Office
Είσοδος

Ανάθεση πολιτικής διατήρησης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οι πολιτικές διατήρησης αποτελούν μέρος της τεχνολογίας διαχείρισης εγγράφων αλληλογραφίας (MRM) που παρέχεται με τους λογαριασμούς του Microsoft Exchange Server 2010. Η τεχνολογία MRM διευκολύνει τη διατήρηση των μηνυμάτων που απαιτούνται για τη συμμόρφωση με την εταιρική πολιτική, τους κυβερνητικούς κανονισμούς ή τις νομικές ανάγκες, καθώς και την κατάργηση περιεχομένου που δεν έχει πλέον νομική ή επιχειρηματική αξία.

Σημείωση:  Υπάρχουν απαιτήσεις άδειας χρήσης του Microsoft Outlook και του Exchange Server για αυτή τη δυνατότητα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Απαιτήσεις άδειας χρήσης για την Προσωπική αρχειοθήκη και τις πολιτικές διατήρησης.

Σε αυτό το άρθρο

Πληροφορίες για την πολιτική διατήρησης

Ανάθεση πολιτικής διατήρησης σε έναν φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ανάθεση πολιτικής διατήρησης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Λήψη επιπλέον προαιρετικών πολιτικών διατήρησης

Κατάργηση πολιτικής διαχείρισης

Πληροφορίες για την πολιτική διατήρησης

Οι οργανισμοί μπορούν να δημιουργήσουν προεπιλεγμένες πολιτικές διατήρησης για όλα τα στοιχεία αλληλογραφίας σε ένα γραμματοκιβώτιο του Exchange Server, συγκεκριμένες πολιτικές για προεπιλεγμένους φακέλους, όπως οι φάκελοι Εισερχόμενα, Πρόχειρα, Απεσταλμένα, Διαγραμμένα και Ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή πολιτικές διατήρησης που οι χρήστες μπορούν να εφαρμόσουν σε φακέλους ή επιμέρους στοιχεία. Όλες αυτές οι επιλογές ή ένας συνδυασμός από αυτές, μπορούν να ρυθμιστούν από το διαχειριστή του Exchange Server.

Σημαντικό:  Εάν έχετε απορίες σχετικά με τις πολιτικές διατήρησης του οργανισμού σας, θα πρέπει να διαβάσετε τις οδηγίες του οργανισμού σας ή να επικοινωνήσετε με το νομικό τμήμα.

Είναι πιο εύκολο να αναθέσετε μια πολιτική διατήρησης ανά φάκελο αντί για μεμονωμένα σε κάθε μήνυμα. Ωστόσο, ακόμη και όταν μια πολιτική διατήρησης έχει ανατεθεί σε ένα φάκελο, μπορείτε να επιλέξετε ένα ή πολλά μηνύματα και, στη συνέχεια, να αναθέσετε μια διαφορετική πολιτική μόνο σε αυτά τα μηνύματα. Μια πολιτική που έχει ανατεθεί σε ένα μήνυμα έχει προτεραιότητα σε σχέση με οποιαδήποτε πολιτική φακέλου που προέρχεται από μεταβίβαση.

Αρχή της σελίδας

Ανάθεση πολιτικής διατήρησης σε έναν φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  1. Στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ σε ένα φάκελο αλληλογραφίας.

  2. Στην καρτέλα Φάκελος, στην ομάδα Ιδιότητες, κάντε κλικ στην επιλογή Πολιτική.

Εντολή Πολιτική στην Κορδέλα

Η εντολή Πολιτική λείπει από την κορδέλα.

Εάν η εντολή Πολιτική λείπει από την κορδέλα, είτε ο διαχειριστής του Exchange Server δεν έχει ενεργοποιήσει πολιτικές διατήρησης για το λογαριασμό σας, είτε δεν χρησιμοποιείτε μια άδεια χρήσης του Outlook που απαιτείται για αυτή τη δυνατότητα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Απαιτήσεις άδειας χρήσης για την Προσωπική αρχειοθήκη και τις πολιτικές διατήρησης.

  1. Στην καρτέλα Πολιτική, στη λίστα Πολιτικής φακέλων, επιλέξτε μια καταχώρηση με βάση τις οδηγίες του οργανισμού σας.

Αρχή της σελίδας

Ανάθεση πολιτικής διατήρησης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  1. Στη λίστα μηνυμάτων, κάντε κλικ σε ένα μήνυμα.

Συμβουλή:  Για να επιλέξετε περισσότερα από ένα μηνύματα, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ κάνετε κλικ σε κάθε μήνυμα.

  1. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ετικέτες, επιλέξτε Ανάθεση πολιτικής.

Εντολή Ανάθεση πολιτικής στην Κορδέλα

Η εντολή Ανάθεση πολιτικής λείπει από την κορδέλα.

Εάν η εντολή Ανάθεση πολιτικής λείπει από την κορδέλα, είτε ο διαχειριστής του Exchange Server δεν έχει ενεργοποιήσει πολιτικές διατήρησης και αρχειοθέτησης για το λογαριασμό σας, είτε δεν χρησιμοποιείτε μια άδεια χρήσης του Outlook που απαιτείται για αυτή τη δυνατότητα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Απαιτήσεις άδειας χρήσης για την Προσωπική αρχειοθήκη και τις πολιτικές διατήρησης.

  1. Στην περιοχή Πολιτική διατήρησης, κάντε κλικ σε μια καταχώρηση με βάση τις οδηγίες του οργανισμού σας.

Η πολιτική διατήρησης για ένα μήνυμα εμφανίζεται στην κεφαλίδα στο Παράθυρο ανάγνωσης, κάτω από τα ονόματα των παραληπτών και περιλαμβάνει την ημερομηνία λήξης. Εάν δεν έχει εφαρμοστεί καμία πολιτική διατήρησης, δεν εμφανίζονται πληροφορίες κάτω από τα ονόματα των παραληπτών του μηνύματος.

Αρχή της σελίδας

Λήψη επιπλέον προαιρετικών πολιτικών διατήρησης

Οι χρήστες του Outlook δεν είναι δυνατό να δημιουργήσουν νέες πολιτικές διατήρησης. Αυτές πρέπει να δημιουργηθούν από το διαχειριστή του Exchange Server. Ωστόσο, ο οργανισμός σας ενδέχεται να παρέχει επιπλέον προαιρετικές πολιτικές διατήρησης που δεν εφαρμόζονται από προεπιλογή. Εάν υπάρχουν επιπλέον διαθέσιμες πολιτικές διατήρησης, κάντε τα εξής για να τις προσθέσετε στις διαθέσιμες επιλογές που εμφανίζονται όταν εφαρμόζετε πολιτικές.

  1. Στη λίστα μηνυμάτων, κάντε κλικ σε ένα μήνυμα.

Συμβουλή:  Για να επιλέξετε περισσότερα από ένα μηνύματα, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ κάνετε κλικ σε κάθε μήνυμα.

  1. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ετικέτες, επιλέξτε Ανάθεση πολιτικής.

Εντολή Ανάθεση πολιτικής στην Κορδέλα

  1. Στην περιοχή Πολιτική διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες πολιτικές διατήρησης.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Πολιτικές διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή κατάργηση πολιτικών διατήρησης.

Το Microsoft Outlook Web App (OWA) ανοίγει σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης web.

  1. Στο OWA, εισαγάγετε τα διαπιστευτήριά σας για να συνδεθείτε.

Το OWA ανοίγει στις Επιλογές, στην ενότητα Πολιτικές διατήρησης.

  1. Στη λίστα, κάντε κλικ σε μια πολιτική και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

Η προαιρετική πολιτική προστίθεται στη λίστα των πολιτικών που μπορείτε να επιλέξετε όταν καθορίζετε μια πολιτική διατήρησης σε ένα φάκελο ή στοιχείο.

Αρχή της σελίδας

Κατάργηση πολιτικής διαχείρισης

Όταν καταργείτε μια πολιτική διατήρησης από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η πολιτική φακέλου ισχύει για το στοιχείο, εάν έχει ανατεθεί κάποια.

  1. Στη λίστα μηνυμάτων, κάντε κλικ σε ένα μήνυμα.

Συμβουλή:  Για να επιλέξετε περισσότερα από ένα μηνύματα, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ κάνετε κλικ σε κάθε μήνυμα.

  1. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ετικέτες, επιλέξτε Ανάθεση πολιτικής.

Εντολή Ανάθεση πολιτικής στην Κορδέλα

  1. Στην περιοχή Πολιτική διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση πολιτικής φακέλου.

Η πολιτική διατήρησης για ένα μήνυμα εμφανίζεται στην κεφαλίδα στο Παράθυρο ανάγνωσης, κάτω από τα ονόματα των παραληπτών και περιλαμβάνει την ημερομηνία λήξης. Εάν δεν έχει εφαρμοστεί καμία πολιτική διατήρησης, δεν εμφανίζονται πληροφορίες κάτω από τα ονόματα των παραληπτών του μηνύματος.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×