Δημιουργία και εκτύπωση γραμμάτων με χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word για Mac 2016

Όταν θέλετε να στείλετε ομαδική αλληλογραφία σε άτομα της λίστας αλληλογραφίας σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε μια δέσμη εξατομικευμένων επιστολών. Κάθε επιστολή που δημιουργείται έχει ακριβώς την ίδια διάταξη, μορφοποίηση, κείμενο και γραφικά. Μόνο συγκεκριμένες ενότητες της επιστολής διαφέρουν και είναι εξατομικευμένες.

Στη δημιουργία και εκτύπωση επιστολών με χρήση της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας εμπλέκονται τρία αρχεία:

  • Το κύριο έγγραφο
    Αυτό το έγγραφο περιέχει κείμενο και γραφικά (ένα λογότυπο ή μια εικόνα, για παράδειγμα) που είναι πανομοιότυπα για κάθε έκδοση του συγχωνευμένου εγγράφου. Ένα παράδειγμα πανομοιότυπου περιεχομένου είναι το σώμα της επιστολής.

  • Η λίστα αλληλογραφίας
    Αυτό το έγγραφο περιέχει τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη συμπλήρωση των πληροφοριών στην επιστολή. Για παράδειγμα, η λίστα αλληλογραφίας έχει ονόματα και το κύριο έγγραφο είναι η επιστολή που θα απευθύνεται στα ονόματα στη λίστα σας.

  • Το συγχωνευμένο έγγραφο
    Αυτό το έγγραφο είναι ένας συνδυασμός του κύριου εγγράφου και της λίστας αλληλογραφίας. Η συγχώνευση αλληλογραφίας αντλεί τις πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας και τις τοποθετεί στο κύριο έγγραφο, δημιουργώντας ένα εξατομικευμένο έγγραφο για κάθε άτομο.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε εξατομικευμένες επιστολές χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Πριν ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, προετοιμάστε την επιστολή σας. Εάν ενημερώνετε τα άτομα για ένα επερχόμενο συμβάν, για παράδειγμα, συμπεριλάβετε το όνομα, την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία του συμβάντος. Τα στοιχεία αυτά θα είναι σημαντικά για όλους τους παραλήπτες της επιστολής σας.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Επιστολές.

    φόρμες επιστολών

  2. Πληκτρολογήστε το σώμα της επιστολής που θέλετε να στείλετε σε όλους στο Word πριν ξεκινήσετε.

Η λίστα αλληλογραφίας είναι η προέλευση των δεδομένων σας. Μπορεί να είναι ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, ένας κατάλογος επαφών του Outlook, μια βάση δεδομένων της Access ή μια λίστα διευθύνσεων του Office. Περιέχει τις εγγραφές που χρησιμοποιεί το Word για να αντλήσει πληροφορίες για τη δημιουργία της επιστολής.

Συμβουλές

  • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μία κατά τη διάρκεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, συλλέξτε όλες τις εγγραφές δεδομένων και προσθέστε τις στην προέλευση δεδομένων.

  • Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, βεβαιωθείτε ότι η στήλη για τους ταχυδρομικούς κώδικες έχει μορφοποιηθεί ως κείμενο ώστε να μην χαθούν τυχόν μηδενικά.

  • Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook, βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Apple Mail και στο μενού Αλληλογραφίαεπιλέξτε Προτιμήσεις. Στην καρτέλα Γενικά, δίπλα στο στοιχείο Προεπιλεγμένο πρόγραμμα ανάγνωσης email, επιλέξτε Microsoft Outlook.

  • Για να χρησιμοποιήσετε τις επαφές Apple, βεβαιωθείτε ότι το Apple Mail είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα αλληλογραφίας.

  • Χρησιμοποιήστε βάση δεδομένων του FileMaker Pro ως την προέλευση δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε μια επιλογή.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνεται η εντολή "Επιλογή παραληπτών" με μια λίστα με επιλογές

    Επιλέξτε

    Για

    Δημιουργία νέας λίστας

    Για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα διευθύνσεων ενώ ρυθμίζετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας

    Χρήση υπάρχουσας λίστας

    Για να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel ή άλλον τύπο αρχείου δεδομένων ως λίστα διευθύνσεων

    Επιλογή από τις επαφές του Outlook

    Για να επιλέξετε ονόματα για τη λίστα διευθύνσεων απευθείας από τις επαφές που έχετε στο Outlook

    Επαφές της Apple

    Για να επιλέξετε ονόματα για τη λίστα διευθύνσεων απευθείας από το βιβλίο διευθύνσεων της Apple

    FileMaker Pro

    Για να κάνετε εισαγωγή δεδομένων από μια βάση δεδομένων του FileMaker Pro

  2. Εάν επιλέξατε Δημιουργία νέας λίστας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

    1. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία πεδίων λίστας, το Word δημιουργεί αυτόματα τα πεδία για ορισμένες βασικές πληροφορίες, όπως το όνομα, το επώνυμο και τη διεύθυνση. Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα νέο πεδίο, για παράδειγμα ένα πεδίο για την εισαγωγή κάποιου μηνύματος, προσθέστε το τώρα, ώστε να μπορείτε να το συμπληρώσετε όταν πληκτρολογείτε τις καταχωρήσεις. Στην περιοχή Όνομα νέου πεδίου, πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου που θέλετε να προσθέσετε και επιλέξτε το σύμβολο συν (+).

      Συμβουλή: Για να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να μετακινήσετε και κατόπιν χρησιμοποιήστε το επάνω ή το κάτω βέλος για να μετακινήσετε το πεδίο στο σημείο που θέλετε στη λίστα.

    2. Όταν όλα τα πεδία οριστούν με τον τρόπο που θέλετε, επιλέξτε Δημιουργία για να δημιουργήσετε τη λίστα.

  3. Εάν επιλέξατε Χρήση υπάρχουσας λίστας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

    1. Μεταβείτε στο αρχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και επιλέξτε Άνοιγμα.

    2. Εάν επιλέξατε να ανοίξετε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα βιβλίου εργασίας, επιλέξτε το φύλλο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και αφήστε κενό το πεδίο Περιοχή κελιών για να χρησιμοποιήσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας ή εισαγάγετε μια περιοχή κελιών για τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  4. Εάν επιλέξατε Επιλογή από τις επαφές του Outlook ή Επαφές Apple, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

    1. Επιλέξτε Φιλτράρισμα παραληπτών για να επιλέξετε τους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε.

    2. Για τις επαφές του Outlook, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ερωτήματος, δίπλα στο στοιχείο Παράθεση παραληπτών συγχώνευσης αλληλογραφίας κατά, επιλέξτε Πλήρης εγγραφή. Στη λίστα επαφών σας, επιλέξτε τις επαφές στις οποίες θέλετε να στείλετε ομαδική αλληλογραφία και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    3. Για τις επαφές Apple, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ερωτήματος, στην περιοχή Επαφές ομάδας Apple, επιλέξτε την ομάδα στην οποία θέλετε να στείλετε ομαδική αλληλογραφία και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    4. Για Βάση δεδομένων FileMaker Pro, επιλέξτε το αρχείο βάσης δεδομένων στο παράθυρο διαλόγου Επιλέξτε μια βάση δεδομένων FileMaker Pro για χρήση ως προέλευση δεδομένων και επιλέξτε Άνοιγμα

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνεται η εντολή "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης"

    Συνεχίστε να προσθέτετε πεδία μέχρι να προσθέσετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε στην επιστολή σας.

  2. Μορφοποιήστε τα πεδία στην επιστολή ώστε να έχει την εμφάνιση που θέλετε να έχουν οι υπόλοιπες επιστολές. Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε ένα διάστημα μεταξύ των πεδίων "Όνομα" και "Επώνυμο" και πατήστε το πλήκτρο Return για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή για το πεδίο "Διεύθυνση".

    Συμβουλή: Για να ταξινομήσετε τη λίστα παραληπτών ή να αφαιρέσετε παραλήπτες, στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας επιλέξτε πρώτα Φιλτράρισμα παραληπτών και μετά Ταξινόμηση εγγραφών ή Φιλτράρισμα εγγραφών. Όταν κάνετε όλα όσα θέλετε, επιλέξτε OK.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να δείτε πώς θα φαίνεται η επιστολή. Χρησιμοποιήστε το αριστερό και το δεξιό βέλος στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας για να δείτε κάθε επιστολή ξεχωριστά.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνεται η εντολή "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων"

  2. Για να κάνετε πρόσθετες αλλαγές μορφοποίησης, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ξανά για να μπορέσετε να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία συγχώνευσης.

  3. Όταν οι επιστολές έχουν την εμφάνιση που θέλετε, στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας επιλέξτε Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνονται οι εντολές "Ολοκλήρωση και συγχώνευση" και "Εκτύπωση εγγράφων"

    Συμβουλή: Εάν θέλετε να εξετάσετε και να ενημερώσετε κάθε επιστολή ξεχωριστά πριν από την εκτύπωση, στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας επιλέξτε διαδοχικά Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, επιλέξτε Αρχείο > Εκτύπωση για να εκτυπώσετε τις επιστολές.

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, παραμένει συνδεδεμένο με τη λίστα αλληλογραφίας ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ξανά για την επόμενη ομαδική αλληλογραφία σας.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Ναι όταν το Word σάς ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.

Για να αλλάξετε τις διευθύνσεις στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών για να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να επιλέξετε συγκεκριμένες διευθύνσεις.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×