Χρήση των επαφών του Outlook ως προέλευση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Χρήση των επαφών του Outlook ως προέλευση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Όταν έχετε ομαδική αλληλογραφία για αποστολή σε άτομα που βρίσκονται στη λίστα επαφών σας στο Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word. Μια λίστα επαφών του Outlook μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως προέλευση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας. Η λίστα επαφών είναι ένα βιβλίο διευθύνσεων που χρησιμοποιείται για την καταγραφή και οργάνωση πληροφοριών σχετικά με άτομα.

Εκτέλεση συγχώνευσης αλληλογραφίας με χρήση μιας λίστας επαφών του Outlook

Το πιο σημαντικό βήμα κατά τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι η ρύθμιση και προετοιμασία των δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μια κάρτα επαφής του Outlook μπορεί να περιέχει βασικές πληροφορίες, όπως το όνομα και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και πρόσθετες πληροφορίες, όπως η διεύθυνση, ο αριθμός τηλεφώνου και μια φωτογραφία. Για να προσθέσετε περισσότερες επαφές στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη επαφής.

Όταν η λίστα επαφών του Outlook είναι έτοιμη, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εκτελέσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας με το Word.

  1. Στο φάκελο επαφών του Outlook, στην Κεντρική καρτέλα της κορδέλας, επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας.

    Το κουμπί "Συγχώνευση αλληλογραφίας" στην καρτέλα "Κεντρική" στην ομάδα "Ενέργειες"

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επαφές συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε τις επιλογές που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον Τύπο εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Συγχώνευση αλληλογραφίας" στην καρτέλα "Κεντρική" του φακέλου "Επαφές" για να ξεκινήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας

    Σημειώσεις: 

    • Εάν θέλετε να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας μόνο για επιλεγμένες επαφές, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Μόνο οι επιλεγμένες επαφές. Θα πρέπει να έχετε ήδη επιλέξει αυτές τις επαφές πριν από αυτό το σημείο, οπότε εάν δεν το έχετε κάνει, επιλέξτε Άκυρο, επιστρέψτε στο φάκελο επαφών, επιλέξτε τις και ξεκινήστε ξανά από το βήμα 1.

    • Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει και αποθηκεύσει ένα έγγραφο συγχώνευσης του Word, αλλάξτε το κουμπί επιλογής σε Υπάρχον έγγραφο και καθορίστε το. Διαφορετικά, αφήστε επιλεγμένο το κουμπί επιλογής Νέο έγγραφο και το Word θα σας ζητήσει να δημιουργήσετε ένα, όταν φτάσετε στο βήμα 3.

    • Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λίστα ξανά στο μέλλον, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μόνιμο αρχείο και δώστε ένα όνομα στο αρχείο επαφών για να το αποθηκεύσετε. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν έχετε επιλέξει ένα συγκεκριμένο σύνολο επαφών για τη συγχώνευση και θέλετε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτό το σύνολο χωρίς να χρειάζεται να τις επιλέγετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά.

  3. Θα ανοίξει το Microsoft Word. Ανάλογα με τις επιλογές που κάνατε στο βήμα 2 θα έχετε είτε το έγγραφο συγχώνευσης που είχατε δημιουργήσει εκ των προτέρων είτε ένα νέο, κενό έγγραφο. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε κάθε ένα από τα συγχωνευμένα έγγραφα.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν θέλετε περισσότερη βοήθεια για τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας>Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα. Μπορείτε να ανατρέξετε στις πληροφορίες σε αυτό το άρθρο, όταν φτάσετε στο βήμα 3 του "Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας", Επιλογή παραληπτών.

  4. Εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας που προσκομίζουν πληροφορίες από τη λίστα επαφών του Outlook στο έγγραφό σας.

    Σημειώσεις: Ορισμένα παραδείγματα πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι τα εξής:

    • Μπλοκ διεύθυνσης. Χρησιμοποιήστε το για να προσθέσετε το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη από τη λίστα επαφών του Outlook σε μια επιστολή ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

      Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή, επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης.

    • Γραμμή χαιρετισμού. Χρησιμοποιήστε τη για να προσθέσετε έναν χαιρετισμό (όπως Αγαπητή κα Κωστίδου) σε μια επιστολή ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

      Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή, επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού.

    Τα πεδία "Εγγραφή" και "Εισαγωγή" σάς επιτρέπουν να εισαγάγετε πεδία σε ένα έγγραφο συγχώνευσης.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη πεδίων συγχώνευσης από τις επαφές του Outlook, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  5. Όταν το έγγραφό σας είναι έτοιμο, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί για την Επόμενη εγγραφή Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή την Προηγούμενη εγγραφή Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας , για να δείτε κάθε συγκεκριμένο αντίγραφο του εγγράφου.

  6. Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία συγχώνευσης, στην ομάδα Τέλος, επιλέξτε Ολοκλήρωση και συγχώνευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτύπωση εγγράφων ή Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αποθήκευση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, παραμένει συνδεδεμένο με την προέλευση δεδομένων.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Ναι όταν το Word σάς ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.

Για να επεξεργαστείτε τη λίστα αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών για να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να επιλέξετε συγκεκριμένες διευθύνσεις.

Έχετε κάποια ερώτηση σχετικά με τη συγχώνευση εγγράφων του Word που δεν απαντήθηκε εδώ;

Δημοσιεύστε μια ερώτηση στο φόρουμ κοινότητας του Word

Βοηθήστε μας να βελτιώσουμε το Outlook

Έχετε προτάσεις σχετικά με το πώς μπορούμε να βελτιώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας (ή οποιαδήποτε άλλη δυνατότητα) του Outlook; Εάν ναι, επισκεφθείτε το User Voice του Outlook και πείτε μας!

Σχετικά θέματα

Συγχώνευση αλληλογραφίας - Ένα δωρεάν βίντεο εκμάθησης διάρκειας 10 λεπτών
Συγχώνευση αλληλογραφίας με φακέλους

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×