Χρήση μιας ροής εργασίας στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου μιας βιβλιοθήκης

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου (ονομάζεται επίσης επόπτευση) σε βιβλιοθήκες για απαιτείται ποια έγκριση περιεχομένου και κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων είναι ενεργοποιημένη. Όταν χρησιμοποιείτε ροής εργασίας για τη διαχείριση της διαδικασίας έγκρισης περιεχομένου, των δευτερευουσών εκδόσεων ενός εγγράφου παραμένουν σε εκκρεμή κατάσταση μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν μέσω της διαδικασίας ροής εργασίας. Εάν μια δευτερεύουσα έκδοση εγκριθεί μέσω μιας ροής εργασίας, η κατάστασή της ενημερώνεται από σε εκκρεμότητα σε Εγκρίθηκεκαι δημοσιεύεται ως κύρια έκδοση και εμφανίζεται σε όλα τα άτομα με δικαίωμα προβολής της βιβλιοθήκης. Εάν μια δευτερεύουσα έκδοση απορριφθεί μέσω μιας ροής εργασίας, η κατάστασή της ενημερώνεται από σε εκκρεμότητα σε απορρίφθηκε και παραμένει μια δευτερεύουσα έκδοση που είναι ορατό μόνο σε άτομα που έχουν δικαίωμα προβολής των δευτερευουσών εκδόσεων στη βιβλιοθήκη. Μια ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου ξεκινά αυτόματα όταν οι συντάκτες μεταβιβάσετε τον έλεγχο μιας δευτερεύουσας έκδοσης ως κύρια έκδοση ή όταν επιλέγουν την εντολή Δημοσίευση κύριας έκδοσης για ένα έγγραφο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να επιτρέψετε στους χρήστες με συγκεκριμένα δικαιώματα για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου με μη αυτόματο τρόπο.

Βρείτε συνδέσεις σε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την έγκριση περιεχομένου και τη δημιουργία εκδόσεων στην ενότητα Δείτε επίσης.

Στις παρακάτω ενότητες εξηγούνται τα βήματα που περιλαμβάνονται στη ρύθμιση μιας ροής εργασίας για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου μιας βιβλιοθήκης.

Σε αυτό το άρθρο

Βήμα 1: Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου για τη βιβλιοθήκη

Βήμα 2: Ενεργοποίηση κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη

Βήμα 3: Ρύθμιση μιας ροής εργασίας για τη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη

Αρχή της σελίδας

Βήμα 1: Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου και καθορισμός ασφάλειας πρόχειρων στοιχείων στη βιβλιοθήκη

Κατά τη ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης, μπορείτε να απαιτήσετε έγκριση για αλλαγές στα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε αυτήν τη βιβλιοθήκη.

Όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη, ένα έγγραφο που έχει αλλάξει παραμένει σε εκκρεμή κατάσταση μέχρι να εγκριθεί ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει δικαιώματα έγκρισης. Εάν το αρχείο εγκριθεί, εκχωρείται μια κατάσταση Εγκρίθηκε στη βιβλιοθήκη και εμφανίζεται σε όλα τα άτομα με δικαίωμα προβολής της βιβλιοθήκης. Εάν το αρχείο σας έχει απορριφθεί, η κατάστασή της ενημερώνεται σε απορρίφθηκε και παραμένει ορατή μόνο ο συντάκτης του εγγράφου και για άτομα με δικαιώματα διαχείρισης λιστών.

Από προεπιλογή, ένα εκκρεμές έγγραφο είναι ορατό μόνο από τον εκδότη του και από τα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης λιστών, αλλά μπορείτε να καθορίσετε αν άλλες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν το έγγραφο.

  1. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα της βιβλιοθήκης σας, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και μετά κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης σας.

    1. Στην το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , επιλέξτε τις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τήρησης ιστορικού εκδόσεων.

  3. Στην ενότητα Έγκριση περιεχομένου, στην περιοχή Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί;, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.

  4. Στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου, στην περιοχή Ποιος θα πρέπει να βλέπει πρόχειρα στοιχεία σε αυτήν τη βιβλιοθήκη εγγράφων;, ενεργοποιήστε την επιλογή Μόνο οι χρήστες με δυνατότητα έγκρισης στοιχείων (και ο εκδότης του στοιχείου).

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν δεν ενημερώσατε προηγουμένως τις ρυθμίσεις δημιουργίας εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη, αυτή η επιλογή ενεργοποιείται αυτόματα όταν επιλέξετε να απαιτείται έγκριση περιεχομένου.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Ενεργοποίηση τήρησης κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη

Για να μπορέσετε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου, πρέπει επίσης να ενεργοποιήσετε την τήρηση κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη.

  1. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα της βιβλιοθήκης σας, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και μετά κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης σας.

    1. Στην το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , επιλέξτε τις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τήρησης ιστορικού εκδόσεων.

  3. Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων (προχείρων).

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Ορισμός μιας ροής εργασίας για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη

Η προκαθορισμένη ροή εργασίας "Έγκριση" που είναι διαθέσιμη στο Microsoft Office SharePoint Server 2007, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη. Μπορείτε επίσης να αναπτύξετε στην εταιρεία σας μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου.

Όταν χρησιμοποιείτε μια ροή εργασίας στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη, η ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου ξεκινά κάθε φορά που οι χρήστες μεταβίβαση ελέγχου ενός εγγράφου ως κύρια έκδοση ή όταν επιλέγουν την εντολή Δημοσίευση κύριας έκδοσης για ένα έγγραφο. Ενώ η ροή εργασίας βρίσκεται σε εξέλιξη, το έγγραφο παραμένει μια δευτερεύουσα έκδοση με κατάσταση σε εκκρεμότητα. Εάν το έγγραφο εγκριθεί μέσω της ροής εργασίας έγκρισης περιεχομένου, η κατάστασή της ενημερώνεται σε Εγκρίθηκεκαι το έγγραφο δημοσιεύεται ως κύρια έκδοση, η οποία καθιστά ορατό σε όλα τα άτομα με δικαίωμα προβολής εγγράφων στη βιβλιοθήκη. Εάν το έγγραφο έχει απορριφθεί μέσω της ροής εργασίας έγκρισης περιεχομένου, η κατάστασή της ενημερώνεται σε απορρίφθηκεκαι παραμένει μια δευτερεύουσα έκδοση που είναι ορατό μόνο σε ο συντάκτης του εγγράφου και στους χρήστες που έχουν το δικαίωμα διαχείρισης λιστών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορεί να οριστεί μόνο μία ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη, η οποία να ξεκινά αυτόματα όταν οι συντάκτες κάνουν μεταβίβαση ελέγχου εγγράφων ως κύριων εκδόσεων ή όταν επιλέγουν την εντολή Δημοσίευση κύριας έκδοσης για μια βιβλιοθήκη.

  1. Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

    1. Στην το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , επιλέξτε τις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Δικαιώματα και Διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

    Σημειώσεις: 

    • Η εντολή Ρυθμίσεις ροής εργασίας εμφανίζεται μόνο εάν οι ροές εργασίας ενεργοποιούνται για τη συλλογή τοποθεσιών.

    • Εάν έχουν ήδη προστεθεί ροές εργασίας σε αυτή τη βιβλιοθήκη, τότε αυτό το βήμα σάς οδηγεί απευθείας στη σελίδα "Αλλαγή ρυθμίσεων ροής εργασίας", και χρειάζεται να κάνετε κλικ στην εντολή Προσθήκη ροής εργασίας για να μεταβείτε στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας". Εάν δεν έχει προστεθεί καμία ροή εργασίας σε αυτή τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου, αυτό το βήμα σάς οδηγεί απευθείας στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας".

  3. Στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", στην ενότητα Ροή εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα του προτύπου ροής εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου.

    Εάν σχεδιάζεται να χρησιμοποιήσετε την προκαθορισμένη ροή εργασίας "Έγκριση", που είναι διαθέσιμη στο Office SharePoint Server 2007, κάντε κλικ στο πρότυπο ροής εργασίας Έγκριση.

  4. Στην ενότητα Όνομα, πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

    1. Στην ενότητα Λίστα εργασιών, καθορίστε μια λίστα εργασιών την οποία θα χρησιμοποιήσετε με αυτή τη ροή εργασίας.

      Σημειώσεις: 

      • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες ή να δημιουργήσετε μια καινούρια. Εάν χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες, οι συμμετέχοντες της ροής εργασίας θα μπορούν να βρουν και να προβάλουν εύκολα τις εργασίες ροής εργασίας που έχουν, χρησιμοποιώντας την προβολή Οι εργασίες μου της λίστας Εργασίες.

      • Εάν οι εργασίες αυτής της ροής εργασίας αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρείτε ξεχωριστά από τη γενική λίστα Εργασίες, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα λίστα εργασιών.

      • Εάν η επιχείρησή σας έχει πολλές ροές εργασίας ή αν οι ροές εργασίες περιλαμβάνουν πολλές εργασίες, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα λίστα εργασιών. Σε αυτήν την περίπτωση, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασίας για κάθε ροή εργασίας.

  5. Στην ενότητα Λίστα ιστορικού, επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Η λίστα ιστορικού εμφανίζει όλα τα συμβάντα που παρουσιάζονται στη διάρκεια κάθε εμφάνισης της ροής εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Ιστορικό ή να δημιουργήσετε μια καινούρια. Εάν η επιχείρησή σας έχει πολλές ροές εργασίας, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα ιστορικού για κάθε ροή εργασίας.

  6. Στην ενότητα Επιλογές εκκίνησης, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εκκίνηση αυτής της ροής εργασίας για έγκριση δημοσίευσης κύριας έκδοσης στοιχείου.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο αν είναι ενεργοποιημένη η υποστήριξη για δημιουργία κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων στη βιβλιοθήκη και αν το πρότυπο ροής εργασίας που επιλέξατε μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην έγκριση περιεχομένου.

  7. Εάν θέλετε να επιτρέψετε τη ροή εργασίας να ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δυνατότητα αυτή η ροή εργασίας να ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο από ένα χρήστη με έλεγχο ταυτότητας με δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων. Επιλέξτε το Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε να απαιτείται επιπλέον δικαιώματα για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

  8. Εάν υπάρχουν διαθέσιμες πρόσθετες επιλογές προσαρμογής για τη ροή εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και μετά καθορίστε τις επιλογές που θέλετε στη σελίδα Προσαρμογή της ροής εργασίας.

    Εάν χρησιμοποιείτε προκαθορισμένες ροής εργασίας έγκρισης που είναι διαθέσιμη στην Office SharePoint Server 2007, ανατρέξτε στο θέμα χρήση μιας ροής εργασίας έγκρισης για λεπτομέρειες σχετικά με το πώς μπορείτε να προσαρμόσετε τη ροή εργασίας σας.

  9. Εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμες πρόσθετες επιλογές προσαρμογής για τη ροή εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημειώσεις: 

    • Η ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου εκκινείται αυτόματα όταν ένας εκδότης κάνει μεταβίβαση ελέγχου μιας πρόχειρης έκδοσης ως κύριας έκδοσης ή όταν ένας εκδότης επιλέγει την εντολή Δημοσίευση μιας κύριας έκδοσης για ένα έγγραφο.

    • Τα άτομα που έχουν δικαιώματα απευθείας έγκρισης ενός εγγράφου, μπορούν να το κάνουν με επεξεργασία των ιδιοτήτων αυτού του εγγράφου απευθείας στη βιβλιοθήκη. Εάν απορριφθεί ή εγκριθεί ένα έγγραφο με αυτόν τον τρόπο, η ροή εργασίας τερματίζεται αυτόματα.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×