Χρήση τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων

Χρήση τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Το SharePoint προσφέρει πολλές δυνατότητες για διαχείριση περιεχομένου και κλιμάκωση. Εάν έχετε εκατοντάδες ή χιλιάδες έγγραφα, βίντεο, κ.λπ. που πρέπει να διαχειριστείτε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων (περιλαμβάνεται στο SharePoint από προεπιλογή). Αυτό το πρότυπο είναι βελτιστοποιημένο για μεγάλης κλίμακας διαχείριση εγγράφων. Για να εξοικονομήσει χρόνο και να σας βοηθήσει να είστε πιο αποτελεσματικοί, το SharePoint περιλαμβάνει επίσης το πρότυπο τοποθεσίας "Κέντρο εγγράφων". Τα βασικά χαρακτηριστικά, όπως οι εκδόσεις εγγράφων, τα αναγνωριστικά εγγράφων, τα σύνολα εγγράφων, η περιήγηση σε μετα-δεδομένα και οι τύποι περιεχομένου, είναι ήδη ενσωματωμένα στο πρότυπο.

Μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων λειτουργεί και για τα δύο αυτά σενάρια:

  • Περιβάλλον σύνταξης    Σε ένα περιβάλλον σύνταξης του Κέντρου εγγράφων, οι χρήστες δημιουργούν και επεξεργάζονται έγγραφα ή διαθέσιμα στοιχεία πολυμέσων που αποθηκεύονται σε ένα κεντρικό αποθετήριο.

  • Αρχειοθήκη περιεχομένου    Σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου, όπως μια γνωσιακή βάση, οι χρήστες αποθηκεύουν ή προβάλλουν έγγραφα.

Το άρθρο αυτό περιγράφει τις δυνατότητες ενός προτύπου τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων και τον τρόπο δημιουργίας μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων.

Για να δημιουργήσετε ένα κέντρο εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση πρότυπα για να δημιουργήσετε διαφορετικά είδη των τοποθεσιών του SharePoint

Τι περιλαμβάνεται σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων;

Το πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων περιέχει δυνατότητες που καθιστούν πιο εύκολη και πιο αποτελεσματική τη δημιουργία και διαχείριση μεγάλων συνόλων εγγράφων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο κάτοχος μιας τοποθεσίας μπορεί να προσθέτει κάθε μία από αυτές τις δυνατότητες ξεχωριστά. Ωστόσο, ένα πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων ενεργοποιεί αυτόματα τις προτεινόμενες δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων. Στις παρακάτω ενότητες περιγράφονται με συντομία αυτές οι δυνατότητες.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων ως περιβάλλον σύνταξης ή ως αρχειοθήκη περιεχομένου. Σε ένα περιβάλλον σύνταξης, οι χρήστες αναλαμβάνουν και μεταβιβάζουν τον έλεγχο αρχείων και δημιουργούν δομές φακέλων για αυτά τα αρχεία. Η διαχείριση εκδόσεων είναι ενεργοποιημένη και υπάρχει η δυνατότητα διατήρησης 10 ή και περισσότερων προγενέστερων εκδόσεων κάθε εγγράφου. Επιπλέον, οι ροές εργασίας μπορούν να ελέγχουν τον κύκλο ζωής των εγγράφων.

Αντίθετα, σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου μπορεί να πραγματοποιηθεί πολύ μικρός βαθμός σύνταξης. Οι χρήστες μπορούν μόνο να προβάλλουν ή να στέλνουν έγγραφα. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων υποστηρίζει τη δημιουργία ενός τύπου αρχειοθήκης περιεχομένου που ονομάζεται αρχειοθήκη γνωσιακής βάσης. Συνήθως, οι γνωσιακές βάσεις περιέχουν μοναδικές εκδόσεις εγγράφων και μια τοποθεσία μπορεί να περιέχει έως 10 εκατομμύρια αρχεία. Σε ένα τυπικό σενάριο, όπως ένα κέντρο τεχνικής υποστήριξης για μια μεγάλη εταιρεία, 10.000 χρήστες μπορεί να αποκτήσουν πρόσβαση στο περιεχόμενο, κυρίως για να το διαβάσουν. Ένα υποσύνολο από 3.000 έως 4.000 χρήστες μπορεί να στείλει νέο περιεχόμενο στην τοποθεσία.

Τα ακόλουθα στοιχεία περιγράφουν ορισμένες δυνατότητες του SharePoint, τις οποίες μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων. Η λίστα αυτή περιγράφει μερικές μόνο από τις πιθανές δυνατότητες. Εκτός από αυτές τις δυνατότητες, οι περισσότερες επιχειρήσεις προσαρμόζουν την εμφάνιση και την περιήγηση σε ένα κέντρο δεδομένων και συμπεριλαμβάνουν προσαρμοσμένα Τμήματα Web για μοναδική λειτουργικότητα.

Τα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα αποτελούν ένα σύστημα που εκχωρεί ορισμένους όρους σε έγγραφα του SharePoint. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους όρους για να ταξινομήσετε τα έγγραφα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μετα-δεδομένα για να δημιουργήσετε ένα ισχυρό εργαλείο περιήγησης που θα βοηθά τους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα αυτό που θέλουν.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας διαθέτει ένα αποθετήριο γνωσιακής βάσης που περιέχει άρθρα τα οποία βοηθούν τους χρήστες στην αντιμετώπιση προβλημάτων με τα προϊόντα. Μπορείτε να δημιουργήσετε όρους μετα-δεδομένων για να δώσετε τη δυνατότητα στους χρήστες να φιλτράρουν τις πληροφορίες κατά προϊόν, κατά τύπο προβλήματος ή άλλα χαρακτηριστικά.

Σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων, κάθε τμήμα περιεχομένου λαμβάνει ένα μοναδικό αναγνωριστικό, το οποίο δεν σχετίζεται με τη θέση του εγγράφου, π.χ. μια διεύθυνση URL. Αυτό σημαίνει ότι εάν μετακινήσετε ή μετονομάσετε το έγγραφο, το αναγνωριστικό θα παραμείνει το ίδιο. Έτσι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναγνωριστικό για να δημιουργήσετε ένα είδος μόνιμης σύνδεσης για το έγγραφο και να ελαχιστοποιήσετε το χρονοβόρο ενδεχόμενο συνδέσεων που δεν λειτουργούν.

Οι εκδόσεις εγγράφων ενεργοποιούνται αυτόματα σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων. Αυτό σημαίνει ότι έχετε αυτόματα ένα ιστορικό όλων των διαφορετικών εκδόσεων ενός εγγράφου. Σε μια διαδικασία αναθεώρησης εγγράφου, για παράδειγμα, αυτό σημαίνει ότι έχετε μια εγγραφή όλων των ενημερώσεων που καταχωρήθηκαν στη διάρκεια του κύκλου αναθεώρησης. Μπορείτε να παρακολουθείτε ενημερώσεις, να επικοινωνείτε με τους υπεύθυνους για απαντήσεις, κ.λπ. Επιπλέον, εάν προκύψει κάποιο πρόβλημα με την τρέχουσα έκδοση ενός άρθρου, μπορείτε να επαναφέρετε γρήγορα την τελευταία έκδοση που γνωρίζετε ότι δεν είχε πρόβλημα,

Ο τύπος περιεχομένου είναι ένα συγκεκριμένο είδος περιεχομένου μαζί με μια ομάδα ρυθμίσεων για το περιεχόμενο. Όταν κάποιος δημιουργεί ένα έγγραφο καθορισμένου τύπου περιεχομένου, λαμβάνει αυτόματα όλες τις κατάλληλες ρυθμίσεις για το συγκεκριμένο περιεχόμενο. Για παράδειγμα, ένα Κέντρο εγγράφων μπορεί να έχει μια συλλογή τύπων περιεχομένου – διαφορετικά είδη εγγράφων, βίντεο, προτύπων, κ.λπ.

Η Οργάνωση περιεχομένου δεν περιλαμβάνεται αυτόματα σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων. Ωστόσο, πολλοί χρήστες την προσθέτουν. Η Οργάνωση περιεχομένου είναι μια δυνατότητα του SharePoint που σας δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε ολόκληρη την εταιρεία και τη δομή των στοιχείων. Χρησιμοποιώντας μετα-δεδομένα ή τύπους περιεχομένου, η Οργάνωση περιεχομένου μπορεί να δρομολογήσει αυτόματα έγγραφα και άλλα στοιχεία σε συγκεκριμένες θέσεις. Για παράδειγμα, σε μια γνωσιακή βάση, μπορείτε να ρυθμίσετε την Οργάνωση περιεχομένου ώστε να δρομολογεί αυτόματα όλες τις νέες υποβολές σε μια συγκεκριμένη βιβλιοθήκη όπου συγκεντρώνονται άρθρα για ένα συγκεκριμένο προϊόν.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×