Χρήση μιας ροής εργασίας στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου μιας βιβλιοθήκης

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου (ονομάζεται και επόπτευση) σε βιβλιοθήκες στις οποίες απαιτείται έγκριση περιεχομένου και είναι ενεργοποιημένη η δημιουργία κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων. Όταν χρησιμοποιείτε μια ροή εργασίας στη διαχείριση της διαδικασίας έγκρισης περιεχομένου, οι δευτερεύουσες εκδόσεις ενός εγγράφου παραμένουν σε εκκρεμή κατάσταση μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από τη διαδικασία της ροής εργασίας. Εάν εγκριθεί μια δευτερεύουσα έκδοση μέσω ροής εργασίας, η κατάστασή της ενημερώνεται από Σε εκκρεμότητα σε Εγκρίθηκε, δημοσιεύεται ως κύρια έκδοση και εμφανίζεται σε οποιοδήποτε άτομο έχει δικαιώματα προβολής της βιβλιοθήκης. Εάν μια δευτερεύουσα έκδοση απορριφθεί από μια ροή εργασίας, η κατάστασή της ενημερώνεται από Σε εκκρεμότητα σε Απορρίφθηκε και παραμένει δευτερεύουσα έκδοση που εμφανίζεται μόνο σε άτομα με δικαιώματα προβολής δευτερευουσών εκδόσεων στη βιβλιοθήκη. Μια ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου εκκινείται αυτόματα όταν ένας εκδότης κάνει μεταβίβαση ελέγχου μιας δευτερεύουσας έκδοσης ως κύριας έκδοσης ή όταν ένας εκδότης επιλέγει την εντολή Δημοσίευση κύριας έκδοσης για ένα έγγραφο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να επιτρέπεται σε χρήστες με συγκεκριμένα δικαιώματα να εκκινούν με μη αυτόματο τρόπο τη ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου.

Βρείτε συνδέσεις σε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την έγκριση περιεχομένου και τη δημιουργία εκδόσεων στην ενότητα Δείτε επίσης.

Στις παρακάτω ενότητες εξηγούνται τα βήματα που περιλαμβάνονται στη ρύθμιση μιας ροής εργασίας για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου μιας βιβλιοθήκης.

Σε αυτό το άρθρο

Βήμα 1: Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου και καθορίστε ασφάλεια στοιχείου Προχείρου για τη βιβλιοθήκη

Βήμα 2: Ενεργοποίηση κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη

Βήμα 3: Ρύθμιση μιας ροής εργασίας για τη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη

Αρχή της σελίδας

Βήμα 1: Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου και καθορισμός ασφάλειας πρόχειρων στοιχείων στη βιβλιοθήκη

Κατά τη ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης, μπορείτε να απαιτήσετε έγκριση για αλλαγές στα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε αυτήν τη βιβλιοθήκη.

Όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη, ένα έγγραφο που τροποποιήθηκε παραμένει σε εκκρεμή κατάσταση μέχρι να εγκριθεί ή να απορριφθεί από κάποιο άτομο που έχει δικαιώματα να το εγκρίνει. Εάν εγκριθεί το αρχείο, τότε εκχωρείται μια κατάσταση Εγκρίθηκε στη βιβλιοθήκη και εμφανίζεται σε όλα τα άτομα με δικαιώματα προβολής της βιβλιοθήκης. Εάν απορριφθεί το αρχείο, τότε η κατάστασή του ενημερώνεται σε Απορρίφθηκε και παραμένει ορατό μόνο στον εκδότη του εγγράφου και στα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης λιστών.

Από προεπιλογή, ένα εκκρεμές έγγραφο είναι ορατό μόνο από τον εκδότη του και από τα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης λιστών, αλλά μπορείτε να καθορίσετε αν άλλες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν το έγγραφο.

  1. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα της βιβλιοθήκης σας, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και μετά κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης σας.

    1. Στην το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , επιλέξτε τις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις δημιουργίας εκδόσεων.

  3. Στην ενότηταΈγκριση περιεχομένου, στην περιοχή Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί;, κάντε κλικ στα κουμπιά Ναι ή Όχι.

  4. Στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου, στην περιοχή Ποιος θα πρέπει να βλέπει πρόχειρα στοιχεία σε αυτήν τη βιβλιοθήκη εγγράφων;, ενεργοποιήστε την επιλογή Μόνο οι χρήστες με δυνατότητα έγκρισης στοιχείων (και ο εκδότης του στοιχείου).

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν δεν ενημερώσατε προηγουμένως τις ρυθμίσεις δημιουργίας εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη, αυτή η επιλογή ενεργοποιείται αυτόματα όταν επιλέξετε να απαιτείται έγκριση περιεχομένου.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Ενεργοποίηση δημιουργίας κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων στη βιβλιοθήκη

Πρέπει επίσης να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων στη βιβλιοθήκη, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας για τη διαχείριση της έγκρισης περιεχομένου.

  1. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα της βιβλιοθήκης σας, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και μετά κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης σας.

    1. Στην το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , επιλέξτε τις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις δημιουργίας εκδόσεων.

  3. Στην ενότηταΙστορικό εκδόσεων εγγράφου, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Ρύθμιση μιας ροής εργασίας για τη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου μιας βιβλιοθήκης

Οι τοποθεσίες του Windows SharePoint Services 3.0 δεν περιλαμβάνουν προκαθορισμένες ροές εργασίας, οι οποίες να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ροές εργασίας στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου μιας βιβλιοθήκης, η επιχείρησή σας πρέπει να αναπτύξει και να εφαρμόσει μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας που να είναι ειδικά σχεδιασμένη ως ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου.

Όταν χρησιμοποιείτε μια ροή εργασίας στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου μιας βιβλιοθήκης, η ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου εκκινείται όποτε ένας χρήστης κάνει μεταβίβαση ελέγχου ενός εγγράφου ως κύρια έκδοση ή όταν ένας χρήστης επιλέγει την εντολή Δημοσίευση μιας κύριας έκδοσης για ένα έγγραφο. Αν και η ροή εργασίας είναι σε εξέλιξη, το έγγραφο παραμένει δευτερεύουσα έκδοση με κατάσταση Σε εκκρεμότητα. Εάν το έγγραφο ενημερωθεί μέσω της ροής εργασίας έγκρισης περιεχομένου, η κατάστασή του ενημερώνεται σε Εγκρίθηκε, το έγγραφο δημοσιεύεται ως κύρια έκδοση και εμφανίζεται σε όλα τα τα άτομα με δικαιώματα προβολής εγγράφων στη βιβλιοθήκη. Εάν το έγγραφο απορριφθεί μέσω της ροής εργασίας έγκρισης περιεχομένου, η κατάστασή του ενημερώνεται σε Απορρίφθηκε και παραμένει δευτερεύουσα έκδοση που είναι ορατή μόνο στον εκδότη του εγγράφου και στους χρήστες που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορεί να υπάρχει μόνο μία καθορισμένη ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη, η οποία να εκκινείται αυτόματα όταν οι εκδότες κάνουν μεταβίβαση ελέγχου εγγράφων ως κύριες εκδόσεις ή όταν επιλέγουν την εντολή Δημοσίευση κύριας έκδοσης για ένα έγγραφο.

  1. Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας

    1. Στην το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , επιλέξτε τις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Δικαιώματα και Διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

    Σημειώσεις: 

    • Η εντολή Ρυθμίσεις ροής εργασίας εμφανίζεται μόνο εάν οι ροές εργασίας ενεργοποιούνται για τη συλλογή τοποθεσιών.

    • Εάν έχουν ήδη προστεθεί ροές εργασίας σε αυτή τη βιβλιοθήκη, τότε αυτό το βήμα σάς οδηγεί απευθείας στη σελίδα "Αλλαγή ρυθμίσεων ροής εργασίας", και χρειάζεται να κάνετε κλικ στην εντολή Προσθήκη ροής εργασίας για να μεταβείτε στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας". Εάν δεν έχει προστεθεί καμία ροή εργασίας σε αυτή τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου, αυτό το βήμα σάς οδηγεί απευθείας στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας".

  3. Στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", στην ενότητα Ροή εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα του προτύπου ροής εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου.

  4. Στην ενότητα Όνομα πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

  5. Στην ενότητα Λίστα εργασιών, καθορίστε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας.

    Σημειώσεις: 

    • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες ή να δημιουργήσετε μια καινούρια. Εάν χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες, οι συμμετέχοντες της ροής εργασίας θα μπορούν να βρουν και να προβάλουν εύκολα τις εργασίες ροής εργασίας που έχουν, χρησιμοποιώντας την προβολή Οι εργασίες μου της λίστας Εργασίες.

    • Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών, εάν οι εργασίες αυτής της ροής εργασίας αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρείτε ξεχωριστά από τη γενική λίστα Εργασίες.

    • Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών, αν η επιχείρησή σας θα έχει πολλές ροές εργασίας ή αν οι ροές εργασίας θα περιλαμβάνουν πολλές εργασίες. Σε αυτήν την περίπτωση, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασίας για κάθε ροή εργασίας.

  6. Στην ενότητα Λίστα ιστορικού, επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Η λίστα ιστορικού εμφανίζει όλα τα συμβάντα που παρουσιάζονται στη διάρκεια κάθε εμφάνισης της ροής εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Ιστορικό ή να δημιουργήσετε μια καινούρια. Εάν η επιχείρησή σας έχει πολλές ροές εργασίας, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα ιστορικού για κάθε ροή εργασίας.

  7. Στην ενότητα Επιλογές εκκίνησης, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εκκίνηση αυτής της ροής εργασίας για έγκριση δημοσίευσης κύριας έκδοσης στοιχείου.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο αν είναι ενεργοποιημένη η υποστήριξη για δημιουργία κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων στη βιβλιοθήκη και αν το πρότυπο ροής εργασίας που επιλέξατε μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην έγκριση περιεχομένου.

  8. Αν θέλετε να επιτρέπεται η μη-αυτόματη εκκίνηση μιας ροής εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επιτρέψτε τη μη αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας από έναν εξουσιοδοτημένο χρήστη με δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για την εκκίνηση της ροής εργασίας αν θέλετε να ζητήσετε πρόσθετα δικαιώματα για την εκκίνηση της ροής εργασίας.

  9. Εάν υπάρχουν διαθέσιμες πρόσθετες επιλογές προσαρμογής για τη ροή εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και μετά καθορίστε τις επιλογές που θέλετε στη σελίδα Προσαρμογή της ροής εργασίας.

  10. Εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμες πρόσθετες επιλογές προσαρμογής για τη ροή εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημειώσεις: 

    • Η ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου εκκινείται αυτόματα όταν ένας εκδότης κάνει μεταβίβαση ελέγχου μιας πρόχειρης έκδοσης ως κύριας έκδοσης ή όταν ένας εκδότης επιλέγει την εντολή Δημοσίευση μιας κύριας έκδοσης για ένα έγγραφο.

    • Τα άτομα που έχουν δικαιώματα απευθείας έγκρισης ενός εγγράφου, μπορούν να το κάνουν με επεξεργασία των ιδιοτήτων αυτού του εγγράφου απευθείας στη βιβλιοθήκη. Εάν απορριφθεί ή εγκριθεί ένα έγγραφο με αυτόν τον τρόπο, η ροή εργασίας τερματίζεται αυτόματα.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×