Χρησιμοποιήστε ομάδες του Office 365 αντί για γραμματοκιβώτια τοποθεσίας

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Γραμματοκιβώτια τοποθεσίας έχουν χρησιμοποιηθεί από πολλές επιχειρήσεις ως το εργαλείο συνεργασίας της επιλογής. Να προήλθαν με ένα κοινό γραμματοκιβώτιο θα σας βοηθήσουν να συντονισμό και αποθήκευση ομάδας ή σχετικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα σημείο και μια τοποθεσία του SharePoint για την αποθήκευση όλων των αρχείων σας κοινές του project. Ωστόσο, όπως ο τρόπος εργάστηκαν άτομα έχει αλλάξει κατά τα έτη, πελάτες έχετε ζητήσει για μια λύση που Προβιβάστε μια πιο ενεργό μορφή συνεργασίας. Επομένως, θα σας έχουν καταργηθεί γραμματοκιβώτια τοποθεσίας και ενθαρρύνει τη μετακίνηση σε ομάδες του Office 365 που παρέχουν μια πολύ πιο πλούσια εμπειρία συνεργασίας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτήν την απόφαση ανατρέξτε στο θέμα Με γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.

Ομάδες στο Office 365 σάς επιτρέπουν να επιλέξετε ένα σύνολο των ατόμων που θέλετε να συνεργαστείτε με και εύκολα να ρυθμίσετε μια συλλογή των πόρων για αυτά τα άτομα να κάνετε κοινή χρήση. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για με μη αυτόματο τρόπο εκχώρηση δικαιωμάτων σε όλους αυτούς τους πόρους, επειδή η προσθήκη μελών σε ομάδα παρέχουν αυτόματα αυτά τα δικαιώματα που χρειάζονται για τα εργαλεία της ομάδας παρέχει.

Office 365 ομάδες βήμα πέρα από τι γραμματοκιβώτια τοποθεσίας προσφέρουν και περιλαμβάνουν:

  • Πρόσβαση επισκέπτη – με δεν ήταν δυνατό να παρέχετε άτομα εκτός του οργανισμού σας πρόσβαση σε γραμματοκιβώτια τοποθεσίας. Με τις ομάδες που μπορούν να παρέχουν επισκέπτες πρόσβαση σε συνομιλίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχεία και ακόμα και το κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote.

  • Κοινόχρηστο φάκελο "Εισερχόμενα" - όπου πραγματοποιείται οι συνομιλίες έχετε παραδοσιακά στο γραμματοκιβώτιο. Αυτό κοινόχρηστο φάκελο "Εισερχόμενα" είναι πλήρως με δυνατότητα αναζήτησης, ώστε να δημιουργεί μια αρχειοθήκη ζωής των μηνυμάτων της ομάδας. Δυνατότητα αναζήτησης νεοεισερχόμενους στην ομάδα ή κάντε κύλιση προς τα πίσω σε το ιστορικό για να ενημερωθείτε γρήγορα σε τι είναι έχουν κοινοποιηθεί με την ομάδα προηγουμένως.

  • Η βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων - την ομάδα σας έχει μια βιβλιοθήκη του SharePoint αρχείων, όπου οι χρήστες μπορούν να αποθήκευση, κοινή χρήση και συνεργασία σε έγγραφα, τα βιβλία εργασίας, παρουσιάσεις, εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο είδος του αρχείου που χρειάζονται για να εργαστούν σε.

  • Κοινόχρηστο ημερολόγιο - την ομάδα σας λαμβάνει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για να δημοσιεύσετε συμβάντα που σχετίζονται με την ομάδα. Κάθε μέλος που έχει εγγραφεί στην ομάδα καλείται αυτόματα σε συμβάντα που καταχωρούνται στο ημερολόγιο, ώστε τα συμβάντα μπορούν να εμφανίζονται επίσης στην τα ημερολόγιά τους Office 365, εάν θέλουν.

  • Κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote - η ομάδα έχει αυτόματα ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συλλέξετε και να συνεργαστείτε σε πληροφορίες. Πολλές ομάδες Χρησιμοποιήστε το Σημειωματάριο για να δημιουργήσετε ένα wiki ζωής με συνήθεις ερωτήσεις και άλλους πόρους.

  • Το περιεχόμενο είναι ανιχνεύσιμα - ομάδες στο Outlook είναι δημόσια εντός της εταιρείας σας, από προεπιλογή, γεγονός που σημαίνει ότι είναι εύκολο για άλλα άτομα στην εταιρεία σας για να Ανακαλύψτε και να συμμετάσχετε ή να εξετάσετε τα υλικά στην ομάδα. Εάν το περιεχόμενο της ομάδας είναι πιο ευαίσθητα μπορείτε να μεταβείτε στην ομάδα σε ιδιωτική, η οποία αποκρύπτει τα περιεχόμενα από μη μέλη και απαιτεί τον κάτοχο της ομάδας να εγκρίνουν τις αιτήσεις για να συμμετάσχετε.

  • Δημιουργία αυτοεξυπηρέτησης - οι διαχειριστές δεν χρειάζεται να λάβετε συνεργασία προς τα κάτω από αιτήσεις από τους χρήστες για να δημιουργήσετε ομάδες. Οι χρήστες να δημιουργήσετε τις δικές τους ομάδες, όπως απαιτείται. Εάν θέλετε να ελέγξετε ποιοι χρήστες στην εταιρεία σας να δημιουργήσετε ομάδες ανατρέξτε στο θέμα Έλεγχος ποιος μπορεί να δημιουργήσει ομάδες του Office 365.

Διαχείριση καταλόγου

Διατήρηση κατάλογό σας κάτω από το στοιχείο ελέγχου είναι ένα πρόβλημα του κάθε διαχειριστή. Ακολουθούν ορισμένα από τα εργαλεία προσφέρουν ομάδες του Office 365 για να διευκολύνετε την που:

  • Ονομασία πολιτικές - ονομασία πολιτικές σάς επιτρέπουν να καθορίσετε τι είναι και δεν είναι αποδεκτές ονόματα για τις ομάδες σας. Που εμποδίζει τους χρήστες από παρέχοντας ασεβές ή απαγορεύεται ονόματα σε ομάδες. Επιπλέον, μπορείτε να επιβάλετε τυπική προθέματα εταιρεία ή προθέματα στα ονόματα ομάδας.

  • Δυναμική ιδιότητα μέλους - δυναμική ιδιότητα μέλους σάς επιτρέπει να ορίσετε την ιδιότητα μέλους ομάδας με κανόνα, η οποία προσθέτει (ή καταργεί) που βασίζονται σε μετα-δεδομένα (όπως τμήμα ή ρόλο) στην υπηρεσία καταλόγου active directory τα μέλη της ομάδας.

  • Κρυφή ιδιότητα μέλους ομάδας - εάν έχετε κάποιο λόγο θέλετε τη λίστα μελών της ομάδας σας να είναι εμπιστευτικές, για παράδειγμα, εάν τα μέλη οι σπουδαστές, μπορείτε να αποκρύψετε τη λίστα μελών από εξωτερική κατασκευαστές.

  • Δικαιώματα δημιουργίας - εκεί μπορεί να είναι ορισμένα άτομα στην εταιρεία σας που δεν θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε νέες ομάδες. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για τη Διαχείριση δικαιωμάτων δημιουργίας στον κατάλογό σας.

  • Αρχεία καταγραφής - ελέγχου μπορείτε να έχετε περισσότερες εμπιστοσύνης επιτρέποντάς τους χρήστες σας για να δημιουργήσετε ομάδες και να διαχειριστείτε την ιδιότητα μέλους ομάδας επειδή αρχεία καταγραφής ελέγχου ομάδες του Office 365 σάς επιτρέπουν να εντοπίσετε που δημιουργήσατε ή διαγραφεί μια συγκεκριμένη ομάδα ή κάνει αλλαγές στο την ιδιότητα μέλους της ομάδας.

Διαχείριση παράδοσης

Διαχείριση παράδοσης παρέχει ορισμένες μεθόδους για να χειριστείτε πώς μηνύματα πρέπει να αποστέλλονται ή να λαμβάνονται από την ομάδα. Επιπλέον, υπάρχουν εργαλεία για την παρακολούθηση της ροής αυτά τα μηνύματα.

  • Αποστολή ως ή αποστολή εκ μέρους του - Επιτρέψτε καθορισμένο στους χρήστες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σαν να προήλθαν από αυτές τις ρυθμίσεις ή είναι εκ μέρους, στην ομάδα.

  • Περιορισμοί αποστολέα - αυτές τις ρυθμίσεις σας επιτρέπουν να ελέγχετε ποιος επιτρέπεται να στείλετε μηνύματα σε ομάδα. Στην ομάδα μπορούν να ρυθμιστούν για να επιτρέψετε σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εξωτερική κατασκευαστές, αλλά μπορεί να θέλετε να περιορίσετε που μόνο συγκεκριμένα μέρη έξω.

  • Υποστήριξη εξωτερικών χρηστών - με πρόσκληση επισκεπτών στην ομάδα σας, μπορείτε να επιλέξετε για να ζητήσετε να περιλαμβάνεται στις συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα.

  • Κανόνες μεταφοράς - κανόνες μεταφοράς λειτουργεί για τις ομάδες, ακριβώς όπως εμφανίζονται για το Exchange. Οι κανόνες να αναζητήσετε μηνύματα που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες και, στη συνέχεια, να ενεργούν αυτά τα μηνύματα.

  • Συμβουλές αλληλογραφίας - συμβουλές αλληλογραφίας είναι ενημερωτικό μηνύματα που εμφανίζονται στους χρήστες ενώ αυτά συνθέτετε ένα μήνυμα. Να σας βοηθήσει να μειώσετε NDR κατά την προειδοποίηση χρήστη εάν το μήνυμα είναι πιθανό να μεταβείτε εκτός μέρη ή υπέρβαση ορίου μήνυμα.

  • Πολλές διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης - ομάδας μπορούν να έχουν ψευδώνυμα όπως ακριβώς ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη. Διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης επιπλέον μπορεί να είναι χρήσιμα για την αποδοχή μηνύματα που αποστέλλονται σε αυτές τις άλλες ψευδώνυμα ή για τη διευκόλυνση της για την επίτευξη μιας ομάδας που έχει μια μεγάλη ή σκληρό όνομα ορθογραφικού.

  • Μέγιστες αποστολή/λήψη μέγεθος - αυτά τα όρια μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε προβλήματα με την ομάδα λήψη (ή αποστολή) μηνύματα πολύ μεγάλο για να καλύτερα Διαχείριση χώρου αποθήκευσης και το εύρος ζώνης απαιτήσεις.

Πολιτικών περιεχομένου

Office 365 παρέχει επίσης ορισμένα εργαλεία για να διαχειριστείτε το είδος του περιεχομένου που λαμβάνει σε κοινή χρήση της ομάδας σας.

Χρήση οδηγίες - θα έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε χρήση οδηγίες για ομάδες του Office 365 — για να Εκπαιδεύστε τους χρήστες σας σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές που σας βοηθήσει να διατηρήσετε ομάδες τους αποτελεσματικές και Εκπαιδεύστε τους στην εσωτερική πολιτικών περιεχομένου. Για παράδειγμα ανατρέξτε στο θέμα: Χρήση οδηγίες για τη Microsoft πελάτες και συνεργάτες.

Ταξινόμηση δεδομένων - θα έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα σύστημα ταξινόμησης προσαρμόσιμων δεδομένων για ομάδες του Office 365 που επιτρέπει το διαχωρισμό των ομάδων κατά τύπο πολιτικής (π.χ., "μη ταξινομημένο", "Εταιρικό εμπιστευτικό" ή "επάνω μυστικό"). Με αυτόν τον τρόπο, τις ομάδες σας μπορεί να παρουσιάζουν τις πολιτικές άλλου περιεχομένου στην εταιρεία σας. Επεκτάσιμη πολιτική επιτρέπει στον οργανισμό σας να ρυθμίσετε τις παραμέτρους ενός ορίου που ονομάζεται κάθε φορά που δημιουργείται ή αλλάζει σε ομάδα — και, στη συνέχεια, μπορείτε να υλοποιήσετε το δικό σας πολιτικές για τη δημιουργία ομάδας ή να αλλάξετε.

Γιατί θα σας κάνουν αυτή η αλλαγή;

Συνιστάται παθητικές φόρμας της συνεργασίας σε γραμματοκιβώτια τοποθεσίας. Με συνεργασία γίνονται πιο κρίσιμες σύγχρονο ομάδες, οι πελάτες μας έχουν αυξανόμενη που σας ρωτά για λύσεις που παρέχουν μια πιο ενεργό εμπειρία συνεργασίας. Γι ' αυτό, θα σας έχει αποφασίσει να αποσύρετε γραμματοκιβώτια τοποθεσίας και την προώθηση της χρήσης των ομάδων.

Γρήγορα αποτελέσματα με τις ομάδες είναι εύκολη και μπορείτε να ξεκινήσετε σε λεπτά.

Δημιουργήστε μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint Online που παρέχεται με μια ομάδα του Office 365, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

  1. Μεταβείτε στο SharePoint Online. Μπορείτε να λάβετε εκεί κατά την είσοδο στην πύλη του Office 365 στο https://www.office.comκαι, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην εκκίνηση εφαρμογών στην επάνω δεξιά γωνία του προγράμματος περιήγησης.

  2. Κάντε κλικ στο + Δημιουργία τοποθεσίας στην αρχική σελίδα του SharePoint και επιλέξτε Την τοποθεσία ομάδας

  3. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα τοποθεσίας ομάδας, και την περιγραφή, στο τμήμα παραθύρου που αναδύεται. Συμπληρώστε τα άλλα πεδία την εταιρεία σας απαιτεί και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  4. Προσθήκη στους κατόχους και μέλη στην τοποθεσία στο παράθυρο παρακάτω και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Μπορείτε να επιλέξετε για να προσθέσετε το ίδιο μέλη που ήταν αντιστοιχισμένος σας κλασική εμπειρία τοποθεσία ομάδας.

Στην τοποθεσία ομάδας που έχουν δημιουργηθεί πρόσφατα του SharePoint Online είναι τώρα έτοιμο για χρήση. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία τοποθεσίας ομάδας του SharePoint Online .

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε ομάδες σας, κάντε κλικ στην εκκίνηση εφαρμογών και επιλέξτε αλληλογραφία. Θα βρείτε μια καρτέλα ομάδες στην περιοχή Φάκελοι και μια ομάδα θα δημιουργηθεί για εσάς με το ίδιο όνομα με το όνομα της τοποθεσίας στο SharePoint. Αυτή η ομάδα φιλοξενεί το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στη φόρμα από ένα διάστημα συνομιλία, στην καρτέλα αρχεία, πράγμα που παρέχει μια γρήγορη προβολή της σελίδας εγγράφων από την τοποθεσία του SharePoint, το ημερολόγιο ομάδας και ένα σημειωματάριο που επίσης μπορεί να προβληθεί από την τοποθεσία του SharePoint.

Τώρα είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε την ομάδα.

Τι γίνεται με το υπάρχον γραμματοκιβωτίων τοποθεσίας;

Θα σας να καταλάβετε ότι ορισμένα που μπορεί να έχει κρίσιμων δεδομένων σε των γραμματοκιβωτίων τοποθεσίας που θα χρειαστείτε για συνέχειας των εργασιών σας. Τα υπάρχοντα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας θα εξακολουθήσει να λειτουργεί όπως και πριν προς το παρόν.

Τι γίνεται εάν χρησιμοποιώ το Project Online;

Εάν είστε πελάτης της Project Online δεν θα μπορείτε να συνδεθείτε στην τοποθεσία ομάδας του SharePoint Online. Ωστόσο, μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε την τοποθεσία ομάδας έργου κλασική εμπειρία που θα εξακολουθήσει να λειτουργεί, μείον τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα νέο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας. Εάν χρειάζεστε μια λύση αλληλογραφίας μαζί με την τοποθεσία, συνιστάται να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα του Office 365 και να το χρησιμοποιήσετε για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ομάδας στο Outlook .

Θα σας είναι σε διαδικασία σε μια μακροπρόθεσμη λύση και θα σας ειδοποιήσει όταν έχουμε μια ανάλυση.

Τι ακολουθεί;

Νοέμβριο έχουμε μια διαδικασία που θα σας βοηθήσει να συνδέσετε τις υπάρχουσες τοποθεσίες ομάδας του SharePoint σε ομάδες του Office 365. Αυτό θα αποφύγετε την ανάγκη για να δημιουργήσετε μια νέα τοποθεσία ομάδας του SharePoint Online από την αρχή. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα νέο του SharePoint και τις δυνατότητες του OneDrive επιταχύνει την ψηφιακή μετασχηματισμό . Στο μεταξύ συνιστάται να χρησιμοποιήσετε ομάδες για όλα τα σενάρια όπου μπορεί να δημιουργήσετε ένα νέο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας.

Περισσότερες πληροφορίες

Είμαστε έτοιμοι να σας ακούσουμε

Σε αυτό το άρθρο ενημερώθηκε στις 2ης Αυγούστου 2017 ως αποτέλεσμα τα σχόλιά σας. Εάν βρεθούν αυτές τις πληροφορίες χρήσιμες και ιδίως εάν δεν έχετε κάνει, χρησιμοποιήστε τα παρακάτω στοιχεία ελέγχου σχολίων για να μας ενημερώσετε πώς θα σας μπορεί να το βελτιώσουμε.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×