Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Διαχείριση εργασιών" της Access

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Διαχείριση εργασιών" της Access 2007 για να παρακολουθείτε μια ομάδα στοιχείων εργασίας, τα οποία πρέπει να ολοκληρωθούν από εσάς ή την ομάδα σας. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε και να φιλτράρετε λεπτομέρειες εργασίας, να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε στήλες, να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να προβάλετε σε χάρτη τις διευθύνσεις των κατόχων εργασιών.

Το πρότυπο βάσης δεδομένων "Εργασίες" της Access 2007

Χρήση βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε τα βασικά βήματα για τη χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Διαχείριση εργασιών"

Προετοιμασία βάσης δεδομένων για χρήση

  • Όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων για πρώτη φορά, η Access εμφανίζει τη σελίδα "Γρήγορα αποτελέσματα". Για να αποτρέψετε την εμφάνιση αυτής της σελίδας την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τη βάση δεδομένων, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση της σελίδας "Γρήγορα αποτελέσματα" κατά το άνοιγμα αυτής της βάσης δεδομένων.

    Κλείστε τη σελίδα "Γρήγορα αποτελέσματα", για να ξεκινήσετε τη χρήση της βάσης δεδομένων.

  • Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία:

    1. Στη "Γραμμή μηνυμάτων", κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office, κάντε κλικ στην εντολή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση του περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν μπορείτε να εμπιστευτείτε μια βάση δεδομένων.

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες από τους χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στέλνοντάς τους μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν οι χρήστες σάς στείλουν τη συμπληρωμένη φόρμα, μπορείτε να επεξεργαστείτε και να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στη λίστα εργασιών σας.

  1. Στη φόρμα Λίστα εργασιών, κάντε κλικ στο Συλλογή στοιχείων.

  2. Ακολουθήστε τις οδηγίες στον οδηγό Συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για να συλλέξετε δεδομένα από τους επιλεγμένους παραλήπτες μηνυμάτων.

Αναζήτηση για εργασία ή επαφή

Το πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα μια εργασία στη φόρμα Λίστα εργασιών ή μια επαφή στη φόρμα Λίστα επαφών.

  • Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε στο πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER ή κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση.

    Η Access φιλτράρει τη λίστα και εμφανίζει μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητήσατε. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των εγγραφών.

Φιλτράρισμα λίστας εργασιών

Στη φόρμα Λίστα εργασιών, μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα των εργασιών και να αποθηκεύσετε τα αγαπημένα σας φίλτρα, για μελλοντική χρήση.

  1. Εφαρμόστε τα φίλτρα, κάνοντας δεξιό κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση φίλτρου.

  3. Στη φόρμα Λεπτομέρειες φίλτρου, εισαγάγετε ένα όνομα και μια περιγραφή φίλτρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

  4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Φιλτράρισμα αγαπημένων, για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο, ή κάντε κλικ στο (Απαλοιφή φίλτρου), για να καταργήσετε ένα φίλτρο.

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Στις φόρμες Λίστα εργασιών και Λίστα επαφών, ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυμμένα από προεπιλογή. Για να αλλάξετε τα πεδία που εμφανίζονται:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα από κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίσετε. Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου, για να αποκρύψετε τη στήλη.

Εμφάνιση λεπτομερειών εργασίας ή επαφής

Οι φόρμες Λεπτομέρειες εργασίας και Λεπτομέρειες επαφής σας επιτρέπουν να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες για κάθε επαφή. Για να προβάλετε τις φόρμες Λεπτομέρειες εργασίας ή Λεπτομέρειες επαφής:

  • Στις φόρμες Λεπτομέρειες εργασίας ή Λεπτομέρειες επαφής, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα που βρίσκεται δίπλα στο στοιχείο που θέλετε να προβάλετε.

Προσθήκη συνημμένων

Στις φόρμες Λεπτομέρειες εργασίας ή Λεπτομέρειες επαφής, μπορείτε να προσθέσετε φωτογραφίες και άλλα συνημμένα.

  • Στη φόρμα "Λεπτομέρειες", κάντε κλικ στο + / – Εικόνας.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου, αναζητήστε τον φάκελο που περιέχει το αρχείο σας.

  • Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στην επιλογή ΟΚ.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για κάθε στοιχείο, μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία, καθώς και διαφορετικούς τύπους αρχείων, όπως έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα.

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Office Outlook 2007

Εάν χρησιμοποιείτε το Office Outlook 2007, μπορείτε να προσθέσετε επαφές ή κατόχους εργασιών από αυτό το πρόγραμμα, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

  1. Στη φόρμα Λίστα επαφών, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ονόματα για προσθήκη, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εμφάνιση χάρτη με τη διεύθυνση μιας επαφής

Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής, εάν έχετε εισαγάγει τη διεύθυνση μιας επαφής, μπορείτε να εμφανίσετε έναν χάρτη της τοποθεσίας:

  • Κάντε κλικ στο Επιλογή για Χάρτη.

Εμφάνιση εκθέσεων

Η βάση δεδομένων εργασίες περιλαμβάνει διάφορες εκθέσεις, όπως μεταξύ άλλων τις εκθέσεις Ενεργές εργασίες, Λεπτομέρειες εργασίας, Βιβλίο διευθύνσεων επαφών και άλλα. Για να εμφανίσετε μια έκθεση:

  • Στο "Παράθυρο περιήγησης", στην ενότητα Εκθέσεις, κάντε διπλό κλικ στην έκθεση που θέλετε να εμφανίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες εκθέσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής έκθεσης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×