότητες εμφανίζονται κάτω από το πλέγμα σχεδίασης, στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου.

Για να δείτε μια περιγραφή για κάθε ιδιότητας πεδίου, κάντε κλικ στην ιδιότητα και διαβάστε την περιγραφή στο πλαίσιο δίπλα στη λίστα ιδιοτήτων στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου. Μπορείτε να λάβετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες, κάνοντας κλικ στο κουμπί Βοήθεια.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει ορισμένες από τις ιδιότητες του πεδίου που ρυθμίζονται συχνότερα.

Ιδιότητα

Περιγραφή

Μέγεθος πεδίου

Για πεδία κειμένου, αυτή η ιδιότητα ορίζει το μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που μπορούν να αποθηκευτούν στο πεδίο. Ο μέγιστος αριθμός είναι 255. Για πεδία "Αριθμός", αυτή η ιδιότητα καθορίζει τον τύπο των αριθμών που θα αποθηκευτούν (Ακέραιος μεγάλου μήκους, διπλά, και ούτω καθεξής). Για πιο αποτελεσματική αποθήκευσης δεδομένων, συνιστάται να που θα εκχωρηθεί τη μικρότερη ποσότητα του χώρου που πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε για τα δεδομένα. Μπορείτε να προσαρμόσετε την τιμή αργότερα, εάν αλλάξετε τις ανάγκες σας.

Μορφή

Αυτή η ιδιότητα καθορίζει τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων. Δεν επηρεάζει τα πραγματικά δεδομένα όπως είναι αποθηκευμένα στο πεδίο. Μπορείτε να επιλέξετε μια προκαθορισμένη μορφή ή να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη μορφή.

Μάσκα εισαγωγής

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ιδιότητα για να καθορίσετε ένα μοτίβο για όλα τα δεδομένα που θα εισαχθεί σε αυτό το πεδίο. Αυτό σας βοηθά να βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα που έχουν πληκτρολογηθεί σωστά και ότι περιέχει τον απαιτούμενο αριθμό χαρακτήρων. Για βοήθεια σχετικά με τη δημιουργία μιας μάσκας εισαγωγής, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του πλαισίου ιδιοτήτων.

Προεπιλεγμένη τιμή

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ιδιότητα για να καθορίσετε την προεπιλεγμένη τιμή που θα εμφανίζεται σε αυτό το πεδίο κάθε φορά που προστίθεται μια νέα εγγραφή. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα πεδίο ημερομηνία/ώρα στην οποία θέλετε πάντα να καταγράψετε την ημερομηνία που έχει προσθέσει την εγγραφή, μπορείτε να εισαγάγετε "Date()" (χωρίς τα εισαγωγικά) ως την προεπιλεγμένη τιμή.

Απαιτείται

Αυτή η ιδιότητα ορίζει αν απαιτείται μια τιμή σε αυτό το πεδίο. Εάν ορίσετε αυτήν την ιδιότητα στην τιμή Ναι, Access δεν σας επιτρέπει να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, εκτός εάν εισαχθεί μια τιμή για αυτό το πεδίο.

Επάνω μέρος της σελίδας

Αντιγράψτε δεδομένα από άλλη προέλευση σε πίνακα της Access

Εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε ένα άλλο πρόγραμμα, όπως το Excel, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε σε έναν πίνακα της Access. Σε γενικές γραμμές, αυτό λειτουργεί καλύτερα, εάν τα δεδομένα σας είναι ήδη διαχωρισμένα σε στήλες, όπως είναι στο φύλλο εργασίας του Excel. Εάν τα δεδομένα σας είναι σε μια λέξη πρόγραμμα επεξεργασίας, είναι καλύτερα να διαχωρίσετε τις στήλες δεδομένων, χρησιμοποιώντας καρτέλες ή για να μετατρέψετε τα δεδομένα σε έναν πίνακα στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, πριν να αντιγράψετε τα δεδομένα. Εάν τα δεδομένα σας χρειάζονται επεξεργασία ή μορφοποίηση (για παράδειγμα, διαχωριστικό πλήρη ονόματα σε όνομα και επώνυμο), μπορείτε να το κάνετε αυτό πριν να αντιγράψετε τα δεδομένα, ειδικά εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την Access.

Όταν κάνετε επικόλληση δεδομένων σε έναν κενό πίνακα, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων του κάθε πεδίο σύμφωνα με το είδος των δεδομένων που εντοπίζει εκεί. Για παράδειγμα, εάν ένα επικολλημένο πεδίο περιέχει μόνο τιμές ημερομηνίας, η Access εφαρμόζει τα δεδομένα ημερομηνίας/ώρας τύπο σε αυτό το πεδίο. Εάν το επικολλημένο πεδίο περιέχει μόνο τις λέξεις "Ναι" και "Όχι", η Access εφαρμόζει Ναι/χωρίς δεδομένα πληκτρολογήστε στο πεδίο.

Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα με το τι βρίσκεται στην πρώτη γραμμή του επικολλημένα δεδομένα. Εάν η πρώτη γραμμή της επικολλημένα δεδομένα είναι παρόμοιου τύπου με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access προσδιορίζει ότι η πρώτη γραμμή είναι μέρος των δεδομένων και εκχωρεί στα πεδία γενικά ονόματα (F1, F2, κ.λπ.). Εάν δεν είναι παρόμοια με τις γραμμές που ακολουθούν την πρώτη γραμμή της επικολλημένα δεδομένα, η Access προσδιορίζει ότι η πρώτη γραμμή αποτελείται από τα ονόματα πεδίων. Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα και δεν περιλαμβάνει την πρώτη γραμμή στα δεδομένα.

Εάν η Access εκχωρήσει γενικά ονόματα πεδίων, πρέπει να μετονομάσετε τα πεδία όσο το δυνατόν πιο σύντομα, για να αποφευχθεί η σύγχυση. Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S για να αποθηκεύσετε τον πίνακα.

  2. Σε προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα κάθε στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα πεδίου περιγραφικό για κάθε στήλη.

  3. Αποθηκεύστε ξανά τον πίνακα.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να μετονομάσετε τα πεδία, μεταβαίνοντας στην προβολή σχεδίασης και επεξεργαστείτε τα ονόματα πεδίων εκεί. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Για να επιστρέψετε στην προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης.

Επάνω μέρος της σελίδας

Εισαγωγή, προσάρτηση ή σύνδεση με δεδομένα από άλλη προέλευση

Ενδέχεται να έχετε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε κάποιο άλλο πρόγραμμα και θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα σε έναν νέο πίνακα ή να προσαρτήσετε σε έναν υπάρχοντα πίνακα στην Access. Ή μπορεί να εργάζεστε με άτομα που διατηρούν τα δεδομένα τους σε άλλα προγράμματα και θέλετε να εργαστείτε με αυτά στην Access με τη σύνδεση σε αυτό. Σε κάθε περίπτωση, Access διευκολύνει την εργασία με δεδομένα από άλλες προελεύσεις. Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, από έναν πίνακα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access, από μια λίστα του SharePoint ή από μια ποικιλία από άλλες προελεύσεις. Η διαδικασία που χρησιμοποιείτε διαφέρει λίγο, ανάλογα με την προέλευση, αλλά θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε την ακόλουθη διαδικασία.

  1. Στην Access, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, κάντε κλικ στην εντολή για τον τύπο αρχείου που θέλετε να εισάγετε.

    Ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα

    Για παράδειγμα, εάν κάνετε εισαγωγή δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Excel. Εάν δεν βλέπετε τον τύπο προγράμματος που χρειάζεστε, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα.

    Σημείωση: Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τον σωστό τύπο μορφής στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, ίσως χρειαστεί να ξεκινήσετε το πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήσατε αρχικά τα δεδομένα και στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτό το πρόγραμμα για την αποθήκευση των δεδομένων σε μια συνηθισμένη μορφή αρχείου (όπως μια οριοθετημένο αρχείο κειμένου ) πριν να Εισ t αυτών των δεδομένων στην Access.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να βρείτε το αρχείο προέλευσης δεδομένων ή πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή του αρχείου προέλευσης δεδομένων στο πλαίσιο όνομα αρχείου.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε (όλα τα προγράμματα που σας επιτρέπουν να κάνετε εισαγωγή και ορισμένα σάς επιτρέπουν να προσάρτηση ή τη σύνδεση) στην περιοχή Καθορίστε τον τρόπο και το σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πίνακα που χρησιμοποιεί τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί ή (σε ορισμένα προγράμματα) μπορείτε να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα ή να δημιουργήσετε έναν συνδεδεμένο πίνακα που διατηρεί τη σύνδεση με τα δεδομένα στο πρόγραμμα προέλευσης.

  4. Εάν η εκκίνηση του οδηγού, ακολουθήστε τις οδηγίες στην των επόμενων σελίδων του οδηγού. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Εάν κάνετε εισαγωγή αντικειμένων ή σύνδεση πινάκων από μια βάση δεδομένων της Access, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου την Εισαγωγή αντικειμένων ή Σύνδεση πινάκων. Επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η ακριβής διαδικασία εξαρτάται από το εάν επιλέξετε να εισαγάγετε, προσάρτηση ή σύνδεση δεδομένων.

  5. Η Access σας ζητά σχετικά με το εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής που μόλις ολοκληρώσατε. Εάν πιστεύετε ότι θα εκτελέσετε αυτό ίδια λειτουργία εισαγωγής στο μέλλον, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τις λεπτομέρειες. Μπορείτε να επαναλάβετε εύκολα τη λειτουργία στο μέλλον κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές Εικόνα κουμπιού στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Εάν επιλέξατε να εισαγάγετε έναν πίνακα, η Access εισάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα και, στη συνέχεια, εμφανίζει τον πίνακα στην ομάδα " πίνακες " στο παράθυρο περιήγησης. Εάν επιλέξατε να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, τα δεδομένα προστίθεται σε αυτόν τον πίνακα. Εάν επιλέξατε να δημιουργήσετε τη σύνδεση δεδομένων, η Access δημιουργεί έναν συνδεδεμένο πίνακα στην ομάδα πίνακες στο παράθυρο περιήγησης.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προσθήκη τμήματος εφαρμογής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως τμήματος εφαρμογής για να προσθέσετε λειτουργικότητα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων. Μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η έναν ενιαίο πίνακα ως τμήματος εφαρμογής ή το μπορούν να περιλαμβάνουν πολλές σχετικές αντικείμενα, όπως ένας πίνακας και μια δεσμευμένη φόρμα.

Για παράδειγμα, το τμήμα εφαρμογής σχολίων αποτελείται από έναν πίνακα με ένα πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση" Αναγνωριστικό, ένα πεδίο date και ένα πεδίο υπομνήματος. Μπορείτε να προσθέσετε σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων και να το χρησιμοποιήσετε ως-είναι ή με ελάχιστους προσαρμογή.

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να προσθέσετε ένα τμήμα εφαρμογής.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία.

  3. Στην ομάδα πρότυπα, κάντε κλικ στην επιλογή Τμήματα εφαρμογών. Ανοίγει μια λίστα των διαθέσιμων τμημάτων.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή τμήμα εφαρμογής που θέλετε να προσθέσετε.

Επάνω μέρος της σελίδας

Άνοιγμα μιας υπάρχουσας βάσης δεδομένων Access

  1. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, μεταβείτε στη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Κάντε διπλό κλικ τη βάση δεδομένων για να το ανοίξετε χρησιμοποιώντας την προεπιλεγμένη κατάσταση που καθορίζεται στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access ή τη λειτουργία που ορίστηκε από μια πολιτική διαχείρισης.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για κοινόχρηστη πρόσβαση σε περιβάλλον πολλών χρηστών, ώστε εσείς και άλλοι χρήστες μπορούν να διαβάζετε και να γράφετε στη βάση δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα μόνο για ανάγνωση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση, ώστε να μπορείτε να προβάλετε αλλά όχι να το επεξεργάζονται. Οι άλλοι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να ανάγνωσης και εγγραφής στη βάση δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων με χρήση της access για αποκλειστική χρήση. Όταν έχετε μια βάση δεδομένων ανοικτή αποκλειστική πρόσβαση, οποιοσδήποτε άλλος χρήστης προσπαθήσει να ανοίξει η βάση δεδομένων λαμβάνει ένα μήνυμα "αρχείο χρησιμοποιείται ήδη".

    • Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση μόνο για ανάγνωση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Οι άλλοι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να ανοίξετε τη βάση δεδομένων, αλλά θα περιορίζονται σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

Σημείωση: Απευθείας, μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο δεδομένων σε ένα εξωτερικό αρχείο μορφή, όπως dBASE, Microsoft Exchange ή του Excel. Μπορείτε να ανοίξετε επίσης απευθείας οποιαδήποτε προέλευση δεδομένων ODBC, όπως το Microsoft SQL Server. Access αυτόματα δημιουργεί μια νέα βάση δεδομένων της Access στον ίδιο φάκελο με το αρχείο δεδομένων και προσθέτει συνδέσεις σε κάθε πίνακα στην εξωτερική βάση δεδομένων.

Συμβουλές

  • Για να ανοίξετε ένα από τα πιο πρόσφατα ανοιγμένων βάσεις δεδομένων, στην καρτέλα αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή πρόσφατα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα αρχείου για αυτήν τη βάση δεδομένων. Η Access ανοίγει τη βάση δεδομένων, χρησιμοποιώντας τις ίδιες ρυθμίσεις επιλογής που είχε την τελευταία φορά που ανοίξατε. Εάν δεν εμφανίζεται στη λίστα των αρχείων που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα, στην καρτέλα " αρχείο ", κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη. Στην περιοχή Εμφάνιση, εισαγάγετε τον αριθμό των εγγράφων για να εμφανίζονται στη λίστα "πρόσφατα έγγραφα", έως και 50.

    Μπορείτε, επίσης, να εμφανίσετε πρόσφατες βάσεις δεδομένων στην προβολή γραμμή του Backstage περιήγησης, για πρόσβαση με δύο κλικ: 1) στην καρτέλα αρχείο, 2) πρόσφατης βάσης δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε. Κοντά στο κάτω μέρος της καρτέλας πρόσφατα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Γρήγορη πρόσβαση σε αυτόν τον αριθμό πρόσφατων βάσεων δεδομένων και, στη συνέχεια, να προσαρμόσετε τον αριθμό των βάσεων δεδομένων για να εμφανίσετε.

  • Εάν ανοίγετε μια βάση δεδομένων επιλέγοντας την εντολή " Άνοιγμα " στην καρτέλα αρχείο, μπορείτε να προβάλετε μια λίστα με συντομεύσεις για τις βάσεις δεδομένων που είχατε ανοίξει κάνοντας κλικ στην επιλογή Πρόσφατα έγγραφα στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα.

Επάνω μέρος της σελίδας

Χρησιμοποιώντας την Access 2007;

Κατά την πρώτη εκκίνηση Access ή εάν κλείσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να κλείσετε την Access, εμφανίζεται η σελίδα Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft Office Access.

Σελίδα 'Γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access'

Αυτή η σελίδα είναι το σημείο έναρξης από την οποία μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή να προβάλετε περιεχόμενο από το Microsoft Office Online.

Η Access παρέχει με μια μεγάλη ποικιλία πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιταχύνετε τη διαδικασία δημιουργίας βάσης δεδομένων. Το πρότυπο είναι μια βάση δεδομένων έτοιμη για χρήση που περιέχει όλα τα πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, και εκθέσεις που χρειάζονται για να εκτελέσετε μια συγκεκριμένη εργασία. Για παράδειγμα, υπάρχουν πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση θεμάτων, διαχείριση επαφών ή διατηρήσετε αρχείο των δαπανών. Ορισμένα πρότυπα περιέχουν μερικά δείγματα εγγραφών προκειμένου να καταδεικνύουν τη χρήση τους. Το πρότυπο βάσεων δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί, όπως είναι ή μπορείτε να προσαρμόσετε τους ώστε να καλύπτουν καλύτερα τις ανάγκες σας.

Εάν ένα από αυτά τα πρότυπα καλύπτει τις ανάγκες σας, να τη χρησιμοποιείτε είναι συνήθως ο πιο γρήγορος τρόπος για να λάβετε μια βάση δεδομένων αποτελέσματα. Ωστόσο, εάν έχετε δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα που θέλετε να εισαγάγετε στην Access, ενδέχεται να αποφασίσετε είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς τη χρήση ενός προτύπου. Τα πρότυπα έχουν ήδη καθορισμένη δομή δεδομένων και ενδέχεται να απαιτούν πολύ εργασία για να προσαρμοστούν τα υπάρχοντα δεδομένα στη δομή του προτύπου.

  1. Εάν έχετε ανοιχτή μια βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο της βάσης δεδομένων Εικόνα κουμπιού για να εμφανίσετε τη σελίδα Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft Office Access.

  2. Πολλά πρότυπα εμφάνισης στο μέσο της σελίδας Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft Office Access και περισσότερα είναι διαθέσιμα όταν κάνετε κλικ στις συνδέσεις στο παράθυρο Κατηγορίες προτύπων. Μπορείτε να κάνετε λήψη πρόσθετων προτύπων από την τοποθεσία του Office Online στο Web. Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα σε αυτό το άρθρο για λεπτομέρειες.

  3. Κάντε κλικ στο πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  4. Η Access προτείνει ένα όνομα αρχείου για τη βάση δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου — μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του αρχείου, εάν θέλετε. Για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σε διαφορετικό φάκελο από αυτόν που εμφανίζεται κάτω από το πλαίσιο όνομα αρχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα κουμπιού , μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Προαιρετικά, μπορείτε να δημιουργήσετε και να συνδέσετε τη βάση δεδομένων σε τοποθεσία του SharePoint.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργίαλήψη, για ένα πρότυπο του Office Online).

    Access δημιουργεί ή στοιχεία λήψης της βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, το ανοίγει. Εμφανίζεται μια φόρμα στην οποία μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Εάν το πρότυπό σας περιέχει δείγματα δεδομένων, μπορείτε να διαγράψετε κάθε εγγραφή κάνοντας κλικ στον επιλογέα εγγραφής (σκιασμένο πλαίσιο ή γραμμή στα αριστερά της εγγραφής) και, στη συνέχεια, κάνοντας τα εξής:

    Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Εικόνα κουμπιού

  6. Για να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων, κάντε κλικ στο πρώτο κενό κελί της φόρμας και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο περιήγησης για να αναζητήσετε άλλες φόρμες ή αναφορές που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα πρότυπο που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας στη σελίδα Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft Office Access και είστε συνδεδεμένοι στο Internet, μπορείτε να εξερευνήσετε την τοποθεσία Office Online στο Web για περισσότερες επιλογές.

  1. Στη σελίδα Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft Office Access, στην περιοχή περισσότερα στο Office Online, κάντε κλικ στην επιλογή πρότυπα.

    Αρχική σελίδα του πρότυπα στο Office Online εμφανίζεται στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης.

  2. Χρησιμοποιήστε το Office Online περιήγησης και εργαλεία αναζήτησης για να βρείτε το πρότυπο της Access που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και ακολουθήστε τις οδηγίες για τη λήψη της. Όταν κάνετε λήψη ενός προτύπου, ένα αρχείο βάσης δεδομένων είναι λάβατε στον υπολογιστή σας και να ανοίγει σε νέο παράθυρο της Access. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το πρότυπο έχει σχεδιαστεί για να ανοίξετε μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως την εισαγωγή δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με τα πρότυπα, ανατρέξτε στο άρθρο Οδηγός για τα πρότυπα της Access 2007.

Επάνω μέρος της σελίδας

Εάν δεν σας ενδιαφέρουν χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων δημιουργώντας τους δικούς σας πίνακες, φόρμες, εκθέσεις και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό συνήθως απαιτεί ένα ή και τα δύο από τα εξής:

  • Εισαγωγή, επικόλληση, η εισαγωγή δεδομένων σε πίνακα που δημιουργείται όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επανάληψη της διαδικασίας στους νέους πίνακες που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας την εντολή " Πίνακας " στην καρτέλα Δημιουργία.

  • Εισαγωγή δεδομένων από άλλες πηγές και δημιουργία νέων πινάκων κατά τη διαδικασία.

  1. Στη σελίδα Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft Office Access, στην περιοχή Νέα κενή βάση δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.

    Κουμπί 'Κενή βάση δεδομένων'

  2. Στο παράθυρο Κενή βάση δεδομένων, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου στο πλαίσιο Όνομα αρχείου. Εάν δεν θέλετε να καθορίσετε μια επέκταση ονόματος αρχείου, η Access προσθέτει το για εσάς. Για να αλλάξετε τη θέση του αρχείου από την προεπιλεγμένη, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για μια θέση για να τοποθετήσετε τη βάση δεδομένων Εικόνα κουμπιού (δίπλα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου ), μεταβείτε στη νέα θέση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

    Η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων με έναν κενό πίνακα με το όνομα Πίνακας1 και, στη συνέχεια, ανοίγει Πίνακας1 σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ο δρομέας τοποθετείται στο πρώτο κενό κελί στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου.

  4. Αρχίστε να πληκτρολογείτε για να προσθέσετε δεδομένα ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγράψτε δεδομένα από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

Εισαγωγή πληροφοριών σε προβολή φύλλου δεδομένων έχει σχεδιαστεί ώστε να μοιάζει πολύ με την εργασία σε ένα φύλλο εργασίας Microsoft Office Excel 2007. Τη δομή του πίνακα δημιουργείται ενώ πληκτρολογείτε δεδομένα — κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα στήλη στον πίνακα, ένα νέο πεδίο έχει οριστεί. Access ορίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίο, με βάση τα δεδομένα που εισάγετε.

Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε πληροφορίες του Table1 αυτήν τη στιγμή, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο Εικόνα κουμπιού . Εάν κάνατε αλλαγές στον πίνακα, η Access σας ζητά να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στον πίνακα. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή όχι, για να τις απορρίψετε ή κάντε κλικ στο κουμπί Άκυρο για να αφήσετε τον πίνακα ανοιχτό.

Σημαντικό: Εάν κλείσετε Πίνακας1 χωρίς να το αποθηκεύσετε τουλάχιστον μία φορά, η Access διαγράφει ολόκληρο τον πίνακα, ακόμα και αν έχετε εισαγάγει δεδομένα σε αυτό.

Μπορείτε να προσθέσετε νέους πίνακες σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, χρησιμοποιώντας τις εντολές στην ομάδα πίνακες στην καρτέλα Δημιουργία.

Εικόνα της κορδέλας της Access

Δημιουργία πίνακα, ξεκινώντας στην προβολή φύλλου δεδομένων    Σε προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα αμέσως και να επιτρέψετε στην Access να δημιουργήσετε τη δομή του πίνακα στο παρασκήνιο. Τα ονόματα πεδίων έχουν εκχωρηθεί αριθμητικά (Πεδίο1, Πεδίο2 και ούτω καθεξής) και Access ορίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίο, με βάση τα δεδομένα που εισάγετε.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας. Εικόνα κουμπιού

    Η Access δημιουργεί τον πίνακα και επιλέγει το πρώτο κενό κελί στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε μια στήλη Προσθήκη νέου πεδίου, που μπορεί να βρίσκεται σε προβολή σχεδίασης αντί για προβολή φύλλου δεδομένων. Για να μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης. Η Access σας ζητά να αποθηκεύσετε το νέο πίνακα και, στη συνέχεια, μεταβαίνει σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα πεδία και στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο πεδίο. Εικόνα κουμπιού

    Η Access εμφανίζει το παράθυρο Πρότυπα πεδίων, το οποίο περιέχει μια λίστα με τους τύπους πεδίων που χρησιμοποιούνται συχνά. Εάν κάνετε διπλό κλικ ή σύρετε ένα από αυτά τα πεδία στο φύλλο δεδομένων σας, η Access προσθέτει ένα πεδίο με αυτό το όνομα και ορίζει τις ιδιότητές του για τις κατάλληλες τιμές για αυτόν τον τύπο του πεδίου. Μπορείτε να αλλάξετε τις ιδιότητες αργότερα, εάν θέλετε. Εάν σύρετε το πεδίο, πρέπει να το σύρετε πάνω σε μια περιοχή του φύλλου δεδομένων που περιέχει τα δεδομένα. Εμφανίζεται μια κατακόρυφη γραμμή εισαγωγής, που δείχνει που θα τοποθετηθεί το πεδίο.

  3. Για να προσθέσετε δεδομένα, αρχίστε να πληκτρολογείτε στο πρώτο κενό κελί ή επικολλήστε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

  4. Για να μετονομάσετε μια στήλη (πεδίο), κάντε διπλό κλικ στην κεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.

    Είναι καλό να δώσετε ένα χαρακτηριστικό όνομα σε κάθε πεδίο, έτσι ώστε να γνωρίζετε τι περιέχει όταν βλέπετε στο παράθυρο Λίστα πεδίων.

  5. Για να μετακινήσετε μια στήλη, επιλέξτε την επικεφαλίδα της για να επιλέξετε τη στήλη και, στη συνέχεια, σύρετε τη στήλη στη θέση που θέλετε.

    Μπορείτε να επίσης να επιλέξετε πολλές, συνεχόμενες στήλες και, στη συνέχεια, σύρετέ τα σε μια νέα θέση όλα ταυτόχρονα. Για να επιλέξετε πολλές, συνεχόμενες στήλες, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης της πρώτης στήλης και, στη συνέχεια, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο SHIFT, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης της τελευταίας στήλης.

Δημιουργία πίνακα, ξεκινώντας στην προβολή σχεδίασης    Σε προβολή σχεδίασης, μπορείτε πρώτα να δημιουργήσετε τη νέα δομή του πίνακα. Μπορείτε, στη συνέχεια, μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων για την εισαγωγή δεδομένων ή εισαγάγετε δεδομένα χρησιμοποιώντας κάποια άλλη μέθοδο, όπως επικόλληση ή η εισαγωγή.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή " Σχεδίαση πίνακα ". Εικόνα κουμπιού

  2. Για κάθε πεδίο στον πίνακα, πληκτρολογήστε ένα όνομα στη στήλη Όνομα πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από τη λίστα Τύπος δεδομένων.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε τις στήλες Όνομα πεδίου και Τύπου δεδομένων, ενδέχεται να είναι σε προβολή φύλλου δεδομένων αντί για προβολή σχεδίασης. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης Εικόνα κουμπιού . Η Access σας ζητά να δώσετε ένα όνομα για τον νέο πίνακα και, στη συνέχεια, μεταβαίνει σε προβολή σχεδίασης.

  3. Εάν θέλετε, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια περιγραφή για κάθε πεδίο στη στήλη Περιγραφή. Η περιγραφή, στη συνέχεια, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης όταν ο δρομέας βρίσκεται σε αυτό το πεδίο στην προβολή φύλλου δεδομένων. Η περιγραφή χρησιμοποιείται επίσης ως κείμενο της γραμμής κατάστασης για οποιοδήποτε στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα ή έκθεση που θα δημιουργήσετε, σύροντας το πεδίο από το παράθυρο Λίστα πεδίων, καθώς και για όλα τα στοιχεία ελέγχου που έχουν δημιουργηθεί για αυτό το πεδίο κατά τη χρήση του "Οδηγού φορμών" ή "Οδηγό εκθέσεων".

  4. Αφού προσθέσετε όλα τα πεδία σας, αποθηκεύστε τον πίνακα.

    • Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S Εικόνα κουμπιού .

  5. Μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα στον πίνακα οποιαδήποτε στιγμή, μεταβαίνοντας στην προβολή φύλλου δεδομένων και κάνοντας κλικ στο πρώτο κενό κελί. Μπορείτε, επίσης, να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγράψτε δεδομένα από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

Δημιουργία ενός πίνακα χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο    Η Access παρέχει πρότυπα για τους τύπους που χρησιμοποιούνται συχνά στους πίνακες. Με ένα απλό κλικ του ποντικιού, για να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη δομή πίνακα με πεδία που έχουν ήδη ρυθμιστεί και έτοιμη για χρήση. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε, στη συνέχεια, να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία, ώστε ο πίνακας καλύπτει τις ανάγκες σας.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπα πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα από τη λίστα.

  2. Για να προσθέσετε δεδομένα, αρχίστε να πληκτρολογείτε στο πρώτο κενό κελί ή επικολλήστε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγράψτε δεδομένα από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

    • Για να διαγράψετε μια στήλη   

      1. Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή στήλης Εικόνα κουμπιού .

    • Για να προσθέσετε μια νέα στήλη   

      1. Στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα πεδία και στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο πεδίο. Εικόνα κουμπιού

      2. Η Access εμφανίζει το παράθυρο Πρότυπα πεδίων, το οποίο περιέχει μια λίστα με τους τύπους πεδίων που χρησιμοποιούνται συχνά. Εάν κάνετε διπλό κλικ ή σύρετε ένα από αυτά τα πεδία στο φύλλο δεδομένων σας, η Access προσθέτει ένα πεδίο με αυτό το όνομα και ορίζει τις ιδιότητές του για τις κατάλληλες τιμές για αυτόν τον τύπο του πεδίου. Μπορείτε να αλλάξετε τις ιδιότητες αργότερα, εάν θέλετε. Εάν σύρετε το πεδίο, πρέπει να το σύρετε πάνω σε μια περιοχή του φύλλου δεδομένων που περιέχει τα δεδομένα. Εμφανίζεται μια κατακόρυφη γραμμή εισαγωγής, που δείχνει που θα τοποθετηθεί το πεδίο.

  3. Αποθήκευση του πίνακα:

    • Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S Εικόνα κουμπιού .

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου σε προβολή σχεδίασης    Ανεξάρτητα από τον τρόπο δημιουργίας πίνακα, μια καλή ιδέα είναι να εξετάσετε και να ορίσετε ιδιότητες πεδίου. Αυτό μπορεί να γίνει μόνο σε προβολή σχεδίασης. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Για να δείτε τις ιδιότητες ενός πεδίου, κάντε κλικ στο πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης. Οι ιδιότητες εμφανίζονται κάτω από το πλέγμα σχεδίασης, στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου.

Για να δείτε μια περιγραφή για κάθε ιδιότητας πεδίου, κάντε κλικ στην ιδιότητα και διαβάστε την περιγραφή στο πλαίσιο δίπλα στη λίστα ιδιοτήτων στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου. Μπορείτε να λάβετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες, πατώντας το πλήκτρο F1.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει ορισμένες από τις ιδιότητες του πεδίου που ρυθμίζονται συχνότερα.

Ιδιότητα

Περιγραφή

Μέγεθος πεδίου

Για πεδία κειμένου, αυτή η ιδιότητα ορίζει το μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που μπορούν να αποθηκευτούν στο πεδίο. Ο μέγιστος αριθμός είναι 255. Για πεδία "Αριθμός", αυτή η ιδιότητα καθορίζει τον τύπο των αριθμών που θα αποθηκευτούν (Ακέραιος μεγάλου μήκους, διπλά, και ούτω καθεξής). Για πιο αποτελεσματική αποθήκευσης δεδομένων, συνιστάται να που θα εκχωρηθεί τη μικρότερη ποσότητα του χώρου που πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε για τα δεδομένα. Μπορείτε να προσαρμόσετε την τιμή αργότερα, εάν αλλάξετε τις ανάγκες σας.

Μορφή

Αυτή η ιδιότητα καθορίζει τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων. Δεν επηρεάζει τα πραγματικά δεδομένα όπως είναι αποθηκευμένα στο πεδίο. Μπορείτε να επιλέξετε μια προκαθορισμένη μορφή ή να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη μορφή.

Μάσκα εισαγωγής

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ιδιότητα για να καθορίσετε ένα μοτίβο για όλα τα δεδομένα που θα εισαχθεί σε αυτό το πεδίο. Αυτό σας βοηθά να βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα που έχουν πληκτρολογηθεί σωστά και ότι περιέχει τον απαιτούμενο αριθμό χαρακτήρων. Για βοήθεια σχετικά με τη δημιουργία μιας μάσκας εισαγωγής, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του πλαισίου ιδιοτήτων.

Προεπιλεγμένη τιμή

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ιδιότητα για να καθορίσετε την προεπιλεγμένη τιμή που θα εμφανίζεται σε αυτό το πεδίο κάθε φορά που προστίθεται μια νέα εγγραφή. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα πεδίο ημερομηνία/ώρα στην οποία θέλετε πάντα να καταγράψετε την ημερομηνία που έχει προσθέσει την εγγραφή, μπορείτε να εισαγάγετε "Date()" (χωρίς τα εισαγωγικά) ως την προεπιλεγμένη τιμή.

Απαιτείται

Αυτή η ιδιότητα ορίζει αν απαιτείται μια τιμή σε αυτό το πεδίο. Εάν ορίσετε αυτήν την ιδιότητα στην τιμή Ναι, Access δεν σας επιτρέπει να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, εκτός εάν εισαχθεί μια τιμή για αυτό το πεδίο.

Επάνω μέρος της σελίδας

Εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε ένα άλλο πρόγραμμα, όπως Office Excel 2007, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε σε έναν πίνακα της Access. Σε γενικές γραμμές, αυτό λειτουργεί καλύτερα, εάν τα δεδομένα σας είναι ήδη διαχωρισμένα σε στήλες, όπως είναι στο φύλλο εργασίας του Excel. Εάν τα δεδομένα σας είναι σε μια λέξη πρόγραμμα επεξεργασίας, είναι καλύτερα να διαχωρίσετε τις στήλες δεδομένων, χρησιμοποιώντας καρτέλες ή για να μετατρέψετε τα δεδομένα σε έναν πίνακα στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, πριν να αντιγράψετε τα δεδομένα. Εάν τα δεδομένα σας χρειάζονται επεξεργασία ή μορφοποίηση (για παράδειγμα, διαχωριστικό πλήρη ονόματα σε όνομα και επώνυμο), μπορείτε να το κάνετε αυτό πριν από την αντιγραφή των δεδομένων, ειδικά εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την Access.

Όταν κάνετε επικόλληση δεδομένων σε έναν κενό πίνακα, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων του κάθε πεδίο σύμφωνα με το είδος των δεδομένων που εντοπίζει εκεί. Για παράδειγμα, εάν ένα επικολλημένο πεδίο περιέχει μόνο τιμές ημερομηνίας, η Access εφαρμόζει τα δεδομένα ημερομηνίας/ώρας τύπο σε αυτό το πεδίο. Εάν το επικολλημένο πεδίο περιέχει μόνο τις λέξεις "Ναι" και "Όχι", η Access εφαρμόζει Ναι/χωρίς δεδομένα πληκτρολογήστε στο πεδίο.

Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα με το τι βρίσκεται στην πρώτη γραμμή του επικολλημένα δεδομένα. Εάν η πρώτη γραμμή της επικολλημένα δεδομένα είναι παρόμοιου τύπου με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access προσδιορίζει ότι η πρώτη γραμμή είναι μέρος των δεδομένων και εκχωρεί στα πεδία γενικά ονόματα (F1, F2, κ.ο.κ.). Εάν δεν είναι παρόμοια με τις γραμμές που ακολουθούν την πρώτη γραμμή της επικολλημένα δεδομένα, η Access προσδιορίζει ότι η πρώτη γραμμή αποτελείται από τα ονόματα πεδίων. Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα και δεν περιλαμβάνει την πρώτη γραμμή στα δεδομένα.

Εάν η Access εκχωρήσει γενικά ονόματα πεδίων, πρέπει να μετονομάσετε τα πεδία όσο το δυνατόν πιο σύντομα, για να αποφευχθεί η σύγχυση. Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Αποθήκευση του πίνακα.

    • Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S Εικόνα κουμπιού .

  2. Σε προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα κάθε στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα έγκυρο όνομα πεδίου για κάθε στήλη. Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν να πληκτρολογείτε δεδομένα, αλλά η γραμμή κεφαλίδας στήλης περιέχει ονόματα πεδίων και όχι δεδομένα.

  3. Αποθηκεύστε ξανά τον πίνακα.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να μετονομάσετε τα πεδία, μεταβαίνοντας στην προβολή σχεδίασης και επεξεργαστείτε τα ονόματα πεδίων εκεί. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Για να επιστρέψετε στην προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης.

Επάνω μέρος της σελίδας

Ενδέχεται να έχετε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε κάποιο άλλο πρόγραμμα και θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα σε έναν νέο πίνακα ή να προσαρτήσετε σε έναν υπάρχοντα πίνακα στην Access. Ή μπορεί να εργάζεστε με άτομα που διατηρούν τα δεδομένα τους σε άλλα προγράμματα και θέλετε να εργαστείτε με αυτά στην Access με τη σύνδεση σε αυτό. Σε κάθε περίπτωση, Access διευκολύνει την εργασία με δεδομένα από άλλες προελεύσεις. Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, από έναν πίνακα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access, από μια λίστα του SharePoint ή από μια ποικιλία από άλλες προελεύσεις. Η διαδικασία που χρησιμοποιείτε διαφέρει λίγο, ανάλογα με την προέλευση, αλλά θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε την ακόλουθη διαδικασία.

  1. Πρόσβαση, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα " Εισαγωγή ", κάντε κλικ στην εντολή για τον τύπο αρχείου που θέλετε να εισάγετε.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

    Για παράδειγμα, εάν κάνετε εισαγωγή δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Excel. Εάν δεν βλέπετε τον τύπο προγράμματος που χρειάζεστε, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα.

    Σημείωση: Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τον σωστό τύπο μορφής στην ομάδα " Εισαγωγή ", ίσως χρειαστεί να ξεκινήσετε το πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήσατε αρχικά τα δεδομένα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτό το πρόγραμμα για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε ένα κοινό αρχείο μορφοποίηση (όπως μια οριοθετημένο αρχείο κειμένου ) μπορέσετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα στην Access.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να βρείτε το αρχείο προέλευσης δεδομένων ή πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή του αρχείου προέλευσης δεδομένων στο πλαίσιο όνομα αρχείου.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε (όλα τα προγράμματα που σας επιτρέπει να εισαγάγετε και ορισμένα σας επιτρέπουν να προσαρτήσετε ή να συνδέσετε) στην περιοχή Καθορίστε τον τρόπο και το σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πίνακα που χρησιμοποιεί τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί ή (σε ορισμένα προγράμματα) μπορείτε να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα ή να δημιουργήσετε έναν συνδεδεμένο πίνακα που διατηρεί τη σύνδεση με τα δεδομένα στο πρόγραμμα προέλευσης.

  4. Εάν η εκκίνηση του οδηγού, ακολουθήστε τις οδηγίες στην των επόμενων σελίδων του οδηγού. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Εάν κάνετε εισαγωγή αντικειμένων ή σύνδεση πινάκων από μια βάση δεδομένων της Access, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου την Εισαγωγή αντικειμένων ή Σύνδεση πινάκων. Επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η ακριβής διαδικασία εξαρτάται από το εάν επιλέξετε να εισαγάγετε, προσάρτηση ή σύνδεση δεδομένων.

  5. Η Access σας ζητά σχετικά με το εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής που μόλις ολοκληρώσατε. Εάν πιστεύετε ότι θα εκτελέσετε αυτό ίδια λειτουργία εισαγωγής στο μέλλον, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τις λεπτομέρειες. Μπορείτε να επαναλάβετε εύκολα τη λειτουργία αργότερα κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές Εικόνα κουμπιού στην ομάδα " Εισαγωγή " στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Εάν επιλέξατε να εισαγάγετε έναν πίνακα, η Access εισάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα και, στη συνέχεια, εμφανίζει τον πίνακα στην ομάδα " πίνακες " στο παράθυρο περιήγησης. Εάν επιλέξατε να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, τα δεδομένα προστίθεται σε αυτόν τον πίνακα. Εάν επιλέξατε να δημιουργήσετε τη σύνδεση δεδομένων, η Access δημιουργεί έναν συνδεδεμένο πίνακα στην ομάδα πίνακες στο παράθυρο περιήγησης.

Επάνω μέρος της σελίδας

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, μεταβείτε στη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Κάντε διπλό κλικ τη βάση δεδομένων για να το ανοίξετε χρησιμοποιώντας την προεπιλεγμένη κατάσταση που καθορίζεται στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access ή τη λειτουργία που ορίστηκε από μια πολιτική διαχείρισης.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για κοινόχρηστη πρόσβαση σε ένα περιβάλλον πολλών χρηστών, ώστε εσείς και άλλοι χρήστες μπορούν να διαβάζετε και να γράφετε στη βάση δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα μόνο για ανάγνωση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση, ώστε να μπορείτε να προβάλετε αλλά όχι να το επεξεργάζονται. Οι άλλοι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να ανάγνωσης και εγγραφής στη βάση δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων με πρόσβαση για αποκλειστική χρήση. Όταν έχετε μια βάση δεδομένων ανοικτή αποκλειστική πρόσβαση, οποιοσδήποτε άλλος χρήστης προσπαθήσει να ανοίξει η βάση δεδομένων λαμβάνει ένα μήνυμα "αρχείο χρησιμοποιείται ήδη".

    • Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση μόνο για ανάγνωση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Οι άλλοι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να ανοίξετε τη βάση δεδομένων, αλλά θα περιορίζονται σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε   

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, κάντε κλικ στην επιλογή Ο υπολογιστής μου ή, κάντε κλικ στην επιλογή Ο υπολογιστής μου στην αναπτυσσόμενη λίστα Διερεύνηση σε.

  2. Στη λίστα των μονάδων, κάντε δεξί κλικ στη μονάδα δίσκου που πιστεύετε ότι ενδέχεται να περιέχουν τη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

  3. Πληκτρολογήστε τα κριτήρια αναζήτησης στο παράθυρο διαλόγου Αποτελέσματα αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να αναζητήσετε τη βάση δεδομένων.

  4. Εάν δεν βρίσκεται στη βάση δεδομένων, κάντε διπλό κλικ για να το ανοίξετε.

  5. Πρέπει να κάντε κλικ στην επιλογή Άκυρο στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα για τη βάση δεδομένων για να το ανοίξετε. Στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο διαλόγου Αποτελέσματα αναζήτησης.

Σημείωση: Απευθείας, μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο δεδομένων σε ένα εξωτερικό αρχείο μορφή, όπως dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ή του Excel. Μπορείτε να ανοίξετε επίσης απευθείας οποιαδήποτε προέλευση δεδομένων ODBC, όπως το Microsoft SQL Server ή το Microsoft FoxPro. Access αυτόματα δημιουργεί μια νέα βάση δεδομένων της Access στον ίδιο φάκελο με το αρχείο δεδομένων και προσθέτει συνδέσεις σε κάθε πίνακα στην εξωτερική βάση δεδομένων.

  • Για να ανοίξετε μία από τις βάσεις δεδομένων που ανοίξατε πιο πρόσφατα, κάντε κλικ στο όνομα αρχείου για αυτήν τη βάση δεδομένων στη λίστα Άνοιγμα πρόσφατης βάσης δεδομένων στη σελίδα Γρήγορα αποτελέσματα με το Microsoft Office Access. Η Access ανοίγει τη βάση δεδομένων με τις ίδιες ρυθμίσεις επιλογής που είχε την τελευταία φορά που ανοίξατε. Εάν δεν εμφανίζεται στη λίστα των αρχείων που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα, κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές της Access. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access, κάντε κλικ στην επιλογή για προχωρημένους. Στην περιοχή Εμφάνιση, εισαγάγετε τον αριθμό των εγγράφων για να εμφανίζονται στη λίστα "πρόσφατα έγγραφα", έως και εννέα.

  • Εάν ανοίγετε μια βάση δεδομένων, κάνοντας κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας την εντολή Άνοιγμα, μπορείτε να προβάλετε μια λίστα με συντομεύσεις για τις βάσεις δεδομένων που είχατε ανοίξει κάνοντας κλικ στην επιλογή Πρόσφατα έγγραφα στο ανοιχτό παράθυρο διαλόγου.

Επάνω μέρος της σελίδας

Όταν δημιουργείτε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, η Access ανοίγει ένα νέο πίνακα στην οποία μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα, αλλά δεν δημιουργεί χωρίς άλλα αντικείμενα στη βάση δεδομένων. Εάν θέλετε άλλα αντικείμενα, όπως φόρμες, εκθέσεις, μακροεντολές ή επιπλέον πίνακες, παρουσίαση σε όλες τις βάσεις δεδομένων που δημιουργείτε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο κενής που περιέχει αυτά τα αντικείμενα. Στη συνέχεια, την επόμενη φορά που δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων, θα περιέχει ήδη αυτά τα αντικείμενα στο πρότυπό σας. Εκτός από αυτά τα αντικείμενα, το πρότυπο μπορεί να περιλαμβάνει πίνακες που έχουν συμπληρωθεί εκ των προτέρων με τα δεδομένα, καθώς και τυχόν ρυθμίσεις παραμέτρων, ιδιοτήτων της βάσης δεδομένων, αναφορές ή κώδικα που θέλετε να έχουν σε όλες τις βάσεις δεδομένων.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια συλλογή από μακροεντολές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε όλα τα έργα σας. Εάν δημιουργήσετε ένα κενό πρότυπο που περιέχει αυτές τις μακροεντολές, Access περιλαμβάνει τους σε οποιαδήποτε νέες βάσεις δεδομένων που δημιουργείτε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε κενά πρότυπα στη μορφή αρχείου Office Access 2007, τη μορφή αρχείου Access 2002-2003 ή στη μορφή αρχείου Access 2000. Το πρότυπο πρέπει να ονομάζεται Blank.accdb για τη μορφή αρχείου Office Access 2007 και Blank.mdb για την παλαιότερη μορφή αρχείου.

  • Εάν η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου έχει οριστεί σε Access 2000 ή της Access 2002 - 2003, η Access χρησιμοποιεί Blank.mdb ως το όνομα του αρχείου κενό πρότυπο. Η νέα βάση δεδομένων δημιουργείται με την ίδια μορφή αρχείου με το Blank.mdb. Για παράδειγμα, ακόμα και αν της προεπιλεγμένης μορφής αρχείου είναι Access 2000, εάν το πρότυπο που ονομάζεται Blank.mdb είναι σε μορφή αρχείου Access 2002-2003, τυχόν νέες βάσεις δεδομένων που δημιουργείτε θα είναι σε μορφή Access 2002-2003.

  • Εάν την προεπιλεγμένη μορφή αρχείου έχει οριστεί σε Access 2007, η Access χρησιμοποιεί Blank.accdb ως το όνομα αρχείου για το κενό πρότυπο.

Πώς μπορώ να αλλάξω την προεπιλεγμένη μορφή αρχείου;

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές της Access.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access, κάντε κλικ στην επιλογή δημοφιλείς.

  3. Στην περιοχή Δημιουργία βάσεων δεδομένων, επιλέξτε τη μορφή που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα προεπιλεγμένη μορφή αρχείου.

Για να δημιουργήσετε ένα κενό πρότυπο, κάντε ένα από τα εξής:

  • Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων (μπορείτε να ονομάσετε κενό ή να δώσετε ένα προσωρινό όνομα), και, στη συνέχεια, εισαγάγετε ή δημιουργήστε τα αντικείμενα που θέλετε να συμπεριλάβετε στο πρότυπο.

  • Δημιουργήστε ένα αντίγραφο μιας υπάρχουσας βάσης δεδομένων που περιέχει ήδη τα αντικείμενα που θέλετε στο πρότυπο και, στη συνέχεια, διαγράψτε όλα τα αντικείμενα που δεν θέλετε.

Αφού έχετε τα αντικείμενα που θέλετε στο πρότυπο, πρέπει να το αποθηκεύσετε σε μια συγκεκριμένη θέση.

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως.

  2. Στην περιοχή Αποθήκευση της βάσης δεδομένων σε άλλη μορφή, κάντε κλικ στη μορφή αρχείου που θέλετε για το πρότυπο.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, μεταβείτε σε μία από αυτές τις δύο φακέλους προτύπων:

    • Φάκελος προτύπου συστήματος    Για παράδειγμα, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Ο φάκελος προτύπου χρήστη    Για παράδειγμα:

      • Στο Windows Vista    name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates c:\Users\user

      • Στο Microsoft Windows Server 2003 ή των Microsoft Windows XP    C:\Documents και Ρυθμίσεις\όνομα χρήστη name\Application Data\Microsoft\Templates

        Σημείωση: Ένα κενό πρότυπο στο φάκελο του συστήματος πρότυπο αντικαθιστά τα κενά πρότυπα σε οποιαδήποτε φακέλους πρότυπο χρήστη.

  4. Στο πλαίσιο όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε Blank.accdbBlank.mdb, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο παλαιότερης έκδοσης) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Τώρα που το νέο πρότυπο είναι σε θέση, όταν δημιουργείτε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, τα αντικείμενα στο πρότυπο περιλαμβάνονται σε οποιαδήποτε νέα βάση δεδομένων που δημιουργείτε από προεπιλογή. Η Access ανοίγει ένα νέο πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, όπως συμβαίνει, όταν δημιουργείτε νέες κενές βάσεις δεδομένων χωρίς τη χρήση ενός προτύπου.

Για να διακόψετε τη χρήση το κενό πρότυπο, διαγραφή ή μετονομασία του αρχείου με το όνομα Blank.accdb (ή Blank.mdb για προηγούμενες εκδόσεις της Access).

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×