Χρήση μιας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Η ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" είναι σχεδιασμένη να υποστηρίζει τις ανάγκες διαχείρισης εγγραφών σε μια εταιρεία.. Αυτή η ροή εργασίας διαχειρίζεται τη διαδικασία λήξης και διατήρησης των εγγράφων επιτρέποντας στους συμμετέχοντες να αποφασίσουν εάν θα διατηρήσουν ή εάν θα διαγράψουν τα έγγραφα ή τα στοιχεία που έχουν λήξει.

Σε αυτό το άρθρο

Πώς λειτουργεί μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής";

Προσθήκη ή αλλαγή μιας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής" για λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου

Ρυθμίσετε μια πολιτική λήξης για να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

Έναρξη μιας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

Πώς λειτουργεί μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής";

Η ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" υποστηρίζει τις διαδικασίες τόσο της διαχείρισης εγγραφών όσο και της διαχείρισης εγγράφων, παρέχοντας στις εταιρείες έναν τρόπο διαχείρισης και παρακολούθησης της διαδικασίας με την οποία αξιολογείται και διαγράφεται το παλιό περιεχόμενο ή το περιεχόμενο που έχει λήξει. Οι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν μη αυτόματα τη ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" σε μεμονωμένα έγγραφα ή στοιχεία. Για μεγαλύτερη συνέπεια στη διαχείριση περιεχομένου που έχει λήξει, οι εταιρείες μπορούν να ρυθμίζουν τις παραμέτρους της ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής" ώστε να συνεργάζεται με τη δυνατότητα πολιτικής λήξης μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, ώστε η ροή εργασίας να ξεκινά αυτόματα όταν λήγουν κάποια έγγραφα ή στοιχεία μιας τοποθεσίας. Παρόλο που η ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε οποιαδήποτε λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, σε μια τοποθεσία του Microsoft Office SharePoint Server 2007, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ειδικά σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών για την υποστήριξη των αναγκών διαχείρισης εγγραφών και των πολιτικών διατήρησης εγγράφων μιας εταιρείας.

Όταν ξεκινά μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής", δημιουργεί τις εργασίες της ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής" για συγκεκριμένα έγγραφα και στοιχεία, στη λίστα εργασιών της ροής εργασίας. Αυτές οι εργασίες δεν ανατίθενται σε συγκεκριμένα άτομα, αλλά καταγράφονται στη λίστα εργασιών της ροής εργασίας. Τα άτομα που διαθέτουν δικαίωμα πρόσβασης σε αυτή τη λίστα εργασιών (για παράδειγμα, οι διαχειριστές εγγραφών) μπορούν να μεταβαίνουν στη λίστα εργασιών και να ολοκληρώνουν αυτές τις εργασίες εγκρίνοντας ή απορρίπτοντας τη διαγραφή των στοιχείων. Επειδή είναι πιθανό η ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" να δημιουργήσει μεγάλο όγκο εργασιών "Έγκριση καταστροφής", ειδικά εάν έχει ρυθμιστεί να ξεκινά αυτόματα με τη λήξη των στοιχείων, η ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" παρέχει υποστήριξη για την ολοκλήρωση των εργασιών μεγάλου όγκου, ώστε οι διαχειριστές εγγραφών ή άλλα εξουσιοδοτημένα άτομα να μπορούν να προωθήσουν ένα μεγάλο αριθμό στοιχείων για διαγραφή, με ένα βήμα.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ή αλλαγή μιας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής" για λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου

Για να μπορέσει να χρησιμοποιηθεί μια ροή εργασίας, πρέπει να προστεθεί σε μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου. ώστε να γίνει διαθέσιμη σε έγγραφα ή στοιχεία σε μια συγκεκριμένη θέση. Για να προσθέτετε ροές εργασίας σε λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, πρέπει να διαθέτετε δικαίωμα διαχείρισης λιστών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η εργασία αυτή εκτελείται από διαχειριστές τοποθεσιών ή από άτομα που διαχειρίζονται συγκεκριμένες λίστες ή βιβλιοθήκες. Η διαθεσιμότητα της ροής εργασίας σε μια τοποθεσία ποικίλλει, ανάλογα με το πού προστίθεται:

  • Εάν προσθέσετε μια ροή εργασίας απευθείας σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, τότε αυτή είναι διαθέσιμη μόνο για τα στοιχεία αυτής της λίστας ή της βιβλιοθήκης.

  • Εάν προσθέσετε μια ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου λίστας (μια περίοδος λειτουργίας ενός τύπου περιεχομένου λίστας που έχει προστεθεί σε συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη), τότε αυτή είναι διαθέσιμη μόνο για τα στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου στη συγκεκριμένη λίστα ή τη βιβλιοθήκη με την οποία συσχετίζεται αυτός ο τύπος περιεχομένου.

  • Εάν προσθέσετε μια ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, τότε αυτή είναι διαθέσιμη για οποιαδήποτε στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου σε κάθε λίστα και βιβλιοθήκη στην οποία έχει προστεθεί μια περίοδος λειτουργίας αυτού του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας. Εάν θέλετε μια ροή εργασίας να είναι ευρέως διαθέσιμη σε λίστες ή βιβλιοθήκες μιας συλλογής τοποθεσιών για στοιχεία ενός συγκεκριμένου τύπου περιεχομένου, ο πιο αποτελεσματικός τρόπος να επιτύχετε αυτό το αποτέλεσμα είναι να προσθέστε αυτή τη ροή εργασίας απευθείας σε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

Προσθήκη ή αλλαγή μιας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

Εάν θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" σε λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, ή εάν θέλετε να αλλάξετε μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" που έχει ήδη συσχετιστεί με μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, ακολουθείτε τα ίδια βήματα.

  1. Για να ανοίξετε τη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας" για τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας, κάντε ένα από τα εξής.

Για λίστα ή βιβλιοθήκη

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

    1. Το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας, ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Δικαιώματα και Διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

Για τύπο περιεχομένου λίστας

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που περιέχει την περίοδο λειτουργίας του τύπου περιεχομένου λίστας στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

    1. Το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας, ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Τύποι περιεχομένων, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένων στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν έχει ρυθμιστεί να επιτρέπει πολλούς τύπους περιεχομένων, η ενότητα Τύποι περιεχομένων δεν εμφανίζεται στη σελίδα "Προσαρμογή" για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  3. Στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

Για τύπο περιεχομένου τοποθεσίας

  1. Στην κεντρική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών, στην το μενού Ενέργειες τοποθεσίας Εικόνα κουμπιού , επιλέξτε Ρυθμίσεις τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση όλων των ρυθμίσεων τοποθεσίας.

  2. Στην ενότητα Συλλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  3. Κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας και κατόπιν κάντε κλικ στην εντολή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

Εάν έχουν ήδη προστεθεί ροές εργασίας σε αυτή τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου, τότε αυτό το βήμα σάς οδηγεί απευθείας στη σελίδα "Αλλαγή ρυθμίσεων ροής εργασίας". Κάντε κλικ στην εντολή Προσθήκη ροής εργασίας για να μεταβείτε στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας". Εάν δεν έχει προστεθεί καμία ροή εργασίας σε αυτή τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου, αυτό το βήμα σάς οδηγεί απευθείας στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας".

  1. Στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", στην ενότητα Ροή εργασίας, κάντε κλικ στο πρότυπο ροής εργασίας Έγκριση καταστροφής.

  2. Στην ενότητα Όνομα, πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

  3. Στην ενότητα Λίστα εργασιών, καθορίστε μια λίστα εργασιών την οποία θα χρησιμοποιήσετε με αυτή τη ροή εργασίας.

    Σημειώσεις: 

    1. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα "Εργασίες" ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Εάν χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα εργασιών, οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας μπορούν εύκολα να εντοπίζουν και να προβάλλουν τις δικές τους εργασίες ροής εργασίας χρησιμοποιώντας την προβολή Οι εργασίες μου στη λίστα "Εργασίες".

    2. Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών εάν οι εργασίες αυτής της ροής εργασίας περιλαμβάνουν ή αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα τα οποία θέλετε να διαχωρίσετε από τη γενική λίστα εργασιών.

    3. Όταν δημιουργείτε μια λίστα εργασιών για μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής", είναι καλό να περιορίζετε τα δικαιώματα σε αυτή τη λίστα εργασιών στα άτομα εκείνα μέσα στην εταιρεία τα οποία είναι εξουσιοδοτημένα να εγκρίνουν την καταστροφή εγγράφων, όπως για παράδειγμα οι διαχειριστές εγγραφών.

    4. Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών εάν έχετε στην εταιρεία σας πολλές ροές εργασίας ή εάν οι ροές εργασίας περιλαμβάνουν πολλές εργασίες. Σε αυτή την περίπτωση, ίσως θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασιών για κάθε ροή εργασίας.

  4. Στην ενότητα Λίστα ιστορικού, επιλέξτε μια λίστα ιστορικού την οποία θα χρησιμοποιήσετε με αυτή τη ροή εργασίας. Στη λίστα ιστορικού εμφανίζονται όλα τα συμβάντα που παρουσιάζονται κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδου λειτουργίας μιας ροής εργασίας.

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα "Ιστορικό" ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Εάν έχετε πολλές ροές εργασίας στην εταιρεία σας, ίσως θέλετε να δημιουργήσετε μια χωριστή λίστα ιστορικού για κάθε μία.

  5. Στην ενότητα Επιλογές έναρξης, καθορίστε τον τρόπο, το χρόνο ή το άτομο από το οποίο μπορεί να γίνει έναρξη μιας ροής εργασίας.

    Σημειώσεις: 

    1. Κάποιες επιλογές ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες, αν δεν υποστηρίζονται από το πρότυπο ροής εργασίας που επιλέξατε.

    2. Η επιλογή Έναρξη αυτής της ροής εργασίας, για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου είναι διαθέσιμη μόνο εάν έχει ενεργοποιηθεί η υποστήριξη κύριων και μικρών εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη και εάν το το πρότυπο ροής εργασίας που έχετε επιλέξει μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την έγκριση περιεχομένου.

  6. Εάν προσθέτετε αυτή τη ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, καθορίστε αν θέλετε να προσθέσετε τη ροή εργασίας σε όλους τους τύπους περιεχομένου που προέρχονται από αυτό τον τύπο περιεχομένου, στην ενότητα Ενημέρωση τύπων λιστών και περιεχομένου τοποθεσίας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η ενότητα Ενημέρωση τύπων λιστών και περιεχομένου τοποθεσίας εμφανίζεται στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας" μόνο για τύπους περιεχομένου τοποθεσίας.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση παραμέτρων μιας πολιτικής λήξης για να χρησιμοποιεί μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

Εάν θέλετε μια ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" να ξεκινά αυτόματα κατά τη λήξη εγγράφων ή στοιχείων, πρέπει να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας πολιτικής λήξης στην πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για τη σχετική λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου.

  1. Εάν δεν το έχετε ήδη κάνει αυτό, Προσθήκη ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής" για τη λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου για τον οποίο ρυθμίζετε μια πολιτική λήξης.

  2. Για να ανοίξετε τη σελίδα "Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών" για λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, κάντε ένα από τα εξής:

Για λίστα ή βιβλιοθήκη

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να ρυθμίσετε μια πολιτική λήξης.

    1. Το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας, ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην ενότητα Δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην εντολή Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

Για τύπο περιεχομένου λίστας

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που περιέχει την περίοδο λειτουργίας του τύπου περιεχομένου λίστας για τον οποίο θέλετε να ρυθμίσετε μια πολιτική λήξης.

    1. Το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας, ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

      Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

  2. Στην περιοχή Τύποι περιεχομένων, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένων στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

    Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει πολλούς τύπους περιεχομένου, η ενότητα Τύποι περιεχομένου δεν εμφανίζεται στη σελίδα "Προσαρμογή" για αυτή τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  3. Στην ενότητα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην εντολή Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

Για τύπο περιεχομένου τοποθεσίας

  1. Στην κεντρική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών, στην το μενού Ενέργειες τοποθεσίας Εικόνα κουμπιού , επιλέξτε Ρυθμίσεις τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση όλων των ρυθμίσεων τοποθεσίας.

  2. Στην ενότητα Συλλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  3. Κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας για τον οποίο θέλετε να ρυθμίσετε μια πολιτική λήξης, και κατόπιν κάντε κλικ στην εντολή Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

Εάν θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας πολιτικής λήξης για λίστα ή βιβλιοθήκη, και αυτή η λίστα ή η βιβλιοθήκη υποστηρίζει τη διαχείριση πολλαπλών τύπων περιεχομένου, επιλέξτε τον τύπο περιεχομένου για τον οποίο θέλετε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  1. Στην ενότητα Καθορισμός της πολιτικής, κάντε κλικ στην εντολή Ορισμός πολιτικής.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  3. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα Όνομα και περιγραφή διαχείρισης, πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή της πολιτικής που δημιουργείτε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να καθορίσετε ονόματα μόνο για τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών οι οποίες προσδιορίζονται στη λίστα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών".

  4. Στην ενότητα Δήλωση πολιτικής, πληκτρολογήστε μια περιγραφική δήλωση, η οποία εξηγεί στους χρήστες το σκοπό της πολιτικής. Αυτή η δήλωση εμφανίζεται όταν οι χρήστες ανοίγουν έγγραφα ή στοιχεία που υπόκεινται σε αυτή την πολιτική. Η δήλωση πρέπει να εξηγεί ποια χαρακτηριστικά της πολιτικής εφαρμόζονται στο περιεχόμενο ή ποιος ειδικός χειρισμός απαιτείται για το περιεχόμενο. Μια δήλωση πολιτικής μπορεί να έχει μέγεθος έως 512 χαρακτήρες.

  5. Για να καθορίσετε μια περίοδο διατήρησης εγγράφων και στοιχείων που υπόκεινται σε αυτή την πολιτική, κάντε κλικ στην εντολή Ενεργοποίηση λήξης και κατόπιν καθορίστε την περίοδο διατήρησης, καθώς και τις ενέργειες που θέλετε να εκτελούνται κατά τη λήξη των στοιχείων.

  6. Ενεργοποιήστε μια επιλογή περιόδου διατήρησης για να καθορίσετε πότε λήγουν τα έγγραφα ή τα στοιχεία. Κάντε ένα από τα εξής:

    1. Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης με βάση μια ιδιότητα ημερομηνίας, κάντε κλικ στην επιλογή Μια χρονική περίοδος που βασίζεται στις ιδιότητες του στοιχείου, και κατόπιν επιλέξτε την ενέργεια για το έγγραφο ή το στοιχείο (για παράδειγμα Δημιουργήθηκε ή Τροποποιήθηκε), καθώς και το χρόνο μετά από αυτή την ενέργεια (για παράδειγμα, τον αριθμό των ημερών, των μηνών ή των ετών) κατά τον οποίο θέλετε να λήξει το στοιχείο.

    2. Για να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας ή έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης για τον προσδιορισμό της λήξης, κάντε κλικ στην εντολή Καθορισμός μέσω προγραμματισμού.

  7. Στην ενότητα Με τη λήξη του στοιχείου, καθορίστε τι θέλετε να συμβαίνει όταν το έγγραφο ή το στοιχείο λήξει. Για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" στο έγγραφο ή το στοιχείο, κάντε κλικ στην εντολή Έναρξη αυτής της ροής εργασίας και κατόπιν επιλέξτε το όνομα της ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής" που θέλετε.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Έναρξη μιας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

Σε πολλές περιπτώσεις, ορίζεται η αυτόματη έναρξη μιας εργασίας ροής "Έγκριση καταστροφής" κατά τη λήξη στοιχείων. Εάν οι παράμετροι μιας τέτοιας ροής εργασίας ρυθμίζονται ώστε να επιτρέπεται στους χρήστες η μη αυτόματη έναρξή της, μπορείτε να ξεκινήσετε αυτή τη ροή εργασίας σε ένα έγγραφο ή βιβλιοθήκη απευθείας από τη βιβλιοθήκη ή τη λίστα στην οποία είναι αποθηκευμένο. Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας πρέπει να διαθέτετε τουλάχιστον δικαίωμα επεξεργασίας στοιχείων. Για ορισμένες ροές εργασίας ενδέχεται να απαιτείται να διαθέτετε επίσης δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να τις ξεκινήσετε..

  1. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν το όνομα της λίστας ή της βιβλιοθήκης σας δεν εμφανίζεται, κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή όλου του περιεχομένου της τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της λίστας ή της βιβλιοθήκης σας.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του εγγράφου ή του στοιχείου για το οποίο θέλετε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και κατόπιν κάντε κλικ στην εντολή Ροές εργασίας.

  3. Στην ενότητα Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής" την οποία θέλετε να ξεκινήσετε.

    Η ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" ξεκινά αμέσως και δημιουργεί μια εργασία "Έγκριση καταστροφής" στη λίστα εργασιών της ροής εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

Η ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" είναι σχεδιασμένη ώστε να δημιουργεί εργασίες "Έγκριση καταστροφής" για έγγραφα ή στοιχεία. Αυτές οι εργασίες δεν ανατίθενται σε συγκεκριμένα άτομα, αλλά καταγράφονται στη λίστα εργασιών της ροής εργασίας. Τα άτομα που διαθέτουν δικαίωμα πρόσβασης σε αυτή τη λίστα εργασιών (για παράδειγμα, οι διαχειριστές εγγραφών) μπορούν να μεταβαίνουν στη λίστα εργασιών και να ολοκληρώνουν αυτές τις εργασίες εγκρίνοντας ή απορρίπτοντας τη διαγραφή των στοιχείων.

Οι εργασίες "Έγκριση καταστροφής" μπορούν να ολοκληρώνονται ξεχωριστά ή μαζικά. Επειδή οι ροές "Έγκριση καταστροφής" είναι πιθανό να δημιουργήσουν μεγάλο όγκο εργασιών ροής εργασίας ταυτόχρονα, ίσως είναι χρήσιμο να κάνετε μαζική διεκπεραίωση των εργασιών ροής εργασίας.

Ολοκλήρωση μίας εργασίας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

  1. Μεταβείτε στη λίστα εργασιών της τοποθεσίας, για να εντοπίσετε τις εργασίες "Έγκριση καταστροφής" που θέλετε να ολοκληρώσετε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν στη ροή εργασίας δεν χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη λίστα "Εργασίες", η εργασία της ροής εργασίας ενδέχεται να μην εμφανίζεται στη λίστα εργασιών. Για να εντοπίσετε τις εργασίες της ροής εργασίας σας, μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένα τα στοιχεία της ροής εργασίας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο στοιχείο που θέλετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και κατόπιν κάντε κλικ στην εντολή Ροές εργασίας. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην ενότητα Εργασίες, κάντε κλικ στη σύνδεση στη λίστα εργασιών για τη ροή εργασίας.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα της εργασίας που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και κατόπιν στην εντολή Επεξεργασία στοιχείου.

  3. Για να προβάλετε το στοιχείο που έχει υποβληθεί για καταστροφή, κάντε κλικ στη σύνδεση δίπλα σε αυτήν την εργασία ροής εργασίας αφορά.

  4. Στην ενότητα Καταστροφή, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να διαγράψετε το στοιχείο, κάντε κλικ στην εντολή Διαγραφή αυτού του στοιχείου και κατόπιν καθορίστε αν θέλετε να διατηρήσετε ένα αντίγραφο των μετα-δεδομένων του στοιχείο στο αρχείο καταγραφής ελέγχου.

    • Για να διατηρήσετε το στοιχείο, κάντε κλικ στην εντολή Να μην διαγραφεί αυτό το στοιχείο..

  5. Στην ενότητα των σχολίων, πληκτρολογήστε τα σχόλια που ίσως θέλετε να δώσετε σχετικά με την ενέργεια που εκτελείτε.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Ταυτόχρονη ολοκλήρωση πολλών εργασιών ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής"

  1. Ανοίξτε τη λίστα εργασιών για τη ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" στην οποία θέλετε να ολοκληρώσετε πολλές εργασίες ταυτόχρονα.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν στη ροή εργασίας δεν χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη λίστα "Εργασίες", η εργασία της ροής εργασίας ενδέχεται να μην εμφανίζεται στη λίστα εργασιών. Για να εντοπίσετε τις εργασίες της ροής εργασίας σας, μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένα τα στοιχεία της ροής εργασίας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο στοιχείο που θέλετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και κατόπιν κάντε κλικ στην εντολή Ροές εργασίας. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην ενότητα Εργασίες, κάντε κλικ στη σύνδεση στη λίστα εργασιών για τη ροή εργασίας.

  2. Στη λίστα "εργασίες" για τη ροή εργασίας, σε το μενού Ενέργειες Εικόνα μενού , κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία όλων των εργασιών.

  3. Στην ενότητα Μαζική επιλογή εργασιών, επιλέξτε τον τύπο εργασίας που θέλετε να επεξεργαστείτε μαζικά.

  4. Εάν έχετε εφαρμόσει φίλτρα για να εμφανίσετε ένα δευτερεύον σύνολο εργασιών "Έγκριση καταστροφής" στις λίστες εργασιών, στην ενότητα Πληροφορίες εργασίας, επιβεβαιώστε ότι έχετε εφαρμόσει φίλτρο για τις εργασίες που θέλετε.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  6. Στην ενότητα Καταστροφή, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να εγκρίνετε τα στοιχεία προς καταστροφή, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή αυτών των στοιχείων. Εάν θέλετε να κρατήσετε αντίγραφα των μετα-δεδομένων για αυτά τα στοιχεία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση αντιγράφων των μετα-δεδομένων των στοιχείων στο αρχείο καταγραφής ελέγχου.

    • Για να απορρίψετε την καταστροφή αυτών των στοιχείων, κάντε κλικ στην εντολή Να μην διαγραφούν αυτά τα στοιχεία.

  7. Πληκτρολογήστε τα σχόλια που ίσως θέλετε να δώσετε σχετικά με τις ενέργειες καταστροφής τις οποίες εκτελείτε, στην ενότητα Σχόλια.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  9. Η λειτουργία ολοκληρώθηκε με επιτυχία σελίδα σάς ενημερώνει ότι οι επιλεγμένες εργασίες έχουν προγραμματιστεί για processsing και θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης όταν έχει γίνει επεξεργασία των εργασιών. Από προεπιλογή, οι εργασίες υποβάλλονται σε επεξεργασία nightly, παρόλο που το διαχειριστή του διακομιστή μπορούν να αλλάξουν αυτήν τη ρύθμιση. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×