Αρχειοθέτηση δεδομένων της Access

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορείτε να διατηρήσετε τις βάσεις δεδομένων της Microsoft Access οργανωμένη και διαχειρίσιμα με περιοδικά αρχειοθέτηση των καρτελών παλιό ή ανενεργό. Μπορείτε να αρχειοθετήσετε όλα τα πίνακες σε μια βάση δεδομένων, συγκεκριμένους πίνακες ή μόνο συγκεκριμένες εγγραφές — για παράδειγμα, οι εγγραφές που είναι παλαιότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτό το θέμα εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τρεις διαφορετικές επιλογές για να αρχειοθετήσετε τα δεδομένα στη βάση δεδομένων της Access.

Σε αυτό το άρθρο

Πότε θα πρέπει να θεωρείτε αρχειοθέτηση;

Περιοδικά αντικαταστήσετε έναν πίνακα

Αντικατάσταση περιοδικά όλους τους πίνακες

Περιοδικά μετακινείτε εγγραφές σε έναν πίνακα της αρχειοθέτησης

Πότε θα πρέπει να θεωρείτε αρχειοθέτηση;

Όταν μια βάση δεδομένων στον υπολογιστή σας περιέχει δεδομένα που δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε πλέον, αλλά θέλετε να διατηρήσετε τα δεδομένα εύχρηστο σε περίπτωση που χρειάζεστε κάποια στιγμή στιγμή ή να πληροί πολιτικής διατήρησης δεδομένων, η αρχειοθέτηση είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρήσετε τα δεδομένα αυτά. Αρχειοθέτηση χρησιμοποιείται επίσης συχνά για να διατηρήσετε τα δεδομένα με βάση μια ημερομηνία συνθήκη, όπως στο τέλος του μήνα.

Τρόποι για να αρχειοθετήσετε δεδομένα

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει μεθόδους για να αρχειοθετήσετε τα δεδομένα, μια περιγραφή για τη μέθοδο, εξήγηση των όταν πρέπει να χρησιμοποιήσετε κάθε μέθοδο και άλλα θέματα που αφορούν συγκεκριμένα για τη μέθοδο.

Μέθοδος

Περιγραφή

Χρησιμοποιείτε όταν...

Άλλα θέματα

Περιοδικά αντικαταστήσετε έναν πίνακα

Περιοδικά δημιουργεί ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης ενός συγκεκριμένου πίνακα και αντικαθιστά αυτόν τον πίνακα με ένα νέο, κενό πίνακα αντίγραφο.

Όλες τις εγγραφές σε έναν πίνακα ικανοποιούν τις συνθήκες που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε αν θέλετε να αρχειοθετήσετε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: Έχετε έναν πίνακα που αποθηκεύει ημερήσια ακραίες θερμοκρασίες. Κάθε έτος, αρχειοθέτηση του πίνακα και να ξεκινήσετε με ένα κενό.

Αντικατάσταση περιοδικά όλους τους πίνακες

Περιοδικά να δημιουργούν ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης της βάσης δεδομένων παρασκηνίου και, στη συνέχεια, αντικαταστήστε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου με μια νέα, κενή. Απαιτεί μιας διαιρεμένης βάσης δεδομένων (μια βάση δεδομένων που αποτελείται από: ένα αρχείο βάσης δεδομένων παρασκηνίου που περιέχει όλους τους πίνακες, και ένα αρχείο βάσης δεδομένων προσκηνίου που περιέχει όλα τα άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων).

Όλες τις εγγραφές στο περισσότεροι πίνακες σε μια βάση δεδομένων πληροί τη συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε αν θέλετε να αρχειοθετήσετε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: Τη βάση δεδομένων που αποτελείται από πολλούς πίνακες με διαφορετικά είδη μετεωρολογική δεδομένων. Κάθε έτος, αρχειοθετείτε όλους τους πίνακες.

  • Εάν έχετε οποιοδήποτε πίνακες αναζήτησης (πίνακες που χρησιμοποιείτε για την αποθήκευση τιμών για να αναζητήσετε, όπως ταχυδρομικούς κώδικες ή τμήματα), ίσως χρειαστεί να εισαγάγετε δεδομένα στο τη νέα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  • Θα πρέπει να αρχειοθετείτε της βάσης δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή για αυτήν τη μέθοδο.

Περιοδικά μετακινείτε εγγραφές σε έναν πίνακα της αρχειοθέτησης

Περιοδικά εκτελείται ένα ερώτημα που επιλέγει τις εγγραφές για αρχειοθέτηση και προσθέτει τα δεδομένα σε έναν πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, εκτελέστε ένα ερώτημα για να επιλέγει το ίδιο εγγραφές (από τον αρχικό πίνακα) και διαγράψτε τα.

Ορισμένες από τις εγγραφές σε έναν πίνακα πληροί τη συνθήκη που χρησιμοποιείτε για να καθορίσετε εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε.

ΠΑΡΆΔΕΙΓΜΑ: Θέλετε να αρχειοθετήσετε βιβλιοθήκη συναλλαγές (αναλήψεων ελέγχου), αν η επιλεγμένο στην ημερομηνία τουλάχιστον ένα παλιό έτος.

  • Ίσως χρειαστεί να επιλύσετε ακεραιότητα αναφορών, ειδικά εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε βρίσκονται στη μία πλευρά της μια σχέση ένα-προς-πολλά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα σχετικά με την εργασία γύρω από την ακεραιότητα αναφορών .

Προειδοποίηση:  Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε παραμέτρους στα ερωτήματά σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια φόρμα για να χειριστείτε τις παραμέτρους. Διαφορετικά, υπάρχει κίνδυνος απώλεια δεδομένων.

Εργασία γύρω από την ακεραιότητα αναφορών

Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε σχετίζονται με τις εγγραφές σε άλλους πίνακες, ίσως χρειαστεί να επιλύσετε τη σχέση. Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι "θυγατρικό" εγγραφές (ανήκουν στην πλευρά "πολλά" της μια σχέση ένα-προς-πολλά ), μπορείτε να τις αρχειοθετήσετε πιθανότατα ασφαλής χωρίς πρόβλημα. Εάν οι εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι "parent" εγγραφές (ανήκουν στην πλευρά "ένα" της μια σχέση ένα-προς-πολλά ), όταν κάνετε αρχειοθέτηση αυτές τις σχετικές "θυγατρικό" εγγραφών Μαΐου:

  • Αποτρέπει τη διαγραφή των εγγραφών "parent". Αυτό θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα στην περίπτωση που ήδη έχετε προσαρτημένο τις καρτέλες "parent" στον πίνακα αρχειοθέτησης.

    -Ή -

  • Γίνετε "ορφανών" — εγγραφών που ανήκουν σε μια "parent" που δεν υπάρχει. Αυτό θα μπορούσε να προκαλέσει προβλήματα με ακεραιότητας δεδομένων και τη λειτουργικότητα στη βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί τις καρτέλες "ορφανό".

Για να λογαριασμού για την ακεραιότητα αναφορών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Για να καθορίσετε ποια "θυγατρικό" ανήκουν οι εγγραφές με τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Για παράδειγμα, για να αρχειοθετήσετε εγγραφές περιουσιακών στοιχείων που είναι Δανεισμένοι σε μια βιβλιοθήκη, πρώτα να προσδιορίσετε αν υπάρχουν οι συναλλαγές ανοιχτό σε αυτά τα στοιχεία, π.χ., εάν τα στοιχεία έχουν γίνει ανάληψη ελέγχου, αλλά δεν επιστρέφονται.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Αν το "θυγατρικό" εγγραφές πάντα μπορούν να διαγραφούν με ασφάλεια, βεβαιωθείτε ότι η σχέση ενεργοποιεί την ακεραιότητα αναφορών, με διαδοχικές διαγραφές. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλες οι εγγραφές σχετικές "θυγατρικό" θα διαγραφούν.

    • Εάν οι εγγραφές "θυγατρικό" πάντα δεν μπορούν να διαγραφούν με ασφάλεια, εξετάστε το ενδεχόμενο αρχειοθέτηση όλους τους πίνακες της βάσης δεδομένων.

    • Δημιουργήστε ένα ερώτημα που επιλέγει εγγραφές "parent" που δεν έχουν εγγραφές "θυγατρικό". Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πρώτο ερώτημα για να δημιουργήσετε τα ερωτήματά σας αρχειοθέτησης (ανατρέξτε στην ενότητα περιοδικά μετακινείτε εγγραφές σε έναν πίνακα της αρχειοθέτησης), αντί να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα "parent".

Αρχή της σελίδας

Περιοδικά αντικαταστήσετε έναν πίνακα

Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε όλα τα δεδομένα σε έναν πίνακα, μπορείτε να αντικαταστήσετε περιοδικά τον πίνακα με μια κενή αντίγραφο.

Σημαντικό: Εάν ο πίνακας που μπορείτε να αρχειοθετήσετε σχετίζεται με άλλους πίνακες, ίσως χρειαστεί να επιλύσετε την ακεραιότητα αναφορών.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τους πίνακες που θέλετε να αρχειοθετήσετε, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση πίνακα ως , στην περιοχή Επιλογές επικόλλησης, επιλέξτε Μόνο δομήκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Η Access ονομάζει το αντίγραφο ως αντίγραφο του αρχικού όνομα του πίνακα.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον αρχικό πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία από το μενού συντόμευσης.

Ονομάστε τον πίνακα άλλο για να υποδείξετε τι περιέχει, όπως "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο κενό αντίγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία από το μενού συντόμευσης. Μετονομάστε το με το αρχικό όνομα του πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Αντικατάσταση περιοδικά όλους τους πίνακες

Εάν χρησιμοποιείτε το μιας διαιρεμένης βάσης δεδομένων, μπορείτε να αντικαταστήσετε περιοδικά όλους τους πίνακες, αντικαθιστώντας τη βάση δεδομένων παρασκηνίου με ένα κενό αντίγραφο.

Για να το κάνετε αυτό, προετοιμασία πρώτα το κενό αντίγραφο. Εκτός εάν αλλάξει τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτό το κενό αντίγραφο κάθε φορά που αρχειοθετείτε. Για αρχειοθέτηση απλώς Μετονομασία την υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου για να υποδείξει ότι πρόκειται για ένα αρχείο και να αποθηκεύσετε το κενό αντίγραφο με τη νέα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

Προετοιμασία ένα κενό αντίγραφο της βάσης δεδομένων παρασκηνίου

Πρώτα, εισαγάγετε οι ορισμοί πίνακα για όλους τους πίνακες στη βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  1. Στην καρτέλα " αρχείο " κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία, επιλέξτε κενή βάση δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  2. Κλείστε τον Table1.

  3. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση , κάντε κλικ στην επιλογή Access.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων-βάση δεδομένων της Access , επιλέξτε Εισαγωγή πινάκων, ερωτημάτων, φορμών, αναφορών, μακροεντολών και λειτουργικών μονάδων στην τρέχουσα βάση δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου , επιλέξτε τη βάση δεδομένων παρασκηνίου. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  6. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων , κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

  7. Στην περιοχή Εισαγωγή πινάκων, επιλέξτε Μόνο Ορισμός.

  8. Στην καρτέλα " πίνακες ", κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων, κάντε κλικ στο κουμπί OKκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Στη συνέχεια, να προσθέσετε δεδομένα σε όλους τους πίνακες αναζήτησης στο κενό αντίγραφο. Για κάθε πίνακα αναζήτησης, κάντε τα εξής βήματα:

  1. Σύνδεση με τον πίνακα αναζήτησης σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  2. Δημιουργήστε ένα ερώτημα προσάρτησης που προσθέτει όλες τις εγγραφές από το αρχικό στο αντίγραφο.

Αντικατάσταση της βάσης δεδομένων παρασκηνίου με ένα κενό αντίγραφο

Πρώτα, μετονομάστε την υπάρχουσα βάση δεδομένων παρασκηνίου για να υποδείξει ότι τώρα είναι ένα αρχείο. Στη συνέχεια, ανοίξτε το αντίγραφο κενή, και αποθηκεύστε το χρησιμοποιώντας το αρχικό όνομα βάσης δεδομένων παρασκηνίου.

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως. Ίσως σας ζητηθεί να κλείσετε όλα τα ανοιχτά αντικείμενα. Αν Ναι, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως .

  2. Στο πλαίσιο Αποθήκευση σε (στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αποθήκευση ως ), βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύετε το αρχείο στην ίδια θέση με την αρχική βάση δεδομένων παρασκηνίου.

  3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε το όνομα της αρχικής βάσης δεδομένων παρασκηνίου.

  4. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως τύπου , επιλέξτε Βάση δεδομένων της Access (*.accdb).

Αρχή της σελίδας

Περιοδικά μετακινείτε εγγραφές σε έναν πίνακα της αρχειοθέτησης

Αυτή είναι μια διαδικασία τεσσάρων βημάτων που απαιτεί να γίνουν ένα κενό αντίγραφο του πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε, να δημιουργήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης για να αντιγράψετε τις εγγραφές από τον αρχικό πίνακα στον πίνακα αρχειοθέτησης, τη δημιουργία ενός διαγραφή ερωτήματος για να καταργήσετε τα αρχειοθετημένα εγγραφές από τον αρχικό πίνακα και, τέλος τη δημιουργία μιας μακροεντολής για να εκτελέσετε και τα δύο ερωτήματα που μπορεί να εκτελεστεί, όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε. Αυτή η διαδικασία φαινομενικά σύνθετες μπορεί να είναι εύκολη Εάν ακολουθήσετε τα βήματα με τη σειρά με την οποία εμφανίζονται κάτω από:

Βήμα 1: Δημιουργία ενός πίνακα αρχειοθέτησης

Βήμα 2: Δημιουργία ενός ερωτήματος προσάρτησης για να αντιγράψετε τα δεδομένα στον πίνακα αρχειοθέτησης

Βήμα 3: Δημιουργία ενός ερωτήματος διαγραφής για να καταργήσετε δεδομένα από τον αρχικό πίνακα

Βήμα 4: Δημιουργία μιας μακροεντολής ώστε να εκτελείται και τα δύο προσαρτάτε ερωτήματα και διαγραφής

Βήμα 1: Δημιουργία ενός πίνακα αρχειοθέτησης

Για να διατηρήσετε όλες τις εγγραφές σας αρχειοθετημένα σε έναν πίνακα, κάντε αυτό το βήμα μία φορά. Ο πίνακας αρχειοθέτησης που δημιουργείτε σε αυτό το βήμα θα περιέχει όλων των αρχειοθετημένων εγγραφών.

Για να διαγράψετε το παλιό πίνακα αρχειοθέτησης όταν δημιουργείτε ένα νέο, αντί να το κάνετε αυτό το βήμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα για να αντιγράψετε τα δεδομένα στον πίνακα "Αρχειοθέτηση". Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο βήμα 2.

Για να χρησιμοποιήσετε έναν νέο πίνακα αρχειοθέτησης κάθε φορά που αρχειοθετείτε, αλλά για να διατηρήσετε το παλιό πίνακες αρχειοθέτησης, μετονομάστε τον παλιό πίνακα αρχειοθέτησης πριν να δημιουργήσετε ένα νέο. Εάν αρχειοθετείτε με βάση μια ημερομηνία, εξετάζοντας ονομασία τους πίνακές σας αρχειοθέτηση παλιών σύμφωνα με την περιοχή ημερομηνιών που αντιπροσωπεύουν.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα που περιέχει εγγραφές για αρχειοθέτηση, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C και, στη συνέχεια, πατήσει το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + V.

  2. Στο πλαίσιο Όνομα πίνακα , διαγράψτε τις λέξεις Αντίγραφο και προσάρτηση ένα χαρακτήρα υπογράμμισης και τη λέξη "Αρχειοθέτηση" στο όνομα του υπάρχοντα πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Για παράδειγμα, εάν ο αρχικός πίνακας ονομάζεται συναλλαγές στον πίνακα αρχειοθέτησης ονομάζεται Transactions_archive.

    Επικόλληση πίνακα ως

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση πίνακα ως , στην περιοχή Επιλογές επικόλλησης, επιλέξτε Μόνο δομή.

Βήμα 2: Δημιουργία ενός ερωτήματος προσάρτησης για να αντιγράψετε τα δεδομένα στον πίνακα αρχειοθέτησης

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε τον πίνακα με τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε και κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα .

  3. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο (*), στον πίνακα που μόλις προσθέσατε. Το όνομα του πίνακα και έναν αστερίσκο εμφανίζονται στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    Σημείωση: Ο αστερίσκος δηλώνει ότι το ερώτημα θα πρέπει να συμπεριλάβετε όλα τα πεδία από τον πίνακα στο αποτέλεσμα του ερωτήματος. Όταν χρησιμοποιείτε τον αστερίσκο, εάν τα πεδία έχουν προστεθεί ή καταργηθεί από τον πίνακα, το αποτέλεσμα του ερωτήματος προσαρμόζεται ανάλογα.

  4. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε μια συνθήκη που εγγραφών πρέπει να πληροί πριν από την αρχειοθέτηση τους. Για παράδειγμα, εάν ο πίνακας συναλλαγές έχει ένα πεδίο που ονομάζεται Επιλεγμένο στην ημερομηνίακαι θέλετε να αρχειοθετήσετε όπου η ημερομηνία αυτή είναι περισσότερο από ένα έτος παλιά όλες τις εγγραφές, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο και να εμφανίζεται στην επόμενη κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    Πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος

    Επαναλάβετε αυτό το βήμα εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια με επιπλέον πεδία.

  5. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή κριτηρίου για να καθορίσετε κριτήρια για τα πεδία που μόλις προσθέσατε. Για παράδειγμα, μπορεί να καθορίσει ότι το επιλεγμένο στην ημερομηνία πρέπει να είναι παλαιότερη από την 1η Ιανουαρίου 2019, χρησιμοποιώντας την έκφραση < #1/1/2019 # στη γραμμή κριτήρια .

    Εάν σας τιμές κριτηρίων αλλάζει κάθε φορά που αρχειοθετείτε, θα πρέπει να κάνετε το ερώτημά σας ζητείται εισαγωγή δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε μια παράμετρος στη γραμμή κριτήρια , έτσι ώστε το ερώτημα να ζητά εισαγωγής. Για να χρησιμοποιήσετε μια παράμετρο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση ως κανονικά θα, αλλά αντί για μια συγκεκριμένη τιμή, χρησιμοποιήστε μια σύντομη ερώτηση μέσα σε αγκύλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παράσταση < [αρχειοθέτηση συναλλαγές ολοκληρωθεί πριν από:], ως εξής:

    Έκφραση παραμέτρου

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση παραμέτρων, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.

    Μπορεί επίσης να θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή ή για να καθορίσετε εναλλακτικές συνθήκες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων για ερωτήματα.

    Συμβουλή: Εάν χρησιμοποιείτε ένα πεδίο ημερομηνίας για να καθορίσετε κριτήρια και θέλετε να αρχειοθετήσετε όλες τις εγγραφές που είναι παλαιότερα από την τρέχουσα ημερομηνία, πληκτρολογήστε <Date() στη γραμμή κριτήρια του πεδίου ημερομηνίας.

  6. Κάντε ένα από τα εξής:

    Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα προσάρτησης για να προσθέσετε τις καθορισμένες εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα:

    1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Προσάρτηση.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση , στο πλαίσιο Όνομα πίνακα , επιλέξτε το όνομα του πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Προσάρτηση σε

      Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, εμφανίζεται η γραμμή Προσάρτηση σε .

    3. Καταργήστε την επιλογή στη γραμμή Προσάρτηση σε για τα πεδία που χρησιμοποιήσατε για να καθορίσετε κριτήρια. (Το μόνο ο αστερίσκος θα πρέπει να έχει μια τιμή για Προσάρτηση σε.)

      Σχεδίαση πλέγματος Προσάρτηση σε γραμμή ερωτήματος

      Εάν δεν έχετε δημιουργήσει τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα για να δημιουργήσετε τον πίνακα αρχειοθέτησης, χρησιμοποιώντας το καθορισμένο εγγραφές:

    4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία πίνακα.

    5. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα , στο πλαίσιο Όνομα πίνακα , πληκτρολογήστε το όνομα του πίνακα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  7. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Βήμα 3: Δημιουργία ενός ερωτήματος διαγραφής για να καταργήσετε δεδομένα από τον αρχικό πίνακα

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να προσθέσετε τον πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο (*), στον πίνακα που μόλις προσθέσατε. Το όνομα του πίνακα και έναν αστερίσκο εμφανίζονται στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

  4. Στο παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ τα ίδια πεδία που χρησιμοποιήσατε για να καθορίσετε μια συνθήκη στο ερώτημα προσάρτησης.

  5. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή κριτηρίου για να καθορίσετε κριτήρια για τα πεδία που μόλις προσθέσατε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων για ερωτήματα.

    Σημαντικό: Εάν το ερώτημα προσάρτησης ή δημιουργίας πίνακα χρησιμοποιήσει μια παράμετρο, βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα διαγραφής γίνεται πολύ. Να θυμάστε ότι μπορείτε να εισαγάγετε την ίδια τιμή για τα δύο ερωτήματα. Εάν εισαγάγετε τιμές παραμέτρων διαφορετικά, ενδέχεται να χάσετε δεδομένα. Για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης μιας φόρμας για τη συλλογή των τιμών και τη δημιουργία των ερωτημάτων υποβάλετε τη φόρμα για τις τιμές εισαγωγής. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.

  6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Διαγραφή.

    Εμφανίζεται η γραμμή Διαγραφή στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

    Διαγραφή γραμμής πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος

  7. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.

Βήμα 4: Δημιουργία μιας μακροεντολής ώστε να εκτελείται και τα δύο προσαρτάτε ερωτήματα και διαγραφής

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Μακροεντολές & Κώδικας, κάντε κλικ στην επιλογή Μακροεντολή.

  2. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στην επιλογή Προσθήκη νέας ενέργειαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OpenQuery.

    Η ενέργεια OpenQuery εμφανίζεται και εμφανίζει τα ορίσματά της.

  3. Στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος , επιλέξτε το (προσάρτηση ή δημιουργίας πίνακα) ερωτήματος που δημιουργήσατε στο βήμα 2.

  4. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στην επιλογή Προσθήκη νέας ενέργειαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OpenQuery.

    Η ενέργεια OpenQuery εμφανίζεται και εμφανίζει τα ορίσματά της.

  5. Στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος , επιλέξτε το ερώτημα διαγραφής που δημιουργήσατε στο βήμα 3.

  6. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + S για να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή.

    Όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε εγγραφές, εκτελέστε τη μακροεντολή.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×