Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φόρμας στο Word 2016 για Mac

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Εάν έχετε μια επιστολή για να στείλετε σε πολλά άτομα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να εξατομικευμένης για κάθε παραλήπτη, χρησιμοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια δέσμη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξατομικευμένης που έχουν μορφοποιηθεί πανομοιότυπα και να χρησιμοποιήσετε το ίδιο κείμενο. Μόνο συγκεκριμένα τμήματα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαφέρουν και έχουν εξατομικευμένης. Συγχώνευση αλληλογραφίας — σε αντίθεση με εκπέμπει ένα μήνυμα σε μια ομάδα ατόμων — κάνει ο μοναδικός παραλήπτης κάθε παραλήπτη του μηνύματος.

Υπάρχουν τρία αρχεία που εμπλέκονται στη δημιουργία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας:

  • Κύριο έγγραφο
    αυτό το έγγραφο είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; περιέχει κείμενο που είναι πανομοιότυπες για κάθε έκδοση του συγχωνευμένου εγγράφου.

  • Τη λίστα αλληλογραφίας σας
    αυτό είναι το αρχείο προέλευσης δεδομένων, συχνά Excel υπολογιστικό φύλλο, που χρησιμοποιείται για τη συμπλήρωση πληροφορίες στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τη λίστα αλληλογραφίας σας έχει ονόματα, για παράδειγμα, και το κύριο έγγραφο είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αποσταλεί με τα ονόματα στη λίστα σας.

  • Το συγχωνευμένο έγγραφο
    αυτό το έγγραφο είναι ένας συνδυασμός από το κύριο έγγραφο και στη λίστα αλληλογραφίας. Συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιεί τα τις πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας και την τοποθετεί στο κύριο έγγραφο, με αποτέλεσμα μια εξατομικευμένη συγχωνευμένο έγγραφο για κάθε άτομο στη λίστα αλληλογραφίας.

Είναι ένα πρώτο βήμα για τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε ένα κύριο έγγραφο.

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Συγχώνευση αλληλογραφίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  2. Στο Word, πληκτρολογήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να στείλετε σε όλους τους συμμετέχοντες.

Την πρώτη γραμμή του υπολογιστικού φύλλου σας Excel είναι η εγγραφή κεφαλίδας. Κάθε στήλη στη γραμμή έχει ένα όνομα ετικέτας που υποδεικνύει μια κατηγορία πληροφοριών. Για παράδειγμα, τις ετικέτες στηλών μπορεί να είναι διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όνομα, διεύθυνση, Πόλη, κατάστασηκαι Ταχυδρομικός κώδικας. Κάθε επόμενη γραμμή περιέχει μία εγγραφή των δεδομένων για κάθε παραλήπτη. Πρέπει να μην υπάρχουν κενές γραμμές ή στήλες στη λίστα.

Συμβουλή: Για να κάνετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel του βιβλίου διευθύνσεων Outlook, εξαγωγή των επαφών σε ένα αρχείο οριοθετημένου με στηλοθέτες (.txt) και, στη συνέχεια, ανοίξτε το αρχείο .txt στο Excel. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εξαγωγή ή μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων του Outlook.

  1. Στην πρώτη γραμμή του υπολογιστικού φύλλου Excel, πληκτρολογήστε τις ετικέτες των στηλών για τους παραλήπτες σας. Για παράδειγμα, στην πρώτη στήλη, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. στη δεύτερη στήλη, πληκτρολογήστε το όνομα, και στην τρίτη στήλη, πληκτρολογήστε Επώνυμο.

    ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Συνιστάται να ότι η πρώτη στήλη περιέχει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε παραλήπτη.

  2. Στο δεύτερο και τους επόμενους γραμμών, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείουτου παραλήπτη, όνομακαι Επώνυμο.

  3. Στο μενού αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση και πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Να θυμάστε τη θέση του υπολογιστικού φύλλου; θα χρειαστείτε αργότερα, για να συνδέσετε με το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  4. Αποθηκεύστε και κλείστε το υπολογιστικό φύλλο.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση, εάν δεν μπορείτε να κλείσετε το υπολογιστικό φύλλο Excel που περιέχει τη λίστα, ή εάν ανοίξετε ξανά το πριν από την ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε μια επιλογή.

Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλογή παραληπτών επισημαίνεται με μια λίστα με επιλογές

Επιλογή

Περιγραφή

Δημιουργήστε μια νέα λίστα

Ξεκινήστε μια νέα λίστα διευθύνσεων, ενώ ρυθμίζετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας

Χρήση υπάρχουσας λίστας

Χρησιμοποιήστε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ή έναν άλλο τύπο αρχείου δεδομένων ως λίστα διευθύνσεων

Επιλέξτε από τις επαφές του Outlook

Επιλέξτε τα ονόματα απευθείας από τις επαφές σας Outlook για τη λίστα διευθύνσεων

Apple επαφών

Επιλέξτε τα ονόματα απευθείας από το βιβλίο διευθύνσεων της Apple για τη λίστα διευθύνσεων

FileMaker Pro

Εισαγωγή δεδομένων από μια βάση δεδομένων του FileMaker Pro

Δημιουργήστε μια νέα λίστα

Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία λίστας πεδίων, Word δημιουργεί αυτόματα πεδία για ορισμένες βασικές πληροφορίες, όπως το όνομα, επώνυμο και διεύθυνση. Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα νέο πεδίο — για παράδειγμα, ένα πεδίο μήνυμα — προσθέσετε τώρα, ώστε να μπορείτε να συμπληρώσετε το πεδίο όταν πληκτρολογείτε την καταχώρηση.

  1. Κάτω από το νέο όνομα πεδίου, πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί + (σύμβολο συν).

    Συμβουλή: Για να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να μετακινήσετε, και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα επάνω ή κάτω βέλος για να μετακινήσετε το πεδίο.

  2. Όταν όλα τα πεδία έχουν οριστεί όπως θέλετε, επιλέξτε Δημιουργία για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Χρήση υπάρχουσας λίστας

  1. Αναζητήστε το αρχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και επιλέξτε Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα βιβλίου εργασίας, επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

    • Αφήστε κενό για να χρησιμοποιήσετε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο Περιοχή κελιών.

      ή

    • Πληκτρολογήστε μια περιοχή κελιών για τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  3. Επιλέξτε OK.

Επιλέξτε από τις επαφές του Outlook

  1. Επιλέξτε Φιλτράρισμα παραληπτών για να επιλέξετε τους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ερωτήματος, δίπλα στο στοιχείο λίστας παραληπτών συγχώνευσης αλληλογραφίας από, επιλέξτε εγγραφή ολοκλήρωσης.

  3. Στη λίστα επαφών, επιλέξτε τις επαφές που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί OK.

Apple επαφών

  1. Επιλέξτε Φιλτράρισμα παραληπτών για να επιλέξετε τους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ερωτήματος, στην περιοχή Apple ομάδα επαφών, επιλέξτε την ομάδα που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί OK.

FileMaker Pro

  1. Αναζητήστε το αρχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και επιλέξτε Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Κεφαλίδα εγγραφή οριοθέτες, επιλέξτε οριοθέτη πεδίου για να διαχωρίσετε κάθε πεδίο δεδομένων και οριοθέτη για να διαχωρίσετε κάθε εγγραφή δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί OK.

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε.

    Στην καρτέλα "στοιχεία αλληλογραφίας", επισημαίνεται η εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης

  2. Στο κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στο πλαίσιο σύρετε τα πεδία σε αυτό το πλαίσιο ή πληκτρολογήστε κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κείμενο για να το καταργήσετε.

  3. Προσθήκη και μορφοποίηση των πεδίων που θέλετε να συμπεριληφθούν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε OK.

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να δείτε πώς φαίνονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Στην καρτέλα "στοιχεία αλληλογραφίας", επισημαίνεται η προεπισκόπηση αποτελεσμάτων

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά αριστερού και δεξιού βέλους στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, για να μετακινηθείτε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  2. Για να κάνετε πρόσθετες αλλαγές μορφοποίησης, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ξανά, που σας επιτρέπει να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία συγχώνευσης.

  3. Όταν τα μηνύματα, δείτε τον τρόπο που θέλετε, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Ολοκλήρωση & Συγχώνευση > Συγχώνευση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας.

    Συμβουλή: Συγχώνευση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι διαθέσιμη εάν δεν έχετε επιλέξει το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×