Office

Χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων διαχείρισης εργασιών

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων της διαχείρισης εργασιών Access για να παρακολουθήσετε μια ομάδα στοιχείων εργασίας που εσείς ή η ομάδα σας πρέπει να ολοκληρώσετε. Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε αναζήτηση και να φιλτράρετε εργασιών λεπτομέρειες, εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών, αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αντιστοίχιση εργασιών οι κάτοχοι διευθύνσεις.

Θέλετε να δείτε ένα βίντεο σχετικά με τη χρήση αυτού του προτύπου; Ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο, Χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων της διαχείρισης εργασιών.

Σημείωση: Πρότυπο βάσης δεδομένων της διαχείρισης εργασιών έχει ενημερωθεί κατά τα τελευταία έτη μερικά. Αυτές τις οδηγίες, ανατρέξτε στην πιο πρόσφατη έκδοση του προτύπου διαθέσιμο για λήψη. Εάν τα παρακάτω βήματα δεν ταιριάζουν με αυτό που βλέπετε, ίσως χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του προτύπου.

Χρήση της βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, καλύπτονται τα θέματα τα βασικά βήματα της χρήσης του προτύπου βάσης δεδομένων διαχείρισης εργασιών.

Προετοιμασία της βάσης δεδομένων για χρήση

  • Όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων για πρώτη φορά, η Access εμφανίζει τη φόρμα Καλώς ορίσατε. Για να αποτρέψετε την εμφάνιση την επόμενη φορά που ανοίγετε τη βάση δεδομένων αυτήν τη φόρμα, καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση Καλώς ορίσατε όταν ανοίγει αυτήν τη βάση δεδομένων .

    Κλείστε τη φόρμα υποδοχής για να ξεκινήσει η χρήση της βάσης δεδομένων.

  • Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο αποφασίσετε εάν θα εμπιστευτείτε μια βάση δεδομένων.

Αναζήτηση για μια εργασία ή μια επαφή

Στο πλαίσιο Γρήγορης αναζήτησης σάς επιτρέπει να βρείτε γρήγορα μια εργασία στη φόρμα Λίστας εργασιών ή μια επαφή στη φόρμα Λίστα επαφών .

  • Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε στο πλαίσιο Γρήγορης αναζήτησης και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

    Πρόσβαση φιλτράρει τη λίστα για να εμφανίσετε μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητείται. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Απαλοιφή της τρέχουσας αναζήτησης. (Αυτό είναι το X μέσα στο πλαίσιο αναζήτησης).

Φιλτράρετε τη λίστα εργασιών

Στη φόρμα Λίστας εργασιών , μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα εργασιών και αποθηκεύστε τις αγαπημένες φίλτρα για μελλοντική χρήση.

  1. Εφαρμογή φίλτρων κάνοντας δεξί κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση φίλτρου.

  3. Στη φόρμα Λεπτομέρειες φίλτρου , πληκτρολογήστε ένα όνομα και περιγραφή φίλτρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

  4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο "Αγαπημένα" Φίλτρο για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο ή κάντε κλικ στην επιλογή (Απαλοιφή φίλτρου) για να καταργήσετε το φίλτρο.

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Στη φόρμα Λίστας εργασιών και τη φόρμα Λίστα επαφών , ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυφές από προεπιλογή. Για να αλλάξετε ποια πεδία θα εμφανίζονται:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίσετε. Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου για να αποκρύψετε τη στήλη.

Εμφάνιση εργασίας ή λεπτομέρειες επαφής

Η φόρμα Λεπτομερειών για την εργασία και τη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής σάς επιτρέπουν να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο. Για να εμφανίσετε τη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας ή τη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής :

  • Στη φόρμα Λεπτομερειών εργασίας ή τη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα δίπλα στο στοιχείο που θέλετε να δείτε.

Προσθήκη συνημμένων

Στη φόρμα Λεπτομερειών για την εργασία και τη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , μπορείτε να προσθέσετε εικόνες και άλλα συνημμένα.

  • Στην περιοχή στο πλαίσιο εικόνας στη φόρμα Λεπτομερειών για την εργασία , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή κατάργηση συνημμένων.

    Στην περιοχή στο πλαίσιο εικόνας στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία εικόνας.

  • Στο παράθυρο διαλόγου συνημμένα , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου , μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο.

  • Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  • Στο παράθυρο διαλόγου συνημμένα , κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση: Μπορείτε να επισυνάψετε πολλών αρχείων για κάθε στοιχείο, συμπεριλαμβανομένων των διαφορετικών τύπων αρχείων όπως έγγραφα ή τα υπολογιστικά φύλλα.

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να προσθέσετε επαφές ή εργασίες κατόχους από αυτό το πρόγραμμα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

  1. Στη φόρμα Λίστα επαφών , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων για προσθήκη , επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και κατόπιν στο κουμπί ΟΚ.

Εμφάνιση χάρτη της διεύθυνσης μιας επαφής

Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , αν έχετε εισαγάγει μια διεύθυνση για την επαφή, μπορείτε να εμφανίσετε ένα χάρτη για αυτήν τη θέση:

  • Κάντε κλικ στην επιλογή κάντε κλικ στην επιλογή χάρτης.

Εμφάνιση αναφορών

Η βάση δεδομένων εργασίες περιλαμβάνει αρκετές αναφορών, συμπεριλαμβανομένων των Ενεργών εργασιών, Λεπτομέρειες εργασίας, Βιβλίο διευθύνσεων επαφώνκαι πολλά άλλα. Για να εμφανίσετε μια αναφορά:

  • Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή αναφορές, κάντε διπλό κλικ στην αναφορά που θέλετε να εμφανίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία μιας απλής έκθεσης.

Τροποποίηση του προτύπου βάσης δεδομένων διαχείρισης εργασιών

Προσαρμογή της βάσης δεδομένων εργασίες, προσθέτοντας ένα νέο πεδίο στον πίνακα εργασιών και, στη συνέχεια, προσθέτοντας αυτό το πεδίο στη φόρμα Λίστας εργασιών , τη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας και την αναφορά Λεπτομερειών για την εργασία .

Προσθέστε ένα πεδίο στον πίνακα εργασιών

  1. Κλείστε όλα τα ανοιχτά καρτέλες.

  2. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στον πίνακα εργασιών .

  3. Κάντε κύλιση προς τα δεξιά, μέχρι να δείτε τη στήλη με το όνομα Προσθήκη νέου πεδίου. Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου.

Την πρώτη φορά που εισάγετε δεδομένα στη στήλη, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για εσάς.

Προσθήκη πεδίου σε φόρμα ή έκθεση

Μόλις προστεθεί ένα πεδίο σε έναν πίνακα, μπορείτε, στη συνέχεια, να την προσθέσετε σε μια φόρμα ή έκθεση.

  1. Κάντε δεξί κλικ σε φόρμα ή την έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης.

  2. Στην καρτέλα Μορφή, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων.

  3. Σύρετε το πεδίο που θέλετε από τη λίστα πεδίων στη φόρμα ή έκθεση.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×