Χρήση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων παρακολουθεί την κατάσταση ενός στοιχείου λίστας σε τρεις καταστάσεις (φάσεις). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί στη διαχείριση εταιρικών διαδικασιών για τις οποίες απαιτείται από τις επιχειρήσεις η παρακολούθηση ενός μεγάλου όγκου θεμάτων ή στοιχείων, όπως είναι θέματα υποστήριξης πελατών, κατευθυντήριες γραμμές πωλήσεων ή εργασίες έργων. Για παράδειγμα, οι τρεις φάσεις μιας εργασίας έργου μπορούν να είναι, "Δεν έχει αρχίσει", "Σε εξέλιξη" και "Ολοκληρώθηκε".

Σε αυτό το άρθρο

Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας τριών φάσεων;

Ρύθμιση λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Δημιουργία λίστας παρακολούθησης θεμάτων για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Προσαρμογή προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Προσθήκη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα

Μη αυτόματη έναρξη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο

Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων

Πώς λειτουργεί η η ροή εργασίας τριών φάσεων;

Η ροή εργασίας τριών φάσεων υποστηρίζει εταιρικές διαδικασίες για τις οποίες απαιτείται από τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν την κατάσταση ενός θέματος ή στοιχείου σε τρεις καταστάσεις και δύο μεταβάσεις μεταξύ των καταστάσεων. Με κάθε μετάβαση μεταξύ των καταστάσεων, η ροή εργασίας αναθέτει μια εργασία σε ένα άτομο και στέλνει σε αυτό το άτομο μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, η ροή εργασίας ενημερώνει κατάλληλα την κατάσταση του στοιχείου και συνεχίζει στην επόμενη κατάσταση. Η ροή εργασίας τριών φάσεων λειτουργεί με το πρότυπο λίστας Παρακολούθηση θεμάτων. Ωστόσο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με κάθε λίστα που έχει ρυθμιστεί να περιέχει μια στήλη Επιλογή με τρεις ή περισσότερες τιμές. Οι τιμές σε αυτήν τη στήλη Επιλογή αντιπροσωπεύουν τις καταστάσεις που παρακολουθεί η ροή εργασίας.

Μια λίστα μπορεί να έχει περισσότερες από μία στήλη επιλογή και τη στήλη επιλογή μπορεί να έχει περισσότερες από τρεις τιμές. Ωστόσο, η ροή εργασίας τριών φάσεων μπορούν να ρυθμιστούν μόνο για να χρησιμοποιήσετε μία από τις στήλες επιλογή και μόνο τρεις από τις τιμές στη στήλη επιλογής. Όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε λίστα ή βιβλιοθήκη, επιλέξτε μια στήλη επιλογή και τρεις από τις τιμές παρέχουν κατά τη στήλη. Για να μάθετε πώς μπορείτε να εργαστείτε με στήλες σε μια λίστα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη ή Διαγραφή στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη Διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών που απαιτούν επιχειρήσεις η παρακολούθηση ενός μεγάλου όγκου θεμάτων ή στοιχείων, όπως θέματα υποστήριξης πελατών, ευκαιρίες πωλήσεων ή εργασίες του έργου. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι σε μια μικρή εταιρεία σχεδιασμού να χρησιμοποιήσετε μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων και μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας τριών φάσεων για να διαχειριστείτε τις πολλές εργασίες που σχετίζονται με τα συμβάντα που σχεδιάζετε. Η ροή εργασίας τριών φάσεων παρακολουθεί τις εργασίες σχεδιασμού συμβάντων σε τρεις καταστάσεις: ενεργό, είστε έτοιμοι για αναθεώρησηκαι ολοκλήρωσης. Όλες οι εργασίες προετοιμασίας συμβάντων που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εκδήλωση μεταγλωττίζεται σε μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων που δημιουργήθηκε για αυτό το συμβάν και έχει επισημανθεί ως ενεργό. Το συντονισμό συμβάν αναθέτει μεμονωμένες εργασίες στα μέλη της ομάδας και, στη συνέχεια, να ξεκινά η ροή εργασίας τριών φάσεων σε αυτά τα στοιχεία για να ξεκινήσετε το συμβάν εργασίας.

Όταν ξεκινά η ροή εργασίας, δημιουργεί μια εργασία για το καθορισμένο άτομο. Όταν ένα μέλος της ομάδας λάβει μια εργασία, εκτελεί τις απαιτούμενες διαδικασίες για την ολοκλήρωσή της. Μπορεί να πρόκειται για εργασίες που πραγματοποιούνται εκτός της λίστας ή της τοποθεσίας στην οποία βρίσκεται η λίστα παρακολούθησης θεμάτων. Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος ομάδας λάβει μια εργασία της ροής εργασίας για την ανάπτυξη ενός σχεδίου τροφοδοσίας, επικοινωνεί με την εταιρεία τροφοδοσίας και συνεργάζεται με αυτήν για να αναπτύξει ένα σχέδιο. Μόλις δημιουργηθεί μια πρόχειρη έκδοση του σχεδίου τροφοδοσίας, το μέλος της ομάδας επισημαίνει τη ροή εργασίας του ως ολοκληρωμένη. Σε αυτό το σημείο, η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση της εργασίας της εκδήλωσης στη λίστα παρακολούθησης θεμάτων από Ενεργή σε Έτοιμη για αναθεώρηση και δημιουργεί μια δεύτερη εργασία για το συντονιστή της εκδήλωσης, που αφορά την αναθεώρηση του σχεδίου τροφοδοσίας. Αφού ο συντονιστής της εκδήλωσης αναθεωρήσει και εγκρίνει το σχέδιο τροφοδοσίας, επισημαίνει την εργασία της ροής εργασίας ως ολοκληρωμένη και η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση της εργασίας από Έτοιμη για αναθεώρηση σε Ολοκληρώθηκε.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ένας συμμετέχων στη ροή εργασίας μπορεί να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων με δύο τρόπους. Ο συμμετέχων μπορεί να επεξεργαστεί την επιμέρους εργασία της ροής για να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη ή να αλλάξει την κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα (εάν ο συμμετέχων έχει δικαιώματα αλλαγής αυτής της λίστας). Εάν ο συμμετέχων ενημερώσει με μη αυτόματο τρόπο την κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα, η επιμέρους εργασία της ροής έχει ολοκληρωθεί. Εάν ο συμμετέχων επεξεργαστεί την επιμέρους εργασία της ροής για να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη, η κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα ενημερώνεται σε Ολοκληρώθηκε.

Οι ενέργειες της ροής εργασίας τριών φάσεων στο προηγούμενο παράδειγμα χρησιμοποιούν την παρακάτω διαδικασία:

Παράδειγμα γραφήματος ροής μιας ροής εργασίας τριών φάσεων

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση μιας λίστας για χρήση ροής εργασίας τριών φάσεων

Πριν να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων, πρέπει να ρυθμίσετε μια λίστα για χρήση της ροής εργασίας. Αυτή η λίστα πρέπει να περιέχει τα στοιχεία που σχεδιάζετε να παρακολουθήσετε ή να διαχειριστείτε με τη ροή εργασίας. Το πρότυπο λίστας Παρακολούθηση θεμάτων λειτουργεί με τη ροή εργασίας τριών φάσεων. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για χρήση με αυτές τις ροές εργασίας. Εάν δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για χρήση με τη ροή εργασίας τριών φάσεων, πρέπει να διασφαλίσετε ότι η λίστα περιέχει τουλάχιστον μία στήλη Επιλογή, η οποία περιλαμβάνει τρεις ή περισσότερες τιμές επιλογής. Όταν ρυθμίζετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων για χρήση με τη λίστα, πρέπει να καθορίσετε τη στήλη Επιλογή με τις τιμές κατάστασης που θα παρακολουθεί η ροή εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία μιας λίστας παρακολούθησης θεμάτων για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Από προεπιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιείτε μια ροή εργασίας τριών φάσεων με κάθε λίστα που δημιουργείτε από το πρότυπο λίστας Παρακολούθηση θεμάτων.

  1. Στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου της τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα "Όλο το περιεχόμενο της τοποθεσίας", κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου " Δημιουργία ", κάντε κλικ στην επιλογή Παρακολούθηση θέματος και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα. Απαιτείται το όνομα της λίστας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το όνομα της λίστας εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας λίστας, γίνεται μέρος της διεύθυνσης Web για τη σελίδα λίστας και εμφανίζεται σε στοιχεία πλοήγησης που βοηθά τους χρήστες να βρείτε και ανοίξτε τη λίστα.

  4. Εάν θέλετε να δώσετε μια περιγραφή της λίστας ή να ορίσετε αν μια σύνδεση με τη λίστα θα εμφανίζεται στη "Γρήγορη εκκίνηση", με την προεπιλογή να είναι "ναι", κάντε κλικ στην ενότητα Περισσότερες επιλογές.

    • Στο πλαίσιο Περιγραφή, πληκτρολογήστε την περιγραφή του σκοπού της λίστας. Η περιγραφή είναι προαιρετική.

    • Για να προσθέσετε μια σύνδεση αυτής της λίστας στη Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι στην ενότητα Περιήγηση .

  5. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου "Δημιουργία", κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία μιας προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για εργασία με ροή εργασίας τριών φάσεων, πρέπει να προσθέσετε τουλάχιστον μία στήλη Επιλογή που περιέχει τουλάχιστον τρεις τιμές κατάστασης που θα παρακολουθεί η ροή εργασίας.

  1. Στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου της τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα "Όλο το περιεχόμενο της τοποθεσίας", κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμοσμένη λίστα και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα. Απαιτείται το όνομα της λίστας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το όνομα της λίστας εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας λίστας, γίνεται μέρος της διεύθυνσης Web για τη σελίδα λίστας και εμφανίζεται σε στοιχεία πλοήγησης που βοηθά τους χρήστες να βρείτε και ανοίξτε τη λίστα.

  4. Εάν θέλετε να δώσετε μια περιγραφή της λίστας ή να ορίσετε αν μια σύνδεση με τη λίστα θα εμφανίζεται στη "Γρήγορη εκκίνηση", με την προεπιλογή να είναι "ναι", κάντε κλικ στην ενότητα Περισσότερες επιλογές.

  5. Στο πλαίσιο Περιγραφή, πληκτρολογήστε την περιγραφή του σκοπού της λίστας. Η περιγραφή είναι προαιρετική.

  6. Για να προσθέσετε μια σύνδεση σε αυτή τη λίστα στη γραμμή Γρήγορης εκκίνησης, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι στην ενότητα Περιήγηση.

  7. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου "Δημιουργία", κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

Αρχή της σελίδας

Προσαρμογή μιας προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με ροή εργασίας τριών φάσεων

  1. Από την προσαρμοσμένη λίστα, στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

  2. Στην περιοχή Στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.

  3. Στην ενότητα Όνομα και τύπος, στην περιοχή Όνομα στήλης, πληκτρολογήστε το όνομα της στήλης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τον καθορισμό των τιμών κατάστασης για τη ροή εργασίας.

  4. Στην περιοχή Ο τύπος των πληροφοριών σε αυτήν τη στήλη είναι, ενεργοποιήστε την επιλογή Επιλογή (μενού από το οποίο θα επιλέξετε).

  5. Στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στήλης, στην περιοχή Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια προαιρετική περιγραφή για τη στήλη.

  6. Στην περιοχή Απαιτείται να περιλαμβάνονται πληροφορίες σε αυτήν τη στήλη, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι.

  7. Στο πλαίσιο λίστας, στην περιοχή Πληκτρολογήστε κάθε επιλογή σε ξεχωριστή γραμμή, πληκτρολογήστε τρεις ή περισσότερες τιμές επιλογής που θέλετε για αυτήν τη στήλη. Αυτές οι τιμές θα γίνουν οι καταστάσεις της ροής εργασίας.

  8. Στην περιοχή Εμφάνιση επιλογών με, ενεργοποιήστε την επιλογή Αναπτυσσόμενου μενού ή Κουμπιά επιλογής.

  9. Στην περιοχή Δυνατότητα επιλογών συμπλήρωσης, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι.

  10. Καθορίστε αν θέλετε μια συγκεκριμένη προεπιλεγμένη τιμή για αυτήν τη στήλη ή αν θέλετε να την προσθέσετε στην προεπιλεγμένη προβολή της λίστας.

  11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα

Πρέπει να προσθέσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα, πριν να μπορέσετε να τη χρησιμοποιήσετε σε στοιχεία αυτής της λίστας. Κατά την προσθήκη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα, καθορίζετε τη στήλη της λίστας που περιέχει τις τιμές κατάστασης που θέλετε να παρακολουθεί η ροή εργασίας. Επίσης καθορίζετε πληροφορίες σχετικά με τις ενέργειες που θέλετε να εκτελούνται σε κάθε στάδιο της ροής εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε το θέμα και το κείμενο των ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν οι παραλήπτες εργασιών.

Η ροή εργασίας τριών φάσεων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή στους περισσότερους τύπους τοποθεσιών. Ωστόσο, ένας διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών έχει τη δυνατότητα απενεργοποίησης αυτής της δυνατότητας. Στην περίπτωση που η ροή εργασίας τριών φάσεων δεν είναι διαθέσιμη, συμβουλευτείτε το διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λιστών για να προσθέσετε μια ροή εργασίας σε λίστα.

  1. Ανοίξτε τη λίστα στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων. Από την προσαρμοσμένη λίστα, στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε. Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση, επιλέξτε Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

    Εάν έχουν ήδη προστεθεί ροές εργασίας σε αυτήν τη λίστα, βιβλιοθήκη, ή τον τύπο περιεχομένου, αυτό το βήμα μεταβαίνετε απευθείας στη σελίδα Αλλαγή ρυθμίσεων ροής εργασίας και πρέπει να κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας για να μεταβείτε στην προσθήκη μιας σελίδας ροής εργασίας. Εάν έχουν προστεθεί ροές εργασίας σε αυτήν τη λίστα, βιβλιοθήκη, ή τον τύπο περιεχομένου, αυτό το βήμα μεταβαίνετε απευθείας Προσθήκη σελίδας ροής εργασίας.

  3. Εάν υπάρχει ήδη ροή εργασίας για τη λίστα, στη σελίδα "Αλλαγή ρυθμίσεων ροής εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας.

  4. Στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας" στην ενότητα ροή εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή τριών φάσεων στην περιοχή Επιλογή προτύπου ροής εργασίας.

  5. Στην ενότητα Όνομα, πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

  6. Στην ενότητα Λίστα εργασιών, καθορίστε μια λίστα εργασιών για χρήση με τη ροή εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : 

    • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες ή να δημιουργήσετε μια καινούργια. Εάν χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα "Εργασίες", οι συμμετέχοντες της ροής εργασίας θα μπορούν να βρουν και να προβάλουν εύκολα τις εργασίες ροής εργασίας που έχουν, χρησιμοποιώντας την προβολή "Οι εργασίες μου" της λίστας "Εργασίες".

    • Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών, εάν οι εργασίες αυτής της ροής εργασίας αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρείτε ξεχωριστά από τη γενική λίστα "Εργασίες".

    • Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών, εάν η επιχείρησή σας θα έχει πολλές ροές εργασίας ή εάν οι ροές εργασίας θα περιλαμβάνουν πολλές εργασίες. Σε αυτήν την περίπτωση, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασίας για κάθε ροή εργασίας.

  7. Στην ενότητα Λίστα ιστορικού, επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Η λίστα ιστορικού εμφανίζει όλα τα συμβάντα που παρουσιάζονται στη διάρκεια κάθε εμφάνισης της ροής εργασίας.

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Ιστορικό ή να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Εάν η εταιρεία σας έχει πολλές ροές εργασίας, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα ιστορικού για κάθε ροή εργασίας.

  8. Στην ενότητα Επιλογές εκκίνησης, κάντε ένα από τα εξής:

    • Αν θέλετε να επιτρέπεται η μη-αυτόματη εκκίνηση μιας ροής εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επιτρέψτε τη μη αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας από έναν εξουσιοδοτημένο χρήστη με δικαιώματα συμμετοχής. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για την εκκίνηση της ροής εργασίας αν θέλετε να ζητήσετε πρόσθετα δικαιώματα για την εκκίνηση της ροής εργασίας.

    • Εάν θέλετε να εκκινείται αυτόματα η ροή εργασίας όταν δημιουργούνται νέα στοιχεία, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εκκίνηση της ροής εργασίας όταν δημιουργείται ένα νέο στοιχείο.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  10. Στην ενότηταΚαταστάσεις ροής εργασίας, στην περιοχή Επιλέξτε ένα πεδίο "Επιλογή", επιλέξτε τη στήλη Επιλογή από τη λίστα που περιέχει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τις καταστάσεις της ροής εργασίας και μετά επιλέξτε τις τιμές στήλης που θέλετε για τις επιλογές Αρχική κατάσταση, Μέση κατάσταση και Τελική κατάσταση της ροής εργασίας.

  11. Στις δύο ενότητες Καθορισμός των ενεργειών κατά την εκκίνηση μιας ροής εργασίας (επιλογές για την πρώτη εργασία της ροής εργασίας) και Καθορισμός των ενεργειών κατά τη μετάβαση μιας ροής εργασίας στη μέση κατάσταση (επιλογές για τη δεύτερη εργασία της ροής εργασίας) καθορίστε τις παρακάτω πληροφορίες:

    Λεπτομέρειες εργασίας

Περιγραφή εργασίας:

Πληκτρολογήστε κάθε πληροφορία που θέλετε να συμπεριλάβετε στην περιγραφή της εργασίας. Εάν ενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχουΣυμπερίληψη πεδίου λίστας, το πεδίο που επιλέξατε θα προστεθεί στο τέλος του μηνύματος. Εάν ενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σύνδεσης σε στοιχείο λίστας, στην περιγραφή περιλαμβάνεται μια σύνδεση προς το στοιχείο λίστας.

Προθεσμία εργασίας:

Εάν θέλετε να καθορίσετε μια προθεσμία για την εργασία, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας και μετά επιλέξτε τη στήλη ημερομηνίας από τη λίστα που περιέχει τις πληροφορίες ημερομηνίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την προθεσμία.

Εργασία με ανάθεση σε:

Για να αναθέσετε την εργασία σε κάποιο άτομο που καθορίζεται στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Συμπερίληψη πεδίου λίστας και μετά επιλέξτε τη στήλη από τη λίστα που περιέχει τις πληροφορίες χρήστη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Όταν εκκινηθεί αυτή η ροή εργασίας, η πρώτη εργασία ανατίθεται στο άτομο που το όνομά του εμφανίζεται σε αυτήν τη στήλη για το στοιχείο ροής εργασίας.

Για να αναθέσετε αυτήν την εργασία από όλες τις εμφανίσεις της ροής εργασίας σε ένα άτομο που καθορίζετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή και μετά πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία.

  1. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν θέλετε οι συμμετέχοντες της ροής εργασίας να λαμβάνουν ειδοποιήσεις μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις εργασίες ροής εργασίας τους.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες ροής εργασίας λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες ροής εργασίας μετά την εκκίνηση των ροών εργασίας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών για να επιβεβαιώσετε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας.

    Λεπτομέρειες μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Προς

Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να στείλετε μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία ροής εργασίας που θα αποσταλεί. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη εργασίας με ανάθεση σε, αν θέλετε να στείλετε την ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κάτοχο της εργασίας.

Θέμα

Πληκτρολογήστε τη γραμμή θέματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση τίτλου εργασίας, αν θέλετε να προσθέσετε τον τίτλο εργασίας στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κυρίως κείμενο

Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε α εμφανίζονται στο κυρίως κείμενο της ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σύνδεσης σε στοιχείο λίστας, αν θέλετε να συμπεριλάβετε στο μήνυμα μια σύνδεση προς το στοιχείο λίστας.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Μη αυτόματη εκκίνηση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο

Μια ροή εργασίας τριών φάσεων πρέπει πρώτα να προστεθεί σε λίστα για να γίνει διαθέσιμη για χρήση σε στοιχεία αυτής της λίστας. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε τις προηγούμενες ενότητες.

Οι ροές εργασίας τριών φάσεων μπορούν να ρυθμιστούν σε αυτόματη εκκίνηση, όταν προστίθενται νέα στοιχεία σε λίστα, ή μπορούν να ρυθμιστούν να επιτρέπουν σε χρήστες με συγκεκριμένα δικαιώματα να εκκινούν τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο. Ορισμένες ροές εργασίας έχουν τη δυνατότητα χρήση και των δύο επιλογών.

Για τη μη αυτόματη εκκίνηση μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε στοιχείο λίστας, ακολουθήστε τα εξής βήματα. Πρέπει να έχετε δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων για τη λίστα. Ορισμένες ροές εργασίας μπορεί να απαιτούν να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες ροής εργασίας λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες ροής εργασιών αφού ξεκινήσετε μια ροή εργασίας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την τοποθεσία σας.

  1. Ανοίξτε τη λίστα που περιέχει το στοιχείο στο οποίο θέλετε να εκκινήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων.

  2. Θέστε τον δείκτη του ποντικού στο στοιχείο στο οποίο θέλετε να εκκινήσετε μια ροή εργασίας, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και μετά κάντε κλικ στην εντολή Ροές εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η εντολή Ροές εργασίας είναι διαθέσιμη μόνο όταν το στοιχείο είναι σε λίστα ή βιβλιοθήκη με συσχετιζόμενη τουλάχιστον μία ροή εργασίας.

  3. Στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου της τοποθεσίας.

  4. Στην περιοχή Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας τριών φάσεων που θέλετε να εκκινήσετε.

    Η ροή εργασίας εκκινείται αμέσως.

Αρχή της σελίδας

Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας σε ροή εργασίας τριών φάσεων

Για να ολοκληρώσετε μια εργασία ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων πρέπει να έχετε τουλάχιστον δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων στη θέση καταγραφής των εργασιών ροής εργασίας.

  1. Ανοίξτε τη λίστα "Εργασίες" για την τοποθεσία και κατόπιν επιλέξτε την εντολή Οι εργασίες μου από το μενού Προβολή, για να εντοπίσετε την εργασία ροής εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν στη ροή εργασίας δεν χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες, η εργασία της ροής εργασίας ενδέχεται να μην εμφανίζεται στη λίστα Εργασίες. Για να εντοπίσετε την εργασία της ροής εργασίας, μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο της ροής εργασίας. Τοποθετήστε το δείκτη στο όνομα του στοιχείου που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και κατόπιν επιλέξτε Ροές εργασίας. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή Ροές εργασίας που εκτελούνται, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας στην οποία συμμετέχετε. Στην περιοχή Εργασίες, εντοπίστε την εργασία της ροής εργασίας σας.

  2. Ανοίξτε τη λίστα που περιέχει το στοιχείο το οποίο θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένο.

  3. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα της εργασίας που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και κατόπιν στην εντολή Επεξεργασία στοιχείου.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Εργασίες, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τις πληροφορίες που ζητήθηκαν για τη συμπλήρωση της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×