Office
Είσοδος
Αυτόματη αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων

Αυτόματη αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων

Ο φάκελος εισερχομένων του Outlook μπορεί να γεμίσει γρήγορα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με νέα μηνύματα, απαντήσεις και προωθήσεις μηνυμάτων. Μέσα σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα, μπορεί να έχετε χιλιάδες μηνύματα. Διατηρήστε υπό έλεγχο τα εισερχόμενα και τους φακέλους του Outlook μετακινώντας τα παλαιότερα στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη. Χρησιμοποιήστε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση για αυτόματη εκτέλεση αυτής της ενέργειας.

Μπορείτε να αλλάξετε τη συχνότητα εκτέλεσης της Αυτόματης Αρχειοθέτησης, τη θέση αποθήκευσης των αρχειοθετημένων στοιχείων και το χρονικό διάστημα διατήρησης των στοιχείων από το Outlook πριν από την αρχειοθέτησή τους.

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους.

  2. Στην περιοχή Αυτόματη Αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

  3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε ν ημέρες και καθορίστε τη συχνότητα εκτέλεσης της Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

  4. Ορίστε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές θέλετε, όπως η διαγραφή παλιών στοιχείων από το Outlook αντί της αρχειοθέτησής τους.

    Συμβουλή: Οι επιλογές "Αρχειοθέτηση" και "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες εάν το προφίλ αλληλογραφίας σας συνδέεται σε ένα διακομιστή Exchange. Επίσης, είναι πιθανό η εταιρεία σας να διαθέτει πολιτική διατήρησης αλληλογραφίας που παρακάμπτει την Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του συστήματός σας για περισσότερες πληροφορίες.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ρυθμίσεις της Αυτόματης Αρχειοθέτησης, ανατρέξτε στο άρθρο Επεξήγηση ρυθμίσεων Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

Αλλαγή των ρυθμίσεων Αυτόματης Αρχειοθέτησης για μεμονωμένο φάκελο

  1. Στη λίστα φακέλων του Παραθύρου περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να αλλάξετε και επιλέξτε την εντολή Ιδιότητες.

  2. Στην καρτέλα Αυτόματη Αρχειοθέτηση, ορίστε τις επιλογές που θέλετε.

Την πρώτη φορά που θα εκτελέσετε το Outlook, η Αυτόματη Αρχειοθέτηση θα είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και θα εκτελείται κάθε 14 ημέρες. Μπορείτε να αλλάξετε τη συχνότητα εκτέλεσης της Αυτόματης Αρχειοθέτησης, να καθορίσετε το αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αρχειοθετημένων στοιχείων και να επιλέξετε πότε τα στοιχεία στους φακέλους του Outlook πρέπει να αρχειοθετηθούν.

  1. Επιλέξτε Εργαλεία > Επιλογές και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Άλλο.

  2. Επιλέξτε Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

    Αυτόματη Αρχειοθέτηση στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές εργαλείων

  3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε ν ημέρες και καθορίστε τη συχνότητα εκτέλεσης της Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

  4. Ορίστε τις επιλογές που θέλετε.

    • Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε    Επιλέξτε πόσο συχνά θέλετε να εκτελείται η Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Η αρχειοθέτηση πολλών στοιχείων ταυτόχρονα μπορεί να επιβραδύνει τον υπολογιστή σας. Επομένως, καλό είναι να επιλέξετε ένα χρονικό διάστημα που συντομεύει τη διαδικασία της Αυτόματης Αρχειοθέτησης. Σκεφτείτε πόσα στοιχεία λαμβάνετε σε μια συνηθισμένη ημέρα και προσαρμόστε το χρονικό διάστημα αναλόγως. Ειδοποίηση πριν από την εκτέλεση της Αυτόματης Αρχειοθέτησης    Ορίστε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε το Outlook να εμφανίζει ένα μήνυμα υπενθύμισης προτού η Αυτόματη Αρχειοθέτηση επεξεργαστεί τα στοιχεία του Outlook. Όταν εμφανιστεί το μήνυμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Όχι για να ακυρώσετε αυτήν την περίοδο λειτουργίας Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

    • Διαγραφή των στοιχείων που έχουν λήξει (μόνο σε φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)    Αυτή η επιλογή δεν είναι επιλεγμένη από προεπιλογή. Μπορείτε να επιλέξετε τη διαγραφή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά τη λήξη της περιόδου παλαιότητάς τους. Ο προεπιλεγμένος χρόνος για τα στοιχεία στο Πρόχειρο και τα Εισερχόμενα είναι έξι μήνες, και τρεις μήνες για τα στοιχεία στα Απεσταλμένα, αλλά μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις περιόδους χρησιμοποιώντας την επιλογή Εκκαθάριση στοιχείων παλαιότερων από.

    • Αρχειοθέτηση ή διαγραφή παλιών στοιχείων   Πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε η Αυτόματη Αρχειοθέτηση να διαγράφει ορισμένα ή όλα τα στοιχεία όταν λήγουν. Αυτή η επιλογή ενεργοποιεί τις άλλες επιλογές που σάς δίνουν τη δυνατότητα να αποφασίσετε ποια στοιχεία αρχειοθετούνται και ποια διαγράφονται όταν λήξει η περίοδος παλαιότητας. Στη συνέχεια, επιλέξτε πρόσθετες ρυθμίσεις για να εφαρμόσετε στην αρχειοθέτηση και τη διαγραφή.

      Σημείωση: Στο πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Αρχειοθέτηση, το στοιχείο "φάκελοι" αναφέρεται στις κύριες περιοχές δυνατοτήτων του Outlook, όπως ο φάκελος Ημερολόγιο και ο φάκελος Εργασία, και οι ανεξάρτητοι φάκελοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό συμβαίνει επειδή τα στοιχεία ημερολογίου και εργασιών είναι αποθηκευμένα στους αντίστοιχους φακέλους Ημερολόγιο και Εργασία.

    • Εμφάνιση του φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων    Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή, αν θέλετε ο φάκελος αρχειοθέτησης να εμφανίζεται μαζί με τους άλλους φακέλους εργασίας στο παράθυρο περιήγησης. Στον κεντρικό φάκελο Αρχειοθέτηση, μπορείτε να ανοίξετε τους υποφακέλους και να προβάλετε τα αρχειοθετημένα στοιχεία. Όταν προβάλετε τα αρχειοθετημένα στοιχεία σας, επαληθεύστε ότι έχουν αρχειοθετηθεί τα σωστά στοιχεία και μπορείτε επίσης να σύρετε τα στοιχεία που θέλετε σε έναν φάκελο εργασίας.

    • Εκκαθάριση στοιχείων παλιότερων από    Ενεργοποιήστε την προεπιλεγμένη ρύθμιση για την αρχειοθέτηση τα στοιχεία σας, σε ημέρες, εβδομάδες ή μήνες. Μπορείτε να ορίσετε μια περίοδο από μία ημέρα έως και 60 μήνες. "Εκκαθάριση" σημαίνει αρχειοθέτηση -αποθήκευση- στοιχείων. Δεν σημαίνει "Διαγραφή", εκτός και εάν έχετε καθορίσει αυτήν τη ρύθμιση για τους φακέλους σε άλλη θέση.

    • Μετακίνηση παλιών στοιχείων σε    Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για αυτή τη θέση είναι διαφορετική για υπολογιστές που εκτελούν λειτουργικά συστήματα Microsoft Windows Vista και Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Έγγραφα και ρυθμίσεις\χρήστης \Τοπικές ρυθμίσεις\Δεδομένα εφαρμογών\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Εάν θέλετε να ορίσετε έναν άλλο προορισμό για τα αρχειοθετημένα στοιχεία, μπορείτε να περιηγηθείτε και να ορίσετε μια διαφορετική θέση. Τα στοιχεία θα μετακινηθούν σε αυτήν τη θέση μετά από την περίοδο παλαιότητας.

      Σημείωση: Τα στοιχεία που αρχειοθετούνται σε μια επιλεγμένη θέση δεν διαγράφονται, εκτός εάν ανοίξετε τους φακέλους και τα διαγράψετε μη αυτόματα.

    • Οριστική διαγραφή στοιχείων   Αυτή η επιλογή διαγράφει αμέσως τα στοιχεία που έχουν λήξει, αντί να τα μετακινήσει στην προεπιλεγμένη θέση, σε έναν άλλο φάκελο που έχετε καθορίσει ή στον φάκελο "Διαγραμμένα".

    • Άμεση εφαρμογή των ρυθμίσεων σε όλους τους φακέλους    Αυτή η επιλογή εφαρμόζει τις ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών σας, σε όλους τους φακέλους σας. Για να καθορίσετε διαφορετικές ρυθμίσεις για έναν ή περισσότερους φακέλους, μην ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή. Αντί για αυτό, χρησιμοποιήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται κάτω από το κουμπί που εξηγούν πώς να ορίσετε ρυθμίσεις για μεμονωμένους φακέλους. Αυτές οι οδηγίες επίσης περιλαμβάνονται στην επόμενη ενότητα, "Αλλαγή των ρυθμίσεων Αυτόματης Αρχειοθέτησης για μεμονωμένο φάκελο." Οι αλλαγές που έγιναν σε συγκεκριμένους φακέλους ισχύουν μόνο για αυτούς τους φακέλους.

    • Πληροφορίες Πολιτικής διατήρησης    Στον οργανισμό σας, ένας διαχειριστής συστήματος μπορεί να ορίσει πολιτικές διατήρησης που καθορίζουν πότε και πώς στα στοιχεία του γραμματοκιβωτίου σας γίνεται Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Μπορείτε να προβάλετε τις πολιτικές εδώ, αλλά δεν μπορείτε να τις αλλάξετε χωρίς τα κατάλληλα δικαιώματα.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αλλαγή των ρυθμίσεων Αυτόματης Αρχειοθέτησης για μεμονωμένο φάκελο

  1. Στη λίστα φακέλων στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον φάκελο που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

  3. Ορίστε τις επιλογές που θέλετε.

    Σημείωση: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ρυθμίσεις, ανατρέξτε στο Βήμα 4 στην παραπάνω ενότητα "Αναθεώρηση ή αλλαγή των προεπιλεγμένων ρυθμίσεων αυτόματης αρχειοθέτησης."

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×