Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Αρχειοθέτηση ολοκληρωμένου έργου στον Project Server 2010

Αφού ολοκληρώσετε ένα έργο, είναι πιθανό ότι δεν θα χρειάζεστε πλέον άμεση πρόσβαση σε αυτό και μπορεί να θέλετε να το αποκρύψετε από το να εμφανίζεται στο κέντρο έργων και στις προβολές εργασίας των μελών της ομάδας. Η αρχειοθέτηση και η απόκρυψη ολοκληρωμένων έργων μειώνει την "ακαταστασία" σε αυτές τις προβολές και βοηθά τους χρήστες να μην κάνουν αλλαγές σε έργα που δεν είναι πλέον ενεργά.

Υπάρχει μία "τυπική" μέθοδος για την αποτελεσματική αρχειοθέτηση έργων με τη χρήση Microsoft Project Server 2010. Εάν αυτή η μέθοδος δεν ικανοποιεί τις ανάγκες σας, υπάρχουν ορισμένες εναλλακτικές μέθοδοι που μπορεί να είναι πιο κατάλληλες για τον οργανισμό σας. Αυτό το άρθρο καλύπτει αυτές τις μεθόδους, καθώς και τις βέλτιστες πρακτικές για τη μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση.

Σε αυτό το άρθρο

Αρχειοθέτηση ενός έργου με χρήση της τυπικής μεθόδου

Βήμα 1: Κατάργηση δημοσίευσης όλων των εργασιών του Project

Βήμα 2: Απενεργοποίηση ενημερώσεων στην εργασία σύνοψης έργου

Βήμα 3: ρύθμιση ομάδας ασφαλείας για χρήστες που δεν είναι διαχειριστές

Βήμα 4: ρύθμιση κατηγορίας ασφάλειας αρχειοθέτησης

Βήμα 5: αρχειοθέτηση της τοποθεσίας ομάδας έργου

Αρχειοθέτηση ενός έργου με χρήση μιας εναλλακτικής μεθόδου

Βέλτιστες πρακτικές για τη μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση

Αρχειοθέτηση ενός έργου με χρήση της τυπικής μεθόδου

Η τυπική μέθοδος για την αρχειοθέτηση ενός έργου είναι μια διαδικασία πολλών βημάτων:

  • Βήμα 1: Κατάργηση δημοσίευσης όλων των εργασιών του Project

  • Βήμα 2: Απενεργοποίηση ενημερώσεων στην εργασία σύνοψης έργου

  • Βήμα 3: ρύθμιση ομάδας ασφαλείας για χρήστες που δεν είναι διαχειριστές

  • Βήμα 4: ρύθμιση κατηγορίας ασφάλειας αρχειοθέτησης

  • Βήμα 5: αρχειοθέτηση της τοποθεσίας ομάδας έργου

Αυτά τα βήματα εκτελούνται από το διαχειριστή έργου και από το διαχειριστή, όπως σημειώνεται σε καθεμία από τις παρακάτω ενότητες.

Βήμα 1: Κατάργηση δημοσίευσης όλων των εργασιών του Project

Εάν το έργο έχει ήδη δημοσιευτεί στα μέλη της ομάδας και τώρα θέλετε να καταργήσετε το έργο και τις εργασίες του από τις προβολές τους, τότε ο διαχειριστής έργου θα πρέπει να καταργήσει τη δημοσίευση όλων των εργασιών στο έργο που αρχειοθετείτε. Ο διαχειριστής έργου μπορεί να ξεκινήσει αυτήν τη διαδικασία στο Microsoft Project Web App, αλλά η διαδικασία κατάργησης της δημοσίευσης γίνεται στο Microsoft Project Professional 2010.

Σημείωση:  Η κατάργηση της δημοσίευσης μιας εργασίας δεν καταργεί οποιαδήποτε αποδεκτή και εφαρμοσμένη εργασία από το έργο. Ωστόσο, διαγράφεται οποιοδήποτε ιστορικό έγκρισης ενημέρωσης που σχετίζεται με μια εργασία.

Για να καταργήσετε τη δημοσίευση όλων των εργασιών του Project:

  1. Στη γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή έργα, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο έργων.

  2. Κάντε κλικ στο όνομα του έργου που αρχειοθετείτε στη στήλη όνομα έργου .

  3. Στην καρτέλα εργασία , στην ομάδα έργο , κάντε κλικ στο βέλος στο κουμπί Επεξεργασία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή στο Project Professional.

  4. Στο Project Professional 2010, μετακινηθείτε με κύλιση στη στήλη του δεξιού τμήματος του τμήματος πίνακα της προβολής γραφήματος Gantt , κάντε κλικ στην κεφαλίδα Προσθήκη νέας στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση. Εάν η προβολή " Γράφημα Gantt " έχει ήδη εμφανιστεί η στήλη " Δημοσίευση ", παραλείψτε αυτό το βήμα.

  5. Στη στήλη Δημοσίευση για κάθε εργασία στο έργο, κάντε κλικ στην επιλογή Όχι.

    Συμβουλή:  Για να επιταχύνετε αυτή τη διαδικασία για μεγαλύτερα έργα, ορίστε την πρώτη εργασία σε Όχι. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στη λαβή στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού και σύρετέ την για να αντιγράψετε τα περιεχόμενα του κελιού στη στήλη Δημοσίευση .

  6. Στην καρτέλα αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

  7. Μετά τη δημοσίευση του έργου, κλείστε και επιλέξτε το έργο.

Βήμα 2: Απενεργοποίηση ενημερώσεων στην εργασία σύνοψης έργου

Στη συνέχεια, ο διαχειριστής έργου ίσως χρειαστεί να απενεργοποιήσει τις ενημερώσεις στην εργασία σύνοψης έργου, έτσι ώστε να μην είναι δυνατή η αναφορά φύλλου κατανομής χρόνου.

Για να απενεργοποιήσετε τις ενημερώσεις στην εργασία σύνοψης έργου:

  1. Στη γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή έργα, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο έργων.

  2. Κάντε κλικ στο όνομα του έργου που αρχειοθετείτε στη στήλη όνομα έργου .

  3. Στην καρτέλα Επιλογές , στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εργασία σύνοψης έργου .

  4. Στην καρτέλα Επιλογές , στην ομάδα εργασίες , κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο σε ενημερώσεις.

  5. Στην ενότητα επιλογή εργασιών , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για την εργασία σύνοψης έργου (το αναγνωριστικό είναι 0) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

Βήμα 3: ρύθμιση ομάδας ασφαλείας για χρήστες που δεν είναι διαχειριστές

Αφού ο διαχειριστής έργου προετοιμάσει το έργο για αρχειοθέτηση, ο διαχειριστής δημιουργεί μια ομάδα ασφαλείας που περιέχει όλους τους χρήστες, εκτός από τους διαχειριστές.

Για να δημιουργήσετε μια ομάδα ασφαλείας για χρήστες που δεν είναι διαχειριστές:

  1. Στη γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις διακομιστή.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις διακομιστή , στην περιοχή ασφάλεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση ομάδων.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ομάδα.

  4. Στην ενότητα πληροφορίες ομάδας , πληκτρολογήστε όλους τους χρήστες που δεν είναι διαχειριστές στο πλαίσιο όνομα ομάδας .

  5. Στην ενότητα χρήστες , στο πλαίσιο Διαθέσιμοι χρήστες , επιλέξτε τα ονόματα όλων των χρηστών που δεν είναι διαχειριστές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να τα μετακινήσετε στο πλαίσιο Επιλεγμένοι χρήστες .

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Βήμα 4: ρύθμιση κατηγορίας ασφάλειας αρχειοθέτησης

Όταν ο διαχειριστής έχει δημιουργήσει την ομάδα " Όλοι οι χρήστες που δεν είναι διαχειριστές ", το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια κατηγορία ασφάλειας αρχειοθέτησης . Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ο διαχειριστής επιλέγει ποια έργα θα αρχειοθετήσετε, συμπεριλαμβάνοντας τα σε αυτή την κατηγορία.

Για να δημιουργήσετε μια κατηγορία ασφάλειας αρχειοθέτησης:

  1. Στη γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις διακομιστή.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις διακομιστή , στην περιοχή ασφάλεια, κάντε κλικ στην επιλογή διαχείριση κατηγοριών.

  3. Στη σελίδα διαχείριση κατηγοριών , κάντε κλικ στην επιλογή νέα κατηγορία.

  4. Στην ενότητα όνομα και περιγραφή , πληκτρολογήστε Αρχειοθέτηση στο πλαίσιο όνομα κατηγορίας .

  5. Στην ενότητα χρήστες και ομάδες , στην περιοχή Διαθέσιμοι χρήστες και ομάδες, κάντε κλικ στην επιλογή Όλοι οι χρήστες που δεν είναι διαχειριστέςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να μετακινήσετε την ομάδα στο πλαίσιο χρήστες και ομάδες με δικαιώματα .

  6. Στην περιοχή δικαιώματα για όλους τους χρήστες που δεν είναι διαχειριστές (ομάδα), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου άρνηση για όλα τα δικαιώματα.

    Συμβουλή:  Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου άρνηση για κάθε κόμβο δικαιωμάτων ανώτατου επιπέδου (έργο και πόρος) για να αρνηθείτε όλα τα δικαιώματα που έχουν εσοχή κάτω από κάθε κόμβο.

  7. Στην ενότητα έργα , επιλέξτε μόνο τα έργαπου υποδεικνύονται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του έργου που αρχειοθετείτε στο πλαίσιο διαθέσιμα έργα .

    Σημείωση:  Φροντίστε να μην επιλέξετε κανένα από τα πλαίσια ελέγχου που παρατίθενται στην περιοχή εφαρμογή των παραπάνω δικαιωμάτων ασφαλείας του Project σε όλα τα έργα όπου. Η ενέργεια αυτή μπορεί να δημιουργήσει ζητήματα δικαιωμάτων σε άλλα έργα και πόρους.

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να μετακινήσετε το έργο στο πλαίσιο Επιλεγμένα έργα .

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Βήμα 5: αρχειοθέτηση της τοποθεσίας ομάδας έργου

Πολλά έργα χρησιμοποιούν τη συσχετισμένη τοποθεσία ομάδας έργου για να συλλέξουν πληροφορίες που συμπληρώνουν το χρονοδιάγραμμα του έργου. Μπορεί να θέλετε να βεβαιωθείτε ότι αυτές οι πληροφορίες αρχειοθετούνται επίσης. Microsoft SharePoint Server 2010 ενεργοποιεί το πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε επίπεδο τοποθεσίας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο διαχειριστής ολοκληρώνει αυτό το βήμα, ανατρέξτε στο θέμα εξαγωγή τοποθεσίας, λίστας ή βιβλιοθήκης εγγράφων (SharePoint Server 2010).

Αφού δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας της τοποθεσίας, ο διαχειριστής μπορεί να διαγράψει την τοποθεσία.

Για να διαγράψετε μια τοποθεσία ομάδας έργου:

  1. Στη γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις διακομιστή.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις διακομιστή , στην περιοχή λειτουργικές πολιτικές, κάντε κλικ στην επιλογή τοποθεσίες έργου.

  3. Κάντε κλικ στη γραμμή που περιέχει την τοποθεσία ομάδας έργου που έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή τοποθεσίας.

  4. Επιλέξτε OK για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή.

Αρχή της σελίδας

Αρχειοθέτηση ενός έργου με χρήση μιας εναλλακτικής μεθόδου

Η τυπική μέθοδος αρχειοθέτησης είναι διεξοδική και επιτρέπει την ανάκτηση, εάν τη χρειάζεστε. Ωστόσο, η εκτεταμένη αρχειοθέτηση δεν είναι πάντα αυτό που χρειάζεται ένας οργανισμός. Ορισμένες φορές, η απόκρυψη ολοκληρωμένων έργων από την προβολή ή η αποθήκευση ενός έργου σε τοπικό επίπεδο είναι αρκετή για να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις αρχειοθέτησης.

Εάν η τυπική μέθοδος αρχειοθέτησης δεν φαίνεται να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, ακολουθούν ορισμένες εναλλακτικές λύσεις:

  • Απόκρυψη του έργου στο κέντρο έργων    Εάν θέλετε απλώς να αποκρύψετε ολοκληρωμένα έργα στο κέντρο έργων, μπορείτε να προσθέσετε μια σημαία αρχειοθέτησης στη σελίδα λεπτομερειών έργου και, στη συνέχεια, να φιλτράρετε μια προβολή Κέντρου έργων για να εμφανίσετε μόνο τα έργα όπου έχει καθοριστεί η σημαία αρχειοθέτησης σε " Όχι".

  • Κατάργηση του έργου από την πρόχειρη βάση δεδομένων    Μια άλλη επιλογή είναι να βεβαιωθείτε ότι το έργο έχει δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας στη βάση δεδομένων αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, διαγράψτε το έργο από τις βάσεις δεδομένων Προχείρου, δημοσιευμένουκαι αναφοράς . Εάν χρειάζεστε δεδομένα από το αρχειοθετημένο έργο αργότερα, χρησιμοποιήστε την επιλογή " Διαχείριση επαναφοράς " στη σελίδα " Ρυθμίσεις διακομιστή " για να το επαναφέρετε στη βάση δεδομένων "Πρόχειρο" και, στη συνέχεια, δημοσιεύστε ξανά το έργο.

  • Αποθηκεύστε το έργο ως. MPP αρχείο    Εάν θέλετε να καταργήσετε πλήρως το έργο από τον Project Server, μια άλλη επιλογή είναι να ανοίξετε το έργο από τον Project Server χρησιμοποιώντας το Project Professional 2010 και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε το έργο ως αρχείο MPP. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα με τίτλο "Αποθήκευση του έργου σας τοπικά", στο θέμα Αποθήκευση έργου. Συνιστούμε να αποθηκεύσετε το έργο με όλα τα προσαρμοσμένα δεδομένα πεδίου, έτσι ώστε το MPP αρχείο να απομονωθεί από τυχόν πρόσθετες αλλαγές που έγιναν στα προσαρμοσμένα πεδία στον Project Server. Μετά την αποθήκευση και τη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας του έργου ως αρχείου MPP, μπορεί να διαγραφεί από τον Project Server. Εάν πρέπει να ανακτήσετε το έργο σε μεταγενέστερη ημερομηνία, μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο MPP στο Project Professional 2010 ενώ είστε συνδεδεμένοι στον Project Server και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε το έργο στο διακομιστή.

Σημείωση:  Η χρήση αυτής της μεθόδου θα διακόψει τυχόν συνδέσεις παραδοτέου, ζητήματος και κινδύνου μεταξύ του έργου και της τοποθεσίας ομάδας έργου στον Project Server.

Αρχή της σελίδας

Βέλτιστες πρακτικές για τη μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση

Κατά καιρούς, η μορφή αρχείου MPP του Project, τα σχήματα βάσης δεδομένων περιεχομένου του Project Server και τα σχήματα τοποθεσίας του SharePoint μπορούν να αλλάξουν ώστε να αντικατοπτρίζουν τις νέες δυνατότητες. Αυτό μπορεί να έχει αντίκτυπο στη συμβατότητα με παλαιότερες εκδόσεις, στον βαθμό που ένα έργο που έχει αποθηκευτεί ως αρχείο MPP, ένα παλιό αντίγραφο ασφαλείας μιας βάσης δεδομένων περιεχομένου του Project Server ή ένα αντίγραφο ασφαλείας τοποθεσίας ομάδας έργου ενδέχεται να μην μπορεί να χρησιμοποιηθεί αμέσως.

Μια βέλτιστη πρακτική είναι να σχεδιάζετε πάντα να συμπεριλάβετε το αρχειοθετημένο περιεχόμενό σας στον προγραμματισμό αναβάθμισης. Αυτό μειώνει το χρόνο για την ανάκτηση ενός παλαιού έργου που μπορεί να απαιτήσει διάφορα βήματα αναβάθμισης διαφορετικά.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×