Office
Είσοδος

Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Έργα" της Access

Από τον Michael Groh, Ειδικό της Access

Χρήση της βάσης δεδομένων "Διαχείριση έργων" της Access 2007 για να διαχειρίζεστε έργα και τις εργασίες και υπαλλήλους που σχετίζονται με αυτά. Μπορείτε, επίσης, να αναζητήσετε και να φιλτράρετε λεπτομέρειες για το έργο, να εισαγάγετε κοινές εργασίες και να στείλετε ή να λάβετε δεδομένα μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα πρότυπο βάσης δεδομένων "Έργα"

Χρήση βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε τα βασικά βήματα για τη χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων επιφάνειας εργασίας "Έργα".

Προετοιμασία βάσης δεδομένων για χρήση

Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία:

  1. Στη "Γραμμή μηνυμάτων", κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office, κάντε κλικ στην εντολή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση του περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν μπορείτε να εμπιστευτείτε μια βάση δεδομένων.

Προσθήκη υπαλλήλων

Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο βάσης δεδομένων "Έργα", το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνετε είναι να προσθέσετε υπαλλήλους, ώστε να έχετε κάποιο άτομο να αναθέσετε έργα και εργασίες. Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία, για να προσθέσετε υπαλλήλους με μη αυτόματο τρόπο ή ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα, για να προσθέσετε υπαλλήλους από τις επαφές σας στο Outlook 2007.

  1. Στη φόρμα Λίστα έργων, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα υπαλλήλων.

  2. Στη φόρμα Λίστα υπαλλήλων, συμπληρώστε τις λεπτομέρειες για κάθε υπάλληλο.

  3. Για να εισαγάγετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του υπαλλήλου στη φόρμα Λίστα υπαλλήλων και εισαγάγετε τις πληροφορίες στη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο, για να επιστρέψετε στη φόρμα Λίστα έργων.

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Office Outlook 2007

Εάν χρησιμοποιείτε το Office Outlook 2007, μπορείτε να προσθέσετε υπάλληλους από αυτό το πρόγραμμα, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

  1. Στη φόρμα Λίστα έργων, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα υπαλλήλων.

  2. Στη φόρμα Λίστα υπαλλήλων, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Ονόματα για προσθήκη, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Προσθήκη νέου έργου

  1. Στη φόρμα Λίστα έργων, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο έργο.

  2. Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου, συμπληρώστε τις λεπτομέρειες του έργου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

Επεξεργασία υπάρχοντος έργου

  1. Στη φόρμα Λίστα έργων, κάντε διπλό κλικ στο έργο που θέλετε να επεξεργαστείτε.

  2. Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου, προσθέστε ή επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες του έργου.

    Προσθήκη εργασίας

    • Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα εργασία.

    • Στη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας, συμπληρώστε τις λεπτομέρειες της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

      Η Access εμφανίζει το νέο έργο στη λίστα Εργασίες έργου, στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου.

      Επεξεργασία εργασίας

    • Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου, κάντε κλικ στην καρτέλα Εργασίες έργου.

    • Κάντε διπλό κλικ στην εργασία που θέλετε να επεξεργαστείτε.

    • Στη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας, επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

      Προσθήκη κοινής εργασίας

      Οι κοινές εργασίες είναι εργασίες που χρησιμοποιούνται συχνά σε πολλά διαφορετικά έργα, όπως, για παράδειγμα, η κατάρτιση προϋπολογισμού ή η εκπαίδευση. Αφού εισαγάγετε μια κοινή εργασία, μπορείτε να την προσθέσετε σε οποιοδήποτε έργο της βάσης δεδομένων "Έργα", χωρίς να χρειάζεται να εισαγάγετε ξανά τις λεπτομέρειες της εργασίας.

    • Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινές εργασίες.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που βρίσκεται δίπλα σε κάθε κοινή εργασία που θέλετε να προσθέσετε στο έργο. Προσθήκη νέων κοινών εργασιών στο τέλος της λίστας.

    • Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο, για να επιστρέψετε στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου.

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με τα έργα ή τους υπαλλήλους από τους χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στέλνοντάς τους μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν οι χρήστες σάς στείλουν τη συμπληρωμένη φόρμα, μπορείτε να επεξεργαστείτε και να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στη λίστα εργασιών σας.

  1. Στις φόρμες Λίστα έργων ή Λίστα υπαλλήλων, κάντε κλικ στην επιλογή Συλλογή δεδομένων.

  2. Ακολουθήστε τις οδηγίες στον οδηγό Συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για να συλλέξετε δεδομένα από τους επιλεγμένους παραλήπτες μηνυμάτων.

Φιλτράρισμα λίστας έργων

Στη φόρμα Λίστα έργων, μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα των έργων και να αποθηκεύσετε τα αγαπημένα σας φίλτρα, για μελλοντική χρήση.

  1. Εφαρμόστε τα φίλτρα, κάνοντας δεξιό κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση φίλτρου.

  3. Στη φόρμα Λεπτομέρειες φίλτρου, εισαγάγετε ένα όνομα και μια περιγραφή φίλτρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

  4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Φιλτράρισμα αγαπημένων, για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο, ή κάντε κλικ στο (Απαλοιφή φίλτρου), για να καταργήσετε ένα φίλτρο.

Εμφάνιση λεπτομερειών έργου ή υπαλλήλου

Οι φόρμες Λεπτομέρειες έργου ή Λεπτομέρειες υπαλλήλου σάς επιτρέπουν να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ένα έργο ή υπάλληλο. Για να προβάλετε τις φόρμες Λεπτομέρειες έργου ή Λεπτομέρειες υπαλλήλου:

  • Στις φόρμες Λίστα έργων ή Λίστα υπαλλήλων, κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο που θέλετε να προβάλετε.

Προσθήκη συνημμένων

Στις φόρμες Λεπτομέρειες έργου, Λεπτομέρειες εργασίας ή Λεπτομέρειες υπαλλήλου, μπορείτε να προσθέσετε φωτογραφίες και άλλα συνημμένα.

  • Σε οποιαδήποτε φόρμα Λεπτομέρειες, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο Συνημμένα (στη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο εικόνας).

  • Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου, αναζητήστε τον φάκελο που περιέχει το αρχείο σας.

  • Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στην επιλογή ΟΚ.

Σημείωση: Για κάθε στοιχείο, μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία, καθώς και διαφορετικούς τύπους αρχείων, όπως έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα.

Εμφάνιση εκθέσεων

Η βάση δεδομένων "Έργα" περιλαμβάνει διάφορες εκθέσεις, όπως μεταξύ άλλων τις εκθέσεις Ανοιχτά έργα, Λεπτομέρειες εργασίας, Βιβλίο διευθύνσεων υπαλλήλων και άλλα. Για να εμφανίσετε μια έκθεση:

  • Στη φόρμα Λίστα έργων, επιλέξτε την έκθεση που θέλετε να προβάλετε από τη λίστα Εκθέσεις.

Για εκτύπωση μιας έκθεσης:

  • Κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες εκθέσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής έκθεσης.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×