Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων Access έργα

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Όταν Michael Groh, έχουν πρόσβαση σε MVP

Χρησιμοποιήστε τη βάση δεδομένων διαχείρισης έργου της Access 2007 για τη διαχείριση έργων και τις σχετικές εργασίες και τους εργαζομένους. Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε αναζήτηση και να φιλτράρετε λεπτομέρειες για το έργο, να εισαγάγετε κοινές εργασίες και να στείλετε ή να λάβετε δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα πρότυπο βάσης δεδομένων "Έργα"

Χρήση της βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, καλύπτονται τα θέματα τα βασικά βήματα της χρήσης του προτύπου βάσης δεδομένων επιφάνειας εργασίας έργα.

Προετοιμασία της βάσης δεδομένων για χρήση

Για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι ενεργοποιημένο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία:

  1. Στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στις Επιλογές.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχόμενου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο αποφασίσετε εάν θα εμπιστευτείτε μια βάση δεδομένων.

Προσθήκη υπαλλήλων

Για να ξεκινήσει να χρησιμοποιεί το πρότυπο βάσης δεδομένων έργων, το πρώτο βήμα είναι να προσθέσετε τους υπαλλήλους, ώστε να έχετε κάποιο άτομο να αναθέσετε έργα και εργασίες σε. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία για να προσθέσετε με μη αυτόματο τρόπο τους υπαλλήλους ή ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα για να προσθέσετε τους υπαλλήλους από τις επαφές του Outlook 2007.

  1. Στη φόρμα Λίστας έργου, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα υπαλλήλων.

  2. Στη φόρμα Λίστας υπάλληλο, συμπληρώστε τις λεπτομέρειες του κάθε υπαλλήλου.

  3. Για να εισαγάγετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του υπαλλήλου με τη μορφή Καταλόγου υπαλλήλων και εισαγάγετε τις πληροφορίες στη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου .

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να επιστρέψετε στη φόρμα Λίστας έργου.

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Office Outlook 2007

Εάν χρησιμοποιείτε το Office Outlook 2007, μπορείτε να προσθέσετε τους υπαλλήλους από αυτό το πρόγραμμα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

  1. Στη φόρμα Λίστας έργου, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα υπαλλήλων.

  2. Στη φόρμα Λίστας υπάλληλο, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων για προσθήκη, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

  4. Επιλέξτε Προσθήκη και, στη συνέχεια, ΟΚ.

Προσθήκη νέου έργου

  1. Στη φόρμα Λίστας έργου, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο έργο.

  2. Στη φόρμα Λεπτομερειών έργου, συμπληρώστε τις λεπτομέρειες του έργου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Επεξεργαστείτε ένα υπάρχον έργο

  1. Στη φόρμα Λίστας έργου, κάντε διπλό κλικ το έργο που θέλετε να επεξεργαστείτε.

  2. Στη φόρμα Λεπτομερειών έργου, προσθέστε ή επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες του έργου.

    Προσθήκη εργασίας

    • Στη φόρμα Λεπτομερειών έργου, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα εργασία.

    • Στη φόρμα Λεπτομερειών για την εργασία, συμπληρώστε τις λεπτομέρειες της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

      Η Access εμφανίζει το νέο έργο στη λίστα Εργασιών έργου στη φόρμα Λεπτομερειών έργου.

      Επεξεργασία εργασίας

    • Στη φόρμα Λεπτομερειών έργου, κάντε κλικ στην καρτέλα Εργασίες του έργου.

    • Κάντε διπλό κλικ στην εργασία που θέλετε να επεξεργαστείτε.

    • Στη φόρμα Λεπτομερειών για την εργασία, επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

      Προσθέστε μια κοινή εργασία

      Κοινές εργασίες είναι εργασίες που χρησιμοποιούνται συχνά σε πολλά έργα διαφορετικά, όπως κατάρτιση προϋπολογισμού ή εκπαίδευσης. Αφού εισαγάγετε μια κοινή εργασία, μπορούν να προστεθούν σε οποιοδήποτε έργο στη βάση δεδομένων του Project χωρίς να χρειάζεται να επαναπληκτρολογήσετε τις λεπτομέρειες της εργασίας.

    • Στη φόρμα Λεπτομερειών έργου, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινές εργασίες.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε κοινή εργασία που θέλετε να προσθέσετε στο έργο. Προσθήκη νέου κοινές εργασίες στο τέλος της λίστας.

    • Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να επιστρέψετε στη φόρμα Λεπτομερειών έργου.

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να συλλέξετε δεδομένα σχετικά με έργα ή τους υπαλλήλους από χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στέλνοντάς τους μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν οι χρήστες επιστρέψουν τη συμπληρωμένη φόρμα, τα δεδομένα να υποβάλλονται σε επεξεργασία και θα αποθηκευτεί στη λίστα εργασιών σας.

  1. Στη φόρμα Λίστας έργου ή Καταλόγου υπαλλήλων, κάντε κλικ στην επιλογή Συλλογή δεδομένων.

  2. Ακολουθήστε τις οδηγίες στον οδηγό συλλογής δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συλλογή δεδομένων από το καθορισμένο τους παραλήπτες.

Φιλτράρετε τη λίστα έργου

Στη φόρμα Λίστας έργου, μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα με τα έργα και αποθηκεύστε τις αγαπημένες φίλτρα για μελλοντική χρήση.

  1. Εφαρμογή φίλτρων κάνοντας δεξί κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση φίλτρου.

  3. Στη φόρμα Λεπτομέρειες φίλτρου, πληκτρολογήστε ένα όνομα και περιγραφή φίλτρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

  4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο "Αγαπημένα" Φίλτρο για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο ή κάντε κλικ στην επιλογή (Απαλοιφή φίλτρου) για να καταργήσετε το φίλτρο.

Εμφάνιση λεπτομερειών έργου ή υπαλλήλου

Στη φόρμα Λεπτομερειών έργου και τα Στοιχεία του υπαλλήλου φόρμες σάς επιτρέπουν να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ένα έργο ή υπάλληλο. Για να εμφανίσετε τη φόρμα Λεπτομέρειες έργου ή τη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου:

  • Της φόρμας Λίστα έργου ή η φόρμα Λίστας υπάλληλο, κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο που θέλετε να δείτε.

Προσθήκη συνημμένων

Φόρμα Λεπτομέρειες έργου, τη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας και τη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου, μπορείτε να προσθέσετε εικόνες και άλλα συνημμένα.

  • Σε οποιαδήποτε φόρμα λεπτομερειών, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο συνημμένα (στη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου, διπλό κλικ στο εικονίδιο της εικόνας).

  • Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου, μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο.

  • Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση: Μπορείτε να επισυνάψετε πολλών αρχείων για κάθε στοιχείο, συμπεριλαμβανομένων των διαφορετικών τύπων αρχείων όπως έγγραφα ή τα υπολογιστικά φύλλα.

Εμφάνιση αναφορών

Η βάση δεδομένων έργων περιλαμβάνει αρκετές αναφορών, συμπεριλαμβανομένων των Ανοιχτών έργων, Λεπτομέρειες εργασίας, Βιβλίο διευθύνσεων υπαλλήλων και άλλα. Για να εμφανίσετε μια αναφορά:

  • Στη φόρμα Λίστας έργου, επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να εμφανίσετε από τη λίστα αναφορών.

Για εκτύπωση μιας έκθεσης:

  • Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Εκτύπωση.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία μιας απλής έκθεσης.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×