Office
Είσοδος

Αρχειοθέτηση στο Outlook 2016 για Windows

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι να αρχειοθετήσετε μηνύματα στο Outlook 2016. Οι μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξαρτώνται από το αν χρησιμοποιείτε το Outlook 2016 με έναν λογαριασμό Office 365 για επιχειρήσεις, έναν λογαριασμό Exchange ή άλλους τύπους λογαριασμών, όπως είναι οι λογαριασμοί Outlook.com, Gmail, POP ή IMAP.

Όλοι οι λογαριασμοί στο Outlook 2016 έχουν πρόσβαση σε έναν φάκελο Αρχειοθήκη. Ο φάκελος Αρχειοθήκη είναι ένας από τους προεπιλεγμένους φακέλους του Outlook, όπως είναι τα Εισερχόμενα, τα Απεσταλμένα και ο φάκελος "Διαγραμμένα". Δεν μπορείτε να διαγράψετε τον φάκελο Αρχειοθήκη. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με έναν λογαριασμό Exchange ή Exchange Online, ισχύουν οι πολιτικές φακέλου, όπως είναι οι πολιτικές διατήρησης, για τον φάκελο Αρχειοθήκη.

Η μετακίνηση των μηνυμάτων στον φάκελο Αρχειοθήκη με τη χρήση του κουμπιού "Αρχειοθέτηση" δεν μειώνει το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου. Εάν θέλετε να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Ηλεκτρονική αρχειοθήκη στο Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις ή τη λειτουργία Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

Αρχειοθέτηση μηνυμάτων με μία μόνο ενέργεια στο Outlook 2016

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Αρχειοθέτηση", στην ομάδα "Διαγραφή" της κορδέλας, για να μετακινήσετε ένα ή περισσότερα μηνύματα στο φάκελο Αρχειοθέτηση χωρίς να τα διαγράψετε. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα από τη χρήση της Αρχειοθέτησης.

  • Τα αρχειοθετημένα στοιχεία παραμένουν εύκολα στην εύρεση από το πλαίσιο αναζήτησης ή με μετάβαση στον φάκελο Αρχειοθήκη. Από προεπιλογή, όταν πληκτρολογείτε έναν όρο στο πλαίσιο αναζήτησης, το Outlook 2016 κάνει αναζήτηση σε όλους τους φακέλους του γραμματοκιβωτίου.

  • Τα στοιχεία παραμένουν διαθέσιμα στο τηλέφωνο ή τις άλλες συσκευές σας μέσω του φακέλου Αρχειοθήκη

Αρχειοθέτηση στοιχείων στο Outlook 2016

  1. Επιλέξτε ένα ή περισσότερα μηνύματα από τα Εισερχόμενα ή άλλον φάκελο για να τα αρχειοθετήσετε.

  2. Στην ομάδα Διαγραφή, επιλέξτε Αρχειοθέτηση. Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Backspace για να αρχειοθετήσετε άμεσα ένα ή περισσότερα επιλεγμένα μηνύματα. 

    Αρχειοθέτηση με ένα κλικ

    Σημείωση: Ο φάκελος Αρχειοθήκη υπάρχει ήδη, ακόμη και αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ξανά τη λειτουργία. Θα τον βρείτε στη λίστα φακέλων του Outlook. Εάν ο φάκελος δεν εμφανίζεται και χρησιμοποιείτε το Outlook 2016, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο > Λογαριασμός του Office > Επιλογές ενημέρωσης > Άμεση ενημέρωση.

  3. Τα μηνύματά σας θα μετακινηθούν στο φάκελο Αρχειοθήκη. Εάν αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα κατά λάθος, μεταβείτε στο φάκελο Αρχειοθήκη και μετακινήστε ξανά το μήνυμα στα Εισερχόμενά σας.

Σημείωση: Το κουμπί Αρχειοθέτηση εμφανίζεται μόνο στο Outlook 2016. Στις παλαιότερες εκδόσεις του Outlook δεν υπάρχει κουμπί Αρχειοθέτηση στην κορδέλα.

Αρχειοθέτηση μηνυμάτων με τη χρήση του πληκτρολογίου

Μπορείτε να αρχειοθετήσετε ένα ή περισσότερα επιλεγμένα μηνύματα κάνοντας κλικ στο πλήκτρο Backspace. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Delete , τα μηνύματα θα μεταφερθούν στον φάκελο Διαγραμμένα. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τη συμπεριφορά του πλήκτρου Backspace.

Πώς μπορώ να βρω τον φάκελο Αρχειοθήκη;

Ο φάκελος Αρχειοθήκη βρίσκεται στη λίστα φακέλων. Για να δείτε τη λίστα φακέλων, επιλέξτε Προβολή Παράθυρο φακέλων, Κανονικό.

Στο μενού του Παραθύρου φακέλων είναι επιλεγμένο το στυλ "Βασικό".

Πώς μπορώ να κάνω αναζήτηση στον φάκελο Αρχειοθήκη;

Από προεπιλογή, όταν κάνετε αναζήτηση για στοιχεία Outlook μέσω της δυνατότητας "Αναζήτηση σε Τρέχον γραμματοκιβώτιο" που εμφανίζεται στο επάνω μέρος της λίστας φακέλων, το Outlook κάνει αναζήτηση σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο.

Κάντε αναζήτηση στο γραμματοκιβώτιό σας

Εάν θέλετε να περιορίσετε την αναζήτηση μόνο στον φάκελο Αρχειοθήκη, επιλέξτε πρώτα τον φάκελο Αρχειοθήκη στη λίστα φακέλων. Το πλαίσιο αναζήτησης θα πραγματοποιήσει τώρα αναζήτηση μόνο στον φάκελο Αρχειοθήκη.

Κάντε αναζήτηση στον φάκελο αρχειοθέτησης

Με ποιον τρόπο διαφέρει από την Ηλεκτρονική αρχειοθήκη;

Η Ηλεκτρονική αρχειοθήκη είναι μια δυνατότητα για τους εταιρικούς πελάτες του Office 365 που διαθέτουν ασυνήθιστα μεγάλα γραμματοκιβώτια. Αυτοί οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια Ηλεκτρονική αρχειοθήκη για να αποφύγουν τη διαγραφή παλιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η Ηλεκτρονική αρχειοθήκη ενός χρήστη λειτουργεί περίπου όπως ένας δεύτερος λογαριασμός στο Outlook με τη δική του δομή φακέλων. Ως αποτέλεσμα, δεν περιλαμβάνεται στις αναζητήσεις που εκτελούνται από τα Εισερχόμενα.

Εάν είναι ενεργοποιημένη η ηλεκτρονική αρχειοθήκη, οι διαχειριστές και οι χρήστες μπορούν να ρυθμίσουν τα γραμματοκιβώτιά τους για αυτόματη μετακίνηση των παλιών μηνυμάτων στην Ηλεκτρονική αρχειοθήκη, χρησιμοποιώντας πολιτικές αρχειοθέτησης.

Πότε πρέπει να χρησιμοποιώ τον φάκελο Αρχειοθήκη και πότε την Ηλεκτρονική αρχειοθήκη;

Συνιστάται να χρησιμοποιείτε τον φάκελο Αρχειοθήκη για να μην διατηρούνται στα Εισερχόμενά σας μηνύματα στα οποία έχετε ήδη απαντήσει ή για τα οποία έχετε πραγματοποιήσει κάποια ενέργεια. Θεωρήστε τον φάκελο Αρχειοθήκη σαν έναν φάκελο αρχείων. Μπορείτε να αποθηκεύετε στοιχεία στον φάκελο Αρχειοθήκη και να αποκτάτε εύκολα πρόσβαση σε αυτά. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε μηνύματα ή να τα μετακινήσετε σε συγκεκριμένους φακέλους, εάν αυτό σας ταιριάζει περισσότερο.

Για τους χρήστες που διαθέτουν μεγάλα γραμματοκιβώτια σε έναν οργανισμό Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις, συνιστάται στους διαχειριστές να ορίσουν μια πολιτική αρχειοθέτησης που μετακινεί στοιχεία σε μια Ηλεκτρονική αρχειοθήκη μετά από ένα έτος ή λιγότερο εάν οι χρήστες φτάσουν το όριο του γραμματοκιβωτίου τους πιο γρήγορα. Αυτό εξασφαλίζει ότι οι χρήστες δεν χρειάζεται να διαγράφουν παλιά μηνύματα για να δημιουργήσουν χώρο για νέα. Τα μηνύματα που είναι παλαιότερα από τον καθορισμένο χρόνο μπορούν να μετακινηθούν τόσο από τον φάκελο Εισερχόμενα όσο και από τον τοπικό φάκελο Αρχειοθήκη.

Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με την αρχειοθέτηση

Όχι. Ο φάκελος Αρχειοθήκη είναι ένας από τους προεπιλεγμένους φακέλους συστήματος του Outlook και δεν είναι δυνατή η μετονομασία, η μετακίνηση ή η διαγραφή του.

Η Αρχειοθέτηση είναι μια καλά κατανοητή δυνατότητα που υπάρχει ήδη στο Outlook Mobile, το Outlook Web App και το Outlook.com, καθώς ακόμη σε και άλλες υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail. Επειδή αυτό είναι ένα καθιερωμένο όνομα και, επειδή η Ηλεκτρονική αρχειοθήκη είναι μια εξαιρετική δυνατότητα, αποφασίσαμε να χρησιμοποιήσουμε παρόμοιους όρους.

Η Αυτόματη Αρχειοθέτηση είναι μια παλαιότερη δυνατότητα του Outlook που επιτρέπει την αυτόματη μετακίνηση παλιών μηνυμάτων σε ένα αρχείο .pst. Αυτό σημαίνει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταργούνται από τον διακομιστή και είναι πιο δύσκολο να αναζητηθούν. Εάν ο σκληρός δίσκος που περιέχει το αρχείο AutoArchive.pst δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί, τα μηνύματα θα χαθούν. Η Ηλεκτρονική αρχειοθήκη αντικαθιστά την Αυτόματη Αρχειοθέτηση στο επίπεδο των μεγάλων επιχειρήσεων.

Η Αυτόματη Αρχειοθέτηση εξακολουθεί να μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν δεν έχετε Ηλεκτρονική αρχειοθήκη, καθώς και εάν το τμήμα ΙΤ σας δεν έχει απενεργοποιήσει αυτή τη λειτουργία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Αυτόματη Αρχειοθέτηση στο Outlook 2016, ανατρέξτε στο θέμα Αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων με μη αυτόματο τρόπο στο Outlook για Windows.

Η Αρχειοθέτηση είναι ευρέως διαθέσιμη στο Outlook για Windows, το Outlook Mobile, το Outlook στο Web, και το Outlook.com. Η δυνατότητα Αρχειοθέτηση δεν μπορεί να απενεργοποιηθεί χρησιμοποιώντας την πολιτική ομάδας.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×