Χρήση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων

Χρήση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων παρακολουθεί την κατάσταση ενός στοιχείου λίστας σε τρεις καταστάσεις (φάσεις). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών που απαιτούν από τις εταιρείες να παρακολουθούν έναν μεγάλο όγκο ζητημάτων ή στοιχείων, όπως θέματα υποστήριξης πελατών, υποψήφιους πελάτες πωλήσεων ή εργασίες έργου. Για παράδειγμα, οι τρεις καταστάσεις για μια εργασία έργου θα μπορούσαν να είναι, να μην έχουν ξεκινήσει, να βρίσκονται σε εξέλιξη και να έχουν ολοκληρωθεί.

Σε αυτό το άρθρο

Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας τριών φάσεων;

Ρύθμιση λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Δημιουργία λίστας παρακολούθησης θεμάτων

Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Προσαρμογή μιας προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Προσθήκη ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα

Μη αυτόματη έναρξη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο

Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων

Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας τριών φάσεων;

Η ροή εργασίας τριών φάσεων υποστηρίζει επιχειρηματικές διαδικασίες που απαιτούν από τις εταιρείες να παρακολουθούν την κατάσταση ενός ζητήματος ή στοιχείου σε τρεις καταστάσεις και δύο μεταβάσεις μεταξύ των Πολιτειών. Με κάθε μετάβαση μεταξύ των Πολιτειών, η ροή εργασίας εκχωρεί μια εργασία σε ένα άτομο και στέλνει σε αυτό το άτομο μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση του στοιχείου και εξελίσσεται στην επόμενη κατάσταση. Η ροή εργασίας τριών φάσεων λειτουργεί με το πρότυπο λίστας παρακολούθησης ζητημάτων . Ωστόσο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με οποιαδήποτε λίστα έχει ρυθμιστεί ώστε να περιέχει μια στήλη επιλογών με τρεις ή περισσότερες τιμές. Οι τιμές σε αυτή τη στήλη επιλογής χρησιμεύουν ως οι καταστάσεις που παρακολουθεί η ροή εργασίας.

Μια λίστα μπορεί να έχει περισσότερες από μία στήλες επιλογών και η στήλη επιλογών μπορεί να έχει περισσότερες από τρεις τιμές. Ωστόσο, η ροή εργασίας τριών φάσεων μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να χρησιμοποιεί μία από τις στήλες επιλογής και μόνο τρεις από τις τιμές της επιλεγμένης στήλης επιλογών. Όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, επιλέγετε μια στήλη επιλογών και τρεις από τις τιμές που παρέχονται από τη στήλη.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών που απαιτούν από τις εταιρείες να παρακολουθούν έναν μεγάλο όγκο ζητημάτων ή στοιχείων, όπως θέματα υποστήριξης πελατών, υποψήφιοι πελάτες πωλήσεων ή εργασίες έργου. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι σε μια μικρή εταιρεία σχεδιασμού συμβάντων μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια λίστα παρακολούθησης ζητημάτων και μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας τριών φάσεων για να διαχειριστούν τις πολλές εργασίες που σχετίζονται με τα συμβάντα που σχεδιάζουν. Η ροή εργασίας παρακολουθεί τις εργασίες σχεδιασμού συμβάντων σε τρεις καταστάσεις: ενεργή, έτοιμη για αναθεώρησηκαι ολοκληρωμένη. Όλες οι εργασίες προετοιμασίας συμβάντων που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο συμβάν καταρτίζονται σε μια λίστα παρακολούθησης ζητημάτων που δημιουργήθηκε για το συγκεκριμένο συμβάν και επισημαίνονται ως ενεργές. Ο συντονιστής της εκδήλωσης αναθέτει μεμονωμένες εργασίες στα μέλη της ομάδας της και, στη συνέχεια, ξεκινά τη ροή εργασίας σε αυτά τα στοιχεία για να ξεκινήσει την εργασία στην εργασία συμβάντος.

Όταν ξεκινήσει η ροή εργασίας, δημιουργεί μια εργασία για το καθορισμένο άτομο. Όταν ένα μέλος της ομάδας λαμβάνει μια εργασία, εκτελεί την εργασία που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Αυτή μπορεί να είναι η εργασία που παρουσιάζεται εκτός της λίστας ή της τοποθεσίας όπου βρίσκεται η λίστα παρακολούθησης ζητημάτων. Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος της ομάδας λάβει μια εργασία ροής εργασίας για να αναπτύξει ένα πρόγραμμα τροφοδοσίας, επικοινωνεί με μια εταιρεία τροφοδοσίας και, στη συνέχεια, συνεργάζεται μαζί τους για να αναπτύξει ένα πρόγραμμα. Όταν συντάσσεται το πρόγραμμα τροφοδοσίας, το μέλος της ομάδας επισημαίνει την εργασία της ροής εργασίας ως ολοκληρωμένη. Σε αυτό το σημείο, η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση της εργασίας συμβάντος στη λίστα παρακολούθηση ζητημάτων από ενεργή σε έτοιμη για αναθεώρησηκαι δημιουργεί μια δεύτερη εργασία για τον συντονιστή συμβάντων για την αναθεώρηση του προγράμματος τροφοδοσίας. Αφού ο συντονιστής της εκδήλωσης αναθεωρήσει και εγκρίνει το πρόγραμμα τροφοδοσίας, επισημαίνει την εργασία της ως ολοκληρωμένης ροής εργασίας και η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση της εργασίας από την οποία είναι έτοιμη για αναθεώρηση για να ολοκληρωθεί.

Σημείωση: Ένας συμμετέχων στη ροή εργασίας μπορεί να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων με δύο τρόπους. Ένας συμμετέχων μπορεί να επεξεργαστεί την εργασία ροής εργασίας για να την σημειώσει ως ολοκληρωμένη ή ένας συμμετέχων μπορεί να αλλάξει την κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα (εάν ο συμμετέχων έχει δικαίωμα να αλλάξει αυτήν τη λίστα). Εάν ένας συμμετέχων ενημερώνει με μη αυτόματο τρόπο την κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα, η εργασία της ροής εργασίας ολοκληρώνεται. Εάν ο συμμετέχων επεξεργαστεί την εργασία ροής εργασίας για να την σημειώσει ως ολοκληρωμένη, η κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα ενημερώνεται για να ολοκληρωθεί.

Οι ενέργειες στη ροή εργασίας τριών φάσεων στο προηγούμενο παράδειγμα χρησιμοποιούν την ακόλουθη διαδικασία:

Παράδειγμα γραφήματος ροής μιας ροής εργασίας τριών φάσεων

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων, θα πρέπει να ρυθμίσετε μια λίστα που περιέχει τα στοιχεία που σκοπεύετε να παρακολουθήσετε ή να διαχειριστείτε με τη ροή εργασίας. Το πρότυπο λίστας παρακολούθησης ζητημάτων λειτουργεί με τη ροή εργασίας τριών φάσεων. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για χρήση με αυτές τις ροές εργασίας. Εάν δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, βεβαιωθείτε ότι η λίστα περιέχει τουλάχιστον μία στήλη επιλογής που περιλαμβάνει τρεις ή περισσότερες τιμές επιλογής. Όταν ρυθμίζετε τη ροή εργασίας σας για χρήση με τη λίστα, καθορίστε τη στήλη επιλογών που περιέχει τις τιμές κατάστασης που θα παρακολουθεί η ροή εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία λίστας παρακολούθησης θεμάτων

Από προεπιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων με οποιαδήποτε λίστα που δημιουργείτε από το πρότυπο λίστα παρακολούθησης ζητημάτων .

  1. Στο μενού Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη εφαρμογής.

  2. Στη σελίδα "οι εφαρμογές σας", κάντε κλικ στην επιλογή παρακολούθηση ζητημάτωνκαι πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα. Το όνομα της λίστας είναι υποχρεωτικό

  3. Εάν θέλετε να δώσετε μια περιγραφή για τη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή επιλογές για προχωρημένους.

    • Στο πλαίσιο Περιγραφή , πληκτρολογήστε μια περιγραφή του σκοπού της λίστας. Η περιγραφή είναι προαιρετική.

  4. Επιλέξτε Δημιουργία.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για χρήση με μια ροή εργασίας τριών φάσεων, πρέπει να προσθέσετε τουλάχιστον μία στήλη επιλογής που περιέχει τουλάχιστον τρεις τιμές κατάστασης που θα παρακολουθεί η ροή εργασίας.

  1. Στο μενού Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη εφαρμογής.

  2. Στη σελίδα "οι εφαρμογές σας", κάντε κλικ στην επιλογή προσαρμοσμένη λίστακαι πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα. Το όνομα λίστας είναι υποχρεωτικό.

  3. Εάν θέλετε να δώσετε μια περιγραφή για τη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή επιλογές για προχωρημένους.

  4. Στο πλαίσιο Περιγραφή , πληκτρολογήστε μια περιγραφή του σκοπού της λίστας. Η περιγραφή είναι προαιρετική.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".

Αρχή της σελίδας

Προσαρμογή μιας προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

  1. Κάντε κλικ στην προσαρμοσμένη λίστα που δημιουργήσατε στο προηγούμενο βήμα.

  2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα λίστα και, στη συνέχεια, στην ομάδα ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

  3. Στην περιοχή στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.

  4. Στην ενότητα όνομα και τύπος , στην περιοχή όνομα στήλης, πληκτρολογήστε το όνομα της στήλης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τις τιμές κατάστασης για τη ροή εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα ως κατάσταση ροής εργασίας.

  5. Στην περιοχή ο τύπος των πληροφοριών σε αυτήν τη στήλη είναι, επιλέξτε επιλογή (μενού για να επιλέξετε).

  6. Στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στήλης , στην περιοχή Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια προαιρετική περιγραφή για τη στήλη.

  7. Στην περιοχή απαίτηση ότι αυτή η στήλη περιέχει πληροφορίες, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι.

  8. Στο πλαίσιο λίστας, στην περιοχή Πληκτρολογήστε κάθε επιλογή σε ξεχωριστή γραμμή, πληκτρολογήστε τρεις ή περισσότερες τιμές επιλογής που θέλετε για αυτήν τη στήλη. Αυτές οι τιμές θα γίνουν τα κράτη για τη ροή εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε ενεργές, έτοιμες για αναθεώρηση και να ολοκληρώσετε ως τις τρεις επιλογές.

  9. Στην περιοχή Εμφάνιση επιλογών με χρήση, επιλέξτε ένα αναπτυσσόμενο μενού ή κουμπιά επιλογής.

  10. Στην περιοχή να επιτρέπονται οι επιλογές "συμπλήρωση", κάντε κλικ στην επιλογή Όχι.

  11. Καθορίστε εάν θέλετε μια συγκεκριμένη προεπιλεγμένη τιμή για αυτήν τη στήλη ή εάν θέλετε να την προσθέσετε στην προεπιλεγμένη προβολή για τη λίστα.

  12. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα

Πρέπει να προσθέσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα, για να μπορέσετε να τη χρησιμοποιήσετε σε στοιχεία της λίστας. Όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα, καθορίζετε ποια στήλη στη λίστα περιέχει τις τιμές κατάστασης που θέλετε να παρακολουθεί η ροή εργασίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε πληροφορίες σχετικά με το τι θέλετε να εμφανίζεται σε κάθε στάδιο της ροής εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε το θέμα και το κείμενο για τις προειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν οι παραλήπτες εργασιών.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή στους περισσότερους τύπους τοποθεσιών. Ωστόσο, ένας διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών μπορεί να απενεργοποιήσει τη δυνατότητα. Εάν η ροή εργασίας τριών φάσεων δεν είναι διαθέσιμη, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών.

Σημαντικό: Πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για να προσθέσετε μια ροή εργασίας σε μια λίστα.

  1. Ανοίξτε τη λίστα στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων.

  2. Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λίσταςtab> λίστας ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που ανοίγετε. Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  3. Στην περιοχή δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

  4. Στη σελίδα ρυθμίσεις ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας.

  5. Στη σελίδα Προσθήκη ροής εργασίας, στην ενότητα ροή εργασίας, στην περιοχή επιλογή προτύπου ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή τριών φάσεων.

  6. Στην ενότητα όνομα , πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

  7. Στην ενότητα λίστα εργασιών , καθορίστε μια λίστα εργασιών για χρήση με τη ροή εργασίας.

    Σημειώσεις: 

    • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα εργασιών ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα. Εάν χρησιμοποιείτε την προεπιλεγμένη λίστα εργασιών, οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας θα έχουν τη δυνατότητα να εντοπίζουν και να προβάλλουν εύκολα τις εργασίες ροής εργασίας τους, χρησιμοποιώντας την προβολή οι εργασίες μου στη λίστα εργασίες.

    • Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών εάν οι εργασίες για αυτήν τη ροή εργασίας θα αποκαλύψουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρήσετε ξεχωριστά από τη λίστα γενικές εργασίες.

    • Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών, εάν η εταιρεία σας θα έχει πολλές ροές εργασιών ή εάν οι ροές εργασίας θα περιλαμβάνουν πολλές εργασίες. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασιών για κάθε ροή εργασίας.

  8. Στην ενότητα λίστα ιστορικού , επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Η λίστα Ιστορικό εμφανίζει όλα τα συμβάντα που προκύπτουν κατά τη διάρκεια κάθε παρουσίας της ροής εργασίας.

    Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα ιστορικού ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα. Εάν η εταιρεία σας θα έχει πολλές ροές εργασίας, ίσως θέλετε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα ιστορικού για κάθε ροή εργασίας.

  9. Στην ενότητα επιλογές έναρξης , κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν θέλετε να επιτρέψετε τη μη αυτόματη εκκίνηση της ροής εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου να επιτρέπεται σε αυτήν τη ροή εργασίας να ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο από έναν χρήστη με έλεγχο ταυτότητας με δικαιώματα συμμετοχής . Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου να απαιτείται Διαχείριση λιστών για να ξεκινά η ροή εργασίας , εάν θέλετε να απαιτούνται πρόσθετα δικαιώματα για την έναρξη της ροής εργασίας.

    • Εάν θέλετε η ροή εργασίας να ξεκινά αυτόματα κατά τη δημιουργία νέων στοιχείων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Έναρξη αυτής της ροής εργασίας όταν δημιουργείται ένα νέο στοιχείο .

  10. Επιλέξτε Επόμενο.

  11. Στην ενότητα " καταστάσεις ροής εργασίας ", στην περιοχή Επιλογή πεδίου "επιλογή", επιλέξτε τη στήλη επιλογή από τη λίστα που περιέχει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τις καταστάσεις στη ροή εργασίας σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις τιμές στήλης που θέλετε για το Αρχική κατάσταση, μεσαία κατάστασηκαι τελική κατάσταση της ροής εργασίας.

  12. Στις δύο ενότητες Καθορίστε τι θέλετε να συμβαίνει όταν ξεκινά μια ροή εργασίας (επιλογές για την πρώτη εργασία στη ροή εργασίας) και Καθορίστε τι θέλετε να συμβαίνει όταν μια ροή εργασίας αλλάζει στη μεσαία κατάσταση (επιλογές για τη δεύτερη εργασία στη ροή εργασίας) Καθορίστε τις ακόλουθες πληροφορίες:

    Λεπτομέρειες εργασίας

Πεδίο

Περιγραφή

Τίτλος εργασίας:

Προαιρετικά, μπορείτε να τροποποιήσετε τον τίτλο του μηνύματος που θα εμφανίζεται στην εργασία, όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει ή φθάνει στη μεσαία κατάσταση. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας , το πεδίο που επιλέγετε προστίθεται στο άκρο του μηνύματος.

Περιγραφή εργασίας:

Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στην περιγραφή της εργασίας. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας , το πεδίο που επιλέγετε προστίθεται στο άκρο του μηνύματος. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σύνδεσης σε στοιχείο λίστας , μια σύνδεση προς το στοιχείο λίστας περιλαμβάνεται στην περιγραφή.

Προθεσμία εργασίας:

Εάν θέλετε να καθορίσετε μια προθεσμία για την εργασία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη ημερομηνία από τη λίστα που περιέχει τις πληροφορίες ημερομηνίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ημερομηνία παράδοσης.

Η εργασία έχει αναΤεθεί σε:

Για να αναθέσετε την εργασία σε ένα άτομο που έχει καθοριστεί στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Συμπερίληψη πεδίου λίσταςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη από τη λίστα που περιέχει τις πληροφορίες χρήστη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Όταν ξεκινήσει αυτή η ροή εργασίας, η πρώτη εργασία εκχωρείται στο άτομο του οποίου το όνομα εμφανίζεται σε αυτήν τη στήλη για το στοιχείο ροής εργασίας.

Για να αναθέσετε αυτήν την εργασία σε όλες τις εμφανίσεις αυτής της ροής εργασίας σε ένα άτομο που καθορίζετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογήκαι, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία.

  1. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , εάν θέλετε οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις εργασίες της ροής εργασίας τους.

    Σημείωση: Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες ροής εργασίας μετά την εκκίνηση των ροών εργασίας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών για να επαληθεύσετε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας.

    Λεπτομέρειες μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πεδίο

Περιγραφή

Προς

Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να αποστέλλεται μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία ροής εργασίας. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη εργασίας που έχει ανατεθεί σε , εάν θέλετε να στείλετε την ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κάτοχο της εργασίας.

Subject

Πληκτρολογήστε τη γραμμή θέματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου χρήση τίτλου εργασίας εάν θέλετε να προσθέσετε τον τίτλο της εργασίας στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σώμα

Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίζονται στο σώμα του μηνύματος της ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σύνδεσης σε στοιχείο λίστας , εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μια σύνδεση προς το στοιχείο λίστας στο μήνυμα.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Μη αυτόματη έναρξη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο

Μια ροή εργασίας τριών φάσεων πρέπει πρώτα να προστεθεί σε μια λίστα, ώστε να είναι διαθέσιμη για χρήση σε στοιχεία σε αυτήν τη λίστα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στις προηγούμενες ενότητες.

Μια ροή εργασίας τριών φάσεων μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά αυτόματα όταν προστίθενται νέα στοιχεία σε μια λίστα ή μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει στους χρήστες που έχουν συγκεκριμένα δικαιώματα να ξεκινούν τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο. Ορισμένες ροές εργασίας θα μπορούσαν να επιτρέψουν και τις δύο επιλογές.

Για να ξεκινήσετε με μη αυτόματο τρόπο μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο λίστας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα. Πρέπει να έχετε δικαιώματα "επεξεργασία στοιχείων" για τη λίστα. Ορισμένες ροές εργασίας ενδέχεται να απαιτούν να έχετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών.

Σημείωση: Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες ροής εργασίας μετά την έναρξη μιας ροής εργασίας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών για να επαληθεύσετε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας.

  1. Ανοίξτε τη λίστα που περιέχει το στοιχείο στο οποίο θέλετε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων.

  2. Κάντε κλικ στην έλλειψη δίπλα στο στοιχείο στο οποίο θέλετε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας και, στο μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή ροές εργασίας.

    Σημείωση: Η εντολή " ροές εργασίας " είναι διαθέσιμη μόνο όταν το στοιχείο βρίσκεται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στην οποία έχει συσχετιστεί τουλάχιστον μία ροή εργασίας.

  3. Στο μενού Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας.

  4. Στην περιοχή Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας τριών φάσεων που θέλετε να ξεκινήσετε.

    Η ροή εργασίας ξεκινά αμέσως.

Αρχή της σελίδας

Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων

Για να ολοκληρώσετε μια εργασία ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων, πρέπει να έχετε τουλάχιστον το δικαίωμα "επεξεργασία στοιχείων" για τις λίστες εργασιών όπου καταγράφονται οι εργασίες της ροής εργασίας.

  1. Ανοίξτε τη λίστα εργασιών για την τοποθεσία και, στη συνέχεια, επιλέξτε οι εργασίες μου στο μενού Προβολή για να εντοπίσετε την εργασία της ροής εργασίας σας.

    Σημείωση: Εάν η ροή εργασίας δεν χρησιμοποιεί την προεπιλεγμένη λίστα εργασιών τοποθεσίας, η εργασία της ροής εργασίας ενδέχεται να μην εμφανίζεται στη λίστα εργασίες . Για να εντοπίσετε την εργασία της ροής εργασίας, μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο ροής εργασίας. Τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ροές εργασίας. Στη σελίδα "κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ροές εργασίας που εκτελούνται, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας στην οποία συμμετέχετε. Στην περιοχή εργασίες, κάντε κλικ στην εργασία ροής εργασίας και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο βήμα 3.

  2. Ανοίξτε τη λίστα που περιέχει το στοιχείο στο οποίο θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένο.

  3. Επιλέξτε το όνομα της εργασίας που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου εργασίες , πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τις πληροφορίες που ζητούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×