Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Αρχειοθέτηση δεδομένων της Access

Μπορείτε να διατηρήσετε τις βάσεις δεδομένων της Microsoft Access οργανωμένες και διαχειρίσιμες, πραγματοποιώντας περιοδική αρχειοθέτηση παλαιών ή ανενεργών εγγραφών. Μπορείτε να αρχειοθετήσετε όλους τους πίνακες σε μια βάση δεδομένων, συγκεκριμένους πίνακες ή μόνο συγκεκριμένες εγγραφές — για παράδειγμα, εγγραφές που είναι παλαιότερες από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτό το θέμα εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τρεις διαφορετικές επιλογές για την αρχειοθέτηση των δεδομένων στη βάση δεδομένων της Access.

Σε αυτό το άρθρο

Πότε θα πρέπει να εξετάσετε την αρχειοθέτηση;

Περιοδική αντικατάσταση πίνακα

Περιοδική αντικατάσταση όλων των πινάκων

Περιοδική μετακίνηση εγγραφών σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης

Πότε θα πρέπει να εξετάσετε την αρχειοθέτηση;

Όταν μια βάση δεδομένων στον υπολογιστή σας περιέχει δεδομένα που δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε πλέον, αλλά θέλετε να διατηρήσετε αυτά τα δεδομένα εύχρηστα σε περίπτωση που τα χρειαστείτε κάποια στιγμή ή για να ικανοποιήσετε μια πολιτική διατήρησης δεδομένων, η αρχειοθέτηση είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρήσετε αυτά τα δεδομένα. Η αρχειοθέτηση χρησιμοποιείται επίσης συχνά για τη διατήρηση δεδομένων με βάση μια συνθήκη ημερομηνίας, όπως στο τέλους ενός μήνα.

Τρόποι αρχειοθέτησης δεδομένων

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει μεθόδους για την αρχειοθέτηση δεδομένων, μια περιγραφή της μεθόδου, επεξήγηση του πότε πρέπει να χρησιμοποιείτε κάθε μέθοδο και άλλα συγκεκριμένα θέματα για τη μέθοδο.

Μέθοδος

Περιγραφή

Χρήση όταν...

Άλλα θέματα

Περιοδική αντικατάσταση πίνακα

Πραγματοποιεί περιοδικά ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης ενός συγκεκριμένου πίνακα και αντικαθιστά αυτόν τον πίνακα με ένα νέο, κενό αντίγραφο πίνακα.

Όλες οι εγγραφές σε έναν πίνακα ικανοποιούν τις συνθήκες που χρησιμοποιείτε για να καθορίσετε εάν θα αρχειοθετηθεί.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: έχετε έναν πίνακα που αποθηκεύει ημερήσιες ακραίες θερμοκρασίες. Κάθε χρόνο, αρχειοθετείτε τον πίνακα και ξεκινάτε με έναν άδειο.

Περιοδική αντικατάσταση όλων των πινάκων

Να δημιουργείτε περιοδικά ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης της βάσης δεδομένων παρασκηνίου και, στη συνέχεια, να αντικαθιστάτε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου με μια νέα, κενή. Απαιτεί μια διαιρεμένη βάση δεδομένων (μια βάση δεδομένων που περιλαμβάνει: ένα αρχείο βάσης δεδομένων παρασκηνίου που περιέχει όλους τους πίνακες, καθώς και ένα αρχείο βάσης δεδομένων προσκηνίου που περιέχει όλα τα άλλα αντικείμενα της βάσης δεδομένων).

Όλες οι εγγραφές στους περισσότερους από τους πίνακες μιας βάσης δεδομένων ικανοποιούν τη Συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε εάν θα αρχειοθετηθεί.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: η βάση δεδομένων αποτελείται από αρκετούς πίνακες με διαφορετικά είδη μετεωρολογικών δεδομένων. Κάθε έτος, αρχειοθετείτε όλους τους πίνακες.

  • Εάν έχετε οποιουσδήποτε πίνακες αναζήτησης (πίνακες που χρησιμοποιείτε για την αποθήκευση τιμών για αναζήτηση, τέτοιους ταχυδρομικούς κώδικες ή τμήματα), ίσως χρειαστεί να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα στη νέα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  • Πρέπει να αρχειοθετήσετε τη βάση δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή για αυτήν τη μέθοδο.

Περιοδική μετακίνηση εγγραφών σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης

Εκτελεί περιοδικά ένα ερώτημα που επιλέγει τις εγγραφές για αρχειοθέτηση και προσθέτει τα δεδομένα σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, εκτελείτε ένα ερώτημα για να επιλέγετε τις ίδιες εγγραφές (από τον αρχικό πίνακα) και να τις διαγράφετε.

Ορισμένες από τις εγγραφές σε έναν πίνακα ικανοποιούν τη Συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να καθορίσετε εάν θα αρχειοθετείτε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: θέλετε να αρχειοθετήσετε συναλλαγές βιβλιοθήκης (ανάληψη ελέγχου) Εάν η ημερομηνία που έχει επιλεγεί είναι τουλάχιστον ενός έτους.

  • Ίσως χρειαστεί να επιλύσετε ακεραιότητα αναφορών, ειδικά εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε βρίσκονται στη μία πλευρά μιας σχέση ένα-προς-πολλά. Ανατρέξτε στην ενότητα σχετικά με την εργασία γύρω από την ακεραιότητα αναφορών για περισσότερες πληροφορίες.

Προειδοποίηση: Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε παραμέτρους στα ερωτήματά σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια φόρμα για να χειριστείτε τις παραμέτρους. Διαφορετικά, κινδυνεύετε να χάσετε δεδομένα.

Εργασία γύρω από την ακεραιότητα αναφορών

Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε σχετίζονται με εγγραφές σε άλλους πίνακες, ίσως χρειαστεί να επιλύσετε τη σχέση. Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι "θυγατρικές" εγγραφές (ανήκουν στην πλευρά "πολλά" μιας σχέση ένα-προς-πολλά ), μπορείτε πιθανώς να τις αρχειοθετήσετε με ασφάλεια χωρίς να ανησυχείτε. Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι "γονικές" εγγραφές (ανήκουν στην πλευρά "ένα" μιας σχέση ένα-προς-πολλά ), όταν τις αρχειοθετήσετε οι σχετικές εγγραφές "θυγατρικές" μπορούν:

  • Να μην μπορείτε να διαγράψετε τις "γονικές" εγγραφές. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα, εάν έχετε ήδη προσαρτήσει τις "γονικές" εγγραφές στον πίνακα αρχειοθέτησης.

    -Ή -

  • Γίνετε "ορφανά" — εγγραφές που ανήκουν σε ένα "γονικό" που δεν υπάρχει. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στην ακεραιότητα και τη λειτουργικότητα των δεδομένων στη βάση δεδομένων σας, τα οποία χρησιμοποιούν τις "ορφανές" εγγραφές.

Για να λάβετε υπόψη την ακεραιότητα αναφορών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Προσδιορίστε ποιες εγγραφές "θυγατρικές" ανήκουν στις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Για παράδειγμα, για να αρχειοθετήσετε εγγραφές περιουσιακών στοιχείων που δανείζονται σε μια βιβλιοθήκη, προσδιορίστε πρώτα εάν υπάρχουν ανοικτές συναλλαγές σε αυτά τα περιουσιακά στοιχεία, δηλαδή, εάν έχουν γίνει ανάληψη ελέγχου των περιουσιακών στοιχείων αλλά δεν επιστρέφονται.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν οι εγγραφές "θυγατρικές" μπορούν πάντα να διαγραφούν με ασφάλεια, βεβαιωθείτε ότι η σχέση επιβάλλει την ακεραιότητα αναφορών, με διαδοχικές διαγραφές. Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζεται ότι όλες οι σχετικές εγγραφές "θυγατρικές" θα διαγραφούν.

    • Εάν οι εγγραφές "θυγατρικές" δεν είναι δυνατό να διαγραφούν πάντα με ασφάλεια, εξετάστε το ενδεχόμενο αρχειοθέτησης όλων των πινάκων στη βάση δεδομένων.

    • Δημιουργήστε ένα ερώτημα που επιλέγει τις "γονικές" εγγραφές που δεν έχουν "θυγατρικές" εγγραφές. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτό το πρώτο ερώτημα για να δημιουργήσετε τα ερωτήματα αρχειοθέτησης (ανατρέξτε στην ενότητα περιοδικές μετακινήσεις εγγραφών σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης), αντί να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα "γονικό".

Αρχή της σελίδας

Περιοδική αντικατάσταση πίνακα

Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε όλα τα δεδομένα σε έναν πίνακα, μπορείτε να αντικαταστήσετε περιοδικά τον πίνακα με ένα κενό αντίγραφο.

Σημαντικό: Εάν ο πίνακας που αρχειοθετείτε σχετίζεται με άλλους πίνακες, ίσως χρειαστεί να επιλύσετε την ακεραιότητα αναφορών.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τους πίνακες που θέλετε να αρχειοθετήσετε, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση πίνακα ως , στην περιοχή Επιλογές επικόλλησης, επιλέξτε μόνο δομήκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η Access ονομάζει το αντίγραφο ως αντίγραφο του αρχικού ονόματος πίνακα.

  3. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον αρχικό πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία στο μενού συντόμευσης.

    Δώστε στον πίνακα ένα άλλο όνομα για να υποδείξετε τι περιέχει, όπως "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο κενό αντίγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία στο μενού συντόμευσης. Μετονομάστε το με το όνομα του αρχικού πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Περιοδική αντικατάσταση όλων των πινάκων

Εάν χρησιμοποιείτε μια διαιρεμένη βάση δεδομένων, μπορείτε να αντικαταστήσετε περιοδικά όλους τους πίνακες, αντικαθιστώντας τη βάση δεδομένων παρασκηνίου με ένα κενό αντίγραφο.

Για να το κάνετε αυτό, πρώτα Προετοιμάστε το κενό αντίγραφο. Εάν δεν αλλάξει η σχεδίαση της βάσης δεδομένων σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτό το κενό αντίγραφο κάθε φορά που αρχειοθετείτε. Για να αρχειοθετήσετε απλώς μετονομάστε την υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου για να υποδείξετε ότι πρόκειται για αρχειοθήκη και αποθηκεύστε το κενό αντίγραφο ως τη νέα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

Προετοιμασία ενός κενού αντιγράφου μιας βάσης δεδομένων παρασκηνίου

Πρώτα, εισαγάγετε τους ορισμούς πίνακα για όλους τους πίνακες στη βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  1. Στην καρτέλα αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία,επιλέξτε κενή βάση δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  2. Κλείστε το Πίνακας1.

  3. Στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεσης , κάντε κλικ στην επιλογή Access.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων – βάση δεδομένων της Access , επιλέξτε Εισαγωγή πινάκων, ερωτημάτων, φορμών, εκθέσεων, μακροεντολών και λειτουργικών μονάδων στην τρέχουσα βάση δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου , επιλέξτε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  6. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων , κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

  7. Στην περιοχή Εισαγωγή πινάκων, επιλέξτε Ορισμός μόνο.

  8. Στην καρτέλα πίνακες , κάντε κλικ στην επιλογή επιλογή όλων, κάντε κλικ στο κουμπί OKκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

Προσθήκη δεδομένων σε οποιουσδήποτε πίνακες αναζήτησης στο κενό αντίγραφο 

Για κάθε πίνακα αναζήτησης, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Σύνδεση με τον πίνακα αναζήτησης στην υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  2. Δημιουργήστε ένα ερώτημα προσάρτησης που προσθέτει όλες τις εγγραφές από το αρχικό στο αντίγραφο.

Αντικατάσταση της βάσης δεδομένων παρασκηνίου με ένα κενό αντίγραφο

Πρώτα, μετονομάστε την υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου για να υποδείξετε ότι είναι πλέον αρχειοθήκη. Στη συνέχεια, ανοίξτε το κενό αντίγραφο και αποθηκεύστε το χρησιμοποιώντας το αρχικό όνομα της βάσης δεδομένων παρασκηνίου.

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως. Ενδέχεται να σας ζητηθεί να κλείσετε όλα τα ανοιχτά αντικείμενα. Εάν Ναι, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως .

  2. Στο πλαίσιο Αποθήκευση σε (στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αποθήκευση ως ), βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύετε το αρχείο στην ίδια θέση με την αρχική βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  3. Στο πλαίσιο όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε το όνομα της αρχικής βάσης δεδομένων παρασκηνίου.

  4. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως τύπου , επιλέξτε βάση δεδομένων της Access (*. accdb).

Αρχή της σελίδας

Περιοδική μετακίνηση εγγραφών σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης

Αυτή είναι μια διαδικασία τεσσάρων βημάτων που απαιτεί τη δημιουργία ενός κενού αντιγράφου του πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε, δημιουργώντας ένα ερώτημα προσάρτησης για να αντιγράψετε τις εγγραφές από τον αρχικό πίνακα στον πίνακα αρχειοθέτησης, δημιουργώντας μια διαγραφή ερωτήματος για να καταργήσετε τις αρχειοθετημένες εγγραφές από τα Όρη τον πίνακα Gina και, τέλος, τη δημιουργία μιας μακροεντολής για την εκτέλεση και των δύο ερωτημάτων που μπορούν να εκτελεστούν όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε. Αυτή η φαινομενικά σύνθετη διαδικασία μπορεί να είναι εύκολη, εάν ακολουθήσετε τα βήματα με τη σειρά που παρουσιάζονται παρακάτω:

Βήμα 1: δημιουργία πίνακα αρχειοθέτησης

Βήμα 2: Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης για την αντιγραφή δεδομένων στον πίνακα αρχειοθέτησης

Βήμα 3: Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής για την κατάργηση δεδομένων από τον αρχικό πίνακα

Βήμα 4: δημιουργία μακροεντολής για την εκτέλεση ερωτημάτων προσάρτησης και διαγραφής

Βήμα 1: δημιουργία πίνακα αρχειοθέτησης

Για να διατηρήσετε όλες τις αρχειοθετημένες εγγραφές σε έναν πίνακα, κάντε αυτό το βήμα μία φορά. Ο πίνακας αρχειοθέτησης που δημιουργείτε σε αυτό το βήμα θα περιέχει όλες τις αρχειοθετημένες εγγραφές.

Για να διαγράψετε τον παλιό πίνακα αρχειοθέτησης όταν δημιουργείτε έναν νέο, αντί να κάνετε αυτό το βήμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ερώτημα δημιουργίας πίνακα για να αντιγράψετε τα δεδομένα στον πίνακα αρχειοθέτησης. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε στο βήμα 2.

Για να χρησιμοποιήσετε έναν νέο πίνακα αρχειοθέτησης κάθε φορά που αρχειοθετείτε, αλλά και για να διατηρήσετε τους παλιούς σας πίνακες αρχειοθέτησης, μετονομάστε τον παλιό πίνακα αρχειοθέτησης πριν δημιουργήσετε έναν νέο. Εάν αρχειοθετείτε με βάση μια ημερομηνία, εξετάζοντας την ονομασία των παλιών πινάκων αρχειοθέτησης σύμφωνα με το εύρος ημερομηνιών που αντιπροσωπεύουν.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα που έχει εγγραφές για αρχειοθέτηση, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

  2. Στο πλαίσιο όνομα πίνακα , διαγράψτε τις λέξεις Αντιγραφή και προσάρτηση ενός χαρακτήρα υπογράμμισης και τη λέξη "Αρχειοθέτηση" στο όνομα του υπάρχοντος πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Για παράδειγμα, εάν ο αρχικός πίνακας ονομάζεται " συναλλαγές ", ο πίνακας αρχειοθέτησης ονομάζεται Transactions_archive.

    Επικόλληση πίνακα ως

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση πίνακα ως , στην περιοχή Επιλογές επικόλλησης, επιλέξτε μόνο δομή.

Βήμα 2: Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης για την αντιγραφή δεδομένων στον πίνακα αρχειοθέτησης

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε τον πίνακα με τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε και κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα .

  3. Στο παράθυρο "Σχεδίαση ερωτήματος", κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο (*) στον πίνακα που μόλις προσθέσατε. Το όνομα του πίνακα και ένας αστερίσκος εμφανίζονται στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    Σημείωση: Ο αστερίσκος υποδηλώνει ότι το ερώτημα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα πεδία από τον πίνακα στο αποτέλεσμα του ερωτήματος. Όταν χρησιμοποιείτε τον αστερίσκο, εάν τα πεδία προστίθενται ή καταργούνται από τον πίνακα, το αποτέλεσμα του ερωτήματος προσαρμόζεται ανάλογα.

  4. Στο παράθυρο "Σχεδίαση ερωτήματος", κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε μια συνθήκη που θα πρέπει να πληρούν οι εγγραφές πριν από την αρχειοθέτησή τους. Για παράδειγμα, εάν ο πίνακας "συναλλαγές" έχει ένα πεδίο που ονομάζεται " ημερομηνία ελέγχου" και θέλετε να αρχειοθετήσετε όλες τις εγγραφές όπου η συγκεκριμένη ημερομηνία είναι μεγαλύτερη του ενός έτους, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο και εμφανίζεται στην επόμενη κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    Πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος

    Επαναλάβετε αυτό το βήμα εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια με πρόσθετα πεδία.

  5. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή κριτήρια για να καθορίσετε κριτήρια για τα πεδία που μόλις προσθέσατε. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι η ημερομηνία που έχει επιλεγεί πρέπει να είναι παλαιότερη από την 1η Ιανουαρίου, 2019 χρησιμοποιώντας την παράσταση < # 1/1/2019 # στη γραμμή κριτήρια .

    Εάν οι τιμές των κριτηρίων σας αλλάζουν κάθε φορά που αρχειοθετείτε, θα πρέπει να κάνετε το ερώτημά σας να ζητάει εισαγωγή. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράμετρο στη γραμμή κριτήρια , έτσι ώστε το ερώτημα να ζητά εισαγωγή. Για να χρησιμοποιήσετε μια παράμετρο, χρησιμοποιήστε μια παράσταση όπως θα κάνατε συνήθως, αλλά αντί για μια καθορισμένη τιμή, χρησιμοποιήστε μια σύντομη ερώτηση που περιβάλλεται από αγκύλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παράσταση < [αρχειοθέτηση συναλλαγών που έχουν ολοκληρωθεί πριν από:], όπως:

    Έκφραση παραμέτρου

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση παραμέτρων, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.

    Μπορεί επίσης να θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή or για να καθορίσετε εναλλακτικές συνθήκες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων για ερωτήματα.

    Συμβουλή: Εάν χρησιμοποιείτε ένα πεδίο ημερομηνίας για να καθορίσετε κριτήρια και θέλετε να αρχειοθετήσετε όλες τις εγγραφές που είναι παλαιότερες από την τρέχουσα ημερομηνία, εισαγάγετε <ημερομηνία () στη γραμμή κριτήρια για το πεδίο ημερομηνίας.

  6. Κάντε ένα από τα εξής:

    Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα προσάρτησης για να προσθέσετε τις καθορισμένες εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα:

    1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Προσάρτηση.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση , στο πλαίσιο όνομα πίνακα , επιλέξτε το όνομα του πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Προσάρτηση σε

      Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, εμφανίζεται η γραμμή Προσάρτηση σε .

    3. Καταργήστε την επιλογή από τη γραμμή Προσάρτηση σε για τα πεδία που χρησιμοποιήσατε για να καθορίσετε κριτήρια. (Μόνο ο αστερίσκος θα πρέπει να έχει μια τιμή για το στοιχείο Προσάρτηση σε.)

      Πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος Γραμμή 'Προσάρτηση σε'

      Εάν δεν έχετε δημιουργήσει τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα για να δημιουργήσετε τον πίνακα αρχειοθέτησης χρησιμοποιώντας τις καθορισμένες εγγραφές:

    4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία πίνακα.

    5. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα , στο πλαίσιο όνομα πίνακα , πληκτρολογήστε το όνομα του πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  7. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Βήμα 3: Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής για την κατάργηση δεδομένων από τον αρχικό πίνακα

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε τον πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Στο παράθυρο "Σχεδίαση ερωτήματος", κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο (*) στον πίνακα που μόλις προσθέσατε. Το όνομα του πίνακα και ένας αστερίσκος εμφανίζονται στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

  4. Στο παράθυρο "Σχεδίαση ερωτήματος", κάντε διπλό κλικ στα ίδια πεδία που χρησιμοποιήσατε για να καθορίσετε μια συνθήκη στο ερώτημα προσάρτησης.

  5. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή κριτήρια για να καθορίσετε κριτήρια για τα πεδία που μόλις προσθέσατε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων για ερωτήματα.

    Σημαντικό: Εάν το ερώτημα προσάρτησης ή δημιουργίας πίνακα χρησιμοποιούσε μια παράμετρο, βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα διαγραφής κάνει το ίδιο. Να θυμάστε επίσης ότι εισάγετε την ίδια τιμή και για τα δύο ερωτήματα. Εάν εισαγάγετε διαφορετικές τιμές παραμέτρων, ενδέχεται να χάσετε δεδομένα. Για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για τη συλλογή των τιμών και να κάνετε τα ερωτήματα να ζητούν τη φόρμα για τις τιμές εισόδου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.

  6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Διαγραφή.

    Η γραμμή Delete εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

    Γραμμή 'Διαγραφή' στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος

  7. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Βήμα 4: δημιουργία μακροεντολής για την εκτέλεση ερωτημάτων προσάρτησης και διαγραφής

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Μακροεντολές και κώδικας, κάντε κλικ στην επιλογή Μακροεντολή.

  2. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στην επιλογή Προσθήκη νέας ενέργειαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OpenQuery.

    Εμφανίζεται η ενέργεια OpenQuery και εμφανίζει τα ορίσματά της.

  3. Στο πλαίσιο όνομα ερωτήματος , επιλέξτε το ερώτημα (προσάρτηση ή δημιουργία πίνακα) που δημιουργήσατε στο βήμα 2.

  4. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στην επιλογή Προσθήκη νέας ενέργειαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OpenQuery.

    Εμφανίζεται η ενέργεια OpenQuery και εμφανίζει τα ορίσματά της.

  5. Στο πλαίσιο όνομα ερωτήματος , επιλέξτε το ερώτημα διαγραφής που δημιουργήσατε στο βήμα 3.

  6. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S για να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή.

    Όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε εγγραφές, εκτελέστε τη μακροεντολή.

Αρχή της σελίδας

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×