Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την αποστολή δεδομένων στο Word

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την αποστολή δεδομένων στο Word

Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να εργαστείτε με τα δεδομένα σας από την Access. Αυτό το βίντεο σάς δείχνει πώς να δημιουργήσετε μια επιστολή τυπικής μορφής στο Word 2013 ξεκινώντας με την εντολή Συγχώνευση του Word στην Access 2013. Εναλλακτικά, αν προτιμάτε, δείτε τα βασικά βήματα κάτω από το βίντεο.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Στο βίντεο

Δείτε εδώ τη γενική διαδικασία για τη δημιουργία μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word από την Access:

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που περιέχει τις διευθύνσεις που θέλετε να συγχωνεύσετε με το Word.

  2. Αν το παράθυρο περιήγησης δεν είναι ανοικτό, πατήστε το πλήκτρο F11 για να το ανοίξετε.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τις διευθύνσεις. Αν τα πεδία διευθύνσεων είναι διασκορπισμένα σε πολλούς πίνακες, δημιουργήστε ένα ερώτημα που περιέχει τα πεδία που χρειάζεστε και επιλέξτε αυτό το ερώτημα για τη λειτουργία συγχώνευσης.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Εξωτερικά δεδομένα > Συγχώνευση του Word.

  5. Επιλέξτε αν θέλετε ο οδηγός να συγχωνεύσει τις διευθύνσεις σε ένα υπάρχον έγγραφο του Word ή να ξεκινήσει με ένα νέο, κενό έγγραφο.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το Word ξεκινά και εμφανίζει την καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας και το τμήμα παραθύρου "Συγχώνευση αλληλογραφίας".

  1. Συνεχίστε με τα βήματα του οδηγού κάνοντας κλικ στις συνδέσεις Επόμενο και Προηγούμενο στο κάτω μέρος του τμήματος παραθύρου "Συγχώνευση αλληλογραφίας".

  2. Στο Βήμα 3 του οδηγού, δεν θα χρειαστεί να επιλέξετε τη λίστα παραληπτών. Αυτή καθορίστηκε όταν την επιλέξατε στην Access. Ωστόσο, ίσως να θέλετε να βελτιώσετε τη λίστα κάνοντας κλικ στην επιλογή Επεξεργασία λίστας παραληπτών. Στο πλαίσιο που ανοίγει, μπορείτε να καταργήσετε μεμονωμένους παραλήπτες από τη συγχώνευση, να εφαρμόσετε φίλτρα, να ταξινομήσετε τη λίστα και ούτω καθεξής.

  3. Στο Βήμα 4 του οδηγού, συντάξτε την επιστολή (εκτός αν εργάζεστε σε ένα υπάρχον έγγραφο).

  4. Τοποθετήστε το δρομέα στο έγγραφο, εκεί όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα διεύθυνσης, και κάντε κλικ στην επιλογή Μπλοκ διεύθυνσης, Γραμμή χαιρετισμού ή Περισσότερα στοιχεία στο τμήμα παραθύρου "Συγχώνευση αλληλογραφίας", για να εισαγάγετε τα δεδομένα της Access στο έγγραφο. Στα πλαίσια που εμφανίζονται, επιλέξτε τη μορφή που θέλετε και κάντε κλικ στην επιλογή Ταίριασμα πεδίων για να βεβαιωθείτε ότι τα πεδία έχουν αντιστοιχιστεί σωστά.

  5. Στο Βήμα 5 του οδηγού, κάντε κλικ στα κουμπιά "Επόμενο" (>>) και "Προηγούμενο" (<<) για να δείτε πώς θα εμφανίζονται τα συγχωνευμένα δεδομένα όταν εκτυπώνετε το έγγραφο.

  6. Στο Βήμα 6 του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση και ενεργοποιήστε τις επιλογές εκτύπωσης που θέλετε.

  7. Αποθηκεύστε και κλείστε το έγγραφο του Word.

    Σημειώσεις: 

    • Αν χρειάζεται να επιστρέψετε και να προσαρμόσετε οποιεσδήποτε από τις ρυθμίσεις συγχώνευσης μετά την ολοκλήρωση του οδηγού, όλες οι λειτουργίες είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας στο Word.

    • Αν κάνετε αλλαγές σχεδίασης στη βάση δεδομένων της Access, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε μερικές από τις ρυθμίσεις συγχώνευσης στο Word για να λειτουργήσει η συγχώνευση ξανά σωστά.

    • Ο οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας έχει σχεδιαστεί για εργασία με τα δεδομένα διευθύνσεων αλληλογραφίας. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας, για να συγχωνεύσετε κάθε είδους δεδομένα με το Word, όπως μητρώα αποθέματος, εργασίες ή οτιδήποτε αποθηκεύετε στην Access.

Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, ανατρέξτε στα εξής άρθρα:

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×