Χρήση κανόνων για την απάντηση σε μηνύματα

Χρήση κανόνων για την απάντηση σε μηνύματα

Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό POP ή IMAP, δεν έχετε πρόσβαση στη δυνατότητα αυτόματων απαντήσεων (εκτός γραφείου). Ωστόσο, εάν αφήσετε το Outlook να εκτελείται όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες για αυτόματη απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι κανόνες σάς επιτρέπουν επίσης να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν άλλο λογαριασμό, να σημάνετε μηνύματα ως αναγνωσμένα ή να τα μετακινήσετε αυτόματα σε έναν φάκελο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με κανόνες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία κανόνα στο Outlook.

Χρήση κανόνων για απάντηση σε εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν δεν βρίσκεστε στον υπολογιστή

Από προεπιλογή, οι λογαριασμοί του Microsoft Exchange Server (ξεκινώντας με τον Exchange Server 2010) δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν κανόνες για την προώθηση μηνυμάτων σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός της εταιρείας σας. Αυτή η ρύθμιση βοηθά να αποτραπεί η κοινοποίηση εμπιστευτικών και ιδιωτικών εταιρικών πληροφοριών. Αυτή η ρύθμιση μπορεί να τροποποιηθεί μόνο από ένα διαχειριστή του Exchange.

Εάν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό POP ή IMAP, μπορείτε να εφαρμόσετε τα παρακάτω βήματα για να απαντάτε σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα μήνυμα που αναφέρει ότι βρίσκεστε εκτός γραφείου.

  1. Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο.

  2. Επιλέξτε Διαχείριση κανόνων & προειδοποιήσεων.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία κανόνα.

  4. Στην περιοχή Έναρξη από κενό κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνωκαι μετά κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  5. Για να απαντάτε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε, αφήστε τα πλαίσια στο Βήμα 1 και στο Βήμα 2 χωρίς καμία αλλαγή και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί "Επόμενο". 

  6. Στην περιοχή "Τι θέλετε να κάνετε με το μήνυμα", στο Βήμα 1: Επιλογή ενεργειών, επιλέξτε μία από τις εξής επιλογές:

    • προώθηση προς άτομα ή δημόσια ομάδα

    • ανακατεύθυνση σε άτομα ή δημόσια ομάδα

  7. Στην περιοχή Βήμα 2: Επεξεργασία περιγραφής κανόνα, κάντε κλικ στο υπογραμμισμένο κείμενο για την επιλογή άτομα ή δημόσια ομάδα, καθορίστε τα άτομα ή τη δημόσια ομάδα στην οποία θέλετε να προωθείτε μηνύματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  8. Στην περιοχή Βήμα 1: Επιλογή εξαιρέσεων (αν χρειάζεται), επιλέξτε τις εξαιρέσεις που θέλετε.

  9. Στην περιοχή Βήμα 2: Επεξεργασία περιγραφής κανόνα, κάντε κλικ σε κάθε τμήμα υπογραμμισμένου κείμενου, καθορίστε τιμές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  10. Στην περιοχή Βήμα 1: Καθορισμός ονόματος για αυτόν τον κανόνα, εισαγάγετε ένα όνομα.

  11. Στην περιοχή Βήμα 2: Επιλογές εγκατάστασης κανόνα, επιλέξτε τα πλαίσια για τις επιλογές που θέλετε.

    • Εάν θέλετε να εκτελέσετε αυτόν τον κανόνα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα Εισερχόμενα, επιλέξτε το πλαίσιο Άμεση εφαρμογή του κανόνα σε μηνύματα του φακέλου "Εισερχόμενα".

    • Από προεπιλογή, ο νέος κανόνας είναι ενεργοποιημένος. Για να απενεργοποιήσετε τον κανόνα, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο Ενεργοποίηση του κανόνα.

    • Για να εφαρμόσετε αυτόν τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν ρυθμιστεί στο Outlook, επιλέξτε το πλαίσιο Δημιουργία αυτού του κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς.

  12. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό POP ή IMAP, προκειμένου ο κανόνας να στέλνει αυτόματες απαντήσεις στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας κατά την απουσία σας, πρέπει να αφήσετε το Outlook να εκτελείται.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα για ένα δημόσιο φάκελο, πρέπει να το κάνετε από το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες του φακέλου.

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία από το Παράθυρο περιήγησης.

  2. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες και ειδοποιήσεις.

  3. Εάν έχετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο προφίλ σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, τότε, στη λίστα Εφαρμογή αλλαγών σε αυτόν το φάκελο, κάντε κλικ στον φάκελο "Εισερχόμενα", στον οποίο θέλετε να εφαρμοστεί ο νέος κανόνας.

  4. Επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.

  5. Στην περιοχή Έναρξη από κενό κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος μηνυμάτων κατά την άφιξή τους, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο.

  6. Στο Βήμα 1: Επιλογή συνθηκών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε συνθήκη με την οποία θέλετε να συμφωνεί κάθε εισερχόμενο μήνυμα.

  7. Στο Βήμα 2: Επεξεργασία της περιγραφής κανόνα, κάντε κλικ στην υπογραμμισμένη τιμή που αντιστοιχεί στη συνθήκη, και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή πληκτρολογήστε τις απαραίτητες πληροφορίες για τη συνθήκη.

    1. Στο Βήμα 1: Επιλογή συνθηκών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου από άτομα ή λίστα διανομής.

    2. Στο Βήμα 2: Επεξεργασία της περιγραφής του κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή άτομα ή λίστα διανομής.

    3. Σε μία από τις λίστες διευθύνσεων, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του παραλήπτη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  9. Στο Βήμα 1: Επιλογή ενεργειών, επιλέξτε ένα από τα εξής πλαίσια ελέγχου:

    • προώθηση προς άτομα ή δημόσια ομάδα

    • ανακατεύθυνση σε άτομα ή δημόσια ομάδα

  10. Στο Βήμα 2: Επεξεργασία της περιγραφής του κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή άτομα ή λίστα διανομής.

  11. Σε μία από τις λίστες διευθύνσεων, κάντε διπλό κλικ στο όνομα ή τη λίστα διανομής στα οποία θέλετε να προωθούνται τα μηνύματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  12. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο δύο φορές.

  13. Στο Βήμα 1: Καθορισμός ονόματος για αυτόν τον κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα.

    Για να εκτελέσετε αυτόν τον κανόνα σε μηνύματα που υπάρχουν ήδη στους φακέλους σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άμεση εφαρμογή του κανόνα σε μηνύματα που υπάρχουν ήδη στο "φάκελο".

    Για να εφαρμόσετε αυτόν τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς και τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία αυτού του κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς. Αυτή η επιλογή είναι απενεργοποιημένη, εάν δεν έχετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φακέλους "Εισερχόμενα".

  14. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×