Χρήση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων

Χρήση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων παρακολουθεί την κατάσταση ενός στοιχείου λίστας σε τρεις καταστάσεις (φάσεις). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών για τις οποίες απαιτείται από τις επιχειρήσεις η παρακολούθηση ενός μεγάλου όγκου θεμάτων ή στοιχείων, όπως θέματα υποστήριξης πελατών, ευκαιρίες πωλήσεων ή εργασίες έργων. Για παράδειγμα, οι τρεις φάσεις μιας εργασίας έργου μπορούν να είναι: "Δεν έχει αρχίσει", "Σε εξέλιξη" και "Ολοκληρώθηκε".

Σε αυτό το άρθρο

Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας τριών φάσεων;

Ρύθμιση λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Δημιουργία λίστας παρακολούθησης θεμάτων

Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Προσαρμογή προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Προσθήκη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα

Μη αυτόματη έναρξη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο

Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων

Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας τριών φάσεων;

Η ροή εργασίας τριών φάσεων υποστηρίζει επιχειρηματικές διεργασίες για τις οποίες απαιτείται από τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν την κατάσταση ενός θέματος ή στοιχείου σε τρεις καταστάσεις και δύο μεταβάσεις μεταξύ των καταστάσεων. Με κάθε μετάβαση μεταξύ των καταστάσεων, η ροή εργασίας αναθέτει μια εργασία σε ένα άτομο και στέλνει σε αυτό το άτομο μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, η ροή εργασίας ενημερώνει κατάλληλα την κατάσταση του στοιχείου και συνεχίζει στην επόμενη κατάσταση. Η ροή εργασίας τριών φάσεων λειτουργεί με το πρότυπο λίστας Παρακολούθηση θεμάτων. Ωστόσο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με κάθε λίστα που περιέχει μια στήλη Επιλογή με τρεις ή περισσότερες τιμές. Οι τιμές στη στήλη Επιλογή αντιπροσωπεύουν τις καταστάσεις που παρακολουθεί η ροή εργασίας.

Μια λίστα μπορεί να περιέχει περισσότερες από μία στήλες επιλογών και η στήλη επιλογών μπορεί να έχει περισσότερες από τρεις τιμές. Ωστόσο, η ροή εργασίας τριών φάσεων μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να χρησιμοποιεί μόνο μία στήλη επιλογών και μόνο τρεις από τις τιμές της επιλεγμένης στήλης επιλογών. Κατά την προσθήκη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, επιλέγετε μια στήλη επιλογών και τρεις από τις τιμές που παρέχονται από τη στήλη.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών για τις οποίες απαιτείται από τις επιχειρήσεις η παρακολούθηση ενός μεγάλου όγκου θεμάτων ή στοιχείων, όπως θέματα υποστήριξης πελατών, ευκαιρίες πωλήσεων ή εργασίες έργων. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι σε μια μικρή εταιρεία διοργάνωσης εκδηλώσεων μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων και μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας τριών φάσεων για να διαχειρίζονται τις πολλές εργασίες που σχετίζονται με τις εκδηλώσεις που διοργανώνουν. Με τη ροή εργασίας παρακολουθούνται οι εργασίες σχεδιασμού εκδηλώσεων μέσω τριών καταστάσεων: Ενεργό, Έτοιμο για αναθεώρηση και Ολοκληρώθηκε. Κάθε εργασία προετοιμασίας εκδήλωσης που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη εκδήλωση μεταγλωττίζεται σε μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων που δημιουργήθηκε για τη συγκεκριμένη εκδήλωση και επισημαίνεται ως Ενεργή. Ο συντονιστής της εκδήλωσης αναθέτει μεμονωμένες εργασίες στα μέλη της ομάδας του και, στη συνέχεια, εκκινεί τη ροή εργασίας σε αυτά τα στοιχεία για να ξεκινήσει η εργασία για την εκδήλωση.

Όταν ξεκινά η ροή εργασίας, δημιουργεί μια εργασία για το καθορισμένο άτομο. Όταν ένα μέλος της ομάδας λάβει μια εργασία, εκτελεί τις απαιτούμενες διαδικασίες για την ολοκλήρωσή της. Μπορεί να πρόκειται για εργασίες που πραγματοποιούνται εκτός της λίστας ή της τοποθεσίας στην οποία βρίσκεται η λίστα παρακολούθησης θεμάτων. Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος ομάδας λάβει μια εργασία της ροής εργασίας για την ανάπτυξη ενός σχεδίου τροφοδοσίας, επικοινωνεί με την εταιρεία τροφοδοσίας και συνεργάζεται με αυτήν για να αναπτύξει ένα σχέδιο. Μόλις δημιουργηθεί μια πρόχειρη έκδοση του σχεδίου τροφοδοσίας, το μέλος της ομάδας επισημαίνει τη ροή εργασίας του ως ολοκληρωμένη. Σε αυτό το σημείο, η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση της εργασίας της εκδήλωσης στη λίστα παρακολούθησης θεμάτων από Ενεργή σε Έτοιμη για αναθεώρηση και δημιουργεί μια δεύτερη εργασία για το συντονιστή της εκδήλωσης, που αφορά την αναθεώρηση του σχεδίου τροφοδοσίας. Αφού ο συντονιστής της εκδήλωσης αναθεωρήσει και εγκρίνει το σχέδιο τροφοδοσίας, επισημαίνει την εργασία της ροής εργασίας ως ολοκληρωμένη και η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση της εργασίας από Έτοιμη για αναθεώρηση σε Ολοκληρώθηκε.

Σημείωση: Ένας συμμετέχων στη ροή εργασίας μπορεί να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων με δύο τρόπους. Ο συμμετέχων μπορεί να επεξεργαστεί την επιμέρους εργασία της ροής για να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη ή να αλλάξει την κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα (εάν ο συμμετέχων έχει δικαιώματα αλλαγής αυτής της λίστας). Εάν ο συμμετέχων ενημερώσει με μη αυτόματο τρόπο την κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα, η επιμέρους εργασία της ροής έχει ολοκληρωθεί. Εάν ο συμμετέχων επεξεργαστεί την επιμέρους εργασία της ροής για να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη, η κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα ενημερώνεται σε Ολοκληρώθηκε.

Οι ενέργειες της ροής εργασίας τριών φάσεων στο προηγούμενο παράδειγμα χρησιμοποιούν την παρακάτω διαδικασία:

Παράδειγμα γραφήματος ροής μιας ροής εργασίας τριών φάσεων

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια λίστα που περιέχει τα στοιχεία που σκοπεύετε να παρακολουθήσετε ή να διαχειριστείτε με τη ροή εργασίας. Το πρότυπο λίστας Παρακολούθηση θεμάτων λειτουργεί με τη ροή εργασίας τριών φάσεων. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε επίσης μια προσαρμοσμένη λίστα για χρήση με αυτές τις ροές εργασίας. Εάν δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, βεβαιωθείτε ότι η λίστα περιέχει τουλάχιστον μία στήλη Επιλογή που περιλαμβάνει τρεις ή περισσότερες τιμές επιλογής. Όταν δημιουργήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων για χρήση με τη λίστα, πρέπει να καθορίσετε τη στήλη Επιλογή που περιέχει τις τιμές κατάστασης που θα παρακολουθεί η ροή εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία λίστας παρακολούθησης θεμάτων

Από προεπιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιείτε μια ροή εργασίας τριών φάσεων με κάθε λίστα που δημιουργείτε από το πρότυπο λίστας Παρακολούθηση θεμάτων.

  1. Στο το μενού Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη εφαρμογής.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Οι εφαρμογές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Παρακολούθηση θεμάτων και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα. Το όνομα της λίστας είναι υποχρεωτικό

  3. Εάν θέλετε να δώσετε μια περιγραφή για τη λίστα, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές για προχωρημένους.

    • Στο πλαίσιο Περιγραφή, πληκτρολογήστε την περιγραφή του σκοπού της λίστας. Η περιγραφή είναι προαιρετική.

  4. Επιλέξτε Δημιουργία.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων, πρέπει να προσθέσετε τουλάχιστον μία στήλη Επιλογή που περιέχει τουλάχιστον τρεις τιμές κατάστασης που θα παρακολουθεί η ροή εργασίας.

  1. Στο το μενού Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη εφαρμογής.

  2. Στη σελίδα Οι εφαρμογές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμοσμένη λίστακαι πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα. Το όνομα της λίστας είναι υποχρεωτικό.

  3. Εάν θέλετε να δώσετε μια περιγραφή για τη λίστα κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για προχωρημένους.

  4. Στο πλαίσιο Περιγραφή, πληκτρολογήστε την περιγραφή του σκοπού της λίστας. Η περιγραφή είναι προαιρετική.

  5. Επιλέξτε Δημιουργία.

Αρχή της σελίδας

Προσαρμογή προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

  1. Κάντε κλικ στην προσαρμοσμένη λίστα που δημιουργήσατε στο προηγούμενο βήμα.

  2. Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα και, στη συνέχεια, στην ομάδα "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

  3. Στην περιοχή Στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.

  4. Στην ενότητα όνομα και τύπος, στην περιοχή όνομα στήλης, πληκτρολογήστε το όνομα της στήλης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τις τιμές κατάστασης για τη ροή εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα ως κατάσταση ροής εργασίας.

  5. Στην περιοχή Ο τύπος των πληροφοριών σε αυτήν τη στήλη είναι, επιλέξτε το στοιχείο Επιλογή (μενού από το οποίο θα επιλέξετε).

  6. Στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στήλης, στην περιοχή Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια προαιρετική περιγραφή για τη στήλη.

  7. Στην περιοχή Απαιτείται να περιλαμβάνονται πληροφορίες σε αυτήν τη στήλη, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι.

  8. Στο πλαίσιο λίστας στην περιοχή Πληκτρολογήστε κάθε επιλογή σε ξεχωριστή γραμμή, πληκτρολογήστε τρεις ή περισσότερες τιμές επιλογής που θέλετε για αυτήν τη στήλη. Αυτές οι τιμές θα μετατραπεί σε τα μέλη για τη ροή εργασίας. Για παράδειγμα, που μπορεί να εισαγάγετε ενεργές, έτοιμη για αναθεώρηση, και να ολοκληρώσετε ως τις τρεις επιλογές.

  9. Στην περιοχή Εμφάνιση επιλογών χρησιμοποιώντας, επιλέξτε Αναπτυσσόμενο μενού ή Κουμπιά επιλογής.

  10. Στην περιοχή Δυνατότητα επιλογών συμπλήρωσης, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι.

  11. Καθορίστε εάν θέλετε μια συγκεκριμένη προεπιλεγμένη τιμή για αυτήν τη στήλη ή εάν θέλετε να την προσθέσετε στην προεπιλεγμένη προβολή της λίστας.

  12. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα

Πρέπει να προσθέσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα, πριν να μπορέσετε να τη χρησιμοποιήσετε σε στοιχεία αυτής της λίστας. Κατά την προσθήκη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα, καθορίζετε τη στήλη της λίστας που περιέχει τις τιμές κατάστασης που θέλετε να παρακολουθεί η ροή εργασίας. Επίσης, καθορίζετε πληροφορίες σχετικά με τις ενέργειες που θέλετε να εκτελούνται σε κάθε στάδιο της ροής εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε το θέμα και το κείμενο των ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν οι παραλήπτες εργασιών.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή στους περισσότερους τύπους τοποθεσιών. Ωστόσο, ένας διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών μπορεί να απενεργοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα. Εάν η ροή εργασίας τριών φάσεων δεν είναι διαθέσιμη, συμβουλευτείτε το διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών.

Σημαντικό: Πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για να προσθέσετε μια ροή εργασίας σε λίστα.

  1. Ανοίξτε τη λίστα στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων.

  2. Κάντε κλικ στις επιλογές Λίστα > Ρυθμίσεις λίστας ή επιλέξτε τις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που ανοίγετε. Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  3. Στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

  4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Προσθήκη ροής εργασίας.

  5. Στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", στην ενότητα ροή εργασίας, στην περιοχή Επιλογή προτύπου ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή τριών φάσεων.

  6. Στην ενότητα Όνομα, πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

  7. Στην ενότητα Λίστα εργασιών, καθορίστε μια λίστα εργασιών για χρήση με τη ροή εργασίας.

    Σημείωση: 

    • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες ή να δημιουργήσετε μια καινούργια. Εάν χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα "Εργασίες", οι συμμετέχοντες της ροής εργασίας θα μπορούν να βρουν και να προβάλουν εύκολα τις επιμέρους εργασίες της ροής, χρησιμοποιώντας την προβολή "Οι εργασίες μου" της λίστας "Εργασίες".

    • Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών, εάν οι επιμέρους εργασίες αυτής της ροής εργασίας αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρείτε ξεχωριστά από τη γενική λίστα "Εργασίες".

    • Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών, εάν η εταιρεία σας πρόκειται να έχει πολλές ροές εργασίας ή εάν οι ροές εργασίας θα περιλαμβάνουν πολλές εργασίες. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασιών για κάθε ροή εργασίας.

  8. Στην ενότητα Λίστα ιστορικού, καθορίστε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Η λίστα ιστορικού εμφανίζει όλα τα συμβάντα που προκύπτουν στη διάρκεια κάθε παρουσίας της ροής εργασίας.

    Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Ιστορικό ή να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Εάν η εταιρεία σας έχει πολλές ροές εργασίας, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα ιστορικού για κάθε ροή εργασίας.

  9. Στην ενότητα Επιλογές εκκίνησης, κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν θέλετε να επιτρέπεται η μη αυτόματη εκκίνηση μιας ροής εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται η μη αυτόματη εκκίνηση αυτής της ροής εργασίας από ένα χρήστη που διαθέτει δικαιώματα συμμετοχής, η ταυτότητα του οποίου έχει ελεγχθεί. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για την εκκίνηση της ροής εργασίας, εάν θέλετε να ζητήσετε πρόσθετα δικαιώματα για την εκκίνηση της ροής εργασίας.

    • Εάν θέλετε να ξεκινά αυτόματα η ροή εργασίας όταν δημιουργούνται νέα στοιχεία, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Έναρξη αυτής της ροής εργασίας όταν δημιουργηθεί ένα νέο στοιχείο.

  10. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  11. Στην ενότητα Καταστάσεις ροής εργασίας, στην περιοχή Επιλέξτε ένα πεδίο "Επιλογή", επιλέξτε τη στήλη Επιλογή από τη λίστα που περιέχει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τις καταστάσεις της ροής εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις τιμές στήλης που θέλετε για τις επιλογές Αρχική κατάσταση, Μεσαία κατάσταση και Τελική κατάσταση της ροής εργασίας.

  12. Στις δύο ενότητες Καθορίστε τι θέλετε να συμβεί όταν προετοιμάζεται μια ροή εργασίας (επιλογές για την πρώτη εργασία της ροής εργασίας) και Καθορίστε τι θέλετε να συμβεί όταν μια ροή εργασίας μεταβάλλεται στη μεσαία κατάσταση (επιλογές για τη δεύτερη εργασία της ροής εργασίας), καθορίστε τις παρακάτω πληροφορίες:

    Λεπτομέρειες εργασίας

Πεδίο

Περιγραφή

Τίτλος εργασίας:

Προαιρετικά, μπορείτε να τροποποιήσετε τον τίτλο του μηνύματος που θα εμφανίζεται στην εργασία, όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει ή φτάσει στο μέσον της. Εάν ενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας, το πεδίο που επιλέξατε θα προστεθεί στο τέλος του μηνύματος.

Περιγραφή εργασίας:

Πληκτρολογήστε κάθε πληροφορία που θέλετε να συμπεριλάβετε στην περιγραφή της εργασίας. Εάν ενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας, το πεδίο που επιλέξατε θα προστεθεί στο τέλος του μηνύματος. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σύνδεσης στο στοιχείο λίστας, στην περιγραφή περιλαμβάνεται μια σύνδεση προς το στοιχείο λίστας.

Προθεσμία εργασίας:

Εάν θέλετε να καθορίσετε μια προθεσμία για την εργασία, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη ημερομηνίας από τη λίστα που περιέχει τις πληροφορίες ημερομηνίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την προθεσμία.

Εργασία με ανάθεση σε:

Για να αναθέσετε την εργασία σε κάποιο άτομο που καθορίζεται στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Συμπερίληψη πεδίου λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη από τη λίστα που περιέχει τις πληροφορίες χρήστη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Όταν ξεκινήσει αυτή η ροή εργασίας, η πρώτη εργασία ανατίθεται στο άτομο του οποίου το όνομα εμφανίζεται σε αυτήν τη στήλη για το στοιχείο ροής εργασίας.

Για να αναθέσετε αυτήν την εργασία σε όλες τις παρουσίες της ροής εργασίας σε ένα άτομο που καθορίζετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία.

  1. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν θέλετε οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις εργασίες της ροής εργασίας τους.

    Σημείωση:  Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες σε μια ροή εργασίας λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες της ροής εργασίας τους μετά την εκκίνηση των ροών εργασίας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών σας για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην τοποθεσία σας.

    Λεπτομέρειες μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πεδίο

Περιγραφή

Προς

Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να στείλετε μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία ροής εργασίας που θα σταλεί. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη εργασίας που έχει αντιστοιχιστεί σε, εάν θέλετε να στείλετε την ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κάτοχο της εργασίας.

Θέμα

Πληκτρολογήστε τη γραμμή θέματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση τίτλου εργασίας, εάν θέλετε να προσθέσετε τον τίτλο εργασίας στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σώμα

Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίζονται στο σώμα του μηνύματος της ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σύνδεσης στο στοιχείο λίστας, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε στο μήνυμα μια σύνδεση προς το στοιχείο λίστας.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Αρχή της σελίδας

Μη αυτόματη εκκίνηση ροής εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο

Μια ροή εργασίας τριών φάσεων πρέπει πρώτα να προστεθεί σε λίστα για να γίνει διαθέσιμη για χρήση σε στοιχεία αυτής της λίστας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στις προηγούμενες ενότητες.

Οι παράμετροι της ροής εργασίας τριών φάσεων μπορούν να ρυθμιστούν σε αυτόματη εκκίνηση, όταν προστίθενται νέα στοιχεία σε λίστα, ή να ρυθμιστούν ώστε να επιτρέπουν σε χρήστες με συγκεκριμένα δικαιώματα να εκκινούν τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο. Ορισμένες ροές εργασίας επιτρέπουν τη δυνατότητα χρήσης και των δύο επιλογών.

Για τη μη αυτόματη εκκίνηση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε στοιχείο λίστας, ακολουθήστε τα εξής βήματα. Πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Επεξεργασία στοιχείων" για τη λίστα. Ορισμένες ροές εργασίας μπορεί να απαιτούν το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών".

Σημείωση: Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες σε μια ροή εργασίας λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες της ροής εργασίας τους μετά την εκκίνηση των ροών εργασίας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών για να βεβαιωθείτε ότι η δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ενεργοποιημένη στην τοποθεσία σας.

  1. Ανοίξτε τη λίστα που περιέχει το στοιχείο για το οποίο θέλετε να εκκινήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων.

  2. Κάντε κλικ στα αποσιωπητικά δίπλα από το στοιχείο στο οποίο θέλετε να εκκινήσετε μια ροή εργασίας και, στο μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας.

    Σημείωση: Η εντολή Ροές εργασίας είναι διαθέσιμη μόνο όταν το στοιχείο βρίσκεται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που διαθέτει τουλάχιστον μία συσχετισμένη ροή εργασίας.

  3. Στο το μενού Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας.

  4. Στην περιοχή Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας τριών φάσεων που θέλετε να εκκινήσετε.

    Η ροή εργασίας ξεκινά αμέσως.

Αρχή της σελίδας

Ολοκλήρωση επιμέρους εργασίας της ροής σε ροή εργασίας τριών φάσεων

Για να ολοκληρώσετε μια επιμέρους εργασία της ροής σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων πρέπει να έχετε τουλάχιστον το δικαίωμα "Επεξεργασία στοιχείων" για τις λίστες εργασιών στη θέση εγγραφής των επιμέρους εργασιών της ροής εργασίας.

  1. Ανοίξτε τη λίστα "Εργασίες" για την τοποθεσία και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο Οι εργασίες μου από το μενού Προβολή για να εντοπίσετε την εργασία της ροής εργασίας σας.

    Σημείωση: Εάν στη ροή εργασίας δεν χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες της τοποθεσίας, η εργασία της ροής εργασίας ενδέχεται να μην εμφανίζεται στη λίστα Εργασίες. Για να εντοπίσετε την εργασία της ροής εργασίας, μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο της ροής εργασίας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας. Στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας, στην ενότητα Ροές εργασίας που εκτελούνται, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας στην οποία συμμετέχετε. Στην περιοχή Εργασίες, κάντε κλικ στην εργασία της ροής εργασίας και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο βήμα 3.

  2. Ανοίξτε τη λίστα που περιέχει το στοιχείο το οποίο θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένο.

  3. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα της εργασίας που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Εργασίες, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τις πληροφορίες που ζητούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×