Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Βασικές εργασίες στο Outlook

Outlook οργανώνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ημερολόγια, τις επαφές, τις εργασίες και τις εκκρεμείς εργασίες σας, όλα σε ένα σημείο. Αυτός ο οργανισμός ξεκινά με το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Από εκεί, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να τα μεταστρέψετε σε εργασίες ή συναντήσεις και να αποθηκεύετε πληροφορίες σχετικά με τα άτομα με τα οποία αλληλεπιδράτε στις επαφές σας, ώστε να μην χρειάζεται ποτέ να θυμάστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έναν αριθμό τηλεφώνου. Ας κάνουμε μια γρήγορη βόλτα με κάποιες βασικές εργασίες.

Γρήγορα αποτελέσματα

Η πρώτη σας ενέργεια είναι να ρυθμίσετε το λογαριασμό Outlook σας. Μετά από αυτό, θα είστε έτοιμοι να αρχίσετε να λαμβάνετε και να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να χρησιμοποιείτε το ημερολόγιο, να δημιουργείτε επαφές και να εργάζεστε με Outlook εργασίες.  

Το πρόγραμμα εγκατάστασης είναι αυτόματο εάν χρησιμοποιήσατε μια παλαιότερη έκδοση του Outlook στον ίδιο υπολογιστή. Εάν δεν το κάνατε, η ρύθμιση του αυτόματου λογαριασμού θα ξεκινήσει την πρώτη φορά που θα ξεκινήσετε Outlook και θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία.

Θα ερωτηθείτε για το όνομα, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασής σας. Αυτό είναι συνήθως αρκετό, αλλά εάν αποτύχει η αυτόματη εγκατάσταση, το Outlook θα ζητήσει μερικά ακόμα κομμάτια πληροφοριών, όπως το όνομα του διακομιστή αλληλογραφίας. Εάν δεν διαθέτετε αυτές τις πληροφορίες, η υπηρεσία παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να σας δώσει τα στοιχεία.

Κουμπί "Νέος λογαριασμός" στην προβολή backstage

Σημείωση: Εάν θέλετε να προσθέσετε έναν άλλο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα, όταν είστε έτοιμοι επιλέξτε αρχείο > Προσθήκη λογαριασμού για να ξεκινήσετε την αυτόματη ρύθμιση λογαριασμού.

Γραμμή γρήγορης πρόσβασης

Η γραμμή γρήγορης πρόσβασης είναι ένα σημαντικό μέρος της εμπειρίας σας στο Outlook. Και είναι ένας εύκολος τρόπος για να μετακινηθείτε μεταξύ των κορυφαίων Outlook δυνατοτήτων — αλληλογραφία, ημερολόγιο, άτομα και εργασίες. Η γραμμή είναι εκτός από τις τυπικές καρτέλες και τις κορδέλες που σας παρέχουν μια ποικιλία εργαλείων και επιλογών που θα σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε και να διαχειριστείτε Outlook.

Συνήθως, στο κάτω μέρος του παραθύρου Outlook, εμφανίζεται η γραμμή γρήγορης πρόσβασης — ανάλογα με τις επιλεγμένες ρυθμίσεις — είτε τα ονόματα των κουμπιών (αριστερή εικόνα) είτε τα εικονίδια (δεξιά εικόνα) που σχετίζονται με τα ονόματα των δυνατοτήτων.

Γραμμή γρήγορης πρόσβασης του Outlook που εμφανίζει τα κουμπιά "όνομα", "Αλληλογραφία", "Ημερολόγιο", "άτομα" και "εργασίες" και πολλά άλλα (οι τρεις τελείες ή ελλείψεις)

Γραμμή γρήγορης πρόσβασης του Outlook που εμφανίζει τα εικονίδια αλληλογραφία, ημερολόγιο, άτομα, εργασίες και περισσότερες επιλογές

Αλλαγή των στοιχείων που εμφανίζονται στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης

Μπορείτε να ελέγχετε ποια κουμπιά (ή εικονίδια) εμφανίζονται στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης και ακόμη και με ποια σειρά εμφανίζονται.

  1. Επιλέξτε περισσότερα > Επιλογές περιήγησης.

    Επιλέξτε περισσότερα (οι τρεις τελείες) στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης για να προβάλετε τις επιλογές περιήγησης

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιήγησης , κάντε τα εξής:

    Παράθυρο διαλόγου "Επιλογές περιήγησης γραμμής γρήγορης πρόσβασης"

    • Για να αλλάξετε τον αριθμό των κουμπιών ή των εικονιδίων που εμφανίζονται στη γραμμή, αυξήστε ή μειώστε την προεπιλεγμένη ρύθμιση του 4 για τον μέγιστο αριθμό των ορατών στοιχείων.

    • Για να προβάλετε εικονίδια αντί για ονόματα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπύκνωση περιήγησης .

    • Για να αναδιατάξετε τον τρόπο με τον οποίο παρατίθενται τα κουμπιά ή τα εικονίδια, επιλέξτε ένα στοιχείο από το πλαίσιο Εμφάνιση σε αυτήν τη σειρά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μετακίνηση επάνω ή Μετακίνηση κάτω.

  3. Επιλέξτε OK.

    Συμβουλή: Εάν δεν σας αρέσουν οι αλλαγές που κάνατε ή απλώς θέλετε να ξεκινήσετε από την αρχή, επιλέξτε Επαναφορά.

Αλληλογραφία

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σάς συνδέει με άτομα εντός και εκτός της εταιρείας σας. Μπορείτε να προσθέσετε μια ηλεκτρονική υπογραφή και συνημμένα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Δημιουργία νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  1. Από οποιονδήποτε φάκελο αλληλογραφίας (όπως τα Εισερχόμενά σας), επιλέξτε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

    Συντόμευση πληκτρολογίου:    Για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+M.

  2. Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, επιλέξτε Αποστολή.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προσθήκη υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μηνύματα

Δημιουργήστε εξατομικευμένες υπογραφές που εμφανίζονται στο κάτω μέρος των μηνυμάτων σας. Οι υπογραφές μπορούν να περιλαμβάνουν κείμενο, εικόνες, την Ηλεκτρονική επαγγελματική κάρτα σας, ένα λογότυπο ή ακόμα και μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας.

Δημιουργία υπογραφής

  1. Σε ένα νέο μήνυμα, επιλέξτε υπογραφή >υπογραφές.

    Υπογραφή

  2. Στην καρτέλα υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , επιλέξτε Δημιουργία.

  3. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

  4. Στην περιοχή Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής, κάντε τα εξής:

    • Στη λίστα λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , επιλέξτε ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συσχετίσετε με την υπογραφή.

    • Στη λίστα Νέα μηνύματα, επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να προστίθεται αυτόματα σε όλα τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν θέλετε να υπογράψετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μπορείτε να αγνοήσετε αυτή την επιλογή ως (καμία) είναι η προεπιλεγμένη τιμή.

    • Στη λίστα Απαντήσεις/προωθήσεις, επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να προστίθεται αυτόματα (αυτόματη σύνδεση) όταν απαντάτε ή προωθείτε μηνύματα. Διαφορετικά, αποδεχτείτε την προεπιλογή (καμία).

  5. Στην περιοχή Επεξεργασία υπογραφής, πληκτρολογήστε την υπογραφήκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Προσθήκη υπογραφής

  • Σε ένα νέο μήνυμα, επιλέξτε υπογραφήκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε.

    Υπογραφή

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και προσθήκη υπογραφής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προώθηση ή απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  1. Στην κορδέλα ή στο παράθυρο ανάγνωσης, επιλέξτε απάντηση, απάντηση σε όλουςή προώθηση

    Απάντηση

  2. Στο πλαίσιο " προς", " Κοιν." ή " Κοιν .", κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να προσθέσετε έναν παραλήπτη, κάντε κλικ στο κατάλληλο πλαίσιο και πληκτρολογήστε το όνομα του παραλήπτη.

    • Για να καταργήσετε έναν παραλήπτη, κάντε κλικ στο κατάλληλο πλαίσιο, επιλέξτε το όνομα του παραλήπτη και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Απάντηση ή προώθηση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προσθήκη συνημμένου σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να κάνετε κοινή χρήση ενός αρχείου, μπορείτε να το επισυνάψετε στο μήνυμά σας. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε άλλα Outlook στοιχεία, όπως μηνύματα, επαφές ή εργασίες.

  1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ή επιλέξτε ένα υπάρχον μήνυμα και επιλέξτε απάντηση, απάντηση σε όλουςή προώθηση.

  2. Στο παράθυρο μηνύματος, επιλέξτε μήνυμα > Επισύναψη αρχείου.

    Επισύναψη αρχείου

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισύναψη αρχείου, μηνύματος, επαφής ή εργασίας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Άνοιγμα ή αποθήκευση συνημμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να ανοίξετε ένα συνημμένο από το παράθυρο ανάγνωσης ή από ένα ανοιχτό μήνυμα. Μετά το άνοιγμα και την προβολή ενός συνημμένου, μπορείτε να το αποθηκεύσετε. Εάν ένα μήνυμα διαθέτει περισσότερα από ένα συνημμένα, μπορείτε να τα αποθηκεύσετε ως ομάδα ή ένα κάθε φορά.

Άνοιγμα συνημμένου

Ανάλογα με την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε, ενδέχεται να υπάρχουν πολλές επιλογές που είναι διαθέσιμες για το άνοιγμα ενός συνημμένου.

  • Κάντε διπλό κλικ στο συνημμένο.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Άνοιγμα συνημμένων.

Αποθήκευση συνημμένου

  1. Επιλέξτε το συνημμένο στο παράθυρο ανάγνωσης ή στο ανοιχτό μήνυμα.

  2. Στην καρτέλα συνημμένα , στην ομάδα ενέργειες , επιλέξτε Αποθήκευση ως. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στο συνημμένο και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Αποθήκευση ως.

    Αποθήκευση ως συνημμένων

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αποθήκευση συνημμένων.

Εγκατάσταση του Outlook για iOS ή Android

Χρησιμοποιήστε το Outlook Mobile μαζί με το Outlook για υπολογιστή για πρόσθετες δυνατότητες.

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για iOS ή το Outlook για Android, τα πρόχειρα θα συγχρονιστούν αυτόματα με την κινητή συσκευή σας. Από εκεί, μπορείτε να ολοκληρώσετε τα μηνύματα που έχετε ξεκινήσει στον υπολογιστή σας, να προσθέσετε εύκολα συνημμένα από τις φωτογραφίες ή την κάμερά σας ή να χρησιμοποιήσετε το Office Lens για να καταγράψετε σημειώσεις από έναν πίνακα σε μια σύσκεψη.

Οι συναντήσεις και οι συσκέψεις αποτελούν υποπροϊόν της προσωπικής και της επαγγελματικής σας ζωής και το ημερολόγιό σας είναι το ιδανικό όχημα για τη διαχείριση και των δύο. Με το Outlook Μπορείτε επίσης να ορίσετε υπενθυμίσεις για τα προγραμματισμένα συμβάντα.

Δημιουργία συνάντησης ημερολογίου

Στο Outlook, οι συναντήσεις δεν είναι ίδιες με τις συσκέψεις. Οι συναντήσεις είναι δραστηριότητες που προγραμματίζετε στο ημερολόγιό σας, οι οποίες δεν περιλαμβάνουν την πρόσκληση άλλων ατόμων ή τη δέσμευση πόρων, όπως μια αίθουσα ή ένας εξοπλισμός διάσκεψης.

Κάντε κλικ στο στοιχείο "Ημερολόγιο"

  • Σε ένα φάκελο ημερολογίου , επιλέξτε Νέα συνάντηση. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε ένα χρονικό μπλοκ στο πλέγμα του ημερολογίου σας και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Νέα συνάντηση.

    Δημιουργία συνάντησης Ημερολογίου

    Συντόμευση πληκτρολογίου:    Για να δημιουργήσετε μια συνάντηση, χρησιμοποιήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+A.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προγραμματισμός συνάντησης.

Προγραμματισμός σύσκεψης

Στο Outlook, μια σύσκεψη περιλαμβάνει άλλα άτομα και μπορεί να περιλαμβάνει πόρους, όπως αίθουσες διασκέψεων. Θα λαβαίνετε τις απαντήσεις στις προσκλήσεις σε σύσκεψη που αποστέλλετε στα Εισερχόμενά σας.

  • Σε ένα φάκελο ημερολογίου , επιλέξτε νέα σύσκεψη.

    Νέα σύσκεψη Ημερολογίου

Συντόμευση πληκτρολογίου:    Για να δημιουργήσετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη από οποιονδήποτε φάκελο στο Outlook, χρησιμοποιήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Q.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προγραμματισμός σύσκεψης με άλλα άτομα.

Ορισμός υπενθύμισης

Αναδυόμενες υπενθυμίσεις σε ένα παράθυρο ειδοποίησης, ώστε να μην χάνετε μια σημαντική προθεσμία. Μπορείτε να ορίζετε ή να καταργείτε υπενθυμίσεις σχεδόν σε όλα τα Outlook, συμπεριλαμβανομένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των συναντήσεων και των επαφών.

Για συναντήσεις ή συσκέψεις

  • Ανοίξτε μια συνάντηση ή σύσκεψηκαι, στη συνέχεια, στο πλαίσιο λίστα σημειωμάτων υπενθύμισης , επιλέξτε το χρονικό διάστημα πριν από τη συνάντηση ή τη σύσκεψη, όταν θέλετε να εμφανιστεί η υπενθύμιση. Για να απενεργοποιήσετε μια υπενθύμιση, επιλέξτε καμία.

Για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές και εργασίες

  • Επιλέξτε παρακολούθηση > Προσθήκη υπενθύμισης.

Συμβουλή: Μπορείτε να επισημάνετε γρήγορα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως στοιχεία εκκρεμών εργασιών, χρησιμοποιώντας υπενθυμίσεις. Αυτές οι υπενθυμίσεις κάνουν το μήνυμα να εμφανίζεται στη λίστα εκκρεμών εργασιών και στο φάκελο "εργασίες", αλλά δεν προσθέτει αυτόματα μια υπενθύμιση. Κάντε δεξί κλικ στη σημαία στη λίστα μηνυμάτων, για να προσθέσετε μια υπενθύμιση. Εναλλακτικά, εάν έχετε ανοιχτό το μήνυμα, επιλέξτε παρακολούθηση > Προσθήκη υπενθύμισης.

Παρακολούθηση θέματος

Άτομα

Τα άτομα είναι το όνομα του κάδου για τα συγκεκριμένα άτομα — και εταιρείες — που σχηματίζουν τις επαγγελματικές και προσωπικές επαφές σας. Τα άτομα που προσθέτετε ως επαφή είναι απολύτως διακριτικοί και οι μόνοι περιορισμοί που ενδέχεται να ισχύουν για το ποιος μπορεί ή δεν μπορεί να προσθέσει είναι οι περιορισμοί που επιβάλλετε εσείς ή η εταιρεία σας. Η εταιρεία σας, για παράδειγμα, μπορεί να έχει κανόνες σχετικά με την αλληλογραφία με ορισμένες εξωτερικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δημιουργία επαφής

Μια επαφή μπορεί να είναι τόσο απλή όσο ένα όνομα και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μπορείτε να συμπεριλάβετε, για παράδειγμα, λεπτομέρειες όπως διευθύνσεις οδών, πολλούς αριθμούς τηλεφώνου, μια εικόνα και γενέθλια. Θα μπορείτε να δείτε τις επαφές σας κάτω από την επιλογή άτομα στη γραμμή συντομεύσεων στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου Outlook.

Άτομα

  • Στα άτομα, επιλέξτε νέα επαφή.

    Δημιουργία επαφής

    Συντόμευση πληκτρολογίου:    Για να δημιουργήσετε μια επαφή από οποιονδήποτε φάκελο στο Outlook, χρησιμοποιήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+C.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ή προσθήκη επαφής.

Λήψη λίστας με τις επαφές στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook

Η αποθήκευση ενός αντιγράφου επαφών στο βιβλίο διευθύνσεών σας είναι καλή πρακτική. Στο Outlook 2013 ή Outlook 2016 για Windows, μπορείτε να κάνετε λήψη ενός αρχείου τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (. csv) των επαφών σας στη συσκευή σας και να το ανοίξετε στο Excel.

  1. Ανοίξτε το Outlook, επιλέξτε αρχείοOutlookάνοιγμα & εξαγωγή > Εισαγωγή/εξαγωγή.

    Επιλέξτε "Άνοιγμα και εξαγωγή" και στη συνέχεια, επιλέξτε "Εισαγωγή/Εξαγωγή".

  2. Στον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής, επιλέξτε εξαγωγή σε αρχείο > Επόμενο.

  3. Επιλέξτε τιμές διαχωρισμένες με κόμματα και, στη συνέχεια, στη σελίδα εξαγωγή σε αρχείο , επιλέξτε επαφές ως φάκελο για εξαγωγή από το λογαριασμό σας.

    Πραγματοποιήστε κύλιση προς τα επάνω και στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο επαφών που θέλετε να εξαγάγετε.

    Σημαντικό: Πριν να συνεχίσετε, βεβαιωθείτε ότι ο φάκελος επαφών που επιλέγετε είναι συνδεδεμένος στο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν εκτελείτε αυτά τα βήματα από τον υπολογιστή άλλου ατόμου.

  4. Επιλέξτε επόμενο > Αναζήτησηκαι, στη συνέχεια, μεταβείτε στη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο τιμών διαχωρισμού με κόμματα (. csv).

  5. Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείουκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK > Επόμενο.

    Αποθήκευση του βιβλίου διευθύνσεων επαφών ως αρχείου. csv

  6. Επιλέξτε " Τέλος " για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εξαγωγής.

    Σημείωση: τοOutlook δεν εμφανίζει ένα μήνυμα όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία εξαγωγής.

Άνοιγμα του αρχείου Contact. csv

Το αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (. csv) των επαφών που έχουν εξαχθεί συνήθως ανοίγει στο Excel.

  1. Μεταβείτε στη θέση όπου αποθηκεύσατε το αρχείο. csv και ανοίξτε το.

  2. Επιβεβαιώστε ότι οι επαφές σας παρατίθενται στο αρχείο.

    Παράδειγμα αρχείου Outlook. csv που έχει ανοίξει στο Excel

    Σημείωση: Μπορεί να υπάρχουν κενά κελιά. Είναι φυσιολογικό.

  3. Κλείστε το αρχείο χωρίς να κάνετε αλλαγές για να αποφύγετε πιθανά προβλήματα κατά την εισαγωγή του αρχείου σε μια διαφορετική συσκευή που έχει την ίδια έκδοση του Outlook ή μια διαφορετική υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εργασίες

Δημιουργία εργασίας

Πολλοί χρήστες τηρούν λίστες εκκρεμών εργασιών — σε χαρτί, σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή με ένα συνδυασμό χαρτιού και ηλεκτρονικών μεθόδων. Στο Outlook, μπορείτε να συνδυάσετε διάφορες λίστες σε μία, να λάβετε υπενθυμίσεις και να παρακολουθήσετε την πρόοδο της εργασίας.

  1. Ανοίξτε Outlook και, στην κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Δημιουργία , επιλέξτε νέα στοιχεία.

  2. Επιλέξτε εργασία, συμπληρώστε τη φόρμα εργασίας όπως απαιτείται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση & κλείσιμο.

Συντόμευση πληκτρολογίου:    Για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία, χρησιμοποιήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+K.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία εργασιών και εκκρεμών εργασιών.

Ανάθεση εργασίας

  1. Επιλέξτε Εικονίδιο εργασιών στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης του Outlook στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης ή στις εργασίες της γραμμή περιήγησης.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Επιλέξτε Εικονίδιο "νέα εργασία" στην κορδέλα ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + SHIFT + K για να δημιουργήσετε μια εργασία.

      ή

    • Άνοιγμα μιας υπάρχουσας εργασίας.

  3. Επιλέξτε " ανάθεση εργασίας".

    Εντολή "Ανάθεση εργασίας" στην Κορδέλα

  4. Στη φόρμα εργασίας, κάντε τα εξής:

    • Στο πλαίσιο προς , εισαγάγετε ένα όνομα ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Προσθέστε ένα θέμα, επιλέξτε μια ημερομηνία έναρξης και μια προθεσμία και ορίστε την κατάσταση και την προτεραιότητα ανάλογα με τις ανάγκες.

      Ιδιότητες "Ημερομηνία έναρξης" και "Ημερομηνία παράδοσης" για μια εκχωρημένη εργασία

    • Αποδοχή ή απαλοιφή της προεπιλεγμένης επιλογής των δύο πλαισίων ελέγχου: Διατηρήστε ένα ενημερωμένο αντίγραφο αυτής της εργασίας στη λίστα εργασιών μου και Στείλτε μου μια αναφορά κατάστασης όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία.

    • Εάν είναι απαραίτητο, πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στο μπλοκ περιεχομένου κάτω από τα πλαίσια ελέγχου.

  5. Εάν θέλετε η εργασία να επαναλαμβάνεται, επιλέξτε Περιοδικότητα στην κορδέλα, ενεργοποιήστε τις επιλογές που θέλετε στο παράθυρο διαλόγου Περιοδικότητα εργασιών και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Σημείωση: Εάν εκχωρήσετε μια περιοδική εργασία, ένα αντίγραφο της εργασίας παραμένει στη λίστα εργασιών σας, αλλά δεν ενημερώνεται ποτέ. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή αναφοράς κατάστασης όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία , λαμβάνετε αναφορές κατάστασης για κάθε ολοκληρωμένη εμφάνιση της εργασίας.

  6. Επιλέξτε Αποστολή.

Συμβουλή: τοOutlook μπορεί να παρακολουθεί την πρόοδο μιας εργασίας που έχει ανατεθεί σε ένα άτομο. Εάν θέλετε να εργάζονται πολλά άτομα σε μια εργασία, χωρίστε την εργασία σε μικρότερα τμήματα ή Αντιστοιχίστε κάθε εργασία ξεχωριστά. Για παράδειγμα, για να παρακολουθήσετε μια αναφορά που θα γραφτεί από τρεις συγγραφείς, Δημιουργήστε τρεις ξεχωριστές εργασίες και αντιστοιχίστε κάθε μεμονωμένη εργασία στο κατάλληλο πρόγραμμα εγγραφής.

Αποδοχή ή απόρριψη μιας εργασίας που έχει ανατεθεί

Όταν δημιουργείται και εκχωρείται μια εργασία σε εσάς, εμφανίζεται στα Εισερχόμενά σας.

Εντολές "Αποδοχή" και "Άρνηση" σε ένα αίτημα εργασίας που προβάλλεται στο Παράθυρο ανάγνωσης

  • Στο παράθυρο ανάγνωσης, επιλέξτε Αποδοχή ή Απόρριψη.

    ή

    Ανοίξτε την εργασία, επιλέξτε Αποδοχή ή Απόρριψη στην κορδέλα και ανεξάρτητα από την επιλογή που επιλέξατε, επιλέξτε επεξεργασία της απάντησης πριν από την αποστολή ή Αποστολή της απάντησης τώρακαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Σημείωση: Οι εργασίες που έχουν γίνει δεκτές εμφανίζονται στη λίστα εργασιών Outlook.

Εάν ανοίξετε μια εργασία, μπορείτε να απαντήσετε, να απαντήσετε σε όλουςή να προωθήσετε το άτομο που σας έχει αναθέσει την εργασία σε εσάς και σε άλλους ανάλογα με την περίπτωση. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε ένα σχόλιο στο μπλοκ μηνυμάτων.

Προβολή εργασίας

  1. Ανοίξτε το Outlook και στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης, επιλέξτε Εικονίδιο εργασιών στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης του Outlook .

  2. Στη λίστα εκκρεμών εργασιών ή στη λίστα εργασιών σας, κάντε διπλό κλικ σε ένα στοιχείο για να δείτε την πλήρη φόρμα.

Μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο προβάλλετε τις εργασίες οποιαδήποτε στιγμή.

  • Στην κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Τρέχουσα προβολή , επιλέξτε μια διαφορετική προβολή.

    Επιλογές τρέχουσας προβολής για εργασίες .

Εκτύπωση εργασίας

Μπορείτε να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο προβάλλετε τις εργασίες σας και, στη συνέχεια, με βάση τα στοιχεία που επιλέγετε να εκτυπώσετε, σε ποια μορφή — στυλ πίνακα ή στυλ υπομνήματος — η εργασία εκτυπώνεται. Εάν επιλέξετε μια μεμονωμένη εργασία για εκτύπωση, για παράδειγμα, η διαθέσιμη ρύθμιση εκτύπωσης είναι το στυλ υπομνήματος. Ωστόσο, εάν επιλέξετε μια λίστα όπως τη λίστα εκκρεμών εργασιών, προσφέρεται επίσης μια μορφή εκτύπωσης στυλ πίνακα.

  1. Επιλέξτε Εικονίδιο εργασιών στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης του Outlook στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης.

    Γραμμή γρήγορης πρόσβασης του Outlook

  2. Επιλέξτε μια μεμονωμένη εργασία σε έναν από τους φακέλους σας — λίστα εκκρεμών εργασιών ή λίστα εργασιών — ή επιλέξτε ένα φάκελο.

  3. Επιλέξτε αρχείο > Εκτύπωση και επιλέξτε τη μορφή (εάν είναι διαθέσιμη) στην περιοχή ρυθμίσεις.

Εκτύπωση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφής ή στοιχείου ημερολογίου

Στο Outlook, μπορείτε να εκτυπώσετε στοιχεία όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές, στοιχεία ημερολογίου ή μεγαλύτερες Προβολές, όπως ημερολόγια, βιβλία διευθύνσεων ή λίστες περιεχομένου για φακέλους αλληλογραφίας.

  1. Επιλέξτε ένα στοιχείο ή φάκελο στο Outlook που θέλετε να εκτυπώσετε.

  2. Επιλέξτε Αρχείο > Εκτύπωση.

Εκτύπωση

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εκτύπωση στοιχείων στο Outlook.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×