Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Αυτό το άρθρο καλύπτει τη βασική διαδικασία εκκίνησης του Access και τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων που θα χρησιμοποιηθεί σε υπολογιστές υπολογιστή και όχι στο Web. Εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων υπολογιστή χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο και πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την αρχή, δημιουργώντας τους δικούς σας πίνακες, φόρμες, αναφορές και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Εξηγεί επίσης ορισμένες τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να λάβετε υπάρχοντα δεδομένα στη νέα βάση δεδομένων σας.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Δημιουργία βάσης δεδομένων με χρήση προτύπου

Δημιουργία βάσης δεδομένων χωρίς τη χρήση προτύπου

Αντιγραφή δεδομένων από άλλη προέλευση σε πίνακα της Access

Εισαγωγή, προσάρτηση ή σύνδεση με δεδομένα από άλλη προέλευση

Προσθήκη τμήματος εφαρμογής

Άνοιγμα υπάρχουσας βάσης δεδομένων της Access

Χρησιμοποιείτε την Access 2007;

Επισκόπηση

Κατά την πρώτη εκκίνηση της Access ή εάν κλείσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να κλείσετε την Access, εμφανίζεται η προβολή "Microsoft Office" στο παρασκήνιο.

Η προβολή στα παρασκήνια είναι ένα σημείο εκκίνησης από το οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, να προβάλετε το επιλεγμένο περιεχόμενο από το Office.com — οτιδήποτε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να κάνετε σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων ή εκτός μιας βάσης δεδομένων, σε αντίθεση με μέσα σε μια βάση δεδομένων.

Δημιουργία βάσης δεδομένων

Όταν ανοίγετε την Access, η προβολή "παρασκήνιο" εμφανίζει την καρτέλα " Δημιουργία ". Η καρτέλα " Νέα " παρέχει διάφορους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων:

  • Μια κενή βάση δεδομένων    Μπορείτε να ξεκινήσετε από την αρχή, εάν θέλετε. Αυτή είναι μια καλή επιλογή εάν έχετε πολύ συγκεκριμένες απαιτήσεις σχεδίασης ή έχετε υπάρχοντα δεδομένα τα οποία πρέπει να προσαρμόσετε ή να ενσωματώσετε.

  • Ένα πρότυπο που έχει εγκατασταθεί με την Access    Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο εάν ξεκινάτε ένα νέο έργο και θέλετε να ξεκινήσετε με το κεφάλι. Η Access διαθέτει πολλά πρότυπα εγκατεστημένα από προεπιλογή.

  • Ένα πρότυπο από το Office.com    Εκτός από τα πρότυπα που συνοδεύουν την Access, μπορείτε να εντοπίσετε πολλά περισσότερα πρότυπα στο Office.com. Δεν χρειάζεται καν να ανοίξετε ένα πρόγραμμα περιήγησης, τα πρότυπα είναι διαθέσιμα από την καρτέλα Νέα .

Προσθήκη σε βάση δεδομένων

Αφού εργαστείτε σε μια βάση δεδομένων, μπορείτε να προσθέσετε πεδία, πίνακες ή τμήματα εφαρμογών.

Τα τμήματα εφαρμογών είναι μια δυνατότητα που σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε διάφορα αντικείμενα της σχετικής βάσης δεδομένων μαζί σαν να ήταν ένα. Για παράδειγμα, ένα τμήμα εφαρμογής μπορεί να αποτελείται από έναν πίνακα και μια φόρμα που βασίζεται στον πίνακα. Μπορείτε να προσθέσετε τον πίνακα και τη φόρμα την ίδια στιγμή, χρησιμοποιώντας το τμήμα της εφαρμογής.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες, αναφορές, μακροεντολές-όλα τα αντικείμενα βάσης δεδομένων με τα οποία έχετε συνηθίσει να εργάζεστε.

Δημιουργία βάσης δεδομένων με χρήση προτύπου

Η Access διαθέτει μια ποικιλία προτύπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως-είναι ή ως σημείο εκκίνησης. Ένα πρότυπο είναι μια έτοιμη προς χρήση βάση δεδομένων που περιέχει όλους τους πίνακες, τα ερωτήματα, τις φόρμες, τις μακροεντολές και τις αναφορές που απαιτούνται για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Για παράδειγμα, υπάρχουν πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση ζητημάτων, τη διαχείριση επαφών ή τη διατήρηση μιας εγγραφής εξόδων. Ορισμένα πρότυπα περιέχουν μερικά δείγματα εγγραφών για να σας βοηθήσουν να καταδείξετε τη χρήση τους.

Εάν ένα από αυτά τα πρότυπα ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, η χρήση του είναι συνήθως ο πιο γρήγορος τρόπος για να ξεκινήσετε μια βάση δεδομένων. Ωστόσο, εάν έχετε δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα που θέλετε να εισαγάγετε στην Access, μπορείτε να αποφασίσετε ότι είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο. Τα πρότυπα έχουν ήδη ορίσει μια δομή δεδομένων και μπορεί να χρειαστεί πολλή δουλειά για να προσαρμόσετε τα υπάρχοντα δεδομένα σας στη δομή του προτύπου.

  1. Εάν έχετε μια βάση δεδομένων ανοιχτή, στην καρτέλα αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο. Η προβολή "παρασκήνιο" εμφανίζει τη Νέα καρτέλα.

  2. Πολλά σύνολα προτύπων είναι διαθέσιμα στην καρτέλα " Δημιουργία ", ορισμένες από τις οποίες είναι ενσωματωμένες στην Access. Μπορείτε να κάνετε λήψη πρόσθετων προτύπων από το Office.com. Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα αυτού του άρθρου για λεπτομέρειες.

  3. Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  4. Η Access προτείνει ένα όνομα αρχείου για τη βάση δεδομένων σας στο πλαίσιο όνομα αρχείου — μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του αρχείου, εάν θέλετε. Για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σε διαφορετικό φάκελο από αυτόν που εμφανίζεται κάτω από το πλαίσιο όνομα αρχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα κουμπιού , μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να το αποθηκεύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Προαιρετικά, μπορείτε να δημιουργήσετε και να συνδέσετε τη βάση δεδομένων σας σε μια τοποθεσία του SharePoint.

    Σημείωση: Παρόλο που και τα δύο χρησιμοποιούν το SharePoint, μια βάση δεδομένων υπολογιστή που είναι συνδεδεμένη με μια τοποθεσία του SharePoint δεν είναι ίδια με μια βάση δεδομένων Web χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες Access Services. Για να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων υπολογιστή, πρέπει να έχετε εγκαταστήσει την Access. Μια βάση δεδομένων Web μπορεί να χρησιμοποιηθεί με ένα πρόγραμμα περιήγησης Web.

  5. Επιλέξτε Δημιουργία.

    Η Access δημιουργεί μια βάση δεδομένων από το πρότυπο που επιλέξατε και, στη συνέχεια, ανοίγει τη βάση δεδομένων. Για πολλά πρότυπα, εμφανίζεται μια φόρμα στην οποία μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Εάν το πρότυπό σας περιέχει δείγματα δεδομένων, μπορείτε να διαγράψετε κάθε εγγραφή κάνοντας κλικ στον επιλογέα εγγραφών (το σκιασμένο πλαίσιο ή τη ράβδο ακριβώς στα αριστερά της εγγραφής) και, στη συνέχεια, κάνοντας τα εξής:

    Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Εικόνα κουμπιού

  6. Για να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων, κάντε κλικ στο πρώτο κενό κελί της φόρμας και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Χρησιμοποιήστε το Παράθυρο περιήγησης για να αναζητήσετε άλλες φόρμες ή αναφορές που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Ορισμένα πρότυπα περιλαμβάνουν μια φόρμα περιήγησης που σας επιτρέπει να μετακινηθείτε μεταξύ των διαφορετικών αντικειμένων βάσης δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με πρότυπα, ανατρέξτε στο άρθρο χρήση ενός προτύπου για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων υπολογιστή της Access.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία βάσης δεδομένων χωρίς τη χρήση προτύπου

Εάν δεν σας ενδιαφέρει να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, δημιουργώντας τους δικούς σας πίνακες, φόρμες, αναφορές και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό περιλαμβάνει ένα ή και τα δύο από τα εξής:

  • Εισαγωγή, επικόλληση ή εισαγωγή δεδομένων στον πίνακα που δημιουργείται όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επαναλαμβάνετε τη διεργασία με τους νέους πίνακες που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας την εντολή Πίνακας στην καρτέλα Δημιουργία .

  • Εισαγωγή δεδομένων από άλλες προελεύσεις και δημιουργία νέων πινάκων στη διεργασία.

Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων

  1. Στην καρτέλα αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργίακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή κενή βάση δεδομένων.

  2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου στο πλαίσιο όνομα αρχείου . Για να αλλάξετε τη θέση του αρχείου από την προεπιλογή, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για μια θέση για να τοποθετήσετε τη βάση δεδομένων Εικόνα κουμπιού (δίπλα στο πλαίσιο όνομα αρχείου ), μεταβείτε στη νέα θέση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  3. Επιλέξτε Δημιουργία.

    Η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων με έναν κενό πίνακα με το όνομα Πίνακας1 και, στη συνέχεια, ανοίγει το Πίνακας1 σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ο δρομέας τοποθετείται στο πρώτο κενό κελί στη στήλη "κάντε κλικ για προσθήκη ".

  4. Αρχίστε να πληκτρολογείτε για να προσθέσετε δεδομένα ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη πηγή σε έναν πίνακα της Access.

Η εισαγωγή δεδομένων σε προβολή φύλλου δεδομένων έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι πολύ παρόμοια με την εργασία σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Η δομή του πίνακα δημιουργείται κατά την εισαγωγή δεδομένων. Όταν προσθέτετε μια νέα στήλη στο φύλλο δεδομένων, ορίζεται ένα νέο πεδίο στον πίνακα. Η Access ορίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου, με βάση τα δεδομένα που εισάγετε.

Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα στο Πίνακας1 αυτήν τη στιγμή, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο Εικόνα κουμπιού . Εάν κάνατε αλλαγές στον πίνακα, η Access σάς ζητά να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Όχι για να τις απορρίψετε ή επιλέξτε Άκυρο για να αφήσετε τον πίνακα ανοιχτό.

Συμβουλή:  Η Access αναζητά ένα αρχείο με το όνομα Blank. accdb στο φάκελο που βρίσκεται στη [εγκατάσταση μονάδας δίσκου]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Εάν υπάρχει, το αρχείο Blank. accdb είναι το πρότυπο για όλες τις νέες κενές βάσεις δεδομένων, εκτός από βάσεις δεδομένων Web. Το περιεχόμενο που περιέχει κληρονομείται από όλες τις νέες κενές βάσεις δεδομένων. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διανείμετε το προεπιλεγμένο περιεχόμενο, όπως αριθμοί μερών ή αποποιήσεις εταιρειών και πολιτικές. Να θυμάστε ότι το Blank. accdb δεν έχει καμία επίδραση στη δημιουργία κενών νέων βάσεων δεδομένων Web.

Σημαντικό: Εάν κλείσετε το Πίνακας1 χωρίς να το αποθηκεύσετε τουλάχιστον μία φορά, η Access διαγράφει ολόκληρο τον πίνακα, ακόμα και αν έχετε εισαγάγει δεδομένα σε αυτό.

Προσθήκη πίνακα

Μπορείτε να προσθέσετε νέους πίνακες σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, χρησιμοποιώντας τις εντολές στην ομάδα πίνακες στην καρτέλα Δημιουργία .

Εικόνα Κορδέλας της Access

Δημιουργία πίνακα, ξεκινώντας από την προβολή φύλλου δεδομένων    Στην προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε αμέσως δεδομένα και να επιτρέψετε στην Access να δημιουργήσει τη δομή του πίνακα πίσω από τις σκηνές. Τα ονόματα πεδίων εκχωρούνται αριθμητικά (Πεδίο1, Πεδίο2 και ούτω καθεξής) και η Access ρυθμίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου, με βάση τα δεδομένα που καταχωρείτε.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Πίνακας. Εικόνα κουμπιού

    Η Access δημιουργεί τον πίνακα και επιλέγει το πρώτο κενό κελί στη στήλη "κάντε κλικ για προσθήκη ".

  2. Στην καρτέλα πεδία , στην ομάδα Προσθήκη διαγραφής & , κάντε κλικ στον τύπο πεδίου που θέλετε να προσθέσετε. Εάν δεν βλέπετε τον τύπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα πεδία Εικόνα κουμπιού .

  3. Η Access εμφανίζει μια λίστα με τους τύπους πεδίων που χρησιμοποιούνται συχνά. Κάντε κλικ στον τύπο πεδίου που θέλετε και η Access προσθέτει το νέο πεδίο στο φύλλο δεδομένων στο σημείο εισαγωγής.

    Μπορείτε να μετακινήσετε το πεδίο σύροντας το πεδίο. Όταν σύρετε ένα πεδίο σε ένα φύλλο δεδομένων, εμφανίζεται μια κατακόρυφη γραμμή εισαγωγής όπου θα τοποθετηθεί το πεδίο.

  4. Για να προσθέσετε δεδομένα, αρχίστε να πληκτρολογείτε στο πρώτο κενό κελί ή επικολλήστε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη πηγή σε έναν πίνακα της Access.

  5. Για να μετονομάσετε μια στήλη (πεδίο), κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.

    Θα πρέπει να εκχωρήσετε ένα χαρακτηριστικό όνομα σε κάθε πεδίο, ώστε να μπορείτε να καταλάβετε τι περιέχει όταν το βλέπετε στο παράθυρο λίστα πεδίων .

  6. Για να μετακινήσετε μια στήλη, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της για να επιλέξετε τη στήλη και, στη συνέχεια, σύρετε τη στήλη στη θέση που θέλετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλές συνεχόμενες στήλες και, στη συνέχεια, να τις σύρετε σε μια νέα θέση ταυτόχρονα. Για να επιλέξετε πολλές συνεχόμενες στήλες, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης της πρώτης στήλης και, στη συνέχεια, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο SHIFT, κάντε κλικ στην κεφαλίδα της στήλης της τελευταίας στήλης.

Δημιουργία πίνακα, ξεκινώντας από την προβολή σχεδίασης    Στην προβολή σχεδίασης, μπορείτε πρώτα να δημιουργήσετε τη δομή του πίνακα. Στη συνέχεια, μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων για να εισαγάγετε δεδομένα ή εισαγάγετε δεδομένα χρησιμοποιώντας κάποια άλλη μέθοδο, όπως επικόλληση ή εισαγωγή.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία , στην ομάδα πίνακες , κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση πίνακα. Εικόνα κουμπιού

  2. Για κάθε πεδίο του πίνακά σας, πληκτρολογήστε ένα όνομα στη στήλη όνομα πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από τη λίστα τύπος δεδομένων .

  3. Εάν θέλετε, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια περιγραφή για κάθε πεδίο στη στήλη Περιγραφή . Στη συνέχεια, η περιγραφή εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης όταν ο δρομέας βρίσκεται σε αυτό το πεδίο σε προβολή φύλλου δεδομένων. Η περιγραφή χρησιμοποιείται επίσης ως κείμενο γραμμής κατάστασης για οποιαδήποτε στοιχεία ελέγχου σε μια φόρμα ή έκθεση που δημιουργείτε σύροντας το πεδίο από το παράθυρο λίστα πεδίων και για τα στοιχεία ελέγχου που δημιουργούνται για αυτό το πεδίο όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό φορμών ή τον οδηγό εκθέσεων.

  4. Αφού προσθέσετε όλα τα πεδία, αποθηκεύστε τον πίνακα:

    • Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση.

  5. Μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα στον πίνακα οποιαδήποτε στιγμή, μεταβαίνοντας σε προβολή φύλλου δεδομένων και κάνοντας κλικ στο πρώτο κενό κελί. Μπορείτε επίσης να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου στην προβολή σχεδίασης    Ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο δημιουργήσατε τον πίνακά σας, είναι καλή ιδέα να εξετάζετε και να ορίζετε ιδιότητες πεδίου. Ενώ ορισμένες ιδιότητες είναι διαθέσιμες σε προβολή φύλλου δεδομένων, ορισμένες ιδιότητες μπορούν να οριστούν μόνο σε προβολή σχεδίασης. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Για να δείτε τις ιδιότητες ενός πεδίου, κάντε κλικ στο πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης. Οι ιδιότητες εμφανίζονται κάτω από το πλέγμα σχεδίασης, στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου.

Για να δείτε μια περιγραφή για κάθε ιδιότητα πεδίου, κάντε κλικ στην ιδιότητα και Διαβάστε την περιγραφή στο πλαίσιο δίπλα στη λίστα ιδιοτήτων στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου. Μπορείτε να λάβετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες κάνοντας κλικ στο κουμπί βοήθεια.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει ορισμένες από τις ιδιότητες πεδίου που προσαρμόζονται συνήθως.

Ιδιότητα

Περιγραφή

Μέγεθος πεδίου

Για τα πεδία κειμένου, αυτή η ιδιότητα ορίζει το μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που μπορούν να αποθηκευτούν στο πεδίο. Το μέγιστο είναι 255. Για τα πεδία "Αριθμός", αυτή η ιδιότητα ορίζει τον τύπο του αριθμού που θα αποθηκευτεί (ακέραιος μεγάλου μήκους, διπλός κ. λπ.). Για τον πιο αποδοτικό χώρο αποθήκευσης δεδομένων, συνιστάται να εκχωρήσετε το ελάχιστο διάστημα που πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε για τα δεδομένα. Μπορείτε να προσαρμόσετε την τιμή προς τα επάνω αργότερα, εάν αλλάξουν οι ανάγκες σας.

Μορφοποίηση

Αυτή η ιδιότητα ορίζει τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων. Δεν επηρεάζει τα πραγματικά δεδομένα, όπως είναι αποθηκευμένα στο πεδίο. Μπορείτε να επιλέξετε μια προκαθορισμένη μορφή ή να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη μορφή.

Μάσκα εισαγωγής

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ιδιότητα για να καθορίσετε ένα μοτίβο για όλα τα δεδομένα που θα εισαχθούν σε αυτό το πεδίο. Αυτό βοηθά να εξασφαλίσετε ότι όλα τα δεδομένα έχουν εισαχθεί σωστά και ότι περιέχει τον απαιτούμενο αριθμό χαρακτήρων. Για βοήθεια σχετικά με τη δημιουργία μιας μάσκας εισαγωγής, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" στη δεξιά πλευρά του πλαισίου ιδιότητας.

Προεπιλεγμένη τιμή

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ιδιότητα για να καθορίσετε την προεπιλεγμένη τιμή που θα εμφανίζεται σε αυτό το πεδίο κάθε φορά που προστίθεται μια νέα εγγραφή. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας στο οποίο θέλετε πάντα να καταγράψετε την ημερομηνία που προστέθηκε η εγγραφή, μπορείτε να εισαγάγετε "Date ()" (χωρίς τα εισαγωγικά) ως προεπιλεγμένη τιμή.

Απαιτείται

Αυτή η ιδιότητα ορίζει αν απαιτείται μια τιμή σε αυτό το πεδίο. Εάν έχετε ορίσει αυτή την ιδιότητα σε " Ναι", η Access δεν σας επιτρέπει να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, εκτός εάν έχει εισαχθεί μια τιμή για αυτό το πεδίο.

Αρχή της σελίδας

Αντιγραφή δεδομένων από άλλη προέλευση σε πίνακα της Access

Εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε κάποιο άλλο πρόγραμμα, όπως το Excel, μπορείτε να τα αντιγράψετε και να τα επικολλήσετε σε έναν πίνακα της Access. Γενικά, αυτό λειτουργεί καλύτερα εάν τα δεδομένα σας έχουν ήδη διαχωριστεί σε στήλες, καθώς βρίσκονται σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Εάν τα δεδομένα σας βρίσκονται σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, είναι προτιμότερο να διαχωρίσετε τις στήλες των δεδομένων χρησιμοποιώντας καρτέλες ή για να μετατρέψετε τα δεδομένα σε έναν πίνακα στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου πριν να αντιγράψετε τα δεδομένα. Εάν τα δεδομένα σας χρειάζονται επεξεργασία ή χειραγώγηση (για παράδειγμα, διαχωρίζοντας τα πλήρη ονόματα σε όνομα και επώνυμο), ίσως θέλετε να το κάνετε αυτό πριν αντιγράψετε τα δεδομένα, ειδικά εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την Access.

Όταν επικολλάτε δεδομένα σε έναν κενό πίνακα, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου ανάλογα με το είδος των δεδομένων που εντοπίζει εκεί. Για παράδειγμα, εάν ένα πεδίο που έχει επικολληθεί δεν περιέχει παρά μόνο τιμές ημερομηνίας, η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων "ημερομηνία/ώρα" σε αυτό το πεδίο. Εάν το πεδίο "Επικόλληση" περιέχει μόνο τις λέξεις "Ναι" και "όχι", η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων "Ναι/Όχι" στο πεδίο.

Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα με το τι εντοπίζει στην πρώτη γραμμή των επικολλήσεων δεδομένων. Εάν η πρώτη γραμμή των επικολλήσεων δεδομένων είναι παρόμοια σε τύπο με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access καθορίζει ότι η πρώτη γραμμή αποτελεί μέρος των δεδομένων και εκχωρεί τα πεδία γενικών ονομάτων (F1, F2, κ. λπ.). Εάν η πρώτη γραμμή των δεδομένων που έχουν επικολληθεί δεν είναι παρόμοια με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access καθορίζει ότι η πρώτη γραμμή αποτελείται από ονόματα πεδίων. Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα και δεν περιλαμβάνει την πρώτη γραμμή στα δεδομένα.

Εάν η Access εκχωρήσει γενικά ονόματα πεδίων, θα πρέπει να μετονομάσετε τα πεδία το συντομότερο δυνατό για να αποφύγετε τη σύγχυση. Ανατρέξτε στην ακόλουθη διαδικασία:

  1. Πατήστε το συνδυασμό ΠΛΉΚΤΡων CTRL + S για να αποθηκεύσετε τον πίνακα.

  2. Στην προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ σε κάθε επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα πεδίου για κάθε στήλη.

  3. Αποθηκεύστε ξανά τον πίνακα.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να μετονομάσετε τα πεδία, μεταβαίνοντας σε προβολή σχεδίασης και επεξεργαζόμενοι τα ονόματα πεδίων εκεί. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Για να επιστρέψετε στην προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή, προσάρτηση ή σύνδεση με δεδομένα από άλλη προέλευση

Μπορεί να έχετε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε κάποιο άλλο πρόγραμμα και θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα ή να τα προσαρτήσετε σε έναν υπάρχοντα πίνακα στην Access. Ή μπορείτε να εργαστείτε με άτομα που διατηρούν τα δεδομένα τους σε άλλα προγράμματα και θέλετε να εργαστείτε με αυτό στην Access μέσω σύνδεσης σε αυτό. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η Access διευκολύνει την εργασία με δεδομένα από άλλες προελεύσεις. Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, από έναν πίνακα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access, από μια λίστα του SharePoint ή από μια ποικιλία άλλων προελεύσεων. Η διαδικασία που χρησιμοποιείτε διαφέρει λίγο, ανάλογα με την προέλευσή σας, αλλά η παρακάτω διαδικασία θα σας πάρει αρχισμένους.

  1. Στην Access, στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή σύνδεσης & , κάντε κλικ στην εντολή για τον τύπο του αρχείου που θέλετε να εισαγάγετε.

    Ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα

    Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Excel. Εάν δεν βλέπετε τον τύπο προγράμματος που χρειάζεστε, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα.

    Σημείωση: Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε τον σωστό τύπο μορφοποίησης στην ομάδα " Εισαγωγή σύνδεσης & ", ίσως χρειαστεί να ξεκινήσετε το πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήσατε αρχικά τα δεδομένα και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε μια κοινή μορφή αρχείου (όπως ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου ) για να μπορέσετε να κάνετε εισαγωγή t αυτά τα δεδομένα στην Access.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να βρείτε το αρχείο προέλευσης δεδομένων ή πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή του αρχείου δεδομένων προέλευσης στο πλαίσιο όνομα αρχείου .

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε (όλα τα προγράμματα σας επιτρέπουν να κάνετε εισαγωγή και ορισμένα σας επιτρέπουν την προσάρτηση ή τη σύνδεση) στην περιοχή Καθορισμός του τρόπου και του σημείου όπου θέλετε να αποθηκευτούν τα δεδομένα στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα που χρησιμοποιεί τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί ή (με ορισμένα προγράμματα) μπορείτε να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα ή να δημιουργήσετε έναν συνδεδεμένο πίνακα που διατηρεί μια σύνδεση με τα δεδομένα στο πρόγραμμα προέλευσης.

  4. Εάν ξεκινήσει ένας οδηγός, ακολουθήστε τις οδηγίες στις επόμενες σελίδες του οδηγού. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Εάν εισαγάγετε αντικείμενα ή συνδέσετε πίνακες από μια βάση δεδομένων της Access, εμφανίζεται είτε το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων είτε σύνδεση πινάκων . Επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η ακριβής διαδικασία εξαρτάται από το εάν επιλέγετε την εισαγωγή, την προσάρτηση ή τη σύνδεση δεδομένων.

  5. Η Access σάς ρωτά εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής που μόλις ολοκληρώσατε. Εάν πιστεύετε ότι θα εκτελέσετε ξανά αυτήν την ίδια λειτουργία εισαγωγής στο μέλλον, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βημάτων εισαγωγήςκαι, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τις λεπτομέρειες. Στη συνέχεια, μπορείτε να επαναλάβετε εύκολα τη λειτουργία στο μέλλον, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές Εικόνα κουμπιού στην ομάδα Εισαγωγή σύνδεσης & στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα . Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

Εάν επιλέξατε να εισαγάγετε έναν πίνακα, η Access εισάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα και, στη συνέχεια, εμφανίζει τον πίνακα κάτω από την ομάδα πίνακες στο παράθυρο περιήγησης. Εάν επιλέξατε να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, τα δεδομένα προστίθενται σε αυτόν τον πίνακα. Εάν επιλέξατε να συνδεθείτε με δεδομένα, η Access δημιουργεί έναν συνδεδεμένο πίνακα κάτω από την ομάδα πίνακες στο παράθυρο περιήγησης.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη τμήματος εφαρμογής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σκέλος εφαρμογής για να προσθέσετε λειτουργικότητα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων. Ένα κομμάτι εφαρμογής μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ένας πίνακας ή μπορεί να αποτελείται από πολλά σχετικά αντικείμενα, όπως έναν πίνακα και μια δεσμευμένη φόρμα.

Για παράδειγμα, το τμήμα εφαρμογής "σχόλια" αποτελείται από έναν πίνακα με ένα πεδίο ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού αυτόματης αρίθμησης, ένα πεδίο ημερομηνίας και ένα πεδίο υπομνήματος. Μπορείτε να την προσθέσετε σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων και να τη χρησιμοποιήσετε ως έχει ή με ελάχιστη προσαρμογή.

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να προσθέσετε ένα τμήμα εφαρμογής.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία .

  3. Στην ομάδα πρότυπα , κάντε κλικ στην επιλογή τμήματα εφαρμογών. Ανοίγει μια λίστα με τα διαθέσιμα τμήματα.

  4. Κάντε κλικ στο τμήμα της εφαρμογής που θέλετε να προσθέσετε.

Αρχή της σελίδας

Άνοιγμα υπάρχουσας βάσης δεδομένων της Access

  1. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα , μεταβείτε στη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Κάντε διπλό κλικ στη βάση δεδομένων για να την ανοίξετε στην προεπιλεγμένη κατάσταση λειτουργίας που καθορίζεται στο παράθυρο διαλόγου επιλογές της Access ή στη λειτουργία που έχει οριστεί από μια πολιτική διαχείρισης.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για κοινόχρηστη πρόσβαση σε ένα περιβάλλον πολλών χρηστών, έτσι ώστε εσείς και οι άλλοι χρήστες να μπορούν να διαβάσουν και να γράψουν στη βάση δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα μόνο για ανάγνωση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση, ώστε να μπορείτε να την προβάλετε αλλά όχι να την επεξεργαστείτε. Οι άλλοι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να διαβάσουν και να γράψουν στη βάση δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα αποκλειστικού για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας την αποκλειστική πρόσβαση. Όταν έχετε μια βάση δεδομένων ανοιχτή με αποκλειστική πρόσβαση, οποιοσδήποτε άλλος προσπαθεί να ανοίξει τη βάση δεδομένων λαμβάνει ένα μήνυμα "το αρχείο χρησιμοποιείται ήδη".

    • Κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα αποκλειστικών μόνο για ανάγνωση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Οι άλλοι χρήστες μπορούν ακόμα να ανοίξουν τη βάση δεδομένων, αλλά περιορίζονται σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

Σημείωση: Μπορείτε να ανοίξετε απευθείας ένα αρχείο δεδομένων σε μια εξωτερική μορφή αρχείου, όπως η dBASE, το Microsoft Exchange ή το Excel. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε άμεσα οποιαδήποτε προέλευση δεδομένων ODBC, όπως ο Microsoft SQL Server. Η Access δημιουργεί αυτόματα μια νέα βάση δεδομένων της Access στον ίδιο φάκελο με το αρχείο δεδομένων και προσθέτει συνδέσεις σε κάθε πίνακα της εξωτερικής βάσης δεδομένων.

Συμβουλές

  • Για να ανοίξετε μία από τις βάσεις δεδομένων που άνοιξαν πιο πρόσφατα, στην καρτέλα αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή πρόσφατακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα αρχείου για τη συγκεκριμένη βάση δεδομένων. Η Access ανοίγει τη βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας τις ίδιες ρυθμίσεις επιλογών που είχε την τελευταία φορά που την ανοίξατε. Εάν δεν εμφανίζεται η λίστα των αρχείων που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα, στην καρτέλα αρχείο , κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές. Στο παράθυρο διαλόγου επιλογές της Access , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη. Στην περιοχή Εμφάνιση, πληκτρολογήστε τον αριθμό των εγγράφων που θα εμφανίζονται στη λίστα πρόσφατα έγγραφα, μέχρι το μέγιστο 50.

    Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε τις πρόσφατες βάσεις δεδομένων στη γραμμή περιήγησης της προβολής σε παρασκήνιο, για πρόσβαση με δύο κλικ: 1) την καρτέλα αρχείο , 2) την πρόσφατη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε. Κοντά στο κάτω μέρος της καρτέλας πρόσφατα , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου γρήγορη πρόσβαση σε αυτόν τον αριθμό πρόσφατων βάσεων δεδομένων και, στη συνέχεια, προσαρμόστε τον αριθμό των βάσεων δεδομένων που θα εμφανίζονται.

  • Εάν ανοίγετε μια βάση δεδομένων κάνοντας κλικ στην εντολή Άνοιγμα στην καρτέλα αρχείο , μπορείτε να προβάλετε μια λίστα με τις συντομεύσεις για τις βάσεις δεδομένων που έχετε ήδη ανοίξει κάνοντας κλικ στην επιλογή τα πρόσφατα έγγραφά μου στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα .

Αρχή της σελίδας

Χρησιμοποιείτε την Access 2007;

Κατά την πρώτη εκκίνηση της Access ή εάν κλείσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να κλείσετε την Access, εμφανίζεται η σελίδα γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access .

Σελίδα 'Γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access'

Αυτή η σελίδα είναι ένα σημείο εκκίνησης από το οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή να προβάλετε το επιλεγμένο περιεχόμενο από το Microsoft Office Online.

Η Access παρέχει μια μεγάλη ποικιλία προτύπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιταχύνετε τη διαδικασία δημιουργίας της βάσης δεδομένων. Ένα πρότυπο είναι μια έτοιμη προς χρήση βάση δεδομένων που περιέχει όλους τους πίνακες, τα ερωτήματα, τις φόρμες και τις αναφορές που απαιτούνται για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Για παράδειγμα, υπάρχουν πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση ζητημάτων, τη διαχείριση επαφών ή τη διατήρηση μιας εγγραφής εξόδων. Ορισμένα πρότυπα περιέχουν μερικά δείγματα εγγραφών για να σας βοηθήσουν να καταδείξετε τη χρήση τους. Οι βάσεις δεδομένων προτύπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως έχουν ή μπορείτε να τις προσαρμόσετε ώστε να ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες σας.

Εάν ένα από αυτά τα πρότυπα ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, η χρήση του είναι συνήθως ο πιο γρήγορος τρόπος για να ξεκινήσετε μια βάση δεδομένων. Ωστόσο, εάν έχετε δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα που θέλετε να εισαγάγετε στην Access, μπορείτε να αποφασίσετε ότι είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο. Τα πρότυπα έχουν ήδη ορίσει μια δομή δεδομένων και μπορεί να χρειαστεί πολλή δουλειά για να προσαρμόσετε τα υπάρχοντα δεδομένα σας στη δομή του προτύπου.

  1. Εάν έχετε μια βάση δεδομένων ανοιχτή, κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο Εικόνα κουμπιού βάσης δεδομένωνγια να εμφανίσετε τη σελίδα γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access .

  2. Πολλά προτεινόμενα πρότυπα εμφανίζονται στη μέση της σελίδας γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access και περισσότερα γίνονται διαθέσιμα όταν κάνετε κλικ στις συνδέσεις στο παράθυρο Κατηγορίες προτύπων . Μπορείτε να κάνετε λήψη πρόσθετων προτύπων από την τοποθεσία Web του Office Online. Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα αυτού του άρθρου για λεπτομέρειες.

  3. Κάντε κλικ στο πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  4. Η Access προτείνει ένα όνομα αρχείου για τη βάση δεδομένων σας στο πλαίσιο όνομα αρχείου — μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του αρχείου, εάν θέλετε. Για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σε διαφορετικό φάκελο από αυτόν που εμφανίζεται κάτω από το πλαίσιο όνομα αρχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα κουμπιού , μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να το αποθηκεύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Προαιρετικά, μπορείτε να δημιουργήσετε και να συνδέσετε τη βάση δεδομένων σας σε μια τοποθεσία του SharePoint.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργίαλήψη, για ένα πρότυπο του Office Online).

    Η Access δημιουργεί ή κάνει λήψη της βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, την ανοίγει. Εμφανίζεται μια φόρμα στην οποία μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων. Εάν το πρότυπό σας περιέχει δείγματα δεδομένων, μπορείτε να διαγράψετε κάθε εγγραφή κάνοντας κλικ στον επιλογέα εγγραφών (το σκιασμένο πλαίσιο ή τη ράβδο ακριβώς στα αριστερά της εγγραφής) και, στη συνέχεια, κάνοντας τα εξής:

    Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Εικόνα κουμπιού

  6. Για να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων, κάντε κλικ στο πρώτο κενό κελί της φόρμας και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο περιήγησης για να αναζητήσετε άλλες φόρμες ή αναφορές που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε ένα πρότυπο που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας στη σελίδα γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access και είστε συνδεδεμένοι στο Internet, μπορείτε να εξερευνήσετε την τοποθεσία Web του Office Online για μεγαλύτερη επιλογή.

  1. Στη σελίδα γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access , στην περιοχή περισσότερα για το Office Online, κάντε κλικ στην επιλογή πρότυπα.

    Η αρχική σελίδα "πρότυπα" στο Office Online εμφανίζεται στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησής σας.

  2. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία περιήγησης και αναζήτησης του Office Online για να βρείτε το πρότυπο της Access που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και ακολουθήστε τις οδηγίες για να κάνετε λήψη του. Όταν κάνετε λήψη ενός προτύπου, γίνεται λήψη ενός αρχείου βάσης δεδομένων στον υπολογιστή σας και το άνοιγμά του έγινε σε μια νέα παρουσία της Access. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το πρότυπο έχει σχεδιαστεί για να ανοίγει μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα αμέσως.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με πρότυπα, ανατρέξτε στο άρθρο χρήση ενός προτύπου για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων υπολογιστή της Access.

Αρχή της σελίδας

Εάν δεν σας ενδιαφέρει να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, δημιουργώντας τους δικούς σας πίνακες, φόρμες, αναφορές και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό συνήθως περιλαμβάνει ένα ή και τα δύο από τα εξής:

  • Εισαγωγή, επικόλληση ή εισαγωγή δεδομένων στον πίνακα που δημιουργείται όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επαναλαμβάνετε τη διεργασία με τους νέους πίνακες που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας την εντολή Πίνακας στην καρτέλα Δημιουργία .

  • Εισαγωγή δεδομένων από άλλες προελεύσεις και δημιουργία νέων πινάκων στη διεργασία.

  1. Στη σελίδα γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access , στην περιοχή νέα κενή βάση δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή κενή βάση δεδομένων.

    Κουμπί 'Κενή βάση δεδομένων'

  2. Στο παράθυρο κενή βάση δεδομένων , πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου στο πλαίσιο όνομα αρχείου . Εάν δεν παρέχετε μια επέκταση ονόματος αρχείου, η Access την προσθέτει για εσάς. Για να αλλάξετε τη θέση του αρχείου από την προεπιλογή, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για μια θέση για να τοποθετήσετε τη βάση δεδομένων Εικόνα κουμπιού (δίπλα στο πλαίσιο όνομα αρχείου ), μεταβείτε στη νέα θέση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  3. Επιλέξτε Δημιουργία.

    Η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων με έναν κενό πίνακα με το όνομα Πίνακας1 και, στη συνέχεια, ανοίγει το Πίνακας1 σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ο δρομέας τοποθετείται στο πρώτο κενό κελί στη στήλη " Προσθήκη νέου πεδίου" .

  4. Αρχίστε να πληκτρολογείτε για να προσθέσετε δεδομένα ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη πηγή σε έναν πίνακα της Access.

Η εισαγωγή πληροφοριών σε προβολή φύλλου δεδομένων έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι πολύ παρόμοια με την εργασία σε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel 2007. Η δομή του πίνακα δημιουργείται κατά την εισαγωγή δεδομένων — κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα στήλη στον πίνακα, ορίζεται ένα νέο πεδίο. Η Access ορίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου, με βάση τα δεδομένα που καταχωρείτε.

Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε πληροφορίες στο Πίνακας1 αυτήν τη στιγμή, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο Εικόνα κουμπιού . Εάν κάνατε αλλαγές στον πίνακα, η Access σάς ζητά να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στον πίνακα. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Όχι για να τις απορρίψετε ή επιλέξτε Άκυρο για να αφήσετε τον πίνακα ανοιχτό.

Σημαντικό: Εάν κλείσετε το Πίνακας1 χωρίς να το αποθηκεύσετε τουλάχιστον μία φορά, η Access διαγράφει ολόκληρο τον πίνακα, ακόμα και αν έχετε εισαγάγει δεδομένα σε αυτό.

Μπορείτε να προσθέσετε νέους πίνακες σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, χρησιμοποιώντας τις εντολές στην ομάδα πίνακες στην καρτέλα Δημιουργία .

Εικόνα της κορδέλας της Access

Δημιουργία πίνακα, ξεκινώντας από την προβολή φύλλου δεδομένων    Στην προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε αμέσως δεδομένα και να επιτρέψετε στην Access να δημιουργήσει τη δομή του πίνακα πίσω από τις σκηνές. Τα ονόματα πεδίων εκχωρούνται αριθμητικά (Πεδίο1, Πεδίο2 και ούτω καθεξής) και η Access ρυθμίζει αυτόματα τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου, με βάση τα δεδομένα που καταχωρείτε.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Πίνακας. Εικόνα κουμπιού

    Η Access δημιουργεί τον πίνακα και επιλέγει το πρώτο κενό κελί στη στήλη " Προσθήκη νέου πεδίου ".

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε μια στήλη Προσθήκη νέου πεδίου , μπορεί να βρίσκεστε σε προβολή σχεδίασης αντί για προβολή φύλλου δεδομένων. Για να μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης. Η Access σάς ζητά να αποθηκεύσετε τον νέο πίνακα και, στη συνέχεια, μεταβαίνει σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην ομάδα Πεδία & στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο πεδίο. Εικόνα κουμπιού

    Η Access εμφανίζει το παράθυρο " πρότυπα πεδίων ", το οποίο περιέχει μια λίστα με τους τύπους πεδίων που χρησιμοποιούνται συχνά. Εάν κάνετε διπλό κλικ ή σύρετε ένα από αυτά τα πεδία στο φύλλο δεδομένων σας, η Access προσθέτει ένα πεδίο με αυτό το όνομα και ορίζει τις ιδιότητές του σε κατάλληλες τιμές για αυτόν τον τύπο πεδίου. Μπορείτε να αλλάξετε τις ιδιότητες αργότερα, εάν θέλετε. Εάν σύρετε το πεδίο, πρέπει να το σύρετε σε μια περιοχή του φύλλου δεδομένων που περιέχει δεδομένα. Εμφανίζεται μια κατακόρυφη γραμμή εισαγωγής, που δείχνει πού θα τοποθετηθεί το πεδίο.

  3. Για να προσθέσετε δεδομένα, αρχίστε να πληκτρολογείτε στο πρώτο κενό κελί ή επικολλήστε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη πηγή σε έναν πίνακα της Access.

  4. Για να μετονομάσετε μια στήλη (πεδίο), κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.

    Είναι καλή πρακτική να παρέχετε ένα ουσιαστικό όνομα σε κάθε πεδίο, ώστε να μπορείτε να καταλάβετε τι περιέχει όταν το βλέπετε στο παράθυρο λίστα πεδίων .

  5. Για να μετακινήσετε μια στήλη, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της για να επιλέξετε τη στήλη και, στη συνέχεια, σύρετε τη στήλη στη θέση που θέλετε.

    Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλές συνεχόμενες στήλες και, στη συνέχεια, να τις σύρετε σε μια νέα θέση ταυτόχρονα. Για να επιλέξετε πολλές συνεχόμενες στήλες, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης της πρώτης στήλης και, στη συνέχεια, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο SHIFT, κάντε κλικ στην κεφαλίδα της στήλης της τελευταίας στήλης.

Δημιουργία πίνακα, ξεκινώντας από την προβολή σχεδίασης    Στην προβολή σχεδίασης, μπορείτε πρώτα να δημιουργήσετε τη δομή του νέου πίνακα. Στη συνέχεια, μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων για να εισαγάγετε δεδομένα ή εισαγάγετε δεδομένα χρησιμοποιώντας κάποια άλλη μέθοδο, όπως επικόλληση ή εισαγωγή.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία , στην ομάδα πίνακες , κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση πίνακα. Εικόνα κουμπιού

  2. Για κάθε πεδίο του πίνακά σας, πληκτρολογήστε ένα όνομα στη στήλη όνομα πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από τη λίστα τύπος δεδομένων .

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε τις στήλες όνομα πεδίου και τύπος δεδομένων , μπορεί να βρίσκεστε σε προβολή φύλλου δεδομένων αντί για προβολή σχεδίασης. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης Εικόνα κουμπιού . Η Access σάς ζητάει ένα όνομα για τον νέο πίνακα και, στη συνέχεια, μεταβαίνει σε προβολή σχεδίασης.

  3. Εάν θέλετε, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια περιγραφή για κάθε πεδίο στη στήλη Περιγραφή . Στη συνέχεια, η περιγραφή εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης όταν ο δρομέας βρίσκεται σε αυτό το πεδίο σε προβολή φύλλου δεδομένων. Η περιγραφή χρησιμοποιείται επίσης ως κείμενο γραμμής κατάστασης για οποιαδήποτε στοιχεία ελέγχου σε μια φόρμα ή έκθεση που δημιουργείτε σύροντας το πεδίο από το παράθυρο λίστα πεδίων και για τα στοιχεία ελέγχου που δημιουργούνται για αυτό το πεδίο όταν χρησιμοποιείτε τον Οδηγό φορμών ή τον οδηγό εκθέσεων.

  4. Αφού προσθέσετε όλα τα πεδία, αποθηκεύστε τον πίνακα:

    • Κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Officeκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευσηή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S Εικόνα κουμπιού .

  5. Μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα στον πίνακα οποιαδήποτε στιγμή, μεταβαίνοντας σε προβολή φύλλου δεδομένων και κάνοντας κλικ στο πρώτο κενό κελί. Μπορείτε επίσης να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access.

Δημιουργία πίνακα με χρήση προτύπου    Η Access παρέχει πρότυπα για τύπους πινάκων που χρησιμοποιούνται συχνά. Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη δομή πίνακα με πεδία ήδη ρυθμισμένα και έτοιμα για χρήση. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε στη συνέχεια να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία, ώστε ο πίνακας να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία , στην ομάδα πίνακες , κάντε κλικ στην επιλογή πρότυπα πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα από τη λίστα.

  2. Για να προσθέσετε δεδομένα, αρχίστε να πληκτρολογείτε στο πρώτο κενό κελί ή επικολλήστε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Αντιγραφή δεδομένων από άλλη πηγή σε έναν πίνακα της Access.

    • Για να διαγράψετε μια στήλη    

      1. Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή Εικόνα κουμπιού στήλης.

    • Για να προσθέσετε μια νέα στήλη    

      1. Στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην ομάδα Πεδία & στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο πεδίο. Εικόνα κουμπιού

      2. Η Access εμφανίζει το παράθυρο " πρότυπα πεδίων ", το οποίο περιέχει μια λίστα με τους τύπους πεδίων που χρησιμοποιούνται συχνά. Εάν κάνετε διπλό κλικ ή σύρετε ένα από αυτά τα πεδία στο φύλλο δεδομένων σας, η Access προσθέτει ένα πεδίο με αυτό το όνομα και ορίζει τις ιδιότητές του σε κατάλληλες τιμές για αυτόν τον τύπο πεδίου. Μπορείτε να αλλάξετε τις ιδιότητες αργότερα, εάν θέλετε. Εάν σύρετε το πεδίο, πρέπει να το σύρετε σε μια περιοχή του φύλλου δεδομένων που περιέχει δεδομένα. Εμφανίζεται μια κατακόρυφη γραμμή εισαγωγής, που δείχνει πού θα τοποθετηθεί το πεδίο.

  3. Αποθηκεύστε τον πίνακα:

    • Κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Officeκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευσηή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S Εικόνα κουμπιού .

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου στην προβολή σχεδίασης    Ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο δημιουργήσατε τον πίνακά σας, είναι καλή ιδέα να εξετάζετε και να ορίζετε ιδιότητες πεδίου. Αυτό μπορεί να γίνει μόνο σε προβολή σχεδίασης. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Για να δείτε τις ιδιότητες ενός πεδίου, κάντε κλικ στο πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης. Οι ιδιότητες εμφανίζονται κάτω από το πλέγμα σχεδίασης, στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου.

Για να δείτε μια περιγραφή για κάθε ιδιότητα πεδίου, κάντε κλικ στην ιδιότητα και Διαβάστε την περιγραφή στο πλαίσιο δίπλα στη λίστα ιδιοτήτων στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου. Μπορείτε να λάβετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες πατώντας το πλήκτρο F1.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει ορισμένες από τις ιδιότητες πεδίου που προσαρμόζονται συνήθως.

Ιδιότητα

Περιγραφή

Μέγεθος πεδίου

Για τα πεδία κειμένου, αυτή η ιδιότητα ορίζει το μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που μπορούν να αποθηκευτούν στο πεδίο. Το μέγιστο είναι 255. Για τα πεδία "Αριθμός", αυτή η ιδιότητα ορίζει τον τύπο του αριθμού που θα αποθηκευτεί (ακέραιος μεγάλου μήκους, διπλός κ. λπ.). Για τον πιο αποδοτικό χώρο αποθήκευσης δεδομένων, συνιστάται να εκχωρήσετε το ελάχιστο διάστημα που πιστεύετε ότι θα χρειαστείτε για τα δεδομένα. Μπορείτε να προσαρμόσετε την τιμή προς τα επάνω αργότερα, εάν αλλάξουν οι ανάγκες σας.

Μορφοποίηση

Αυτή η ιδιότητα ορίζει τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων. Δεν επηρεάζει τα πραγματικά δεδομένα, όπως είναι αποθηκευμένα στο πεδίο. Μπορείτε να επιλέξετε μια προκαθορισμένη μορφή ή να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη μορφή.

Μάσκα εισαγωγής

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ιδιότητα για να καθορίσετε ένα μοτίβο για όλα τα δεδομένα που θα εισαχθούν σε αυτό το πεδίο. Αυτό βοηθά να εξασφαλίσετε ότι όλα τα δεδομένα έχουν εισαχθεί σωστά και ότι περιέχει τον απαιτούμενο αριθμό χαρακτήρων. Για βοήθεια σχετικά με τη δημιουργία μιας μάσκας εισαγωγής, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" στη δεξιά πλευρά του πλαισίου ιδιότητας.

Προεπιλεγμένη τιμή

Χρησιμοποιήστε αυτήν την ιδιότητα για να καθορίσετε την προεπιλεγμένη τιμή που θα εμφανίζεται σε αυτό το πεδίο κάθε φορά που προστίθεται μια νέα εγγραφή. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας στο οποίο θέλετε πάντα να καταγράψετε την ημερομηνία που προστέθηκε η εγγραφή, μπορείτε να εισαγάγετε "Date ()" (χωρίς τα εισαγωγικά) ως προεπιλεγμένη τιμή.

Απαιτείται

Αυτή η ιδιότητα ορίζει αν απαιτείται μια τιμή σε αυτό το πεδίο. Εάν έχετε ορίσει αυτή την ιδιότητα σε " Ναι", η Access δεν σας επιτρέπει να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, εκτός εάν έχει εισαχθεί μια τιμή για αυτό το πεδίο.

Αρχή της σελίδας

Εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε κάποιο άλλο πρόγραμμα, όπως το Office Excel 2007, μπορείτε να τα αντιγράψετε και να τα επικολλήσετε σε έναν πίνακα της Access. Γενικά, αυτό λειτουργεί καλύτερα εάν τα δεδομένα σας έχουν ήδη διαχωριστεί σε στήλες, καθώς βρίσκονται σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Εάν τα δεδομένα σας βρίσκονται σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, είναι προτιμότερο να διαχωρίσετε τις στήλες των δεδομένων χρησιμοποιώντας καρτέλες ή για να μετατρέψετε τα δεδομένα σε έναν πίνακα στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου πριν να αντιγράψετε τα δεδομένα. Εάν τα δεδομένα σας χρειάζονται επεξεργασία ή χειραγώγηση (για παράδειγμα, διαχωρίζοντας τα πλήρη ονόματα σε όνομα και επώνυμο), ίσως θέλετε να το κάνετε αυτό πριν από την αντιγραφή των δεδομένων, ιδιαίτερα εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την Access.

Όταν επικολλάτε δεδομένα σε έναν κενό πίνακα, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου ανάλογα με το είδος των δεδομένων που εντοπίζει εκεί. Για παράδειγμα, εάν ένα πεδίο που έχει επικολληθεί δεν περιέχει παρά μόνο τιμές ημερομηνίας, η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων "ημερομηνία/ώρα" σε αυτό το πεδίο. Εάν το πεδίο "Επικόλληση" περιέχει μόνο τις λέξεις "Ναι" και "όχι", η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων "Ναι/Όχι" στο πεδίο.

Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα με το τι εντοπίζει στην πρώτη γραμμή των επικολλήσεων δεδομένων. Εάν η πρώτη γραμμή των επικολλήσεων δεδομένων είναι παρόμοια σε τύπο με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access καθορίζει ότι η πρώτη γραμμή αποτελεί μέρος των δεδομένων και εκχωρεί τα γενικά ονόματα των πεδίων (F1, F2 και ούτω καθεξής). Εάν η πρώτη γραμμή των δεδομένων που έχουν επικολληθεί δεν είναι παρόμοια με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access καθορίζει ότι η πρώτη γραμμή αποτελείται από ονόματα πεδίων. Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα και δεν περιλαμβάνει την πρώτη γραμμή στα δεδομένα.

Εάν η Access εκχωρήσει γενικά ονόματα πεδίων, θα πρέπει να μετονομάσετε τα πεδία το συντομότερο δυνατό για να αποφύγετε τη σύγχυση. Ανατρέξτε στην ακόλουθη διαδικασία:

  1. Αποθηκεύστε τον πίνακα.

    • Κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Officeκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευσηή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S Εικόνα κουμπιού .

  2. Στην προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ σε κάθε επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα έγκυρο όνομα πεδίου για κάθε στήλη. Μπορεί να φαίνεται ότι πληκτρολογείτε δεδομένα, αλλά η γραμμή επικεφαλίδας στηλών περιέχει ονόματα πεδίων και όχι δεδομένα.

  3. Αποθηκεύστε ξανά τον πίνακα.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να μετονομάσετε τα πεδία, μεταβαίνοντας σε προβολή σχεδίασης και επεξεργαζόμενοι τα ονόματα πεδίων εκεί. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης. Για να επιστρέψετε στην προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης.

Αρχή της σελίδας

Μπορεί να έχετε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε κάποιο άλλο πρόγραμμα και θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα ή να τα προσαρτήσετε σε έναν υπάρχοντα πίνακα στην Access. Ή μπορείτε να εργαστείτε με άτομα που διατηρούν τα δεδομένα τους σε άλλα προγράμματα και θέλετε να εργαστείτε με αυτό στην Access μέσω σύνδεσης σε αυτό. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η Access διευκολύνει την εργασία με δεδομένα από άλλες προελεύσεις. Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, από έναν πίνακα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access, από μια λίστα του SharePoint ή από μια ποικιλία άλλων προελεύσεων. Η διαδικασία που χρησιμοποιείτε διαφέρει λίγο, ανάλογα με την προέλευσή σας, αλλά η παρακάτω διαδικασία θα σας πάρει αρχισμένους.

  1. Στην Access, στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή , κάντε κλικ στην εντολή για τον τύπο του αρχείου που θέλετε να εισαγάγετε.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

    Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Excel. Εάν δεν βλέπετε τον τύπο προγράμματος που χρειάζεστε, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα.

    Σημείωση: Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε τον σωστό τύπο μορφοποίησης στην ομάδα Εισαγωγή , ίσως χρειαστεί να ξεκινήσετε το πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήσατε αρχικά τα δεδομένα και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε μια κοινή μορφή αρχείου (όπως οριοθετημένο αρχείο κειμένου ) για να μπορέσετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα στην Access.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να βρείτε το αρχείο προέλευσης δεδομένων ή πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή του αρχείου δεδομένων προέλευσης στο πλαίσιο όνομα αρχείου .

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε (όλα τα προγράμματα σας επιτρέπουν να κάνετε εισαγωγή και ορισμένα σας επιτρέπουν να προσαρτήσετε ή να συνδέσετε) στην περιοχή Καθορισμός του τρόπου και του σημείου όπου θέλετε να αποθηκευτούν τα δεδομένα στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα που χρησιμοποιεί τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί ή (με ορισμένα προγράμματα) μπορείτε να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα ή να δημιουργήσετε έναν συνδεδεμένο πίνακα που διατηρεί μια σύνδεση με τα δεδομένα στο πρόγραμμα προέλευσης.

  4. Εάν ξεκινήσει ένας οδηγός, ακολουθήστε τις οδηγίες στις επόμενες σελίδες του οδηγού. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Εάν εισαγάγετε αντικείμενα ή συνδέσετε πίνακες από μια βάση δεδομένων της Access, εμφανίζεται είτε το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων είτε σύνδεση πινάκων . Επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η ακριβής διαδικασία εξαρτάται από το εάν επιλέγετε την εισαγωγή, την προσάρτηση ή τη σύνδεση δεδομένων.

  5. Η Access σάς ρωτά εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής που μόλις ολοκληρώσατε. Εάν πιστεύετε ότι θα εκτελέσετε ξανά αυτήν την ίδια λειτουργία εισαγωγής στο μέλλον, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βημάτων εισαγωγήςκαι, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τις λεπτομέρειες. Στη συνέχεια, μπορείτε να επαναλάβετε εύκολα τη λειτουργία σε μεταγενέστερο χρόνο, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές Εικόνα κουμπιού στην ομάδα Εισαγωγή στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα . Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

Εάν επιλέξατε να εισαγάγετε έναν πίνακα, η Access εισάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα και, στη συνέχεια, εμφανίζει τον πίνακα κάτω από την ομάδα πίνακες στο παράθυρο περιήγησης. Εάν επιλέξατε να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, τα δεδομένα προστίθενται σε αυτόν τον πίνακα. Εάν επιλέξατε να συνδεθείτε με δεδομένα, η Access δημιουργεί έναν συνδεδεμένο πίνακα κάτω από την ομάδα πίνακες στο παράθυρο περιήγησης.

Αρχή της σελίδας

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα , μεταβείτε στη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Κάντε διπλό κλικ στη βάση δεδομένων για να την ανοίξετε στην προεπιλεγμένη κατάσταση λειτουργίας που καθορίζεται στο παράθυρο διαλόγου επιλογές της Access ή στη λειτουργία που έχει οριστεί από μια πολιτική διαχείρισης.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για κοινόχρηστη πρόσβαση σε περιβάλλον πολλών χρηστών, ώστε εσείς και οι άλλοι χρήστες να μπορείτε να διαβάζετε και να γράφετε στη βάση δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα μόνο για ανάγνωση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση, ώστε να μπορείτε να την προβάλετε αλλά όχι να την επεξεργαστείτε. Οι άλλοι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να διαβάσουν και να γράψουν στη βάση δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα αποκλειστικού για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων με αποκλειστική πρόσβαση. Όταν έχετε μια βάση δεδομένων ανοιχτή με αποκλειστική πρόσβαση, οποιοσδήποτε άλλος προσπαθεί να ανοίξει τη βάση δεδομένων λαμβάνει ένα μήνυμα "το αρχείο χρησιμοποιείται ήδη".

    • Κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα αποκλειστικών μόνο για ανάγνωση για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Οι άλλοι χρήστες μπορούν ακόμα να ανοίξουν τη βάση δεδομένων, αλλά περιορίζονται σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε τη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε    

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα , κάντε κλικ στην επιλογή ο υπολογιστής μου ή, κάντε κλικ στην επιλογή ο υπολογιστής μου στην αναπτυσσόμενη λίστα Διερεύνηση σε .

  2. Στη λίστα των μονάδων δίσκου, κάντε δεξί κλικ στη μονάδα δίσκου που πιστεύετε ότι μπορεί να περιέχει τη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

  3. Πληκτρολογήστε τα κριτήρια αναζήτησης στο παράθυρο διαλόγου αποτελέσματα αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να αναζητήσετε τη βάση δεδομένων.

  4. Εάν βρεθεί η βάση δεδομένων, κάντε διπλό κλικ επάνω της για να την ανοίξετε.

  5. Πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Άκυρο στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα για να ανοίξει η βάση δεδομένων. Στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο διαλόγου αποτελέσματα αναζήτησης .

Σημείωση: Μπορείτε να ανοίξετε απευθείας ένα αρχείο δεδομένων σε μια εξωτερική μορφή αρχείου, όπως η dBASE, το Paradox, το Microsoft Exchange ή το Excel. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε απευθείας οποιαδήποτε προέλευση δεδομένων ODBC, όπως ο Microsoft SQL Server ή το Microsoft FoxPro. Η Access δημιουργεί αυτόματα μια νέα βάση δεδομένων της Access στον ίδιο φάκελο με το αρχείο δεδομένων και προσθέτει συνδέσεις σε κάθε πίνακα της εξωτερικής βάσης δεδομένων.

  • Για να ανοίξετε μία από τις βάσεις δεδομένων που άνοιξαν πιο πρόσφατα, κάντε κλικ στο όνομα του αρχείου για τη συγκεκριμένη βάση δεδομένων στη λίστα Άνοιγμα πρόσφατης βάσης δεδομένων στη σελίδα γρήγορα αποτελέσματα με την Microsoft Office Access . Η Access ανοίγει τη βάση δεδομένων με τις ίδιες ρυθμίσεις επιλογής που είχε την τελευταία φορά που την ανοίξατε. Εάν δεν εμφανίζεται η λίστα των αρχείων που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα, κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή επιλογές της Access. Στο παράθυρο διαλόγου επιλογές της Access , κάντε κλικ στην επιλογή για προχωρημένους. Στην περιοχή Εμφάνιση, πληκτρολογήστε τον αριθμό των εγγράφων που θα εμφανίζονται στη λίστα πρόσφατα έγγραφα, έως και εννέα.

  • Εάν ανοίγετε μια βάση δεδομένων κάνοντας κλικ στο κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας την εντολή Άνοιγμα , μπορείτε να προβάλετε μια λίστα με τις συντομεύσεις σε βάσεις δεδομένων που έχετε ήδη ανοίξει κάνοντας κλικ στα πρόσφατα έγγραφά μου στο Άνοιγμα παράθυρο διαλόγου.

Αρχή της σελίδας

Όταν δημιουργείτε μια νέα κενή βάση δεδομένων, η Access ανοίγει έναν νέο πίνακα στον οποίο μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα, αλλά δεν δημιουργεί κανένα άλλο αντικείμενο στη βάση δεδομένων. Εάν θέλετε να υπάρχουν άλλα αντικείμενα, όπως φόρμες, αναφορές, μακροεντολές ή επιπλέον πίνακες, σε όλες τις νέες βάσεις δεδομένων που δημιουργείτε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο κενό πρότυπο που περιέχει αυτά τα αντικείμενα. Στη συνέχεια, την επόμενη φορά που θα δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, θα περιέχει ήδη αυτά τα αντικείμενα στο πρότυπό σας. Εκτός από αυτά τα αντικείμενα, το πρότυπο μπορεί να περιλαμβάνει πίνακες που είναι συμπληρωμένοι με δεδομένα, καθώς και οποιεσδήποτε ειδικές ρυθμίσεις παραμέτρων, ιδιότητες βάσης δεδομένων, αναφορές ή κώδικα που θέλετε να έχετε σε όλες τις νέες βάσεις δεδομένων.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια συλλογή μακροεντολών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε όλα τα έργα σας. Εάν δημιουργήσετε ένα κενό πρότυπο που περιέχει αυτές τις μακροεντολές, η Access τα περιλαμβάνει σε όλες τις νέες βάσεις δεδομένων που δημιουργείτε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε κενά πρότυπα στη μορφή αρχείου Office Access 2007, τη μορφή αρχείου της Access 2002-2003 ή τη μορφή αρχείου Access 2000. Το πρότυπο πρέπει να ονομάζεται Blank. accdb για τη μορφή αρχείου Office Access 2007 και το Blank. mdb για τις παλαιότερες μορφές αρχείων.

  • Εάν η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου έχει καθοριστεί σε Access 2000 ή Access 2002-2003, η Access χρησιμοποιεί το Blank. mdb ως το κενό όνομα αρχείου προτύπου. Η νέα βάση δεδομένων δημιουργείται με την ίδια μορφή αρχείου με το Blank. mdb. Για παράδειγμα, ακόμα και αν η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου είναι η Access 2000, εάν το πρότυπο που ονομάζεται Blank. mdb είναι σε μορφή αρχείου Access 2002-2003, οι νέες βάσεις δεδομένων που δημιουργείτε θα είναι σε μορφή Access 2002-2003.

  • Εάν η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου έχει καθοριστεί σε Access 2007, η Access χρησιμοποιεί το Blank. accdb ως το όνομα αρχείου για το κενό πρότυπο.

Πώς μπορώ να αλλάξω την προεπιλεγμένη μορφή αρχείου;

  1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές της Access.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου επιλογές της Access , κάντε κλικ στην επιλογή δημοφιλή.

  3. Στην περιοχή δημιουργία βάσεων δεδομένων, επιλέξτε τη μορφή που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα προεπιλεγμένη μορφή αρχείου .

Για να δημιουργήσετε ένα κενό πρότυπο, κάντε ένα από τα εξής:

  • Δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων (μπορείτε να την ονομάσετε κενή ή να της παράσχετε ένα προσωρινό όνομα) και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε ή να δημιουργήσετε τα αντικείμενα που θέλετε να συμπεριλάβετε στο πρότυπο.

  • Δημιουργήστε ένα αντίγραφο μιας υπάρχουσας βάσης δεδομένων που περιέχει ήδη τα αντικείμενα που θέλετε στο πρότυπο και, στη συνέχεια, διαγράψτε τα αντικείμενα που δεν θέλετε.

Αφού έχετε τα αντικείμενα που θέλετε στο πρότυπο, πρέπει να τα αποθηκεύσετε σε μια συγκεκριμένη θέση.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Officeκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως.

  2. Στην περιοχή Αποθήκευση της βάσης δεδομένων σε άλλη μορφή, κάντε κλικ στη μορφή αρχείου που θέλετε για το πρότυπο.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως , μεταβείτε σε έναν από αυτούς τους δύο φακέλους προτύπων:

    • Φάκελος "πρότυπο συστήματος"    Για παράδειγμα, το c \ c Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Φάκελος προτύπου χρήστη    Για παράδειγμα:

      • Στο Windows Vista    C appdata\roaming\microsoft\word\startup name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • Στον Microsoft Windows Server 2003 ή στα Microsoft Windows XP    C και Settings\User name\Application Data\Microsoft\Templates

        Σημείωση: Ένα κενό πρότυπο στο φάκελο "πρότυπα συστήματος" παρακάμπτει τα κενά πρότυπα σε οποιουσδήποτε φακέλους προτύπων χρήστη.

  4. Στο πλαίσιο όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε Blank. accdbBlank. mdb, εάν δημιουργείτε ένα πρότυπο παλαιότερης έκδοσης) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Τώρα που το νέο πρότυπο είναι στη θέση του, όταν δημιουργείτε μια νέα κενή βάση δεδομένων, τα αντικείμενα στο πρότυπο περιλαμβάνονται σε οποιαδήποτε νέα βάση δεδομένων που δημιουργείτε από προεπιλογή. Η Access ανοίγει έναν νέο πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, όπως συμβαίνει όταν δημιουργείτε νέες κενές βάσεις δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο.

Για να διακόψετε τη χρήση του κενού προτύπου, διαγράψτε ή μετονομάστε το αρχείο με το όνομα Blank. accdb (ή Blank. mdb, για παλαιότερες εκδόσεις της Access).

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×