Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία και μαζική αποστολή αλληλογραφίας, ετικετών και φακέλων

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία και μαζική αποστολή αλληλογραφίας, ετικετών και φακέλων

Οι οργανισμοί επικοινωνούν με πελάτες στις καθημερινές επιχειρηματικές τους δραστηριότητες. Η επικοινωνία μπορεί να έχει διάφορες μορφές: επιστολές καλωσορίσματος, ειδικές ανακοινώσεις, ευχαριστήρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τιμολόγια είναι μόνο μερικές από αυτές τις μορφές επικοινωνίας. Η δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να παράγουν πιο αποτελεσματικά διάφορες μορφές γραπτής επικοινωνίας.

Με τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, ο οργανισμός σας μπορεί να δημιουργήσει μια δέσμη εξατομικευμένων επιστολών ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή στις επαγγελματικές επαφές σας. Κάθε επιστολή ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιλαμβάνει τυπικό περιεχόμενο, καθώς και προσαρμοσμένο περιεχόμενο. Μπορείτε να επιλέξετε, για παράδειγμα, να απευθύνετε χαιρετισμό σε κάθε παραλήπτη με το μικρό του όνομα, να χρησιμοποιήσετε την ταχυδρομική διεύθυνση των παραληπτών ή να προσθέσετε εξατομικευμένες πληροφορίες, όπως αριθμός μέλους. Όλες οι πληροφορίες που χρησιμοποιείτε για να προσαρμόσετε την επιστολή ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λαμβάνονται από καταχωρήσεις στο αρχείο προέλευσης δεδομένων, το οποίο μπορεί να είναι μια λίστα αλληλογραφίας.

Συνδυάζοντας την επιστολή σας ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μια λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας που αποστέλλει μαζική αλληλογραφία σε συγκεκριμένα άτομα ή σε όλα τα άτομα στη λίστα αλληλογραφίας σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε ετικέτες αλληλογραφίας και φακέλους χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας

Η διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας έχει τρία έγγραφα που εμπλέκονται στη δημιουργία και την εκτύπωση επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ετικετών και φακέλων.

  • Το κύριο έγγραφο
    Αυτό το έγγραφο περιέχει κείμενο και γραφικά (ένα λογότυπο ή μια εικόνα, για παράδειγμα) που είναι πανομοιότυπα για κάθε έκδοση του συγχωνευμένου εγγράφου. Ένα παράδειγμα πανομοιότυπου περιεχομένου είναι η διεύθυνση αποστολέα στον φάκελο ή στο σώμα μιας επιστολής ή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Η λίστα αλληλογραφίας
    Αυτό το έγγραφο περιέχει τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη συμπλήρωση των πληροφοριών στο κύριο έγγραφο. Για παράδειγμα, η λίστα αλληλογραφίας περιέχει τις διευθύνσεις που θα εκτυπωθούν στις ετικέτες ή στους φακέλους.

  • Το συγχωνευμένο έγγραφο
    Αυτό το έγγραφο είναι ένας συνδυασμός του κύριου εγγράφου και της λίστας αλληλογραφίας. Οι πληροφορίες αντλούνται από τη λίστα αλληλογραφίας και εισάγονται στο κύριο έγγραφο, δημιουργώντας έτσι το συγχωνευμένο έγγραφο -την επιστολή, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την ετικέτα ή τους φακέλους- με τα διαφορετικά στοιχεία κάθε ατόμου της λίστας αλληλογραφίας.

Τι είδους έγγραφο ομαδικής αλληλογραφίας θέλετε να δημιουργήσετε;

Τι είδους λίστα αλληλογραφίας χρησιμοποιείτε;

Το Word μπορεί να αντλήσει δεδομένα από διάφορες πηγές προέλευσης δεδομένων για να εκτελέσει τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια τέτοια λίστα κατά τη διαδικασία της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Ακολουθεί μια λίστα με μερικά παραδείγματα απλών πηγών προέλευσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Τώρα που επιλέξατε το έγγραφο μαζικής αλληλογραφίας και η λίστα αλληλογραφίας σας είναι έτοιμη, προχωρήστε και εκτελέστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και στείλτε το μήνυμά σας στον πελάτη σας.

Τι είδους έγγραφα ομαδικής αλληλογραφίας θέλετε να δημιουργήσετε;

Τύπος εγγράφου ομαδικής αλληλογραφίας

Word για Mac 2011

Word για Mac 2016

Επιστολές

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία μιας φόρμας επιστολών. Κάθε επιστολή εκτυπώνεται σε ξεχωριστό φύλλο.

Δημιουργία και εκτύπωση μιας δέσμης εξατομικευμένων επιστολών για όλα τα άτομα της λίστας αλληλογραφίας σας. Κάθε επιστολή εκτυπώνεται σε ξεχωριστό φύλλο.

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Αυτή η δυνατότητα δεν υπάρχει στο Word για Mac 2011

Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο από τη λίστα αλληλογραφίας σας με προσαρμοσμένα στοιχεία που εισάγονται από τη λίστα αλληλογραφίας.

Φάκελοι

Δημιουργία φακέλων με χρήση της Συγχώνευσης αλληλογραφίας σε Word για Mac

Δημιουργία φακέλων με χρήση της Συγχώνευσης αλληλογραφίας σε Word για Mac

Ετικέτες

Δημιουργία και εκτύπωση ετικετών με χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Δημιουργία και εκτύπωση ετικετών με χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας, σε καθεμιά από τις οποίες αναγράφεται διαφορετική διεύθυνση αλληλογραφίας.

Τι είδους λίστα αλληλογραφίας χρησιμοποιείτε;

Το Word μπορεί να αντλήσει δεδομένα από διάφορες πηγές προέλευσης δεδομένων για να εκτελέσει τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια τέτοια λίστα κατά τη διαδικασία της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα απλών πηγών προέλευσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Τώρα που έχετε επιλέξει το έγγραφο ομαδικής αλληλογραφίας και έχετε ετοιμάσει τη λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να συνεχίσετε με τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×