Χρήση στηλών εξωτερικών δεδομένων σε έγγραφο του Word

Χρήση στηλών εξωτερικών δεδομένων σε έγγραφο του Word

Σημαντικό: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Θέλετε να εισαγάγετε ακριβή και ενημερωμένα δεδομένα σε ένα επαγγελματικό έγγραφο, εύκολα και αποτελεσματικά; Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση στο σώμα ενός εγγράφου του Microsoft Word 2013, χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό στηλών εξωτερικών δεδομένων του Microsoft SharePoint και στοιχείων ελέγχου περιεχομένου του Word. Για παράδειγμα, ίσως να θέλετε να δημιουργήσετε μια τυπική σύμβαση πελάτη σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων που να περιέχει ένα όνομα πελάτη, ένα όνομα εταιρείας και έναν αριθμό τηλεφώνου τα οποία είναι αποθηκευμένα σε μια εταιρική βάση δεδομένων (LOB), όπως SAP ή Dynamics CRM.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση περιεχομένου σχετικά με εξωτερικά δεδομένα και Ορισμός προτύπου αρχείου για μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή φορμών.

Τι θέλετε να κάνετε;

Πριν ξεκινήσετε

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα δομημένα έγγραφα

Δημιουργία στηλών εξωτερικών δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη

Δημιουργία προτύπου του Word για να εμφανίζονται εξωτερικά δεδομένα σε στοιχεία ελέγχου περιεχομένου

Δημιουργία εγγράφου του Word και εισαγωγή δεδομένων

Πριν ξεκινήσετε

Η εργασία με εξωτερικά δεδομένα απαιτεί διάφορες προαπαιτούμενες εργασίες για να ενεργοποιηθεί η ασφαλής πρόσβαση στα δεδομένα. Οι παρακάτω πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τα επόμενα βήματά σας. Επίσης, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα όταν προσπαθείτε να εργαστείτε με εξωτερικά δεδομένα, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε το ζήτημα. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα εξωτερικά δεδομένα, εσείς ή ο διαχειριστής πρέπει να κάνετε τα εξής:

Προετοιμασία της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων    Ένας διαχειριστής ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό και να εκχωρεί δικαιώματα στην προέλευση δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι τα κατάλληλα άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και ότι τα δεδομένα δεν καταλήγουν στο λάθος χέρια. Σε μια εξωτερική βάση δεδομένων, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να θέλετε να δημιουργήσετε συγκεκριμένα πινάκων, προβολών, ερωτήματα, και ούτω καθεξής, για να περιορίσετε τα αποτελέσματα σε ακριβώς τι απαιτείται και στη βελτίωση της απόδοσης.

Ρύθμιση παραμέτρων του SharePoint υπηρεσιών και λογαριασμών    Ο διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει τις υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων.

Ρύθμιση παραμέτρων της υπηρεσίας ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων    Ο διαχειριστής πρέπει να κάνει τα εξής: καθορίσει την καλύτερη λειτουργία πρόσβασης για τα εξωτερικά δεδομένα προέλευσης, δημιουργία εφαρμογής-στόχου, και να ορίσει τα διαπιστευτήρια για την εφαρμογή προορισμού.

Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων    Ο διαχειριστής πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο χρήστης που δημιουργεί το εξωτερικού περιεχομένου έχει τύπο δικαιωμάτων στο χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και ότι κατάλληλους χρήστες έχουν πρόσβαση σε τύπο εξωτερικού περιεχομένου που βασίζεται στην εξωτερική λίστα.

Δημιουργία τύπου εξωτερικού περιεχομένου    Ένας χρήστης πρέπει να καθορίσετε έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου που περιέχει πληροφορίες σχετικά με συνδέσεις, πρόσβαση, μεθόδους λειτουργίας, στήλες, φίλτρα και άλλα μετα-δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση δεδομένων από εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα του Office είναι έτοιμα για χρήση    Για να συγχρονίσετε εξωτερικά δεδομένα με τα προϊόντα του Office, πρέπει να έχετε τα Windows 7 ή νεότερη έκδοση και το παρακάτω προϊόντων του δωρεάν λογισμικού, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 και WCF Data Services 5.0 για OData V3 σε κάθε υπολογιστή-πελάτη (εάν είναι απαραίτητο, σας ζητείται αυτόματα για να κάνετε λήψη του λογισμικού). Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή εγκατάσταση του Office, Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων    είναι ενεργοποιημένη (αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση). Αυτή η επιλογή εγκαθιστά το Business προγράμματος-πελάτη χρόνου εκτέλεσης υπηρεσιών συνδεσιμότητας που κάνει τα εξής: αποθηκεύει προσωρινά και συγχρονίζεται με εξωτερικά δεδομένα, χάρτες επιχειρηματικών δεδομένων σε τύπους εξωτερικού περιεχομένου, εμφανίζει την επιλογή εξωτερικών στοιχείων σε προϊόντα του Office και εκτελεί προσαρμοσμένες λύσεις μέσα σε προϊόντα του Office.

Αρχή της σελίδας

Περισσότερες πληροφορίες για τα δομημένα έγγραφα

Τα δομημένα έγγραφα ελέγχουν πού εμφανίζεται το περιεχόμενο σε ένα έγγραφο, τι είδους περιεχόμενο μπορεί να εμφανιστεί στο έγγραφο και αν το περιεχόμενο είναι δυνατόν να υποστεί επεξεργασία. Ορισμένα παραδείγματα δομημένων εγγράφων είναι:

  • Ένα νομικό έγγραφο που περιέχει νομική γλώσσα η οποία δεν πρέπει να υποστεί επεξεργασία.

  • Ένα τυπικό εξώφυλλο για μια εταιρική πρόταση που απαιτεί ο συντάκτης να εισαγάγει τον τίτλο, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου και το όνομα.

  • Ένα τιμολόγιο που περιλαμβάνει ενημερωμένα δεδομένα πελάτη.

Για να δημιουργήσετε ένα δομημένο έγγραφο στο Word 2013, χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου που σας βοηθούν να σταθεροποιήσετε τη θέση του περιεχομένου, να καθορίσετε το είδος του περιεχομένου (κείμενο, ημερομηνία, εικόνα κ.ο.κ.), να επισημάνετε στοιχεία με χρώμα και να ελέγξετε την επεξεργασία. Μπορείτε επίσης να συνδέσετε αυτόματα τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου με τις αντίστοιχες στήλες εξωτερικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία στηλών εξωτερικών δεδομένων σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Σημείωση:  Η δημιουργία στήλης εξωτερικών δεδομένων απαιτεί δικαίωμα "Συνεργάτης" ή ανώτερο για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

    Σημείωση:  Δεν μπορείτε να προσθέσετε στήλη εξωτερικών δεδομένων σε μια εξωτερική λίστα.

  2. Επιλέξτε Λίστα ή Βιβλιοθήκη >Ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  3. Στην ενότητα Στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.

  4. Καταχωρήστε το όνομα της στήλης, όπως Πελάτης και, στη συνέχεια, στην περιοχή Τύποι στηλών, κάντε κλικ στην επιλογή Εξωτερικά δεδομένα.

  5. Στην περιοχή Τύπος εξωτερικού περιεχομένου, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή τύπου εξωτερικού περιεχομένου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο από τη λίστα τύπων εξωτερικού περιεχομένου, για παράδειγμα, το στοιχείο Πελάτης.

  6. Αποφασίστε πώς θέλετε να χειριστείτε τις ενέργειες που ορίζονται για τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου, κάνοντας ένα ή περισσότερα από τα εξής:

    • Για να εμφανίσετε ένα μενού για μία ή περισσότερες ενέργειες, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση του μενού ενεργειών.

    • Για να εκτελέσει η στήλη εξωτερικών δεδομένων την προεπιλεγμένη ενέργεια όταν επιλεχθεί, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνδεση αυτής της στήλης με την προεπιλεγμένη ενέργεια του τύπου εξωτερικού περιεχομένου.

  7. Στην περιοχή Προσθήκη στήλης για εμφάνιση αυτών των πρόσθετων πεδίων, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογή όλων των πεδίων ή επιλέξτε ένα ή περισσότερα ονόματα συγκεκριμένων πεδίων, όπως Όνομα επιχείρησης και Τηλέφωνο εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία προτύπου του Word ώστε να εμφανίζονται εξωτερικά δεδομένα σε στοιχεία ελέγχου περιεχομένου

  1. Στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, επιλέξτε Βιβλιοθήκη > Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  2. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

  3. Στην ενότητα Πρότυπο εγγράφου, κάτω από το πλαίσιο Διεύθυνση URL προτύπου, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία προτύπου.

  4. Μόλις ανοίξει το Word 2013, για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου, στην καρτέλα Προγραμματιστής της ομάδας Πρότυπα, κάντε κλικ στην επιλογή Παράθυρο εγγράφου, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή Να εμφανίζεται πάντα το πλαίσιο πληροφοριών εγγράφου κατά το άνοιγμα του εγγράφου και την αρχική αποθήκευση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

  5. Προσθέστε ένα τυπικό κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε κάθε έγγραφο.

    Για παράδειγμα, ίσως να θέλετε να προσθέσετε ένα μόνιμο κείμενο σύμβασης το οποίο απαιτείται για μια πρόταση πωλήσεων.

  6. Στην καρτέλα Εισαγωγή της ομάδας Κείμενο, κάντε κλικ στην επιλογή Γρήγορα Τμήματα, τοποθετήστε το δείκτη στην επιλογή Ιδιότητα εγγράφου και μετά κάντε κλικ και σύρετε κάθε πεδίο που βασίζεται στις στήλες εξωτερικών δεδομένων στο σώμα του εγγράφου ως στοιχεία ελέγχου περιεχομένου.

    Για παράδειγμα, κάντε κλικ και σύρετε τα πεδία Όνομα πελάτη, Όνομα επιχείρησης και Τηλέφωνο εργασίας.

  7. Κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > Αποθήκευση και, στη συνέχεια, Έξοδος Word 2013.

  8. Στο SharePoint, στη σελίδα Ρυθμίσεις για προχωρημένους της βιβλιοθήκης εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή ΟΚ.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία εγγράφου του Word και εισαγωγή δεδομένων

  1. Στη βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Έγγραφο > Δημιουργία εγγράφου.

  2. Επεξεργαστείτε και αναθεωρήστε το τυπικό κείμενο, ανάλογα με τις ανάγκες.

  3. Για να συμπληρώσετε τις σωστές τιμές για τις στήλες εξωτερικών δεδομένων, επιλέξτε το στοιχείο ελέγχου περιεχομένου που περιέχει την επιλογή εξωτερικών δεδομένων.

    Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε το κατάλληλο όνομα πελάτη, οι τιμές Πελάτης, Όνομα επιχείρησης και Τηλέφωνο εργασίας συμπληρώνονται αυτόματα για εσάς.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Αποθήκευση και, στη συνέχεια, κλείστε το Word.

Οι τιμές της στήλης εξωτερικών δεδομένων αποθηκεύονται στο έγγραφο του Word και εμφανίζονται επίσης ως οι αντίστοιχες τιμές της στήλης εξωτερικών δεδομένων για το αποθηκευμένο έγγραφο στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Αρχή της σελίδας

Σημείωση: Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×