Χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων της Access διαχείρισης επαφών

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων διαχείρισης επαφών Access 2007 για να παρακολουθείτε ονόματα, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου και άλλες πληροφορίες. Τη νέα έκδοση του προτύπου δημοφιλείς Access σάς επιτρέπει επίσης να κατηγοριοποιήσετε κάθε επαφή, αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη δημιουργία χαρτών των διευθύνσεων.

Η βάση δεδομένων διαχείρισης επαφών

Χρήση της βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, καλύπτονται τα θέματα τα βασικά βήματα της χρήσης του προτύπου βάσης δεδομένων διαχείρισης επαφών.

Προετοιμασία της βάσης δεδομένων για χρήση

  • Όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων για πρώτη φορά, η Access εμφανίζει τη σελίδα γρήγορα αποτελέσματα. Για να αποτρέψετε την εμφάνιση την επόμενη φορά που ανοίγετε τη βάση δεδομένων αυτήν τη σελίδα, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση γρήγορα αποτελέσματα όταν ανοίγει αυτήν τη βάση δεδομένων.

    Κλείστε τη σελίδα γρήγορα αποτελέσματα για να ξεκινήσει η χρήση της βάσης δεδομένων.

  • Για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι ενεργοποιημένο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία:

    1. Στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στις Επιλογές.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχόμενου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

      Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο αποφασίσετε εάν θα εμπιστευτείτε μια βάση δεδομένων.

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Office Outlook 2007

Εάν χρησιμοποιείτε το Office Outlook 2007, μπορείτε να προσθέσετε επαφές από το πρόγραμμα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

  1. Στη φόρμα Λίστα επαφών, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων για προσθήκη, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

  3. Επιλέξτε Προσθήκη και, στη συνέχεια, ΟΚ.

Αναζήτηση επαφής

Στο πλαίσιο Γρήγορης αναζήτησης σάς επιτρέπει να βρείτε γρήγορα μια επαφή στη φόρμα Λίστα επαφών.

  • Στη φόρμα Λίστα επαφών, στο πλαίσιο Γρήγορης αναζήτησης, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER ή κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση.

    Πρόσβαση φιλτράρει τη λίστα για να εμφανίσετε μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητείται. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των εγγραφών.

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Στη φόρμα Λίστα επαφών, ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυφές από προεπιλογή. Για να αλλάξετε ποια πεδία θα εμφανίζονται:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίσετε. Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου για να αποκρύψετε τη στήλη.

Εμφάνιση αναφορών

Η βάση δεδομένων διαχείρισης επαφών περιλαμβάνει δύο αναφορές: Κατάλογος και τηλεφωνικού καταλόγου. Για να εμφανίσετε μια αναφορά:

  • Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή αναφορές, κάντε διπλό κλικ στην αναφορά που θέλετε να εμφανίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία μιας απλής έκθεσης.

Εμφάνιση λεπτομερειών επαφής

Φόρμα Λεπτομέρειες επαφής σάς επιτρέπει να βλέπετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με κάθε επαφή. Για να εμφανίσετε τη φόρμα λεπτομέρειες επαφής:

  • Στη φόρμα Λίστα επαφών, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα δίπλα στην επαφή που θέλετε να δείτε.

Προσθήκη εικόνας

Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής, μπορείτε να προσθέσετε μια εικόνα για την επαφή.

  1. Στην περιοχή στο πλαίσιο εικόνας, κάντε κλικ στην επιλογή + / – εικόνες.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου, μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο.

  4. Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση: Μπορείτε να επισυνάψετε πολλών αρχείων σε κάθε επαφή, συμπεριλαμβανομένων των διαφορετικών τύπων αρχείων όπως έγγραφα ή τα υπολογιστικά φύλλα.

Εμφάνιση χάρτη της διεύθυνσης μιας επαφής

Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής, αν έχετε εισαγάγει μια διεύθυνση για την επαφή, μπορείτε να εμφανίσετε ένα χάρτη για αυτήν τη θέση:

  • Κάντε κλικ στην επιλογή κάντε κλικ στην επιλογή χάρτης.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×