Βασικές εργασίες στην Access 2010

Ακολουθούν ορισμένες βασικές εργασίες βάσης δεδομένων που μπορείτε να εκτελέσετε για να μάθετε να χρησιμοποιείτε τη Microsoft Access 2010.

 

Σε αυτό το άρθρο

Τι είναι η Access;

Σχεσιακές βάσεις δεδομένων στην Access

Κατά το άνοιγμα της Access

Εύρεση και εφαρμογή προτύπου

Δημιουργία βάσης δεδομένων από την αρχή

Άνοιγμα μιας υπάρχουσας βάσης δεδομένων της Access

Έναρξη χρήσης της νέας βάσης δεδομένων σας

Προσθήκη πίνακα

Επικόλληση δεδομένων από ένα άλλο αρχείο προέλευσης σε πίνακα της Access

Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα από άλλη προέλευση

Επόμενα βήματα

Εισαγωγή δεδομένων από ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων ή άλλο πρόγραμμα

Εισαγωγή ενός φύλλου εργασίας Excel στην Access

Εισαγωγή ενός φύλλου εργασίας του Excel με τη μορφή πίνακα σε μια νέα βάση δεδομένων

Χρήση του "Οδηγού ανάλυσης πινάκων" για την οργάνωση των δεδομένων σας

Εργασία με δεδομένα από άλλα προγράμματα

Χρήση βάσης δεδομένων παλαιότερης έκδοσης σε διάφορες εκδόσεις της Access

Χρήση ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access σε διαφορετικές εκδόσεις της Access

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα αντίγραφο της υπάρχουσας βάσης δεδομένων και αποθηκεύστε το σε νέα μορφή

Βήμα 2: Διαιρέστε τη βάση δεδομένων και χρησιμοποιήστε το αρχικό αρχείο ως βάση δεδομένων παρασκηνίου

Βήμα 3: Συνδέστε τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου στην αρχική βάση δεδομένων

Χρήση μιας εφαρμογής προσκηνίου/παρασκηνίου σε διάφορες εκδόσεις της Access

Τι είναι η Access;

Η Access 2010 είναι ένα εργαλείο σχεδίασης και ανάπτυξης εφαρμογών βάσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιείτε για να παρακολουθείτε σημαντικές πληροφορίες. Μπορείτε να διατηρείτε τα δεδομένα σας στον υπολογιστή σας ή να τα δημοσιεύετε στο Web, έτσι ώστε οι άλλοι χρήστες να μπορούν να χρησιμοποιούν τη βάση δεδομένων σας με ένα πρόγραμμα περιήγησης Web.

Πολλοί χρήστες αρχίζουν να χρησιμοποιούν την Access όταν το πρόγραμμα που συνήθιζαν να χρησιμοποιούν για την παρακολούθηση κάποιων στοιχείων, σταδιακά προσαρμόζεται όλο και λιγότερο στην εργασία τους. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι σχεδιάζετε εκδηλώσεις και θέλετε να παρακολουθείτε όλες τις λεπτομέρειες που σας είναι απαραίτητες για τη διαχείριση της επιτυχίας των εκδηλώσεών σας. Εάν, για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, μπορεί πολύ εύκολα να μπλέξετε σε μπελάδες με διπλότυπα και ασυνεπή δεδομένα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό ημερολογίου, αλλά η παρακολούθηση οικονομικών πληροφοριών σε ένα ημερολόγιο δεν είναι ό,τι καλύτερο.

Σχεσιακές βάσεις δεδομένων στην Access

Μερικές φορές, χρειάζεστε μια σχεσιακή βάση δεδομένων για την παρακολούθηση τέτοιου είδους πληροφοριών — ένας αποθηκευτικός χώρος δεδομένων, ο οποίος έχει διαχωριστεί σε μικρότερες συλλογές δεδομένων (που ονομάζονται πίνακες) για τον περιορισμό του πλεονάσματος και, οι οποίες, στη συνέχεια, συσχετίζονται μεταξύ τους με βάση τα κοινά bit των πληροφοριών (που ονομάζονται πεδία). Για παράδειγμα, μια σχεσιακή βάση δεδομένων διοργάνωσης εκδηλώσεων ενδέχεται να περιέχει έναν πίνακα με στοιχεία πελατών, ένα πίνακα με πληροφορίες προμηθευτών και έναν πίνακα με πληροφορίες εκδηλώσεων. Ο πίνακας με τις πληροφορίες εκδηλώσεων, ίσως, διαθέτει ένα πεδίο που θα τον συσχετίζει με τον πίνακα προμηθευτών. Με αυτόν τον τρόπο, για παράδειγμα, εάν αλλάξει ο αριθμός τηλεφώνου ενός προμηθευτή, οι πληροφορίες μπορούν να αλλάξουν μία φορά στον πίνακα προμηθευτών αντί σε κάθε εκδήλωση στην οποία εμπλεκόταν ο προμηθευτής.

Η Access είναι ένα εργαλείο το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη γρήγορη και εύκολη ανάπτυξη εφαρμογών σχεσιακών βάσεων δεδομένων που διευκολύνουν τη διαχείριση πληροφοριών. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, η οποία θα σας βοηθάει να παρακολουθήσετε σχεδόν οποιοδήποτε είδος πληροφοριών, όπως το απόθεμα, οι επαγγελματικές επαφές ή οι επαγγελματικές διεργασίες. Στην πραγματικότητα, η Access συνοδεύεται από πρότυπα, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αμέσως για την παρακολούθηση μιας ποικιλίας πληροφοριών, διευκολύνοντας την κατάσταση ακόμα και για έναν αρχάριο.

Κατά το άνοιγμα της Access

Κατά την εκκίνηση της Access 2010, βλέπετε την προβολή Microsoft Office Backstage, όπου μπορείτε να λάβετε πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα βάση δεδομένων, να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων και να προβάλετε διαθέσιμο περιεχόμενο από το Office.com.

Προβολή Backstage της Access 2010

Η προβολή Backstage περιέχει, επίσης, πολλές άλλες εντολές, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την προσαρμογή, διατήρηση ή κοινή χρήση των βάσεων δεδομένων. Οι εντολές στην προβολή Backstage, γενικώς, εφαρμόζονται σε ολόκληρες τις βάσεις δεδομένων και όχι μόνο σε αντικείμενα που βρίσκονται μέσα σε μια βάση δεδομένων.

Σημείωση: Μπορείτε να μεταβείτε στην προβολή Backstage οποιαδήποτε στιγμή, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Αρχή της σελίδας

Εύρεση και εφαρμογή προτύπου

Η Access προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία προτύπων τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προκειμένου να επιταχύνετε τη διαδικασία δημιουργίας της βάσης δεδομένων σας. Ένα πρότυπο είναι μια βάση δεδομένων έτοιμη προς χρήση η οποία περιέχει όλους τους πίνακες, τα ερωτήματα, τις φόρμες και τις εκθέσεις που χρειάζονται για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Για παράδειγμα, υπάρχουν πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση θεμάτων, τη διαχείριση επαφών ή τη διατήρηση μιας εγγραφής δαπανών. Ορισμένα πρότυπα περιέχουν δείγματα εγγραφών για την επίδειξη της χρήση τους. Τα πρότυπα βάσης δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως έχουν ή μπορείτε να τα προσαρμόσετε, ώστε να καλύπτουν καλύτερα τις ανάγκες σας.

Για την εύρεση και εφαρμογή ενός προτύπου στη βάση δεδομένων σας, κάντε τα εξής:

  1. Στην καρτέλα Αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

  2. Στην περιοχή Διαθέσιμα πρότυπα, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να χρησιμοποιήσετε ξανά ένα πρότυπο που έχετε χρησιμοποιήσει πρόσφατα, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσφατα πρότυπα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.

    • Για να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο που έχετε ήδη εγκαταστήσει, κάντε κλικ στην επιλογή Τα πρότυπά μου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.

    • Για να βρείτε ένα πρότυπο στο Office.com, στην περιοχή Πρότυπα του Office.com, κάντε κλικ σε μια κατηγορία προτύπων, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη για να πραγματοποιήσετε λήψη του προτύπου από το Office.com στον υπολογιστή σας.

      Μπορείτε, επίσης, να αναζητήσετε πρότυπα στο Office.com μέσα από την Access. Στο πλαίσιο Αναζήτηση στο Office.com για πρότυπα, πληκτρολογήστε έναν ή περισσότερους όρους αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί με το βέλος για να πραγματοποιήσετε την αναζήτηση.

  3. Προαιρετικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου δίπλα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου για να μεταβείτε στη θέση όπου θέλετε να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων. Αν δεν υποδείξετε μια συγκεκριμένη θέση, η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων στην προεπιλεγμένη θέση που εμφανίζεται, κάτω από πλαίσιο Όνομα αρχείου.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων και την ανοίγει για να την χρησιμοποιήσετε.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία βάσης δεδομένων από την αρχή

Εάν θέλετε μια λεπτομερέστερη εισαγωγή στις έννοιες πέρα από τη χρήση της Access για τη δημιουργία βάσεων δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Εάν κανένα από τα πρότυπα δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας ή εάν έχετε δεδομένα σε κάποιο άλλο πρόγραμμα, τα οποία θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην Access, ίσως αποφασίσετε ότι είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την αρχή. Στην Access 2010, έχετε να επιλέξετε: μια τυπική βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας ή μια βάση δεδομένων Web.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις βάσεις δεδομένων Web, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία βάσης δεδομένων για κοινή χρήση στο Web.

Για να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, κάντε τα εξής:

  1. Εκκινήστε την Access.

  2. Στην καρτέλα Δημιουργία της προβολής Backstage, επιλέξτε Κενή βάση δεδομένων ή Κενή βάση δεδομένων Web.

    Σημαντικό: Οι επιλογές που θα πραγματοποιήσετε σε αυτό το σημείο θα καθορίσουν τις δυνατότητες που θα είναι διαθέσιμες στη βάση δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων επιφάνειας εργασίας μπορούν να δημοσιευτούν στο Web ενώ οι βάσεις δεδομένων Web δεν υποστηρίζουν ορισμένες από τις δυνατότητες των βάσεων δεδομένων επιφάνειας εργασίας, όπως τα ερωτήματα συνόλων.

  3. Στα δεξιά, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

    Για να αλλάξετε τη θέση, στην οποία δημιουργείτε το αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση Εικόνα κουμπιού δίπλα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, μεταβείτε στη νέα θέση, επιλέξτε την και, τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

    Η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων, και στη συνέχεια ανοίγει έναν κενό πίνακα (με όνομα Πίνακας1) σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  5. Η Access τοποθετεί το δείκτη του ποντικιού στο πρώτο κενό κελί της στήλης Κάντε κλικ για προσθήκη του νέου πίνακα.

    Για να προσθέσετε δεδομένα, ξεκινήσετε την πληκτρολόγηση — ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Επικόλληση δεδομένων από άλλη προέλευση σε έναν πίνακα της Access, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

    Σημειώσεις: 

    • Η εισαγωγή δεδομένων σε Προβολή φύλλου δεδομένων έχει σχεδιαστεί ώστε να μοιάζει σε μεγάλο βαθμό με την εισαγωγή δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Ο βασικός περιορισμός είναι ότι τα δεδομένα πρέπει να καταχωρούνται σε συνεχείς γραμμές και στήλες, ξεκινώντας από την επάνω αριστερή γωνία του φύλλου δεδομένων. Θα πρέπει να αποφεύγετε τη μορφοποίηση των δεδομένων συμπεριλαμβάνοντας κενές γραμμές ή στήλες όπως θα κάνατε ίσως σε ένα φύλλο εργασίας του Εxcel, επειδή αυτή η ενέργεια καταλαμβάνει πολύ χώρο στον πίνακά σας. Ο πίνακας περιέχει μόνο τα δεδομένα σας. Οποιαδήποτε οπτική παρουσίαση αυτών των δεδομένων θα γίνεται στις φόρμες και στις εκθέσεις που σχεδιάζετε σε μετέπειτα στάδιο.

    • Η δομή του πίνακα δημιουργείται καθώς εισάγετε δεδομένα. Κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα στήλη στο φύλλο δεδομένων, ένα νέο πεδίο ορίζεται στον πίνακα. O τύπος δεδομένων του πεδίου ορίζεται από την Access με βάση τον τύπο των δεδομένων που εισάγετε. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια στήλη στην οποία έχετε εισαγάγει μόνο τιμές ημερομηνίας, η Access θα ορίσει τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/ώρα" για αυτό το πεδίο. Αν αργότερα επιχειρήσετε να εισαγάγετε μια τιμή που δεν είναι ημερομηνία (όπως ένα όνομα ή έναν αριθμό τηλεφώνου) σε αυτό το πεδίο, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που σας ενημερώνει ότι η τιμή δεν συμφωνεί με τον τύπο δεδομένων της στήλης. Όταν είναι δυνατό, θα πρέπει να σχεδιάσετε τον πίνακα, έτσι ώστε κάθε στήλη να περιέχει τον ίδιο τύπο δεδομένων, είτε πρόκειται για κείμενο, ημερομηνίες, αριθμούς ή κάποιον άλλο τύπο. Αυτό σάς διευκολύνει πολύ να δημιουργείτε ερωτήματα, φόρμες και εκθέσεις που επιλέγουν μόνο τα δεδομένα που θέλετε.

Εάν δεν θέλετε ακόμα να εισαγάγετε δεδομένα, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο Εικόνα κουμπιού .

Σημείωση: Η Access θα διαγράψει τον Πίνακα1, εάν τον κλείσετε χωρίς να κάνετε αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας

Άνοιγμα μιας υπάρχουσας βάσης δεδομένων της Access

Συμβουλή: Για να ανοίξετε γρήγορα μια από από τις πιο πρόσφατες βάσεις δεδομένων που είχατε ανοίξει, στην καρτέλα Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσφατο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα αρχείου.

  1. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.

  2. Κάντε κλικ σε μια συντόμευση στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα — ή στο πλαίσιο Αναζήτηση σε , κάντε κλικ στη μονάδα δίσκου ή τον φάκελο που περιέχει τη βάση δεδομένων.

  3. Στη λίστα φακέλων, κάντε διπλό κλικ στους φακέλους έως ότου ανοίξετε το φάκελο που περιέχει τη βάση δεδομένων.

  4. Όταν βρείτε τη βάση δεδομένων, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων στην προεπιλεγμένη κατάσταση ανοίγματος, κάντε δύο φορές κλικ με το κουμπί του ποντικιού.

    • Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων κοινόχρηστης πρόσβασης σε ένα περιβάλλον πολλών χρηστών, ώστε εσείς και οι άλλοι χρήστες να μπορούν να διαβάζουν και να γράφουν στη βάση δεδομένων ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο στοιχείο Άνοιγμα.

    • Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση, ώστε να μπορείτε να τη δείτε αλλά όχι να την επεξεργαστείτε, κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και στη συνέχεια κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα μόνο για ανάγνωση.

    • Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για αποκλειστική χρήση, έτσι ώστε, ενώ την έχετε ανοιχτή, κανένας άλλος να μην μπορεί να την ανοίξει, κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα, και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση.

    • Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα από το κουμπί Άνοιγμα και έπειτα κάντε κλικ στο στοιχείο Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση, μόνο για ανάγνωση. Οι άλλοι χρήστες μπορούν ακόμα να ανοίξουν τη βάση δεδομένων, αλλά έχουν πρόσβαση μόνο για ανάγνωση.

Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε   

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, κάντε κλικ στη συντόμευση Ο Υπολογιστής μου — ή, στο πλαίσιο Αναζήτηση σε, επιλέξτε Ο Υπολογιστής μου.

  2. Στη λίστα μονάδων δίσκου, κάντε κλικ με το δεξιό κουμπί του ποντικιού στη μονάδα δίσκου στην οποία πιστεύετε ότι βρίσκεται η βάση δεδομένων και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

  3. Εισάγετε τα κριτήρια αναζήτησης και κατόπιν πιέστε το πλήκτρο ENTER για να αναζητήσετε τη βάση δεδομένων.

  4. Εάν ο εντοπισμός της βάσης δεδομένων δεν καταστεί δυνατός, ανοίξτε την κάνοντας διπλό κλικ στο παράθυρο διαλόγου Αποτελέσματα αναζήτησης.

    Επειδή η αναζήτηση ξεκίνησε από το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Άκυρο του παραθύρου διαλόγου πριν να ανοίξει η βάση δεδομένων.

Μπορείτε να ανοίξετε απευθείας ένα αρχείο δεδομένων σε μια εξωτερική μορφή αρχείου (όπως dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ή Excel). Μπορείτε επίσης να ανοίξετε απευθείας οποιοδήποτε αρχείο προέλευση δεδομένων ODBC, όπως ο Microsoft SQL Server ή το Microsoft FoxPro. Η Access δημιουργεί αυτόματα μια νέα βάση δεδομένων της Access στον ίδιο φάκελο με το αρχείο δεδομένων και προσθέτει συνδέσεις σε κάθε πίνακα της εξωτερικής βάσης δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Έναρξη χρήσης της νέας βάσης δεδομένων σας

Ανάλογα με το πρότυπο που χρησιμοποιήσατε, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε μία ή περισσότερες από τις παρακάτω ενέργειες για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη νέα βάση δεδομένων:

  • Στην περίπτωση που η Access εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση με μια κενή λίστα χρηστών, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία για να ξεκινήσετε:

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέος χρήστης.

    2. Συμπληρώστε τη φόρμα Λεπτομέρειες χρήστη.

    3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & κλείσιμο.

    4. Επιλέξτε το όνομα χρήστη που μόλις καταχωρήσατε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση.

  • Εάν η Access εμφανίσει ένα κενό φύλλο δεδομένων, μπορείτε να ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε τα δεδομένα απευθείας μέσα σε αυτό το φύλλο δεδομένων ή να κάνετε κλικ σε άλλα κουμπιά και καρτέλες για να εξερευνήσετε τη βάση δεδομένων.

  • Στην περίπτωση που η Access εμφανίσει μια σελίδαΓρήγορα αποτελέσματα, μπορείτε να κάνετε κλικ στις συνδέσεις αυτής της σελίδας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη βάση δεδομένων ή να κάνετε κλικ σε άλλα κουμπιά και καρτέλες για να εξερευνήσετε τη βάση δεδομένων.

  • Εάν η Access εμφανίσει το μήνυμα Προειδοποίηση ασφαλείας στη γραμμή μηνυμάτων και θεωρείτε αξιόπιστη την προέλευση του προτύπου, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση περιεχομένου. Εάν η βάση δεδομένων απαιτεί σύνδεση, θα χρειαστεί να συνδεθείτε ξανά.

Για βάσεις δεδομένων επιτραπέζιου υπολογιστή και βάσεις δεδομένων Web, πρέπει, επίσης, να ξεκινήσετε με ένα από τα εξής βήματα:

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη πίνακα

Μπορείτε προσθέσετε ένα νέο πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας τα εργαλεία της ομάδας Πίνακες στην καρτέλα Δημιουργία.

Ομάδα Πίνακες στην καρτέλα Δημιουργία

Σημείωση: Σε μια βάση δεδομένων Web, μόνο η εντολή Πίνακας είναι διαθέσιμη στην ομάδα Πίνακες.

Ανεξάρτητα από την προβολή με την οποία ξεκινάτε, μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να αλλάξετε την προβολή στην οποία βρίσκεστε, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά προβολής στη γραμμή κατάστασης του παραθύρου της Access.

Δημιουργία κενού πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων    Στην προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε αμέσως τα δεδομένα σας και να αφήσετε την Access να δημιουργήσει τη δομή του πίνακα στο παρασκήνιο. Η αντιστοίχιση των ονομάτων πεδίων γίνεται αριθμητικά (Πεδίο1, Πεδίο2, κ.λπ.) και η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων με βάση τον τύπο των δεδομένων που εσείς καταχωρείτε.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Πίνακας Εικόνα κουμπιού .

  2. Η Access δημιουργεί τον πίνακα και, στη συνέχεια, τοποθετεί το δείκτη του ποντικιού στο πρώτο κενό κελί της στήλης Κάντε κλικ για προσθήκη.

  3. Για να προσθέσετε δεδομένα, ξεκινήστε την πληκτρολόγηση στο πρώτο κενό κελί — ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

    • Για να μετονομάσετε μια στήλη (πεδίο), κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.

      Συμβουλή: Δώσετε σε κάθε πεδίο ένα χαρακτηριστικό όνομα έτσι, ώστε να έχετε τη δυνατότητα να καταλάβετε αμέσως τι περιέχει, χωρίς να είναι απαραίτητο να εξετάσετε τα δεδομένα.

    • Για να μετακινήσετε μια στήλη, επιλέξτε την κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, σύρετέ την στο σημείο που θέλετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε αρκετές συνεχόμενες στήλες και να τις σύρετε όλες μαζί σε μια νέα θέση.

      Για την προσθήκη περισσότερων πεδίων στον πίνακά σας, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε στη στήλη Κάντε κλικ για προσθήκη στην προβολή φύλλου δεδομένων ή μπορείτε να προσθέσετε νέα πεδία χρησιμοποιώντας τις εντολές στην ομάδα Προσθήκη & διαγραφή στην καρτέλα Πεδία.

Δημιουργία πίνακα ξεκινώντας από την προβολή σχεδίασης    Σε προβολή σχεδίασης, δημιουργείτε πρώτα τη δομή του νέου πίνακα. Στη συνέχεια, μεταβαίνετε σε προβολή φύλλου δεδομένων για να εισαγάγετε τα δεδομένα σας ή πληκτρολογείτε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας κάποια άλλη μέθοδο, όπως και με τη φόρμα.

Η προβολή σχεδίασης δεν είναι διαθέσιμη για πίνακες σε βάση δεδομένων Web.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Σχεδίαση πίνακα. Εικόνα κουμπιού

  2. Για κάθε πεδίο στον πίνακά σας, πληκτρολογήστε ένα όνομα στη στήλη Όνομα πεδίου, και στη συνέχεια επιλέξτε τον τύπο των δεδομένων από τη λίστα Τύπος δεδομένων.

  3. Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον δεδομένα για κάθε πεδίο στη στήλη Περιγραφή. Η περιγραφή που εισαγάγετε, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης, όταν το σημείο εισαγωγής βρίσκεται σε αυτό το πεδίο και χρησιμοποιείται ως το κείμενο της γραμμής κατάστασης για όλα τα στοιχεία ελέγχου που δημιουργείτε σύροντας το πεδίο από το παράθυρο Λίστα πεδίων σε μια φόρμα ή έκθεση και για όλα τα στοιχεία ελέγχου που έχουν δημιουργηθεί για το συγκεκριμένο πεδίο από τον "Οδηγό φορμών" ή τον "Οδηγό εκθέσεων".

  4. Αφού προσθέσετε όλα τα πεδία, αποθηκεύσετε τον πίνακα.

    • Στην καρτέλα Αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

  5. Μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων μέσα στον πίνακα ανά πάσα στιγμή, μεταβαίνοντας σε Προβολή φύλλου δεδομένων, κάνοντας κλικ στο πρώτο κενό κελί, και πληκτρολογώντας. Μπορείτε ακόμα να επικολλήσετε δεδομένα από ένα άλλο αρχείο προέλευσης, όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.

Δημιουργία πίνακα με βάση μια λίστα του SharePoint    Με μια λίστα του SharePoint, τα δεδομένα σας μπορούν να χρησιμοποιηθούν από άτομα που δεν διαθέτουν την Access. Επιπλέον, τα δεδομένα λίστας αποθηκεύονται σε ένα διακομιστή, ο οποίος, συνήθως, προσφέρει καλύτερη προστασία απέναντι στην απώλεια δεδομένων σε σύγκριση με τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε έναν επιτραπέζιο υπολογιστή. Μπορείτε να ξεκινήσετε με μια νέα λίστα ή μπορείτε να συνδεθείτε με μια λίστα που υπάρχει ήδη. Πρέπει να διαθέτετε επαρκή δικαιώματα στην τοποθεσία του SharePoint, στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη λίστα. Αυτά ενδέχεται να ποικίλλουν από τοποθεσία σε τοποθεσία, επομένως επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για λεπτομέρειες σχετικά με τις επιλογές σας.

Η δυνατότητα αυτή δεν είναι διαθέσιμη σε μια βάση δεδομένων Web.

  1. Στην καρτέλα "Δημιουργία", στην ομάδα "Πίνακες", επιλέξτε "Λίστες του SharePoint".

  2. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πρότυπα λίστας για να δημιουργήσετε μια τυπική λίστα του SharePoint, όπως "Επαφές" ή "Συμβάντα".

    Μπορείτε, επίσης, να επιλέξτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα ή να συνδεθείτε με ή να εισαγάγετε μια υπάρχουσα λίστα. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε.

  3. Εάν επιλέξετε οποιοδήποτε από τα πρότυπα λίστας ή επιλέξετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας λίστας για να σας καθοδηγήσει σε όλη τη διάρκεια της διεργασίας. Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων για να σας βοηθήσει.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στους πίνακες.

Αρχή της σελίδας

Επικόλληση δεδομένων από ένα άλλο αρχείο προέλευσης σε πίνακα της Access

Εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα τη συγκεκριμένη στιγμή σε κάποιο άλλο πρόγραμμα, όπως το Excel, μπορείτε να τα αντιγράψετε και να τα επικολλήσετε σε έναν πίνακα της Access. Γενικά, αυτή η επιλογή λειτουργεί καλύτερα, εάν τα δεδομένα σας είναι ήδη διαχωρισμένα σε στήλες, όπως σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Εάν τα δεδομένα σας βρίσκονται σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, πρέπει πρώτα να διαχωρίσετε τις στήλες των δεδομένων χρησιμοποιώντας χαρακτήρες tab ή να μετατρέψετε τα δεδομένα σε πίνακα με τη βοήθεια ενός προγράμματος επεξεργασίας κειμένου, πριν τα αντιγράψετε. Εάν τα δεδομένα σας χρειάζονται οποιαδήποτε επεξεργασία ή χειρισμό (για παράδειγμα, διαχωρισμός πλήρων ονομάτων σε επώνυμο και όνομα), ίσως θελήσετε να εκτελέσετε αυτές τις ενέργειες, πριν τα αντιγράψετε, ιδιαίτερα εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την Access.

Κατά την επικόλληση δεδομένων σε έναν κενό πίνακα, η Access ορίζει τον τύπο των δεδομένων για κάθε πεδίο ανάλογα με το είδος των δεδομένων που εντοπίζει εκεί. Για παράδειγμα, εάν ένα πεδίο που έχει επικολληθεί περιέχει μόνο τιμές ημερομηνίας, η Access εφαρμόζει σε αυτό το πεδίο τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα". Εάν το πεδίο που έχει επικολληθεί, περιέχει μόνο τις λέξεις "ναι" και "όχι", η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων "Ναι/Όχι" σε αυτό το πεδίο.

Η Access ονομάζει αυτά τα πεδία ανάλογα με τα στοιχεία που εντοπίζει στην πρώτη γραμμή των δεδομένων που έχουν επικολληθεί. Εάν η πρώτη γραμμή με τα στοιχεία που έχουν επικολληθεί, είναι παρόμοια σε τύπο με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access ορίζει ότι η πρώτη γραμμή αποτελεί τμήμα των δεδομένων και εκχωρεί στα πεδία γενικά ονόματα (Πεδίο1, Πεδίο2, κτλ.). Εάν η πρώτη γραμμή επικολλημένων δεδομένων δεν παρουσιάζει ομοιότητες με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access χρησιμοποιεί την πρώτη γραμμή ως ονόματα πεδίων και εξαιρεί την πρώτη γραμμή στα δεδομένα.

Εάν η Access εκχωρήσει γενικά ονόματα πεδίων, τότε πρέπει να μετονομάσετε τα πεδία το συντομότερο δυνατό για να αποφευχθεί η σύγχυση. Ακολουθήστε την εξής διαδικασία.

  1. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τον πίνακα.

  2. Σε προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ σε κάθε επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη στήλη.

  3. Αποθηκεύεστε ξανά τον πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα από άλλη προέλευση

Ίσως έχετε δεδομένα, τα οποία συλλέγετε σε ένα άλλο πρόγραμμα και θέλετε να τα χρησιμοποιήσετε στην Access. Ίσως συνεργάζεστε με άτομα που αποθηκεύουν τα δεδομένα τους σε άλλα προγράμματα και θέλετε να εργαστείτε με τα δικά τους δεδομένα στην Access. Επίσης, ίσως διαθέτετε πολλές ανόμοιες προελεύσεις δεδομένων και χρειάζεστε μια "επιφάνεια προσγείωσης", όπου μπορείτε να τα συγκεντρώσετε όλα για μια βαθύτερη ανάλυση.

Η Access καθιστά την εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων από άλλα προγράμματα μια απλή διαδικασία. Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, από έναν πίνακα που βρίσκεται σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access, από μια λίστα SharePoint ή από μια οποιαδήποτε άλλη προέλευση. Η διαδικασία διαφέρει ελαφρώς ανάλογα με την προέλευση δεδομένων, αλλά οι οδηγίες αυτές θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε:

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, κάντε κλικ στην εντολή με τον τύπο του αρχείου από τον οποίο γίνεται η εισαγωγή.

    Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στο στοιχείο Excel. Εάν ο κατάλληλος τύπος προγράμματος δεν εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα.

    Σημείωση: Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τον σωστό τύπο μορφής στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, ίσως χρειαστεί να εκκινήσετε το πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήσατε αρχικά τα δεδομένα και να το χρησιμοποιήσετε για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε μια μορφή αρχείου που υποστηρίζεται από την Access (όπως ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου) και, στη συνέχεια, να κάνετε εισαγωγή ή σύνδεση των δεδομένων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να αναζητήσετε το αρχείο δεδομένων προέλευσης, ή πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα για το αρχείο δεδομένων προέλευσης στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε στην περιοχή Καθορίστε με ποιον τρόπο και σε ποια θέση θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πίνακα χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί ή να δημιουργήσετε ένα συνδεδεμένο πίνακα που περιλαμβάνει μια σύνδεση με την προέλευση δεδομένων.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Ανάλογα με την επιλογή σας, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση αντικειμένου ή Εισαγωγή αντικειμένων.

  5. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου για την ολοκλήρωση της διεργασίας. Η ακριβής διαδικασία που ακολουθείτε εξαρτάται από την επιλογή εισαγωγής ή σύνδεσης που ενεργοποιείτε.

  6. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Εάν επιλέξετε να κάνετε εισαγωγή, η Access σας ρωτά αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής που μόλις ολοκληρώσατε.

  7. Εάν γνωρίζετε ότι θα επαναλάβετε την ίδια διαδικασία εισαγωγής, κάντε κλικ στο στοιχείο Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τις λεπτομέρειες.

    Έτσι μπορείτε εύκολα να επαναλάβετε τη διαδικασία εισαγωγής, κάνοντας κλικ στο στοιχείο Αποθηκευμένες εισαγωγές στην ομάδα Εισαγωγή από την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, κάνοντας κλικ στην προδιαγραφή εισαγωγής και έπειτα στο στοιχείο Εκτέλεση.

  8. Σε περίπτωση που δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Η Access εισάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, και στη συνέχεια εμφανίζει τον πίνακα στην περιοχή Πίνακες στο Παράθυρο περιήγησης.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την εισαγωγή δεδομένων στην Access, ακολουθήστε τις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης, του συγκεκριμένου άρθρου.

Αρχή της σελίδας

Επόμενα βήματα

Οι υπόλοιπες διεργασίες σχεδίασης ποικίλλουν με βάση το στόχο σας, αλλά το πιθανότερο είναι ότι θα θέλετε να εξετάσετε τη δημιουργία ερωτημάτων, φορμών, εκθέσεων και μακροεντολών. Αυτό το άρθρο δεν παρέχει πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία πρόσθετων αντικειμένων βάσεων δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες ανατρέξτε στα άρθρα:

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων ή άλλο πρόγραμμα

Εάν είστε εξοικειωμένοι με άλλα προγράμματα βάσεων δεδομένων ή υπολογιστικών φύλλων, θα γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία λειτουργίας αυτών των εφαρμογών, καθώς και το σκοπό χρήσης των βάσεων δεδομένων. Η Access διαφέρει από πολλές άλλες εφαρμογές βάσεων δεδομένων, επειδή σας επιτρέπει να δημιουργείτε σχεσιακές βάσεις δεδομένων και διαφέρει ακόμη περισσότερο από τα περισσότερα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων, επειδή προσφέρει εργαλεία για την ανάπτυξη εξελιγμένων ερωτημάτων, φορμών και εκθέσεων. Η Access σάς παρέχει επίσης πολλές επιλογές για την εργασία με άλλα προγράμματα βάσεων δεδομένων, όπως ο SQL Server.

Εισαγωγή ενός φύλλου εργασίας Excel στην Access

Πολλά άτομα ξεκινούν την εξερεύνηση της Access αφού πρώτα δημιουργήσουν μια λίστα στο Excel. Το Excel είναι ένα καλό σημείο αφετηρίας για τη δημιουργία μιας λίστας, αλλά καθώς η λίστα γίνεται ολοένα και μεγαλύτερη, η οργάνωση και η ενημέρωσή της καθίσταται δυσκολότερη. Η μετακίνηση της λίστας στην Access είναι συνήθως το επόμενο λογικό βήμα.

Ένας πίνακας βάσεων δεδομένων μοιάζει στη δομή του με ένα φύλλο εργασίας, στο οποίο τα δεδομένα αποθηκεύονται σε γραμμές και στήλες. Επομένως, συνήθως είναι εύκολη η εισαγωγή ενός φύλλου εργασίας σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων. Η κύρια διαφορά ανάμεσα στην αποθήκευση των δεδομένων σας σε ένα φύλλο εργασίας και στην αποθήκευσή τους σε μια βάση δεδομένων είναι ο τρόπος οργάνωσης και ενημέρωσης των δεδομένων σας. Εάν εισαγάγετε απλώς ολόκληρο το φύλλο εργασίας σε ένα νέο πίνακα μιας βάσης δεδομένων δεν θα επιλύσετε τα προβλήματα που σχετίζονται με την οργάνωση και την ενημέρωση των δεδομένων σας, ιδιαίτερα εάν το φύλλο εργασίας περιέχει πλεονάζοντα δεδομένα. Για την επίλυση αυτών των προβλημάτων, πρέπει να διαχωρίσετε τα δεδομένα του υπολογιστικού φύλλου σε ξεχωριστούς πίνακες, ώστε ο καθένας να περιέχει συναφή δεδομένα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την τακτοποίηση δεδομένων στους πίνακές σας, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Η Access περιλαμβάνει τον "Οδηγό ανάλυσης πινάκων", ο οποίος μπορεί να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε αυτήν τη διεργασία. Μετά την εισαγωγή των δεδομένων σας στον πίνακα, ο οδηγός σας βοηθά να διαιρέσετε τον πίνακα σε ξεχωριστούς πίνακες, κάθε ένας από τους οποίους περιέχει δεδομένα τα οποία δεν αναπαράγονται σε κανέναν άλλον από τους πίνακες. Ο οδηγός δημιουργεί, επίσης, τις απαραίτητες σχέσεις μεταξύ των πινάκων.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή ενός φύλλου εργασίας του Excel με τη μορφή πίνακα σε μια νέα βάση δεδομένων

  1. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.

  2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα βάση δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

    Η νέα βάση δεδομένων ανοίγει και η Access δημιουργεί ένα νέο κενό πίνακα με όνομα "Πίνακας1".

  3. Κλείστε τον Πίνακα1.

    Όταν ερωτηθείτε εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη σχεδίαση του Πίνακα1, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι.

  4. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, επιλέξτε Excel. Εικόνα κουμπιού

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

  6. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου για να εντοπίσετε το αρχείο σας.

  7. Επιλέξτε το αρχείο και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι έχει ενεργοποιηθεί η επιλογή Εισαγωγή του αρχείου προέλευσης δεδομένων σε νέο πίνακα της τρέχουσας βάσης δεδομένων.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Ξεκινά ο "Οδηγός εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων", και σας υποβάλλει μερικές ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα σας.

  10. Ακολουθήστε τις οδηγίες, κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο ή Προηγούμενο για να περιηγηθείτε στις σελίδες. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Σημείωση: Η Access σάς ρωτά, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της διαδικασίας εισαγωγής που μόλις ολοκληρώσατε. Εάν γνωρίζετε ότι θα επαναλάβετε την ίδια διαδικασία εισαγωγής, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τις λεπτομέρειες. Με τον τρόπο αυτό μπορείτε εύκολα να αναπαράγετε τη διαδικασία μελλοντικά κάνοντας κλικ στο στοιχείο Αποθηκευμένες εισαγωγές από την ομάδα Εισαγωγή της καρτέλας Εξωτερικά δεδομένα. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της διαδικασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Η Access εισάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, και στη συνέχεια τα εμφανίζει στην περιοχή Όλοι οι πίνακες στο Παράθυρο περιήγησης.

Αρχή της σελίδας

Χρήση του "Οδηγού ανάλυσης πινάκων" για την οργάνωση των δεδομένων σας

Αφού εισαγάγατε τα δεδομένα σας σε έναν πίνακα της Access, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ανάλυσης πινάκων" για τη γρήγορη αναγνώριση των επαναλαμβανόμενων δεδομένων. Στη συνέχεια, οδηγός παρέχει έναν απλό τρόπο για την οργάνωση των δεδομένων σε ξεχωριστούς πίνακες, ώστε να αποθηκεύονται με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Η Access διατηρεί τον αρχικό πίνακα ως αντίγραφο ασφαλείας και, στη συνέχεια, δημιουργεί νέους πίνακες που μπορείτε να τους χρησιμοποιήσετε ως βάση για την εφαρμογή βάσης δεδομένων.

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access η οποία περιέχει τον πίνακα που θέλετε να αναλύσετε.

  2. Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Ανάλυση, επιλέξτε Ανάλυση πίνακα.

    Ξεκινά ο "Οδηγός ανάλυσης πινάκων" .

    Ο πρώτες δύο σελίδες του οδηγού περιέχουν ένα σύντομο πρόγραμμα εκμάθησης — το οποίο ολοκληρώνεται με κουμπιά που μπορείτε να επιλέξετε για να δείτε παραδείγματα. Εάν δεν εμφανίζονται οι εισαγωγικές σελίδες, αλλά αντί για αυτές βλέπετε ένα πλαίσιο ελέγχου με ετικέτα Εμφάνιση εισαγωγικών σελίδων;, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε δυο φορές κλικ στο κουμπί Προηγούμενο > για να δείτε την εισαγωγή. Εάν, αφού διαβάσετε την εισαγωγή, δεν θέλετε να εμφανίζονται πλέον οι εισαγωγικές σελίδες, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση εισαγωγικών σελίδων;.

  3. Στη σελίδα που ξεκινά με την πρόταση, Ποιος πίνακας περιέχει πεδία με τιμές που επαναλαμβάνονται σε πολλές εγγραφές;, επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αναλύσετε και, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  4. Μπορείτε να αφήσετε τον οδηγό να αποφασίσει ποια πεδία θα τοποθετηθούν σε ποιους πίνακες ή μπορείτε να αποφασίσετε μόνοι σας. Αν ακολουθήσετε τις προτάσεις του οδηγού, μπορείτε ακόμα και τώρα να πραγματοποιήσετε αλλαγές στη διάταξη του πίνακα στην επόμενη σελίδα του οδηγού.

    Σημείωση: Αν αφήσετε τον οδηγό να αποφασίσει ποια πεδία θα τοποθετηθούν στους πίνακες, ενδέχεται οι επιλογές του να μην είναι κατάλληλες για τα δεδομένα σας, ειδικά εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμα αρκετά δεδομένα για να εργαστείτε. Θα πρέπει να ελέγχετε τα αποτελέσματα του οδηγού προσεκτικά. Από την άλλη, ο οδηγός μπορεί να προτείνει μια πιο αποτελεσματική οργάνωση από αυτήν που εσείς έχετε υπόψη σας, και συνεπώς συνιστάται να δοκιμάσετε τις προτάσεις του οδηγού τουλάχιστον για μια φορά. Αν οι προτάσεις του οδηγού δεν σας ικανοποιούν, μπορείτε πάντα να αλλάξετε τη διάταξη των πεδίων με μη αυτόματο τρόπο, να κάνετε κλικ στο κουμπί Προηγούμενο και να αναδιατάξετε το σύνολο των πεδίων μόνοι σας.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Σε αυτήν τη σελίδα, καθορίζετε ποιοι πίνακες περιέχουν ποια πεδία. Αν επιλέξετε να αποφασίσει ο οδηγός , θα πρέπει να βλέπετε πολλούς πίνακες συνδεδεμένους με γραμμές σχέσεων. Διαφορετικά, η Access δημιουργεί έναν μόνο πίνακα ο οποίος περιέχει όλα τα πεδία. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να πραγματοποιήσετε τις αλλαγές που θέλετε σε αυτήν τη σελίδα.

    • Μπορείτε να σύρετε πεδία από έναν πίνακα σε μια κενή περιοχή της σελίδας για να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα ο οποίος θα περιέχει αυτά τα πεδία. Η Access σας ζητά να εισαγάγετε ένα όνομα για τον πίνακα.

    • Μπορείτε να σύρετε πεδία από έναν πίνακα σε έναν άλλο πίνακα εάν πιστεύετε ότι εκεί θα αποθηκευτούν καλύτερα.

    • Στους περισσότερους πίνακες εκχωρείται ένα πεδίο Αναγνωριστικό ή Μοναδικό αναγνωριστικό. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα πεδία αναγνωριστικών, κάντε κλικ στην επιλογή Συμβουλές στην επάνω δεξιά γωνία του οδηγού.

    • Για να αναιρέσετε μια αλλαγή, κάντε κλικ στο κουμπί Αναίρεση.

    • Για να μετονομάσετε έναν πίνακα, κάντε διπλό κλικ στη γραμμή τίτλου του πίνακα, πληκτρολογήστε το νέο όνομα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  6. Αφού τακτοποιήσετε τα πεδία με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  7. Αν ο οδηγός βρει εγγραφές με παρόμοιες τιμές, θα αναγνωρίσει αυτές τις τιμές ως πιθανά τυπογραφικά λάθη και θα εμφανίσει μια οθόνη στην οποία μπορείτε να επιβεβαιώσετε την ενέργεια που θέλετε να εκτελεστεί για αυτές τις τιμές. Κάντε κύλιση στη λίστα για να βρείτε τυχόν εγγραφές που έχουν τιμές στη στήλη Διόρθωση, και κατόπιν κάντε κλικ στο κατάλληλο στοιχείο στην αναπτυσσόμενη λίστα. Επιλέξτε (Διατήρηση ως έχει) για να αποτρέψετε την οποιαδήποτε αλλαγή στην τιμή από τον οδηγό. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  8. Ο οδηγός σας ρωτά εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που να μοιάζει με τον αρχικό πίνακά σας. Αν έχετε ήδη δημιουργήσει φόρμες και εκθέσεις οι οποίες βασίζονται στον αρχικό πίνακα, η δημιουργία ενός τέτοιου ερωτήματος αποτελεί μια καλή επιλογή. Αν επιλέξετε Ναι, να δημιουργηθεί το ερώτημα, ο οδηγός μετονομάζει τον αρχικό πίνακα προσαρτώντας το "_OLD" στο όνομα του πίνακα, και στη συνέχεια ονομάζει το νέο ερώτημα χρησιμοποιώντας το όνομα του αρχικού πίνακα. Οι φόρμες και οι εκθέσεις που βασίστηκαν στον πίνακα χρησιμοποιούν τώρα το ερώτημα για τα δεδομένα τους, και συνεχίζουν να λειτουργούν όπως πριν.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Ο οδηγός δημιουργεί τους νέους πίνακες όπως καθορίζεται, και στη συνέχεια τους ανοίγει. Κλείστε τους πίνακες όταν ολοκληρώσετε την επιθεώρηση των αποτελεσμάτων.

Αρχή της σελίδας

Εργασία με δεδομένα από άλλα προγράμματα

Η Access 2010 παρέχει δυνατότητες για την εργασία με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε άλλα προγράμματα.

Δημιουργία βάσης δεδομένων της Access που συνδέεται με δεδομένα άλλης μορφής αρχείου    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να ανοίξετε ένα αρχείο σε μια άλλη μορφή αρχείου όπως κείμενο, dBASE, ή υπολογιστικό φύλλο. Η Access δημιουργεί αυτόματα μια βάση δεδομένων Access και συνδέει το αρχείο για εσάς.

  1. Εκκινήστε την Access.

  2. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, κάντε κλικ στον τύπο του αρχείου που θέλετε να ανοίξετε στη λίστα. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τον τύπο του αρχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Όλα τα αρχεία (*.*).

  4. Αν χρειάζεται, κάντε αναζήτηση στο φάκελο που περιέχει το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε. Όταν εντοπίσετε το αρχείο, κάντε δύο φορές κλικ επάνω του για να το ανοίξετε.

  5. Ακολουθήστε τις οδηγίες στον Οδηγό. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων Access    Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από άλλες προελεύσεις και προγράμματα σε πίνακες της Access έτσι ώστε τα δεδομένα να περιέχονται μέσα στο αρχείο της Access, ή μπορείτε να συνδεθείτε με αυτά τα δεδομένα από την Access ούτως ώστε τα δεδομένα να παραμένουν στο αρχικό του αρχείο (εκτός του αρχείου της Access).

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, κάντε κλικ στη μορφή, με την οποία αποθηκεύονται τα δεδομένα.

    Μπορείτε να πραγματοποιήσετε εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα από τις ακόλουθες προελεύσεις:

    • Excel    Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας ή μια επώνυμη περιοχή σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Κάθε φύλλο εργασίας ή επώνυμη περιοχή πρέπει να εισαχθούν ή να συνδεθούν ξεχωριστά.

    • Access    Αυτό είναι πολύ βολικό για το διαχωρισμό της διεργασίας από τα δεδομένα, δημιουργώντας μια διαίρεση βάσης δεδομένων. Δηλαδή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων που περιέχει όλες τις φόρμες, εκθέσεις και μακροεντολές σας και να διατηρείτε τα δεδομένα σας σε μια άλλη βάση δεδομένων. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναπτύξετε βελτιώσεις, χωρίς να πρέπει να διακόψετε την εργασία κάποιου χρήστη. Επίσης, μπορείτε να συνδυάσετε δεδομένα από πολλές διαφορετικές βάσεις δεδομένων της Access σε μία, διευκολύνοντας τη σύνοψη δεδομένων από διαφορετικά τμήματα ή μεταξύ των επιχειρηματικών συνεργατών.

    • Βάση δεδομένων ODBC    Πολλά προγράμματα υποστηρίζουν αυτή τη μορφή, συμπεριλαμβανομένων πολλών προϊόντων διακομιστή βάσης δεδομένων. Με αυτό τον τρόπο σας βοηθάει να δημιουργήσετε βάσεις δεδομένων "επιφάνειας προσγείωσης",όπου μπορείτε να συνδυάσετε δεδομένα από διαφορετικά συστήματα.

    • Αρχείο κειμένου    Μπορείτε να συνδεθείτε με ένα απλό αρχείο κειμένου και μπορείτε ακόμα και να χρησιμοποιήσετε την Access για να τροποποιήσετε το περιεχόμενο αυτού του αρχείου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε τα δεδομένα της Access εύχρηστα για πολλά προγράμματα.

    • Αρχείο XML    Η μορφή αυτή προσφέρει επίσης συμβατότητα με διάφορα άλλα προγράμματα, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων διακομιστών Web.

    • Λίστα του SharePoint    Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σας με ένα πρόγραμμα περιήγησης Web, τον τυπικό τρόπο χρήσης μιας λίστας του SharePoint.

    • Υπηρεσίες δεδομένων    Μπορείτε να συνδεθείτε με υπηρεσίες δεδομένων Web μέσα στην εταιρεία σας.

    • Έγγραφο HTML    

    • Φάκελος του Outlook    Μπορείτε να συνδεθείτε με φακέλους του Outlook, ώστε να ενοποιήσετε ευκολότερα τις πληροφορίες επαφών με τα υπόλοιπα δεδομένα σας.

    • Αρχείο dBase    Η dBase είναι ένα δημοφιλές εναλλακτικό σύστημα βάσης δεδομένων που υποστηρίζεται από την Access.

      Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων.

  2. Ακολουθήστε τις οδηγίες στο παράθυρο διαλόγου.

    Η Access εισάγει ή συνδέει τα δεδομένα με τη βάση δεδομένων σας. Για τις περισσότερες μορφές, θα πρέπει να καθορίσετε τη θέση των δεδομένων, και κατόπιν να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε τα δεδομένα να αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων σας.

Αρχή της σελίδας

Χρήση βάσης δεδομένων παλαιότερης έκδοσης σε διάφορες εκδόσεις της Access

Εάν η βάση δεδομένων της Access ή ένα έργο της Access έχουν δημιουργηθεί στην Access 2000 ή νεότερη έκδοση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη βάση δεδομένων ή το έργο στην έκδοση της Access στην οποία δημιουργήθηκαν ή σε οποιαδήποτε νεότερη έκδοση — ακόμα και εάν το αρχείο έχει ενεργοποιημένη την προστασία ασφαλείας. Για παράδειγμα, τα αρχεία της Access 2000 μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 και Access 2010.

Σε κάποια συγκεκριμένη κατάσταση, ίσως θελήσετε να διατηρήσετε τα δεδομένα σε παλαιότερη έκδοση της Access, υπάρχουν όμως χρήστες με νεότερη έκδοση της Access που θέλουν να συνδέσουν τα δεδομένα αυτά, αλλά και να εκμεταλλευτούν κάποιες από τις δυνατότητες της νεότερης έκδοσης. Η λύση είναι να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων "προσκηνίου" σε μια νεότερη έκδοση (που να περιέχει φόρμες, εκθέσεις, ερωτήματα, μακροεντολές, όχι όμως πίνακες) και να τη συνδέσετε στους πίνακες του αρχείου παλαιότερης έκδοσης. Χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες διαδικασίες, ανεξάρτητα από το αν η βάση δεδομένων σας περιέχεται σε ένα αρχείο ή έχει ήδη διαχωριστεί σε μια εφαρμογή προσκηνίου/παρασκηνίου.

Χρήση ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access σε διαφορετικές εκδόσεις της Access

Εάν όλοι οι πίνακες, οι φόρμες και τα άλλα αντικείμενα της βάσης δεδομένων προηγούμενης έκδοσης της Access περιέχονται σε ένα αρχείο και θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων σε διαφορετικές εκδόσεις της Access, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων προσκηνίου σε μια νεότερη έκδοση και να τη συνδέσετε με το αρχικό αρχείο. Οι χρήστες με παλαιότερες εκδόσεις της Access μπορούν ακόμα να χρησιμοποιήσουν την αρχική βάση δεδομένων. Οι χρήστες με νεότερη έκδοση μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου, για να συνδεθούν στα ίδια δεδομένα. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές εκδόσεις προσκηνίου, εάν είναι απαραίτητο να προσαρμόσετε πολλές εκδόσεις της Access.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 1: Δημιουργία αντιγράφου της υπάρχουσας βάσης δεδομένων και αποθήκευσή του με νέα μορφή

Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία για να μετατρέψετε τη βάση δεδομένων σε οποιαδήποτε από τις τρεις πιο πρόσφατες μορφές: Access 2000, Access 2002-2003 ή Access 2007. Αυτή η εντολή διατηρεί την αρχική βάση δεδομένων στην αρχική της μορφή και δημιουργεί ένα αντίγραφο στη μορφή που θα επιλέξετε.

  1. Κλείστε το αρχείο της Access. Εάν το αρχείο είναι ένα αρχείο βάσης δεδομένων της Access πολλών χρηστών, το οποίο βρίσκεται σε ένα διακομιστή ή σε έναν κοινόχρηστο φάκελο, βεβαιωθείτε ότι δεν το έχει ανοίξει κάποιος άλλος.

  2. Εκκινήστε την Access 2010.

  3. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.

  4. Περιηγηθείτε στη θέση του αρχείου που θέλετε να μετατρέψετε και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ επάνω του για να το ανοίξετε.

    Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Βελτίωση βάσης δεδομένων και εμφανιστεί το ερώτημα, εάν θέλετε να βελτιώσετε τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι.

  5. Αν κατά την εκκίνηση της βάσης δεδομένων, ανοίξει μια φόρμα, κλείστε την.

  6. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως.

  7. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα βάση δεδομένων.

    Σημείωση: Εάν δεν αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σε διαφορετική θέση, το όνομά της πρέπει να είναι διαφορετικό από αυτό της αρχικής βάσης δεδομένων. Σε κάθε περίπτωση, συνήθως προτείνεται να χρησιμοποιείτε ένα διαφορετικό όνομα, ώστε να μπορείτε εύκολα να ξεχωρίσετε τη βάση δεδομένων προσκηνίου από τη βάση δεδομένων παρασκηνίου. Ωστόσο, εάν τη μετατρέπετε σε μορφή της Access 2007, η επέκταση του ονόματος αρχείου αλλάζει από .mdb σε .accdb, οπότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο όνομα αρχείου.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Διαιρέστε τη βάση δεδομένων και χρησιμοποιήστε το αρχικό αρχείο ως βάση δεδομένων παρασκηνίου

Διαιρέστε τη βάση δεδομένων, η οποία έχει μετατραπεί, ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία:

  • Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Μετακίνηση δεδομένων, επιλέξτε Βάση δεδομένων της Access. Εικόνα κουμπιού

  • Στο παράθυρο διαλόγου Λειτουργία διαίρεσης βάσεων δεδομένων, κάντε κλικ στο στοιχείο Διαίρεση βάσεων δεδομένων.

    Εάν θέλετε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, αλλά μπορείτε και απλώς να δημιουργήσετε ένα νέο αντίγραφο, χρησιμοποιώντας την αρχική βάση δεδομένων.

  • Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων παρασκηνίου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαίρεση.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Συνδέστε τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου στην αρχική βάση δεδομένων

  1. Διαγράψτε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου που δημιουργήθηκε από το εργαλείο "Διαίρεσης βάσεις δεδομένων"  — προσέχοντας να μη διαγράψετε την αρχική βάση δεδομένων σας.

  2. Συνδέστε τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου στους πίνακες της αρχικής βάσης δεδομένων: Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, επιλέξτε Διαχείριση συνδεδεμένων πινάκων. Εικόνα κουμπιού

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή όλων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Πάντα ερώτηση για νέα θέση.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK, μεταβείτε στην προηγούμενη έκδοση βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ επάνω της.

    Εάν όλα έχουν εκτελεστεί σωστά, τότε η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που δηλώνει ότι όλοι οι επιλεγμένοι συνδεδεμένοι πίνακες ανανεώθηκαν με επιτυχία.

Μπορείτε, πλέον, να βελτιώσετε τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου, ώστε να υποστηρίζει τις νέες δυνατότητες για χρήστες που διαθέτουν νεότερες εκδόσεις της Access. Οι χρήστες με παλαιότερες εκδόσεις μπορούν να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν τη βάση δεδομένων προηγούμενης έκδοσης.

Αρχή της σελίδας

Χρήση μιας εφαρμογής προσκηνίου/παρασκηνίου σε διάφορες εκδόσεις της Access

Εάν η βάση δεδομένων της Access είναι ήδη μια εφαρμογή προσκηνίου/παρασκηνίου, μπορείτε να μετατρέψετε τη βάση δεδομένων προσκηνίου στη νέα μορφή αρχείου. Δεν απαιτείται καμία αλλαγή για τη βάση δεδομένων παρασκηνίου.

Η διαδικασία που ακολουθεί σας δείχνει πώς να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως για να μετατρέψετε τη βάση δεδομένων προσκηνίου σε οποιαδήποτε από τις τρεις πιο πρόσφατες μορφές: Access 2000, Access 2002-2003 ή Access 2007. Αυτή η εντολή διατηρεί την αρχική βάση δεδομένων στην αρχική της μορφή και δημιουργεί ένα αντίγραφο στη μορφή που θα επιλέξετε.

  1. Κλείστε τη βάση δεδομένων προσκηνίου. Εάν το αρχείο είναι μια βάση δεδομένων πολλών χρηστών της Access που βρίσκεται σε ένα διακομιστή ή σε έναν κοινόχρηστο φάκελο, βεβαιωθείτε ότι δεν το έχει ανοικτό κανένας άλλος.

  2. Εκκινήστε την Access 2010.

  3. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.

  4. Μεταβείτε στη θέση της βάσης δεδομένων προσκηνίου και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ επάνω της για να την ανοίξετε.

    Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Βελτίωση βάσης δεδομένων και εμφανιστεί το ερώτημα, εάν θέλετε να βελτιώσετε τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι.

  5. Αν κατά την εκκίνηση της βάσης δεδομένων, εμφανιστεί μια φόρμα, κλείστε την.

  6. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως.

  7. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα βάση δεδομένων.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Μπορείτε να βελτιώσετε τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου, ώστε να υποστηρίζει τις νέες δυνατότητες.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×