Office
Είσοδος
Δημιουργία και χρήση ευρετηρίου για βελτίωση της απόδοσης

Δημιουργία και χρήση ευρετηρίου για βελτίωση της απόδοσης

Εάν κάνετε συχνά αναζήτηση σε πίνακες της Access ή ταξινομείτε τις εγγραφές τους βάσει ενός συγκεκριμένου πεδίου, μπορείτε να επιταχύνετε τις διαδικασίες αυτές δημιουργώντας ένα ευρετήριο για το πεδίο. Η Access χρησιμοποιεί ευρετήρια σε πίνακα, όπως εσείς χρησιμοποιείτε το ευρετήριο ενός βιβλίου: για να βρει δεδομένα, η Access αναζητά τη θέση των δεδομένων στο ευρετήριο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως για ένα πρωτεύον κλειδί, η Access δημιουργεί αυτόματα ένα ευρετήριο για εσάς. Άλλες φορές, μπορεί να χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο μόνοι σας.

Το άρθρο αυτό παρουσιάζει τα ευρετήρια και περιγράφει πώς να αποφασίζετε ποια πεδία να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο και πώς να δημιουργείτε, να διαγράφετε ή να τροποποιείτε ένα ευρετήριο. Εξηγεί, επίσης, τις συνθήκες υπό τις οποίες η Access δημιουργεί αυτόματα ευρετήρια.

Σε αυτό το άρθρο

Τι είναι το ευρετήριο;

Αποφασίστε ποια πεδία πρέπει να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο

Δημιουργία ευρετηρίου

Διαγραφή ευρετηρίου

Προβολή και επεξεργασία ευρετηρίων

Αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου

Σημείωση: Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις μεθόδους που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο για έναν πίνακα σε μια βάση δεδομένων Web. Η απόδοση μιας βάσης δεδομένων web εξαρτάται από την απόδοση διαφόρων παραγόντων, όπως ο διακομιστής SharePoint που φιλοξενεί τη βάση δεδομένων web.

Τι είναι το ευρετήριο;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ευρετήριο για να βοηθήσει την Access στην ταχύτερη εύρεση και ταξινόμηση εγγραφών. Το ευρετήριο αποθηκεύει τη θέση των εγγραφών με βάση το πεδίο ή τα πεδία που επιλέγετε για να δημιουργήσετε ευρετήριο. Μόλις η Access λάβει τη θέση από το ευρετήριο, μπορεί να ανακτήσει τα δεδομένα, μεταβαίνοντας απευθείας στη σωστή θέση. Με αυτόν τον τρόπο, η χρήση ευρετηρίου μπορεί να είναι πολύ ταχύτερη από τη σάρωση όλων των εγγραφών για την εύρεση των δεδομένων.

Αποφασίστε ποια πεδία πρέπει να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο

Μπορείτε να δημιουργήσετε ευρετήρια που βασίζονται σε ένα μόνο πεδίο ή σε πολλά πεδία. Πιθανώς θα θέλετε ευρετήρια σε πεδία που αναζητάτε συχνά, σε πεδία που ταξινομείτε και σε πεδία που συνενώνετε με πεδία σε άλλους πίνακες σε ερωτήματα πολλαπλών πινάκων. Τα ευρετήρια μπορούν να επιταχύνουν τις αναζητήσεις και τα ερωτήματα, αλλά μπορούν να επιβραδύνουν τις επιδόσεις κατά την προσθήκη ή την ενημέρωση δεδομένων. Όταν καταχωρείτε δεδομένα σε έναν πίνακα που περιέχει ένα ή περισσότερα πεδία με ευρετήριο, η Access πρέπει να ενημερώνει τα ευρετήρια κάθε φορά που προστίθεται ή αλλάζει μια εγγραφή. Η προσθήκη εγγραφών με ένα ερώτημα προσάρτησης ή με προσάρτηση εγγραφών από εισαγωγή είναι επίσης πιθανό να είναι πιο αργή εάν ο πίνακας προορισμού περιέχει ευρετήρια.

Σημείωση: Για το πρωτεύον κλειδί ενός πίνακα δημιουργείται αυτόματα ευρετήριο.

Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ευρετήριο για ένα πεδίο του οποίου ο τύπος δεδομένων είναι "Αντικείμενο OLE", "Υπολογιζόμενο" ή "Συνημμένο". Για άλλα πεδία, εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας ευρετηρίου για ένα πεδίο εάν ισχύουν όλα τα παρακάτω:

  • Ο τύπος δεδομένων του πεδίου είναι "Σύντομο κείμενο" ("Κείμενο" στην Access 2007 και 2010), "Μεγάλο κείμενο" ("Υπόμνημα" στην Access 2007 και 2010), "Αριθμός", "Ημερομηνία/Ώρα", "Αυτόματη αρίθμηση", "Νομισματική μονάδα", "Ναι/Όχι" ή Υπερ-σύνδεση.

  • Σκοπεύετε να αναζητάτε τιμές που είναι αποθηκευμένες στο πεδίο.

  • Σκοπεύετε να ταξινομείτε τιμές στο πεδίο.

  • Σκοπεύετε να αποθηκεύετε πολλές διαφορετικές τιμές στο πεδίο. Εάν πολλές από τις τιμές του πεδίου είναι οι ίδιες, το ευρετήριο μπορεί να μην επιταχύνει ιδιαίτερα τα ερωτήματα.

Ευρετήρια πολλαπλών πεδίων

Εάν πιστεύετε ότι θα κάνετε συχνά αναζήτηση σε ή ταξινόμηση κατά δύο ή περισσότερα πεδία ταυτόχρονα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο για αυτόν το συνδυασμό πεδίων. Για παράδειγμα, εάν ορίζετε συχνά κριτήρια για τα πεδία "Προμηθευτής" και "ΌνομαΠροϊόντος" στο ίδιο ερώτημα, σκόπιμο είναι να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο πολλαπλών πεδίων βάσει και των δύο πεδίων.

Όταν ταξινομείτε έναν πίνακα κατά ένα ευρετήριο πολλαπλών πεδίων, η Access εκτελεί ταξινόμηση πρώτα κατά το πρώτο πεδίο που έχει οριστεί για το ευρετήριο. Ορίζετε τη σειρά των πεδίων, όταν δημιουργείτε ένα ευρετήριο πολλαπλών πεδίων. Εάν υπάρχουν εγγραφές με διπλότυπες τιμές στο πρώτο πεδίο, η Access εκτελεί στη συνέχεια ταξινόμηση κατά το δεύτερο πεδίο που έχει οριστεί για το ευρετήριο κ.ο.κ.

Μπορείτε να συμπεριλάβετε έως και 10 πεδία σε ένα ευρετήριο πολλαπλών πεδίων.

Δημιουργία ευρετηρίου

Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο, πρώτα αποφασίζετε αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο για ένα πεδίο ή για πολλαπλά πεδία. Δημιουργείτε ένα ευρετήριο σε ένα πεδίο ρυθμίζοντας την ιδιότητα Με ευρετήριο. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τις πιθανές ρυθμίσεις για την ιδιότητα Με ευρετήριο.

Ρύθμιση ιδιότητας "Με ευρετήριο"

Σημασία

Όχι

Να μην δημιουργηθεί ένα ευρετήριο σε αυτό το πεδίο (ή να διαγραφεί το υπάρχον ευρετήριο)

Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα)

Να δημιουργηθεί ένα ευρετήριο σε αυτό το πεδίο

Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα)

Να δημιουργηθεί ένα μοναδικό ευρετήριο σε αυτό το πεδίο

Εάν δημιουργήσετε ένα μοναδικό ευρετήριο, η Access δεν σας επιτρέπει να εισαγάγετε μια νέα τιμή στο πεδίο εάν η τιμή αυτή υπάρχει ήδη στο ίδιο πεδίο σε άλλη εγγραφή. Η Access δημιουργεί αυτόματα ένα μοναδικό ευρετήριο για πρωτεύοντα κλειδιά, αλλά μπορεί επίσης να θέλετε να αποτρέψετε την εμφάνιση διπλότυπων τιμών σε άλλα πεδία. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μοναδικό ευρετήριο σε ένα πεδίο που αποθηκεύει αριθμούς παραγωγής, ώστε να μην είναι δυνατόν δύο προϊόντα να έχουν τον ίδιο αριθμό παραγωγής.

Δημιουργία ευρετηρίου ενός πεδίου   

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα στον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε το ευρετήριο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Επιλέξτε το Όνομα πεδίου, για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ευρετήριο.

  3. Στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικές.

  4. Στην ιδιότητα Με ευρετήριο, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα) εάν θέλετε να επιτρέπονται διπλότυπες τιμές ή στην επιλογή Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα) για να δημιουργήσετε ένα μοναδικό ευρετήριο.

  5. Για να αποθηκεύετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

Δημιουργία ευρετηρίου πολλαπλών πεδίων   

Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο πολλαπλών πεδίων για έναν πίνακα, συμπεριλαμβάνετε μια γραμμή για κάθε πεδίο στο ευρετήριο και συμπεριλαμβάνετε το όνομα του ευρετηρίου μόνο στην πρώτη γραμμή. Η Access αντιμετωπίζει όλες τις γραμμές ως τμήμα του ίδιου ευρετηρίου έως ότου φτάσει σε κάποια γραμμή που περιέχει διαφορετικό όνομα ευρετηρίου. Για να εισαγάγετε μια γραμμή, κάντε δεξί κλικ στη θέση όπου θέλετε να την εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή γραμμών στο μενού συντόμευσης.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα στον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε το ευρετήριο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Ευρετήρια.

    Ανοίγει το παράθυρο "Ευρετήρια". Αλλάξτε το μέγεθος του παραθύρου έτσι, ώστε να εμφανίζονται μερικές κενές γραμμές και να είναι ορατές οι ιδιότητες ευρετηρίου.

  3. Στην πρώτη κενή γραμμή της στήλης Όνομα ευρετηρίου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το ευρετήριο. Μπορείτε να δώσετε στο ευρετήριο το όνομα ενός από τα πεδία του ευρετηρίου ή να χρησιμοποιήσετε άλλο όνομα.

  4. Στη στήλη Όνομα πεδίου, κάντε κλικ στο βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πρώτο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το ευρετήριο.

  5. Στην επόμενη γραμμή, αφήστε τη στήλη Όνομα ευρετηρίου κενή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο δεύτερο πεδίο για το ευρετήριο στη στήλη Όνομα πεδίου. Επαναλάβετε τη διαδικασία αυτή μέχρι να επιλέξετε όλα τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο.

  6. Για να αλλάξετε τη σειρά ταξινόμησης των τιμών του πεδίου, στη στήλη Σειρά ταξινόμησης του παραθύρου "Ευρετήρια", κάντε κλικ στην επιλογή Αύξουσα ή Φθίνουσα. Η προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης είναι "Αύξουσα".

  7. Στο παράθυρο Ευρετήρια, στην περιοχή Ιδιότητες ευρετηρίου, ορίστε τις ιδιότητες για τη γραμμή στη στήλη Όνομα ευρετηρίου που περιέχει το όνομα του ευρετηρίου. Ορίστε τις ιδιότητες σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα.

    Ετικέτα

    Τιμή

    Πρωτεύον

    Εάν επιλέξετε Ναι, το ευρετήριο είναι το πρωτεύον κλειδί.

    Μοναδικό

    Εάν επιλέξετε Ναι, κάθε τιμή στο ευρετήριο πρέπει να είναι μοναδική.

    Παράβλεψη κενών

    Εάν επιλέξετε Ναι, οι εγγραφές με τιμή null στα πεδία με ευρετήριο εξαιρούνται από το ευρετήριο.

  8. Για να αποθηκεύετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

  9. Κλείστε το παράθυρο Ευρετήρια.

Διαγραφή ευρετηρίου

Εάν κάποιο ευρετήριο είναι πλέον περιττό ή επηρεάζει πολύ τις επιδόσεις, μπορείτε να το διαγράψετε. Όταν διαγράφετε ένα ευρετήριο, καταργείτε μόνο το ευρετήριο και όχι το πεδίο ή τα πεδία στα οποία έχει δημιουργηθεί.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα, από τον οποίο θέλετε να διαγράψετε το ευρετήριο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Ευρετήρια.

    Ανοίγει το παράθυρο "Ευρετήρια". Αλλάξτε το μέγεθος του παραθύρου έτσι, ώστε να εμφανίζονται μερικές κενές γραμμές και να είναι ορατές οι ιδιότητες ευρετηρίου.

  3. Στο παράθυρο "Ευρετήρια", επιλέξτε τη γραμμή ή τις γραμμές που περιέχουν το ευρετήριο που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε το πλήκτρο DELETE.

  4. Για να αποθηκεύετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

  5. Κλείστε το παράθυρο Ευρετήρια.

Προβολή και επεξεργασία ευρετηρίων

Ίσως θέλετε να δείτε τα ευρετήρια ενός πίνακα για να αξιολογήσετε τις επιπτώσεις τους στις επιδόσεις ή για να βεβαιωθείτε ότι έχουν συμπεριληφθεί συγκεκριμένα πεδία.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα στον οποίο θέλετε να επεξεργαστείτε το ευρετήριο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Ευρετήρια.

    Ανοίγει το παράθυρο "Ευρετήρια". Αλλάξτε το μέγεθος του παραθύρου έτσι, ώστε να εμφανίζονται μερικές κενές γραμμές και να είναι ορατές οι ιδιότητες ευρετηρίου.

  3. Προβάλετε ή επεξεργαστείτε τα ευρετήρια και τις ιδιότητες των ευρετηρίων ανάλογα με τις ανάγκες σας.

  4. Για να αποθηκεύετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

  5. Κλείστε το παράθυρο Ευρετήρια.

Αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου

Σε ορισμένες περιστάσεις, η Access δημιουργεί αυτόματα ευρετήρια για εσάς. Για παράδειγμα, ένα ευρετήριο δημιουργείται αυτόματα για οποιοδήποτε πεδίο ή πεδία ορίσετε ως πρωτεύον κλειδί του πίνακα.

Άλλη μια πηγή δημιουργίας αυτόματου ευρετηρίου είναι η επιλογή Αυτόματο ευρετήριο κατά την Εισαγωγή/Δημιουργία στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access. Η Access δημιουργεί αυτόματα ευρετήρια για οποιαδήποτε πεδία με ονόματα που αρχίζουν ή τελειώνουν με τους χαρακτήρες που έχουν εισαχθεί στο πλαίσιο Αυτόματο ευρετήριο κατά την Εισαγωγή/Δημιουργία, όπως Αναγνωριστικό, κλειδί, κωδικός ή αριθμός. Για να δείτε ή να αλλάξετε την τρέχουσα ρύθμιση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Επιλογές. Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές της Access.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση αντικειμένων και, στη συνέχεια, στην περιοχή Προβολή σχεδίασης πίνακα, προσθέστε, επεξεργαστείτε ή καταργήστε τις τιμές στο πλαίσιο Αυτόματο ευρετήριο κατά την Εισαγωγή/Δημιουργία. Χρησιμοποιήστε ελληνικό ερωτηματικό (;) για να διαχωρίσετε τις τιμές.

    Σημείωση: Εάν το όνομα ενός πεδίου ξεκινάει ή τελειώνει με μια τιμή που εμφανίζεται στο πλαίσιο, το πεδίο συμπεριλαμβάνεται αυτόματα στο ευρετήριο.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Καθώς για όλα τα επιπλέον ευρετήρια η Access κάνει πρόσθετη εργασία, οι επιδόσεις μειώνονται κατά την προσθήκη ή την ενημέρωση δεδομένων. Μπορεί, συνεπώς, να θέλετε να τροποποιήσετε τις τιμές που εμφανίζονται στο πλαίσιο Αυτόματο ευρετήριο κατά την Εισαγωγή/Δημιουργία ή να μειώσετε τον αριθμό των τιμών για να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των ευρετηρίων που δημιουργούνται.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×