Office
Είσοδος

Άνοιγμα ενός κενού φύλλου δεδομένων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο για να ανοίξετε ένα νέο, κενό φύλλο δεδομένων στην Microsoft Office Access 2007. Επίσης, το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σχεδίασης στην περιήγηση, μια νέα δυνατότητα που σας επιτρέπει να σχεδιάσετε μεγάλα τμήματα ενός φύλλου δεδομένων οπτικά αντί να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα.

Σε αυτό το άρθρο

Σχετικά με το άνοιγμα κενών φύλλων δεδομένων

Δημιουργία ενός κενού φύλλου δεδομένων σε μια νέα βάση δεδομένων

Προσθήκη ενός κενού φύλλου δεδομένων σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Προσθήκη ενός πρότυπου φύλλου δεδομένων σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Ορισμός των τύπων δεδομένων συνημμένο ή αντικείμενο OLE

Προσθήκη ενός πεδίου αναζήτησης σε ένα φύλλο δεδομένων

Συσχέτιση του νέου φύλλου δεδομένων με το υπόλοιπο της βάσης δεδομένων σας

Αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου

Διαχείριση των πεδίων σε ένα φύλλο δεδομένων

Πώς η Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την εισαγωγή πληροφοριών με μη αυτόματο τρόπο

Πώς η Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την επικόλληση πληροφοριών

Σχετικά με το άνοιγμα κενών φύλλων δεδομένων

Φύλλο δεδομένων είναι μια οπτική αναπαράσταση των δεδομένων που περιέχονται σε έναν πίνακα ή τα αποτελέσματα που επιστρέφονται από ένα ερώτημα. Φύλλα δεδομένων μοιάζουν με Microsoft Office Excel 2007 φύλλα εργασίας, αλλά με διαφορετικό λειτουργίες σε ορισμένες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, συνήθως μπορείτε να προσθέσετε μόνο μία εγγραφή σε κάθε πεδίο σε ένα φύλλο δεδομένων και συνήθως πρέπει να εισαγάγετε ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων σε ένα συγκεκριμένο πεδίο, όπως ημερομηνίες και ώρες ή τιμές Ναι/Όχι. Επίσης, ένα πεδίο μπορεί να επιβάλει περιορισμούς στο μέγεθος ή το μήκος των δεδομένων, κάτι που δεν κάνει Office Excel 2007 από προεπιλογή. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε έως 256 χαρακτήρες σε ορισμένα πεδία κειμένου.

Νέες δυνατότητες του φύλλου δεδομένων

Office Access 2007 απλοποιεί στη διαδικασία δημιουργίας ενός πίνακα. Τώρα μπορείτε να ανοίξετε ένα κενό φύλλο δεδομένων (έναν πίνακα) και να εκτελέσετε τις περισσότερες από τις εργασίες σχεδίασης που ήταν προηγουμένως θα μπορούσε να κάνετε μόνο με τη χρήση του προγράμματος σχεδίασης πίνακα. Για παράδειγμα, μετά τη δημιουργία ενός νέου φύλλου δεδομένων, μπορείτε να ορίσετε τον τύπο δεδομένων για τα περισσότερα πεδία στο νέο πίνακα με εισαγωγή δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο ή με επικόλληση δεδομένων στα πεδία. Για παράδειγμα, εάν καταχωρήσετε μια ημερομηνία σε ένα κενό πεδίο, πληκτρολογήστε Access σύνολα δεδομένων ημερομηνία/ώρα για αυτό το πεδίο. Εάν εισάγετε κείμενο, όπως ένα όνομα, η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων κειμένου στο πεδίο και ούτω καθεξής.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε ή να αλλάξετε τα ονόματα πεδίων χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα, και μπορείτε να προσθέσετε νέα πεδία εισάγοντας κείμενο στην κενή στήλη στη δεξιά ή αριστερά πλευρά του πλέγματος, ανάλογα με τις ρυθμίσεις γλώσσας. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εντολές μορφοποίησης όπως έντονη γραφή και πλάγια γραφή , για να προσθέσετε μορφές εμφάνισης στα πεδία, μια εργασία που κάνατε προηγουμένως στο πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα.

Σημείωση: Τέλος, παρόλο που η Access κάνει πιο γρήγορη και εύκολη για να δημιουργήσετε έναν πίνακα, τους πίνακές σας θα πρέπει να συμμορφώνονται με τους κανόνες της σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτούς τους κανόνες, ανατρέξτε στο άρθρο βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Η διαδικασία ανοίγματος ενός κενού φύλλου δεδομένων

Όταν ανοίγετε ένα κενό φύλλο δεδομένων, μπορείτε να προσθέσετε ένα νέο, κενό πίνακα στη βάση δεδομένων σας. Δεν μπορείτε να ανοίξετε ένα κενό φύλλο δεδομένων χωρίς τη δημιουργία ενός νέου πίνακα. Όταν η Access φορτώνει το νέο φύλλο δεδομένων, ακολουθήστε τα εξής γενικά βήματα:

  • Μπορείτε να εισαγάγετε ένα όνομα για κάθε πεδίο ή μπορείτε να αποδεχτείτε τα προεπιλεγμένα ονόματα που περιλαμβάνονται στην Access.

  • Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στα πεδία με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα. Δεν χρειάζεται πλέον να ορίσετε έναν τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο πρώτα, επειδή κατά την πληκτρολόγηση, η Access παράγει έναν τύπο δεδομένων με βάση το είδος των δεδομένων που εισάγετε. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε ένα όνομα στο πρώτο πεδίο στο νέο σας πίνακα, η Access ορίζει αυτό το πεδίο με τον τύπο δεδομένων κειμένου. Εάν καταχωρήσετε μια ημερομηνία στο επόμενο πεδίο, η Access ορίζει στα δεδομένα ημερομηνίας/ώρας τύπο και ούτω καθεξής. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων που ορίζονται από την Access καθώς εισάγετε δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Πώς Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την εισαγωγή πληροφοριών με μη αυτόματο τρόπο και Πώς Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την επικόλληση πληροφοριών, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

    Σημείωση: Ορισμένοι τύποι δεδομένων δεν μπορεί να οριστεί για ένα πεδίο, απλώς με την επικόλληση δεδομένων. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ορίσετε τους τύπους δεδομένων "συνημμένο" ή "αντικείμενο OLE" επικολλώντας ένα αρχείο σε ένα κενό πεδίο. Επίσης, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο αναζήτησης επικολλώντας μια λίστα δεδομένων σε ένα πεδίο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των τύπων δεδομένων, ανατρέξτε στις ενότητες ορίσετε τους τύπους δεδομένων "συνημμένο" ή "αντικείμενο OLE" και Προσθήκη ενός πεδίου αναζήτησης σε ένα φύλλο δεδομένων, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

  • Εάν χρειάζεστε αργότερα για να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων για ένα πεδίο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία που περιλαμβάνονται στην Access.

Πώς οι κανόνες σχεδίασης επηρεάζουν φύλλα δεδομένων

Ανοίξτε και να αρχίσετε να συμπληρώσετε σε ένα φύλλο δεδομένων, να θυμάστε ότι σχεσιακές βάσεις δεδομένων ακολουθούν ένα σύνολο κανόνων σχεδίασης και πρέπει να ακολουθήσετε αυτούς τους κανόνες σχεδίασης με τον οποίο δημιουργείτε φύλλα δεδομένων. Οι κανόνες Ενεργοποίηση βάσεις δεδομένων για να λειτουργήσει σωστά και βοηθούν να επιβεβαιωθεί ότι μπορείτε να ανακτήσετε τα σωστά δεδομένα από μια βάση δεδομένων. Μια συζήτηση σχετικά με τους κανόνες σχεδίασης είναι πέρα από το πεδίο αυτού του άρθρου. .

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τους κανόνες της σχεδίασης βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Πώς η Access προσθέτει ένα πρωτεύον κλειδί στη νέα φύλλα δεδομένων

Από προεπιλογή, η Access δημιουργεί ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού με το όνομα "Αναγνωριστικό" για όλα τα νέα φύλλα δεδομένων και ο τύπος δεδομένων για το πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση". Επίσης από προεπιλογή, η Access αποκρύπτει το πεδίο από την προβολή φύλλου δεδομένων, αλλά μπορείτε να εμφανίσετε το πεδίο "Αναγνωριστικό" οποιαδήποτε στιγμή, κάνοντας δεξί κλικ σε οποιαδήποτε επικεφαλίδα στήλης, κάνοντας κλικ στην επιλογή Επανεμφάνιση στηλών και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών για να εμφανίσετε το κρυφό πεδίο. Αυτή η εικόνα εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών για νέο πίνακα:

Το παράθυρο διαλόγου 'Επανεμφάνιση στηλών'

Μπορείτε επίσης να προβάλετε το πεδίο "Αναγνωριστικό" και οποιοδήποτε άλλο κρυφό πεδίο ανοίγοντας τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης — και όταν προβάλετε τη λίστα των πεδίων του πίνακα στο παράθυρο Λίστα πεδίων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του παραθύρου εργασιών, ανατρέξτε στην ενότητα συσχετισμός του νέου φύλλου εργασίας με τα υπόλοιπα της βάσης δεδομένων σας, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Επάνω μέρος της σελίδας

Δημιουργία ενός κενού φύλλου δεδομένων σε μια νέα βάση δεδομένων

Όταν πρέπει να δημιουργήσετε μια απλή βάση δεδομένων, όπως μια λίστα των επαφών σας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων με ένα κενό φύλλο δεδομένων. Office Access 2007 διευκολύνει τη διαδικασία ταχύτερα και ευκολότερα από προηγούμενες εκδόσεις, επειδή δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε την προβολή σχεδίασης για να δημιουργήσετε τον νέο πίνακα. Να θυμάστε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή φύλλου δεδομένων για την εκτέλεση όλων των εργασιών σχεδίασης πίνακα εκτός από τη δημιουργία ενός πεδίου αναζήτησης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ενός πεδίου αναζήτησης σε έναν πίνακα, ανατρέξτε στην ενότητα Προσθήκη ενός πεδίου αναζήτησης σε ένα φύλλο δεδομένων, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια νέα βάση δεδομένων

  1. Ξεκινήστε την Access και, στη σελίδα Γρήγορα αποτελέσματα με τη Microsoft Access, στην περιοχή Νέα κενή βάση δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.

  2. Στην περιοχή Κενή βάση δεδομένων, στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα βάση δεδομένων. Για να αλλάξετε τη θέση της νέας βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στο εικονίδιο του φακέλου. Όταν ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

    Η Access δημιουργεί τη νέα βάση δεδομένων και ανοίγει έναν πίνακα με το όνομα Πίνακας1 σε προβολή φύλλου δεδομένων, ως εξής:

    Νέος, κενός πίνακας σε νέα βάση δεδομένων

  3. Στο φύλλο δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στην κεφαλίδα της πρώτης στήλης (το έγχρωμο κελί που διαβάζει Προσθήκη νέου πεδίου ) και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πεδίο.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο κεφαλίδα στήλης, ή χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να τοποθετήσετε την εστίαση στην επόμενη κεφαλίδα και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτό το πεδίο. Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία μέχρι να ονομάσετε τα πεδία του πίνακα.

  5. Στο πρώτο κενό κελί κάτω από ένα όνομα πεδίου, πληκτρολογήστε τα κατάλληλα δεδομένα.

    Η Access χρησιμοποιεί τα δεδομένα που εισάγετε για να ορίσετε έναν τύπο δεδομένων για το πεδίο. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε μια ημερομηνία, η Access ορίζει το πεδίο με τα δεδομένα ημερομηνίας/ώρας τύπου.

    Σημαντικό: Να θυμάστε ότι ένα πεδίο πρέπει να περιέχει μόνο έναν τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, ένα πεδίο ημερομηνίας δεν πρέπει να περιέχει τα ονόματα των πελατών και ένα πεδίο τιμής δεν πρέπει να περιέχει αριθμούς τηλεφώνου.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων που ορίζονται από την Access καθώς εισάγετε δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Πώς Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την εισαγωγή πληροφοριών με μη αυτόματο τρόπο και Πώς Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την επικόλληση πληροφοριών, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

    Συντόμευση πληκτρολογίου: πατήστε CTRL + S.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  7. Στο πεδίο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον νέο πίνακα και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημειώσεις: 

    • Όταν η Access δημιουργεί τον πίνακα, προστίθεται ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού με την ονομασία Αναγνωριστικό και ο τύπος δεδομένων για το πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση". Επίσης, η Access αποκρύπτει το πεδίο από προεπιλογή. Για να δείτε το πεδίο, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε επικεφαλίδα στήλης, κάντε κλικ στην επιλογή Επανεμφάνιση στηλών και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών για να εμφανίσετε τη στήλη.

      -ή-

      Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για τον πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

    • Μπορείτε να αλλάξετε ή να καταργήσετε το πρωτεύον κλειδί μόνο ανοίγοντας τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης. Για πληροφορίες σχετικά με αυτήν την περίπτωση, ανατρέξτε στο άρθρο Προσθήκη, ορισμός, αλλαγή ή κατάργηση του πρωτεύοντος κλειδιού.

    • Εάν είστε νέος χρήστης της Access και δεν είστε εξοικειωμένοι με τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων και για ποιο λόγο πρέπει πρωτεύοντα κλειδιά, ανατρέξτε στο άρθρο βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προσθήκη ενός κενού φύλλου δεδομένων σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Όταν προσθέτετε ένα νέο φύλλο δεδομένων (έναν πίνακα) σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, ο νέος πίνακας είναι ανεξάρτητη μέχρι να συσχετίσετε με τους υπάρχοντες πίνακες. Για παράδειγμα, ότι πρέπει να παρακολουθείτε παραγγελίες που έγιναν από ένα δημόσιο οργανισμό. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να προσθέσετε έναν πίνακα που ονομάζεται δημόσιους οργανισμούς επαφές σε μια βάση δεδομένων πωλήσεων. Για να επωφεληθείτε της ισχύος που μπορούν να παρέχουν μια σχεσιακή βάση δεδομένων — για να αναζητήσετε τις εντολές που τοποθετείται από μια συγκεκριμένη επαφή, για παράδειγμα — πρέπει να δημιουργήσετε μια σχέση μεταξύ του νέου πίνακα και τον πίνακα (ή πίνακες) που περιέχουν τα δεδομένα παραγγελιών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη βάση δεδομένων της σχεδίασης και τις σχέσεις πινάκων, ανατρέξτε στα άρθρα βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων και Δημιουργία, επεξεργασία ή διαγραφή μιας σχέσης.

Επίσης, να θυμάστε ότι πρέπει να προσθέσετε πεδία συνημμένου ή αντικειμένου OLE τον νέο πίνακα με μη αυτόματο τρόπο, χρησιμοποιώντας τη λίστα Τύπος δεδομένων (στην καρτέλα φύλλου δεδομένων, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση ) ή χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα. Τα βήματα στην ενότητα Ορισμός τους τύπους δεδομένων "συνημμένο" ή "αντικείμενο OLE", παρακάτω σε αυτό το άρθρο, εξηγούν πώς μπορείτε να προσθέσετε αυτούς τους τύπους πεδίων.

Προσθήκη ενός φύλλου δεδομένων σε μια βάση δεδομένων

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να αλλάξετε.

  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Πίνακας.

    Εικόνα Κορδέλας της Access

    Η Access προσθέτει ένα νέο, κενό πίνακα και ανοίγει σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    Προσθήκη ενός νέου φύλλου δεδομένων σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

  3. Στο φύλλο δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στην κεφαλίδα της πρώτης στήλης (το έγχρωμο κελί που διαβάζει Προσθήκη νέου πεδίου ) και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πεδίο.

  4. Κάντε κλικ στο επόμενο πεδίο ή χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να τοποθετήσετε την εστίαση στο επόμενο πεδίο και πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτό το πεδίο. Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία μέχρι να ονομάσετε τα πεδία του πίνακα.

  5. Στο πρώτο κενό κελί κάτω από ένα όνομα πεδίου, πληκτρολογήστε τα κατάλληλα δεδομένα.

    Η Access χρησιμοποιεί τα δεδομένα που εισάγετε για να ορίσετε έναν τύπο δεδομένων για το πεδίο. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε μια ημερομηνία, η Access ορίζει το πεδίο με τα δεδομένα ημερομηνίας/ώρας τύπου.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων που ορίζονται από την Access καθώς εισάγετε δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Πώς Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την εισαγωγή πληροφοριών με μη αυτόματο τρόπο, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

    Συντόμευση πληκτρολογίου: πατήστε CTRL + S.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  7. Στο πεδίο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον νέο πίνακα και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προσθήκη ενός πρότυπου φύλλου δεδομένων σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Εκτός από πίνακες κενό, Office Access 2007 παρέχει επίσης ένα σύνολο από πρότυπα πινάκων. Κάθε ένα από τα πρότυπα πινάκων αντιστοιχεί τα πρότυπα βάσης δεδομένων που Office Access 2007 παρέχει. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε έναν πίνακα που έχει σχεδιαστεί ώστε να αποδέχεται δεδομένα περιουσιακών στοιχείων, επαφής ή το ζήτημα. Τα πρότυπα πινάκων παρέχει κάποιο τρόπο για να δημιουργήσετε μικρών βάσεων δεδομένων σε λιγότερο χρόνο, επειδή δεν χρειάζεται να ονομάσετε τα πεδία και να ορίσετε τους τύπους δεδομένων.

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι μπορείτε να προσθέσετε ένα πρότυπο πίνακα μόνο σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων.

Προσθέσετε ένα πρότυπο πίνακα σε μια βάση δεδομένων

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να αλλάξετε.

  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπα πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα από τη λίστα.

    Εικόνα Κορδέλας της Access

    Η Access ανοίγει τον νέο πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων. Κάθε πεδίο στο νέο πίνακα περιέχει ένα όνομα και τύπο δεδομένων και μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα χωρίς επιπλέον εργασία.

  3. Εισαγάγετε τα δεδομένα σας.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

    Συντόμευση πληκτρολογίου: πατήστε CTRL + S.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  5. Στο πεδίο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον νέο πίνακα και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επάνω μέρος της σελίδας

Ορισμός των τύπων δεδομένων συνημμένο ή αντικείμενο OLE

Όταν χρησιμοποιείτε την προβολή φύλλου δεδομένων για να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα, μπορείτε να ορίσετε περισσότερους τύπους δεδομένων εισάγοντας δεδομένα στην πρώτη γραμμή ενός πεδίου. Ωστόσο, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη μέθοδο για να ορίσετε τους τύπους δεδομένων "συνημμένο και αντικείμενο OLE". πρέπει να ορίζετε αυτούς τους τύπους δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο, χρησιμοποιώντας τη λίστα Ορισμός τύπου δεδομένων στην καρτέλα φύλλο δεδομένων ή χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα. Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις δύο μεθόδους για να ορίσετε τους τύπους δεδομένων.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα Ορισμός τύπου δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να αλλάξετε.

    Έτσι ανοίγει τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Επιλέξτε ένα νέο πεδίο.

    Από προεπιλογή, νέα πεδία βρίσκονται βρίσκεται στη δεξιά ή την αριστερή πλευρά του φύλλου δεδομένων (ανάλογα με τις ρυθμίσεις γλώσσας και τοπικές ρυθμίσεις των Windows), και η κεφαλίδα είναι Προσθήκη νέου πεδίου.

    Νέο πεδίο στο φύλλο δεδομένων

    Σημείωση: Πρέπει να επιλέξετε ένα νέο πεδίο. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων ενός υπάρχοντος πεδίου στους τύπους συνημμένο ή αντικείμενο OLE.

  3. Εάν πρόκειται να προσθέσετε ένα πεδίο αντικειμένου OLE, κάντε διπλό κλικ στη γραμμή κεφαλίδας και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πεδίο. Διαφορετικά, μεταβείτε στο επόμενο βήμα, επειδή όταν προσθέτετε ένα πεδίο συνημμένου, η Access αλλάζει τη γραμμή κεφαλίδων σε ένα εικονίδιο συνδετήρα.

  4. Επιλέξτε την πρώτη κενή γραμμή δεδομένων κάτω από την κεφαλίδα.

  5. Στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο στοιχείο Τύπος δεδομένων (τη λίστα στο επάνω μέρος της ομάδας), και επιλέξτε Αντικείμενο OLE ή συνημμένο.

    Λίστα τύπων δεδομένων

    Εάν επιλέξετε τον τύπο δεδομένων "συνημμένο", η Access ορίζει τη γραμμή κεφαλίδας για να εμφανίσετε το εικονίδιο συνδετήρα, ως εξής: Ένα νέο πεδίο πίνακα ορίζεται στον τύπο δεδομένων 'Συνημμένο'

  6. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.

  7. Για να προσθέσετε ένα τμήμα των δεδομένων για το νέο πεδίο, κάντε διπλό κλικ στην πρώτη κενή γραμμή και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου συνημμένα για να εντοπίσετε τα δεδομένα.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επισύναψη αρχείων στη βάση δεδομένων σας, ανατρέξτε στο άρθρο Επισύναψη αρχείων και γραφικών στις εγγραφές της βάσης δεδομένων σας.

Χρησιμοποιήστε την προβολή σχεδίασης πίνακα

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή σχεδίασης από το μενού συντόμευσης.

  2. Στη στήλη Όνομα πεδίου, επιλέξτε μια κενή γραμμή και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο πεδίο.

    Σημείωση: Πρέπει να επιλέξετε ένα νέο πεδίο. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων ενός υπάρχοντος πεδίου στους τύπους συνημμένο ή αντικείμενο OLE.

  3. Στη στήλη Τύπος δεδομένων, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο όνομα του νέου πεδίου και επιλέξτε Αντικείμενο OLE ή συνημμένου από τη λίστα.

  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.

Για πληροφορίες σχετικά με την επισύναψη αρχείων στις εγγραφές του φύλλου δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Επισύναψη αρχείων και γραφικών στις εγγραφές της βάσης δεδομένων σας.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προσθήκη ενός πεδίου αναζήτησης σε ένα φύλλο δεδομένων

Ένα πεδίο αναζήτησης είναι άλλη μία δυνατότητα που πρέπει να οριστεί με μη αυτόματο τρόπο σε ένα νέο φύλλο δεδομένων. Ένα πεδίο αναζήτησης εμφανίζει ένα σύνολο τιμών με τη μορφή λίστας. Ως έναν κανόνα, κάθε φορά που επιλέγετε ένα στοιχείο από μια αναπτυσσόμενη λίστα σε μια βάση δεδομένων της Access, χρησιμοποιείτε μια λίστα αναζήτησης. Μπορείτε να δημιουργήσετε δύο τύπους λίστας αναζήτησης.

  • Οι λίστες βάσει πίνακα    χρησιμοποιούν ερωτήματα για την ανάκτηση τιμών από άλλους πίνακες. Το ερώτημα βρίσκεται στον πίνακα που βασίζεται στο νέο φύλλο δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα βάσει πίνακα όταν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τιμές που βρίσκονται σε κάποιο άλλο σημείο στη βάση δεδομένων σας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε τον μια βάση δεδομένων με θέματα υποστήριξης. Οι πληροφορίες των θεμάτων που βρίσκονται σε έναν πίνακα, αλλά η λίστα των ατόμων που αντιμετωπίσετε προβλήματα βρίσκεται σε έναν άλλο πίνακα και τα δεδομένα στο αυτού του πίνακα αλλάζουν συχνά. Χρήση λίστας βάσει πίνακα απαλλάσσει από τον κόπο για να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο μια μεγάλη λίστα ονομάτων και σας παρέχει με τα πιο πρόσφατα δεδομένα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σε έναν πίνακα για τη συμπλήρωση μιας λίστας που βασίζεται σε πίνακα ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα που επιστρέφονται από ένα άλλο ερώτημα για τη συμπλήρωση μιας λίστας που βασίζεται σε πίνακα.

  • Λίστες βάσει τιμής    είναι σχετικά μικρές λίστες στοιχείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε ένα σημείο σε μια βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε την Access για να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε πληροφορίες σχετικά με εταιρικούς πόρους. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο αναζήτησης που ονομάζεται συνθήκη (ή κάτι παρόμοιο) και να επιτρέψετε στους χρήστες να επιλέγουν μια τιμή από αυτήν τη λίστα όπως καλή, Μέτριο, κακής και ούτω καθεξής. Μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες τιμών, πληκτρολογώντας μια λίστα στοιχείων απευθείας στον πίνακα που βασίζεται στο νέο φύλλο δεδομένων.

Όταν προσθέτετε μια λίστα αναζήτησης βάσει πίνακα στο νέο φύλλο δεδομένων, η Access δημιουργεί μια σχέση μεταξύ του πίνακα στον οποίο βασίζεται στο νέο φύλλο δεδομένων και του πίνακα από την οποία το πεδίο αναζήτησης λαμβάνει τα δεδομένα. Το πεδίο αναζήτησης που προκύπτει γίνεται επίσης ένα ξένο κλειδί — μια στήλη με τιμές ταιριάζουν με τις τιμές πρωτεύοντος κλειδιού στον άλλο πίνακα. Εάν είστε νέος χρήστης της Access και χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις σχέσεις, πρωτεύοντα κλειδιά και ξένα κλειδιά, ανατρέξτε στο άρθρο βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Τέλος, μπορείτε να προσθέσετε μια λίστα αναζήτησης βάσει πίνακα ή βάσει τιμών χρησιμοποιώντας έναν οδηγό ή δημιουργώντας τις με μη αυτόματο τρόπο στο πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα. Ο οδηγός παρέχει το πιο εύκολη και πιο ασφαλής μέθοδος για τη δημιουργία ενός πεδίου αναζήτησης πολλών τιμών, ώστε τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη μέθοδο.

Προσθήκη πεδίου αναζήτησης σε προβολή φύλλου δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να αλλάξετε.

    Η Access ανοίγει τον πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα πεδία και στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Στήλης αναζήτησης.

    Θα ξεκινήσει η εκτέλεση του Οδηγού αναζήτησης.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Δημιουργία λίστας βάσει πίνακα   

      1. Επιλέξτε τη στήλη αναζήτησης να αναζητά τις τιμές σε έναν πίνακα ή ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      2. Στην περιοχή Προβολή, ενεργοποιήστε μια επιλογή, επιλέξτε έναν πίνακα ή ερώτημα από τη λίστα που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

        Για παράδειγμα, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις τιμές από έναν πίνακα στο πεδίο αναζήτησης, κάντε κλικ στην επιλογή πίνακες. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα, κάντε κλικ στην επιλογή ερωτήματα. Για να δείτε μια λίστα με όλους τους πίνακες και ερωτήματα βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή και τα δύο.

      3. Μετακινήστε τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται στη λίστα αναζήτησης από το παράθυρο Διαθέσιμα πεδία για το παράθυρο Επιλεγμένων πεδίων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      4. Προαιρετικά, επιλέξτε μία ή περισσότερες επιλογές ταξινόμησης για τα πεδία που επιλέξατε στο προηγούμενο βήμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      5. Προαιρετικά, προσαρμόστε το πλάτος κάθε στήλης σε λίστα αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      6. Προαιρετικά, στην περιοχή Τι ετικέτα θέλετε για τη στήλη αναζήτησης, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο κειμένου.

      7. Προαιρετικά, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δυνατότητα πολλών τιμών.

        Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να επιλέξετε και να αποθηκεύσετε περισσότερα από ένα στοιχείο από τη λίστα.

      8. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Εάν η Access σας ζητά να αποθηκεύσετε τον πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.

        Η Access προσθέτει το ερώτημα αναζήτησης στο νέο σας πίνακα. Από προεπιλογή, το ερώτημα ανακτά τα πεδία που καθορίζετε, καθώς και οι τιμές πρωτεύοντος κλειδιού για τον πίνακα προέλευσης. Στη συνέχεια, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για το πεδίο αναζήτησης, ώστε να συμφωνεί με τον τύπο δεδομένων για το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα προέλευσης. Για παράδειγμα, εάν το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα προέλευσης χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση", η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για το πεδίο αναζήτησης τον τύπο δεδομένων.

      9. Επιστροφή σε προβολή φύλλου δεδομένων, μεταβείτε στο πεδίο αναζήτησης και επιλέξτε ένα στοιχείο από τη λίστα.

    • Δημιουργία λίστας βάσει τιμών   

      1. Κάντε κλικ στο κουμπί θα πληκτρολογώ τις τιμές που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      2. Στο πλαίσιο αριθμός των στηλών, εισαγάγετε τον αριθμό των στηλών που θέλετε να εμφανίζονται στη λίστα σας, και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο πρώτο κενό κελί και καταχωρήστε μια τιμή.

        Όταν εισαγάγετε την πρώτη τιμή, εμφανίζεται ένα άλλο κενό κελί κάτω από το τρέχον κελί.

      3. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή της πρώτης τιμής, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο TAB ή το πλήκτρο κάτω βέλους για να μετακινήσετε την εστίαση στο επόμενο κελί και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τη δεύτερη τιμή.

      4. Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3 μέχρι να ολοκληρώσετε τη δημιουργία της λίστας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      5. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Προσθήκη ενός πεδίου αναζήτησης σε προβολή σχεδίασης

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που βασίζεται στο νέο φύλλο δεδομένων και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να μετατρέψετε.

    -ή-

    Επιλέξτε μια κενή γραμμή και, στη στήλη Όνομα πεδίου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο πεδίο.

  3. Στη στήλη Τύπος δεδομένων, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε τον Οδηγό αναζήτησης.

    Εμφανίζεται ο Οδηγός αναζήτησης.

  4. Ακολουθήστε τα βήματα στην προηγούμενη ενότητα για τη χρήση του οδηγού.

Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο αναζήτησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια νέα δυνατότητα που ονομάζεται μια λίστα πολλαπλών τιμών. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις λίστες πολλών τιμών και την τεχνολογία πίσω από αυτές (μια δυνατότητα που ονομάζεται πεδία πολλαπλών τιμών), ανατρέξτε στα άρθρα Προσθήκη ή αλλαγή ενός πεδίου αναζήτησης που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε πολλές τιμές, τον οδηγό για πεδία πολλών τιμώνκαι Χρησιμοποιήστε μια λίστα που αποθηκεύει πολλαπλές τιμές.

Επάνω μέρος της σελίδας

Συσχέτιση του νέου φύλλου δεδομένων με το υπόλοιπο της βάσης δεδομένων σας

Από προεπιλογή, οι πληροφορίες σε ένα νέο φύλλο δεδομένων παραμένουν απομονωμένες από τις άλλες πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων μέχρι να δημιουργήσετε τουλάχιστον μία σχέση μεταξύ του πίνακα που βασίζεται το φύλλο δεδομένων και τους άλλους πίνακες στη βάση δεδομένων σας. Office Access 2007 απλοποιεί τη διαδικασία δημιουργίας σχέσεων, επειδή τώρα μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε πεδία από ένα παράθυρο εργασιών σε ένα ανοιχτό φύλλο δεδομένων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε δύο τύπους σχέσεων χρησιμοποιώντας τη νέα τεχνική.

  • Προσθέστε ένα πεδίο ξένου κλειδιού στον πίνακα που βασίζεται στο νέο φύλλο δεδομένων. Αυτό μεταφέρει το νέο φύλλο δεδομένων στην πλευρά "πολλά" μιας σχέσης ένα-προς-πολλά.

  • Κοινή χρήση του πρωτεύοντος κλειδιού στο νέο φύλλο δεδομένων με έναν άλλο πίνακα. Αυτό μεταφέρει το νέο φύλλο δεδομένων στην πλευρά "ένα" της σχέσης ένα-προς-πολλά.

Όταν δημιουργείτε οποιονδήποτε τύπο σχέσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό αναζήτησης" για να δημιουργήσετε ένα πεδίο αναζήτησης που βασίζεται σε πίνακα. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα εξηγούν τον τρόπο δημιουργίας και οι δύο τύποι σχέσεων.

Σημαντικό    Θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων για να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ πινάκων με επιτυχία.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων και τις σχέσεις, ανατρέξτε στα άρθρα βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων, να προσθέσετε, ορισμός, αλλαγή ή κατάργηση του πρωτεύοντος κλειδιού, οδηγίες για τις σχέσεις πίνακα και Δημιουργία, επεξεργασία ή διαγραφή μιας σχέσης.

Προσθήκη ενός πεδίου ξένου κλειδιού στο νέο φύλλο δεδομένων

  1. Εάν δεν είναι ήδη, ανοίξτε το νέο φύλλο δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα.

  2. Στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην ομάδα Πεδία & στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων.

    Παράθυρο εργασιών " Λίστα πεδίων " εμφανίζεται και παραθέτει τους άλλους πίνακες της βάσης δεδομένων.

  3. Αναπτύξτε την καταχώρηση για τον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  4. Σύρετε το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού από τη Λίστα πεδίων στο ανοιχτό φύλλο δεδομένων και αποθέστε το πεδίο ανάμεσα σε δύο από τα τρέχοντα πεδία του φύλλου δεδομένων. Το δείκτης του ποντικιού αλλάζει για να δείκτης με μορφή όταν επιλέγετε ένα έγκυρο σημείο απόθεσης.

    Μετακίνηση ενός πεδίου από τη Λίστα πεδίων και απόθεσή του ανάμεσα σε δύο στήλες

    Όταν ολοκληρώσετε την απόθεση του νέου πεδίου, ξεκινά τον "Οδηγό αναζήτησης".

  5. Μεταβείτε στο επόμενο σύνολο βημάτων για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Χρήση του Οδηγού αναζήτησης για να δημιουργήσετε τη σχέση

  1. Μετακινήστε τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται στη λίστα αναζήτησης από το παράθυρο Διαθέσιμα πεδία για το παράθυρο Επιλεγμένων πεδίων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  2. Προαιρετικά, επιλέξτε μία ή περισσότερες επιλογές ταξινόμησης για τα πεδία που επιλέξατε στο προηγούμενο βήμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  3. Προαιρετικά, προσαρμόστε το πλάτος κάθε στήλης σε λίστα αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  4. Προαιρετικά, στην περιοχή Τι ετικέτα θέλετε για τη στήλη αναζήτησης, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο κειμένου.

  5. Προαιρετικά, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δυνατότητα πολλών τιμών.

    Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να επιλέξετε και να αποθηκεύσετε περισσότερα από ένα στοιχείο από τη λίστα.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Εάν η Access σας ζητά να αποθηκεύσετε τον πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.

    Η Access προσθέτει το ερώτημα αναζήτησης στο νέο σας πίνακα. Από προεπιλογή, το ερώτημα ανακτά τα πεδία που καθορίζετε, καθώς και οι τιμές πρωτεύοντος κλειδιού για τον πίνακα προέλευσης. Στη συνέχεια, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για το πεδίο αναζήτησης, ώστε να συμφωνεί με τον τύπο δεδομένων για το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα προέλευσης. Για παράδειγμα, εάν το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακα προέλευσης χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση", η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για το πεδίο αναζήτησης τον τύπο δεδομένων.

Προσθήκη του πρωτεύοντος κλειδιού από το νέο φύλλο δεδομένων σε έναν άλλο πίνακα

  1. Εάν έχετε εγκαταστήσει το νέο φύλλο δεδομένων, άνοιγμα, κλείστε το.

  2. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα στον οποίο θέλετε να προσθέσετε το νέο ξένο κλειδί.

  3. Στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην ομάδα Πεδία & στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων.

    Παράθυρο εργασιών " Λίστα πεδίων " εμφανίζεται και παραθέτει τους άλλους πίνακες στη βάση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου του νέου φύλλου δεδομένων.

  4. Στο παράθυρο εργασιών, κάντε κλικ στο σύμβολο συν δίπλα στην καταχώρηση για το νέο φύλλο δεδομένων, σύρετε το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού (το προεπιλεγμένο όνομα για το πεδίο είναι το Αναγνωριστικό) από το παράθυρο εργασιών για να ανοίξει το φύλλο δεδομένων και αποθέστε το σε μια τοποθεσία που εξυπηρετεί.

    Από προεπιλογή, πρέπει να απορρίψετε το νέο πεδίο ανάμεσα σε δύο από τα τρέχοντα πεδία του φύλλου δεδομένων. Το δείκτης του ποντικιού αλλάζει για να δείκτης με μορφή όταν επιλέγετε ένα έγκυρο σημείο απόθεσης.

    Μετακίνηση ενός πεδίου από τη Λίστα πεδίων και απόθεσή του ανάμεσα σε δύο στήλες

    Όταν ολοκληρώσετε την απόθεση του νέου πεδίου, ξεκινά τον "Οδηγό αναζήτησης".

  5. Ακολουθήστε το προηγούμενο σύνολο βημάτων για να ολοκληρώσετε τον "Οδηγό αναζήτησης".

Επάνω μέρος της σελίδας

Αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου

Όταν δημιουργείτε έναν πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, ενδέχεται να βρείτε ότι έχετε εισαγάγει δεδομένα που οδήγησε σε Access επιλέγοντας λάθος τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε μόνο τα πρώτα πέντε ψηφία του ένα ταχυδρομικό κώδικα Η.Π.Α στυλ, η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων για το πεδίο, μια επιλογή που αποτρέπει την εισαγωγή ταχυδρομικών κωδικών από άλλα τμήματα του κόσμου. Για να διορθώσετε αυτόν τον τύπο του προβλήματος, μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων για το πεδίο.

Η Access παρέχει δύο τρόποι για να αλλάξετε έναν τύπο δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές στην καρτέλα φύλλου δεδομένων ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα εξηγούν τον τρόπο χρήσης των δύο τεχνικών.

Σημαντικό    Αλλαγή τύπων δεδομένων μπορεί να προκαλέσει την Access για να διαγράψετε υπάρχοντα δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν αλλάξετε ένα πεδίο κειμένου για να τον τύπο δεδομένων και το πεδίο περιέχει γράμματα, καθώς και αριθμούς, η εφαρμογή Access διαγράφει τα υπάρχοντα δεδομένα επειδή αυτό δεν μπορεί να εκτελέσει υπολογισμούς σε χαρακτήρες κειμένου.

Χρησιμοποιήστε τις εντολές της κορδέλας για να αλλάξετε έναν τύπο δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να αλλάξετε.

    Έτσι ανοίγει τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να αλλάξετε.

  3. Στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, επιλέξτε μια επιλογή από τη λίστα Ορισμός τύπου δεδομένων, που βρίσκεται στο επάνω μέρος της ομάδας.

    Η κορδέλα ανήκει στο Περιβάλλον εργασίας χρήστη Fluent του Microsoft Office.

  4. Εάν η Access σας ζητά να επιβεβαιώσετε την αλλαγή, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι, μόνο αν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να συνεχίσετε.

  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.

Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα για να αλλάξετε έναν τύπο δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή σχεδίασης από το μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στη στήλη Τύπος δεδομένων και επιλέξτε έναν νέο τύπο δεδομένων.

  3. Εάν η Access σας ζητά να επιβεβαιώσετε την αλλαγή, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι, μόνο αν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να συνεχίσετε.

  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.

Αρχή της σελίδας

Διαχείριση των πεδίων σε ένα φύλλο δεδομένων

Μπορείτε να εκτελέσετε ορισμένες εργασίες διαχείρισης πινάκων, κάνοντας δεξί κλικ στη γραμμή κεφαλίδας και επιλέγοντας μια εντολή από το μενού συντόμευσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε ένα πεδίο σε μια συγκεκριμένη θέση, διαγραφή ή μετονομάσετε ένα πεδίο, εμφάνιση ή απόκρυψη μιας στήλης, και εκκίνηση του Οδηγού αναζήτησης και μετατροπή μιας στήλης σε ένα πεδίο αναζήτησης.

Χρήση των εντολών στο μενού συντόμευσης

  • Κάντε δεξί κλικ σε μια κεφαλίδα στήλης και επιλέξτε μια εντολή από το μενού συντόμευσης.

    Αυτή η εικόνα εμφανίζει το μενού συντόμευσης:

    Το μενού συντόμευσης πεδίου πίνακα

Επάνω μέρος της σελίδας

Πώς η Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την εισαγωγή πληροφοριών με μη αυτόματο τρόπο

Όταν δημιουργείτε ένα κενό φύλλο δεδομένων, Access αντιστοιχεί έναν τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο κατά την πρώτη καταχώρηση δεδομένων σε αυτό το πεδίο. Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τους διάφορους τύπους δεδομένων που μπορείτε να εισαγάγετε και τον τύπο δεδομένων που ισχύει πρόσβαση για κάθε μία.

Σημείωση: Δεν μπορείτε να ορίσετε τους τύπους δεδομένων "συνημμένο" ή "αντικείμενο OLE" με την εισαγωγή δεδομένων σε ένα κενό πεδίο. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης αυτών των τύπων δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Ορισμός των τύπων δεδομένων συνημμένο ή αντικείμενο OLE νωρίτερα σε αυτό το έγγραφο.

Εάν πληκτρολογήσετε:

Office Access 2007δημιουργεί μιαπεδίου με τύπο δεδομένων:

Γιάννης

Κείμενο

Ένα μπλοκ κειμένου ή κειμένου και αριθμών μεγαλύτερο από 256 χαρακτήρες.

Τιμολόγιο.

Σημείωση: Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σχεδίασης στην περιήγηση για να ενεργοποιήσετε τη μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου. Για πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή ή επεξεργασία δεδομένων σε ένα στοιχείο ελέγχου ή στήλη που υποστηρίζουν εμπλουτισμένο κείμενο.

http://www.contoso.com

Η Access αναγνωρίζει τα παρακάτω πρωτόκολλα Internet: http, ftp, gopher, wais, αρχείο, https, mhtml, mailto, msn, ειδήσεις, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, το outlook.

Σημείωση: Για πρόσβαση σε αναγνωρίζουν το πρωτόκολλο και να ορίσετε τον τύπο δεδομένων υπερ-σύνδεσης, πρέπει να ακολουθήσετε το πρωτόκολλο με χαρακτήρα εκτός των κενών διαστημάτων.

Υπερ-σύνδεση

50000

Αριθμός, μεγάλου μήκους

50.000

Αριθμός, μεγάλου μήκους

50.000,99

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

50.000,389

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

31/12/2006

Τις μορφές ημερομηνίας και ώρας που καθορίζονται στο Windows τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας να ελέγχετε τον τρόπο πρόσβασης μορφοποιεί δεδομένα ημερομηνίας/ώρας.

Πώς μπορώ να ορίσετε ή να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις

Στο Windows Vista   

  1. Επιλέξτε το κουμπί Έναρξη Εικόνα κουμπιού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας ελέγχου.

  2. Εάν χρησιμοποιείτε την προεπιλεγμένη προβολή στον πίνακα ελέγχου, κάντε διπλό κλικ στην ώρα, γλώσσα και περιοχή.

    -ή-

    Εάν χρησιμοποιείτε το κλασική προβολή, κάντε διπλό κλικ

    Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

  3. Στην περιοχή πρότυπα και μορφές, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή τοπικών ρυθμίσεων.

  4. Κάντε κλικ στην καρτέλα που περιέχει τις ρυθμίσεις που θέλετε να τροποποιήσετε και κάντε τις αλλαγές σας. Για παράδειγμα, για να αλλάξετε τμήμα ή όλα από μια μορφή αριθμού, κάντε κλικ στην καρτέλα αριθμός και αλλάξτε τη ρύθμιση που θέλετε. Για βοήθεια σχετικά με μια επιλογή, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια (?) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή.

Στα Microsoft Windows XP (προβολή κατά κλασικό)   

  1. Στη γραμμή εργασιών των Windows, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας ελέγχου.

  2. Στον πίνακα ελέγχου, κάντε διπλό κλικ Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

  3. Στην περιοχή πρότυπα και μορφές, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή τοπικών ρυθμίσεων.

  4. Κάντε κλικ στην καρτέλα που περιέχει τις ρυθμίσεις που θέλετε να τροποποιήσετε και κάντε τις αλλαγές σας. Για παράδειγμα, για να αλλάξετε τμήμα ή όλα από μια μορφή αριθμού, κάντε κλικ στην καρτέλα αριθμός και αλλάξτε τη ρύθμιση που θέλετε. Για βοήθεια σχετικά με μια επιλογή, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια (?) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή.

Στα Microsoft Windows XP (προβολή κατηγοριών)

  1. Στη γραμμή εργασιών των Windows, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας ελέγχου.

    Εμφανίζεται ο πίνακας ελέγχου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή ημερομηνία, ώρα, γλώσσα και τοπικές ρυθμίσεις.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου ημερομηνία, ώρα, γλώσσα και τοπικές ρυθμίσεις.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή της μορφής των αριθμών, ημερομηνιών και ωρών.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

  4. Στην περιοχή πρότυπα και μορφές, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή τοπικών ρυθμίσεων.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα που περιέχει τις ρυθμίσεις που θέλετε να τροποποιήσετε και κάντε τις αλλαγές σας. Για παράδειγμα, για να αλλάξετε τμήμα ή όλα από μια μορφή αριθμού, κάντε κλικ στην καρτέλα αριθμούς και αλλάξτε τη ρύθμιση που θέλετε. Για βοήθεια σχετικά με μια επιλογή, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια (?) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή.

Hμερομηνία/ώρα

31 Δεκεμβρίου 2006

Σημείωση: Η Access δεν αναγνωρίζει ονόματα ημέρα (Δευτέρα, Τρίτη, και ούτω καθεξής) ως έγκυρα δεδομένα εισόδου για την επιλογή των δεδομένων ημερομηνίας/ώρας τύπου. Πρέπει να εισαγάγετε το όνομα του μήνα.

Hμερομηνία/ώρα

10:50:23

Hμερομηνία/ώρα

10:50 πμ

Hμερομηνία/ώρα

17:50

Hμερομηνία/ώρα

12,50 €

Η Access αναγνωρίζει το σύμβολο νομισματικής μονάδας που καθορίζεται στις ρυθμίσεις γλώσσας και τοπικές ρυθμίσεις των Windows.

Πώς μπορώ να ορίσετε ή να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις

Στο Windows Vista   

  1. Επιλέξτε το κουμπί Έναρξη Εικόνα κουμπιού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας ελέγχου.

  2. Εάν χρησιμοποιείτε την προεπιλεγμένη προβολή στον πίνακα ελέγχου, κάντε διπλό κλικ στην ώρα, γλώσσα και περιοχή.

    -ή-

    Εάν χρησιμοποιείτε το κλασική προβολή, κάντε διπλό κλικ

    Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

  3. Στην καρτέλα μορφές, στην περιοχή τρέχουσα μορφές, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή αυτής της μορφής.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή τοπικών ρυθμίσεων.

  4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Νομισματική μονάδα" και, στη λίστα σύμβολο νομισματικής μονάδας, επιλέξτε το σύμβολο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για βοήθεια σχετικά με μια επιλογή, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια (?) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή.

Στα Microsoft Windows XP (κλασική προβολή)   

  1. Στη γραμμή εργασιών των Windows, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας ελέγχου.

    Εμφανίζεται ο πίνακας ελέγχου.

  2. Στον πίνακα ελέγχου, κάντε διπλό κλικ Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

  3. Στην περιοχή πρότυπα και μορφές, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή τοπικών ρυθμίσεων.

  4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Νομισματική μονάδα" και, στη λίστα σύμβολο νομισματικής μονάδας, επιλέξτε το σύμβολο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για βοήθεια σχετικά με μια επιλογή, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια (?) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή.

Στα Microsoft Windows XP (προβολή κατηγοριών)   

  1. Στη γραμμή εργασιών των Windows, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας ελέγχου.

    Εμφανίζεται ο πίνακας ελέγχου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή ημερομηνία, ώρα, γλώσσα και τοπικές ρυθμίσεις.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου ημερομηνία, ώρα, γλώσσα και τοπικές ρυθμίσεις.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή της μορφής των αριθμών, ημερομηνιών και ωρών.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας.

  4. Στην περιοχή πρότυπα και μορφές, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή τοπικών ρυθμίσεων.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Νομισματική μονάδα" και, στη λίστα σύμβολο νομισματικής μονάδας, επιλέξτε το σύμβολο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για βοήθεια σχετικά με μια επιλογή, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια (?) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή.

Νομισματική μονάδα

21,75

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

123,00%

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

3,46E+03

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

Επάνω μέρος της σελίδας

Πώς η Access αντιστοιχίζει τύπους δεδομένων κατά την επικόλληση πληροφοριών

Όταν κάνετε επικόλληση δεδομένων σε νέο φύλλο εργασίας, μπορείτε να επικολλήσετε μεικτές ή χωρίς συνέπεια τύπους δεδομένων σε ένα ή περισσότερα πεδία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάνετε επικόλληση πολλών στηλών δεδομένων επαφών και ότι τα δεδομένα περιλαμβάνει ταχυδρομικούς κώδικες από όλο τον κόσμο — ένα μείγμα εγγραφών και αριθμών.

Όταν κάνετε επικόλληση δεδομένων, η Access επεξεργάζεται κάθε εγγραφή (κάθε γραμμή της στήλης) και καθορίζει τον τύπο δεδομένων για κάθε εγγραφή. Access προσπαθεί, στη συνέχεια, να επιλέξετε έναν τύπο δεδομένων που αποθηκεύει όλες τις πληροφορίες σας χωρίς να χάσετε ή περικοπή εγγραφών. Ως μέρος αυτής της, Access εφαρμόζεται συχνά τύπο γενικά δεδομένων σε ένα πεδίο.

Αυτή η λίστα παρέχει ορισμένα παραδείγματα πώς Access επιλέγει τους τύπους δεδομένων.

  • Όταν η Access βρίσκει τύποι μεικτές δεδομένων, αυτό συνήθως ορίζει το πεδίο με τον τύπο δεδομένων κειμένου επειδή πεδία κειμένου παρέχουν την μεγαλύτερη ευελιξία.

  • Όταν η Access βρίσκει αριθμοί μαζί με ένα σύμβολο νομισματικής μονάδας, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων και λωρίδες το σύμβολο νομισματικής μονάδας. Έτσι παρέχονται μεγαλύτερη ταξινόμησης και φιλτραρίσματος δυνατότητες και μεγαλύτερο αριθμό συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων. Εάν θέλετε ένα σύμβολο νομισματικής μονάδας, μπορείτε να εφαρμόσετε μορφή νομισματικής μονάδας για το πεδίο "Αριθμός" ή να μετατρέψετε το πεδίο σε έναν τύπο δεδομένων νομισματικής μονάδας.

  • Εάν επικολλήσετε δεδομένα με διάφορα σύμβολα νομισματικών μονάδων, η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων κειμένου στο πεδίο και διατηρούνται τα σύμβολα.

  • Εάν κάνετε επικόλληση ημερομηνίες και ώρες με διάφορες μορφές εμφάνισης (όπως 14/12/2005 και 14.12.2005), η Access εφαρμόζει τα δεδομένα ημερομηνίας/ώρας τύπο και τη μορφή γενικής ημερομηνίας.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×