Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Διαχείριση επαφών" της Access

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Διαχείριση επαφών" της Access 2007 για να παρακολουθείτε πληροφορίες όπως ονόματα, διευθύνσεις, τηλεφωνικούς αριθμούς κ.λπ. Η νέα έκδοση του δημοφιλούς προτύπου της Access σας επιτρέπει, επίσης, να κατηγοριοποιείτε κάθε επαφή, να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δημιουργείτε χάρτες με διευθύνσεις.

Η βάση δεδομένων "Διαχείριση επαφών"

Χρήση βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε τα βασικά βήματα για τη χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Διαχείριση επαφών"

Προετοιμασία βάσης δεδομένων για χρήση

  • Όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων για πρώτη φορά, η Access εμφανίζει τη σελίδα "Γρήγορα αποτελέσματα". Για να αποτρέψετε την εμφάνιση αυτής της σελίδας την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τη βάση δεδομένων, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση της σελίδας "Γρήγορα αποτελέσματα" κατά το άνοιγμα αυτής της βάσης δεδομένων.

    Κλείστε τη σελίδα "Γρήγορα αποτελέσματα", για να ξεκινήσετε τη χρήση της βάσης δεδομένων.

  • Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία:

    1. Στη "Γραμμή μηνυμάτων", κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office, κάντε κλικ στην εντολή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση του περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν μπορείτε να εμπιστευτείτε μια βάση δεδομένων.

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Office Outlook 2007

Εάν χρησιμοποιείτε το Office Outlook 2007, μπορείτε να προσθέσετε επαφές από αυτό το πρόγραμμα, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

  1. Στη φόρμα Λίστα επαφών, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ονόματα για προσθήκη, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αναζήτηση επαφής

Το πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα μια επαφή στη φόρμα Λίστα επαφών.

  • Στη φόρμα Λίστα επαφών στο πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε και, στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο ENTER ή κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση.

    Η Access φιλτράρει τη λίστα και εμφανίζει μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητήσατε. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των εγγραφών.

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Στη φόρμα Λίστα επαφών, ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυμμένα από προεπιλογή. Για να αλλάξετε τα πεδία που εμφανίζονται:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα από κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίσετε. Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου, για να αποκρύψετε τη στήλη.

Εμφάνιση εκθέσεων

Η βάση δεδομένων "Διαχείριση επαφών" περιέχει δύο εκθέσεις: Κατάλογος και Ευρετήριο τηλεφώνων. Για να εμφανίσετε μια έκθεση:

  • Στο "Παράθυρο περιήγησης", στην ενότητα Εκθέσεις, κάντε διπλό κλικ στην έκθεση που θέλετε να εμφανίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες εκθέσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής έκθεσης.

Εμφάνιση λεπτομερειών επαφής

Η φόρμα Λεπτομέρειες επαφής σας επιτρέπει να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες για κάθε επαφή. Για να εμφανίσετε τη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής":

  • Στη φόρμα Λίστα επαφών, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα, δίπλα στην επαφή που θέλετε να προβάλετε.

Προσθήκη εικόνας

Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής μπορείτε να προσθέσετε μια εικόνα για κάθε επαφή.

  1. Κάτω από το πλαίσιο της εικόνας, κάντε κλικ στο + / – Εικόνας.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου, αναζητήστε τον φάκελο που περιέχει το αρχείο σας.

  4. Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στην επιλογή ΟΚ.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε κάθε επαφή, μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία, καθώς και διαφορετικούς τύπους αρχείων, όπως έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα.

Εμφάνιση χάρτη με τη διεύθυνση μιας επαφής

Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής, εάν έχετε εισαγάγει τη διεύθυνση μιας επαφής, μπορείτε να εμφανίσετε έναν χάρτη της τοποθεσίας:

  • Κάντε κλικ στο Επιλογή για Χάρτη.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×