Office

Χρήση του Microsoft Query για την ανάκτηση εξωτερικών δεδομένων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για την ανάκτηση δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις. Χρησιμοποιώντας το Microsoft Query για να ανακτήσετε δεδομένα από τις εταιρικές βάσεις δεδομένων και τα αρχεία σας, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε στο Excel. Μπορείτε, επίσης, να ανανεώνετε αυτόματα τις αναφορές και τις συνόψεις του Excel από την αρχική βάση δεδομένων προέλευσης κάθε φορά που η βάση δεδομένων ενημερώνεται με νέες πληροφορίες.

Χρησιμοποιώντας το Microsoft Query, μπορείτε να συνδεθείτε σε εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, να επιλέξετε δεδομένα από αυτές τις εξωτερικές προελεύσεις, να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας σας και να ανανεώσετε τα δεδομένα, όπως απαιτείται, για να διατηρήσετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας συγχρονισμένα με τα δεδομένα των εξωτερικών προελεύσεων.

Τύποι βάσεων δεδομένων στις οποίες μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση     Μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα από διάφορους τύπους βάσεων δεδομένων, όπως η Microsoft Office Access, ο Microsoft SQL Server και οι υπηρεσίες OLAP του Microsoft SQL Server. Μπορείτε επίσης να ανακτήσετε δεδομένα από βιβλία εργασίας του Excel και από αρχεία κειμένου.

Το Microsoft Office παρέχει προγράμματα οδήγησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ανακτήσετε δεδομένα από τις ακόλουθες προελεύσεις δεδομένων:

  • Υπηρεσίες ανάλυσης του Microsoft SQL Server (υπηρεσία παροχής OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • PARADOX

  • Βάσεις δεδομένων αρχείου κειμένου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επίσης προγράμματα οδήγησης ODBC ή προγράμματα οδήγησης προέλευσης δεδομένων από άλλους κατασκευαστές για να ανακτήσετε πληροφορίες από προελεύσεις δεδομένων που δεν παρατίθενται εδώ, συμπεριλαμβανομένων άλλων τύπων βάσεων δεδομένων OLAP. Για πληροφορίες σχετικά με την εγκατάσταση ενός προγράμματος οδήγησης ODBC ή ενός προγράμματος οδήγησης προέλευσης δεδομένων που δεν παρατίθεται εδώ, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση για τη βάση δεδομένων ή επικοινωνήστε με τον προμηθευτή της βάσης δεδομένων.

Επιλογή δεδομένων από μια βάση δεδομένων     Μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων, δημιουργώντας ένα ερώτημα, το οποίο είναι μια ερώτηση που ζητάτε σχετικά με τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε μια εξωτερική βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορεί να θέλετε να γνωρίζετε τα ποσά πωλήσεων για ένα συγκεκριμένο προϊόν ανά περιοχή. Μπορείτε να ανακτήσετε ένα τμήμα των δεδομένων, επιλέγοντας μόνο τα δεδομένα για το προϊόν και την περιοχή που θέλετε να αναλύσετε.

Με το Microsoft Query, μπορείτε να επιλέξετε τις στήλες των δεδομένων που θέλετε και να εισαγάγετε μόνο αυτά τα δεδομένα στο Excel.

Ενημέρωση του φύλλου εργασίας σας με μία λειτουργία     Αφού έχετε εξωτερικά δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, κάθε φορά που αλλάζει η βάση δεδομένων σας, μπορείτε να ανανέωση τα δεδομένα για να ενημερώσετε την ανάλυσή σας — χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά τις συνοπτικές αναφορές και τα γραφήματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνοψη μηνιαίων πωλήσεων και να την ανανεώνετε κάθε μήνα όταν έρχονται τα νέα ποσά πωλήσεων.

Τρόπος χρήσης των προελεύσεων δεδομένων από το Microsoft Query     Αφού ρυθμίσετε μια προέλευση δεδομένων για μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε κάθε φορά που θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα για να επιλέξετε και να ανακτήσετε δεδομένα από τη συγκεκριμένη βάση δεδομένων — χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά όλες τις πληροφορίες σύνδεσης. Το Microsoft Query χρησιμοποιεί την προέλευση δεδομένων για να συνδεθεί με την εξωτερική βάση δεδομένων και για να σας δείξει ποια δεδομένα είναι διαθέσιμα. Αφού δημιουργήσετε το ερώτημά σας και επαναφέρετε τα δεδομένα στο Excel, το Microsoft Query παρέχει το βιβλίο εργασίας του Excel με τις πληροφορίες του ερωτήματος και της προέλευσης δεδομένων, ώστε να μπορείτε να συνδεθείτε ξανά στη βάση δεδομένων, όταν θέλετε να ανανεώσετε τα δεδομένα.

Διάγραμμα του τρόπου χρήσης των αρχείων προέλευσης δεδομένων από το Query

Χρήση του Microsoft Query για την εισαγωγή δεδομένων     για να εισαγάγετε εξωτερικά δεδομένα στο Excel με το Microsoft Query, ακολουθήστε αυτά τα βασικά βήματα, καθένα από τα οποία περιγράφεται λεπτομερέστερα στις παρακάτω ενότητες.

Τι είναι μια προέλευση δεδομένων;     Μια προέλευση δεδομένων είναι ένα αποθηκευμένο πρόγραμμα πληροφοριών που επιτρέπει στο Excel και το Microsoft Query να συνδεθούν με μια εξωτερική βάση δεδομένων. Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Query για να ρυθμίσετε μια προέλευση δεδομένων, δίνετε ένα όνομα στην προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, παρέχετε το όνομα και τη θέση της βάσης δεδομένων ή του διακομιστή, τον τύπο της βάσης δεδομένων και τις πληροφορίες σύνδεσης και κωδικού πρόσβασης. Οι πληροφορίες περιλαμβάνουν επίσης το όνομα ενός προγράμματος οδήγησης OBDC ή ενός προγράμματος οδήγησης προέλευσης δεδομένων, το οποίο είναι ένα πρόγραμμα που δημιουργεί συνδέσεις σε έναν συγκεκριμένο τύπο βάσης δεδομένων.

Για να ρυθμίσετε μια προέλευση δεδομένων χρησιμοποιώντας το Microsoft Query:

  1. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή από άλλες προελεύσειςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή από το Microsoft Query.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να καθορίσετε μια προέλευση δεδομένων για μια βάση δεδομένων, ένα αρχείο κειμένου ή ένα βιβλίο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην καρτέλα βάσεις δεδομένων .

    • Για να καθορίσετε μια προέλευση δεδομένων κύβου OLAP, κάντε κλικ στην καρτέλα κύβοι OLAP . Αυτή η καρτέλα είναι διαθέσιμη μόνο εάν εκτελέσατε το Microsoft Query από το Excel.

  3. Κάντε διπλό κλικ στο _LT_New Data Source>.

    -ή-

    Κάντε κλικ στην _LT_New δεδομένων Source>και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου αρχείου προέλευσης δεδομένων .

  4. Στο βήμα 1, πληκτρολογήστε ένα όνομα για να προσδιορίσετε την προέλευση δεδομένων.

  5. Στο βήμα 2, κάντε κλικ σε ένα πρόγραμμα οδήγησης για τον τύπο της βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείτε ως προέλευση δεδομένων.

    Σημειώσεις: 

    • Εάν η εξωτερική βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση δεν υποστηρίζεται από τα προγράμματα οδήγησης ODBC που εγκαθίστανται με το Microsoft Query, πρέπει να αποκτήσετε και να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα οδήγησης ODBC που είναι συμβατό με το Microsoft Office από έναν τρίτο προμηθευτή, όπως ο κατασκευαστής του βάση δεδομένων. Επικοινωνήστε με τον προμηθευτή της βάσης δεδομένων για οδηγίες εγκατάστασης.

    • Οι βάσεις δεδομένων OLAP δεν απαιτούν προγράμματα οδήγησης ODBC. Όταν εγκαθιστάτε το Microsoft Query, τα προγράμματα οδήγησης εγκαθίστανται για βάσεις δεδομένων που δημιουργήθηκαν με τη χρήση των υπηρεσιών ανάλυσης του Microsoft SQL Server. Για να συνδεθείτε με άλλες βάσεις δεδομένων OLAP, πρέπει να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα οδήγησης προέλευσης δεδομένων και ένα λογισμικό προγράμματος-πελάτη.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεσηκαι, στη συνέχεια, δώστε τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για να συνδεθείτε με την προέλευση δεδομένων. Για τις βάσεις δεδομένων, τα βιβλία εργασίας του Excel και τα αρχεία κειμένου, οι πληροφορίες που παρέχετε εξαρτώνται από τον τύπο της προέλευσης δεδομένων που επιλέξατε. Μπορεί να σας ζητηθεί να δώσετε ένα όνομα σύνδεσης, έναν κωδικό πρόσβασης, την έκδοση της βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείτε, τη θέση της βάσης δεδομένων ή άλλες πληροφορίες ειδικά για τον τύπο της βάσης δεδομένων.

    Σημαντικό: 

    • Χρησιμοποιείτε πάντοτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που συνδυάζουν κεφαλαία με πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Οι απλοί κωδικοί πρόσβασης δεν συνδυάζουν αυτά τα στοιχεία. Ισχυρός κωδικός πρόσβασης: Y6dh!et5. Απλός κωδικός πρόσβασης: House27. Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να έχουν μήκος 8 ή περισσότερων χαρακτήρων. Μια φράση πρόσβασης που χρησιμοποιεί 14 ή περισσότερους χαρακτήρες είναι προτιμότερη.

    • Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης που έχετε. Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, η Microsoft δεν μπορεί να τον ανακτήσει. Φυλάξτε τους κωδικούς πρόσβασης σε ασφαλές σημείο, ξεχωριστά από τις πληροφορίες τις οποίες προστατεύουν.

  7. Αφού εισαγάγετε τις απαιτούμενες πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί OK ή Τέλος για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου αρχείου προέλευσης δεδομένων .

  8. Εάν η βάση δεδομένων σας έχει πίνακες και θέλετε να εμφανίζεται αυτόματα ένας συγκεκριμένος πίνακας στον Οδηγό ερωτήματος, κάντε κλικ στο πλαίσιο για το βήμα 4 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον πίνακα που θέλετε.

  9. Εάν δεν θέλετε να πληκτρολογείτε το όνομα σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασής σας όταν χρησιμοποιείτε την προέλευση δεδομένων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση του αναγνωριστικού χρήστη και του κωδικού πρόσβασής μου στο πλαίσιο ελέγχου προέλευση δεδομένων . Ο αποθηκευμένος κωδικός πρόσβασης δεν είναι κρυπτογραφημένος. Εάν το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι διαθέσιμο, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της βάσης δεδομένων σας για να προσδιορίσετε εάν αυτή η επιλογή μπορεί να γίνει διαθέσιμη.

    Σημείωση ασφαλείας: Αποφύγετε την αποθήκευση πληροφοριών σύνδεσης κατά τη σύνδεση με προελεύσεις δεδομένων. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να αποθηκευτούν ως απλό κείμενο και ένας κακόβουλος χρήστης θα μπορούσε να αποκτήσει πρόσβαση στις πληροφορίες για να υπονομεύσει την ασφάλεια της προέλευσης δεδομένων.

Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το όνομα της προέλευσης δεδομένων εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων .

Χρήση του Οδηγού ερωτημάτων για τα περισσότερα ερωτήματα     Ο Οδηγός ερωτήματος σάς διευκολύνει να επιλέγετε και να συγκεντρώνετε δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες και πεδία στη βάση δεδομένων σας. Χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό ερωτήματος", μπορείτε να επιλέξετε τους πίνακες και τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε. Ένας εσωτερικός σύνδεσμος (μια λειτουργία ερωτήματος που καθορίζει ότι οι γραμμές από δύο πίνακες συνδυάζονται με βάση πανομοιότυπες τιμές πεδίων) δημιουργείται αυτόματα όταν ο οδηγός αναγνωρίζει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού σε έναν πίνακα και ένα πεδίο με το ίδιο όνομα σε έναν δεύτερο πίνακα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό για να ταξινομήστε το καθορισμένο αποτέλεσμα και να κάνετε απλό φιλτράρισμα. Στο τελευταίο βήμα του οδηγού, μπορείτε να επιλέξετε να επαναφέρετε τα δεδομένα στο Excel ή να περιορίσετε περαιτέρω το ερώτημα στο Microsoft Query. Αφού δημιουργήσετε το ερώτημα, μπορείτε να το εκτελέσετε είτε στο Excel είτε στο Microsoft Query.

Για να ξεκινήσετε τον "Οδηγό ερωτήματος", εκτελέστε τα παρακάτω βήματα.

  1. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή από άλλες προελεύσειςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή από το Microsoft Query.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων , βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου χρήση του Οδηγού ερωτήματος για τη δημιουργία/επεξεργασία ερωτημάτων .

  3. Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο προέλευσης δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    -ή-

    Κάντε κλικ στην προέλευση δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εργασία απευθείας στο Microsoft Query για άλλους τύπους ερωτημάτων     Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πιο σύνθετο ερώτημα από αυτό που επιτρέπει ο "Οδηγός ερωτήματος", μπορείτε να εργαστείτε απευθείας στο Microsoft Query. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για να προβάλετε και να αλλάξετε τα ερωτήματα που ξεκινάτε να δημιουργείτε στον Οδηγό ερωτήματος ή μπορείτε να δημιουργήσετε νέα ερωτήματα χωρίς να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό. Εργαστείτε απευθείας στο Microsoft Query όταν θέλετε να δημιουργήσετε ερωτήματα που κάνουν τα εξής:

  • Επιλογή συγκεκριμένων δεδομένων από ένα πεδίο     Σε μια μεγάλη βάση δεδομένων, μπορεί να θέλετε να επιλέξετε ορισμένα από τα δεδομένα σε ένα πεδίο και να παραλείψετε δεδομένα που δεν χρειάζεστε. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε δεδομένα για δύο από τα προϊόντα σε ένα πεδίο που περιέχει πληροφορίες για πολλά προϊόντα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κριτήρια για να επιλέξετε δεδομένα μόνο για τα δύο προϊόντα που θέλετε.

  • Ανάκτηση δεδομένων με βάση διαφορετικά κριτήρια κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα     Εάν πρέπει να δημιουργήσετε την ίδια αναφορά ή σύνοψη του Excel για διάφορες περιοχές στα ίδια εξωτερικά δεδομένα — όπως μια ξεχωριστή αναφορά πωλήσεων για κάθε περιοχή — μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα παραμέτρων. Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα παραμέτρων, θα σας ζητηθεί να χρησιμοποιήσετε μια τιμή ως κριτήριο όταν το ερώτημα επιλέγει εγγραφές. Για παράδειγμα, ένα ερώτημα παραμέτρων μπορεί να σας ζητήσει να εισαγάγετε μια συγκεκριμένη περιοχή και θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτό το ερώτημα για να δημιουργήσετε κάθε μία από τις τοπικές αναφορές πωλήσεων.

  • Συμμετοχή δεδομένων με διαφορετικούς τρόπους     Οι εσωτερικοί σύνδεσμοι που δημιουργεί ο "Οδηγός ερωτήματος" είναι ο πιο κοινός τύπος συνδέσμου που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ερωτημάτων. Ορισμένες φορές, ωστόσο, θέλετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό τύπο συνδέσμου. Για παράδειγμα, εάν έχετε έναν πίνακα με πληροφορίες πωλήσεων προϊόντων και έναν πίνακα με πληροφορίες πελατών, ένας εσωτερικός σύνδεσμος (ο τύπος που δημιουργήθηκε από τον "Οδηγό ερωτήματος") θα αποτρέψει την ανάκτηση εγγραφών πελατών για πελάτες που δεν έχουν πραγματοποιήσει αγορά. Χρησιμοποιώντας το Microsoft Query, μπορείτε να ενώσετε αυτούς τους πίνακες, έτσι ώστε να ανακτηθούν όλες οι εγγραφές πελατών, μαζί με τα δεδομένα πωλήσεων για τους πελάτες που έχουν πραγματοποιήσει αγορές.

Για να ξεκινήσετε το Microsoft Query, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

  1. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή από άλλες προελεύσειςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή από το Microsoft Query.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων , βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου χρήση του Οδηγού ερωτήματος για τη δημιουργία/επεξεργασία ερωτημάτων είναι απενεργοποιημένο.

  3. Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο προέλευσης δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    -ή-

    Κάντε κλικ στην προέλευση δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επαναχρησιμοποίηση και κοινή χρήση ερωτημάτων     Τόσο στον "Οδηγό ερωτήματος" όσο και στο Microsoft Query, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα ερωτήματά σας ως αρχείο. dqy που μπορείτε να τροποποιήσετε, να επαναχρησιμοποιήσετε και να κάνετε κοινή χρήση. Το Excel μπορεί να ανοίξει απευθείας αρχεία. dqy, το οποίο επιτρέπει σε εσάς ή σε άλλους χρήστες να δημιουργούν πρόσθετες περιοχές εξωτερικών δεδομένων από το ίδιο ερώτημα.

Για να ανοίξετε ένα αποθηκευμένο ερώτημα από το Excel:

  1. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή από άλλες προελεύσειςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή από το Microsoft Query. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων .

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων , κάντε κλικ στην καρτέλα ερωτήματα .

  3. Κάντε διπλό κλικ στο αποθηκευμένο ερώτημα που θέλετε να ανοίξετε. Το ερώτημα εμφανίζεται στο Microsoft Query.

Εάν θέλετε να ανοίξετε ένα αποθηκευμένο ερώτημα και το Microsoft Query είναι ήδη ανοιχτό, κάντε κλικ στο μενού αρχείο του Microsoft Query και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

Εάν κάνετε διπλό κλικ σε ένα αρχείο. dqy, το Excel ανοίγει, εκτελεί το ερώτημα και, στη συνέχεια, εισάγει τα αποτελέσματα σε ένα νέο φύλλο εργασίας.

Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση μιας σύνοψης ή αναφοράς του Excel που βασίζεται σε εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε να εκχωρήσετε σε άλλους χρήστες ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο. Ένα πρότυπο σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε τη σύνοψη ή την αναφορά χωρίς να αποθηκεύετε τα εξωτερικά δεδομένα, έτσι ώστε το αρχείο να είναι μικρότερο. Τα εξωτερικά δεδομένα ανακτούνται όταν ένας χρήστης ανοίγει το πρότυπο αναφοράς.

Αφού δημιουργήσετε ένα ερώτημα στον "Οδηγό ερωτήματος" ή στο Microsoft Query, μπορείτε να επιστρέψετε τα δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Τα δεδομένα, στη συνέχεια, γίνονται περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα που μπορείτε να μορφοποιήσετε και να ανανεώσετε.

Μορφοποίηση ανακτημένου δεδομένων     Στο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία, όπως γραφήματα ή αυτόματα μερικά αθροίσματα, για να παρουσιάσετε και να συνοψίσετε τα δεδομένα που ανακτώνται από το Microsoft Query. Μπορείτε να μορφοποιήσετε τα δεδομένα και η μορφοποίηση σας διατηρείται κατά την ανανέωση των εξωτερικών δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δικές σας ετικέτες στηλών αντί για τα ονόματα πεδίων και να προσθέσετε αριθμούς γραμμών αυτόματα.

Το Excel μπορεί να μορφοποιήσει αυτόματα τα νέα δεδομένα που πληκτρολογείτε στο άκρο μιας περιοχής ώστε να ταιριάζει με τις προηγούμενες γραμμές. Το Excel μπορεί επίσης να αντιγράψει αυτόματα τύπους που έχουν επαναληφθεί στις προηγούμενες γραμμές και να τους επεκτείνει σε πρόσθετες γραμμές.

Σημείωση: Για να επεκταθούν σε νέες γραμμές στην περιοχή, οι μορφές και οι τύποι πρέπει να εμφανίζονται σε τουλάχιστον τρεις από τις πέντε προηγούμενες γραμμές.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή (ή να απενεργοποιήσετε ξανά) οποιαδήποτε στιγμή:

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους.

    Στο Excel 2007: κάντε κλικ στο κουμπί Εικόνα κουμπιού του Office του Microsoft Office, κάντε κλικ στην επιλογή επιλογές του Excelκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην κατηγορία για προχωρημένους .

  2. Στην ενότητα Επιλογές επεξεργασίας , επιλέξτε την επιλογή επέκταση μορφοποίησης περιοχής δεδομένων και τύπων . Για να απενεργοποιήσετε ξανά την αυτόματη μορφοποίηση περιοχής δεδομένων, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου.

Ανανέωση εξωτερικών δεδομένων     Κατά την ανανέωση εξωτερικών δεδομένων, μπορείτε να εκτελέσετε το ερώτημα για να ανακτήσετε τυχόν νέα ή τροποποιημένα δεδομένα που αντιστοιχούν στις προδιαγραφές σας. Μπορείτε να ανανεώσετε ένα ερώτημα τόσο στο Microsoft Query όσο και στο Excel. Το Excel παρέχει διάφορες επιλογές για την ανανέωση ερωτημάτων, όπως η ανανέωση των δεδομένων κάθε φορά που ανοίγετε το βιβλίο εργασίας και η αυτόματη ανανέωση του σε χρονικά διαστήματα. Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στο Excel κατά την ανανέωση των δεδομένων και μπορείτε επίσης να επιλέξετε την κατάσταση κατά την ανανέωση των δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ανανέωση συνδεδεμένων (εισαγόμενων) δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×