Χρησιμοποιήσετε την κοινή χρήση ελέγχου στο αρχείο καταγραφής ελέγχου του Office 365

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Κοινή χρήση είναι δραστηριότητα κλειδιού στο SharePoint Online και OneDrive για επιχειρήσεις και χρησιμοποιείται ευρέως σε εταιρείες Office 365. Οι διαχειριστές μπορούν τώρα να χρησιμοποιήσετε κοινή χρήση ελέγχου στο αρχείο καταγραφής ελέγχου Office 365 για να καθορίσετε τον τρόπο κοινής χρήσης που χρησιμοποιείται στον οργανισμό τους.

Το σχήμα κοινής χρήσης του SharePoint

Κοινής χρήσης συμβάντα (εκτός από κοινής χρήσης πολιτικής και την κοινή χρήση συμβάντα σύνδεση) είναι διαφορετικό από το αρχείο και φάκελο-που σχετίζονται με μία κύρια τρόπο: ένας χρήστης εκτελεί μια ενέργεια που έχει ορισμένα εφέ σε άλλο χρήστη. Για παράδειγμα, ο χρήστης A παρέχει πρόσβαση χρήστη B σε ένα αρχείο. Σε αυτό το παράδειγμα, ο χρήστης Α είναι το ενεργώντας χρήστη και B χρήστη είναι ο στόχος χρήστη. Του αρχείου σχήματος SharePoint, η ενέργεια του χρήστη acting επηρεάζει μόνο το ίδιο το αρχείο. Όταν ο χρήστης A ανοίγει ένα αρχείο, το μόνο πληροφορίες που απαιτούνται στο συμβάν FileAccessed είναι ο χρήστης acting. Για να αντιμετωπίσετε αυτή τη διαφορά, υπάρχει μια ξεχωριστή διάταξη, που ονομάζεται το σχήμα SharePoint κοινής χρήσης, που καταγράφει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την κοινή χρήση συμβάντα. Αυτό εξασφαλίζει ότι οι διαχειριστές έχουν περισσότερες πληροφορίες για άτομα που θέσει σε κοινή χρήση ενός πόρου και ο χρήστης τον πόρο έχει θέσει σε κοινή χρήση με.

Το σχήμα κοινής χρήσης παρέχει δύο πρόσθετα πεδία στο αρχείο καταγραφής ελέγχου που σχετίζονται με την κοινή χρήση συμβάντα:

  • TargetUserOrGroupName   Αποθηκεύει το UPN ή το όνομα του χρήστη προορισμού ή της ομάδας ότι ένας πόρος έχει κοινή χρήση με (B χρήστη στο προηγούμενο παράδειγμα).

  • TargetUserOrGroupType   Προσδιορίζει αν ο χρήστης προορισμού ή η ομάδα είναι ένα μέλος, επισκέπτη, ομάδας ή συνεργατών.

Αυτά τα δύο πεδία, εκτός από τις άλλες ιδιότητες από το αρχείο καταγραφής ελέγχου Office 365 σχήματος όπως χρήστη, η λειτουργία και ημερομηνία μπορούν να το πλήρες ιστορικό σχετικά με το ποια χρήστη σε κοινή χρήση Τι πόρων με τους οποίους και πότε.

Υπάρχει άλλη ιδιότητα σχήματος που είναι σημαντικό για την ιστορία κοινής χρήσης. Η ιδιότητα EventData αποθηκεύει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την κοινή χρήση συμβάντα. Για παράδειγμα, όταν ένας χρήστης κάνει κοινή χρήση μιας τοποθεσίας με κάποιον άλλο χρήστη, αυτή η ενέργεια πραγματοποιείται με την προσθήκη του χρήστη προορισμού σε μια ομάδα SharePoint. Η ιδιότητα EventData καταγράφει αυτές οι πρόσθετες πληροφορίες για την παροχή περιβάλλοντος για διαχειριστές.

Επιστροφή στην αρχή

Το SharePoint μοντέλο κοινής χρήσης και την κοινή χρήση συμβάντα

Κοινή χρήση στην πραγματικότητα καθορίζεται από τρεις ξεχωριστές συμβάντα: SharingSet, SharingInvitationCreatedκαι SharingInvitaitonAccepted. Ορίστε τη ροή εργασίας για τον τρόπο κοινής χρήσης συμβάντα καταγράφονται στο αρχείο καταγραφής ελέγχου Office 365.

Διάγραμμα ροής του τρόπου λειτουργίας κοινής χρήσης ελέγχου

Όταν ένας χρήστης (το acting χρήστη) θέλει να κάνετε κοινή χρήση ενός πόρου με κάποιον άλλο χρήστη (το χρήστη προορισμού), SharePoint (ή OneDrive για επιχειρήσεις ) πρώτα ελέγχει εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του χρήστη προορισμού είναι ήδη σχετίζεται με ένα λογαριασμό χρήστη στον κατάλογο της εταιρείας. Εάν ο χρήστης προορισμού βρίσκεται στον κατάλογο της εταιρείας, SharePoint κάνει τα εξής:

  • Αμέσως αντιστοιχίζει τα δικαιώματα χρήστη προορισμού για να αποκτήσετε πρόσβαση στον πόρο.

  • Στέλνει μια ειδοποίηση κοινής χρήσης στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του χρήστη προορισμού.

  • Καταγράφει ένα συμβάν SharingSet .

Εάν ένα λογαριασμό χρήστη για το χρήστη προορισμού δεν στον κατάλογο της εταιρείας, SharePoint κάνει τα εξής:

  • Δημιουργεί μια πρόσκληση για κοινή χρήση και το αποστέλλει στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του χρήστη προορισμού.

  • Καταγράφει ένα συμβάν SharingInvitationCreated .

    Σημείωση: Το συμβάν SharingInvitationCreated πιο πάντα είναι συσχετισμένες με το εξωτερικό ή επισκέπτη κοινή χρήση όταν ο χρήστης προορισμού δεν έχει πρόσβαση στον πόρο που έχει θέσει σε κοινή χρήση.

Όταν ο χρήστης προορισμού αποδεχτεί την πρόσκληση κοινής χρήσης που έχει σταλεί σε αυτά (κάνοντας κλικ στη σύνδεση στην πρόσκληση), SharePoint καταγράφει ένα συμβάν SharingInvitationAccepted και αντιστοιχίζει τα δικαιώματα χρήστη προορισμού για να αποκτήσετε πρόσβαση στον πόρο. Πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το χρήστη προορισμού είναι επίσης συνδεδεμένος, όπως την ταυτότητα του χρήστη που σας έχει σταλεί την πρόσκληση και ο χρήστης που πραγματικά αποδεχτεί την πρόσκληση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι διαφορετικές αυτοί οι χρήστες (ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

Επιστροφή στην αρχή

Πώς μπορείτε να αναγνωρίσετε τους πόρους που έχουν θέσει σε κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες

Μια συνηθισμένη απαίτηση για τους διαχειριστές δημιουργεί μια λίστα με όλους τους πόρους που έχουν τεθεί σε κοινή χρήση με χρήστες εκτός του οργανισμού. Χρησιμοποιώντας την κοινή χρήση ελέγχου στα Office 365, οι διαχειριστές μπορούν πλέον να δημιουργήσετε αυτήν τη λίστα. Δείτε εδώ πώς.

Βήμα 1: Αναζητήστε για την κοινή χρήση συμβάντα και να εξαγάγετε τα αποτελέσματα σε ένα αρχείο CSV

Το πρώτο βήμα είναι να αναζητήσετε το αρχείο καταγραφής ελέγχου Office 365 για την κοινή χρήση συμβάντα. Για περισσότερες λεπτομέρειες (συμπεριλαμβανομένων των τα απαραίτητα δικαιώματα) σχετικά με την αναζήτηση του αρχείου καταγραφής ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Αναζήτηση ελέγχου συνδεθείτε στο Office 365 ασφάλειας & Κέντρο συμμόρφωσης.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία https://protection.office.com.

  2. Πραγματοποιήστε είσοδο στο Office 365 χρησιμοποιώντας τον εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό σας.

  3. Στο αριστερό τμήμα παραθύρου στο Κέντρο συμμόρφωσης και ασφάλειας, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση και έρευνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση αρχείου καταγραφής ελέγχου.

    Εμφανίζεται η σελίδα Αναζήτηση αρχείου καταγραφής ελέγχου.

  4. Στην περιοχή δραστηριότητες, κάντε κλικ στην επιλογή κοινή χρήση δραστηριότητες για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση μόνο για την κοινή χρήση συμβάντα.

    Στην περιοχή δραστηριότητες, επιλέξτε κοινή χρήση δραστηριοτήτων
  5. Επιλέξτε μια περιοχή ημερομηνίας και ώρας για να βρείτε τα κοινής χρήσης συμβάντα που προέκυψαν εντός αυτής της περιόδου.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εκτελέσετε την αναζήτηση.

  7. Όταν ολοκληρωθεί η αναζήτηση εκτελείται και τα αποτελέσματα εμφανίζονται, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή αποτελεσμάτων > λήψη όλων των αποτελεσμάτων.

    Αφού επιλέξετε την επιλογή εξαγωγή, εμφανίζεται ένα μήνυμα στο κάτω μέρος του παραθύρου που σας ζητά να ανοίξετε ή να αποθηκεύσετε το αρχείο CSV.

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση > Αποθήκευση ως και αποθηκεύστε το αρχείο CSV σε ένα φάκελο στον τοπικό σας υπολογιστή.

Επιστροφή στην αρχή

Βήμα 2: Φιλτράρισμα το αρχείο CSV για τους πόρους που έχουν θέσει σε κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες

Το επόμενο βήμα είναι να φιλτράρετε τα CSV για τα συμβάντα SharingSet και SharingInvitationCreated και για να εμφανίσετε αυτά τα συμβάντα όπου η ιδιότητα TargetUserOrGroupType είναι Guest. Θα χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Power Query στο Excel να το κάνετε αυτό. Η παρακάτω διαδικασία πραγματοποιείται σε Excel 2016.

  1. Στο Excel 2016, ανοίξτε ένα κενό βιβλίο εργασίας.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο ερώτημα > από αρχείο > Από CSV.

    Στην καρτέλα δεδομένα, επιλέξτε νέο ερώτημα, επιλέξτε από το αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε από CSV
  4. Ανοίξτε το αρχείο CSV που λάβατε στο βήμα 1.

    Στο πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος ανοίγει το αρχείο CSV. Σημειώστε ότι υπάρχουν τέσσερις στήλες: ώρα, χρήστη, η ενέργεια και λεπτομερειών. Η στήλη λεπτομέρεια είναι ένα πεδίο πολλαπλών ιδιότητα. Το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια νέα στήλη για κάθε μία από τις ιδιότητες της στήλης λεπτομερειών.

  5. Επιλέξτε τη στήλη λεπτομερειών και, στη συνέχεια, στην κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Διαίρεση στήλης > Κατά οριοθέτη.

    Στην κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή διαίρεση στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή κατά οριοθέτη
  6. Στο παράθυρο Διαίρεση στήλης κατά οριοθέτη, κάντε τα εξής:

    • Στην περιοχή, Επιλέξτε ή πληκτρολογήστε οριοθέτη, επιλέξτε με κόμματα.

    • Στην περιοχή Διαίρεση, επιλέξτε κάθε φορά που εμφανίζονται στον οριοθέτη.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η στήλη λεπτομέρεια χωρίζεται σε πολλές στήλες. Κάθε νέα στήλη ονομάζεται Detail.1, Detail.2, Detail.3 και ούτω καθεξής. Θα παρατηρήσετε τις τιμές σε κάθε κελί στις στήλες Detail.n είναι το πρόθεμα με το όνομα της ιδιότητας; Για παράδειγμα, Η λειτουργία: SharingSetΛειτουργίας: SharingInvitationAccepted και Λειτουργίας: SharingInvitationCreated.

    Η στήλη λεπτομέρεια χωρίζεται σε πολλές στήλες, μία για κάθε ιδιότητα
  8. Στην καρτέλα " αρχείο ", κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο και φόρτωση για να κλείσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος και ανοίξτε το αρχείο σε ένα βιβλίο εργασίας Excel.

    Το επόμενο βήμα είναι να εφαρμόσετε το φίλτρο στο αρχείο για να εμφανίζονται μόνο τα συμβάντα SharingSet και SharingInvitationCreated.

  9. Μεταβείτε στην καρτέλα κεντρική και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη ενέργειας.

  10. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, καταργήστε όλες τις επιλογές, στη συνέχεια, επιλέξτε SharingSet και SharingInvitationCreated και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Excel εμφανίζει τις γραμμές για τα συμβάντα SharingSet και SharingInvitationCreated.

  11. Μεταβείτε στη στήλη με το όνομα Detail.17 (ή όποια στήλη περιέχει την ιδιότητα TargetUserOrGroupType ) και επιλέξτε την.

  12. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα, καταργήστε την επιλογή από όλες τις επιλογές, στη συνέχεια, επιλέξτε TargetUserOrGroupType:Guest και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Τώρα Excel εμφανίζει τις γραμμές για συμβάντα SharingInvitationCreated και SharingSet και όπου ο χρήστης προορισμού είναι εκτός της εταιρείας σας, επειδή εξωτερικούς χρήστες αναγνωρίζονται από την τιμή TargetUserOrGroupType:Guest.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει όλους τους χρήστες στην εταιρεία που κοινόχρηστους πόρους με ένα χρήστη επισκέπτη μέσα σε μια συγκεκριμένη περιοχή ημερομηνιών.

Αρχείο καταγραφής ελέγχου συμβάντα κοινής χρήσης στο Office 365

Παρόλο που δεν περιλαμβάνεται στον προηγούμενο πίνακα, η στήλη Detail.10 (ή όποια στήλη περιέχει την ιδιότητα ObjectId ) προσδιορίζει τον πόρο που έχει θέσει σε κοινή χρήση με το χρήστη προορισμού. Για παράδειγμα ObjectId:https:\/\/contoso-my.sharepoint.com\/personal\/sarad_contoso_com\/Documents\/Southwater Proposal.docx.

Συμβουλή: Εάν θέλετε να προσδιορίσετε όταν ένας χρήστης επισκέπτη στην πραγματικότητα εκχωρήθηκε δικαιώματα για την πρόσβαση σε έναν πόρο (σε αντίθεση με απλώς τους πόρους ότι, όταν από κοινού με τους), επαναλάβετε τα βήματα 10, 11 και 12 και το φιλτράρισμα σε SharingInvitationAccepted και SharingSet συμβάντα στο βήμα 10.

Επιστροφή στην αρχή

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×